Vous êtes sur la page 1sur 8

Jurnal Ilmiah DASI Vol. 16 No.

3 September 2015, hlm 79 - 86 ISSN: 1411-3201

EVALUASI SUMBER DAYA TEKNOLOGI INFORMASI


DI SMK NEGERI 3 MAGELANG

Maria Harpeni Eko Meladewi1), Abidarin Rosidi2), Hanif Al Fatta3)

Magister Teknik Informatika STMIK AMIKOM Yogyakarta


email: mariaharpeni08@gmail.com

Abstract
Penggunaan TI pada sekolah terutama SMK dapat memberian banyak keuntungan bagi sekolah tersebut.
SMK Negeri 3 Magelang adalah sekolah yang berembang ditengah persaingan SMK yang ada di Magelang.
Dengan meningkatnya peran TI maka investasi dibidang TI semakin besar dan kompleks penggunaannya. Oleh
karena itu dibutuhkan suatu pengaturan sumber daya TI yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing
organisasinya khususnya pada sumber daya manusianya dengan menggunakan FrameworkCobit sebegai alat
evaluasi.
Hal ini diharapkan nantinya TI harus berbanding lurus dengan investasi yang dikeluarkan oleh organisasi.
Organisasi yang sukses adalah yang terbukti mampu mengelola dan mengimplementasikan teknologi dalam
kegiatannya sumber dayanya serta mampu mengelola kebutuhan sumber daya manusia di dalam organisasi.

Keywords:
Cobit, Sumber Daya Teknologi Informasi, Evaluasi, Sumber Daya Manusia, SMK Negeri 3 Magelang, TI

Pendahuluan work Cobit untuk mengevaluasi sumber daya tekno-


Penggunaan teknologi informasi pada suatu logi Informasi hususnya sumberdaya manusia di
sekolah terutama SMK dapat memberikan banyak SMK Negeri 3 Magelang, dan evaluasi sumber daya
keuntungan bagi sekolah tersebut. Meningkatnya Teknologi Informasi menggunakan domain Plan
peran teknologi informasi harus memberikan and Organise (PO) yaitu PO7 Mengelola sumber
dampak. Oleh karena itu dibutuhkan suatu peren- daya TI.
canaan dalam pelaksanaannya dan sangat diper- Metodologi Penelitian yang akan digunakan
lukan adanya pengaturan teknologi infomasi yang dalam penelitian ini adalah Action Research ( AR ).
handal sehingga sekolah dapat berjalan dengan baik Action research merupakan penelitian yang ber-
dan optimal. fokus langsung pada tindakan sosial ( Hasibuan,
Menurut Indra Dwi Hartanto dan Aries 2007) .Empowering adalah peneliti yang terjun
Tjahyanto (2010) Teknologi informasi membu- langsung ke daerah penelitian karena tidak bisa
tuhkan pengaturan atau pengelolaan oleh organi- disurvei. Dengan memahami dan mencatat pola-pola
sasi atau perusahaan agar informasi dalam peru- yang ada.
sahaan atau organisasi tersebut telah mendukung Beberapa manfaat dari penelitian yaitu (1)
tujuan perusahaan atau organisasi, sumber daya memperoleh informasi tentang kondisi yang sedang
digunakan secara tepat dan bertanggung jawab serta berjalan saat ini dan mengevaluasi serta menilai
risiko teknologi informasi dikelola secara tepat. kondisi sumberdaya teknologi informasi khususnya
Perusahaan atau organisasi yang sukses adalah sumberdaya manusia di SMK Negeri 3 Magelang;
perusahaan atau organisasi yang terbukti mampu (2) memperoleh informasi kondisi yang diharapkan
mengerti dan mengelola serta mengimplemen- masa mendatang dan merekomendasi tindak lanjut
tasikan teknologi dalam kegiatannya. perbaikan sumber daya teknologi infosi di SMK
Permasalahan terletak pada sumber daya Negeri 3 Magelang masa mendatang; (3) mem-
manusia atau kemampuan personil di bidang TI di berikan kontribusi kepada SMK Negeri 3 Magelang
yang terdapat di SMK Negeri 3 Magelang belum sebagai pertimbangan Kepala Sekolah bagaimana
memadai, melihat dari jumlah sudah mencukupi, sebaiknya pengelolaan sumber daya Teknologi
tetapi kualifikasi keahlian yang sesuai belum Informasi khususnya untuk memenuhi kebutuhan
mencukupi. siswa sebagai pelanggan dan memenuhi kebutuhan
Tujuan dari penelitian ini adalah mengevaluasi organisasi pada umumnya.
kondisi sumberdaya teknologi informasi khususnya
sumber daya manausia di SMK Negeri 3 Magelang, Tinjauan Pustaka
dan menghasilkan rekomendasi yang tepat untuk Ade Putra Marina – Surendro Kridanto mela-
mengurangi atau menutup kesenjangan (gap) yang kukan penelitian yang dimuat dalam Jurnal Sarjana
ada. Penelitian ini memiliki batasan yaitu penelitian Institut Teknologi Bandung Bidang Teknik Elektro
ini berfokus pada bagaimana menerapkan Frame- dan Informatika Volume 1, Number 2 Juli 2012 yang

