MANUAL DE FUNCIONES POR COMPETENCIAS DEFICIONES DE CARGO

DE LA

EMPRESA LAP S.A.S

PRESENTADO POR

PATRICIA GUZMAN

PRESENTADO A

ALVEIRO LEÓN GARCÉS AHUMADA

TUTOR VIRTUAL

MODALIDAD

VIRTUAL

ESPECIALIZACIÓN TECNOLÓGICA GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO POR

COMPETENCIAS-METODOLOGÍA (FICHA 1564953)

CENTRO DE BIOTECNOLOGÍA INDUSTRIAL-SENA REGIONAL PALMIRA VALLE

CONTENIDO

JUSTIFICACION……………………………………………………………………………. 3

POLTICAS…………………………………………………………………………………….4

NORMAS………………………………………………………………………………………5

DEFICINICION DE MANUEL DE DEFICIONES…...................................................6

DESCRIPCIONES DE CARGOS………………………………………………………...10

BENEFICIOS DE ESTE PROCESO ……………………………………………………..11

PARTICIPANTES…………………………………………………………………………...12

PERIOCIDAD………………………………………………………………………………..14.

PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL ………………………………………15

INSTRUMENTOS DE MEDICION…………………………………………………………16

INSTRUTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL…………………………………17

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 JUSTIFICACION

El presente estudio permite plantear la gran importancia ya que podrá dotarse

a la empresa de una herramienta técnica y moderna de fácil manejo para los
departamentos de la empresa logrando a si los objetivos propuestos por la
comercializadora l.a.p

La tarea de planificar es un proceso de análisis de las necesidades del personal

en una organización y el desarrollo de un programa que satisfaga las
insuficiencias de la empresa eso con lleva a tener un manual de funciones que
facilite el proceso de reclutamiento selección y contratación definiendo así cual
es el perfil mínimo requerido y a la vez cual es la descripción detallada de
todas las competencias experiencias y funciones nivel académico etc.

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POLTICAS

Mantener una imagen corporativa buena

Atender al cliente es responsabilidad de todos los integrantes de
la empresa para lo cual deberán conocerlos procedimientos a fin
de orientarlos .todos los integrantes de la empresa deben mantener
un comportamiento ético
La calidad de nuestro trabajo debe ser nuestro punto más
importante y está enfocada en la satisfacción del cliente
Reconocimiento al personal por ideas mejora y/o ahorro de la
empresa
Los puestos de trabajo en la empresa son de carácter poli.
Funcional ; ningún trabajador podrá negarse a cumplir una actividad
para la cual esté debidamente capacitado

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NORMAS

Todo trabajador que ingrese a la empresa se entiende sometido a periodo

de prueba, con el objeto de apreciar sus aptitudes y desempeño de
acuerdo con el oficio para el que se desea contratar
La empresa reconocerá sobre la remuneración por horas extras y demás
beneficios que la ley determine para tales efectos
Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con sus superiores y
compañeros

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 DEFINICION DE MANUAL DE FUNCIONES

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO GERENTE GENERAL

DEPENDENCIA GERENCIA

NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 PLANIFICA: el gerente comercial es el encargado de planificar las

funciones, proyectos y demás actividades que se realizan en la empresa.
 SUPERVISA: conoce a la perfección las tareas que se realizan día a día
sus vendedores y supervisa en trabajo en equipo
 ESCHUCHA: saber escuchar es parte de las claves de toda gestión
comercial
 SELECCIÓNA PERSONAL el gerente comercial es el responsable de
contratar y despedir a los vendedores
 LIDERA representa a sus vendedores ,frente al directorio y los
clientes respalda y define las gestiones realizadas y acompaña al equipo
en ardua tarea de vender y captar los nuevos clientes

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NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR FINANCIERO Y ADMINISTRATIVO

DEPENDENCIA ADMISTRACION

NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 el papel financiero va desde la presupuesta ion y el manejo

efectivo hasta la administración crediticia al análisis de inversiones
y el procura miento de fondos
 supervisar los registros contables de los recursos nacionales e
internaciones de cada uno de los proyectos y programas de
acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptada y
cumplimiento del prescito en los contratos
 Realizar pagos imputables con recursos de los proyectos y con
recursos de la contraparte local cumpliendo los requisitos legales y
establecidos con los contratos y convenios de entendimiento
respectivo
 Presentar los informes financieros de los organismos de control
superior correspondiente de acuerdo a lo establecido en la ley
orgánica de las empresas publicas
 administrar los fondos que ingresaran los proyectos de prestación
de servicios así como los fondos de los proyectos financiados por
organismos del exterior , de acuerdo con leyes ,reglamentos y
manual de procedimientos de la empresa publica

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NOMBRE DEL CARGO DIRECTOR DE LOGISTICA

