Instructivo Fecha: 05/12/2014

Relacionar aportes en especie a Fuentes Versión: 1.0

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Departamento Nacional de Planeación

República de Colombia

Dirección de Vigilancia de las Regalías

INSTRUCTIVO RELACIONAR APORTES EN ESPECIE A FUENTES

SUIFP-SGR APROBADAS EN EL PROYECTO

2014
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1. FUNCIONALIDAD:

Esta funcionalidad permite asignar aportes en especies provenientes de los fondos, asignaciones
directas, otros recursos como Propios y Nación que fueron aprobados en el banco de proyectos
SUIFP-SGR y también para las fuentes de financiación No SUIFP ingresadas al proyecto en el
aplicativo Gesproy SGR. Sus características son:

 Que el proyecto esté aprobado y con asignación de ejecutor desde SUIFP-SGR.

 La actividad que sea “Aporte en Especie” debe ser incluida en la programación inicial.
 No será necesario reportar distribución periódica de la cantidad en la programación.
 No será necesario reportar contratación de las actividades cargadas como tipo aporte en
especie.
 Esta actividad afecta porcentajes de avance físico y/o financiero.
 Para el reporte de ejecución los datos a registrar son: Numero de documento soporte,
fecha del documento soporte, cantidad y valor ejecutado de la actividad, si es SUIFP o No
SUIFP y si afecta o no avance financiero.
 La fecha del documento soporte de las actividades reportadas como especie debe ser igual
o posterior a la fecha del acuerdo de aprobación del proyecto.
 La ejecución de estos aportes pueden certificarse con avances parciales hasta cumplir el
monto asignado por aportes en especie a la fuente de financiación.
 No se hace incorporación presupuestal, ni se diligencia información en la opción Gestión
Precontractual para los aportes en especie.
 Se puede hacer reprogramación y cambiar la columna (J) de N a S o viceversa, siempre y
cuando la actividad a reprogramar no tenga ejecución reportada.
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2. PASO A PASO:

 Relacionar en la pestaña “Fuentes de Financiación” el valor del aporte que corresponde a

especies, a través del botón , una vez se digite el valor del aporte aparecerá en la
columna Aporte Especie.

Imagen 1. Fuentes de Financiación

 Se procede a cargar la plantilla de programación inicial del proyecto incluyendo

actividades de recursos en especie. En esta plantilla se adicionó una columna (J) que
permite identificar las actividades como Aportes en Especie, se diligencia en “S” cuando es
una actividad de especie y “N” cuando no lo es. En este cargue se indica si afecta o no el
avance físico digitando un porcentaje de ponderación.
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Imagen 2. Plantilla de programación

 En el cargue de plantilla de contratación de actividades, NO se incluyen las actividades de

Aportes en Especie porque no requieren contratación.

 Realizar el cargue de plantilla de ejecución de las actividades. Cuando son Actividades en

Especie, el usuario debe ubicar en la parte inferior de la programación, pestaña
“Planeación Ejecución”, la sección habilitada para reportar la ejecución de estas
actividades botó INGRESAR. Se adicionó una columna en la consulta de actividades
“Aporte Especie” que indica si la actividad corresponde a aportes en Especie.

Imagen 3. Ingresar documentos de ejecución de Bienes y Servicios.

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 Ingresar los datos que se solicitan en el formulario y pulsar el botón guardar para adicionar
el documento de ejecución de Bienes y Servicios, el formulario está compuesto por.

CAMPO DESCRIPCIÓN
Documento Lista desplegable, se debe seleccionar el tipo de documento
Número Documento Número del documento
Fecha Documento Fecha en formato DD/MM/AAAA, la fecha de este documento
siempre será igual o posterior a la fecha de aprobación del
proyecto.
Descripción Una breve descripción del documento ingresado.
Tabla 1 Componentes Documento de ejecución de bienes y servicios.

Imagen 4. Adición de documentos de ejecución de Bienes y Servicios.

 Creado el documento de ejecución de Bienes y Servicios aparece el formulario que captura

la información de la ejecución de la actividad. El formulario está compuesto por:

CAMPO
Actividad
Cantidad ejecutada
Unidad de medida
Valor ejecutado
Incluir Fuente SUIFP
Incluir Fuente de Regalías
Entidad Aportarte
Afecta Ejecución Financiera
Tabla 2 Componentes Detalles Documento de ejecución de bienes y servicios.
DESCRIPCIÓN
Lista desplegable, aparecen las actividades de tipo “Aportes
en Especie” que se cargaron en la plantilla inicial.
Se registra la cantidad ejecutada al momento del cargue de
información.
Campo no modificable.
Se ingresa el valor que se ha ejecutado hasta el momento.
Campo no modificable.
Campo no modificable.
Lista desplegable, aparecen las entidades que e ingresaron en
fuentes de financiación con “Aportes en Especie”.
Indicar si el detalle de ejecución de bienes y servicios que se
está ingresando afecta o no la ejecución financiera
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Imagen 5. Detalles de documentos de ejecución de Bienes y Servicios.

Imagen 6. Adicionar Detalles de ejecución de Bienes y Servicios.

 El usuario debe confirmar los datos dando click en el botón “Guardar” o pulsar el botón
“Regresar” en caso contrario.

Imagen 7. Documento de Ejecución de bienes y servicios.