79
Meladewi, dkk, Evaluasi Sumber Daya…

berjudul “PerancanganModel Kapabilitas Proses 3. Deliver and Support (13 proses), yaitu domain
Pengelolaan Sumber Daya Teknologi Informasi” proses yang berhubungan dengan pelayanan
yaitu: yang diberikan mulai dari operasi tradisional
a. Hasil Pengukuran pada terhadap proses terhadap keamanan dan aspek kesinambungan
kapabilitas proses AI2, AI3, dan AI5 yang hingga pelatihan.
didasarkan pada Cobit 4.1 4. Monitor and Evaluate (4 proses), merupakan
b. Rekomendasi yang diberikan dimaksudkan agar domain yang memberikan pandangan bagi pihak
sumber daya teknologi informasi dapat berjalan manejemen berkaitan dengan kualitas dan
dengan baik, optimal dan memenuhi target level kepatuhan dari proses yang berlangsung dengan
yang seharusnya. kendali-kendali yang diisyaratkan.
Rizki Eka Saputra Ramadiansyah, Hero Yudo
Martono, Rengga Asmara, (Februari, 2011) mela- Metode Penelitian
kukan penelitian dengan judul “Aplikasi Tata Kelola Metodologi Penelitian yang akan digunakan
Dan Audit Sistem Informasi Menggunakan Frame- dalam penelitian ini adalah Action Research ( AR ).
work COBIT Pada Domain PO Dan AI”yaitu: Action research merupakan penelitian yang berfokus
a. Mempelajari pengelolaan TI sesuai dengan langsung pada tindakan sosial ( Hasibuan, 2007)
standar COBIT framework. .Empowering adalah peneliti yang terjun langsung
b. Membangun aplikasi yang mengimplemen- ke daerah penelitian karena tidak bisa disurvei.
tasikannya dan dapat menilai tingkat kematangan Dengan memahami dan mencatat pola-pola yang
tatakelola IT sesuai dengan standar COBIT ada, dapat dilihat pada Gambar 1.
framework.
c. Aplikasi ini akan menghasilkan keluaran berupa
tingkat kematangan Tata Kelola IT organisasi
yang menggunakannya yaitu EEPIS-ITS.
Rizqi Sukma Kharisma (2012) dalam
Thesisnya yang berjudul Perancangan Tata Kelola
TI pada STMIK AMIKOM Yogyakarta menuliskan
bahwa tujuan dilakukannya penelitian tersebut
adalah :
a. Mendapat gambaran pengukuran tingkat kema-
tangan Tata Kelola TI di STMIK Amikom
Yogyakarta.
b. Membangun model Tata Kelola TI yang lebih
baik di STMIK Amikom Yogyakarta

Landasan Teori
Cobit Gambar 1. Metode Action Research
COBIT (Control Objectives For Information
And Related Technology) dapat diartikan sebagai Hasil dan Pembahasan
tujuan pengendalian untuk informasi dan teknologi Profil singkat SMK Negeri 3 Magelang
terkait dan merupakan standar terbuka untuk SMK Negeri 3 Magelang adalah sekolah yang
pengendalian terhadap teknologi informasi yang saat ini sedang berkembang ditengah persaingan
dikembangkan dan dipromosikan oleh ITGI. SMK yang ada di kota Magelang. SMK Negeri 3
COBIT mengelompokkan semua aktivitas Magelang mengkhususkan pada bidang pariwisata,
bisnis yang terjadi dalam organisasi menjadi yang terdiri dari 4 prodi yaitu prodi Akomodasi
34 proses yang terbagi ke dalam empat buah Perhotelan, Prodi Tata Boga, Prodi Tata Busana dan
domain proses, meliputi: Prodi Tata Kecantikan.
1. Plan and Organise (10 proses), meliputi strategi
dan taktik yang berkaitan dengan identifikasi Analisis Lingkungan TI
pemanfaatan IT yang dapat memberikan kontri- Analisis dilakukan dengan Analisa SWOT.
busi dalam pencapaian tujuan bisnis.
2. Acquire and Implement (7 proses), merupakan
domain proses yang merealisasikan strategi IT,
serta solusisolusi IT yang diperlukan untuk
diterapkan pada proses bisnis organisasi. Pada
domain ini pula dilakukan pengelolaan peru-
bahan terhadap sistem eksisting untuk men-
jamin proses yang berkesinambungan.

80
Jurnal Ilmiah DASI Vol. 16 No. 3 September 2015, hlm 79 - 86 ISSN: 1411-3201

informasi perusahaan
untuk
memungkinkan
pengembangan dalam
mendukung
rencana strategis serta
konsisten seperti yang
dijelaskan dalam PO1.
PO3 Determine Mengnalisa, identifikasi
technological data dan teknologi, dan
direction rencana kearah mana
teknologi yang
tepat untuk mewujudkan
strategi teknologi
informasi dan arsitektur
sistem bisnis.
PO4 Define the IT Mendefinisikan
process, organization kerangka proses
and relationships. teknologi informasi
untuk
melaksanakan rencana
strategis teknologi
informasi.
PO5 Manage the IT Membangun dan
investment mempertahankan
kerangka keuangan
untuk mengelola
investasi dan biaya aset
dan layanan teknologi
informasi melalui
Gambar 2. Analisa SWOT portofolio investasi
teknologi informasi,
Berdasarkan hasil analisa SWOT pada tabel 1 kasus bisnis dan
di atas dan strategi bisnis yang akan dicapai, maka anggaran
peneliti memfokuskan penelitian ini untuk meng- teknologi informasi.
ukur kondisi saat ini serta kondisi yang akan PO6 Communicate Mengembangkan dan
diharapkan pada masa yang akan datang yang management aims mempertahankan
berkaitan dengan sumber daya Teknologi Informasi and direction kerangka kerja yang
dan sumber daya Manusia yang sesuai dengan Plan mendefinisikan
and Organise (PO) yaitu PO7 Manage IT Human pendekatan perusahaan
Resources yang terdapat pada COBIT. secara keseluruhan
dengan
Analisis dan Rancangan Sistem risiko dan yang sejalan
Domain PO dari COBIT merupakan domain dengan kebijakan
proses yang berhubungan dengan Mengelola Sum- PO7 Manage IT Melaksanakan proses
ber daya TI . Dari analisis awal yang dilakukan, human resources untuk memastikan
SMK Negeri 3 Magelang sudah menerapkan proses bahwa organisasi
pada domain PO seperti yang tampak pada tabel 2 memiliki
berikut.: penempatan tenaga kerja
teknologi informasi
Tabel 1. Proses Domain PO di SMK Negeri 3 sesuai dengan
Magelang keterampilan yang
Proses pada SMKN 3 diperlukan untuk
Proses Domain PO mencapai tujuan
Magelang
PO1 Define a Rencana strategis telah organisasi.
strategic IT Plan ditetapkan PO8 Manage quality Membangun dan
PO2 Define the Membangun dan memelihara QMS.
information mempertahankan model
architecture

81
Meladewi, dkk, Evaluasi Sumber Daya…

PO9 Assess and Membuat prioritas dan Kuesioner Maturity Level


manage IT risks merencanakan kegiatan Tahapan Kuesioner Maturity Level dikembang-
pengawasan di semua kan untuk mengetahui kondisi sumber daya tekno-
tingkatan untuk logi informasi di SMK Negeri 3 Magelang khusus-
melaksanakan nya yang terkait dengan Manage IT human
tanggapan risiko resources (PO7).
diidentifikasi, termasuk Kuisioner ini dikembangkan untuk dapat
identifikasi biaya, menilai dan mengukur tingkat kematangan proses
manfaat dan tanggung Manage IT human resources (PO7), baik untuk
jawab untuk eksekusi. kondisi saat ini (as is), maupun untuk kondisi yang
PO10 Manage Memastikan bahwa diharapkan (to be). Berdasarkan penilaian masing-
project proyek tersebut masing atribut yang mencerminkan kondisi as is dan
mendukung tujuan kondisi to be, akan didapat informasi dan interpretasi
program. untuk setip atribut. Untuk memudahkan melihat
kesenjangan (gap) yang dapat diinterpretasikan
Dari rencana strategis SMK Negeri 3 Magelang sebagai kelemahan dan peluang dari setiap atribut,
dilakukan pemetaan sasaran tujuan dengan domain as is dan to be akan disajikan secara bersama-sama.
COBIT seperti tampak pada tabel 3. Penilaian dan pengukuran tingkat kematangan
proses pengelolaan data yang mengacu pada COBIT
Tabel 2. Sasaran Tujuan Resntra 4.1, dilakukan dengan mempertimbangkan 6 (enam)
Domain atribut kematangan, yaitu:
No Sasaran Tujuan Renstra COBIT 1. Kepedulian dan komunikasi (awareness and
Terkait communication : AC);
1 Terwujudnya pengaturan PO7 2. Kebijakan, standar, dan prosedur (policies,
SDM yang sesuai dengan standards and procedures : PSP);
latar belakang pendidika 3. Perangkat bantu dan otomasi (tools and
2 Meningkatnya peran PO7 automation : TA);
personil Divisi TI/IT 4. Keterampilan dan keahlian (skill and expertise :
support dalam SE);
pengembangan SMK 5. Pertanggungjawaban internal dan eksternal
Negeri 3 Magelang. (responsibility and accountability : RA);
3 Meningkatnya peran PO7 6. Penetapan tujuan dan pengukuran (goal setting
personil SMK Negeri 3 and measurement : GSM).
Magelang dalam
pembangunan di bidang Tabel 3. Level Kematangan tata kelola TI
teknologi informasi dan (ITGI,2007)
komunikasi. Indek kematangan Level kematangan
4 Meningkatkan kualitas PO7 0 – 4.9 0 – Non Existent
personil dalam penguasaan 0.50 – 1.49 1 – Initial/AdHoc
teknologi informasi dan 1,50 – 2.49 2 – Repeatable but
komunikasi bagi Intuitive
stakeholder di dalam 2.50 – 3.49 3 – Defined Process
maupun di luar 3.50 – 4.49 4 - Managed and
5 Terpenuhinya personil yang PO7 Measureable
memiliki latar belakang 4.50 – 5.00 5 – Optimized
pendidikan TIK.
6 Terwujudnya management PO7 Keterangan masing-masing level seperti penje-
SDM yang baik dan lasan dibawah ini:
berkulitas berbasis TIK. 1. Non-eksistent (0=Management processes are not
applied at all), Kekurangan yang menyeluruh
Proses audit atau evaluasi dapat dilakukan pada terhadap proses apapun yang dapat dikenali.
tujuan control yang dirasa perlu, di antaranya pada Perusahaan bahkan tidak mengetahui bahwa
tujuan kontrol yang memenuhi kriteria-kriteria terdapat permasalahan yang harus diatasi.
antara lain : 2. Adhoc (1=Processes are ad hoc and
a. Proses yang memiliki ketersediaan rating disorganized), Terdapat bukti bahwa perusahaan
factor tertinggi mengetahui adanya permasalahan yang harus
b. Proses dengan kondisi yang paling kritis diatasi. Bagaimanapun juga tidak terdapat proses
c. Disesuaikan dengan sarana pendukung standar, namun menggunakan pendekatan ad hoc
yang cenderung diperlakukan secara individu

82
Jurnal Ilmiah DASI Vol. 16 No. 3 September 2015, hlm 79 - 86 ISSN: 1411-3201

atau per kasus. Secara umum pendekatan kepada ingin dicapai sebesar 3 adalah melihat kesiapan
pengelolaan proses tidak terorganisasi. kantor dalam bidang tata kelola manajemen, penge-
3. Repeatable (2=Processes/allow a regular lolaan SDM dan Keuangan. Fokus SMK Negeri 3
pattern), Proses dikembangkan ke dalam tahapan Magelang pada tahun 2015 masih pada pamba-
dimana prosedur serupa diikuti oleh pihak-pihak ngunan fisik gedung peningkatan mutu SDM
yang berbeda untuk pekerjaan yang sama. Tidak sehingga dana dalam perbaikan dan pengembangan
terdapat pelatihan formal atau pengkomuni- teknologi informasi menjadi terbatas. Tabel dibawah
kasian prosedur standar dan tanggung jawab ini menunjukkan gap antara tingkat kematangan saat
diserahkan kepada individu masing-masing. ini dengan tingkat kematangan yang diharapkan :
Terdapat tingkat kepercayaan yang tinggi
terhadap pengetahuan individu sehingga ke- Tabel 4. Gap Tingkat Kematangan
mungkinan terjadi error sangat besar. Domain Saat ini Diharapkan GAP
4. Defined (3=Processes are documented and
communicated), Prosedur distandarisasi dan di- PO7 2.56 3 0.44
dokumentasikan kemudian dikomunikasikan
melalui pelatihan. Kemudian diamanatkan Terdapat Jarak 0.44 pada domain PO, antara
bahwa proses-proses tersebut harus diikuti. kondisi yang diharapkan dengan kondisi saat ini.
Namun penyimpangan tidak mungkin dapat Walaupun gap terbilang kecil tetapi dibutuhkan
terdeteksi. Prosedur sendiri tidak lengkap namun penyesuaian masing-masing domain karena nilai
sudah memformalkan praktek yang berjalan 0.44 adalah nilai rata-rata perdomain, maka penulis
5. Managed (4 = Processes are monitored and akan tetap akan memberikan rekomendasi pada
measured), Manajemen mengawasi dan masing masing sub domain sehingga perbaikan lebih
mengukur kepatutan terhadap prosedur dan fokus pada bagian domain yang lemah
mengambil tindakan jika proses tidak dapat 1. Analisis Hasil
dikerjakan secara efektif. Proses berada dibawah a. Detail Temuan dan Rekomendasi
peningkatan yang konstan dan penyediaan Berdasarkan hasil evaluasi yang telah
praktek yang baik. Otomatisasi dan perangkat dilakukan maka nilai-nilai temuan akan di-
digunakan dalam batasan tertentu cocokan pada kondisi kematangan pada masing-
6. Optimized (5 = Best practices are followed and masing domain COBIT 4.1 dari hasil itu
automated), Proses telah dipilih ke dalam tingkat dianalisis temuan masalah PO7 Manage IT
praktek yang baik, berdasarkan hasil dari human resources. Digolongkan dalam Defined
perbaikan berkelanjutan dan permodelan Process (2.56) apabila:
kedewasaan dengan perusahaan lain. Teknologi Proses ditetapkan dan didokumentasikan
informasi digunakan sebagi cara terintegrasi untuk mengelola SDM teknologi informasi.
untuk mengotomatisasi alur kerja, penyediaan Sudah ada rencana pengelolaan sumber daya
alat untuk peningkatan kualitas dan efektifitas manusia teknologi informasi.
serta membuat perusahaan cepat beradaptasi. Ada pendekatan strategis untuk merekrut dan
Dengan mengacu pada tabel 4, pertanyaan mengelola personil teknologi informasi.
maupun pilihan jawaban dalam kuesioner ini Sebuah rencana pelatihan formal dirancang
dikembangkan. Untuk memudahkan responden untuk memenuhi kebutuhan sumber daya
untuk menjawab, maka kuesioner ini didesain teknologi informasi manusia.
dengan format pilihan ganda, yang terdiri dari 40 Sebuah program rotasi, yang dirancang untuk
pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan diurutkan seusai mengembangkan keterampilan teknis dan
dengan atribut kematangan (6 kelompok perta- manajemen usaha, didirikan.
nyaan), dan pada setiap kelompok pertanyaan akan Rekomendasi diberikan pada nilai terendah (
melibatkan 2 (dua) pertanyaan yang berorientasi minimum) dari evaluasi yang telah dilakukan.
pada keadaan saat ini dan keadaan yang diharapkan. Sehingga dapat diketahui pada domain mana
Masing-masing pertanyaan mempunyai 6 (enam) sajakah yag perlu perbaikan atau peningkatan.
jawaban yang mereprentasikan tingkat kematangan b. Temuan Masalah
suatu atribut dalam proses PO7. PO7.1 Personnel Recrutiment and Retention
digolongkan dalam Defined Process ( 2,5 )
Nilai Kesenjangan Kematangan Saat Ini Temuan :
Setelah menilai dan mengetahui tingkat 1. 10% responden beranggapan proses
kematangan sumber daya teknologi informasi saat perekrutan personil masih di berada di
ini sebesar 2.5 maka dilakukan analisis kesenjangan level 1 (Initial-adhoc) dilakukan tetapi
terhadap tingkat kematangan yang diharapkan yaitu belum baku.
sebesar 3. Analisa ini diharapkan dapat memberikan 2. 13% responden menyatakan mentoring
kemudahan bagai pengelolaan teknologi informasi terhadap proses perekrutan berada pada
yang serasi diantara ke-4 domain. Alasan nilai yang

83
Meladewi, dkk, Evaluasi Sumber Daya…

level 1 (Initial-adhoc) dilakukan tetapi PO7.4 Personnel Training digolongkan


belum baku. dalam defined Process (2,5)
Rekomendasi : Temuan :
1. Jangka Pendek 2015-2016 : 10% responden menyatakan bahwa pelatihan
a. awareness kepada semua personil kepada staf TI dengan orientasi yang tepat
SMK Negeri 3 secara rutin dilakukan. dan pelatihan yang berkelanjutan untuk
b. Mentoring pada proses perekrutan meningkatkan pengetahuan, keterampilan,
dilakukan dan diawasi secara rutin kemampuan, pengendalian internal dan kesa-
daran keamaanan pada tingkat yang diper-
2. Jangka Panjang 2015-2017 lukan organisasi berada pada level 1 (Initial-
a. Monitoring pelaksanaan perekrutan adhoc) dilakukan tetapi belum baku .
personil yang terukur oleh Wakasek 3 Rekomendasi :
Bidang Sarpras dan SDM 1. Jangka Pendek 2015-2016
b. Membuat SOP tentang mentoring Pelatihan Internet dan aplikasi Office bagi
pada proses perekrutan. semua personil serta ¸serta pelatihan
PO7.2 Personnel Compentencies digolongkan jaringan bagi staf TI.
dalam defined Process (2,75) 2. Jangka Panjang 2015-2017
Temuan : Pemetaan kebutuhan pelatihan staf TI
18% responden menyatakan penentuan persya- serta pelatihan sesuai dengan kebutuhan
ratan kompetensi inti teknologi informasi dan Staf TI di SMK Negeri 3 Magelang
memverifikasi bahwa staf teknologi informasi PO7.5 Dependence Upon Individual
dapat dipertahankan, menggunakan kualifikasi digolongkan dalam defined Process ( 3 )
dan program sertifikasi yang sesuai berada Temuan :
pada level 1 (Initial-adhoc) dilakukan tetapi 18% responden menyatakan bahwa keter-
belum baku Rekomendasi : gantungan kritis pada satu individu kunci
1. Jangka pendek 2015-2016 melalui transfer pengetahuan (dokumentasi),
Membuat SOP penentuan persyaratan berbagi pengetahuan, perencanaan suksesi
kompetensi inti staf TI dan cadangan staf berada pada level 0 Non-
2. Jangka Panjang 2015-2017 existent-Tidak ada proses TI.
Pemantauan pada pada staf TI apakah telah Rekomendasi :
sesuai dengan SOP yang ditetapkan. 1. Jangka Pendek 2015-2016
PO7.3 Staffing Of Roles digolongkan dalam Transfer pengetahuan harus dilakukan,
defined Process (2,5) berbagi pengetahuan, tanggung jawab
Temuan : ditetapkan agar tidak tergantung pada satu
1. 13% responden menyatakan bahwa tingkat individu
pengawasan ditetapkan sesuai dengan 2. Jangka Panjang 2015-2017
sensitivitas posisi dan luasnya tanggung Melaksanakan pelatihan pada personil
jawab yang diberikan berada pada level 1 lain agar tidak tergantung pada satu
(Initial-adhoc) dilakukan tetapi belum baku individu.
2. 13% responden menyatakan bahwa kode PO7.6 Personnel Clearence Procedures
etik diterapkan dan didokumentasikan digolongkan dalam defined Process ( 2,75 )
berada pada level 1 (Initial-adhoc) dila- Temuan :
kukan tetapi belum baku. 5% responden menyatakan bahwa peme-
Rekomendasi : riksaan latar belakang dalam proses
1. Jangka Pendek 2015-2016 rekrutmen teknologi informasi berada pada
a. Penentuan Job description dilakukan level 2 (Initial-adhoc) dilakukan tetapi belum
sesuai dengan tugas dan fungsi masing- baku .
masing personil. Rekomendasi :
b. Awareness secara terus menerus tentang 1. Jangka Pendek 2015-2016
kode etik pada semua personil di unit Melakukan pemeriksaan latar belakang
kerja masing-masing pada calon personil pada saat proses
2. Jangka Panjang 2015-2017 perekrutan
a. Evaluasi pembagian Job description 2. Jangka Panjang 2015-2017
secara konsisten pada masing-masing Pembuatan SOP pemeriksaan latar
personil di unit kerja belakang calon personil dan melakukan
b. Pemantuan pada dokumentasi pe- evaluasi rutin pada personil yang telah
laksanaan atau penerapan kode etik bekerja pada periode tertentu di SMK
dilakukan secara periodik misalnya Negeri 3 Magelang
setiap akhir tahun pelajaran

84
Jurnal Ilmiah DASI Vol. 16 No. 3 September 2015, hlm 79 - 86 ISSN: 1411-3201

PO7.7 Employee Job Performance 2. Jangka Panjang 2015-2017


Evaluation digolongkan dalam Repeatable a. Pelatihan pada personil yang akan
but intuitive ( dilakukan tetapi belum baku) mengganti posisi sehingga tidak ter-
Temuan : jadi ketergantungan pada satu indi-
13% responden menyatakan bahwa evaluasi vidu
tepat waktu telah dilakukan secara teratur b. Pelatihan pada personil yang akan
pada tujuan individu berada pada level 1 mengganti posisi sehingga tidak ter-
(Initial-adhoc) dilakukan tetapi belum baku jadi ketergantungan pada satu
Rekomendasi : individu
1. Jangka Pendek 20140-2015 c. Membuat SOP tentang keamanan data
Evaluasi dilakukan secara serius terhadap d. Membuat SOP pengaturan hak akses
staf meliputi pengetahuan, ketrampilan, Penutup
kemampuan Kesimpulan
2. Jangka Panjang 2015-2017 Berdasarkan hasil penelitian yang telah
Melakukan evaluasi secara terus menerus dilakukan maka dapat ditarik kesimpulan sebagai
kepada staf secara berkala hasil evaluasi berikut:
dapat dijadikan patokan untuk meng- 1. SMK Negeri 3 Magelang telah menerapkan
adakan pelatihan kepada staf untuk pengaturan sumber daya teknologi informasi
mengembangkan keahlian staf. pada level Defined Process. Hasil pengolahan
PO7.8 Job Change and Termination digo- kuisioner mendapati nilai rata-rata untuk domain
longkan dalam Repeatable but intuitive PO adalah 2,56 dari rentang nilai 0 sampai 5.
(dilakukan tetapi belum baku). 2. Hasil penelitian menemukan kelemahan terdapat
Temuan : pada subdomain PO7.7 dan PO7.8 berada pada
1. 10% responden menyatakan bahwa level Repeatable but Intuitive. Beberapa
mengambil tindakan mengenai perubahan kelemahan yang paling fatal adalah tingginya
pekerjaan, terutama saat staf diberhen- ketergantungan terhadap satu ahli, risiko tidak
tikan bekerja berada pada level 1 (Initial- dikelola dengan baik, evaluasi yang tidak tepat
adhoc) dilakukan tetapi belum baku . waktu.
2. 10% responden menyatakan bahwa Untuk menghasilkan satu rekomendasi yang
pertukaran posisi dilakukan untuk per- tepat maka dibutuhkan pemahaman dan pengetahuan
sonil lama berada pada level 1 (Initial- yang mendalam tentang institusi, kuisioner tidak
adhoc) dilakukan tetapi belum baku . memberikan kondisi 100% mengenai sumber daya
3. 10% responden menyatakan bahwa teknologi informasi pada SMK Negeri 3 Magelang
kesinambungan pergantian personil dila- karena pemahaman mengenai pernyataan pada
kukan dengan tetap menjaga keamanan kuisioner bisa ditanggapi berbeda oleh setiap orang,
data berada pada level 1 (Initial-adhoc) maka dibutuhkan observasi dan wawancara dengan
dilakukan tetapi belum baku . pihak top manajemen yang terlibat dalam tabel
4. 10% responden menyatakan bahwa tang- RACI dan juga terhadap staf sehingga dapat menilai
gung jawab dan hak akses yang selama ini dan membandingkan hasil dari kuisioner dengan
dimiliki dihapus sehingga resiko dimini- observasi dan wawancara. Untuk menghasilkan
malkan berada pada level 1 (Initial- rekomenasi juga dibutuhkan kordinasi dengan pihak
adhoc) dilakukan tetapi belum baku. internal untuk benar benar memastikan target jangka
Rekomendasi : pendek, menengah dan panjang.
1. Jangka Pendek 2015-2016
a. Transfer pengetahuan harus dila- Saran
kukan, berbagi pengetahuan, tang- Dari penelitian yang telah dilakukan, penulis
gung jawab ditetapkan agar tidak mempunyai saran-saran yang nantinya dapat
tergantung pada satu individu digunakan oleh perusahan untuk memperbaiki SMK
b. Transfer pengetahuan harus dila- Negeri 3 Magelang dan sebagai landasan bagi
kukan, berbagi pengetahuan, tang- penelitian selanjutnya. Saran-saran tersebut antara
gung jawab ditetapkan agar tidak lain:
tergantung pada satu individu 1. Langkah pertama yang harus dilakukan oleh
c. Pada saat pergantian personil agar SMK Negeri 3 Magelang dalam memperbaiki
mengganti semua account / password tata kelola TI-nya khususnya sumber daya
d. Langsung menghapus hak akses manuasia adalah dengan meningkatkan PO7.7
personil jika yang bersangkutan Employee Job Performance Evaluation dan
keluar atau pindah PO7.8 Job Change and Termination sesuai
rekomendasi yang telah diberikan oleh penulis.

85
Meladewi, dkk, Evaluasi Sumber Daya…

2. Mempersiapkan SDM yang memadai, mela-


kukan transfer pengetahuan dari ahli kepada staf
lain melalui pelatihan atau kursus mencakup
bidang-bidang yang menggunakan teknologi
informasi dalam proses bisnis, memberikan
pelatihan dalam pengelolaan risiko.
3. Mendokumentasikan setiap kegiatan peren-
canaan, dokumentasi kegiatan teknologi infor-
masi, dan dokumentasi strategi teknologi
informasi yang berkaitan dengan bisnis.

Evaluasi sumber daya teknologi informasi pada


SMK Negeri 3 Magelang masa mendatang dapat
menggunakan model COBIT 5.

Daftar Pustaka
[1] Hartanto, I - Tjahyanto, A., 2010, Analisa
Kesenjangan Tata Kelola Teknologi Informasi
Untuk Proses Pengelolaan data Menggunakan Cobit
(Studi Kasus Badan Pemeriksa Keuangan Republik
Indonesia),Institut Teknologi Sepuluh Nopember,
Surabaya
[2] Hasibuan, Zainal, A., 2007, Metodologi Penelitian
pada Bidang Ilmu Komputer dan Teknologi
Informasi, Fakultas Ilmu Komputer Universitas
Indonesia, Depok
[3] Kharisma, R., 2012, Perancangan Tata Kelola TI
pada STMIK AMIKOM Yogyakarta, STMIK
AMIKOM Yogyakedarta, Yogyakarta
[4] Marina, A – Kridanto, S., 2012, Perancangan Model
Kapabilitas Proses Pengelolaan Sumber Daya
Teknologi Informasi, Institut Teknologi Bandung,
Bandung

[5] Ramadiansyah, R – Martono, H – Asmara, R., 2011,


Aplikasi Tata Kelola dan Audit Sistem Informasi
menggunakan Framework COBIT pada Domain PO
dan AI, Institut Teknologi Bandung, Bandung
[6] IT Governance Institute., 2007., COBIT 4.1

86