DEPENDENCIA AREA OPERATIVA

NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos

 Optimizar procesos de trabajo
 Gestión y supervisar al personal a su cargo
 Coordinar las diferentes a área de almacén ( entrada ,reposición
preparación de pedidos preparación de los mismos)
 Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa

NOMBRE DEL CARGO COODINADOR DE CORMERCIAL Y MERCADEO

DEPENDENCIA AREADE VENTA

NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 Cumplir con el cumplimiento presupuestales asignados

 Elaborar y digitar informes de seguimiento y evaluaciones de
actividades
 Diseñar promociones con actividades de marca
 Impulsar al mercado y la fuerzas de ventas mensuales
 Enviar informe de actividades propuestas y realizadas al jefe de
venta
 Realizar la organización y lanzamiento de los productos del
comercial LAP
 Realizar negocios semanales con proveedores con el fin de crear
nuevos comercios comerciales y seguimiento permanente a los
actuales

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NOMBRE DEL CARGO COODINADOR DE TALENTO HUMANO

DEPENDENCIA AREA DE RECURSOS HUMANOS

NUMERO DEL CARGO 1

Funciones Esenciales

 Desarrollo de programas de bienestar de la compañía

 Proceso de selección y contratación de personal nuevo
 Coordinar charlas y capacitar al personal de diferentes
temas
 Apoyo en temas de cumplimiento de horarios, permisos de
trabajo, incapacidades, ausentismo et.
 Ejecutar y coordinar las actividades de selección para dotar
a las áreas de la empresa del personal idóneo para caa
puesto de trabajo
 Coordinar con áreas y llevar acabo los procesos de
promoción, capacitación vacaciones licencias
reconocimientos temas disciplinario y retiros de personal
 Ejecutar las actividades relacionadas con la selección ,
contratación e inducción de personal nuevo
 Hacer seguimiento al desarrollo desempeño del personal
vinculado
 Coordinar las actividades de bienestar y beneficios que
otorga la compañía
 Coordinar el diseño aprobación ,adquisición y entrega de
uniforme y dotación personal
 Mantener actualizado el archivo de hojas de vida y elegibles
 Coordinar los reemplazos en casos de ausencias
 Coordinar todo lo referentes a la salud ocupacional
 Elaborar liquidaciones de nómina seguridad social y
parafiscales
 Coordinar la liquidación de contratos
 Reclamos retiros entre otros

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DESCRIPCIONES DE CARGOS

NOMBRE Fernando Pérez

CARGO director de logística y de ventas
EDAD 49 años
TIEMPO DE SERVICIO 5 años

Estudios académicos profesional en mercadeo y diplomados en logística

Responsabilidades planificar la entrega para la actividades de suministro de la

empresa (transporte, almacenaje, distribución,) con el fin de garantizar
satisfacción del cliente

 Garantizar que las estructuras estén en su lugar para vigilar el flujo d

mercancías (por ejemplo sistemas informativos de niveles de existencias
tiempos de entrega costes de transportes y valoración del rendimiento
 Coordinar y controlar los procesos de comercialización del producto
 Asignar y gestionar los recursos del plantilla conforme a las necesidades
(cambiantes)
 Servir de enlace y negociar con otros departamentos ,proveedores
,fabricantes empresas de transporte ,clientes y minoristas
 Controlar la calidad el costo y la eficacia en áreas de venta y logística
empresarial

Situación problema se esfuerza por innovar ,controlar poseer gran sentido de

pertenencia y liderazgo a veces se muestra temeroso para tomar una decisión
busca apoyarse en alguien para que las cosas salgan bien

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BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

 A la persona que ocupa ese puesto de trabajo lo hace conocer con

precisión seguridad de las tareas que se deben realizar
 Hacen que resalten los méritos de la persona que ocupa el puesto de
trabajo e indica también los fallos y aciertos
 Facilita los procesos de selección y contratación de personar ya que
indica las aptitudes y competencias que debe tener una persona que ocupa
el puesto de trabajo
 Proporciona buena información a la hora de realizar evaluaciones de
desempeño
 Mejor coordinación y organización de las actividades de la empresa
 Designa responsabilidades en la ejecución de las tareas
 Ayuda a definir y a repartir mejor cargas de trabajo
 Nos proporciona información detallada de las obligaciones y
características cada puesto
 Nos ayuda a detectar posibles duplicaciones de tareas en los puestos
de trabajo y corregirlas

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PARTICIPANTES

NOMBRE Ricardo Vargas

CARGO director financiero y administrativo
EDAD 55 años
TIEMPO DE SERVICIO 20 años
ESTUDIOS contador público y tecnólogo en contabilidad y finanzas del Sena
RESPONSABILIDADES tiene a su cargo los auxiliares contables y el
coordinador de cartera

NOMBRE Fernando Pérez

CARGO director de logística y de ventas
EDAD 49 años
TIEMPO DE SERVICIO 5 años
ESTUDIOS profesional en mercadeo y diplomados en logística y cadena de
suministros
RESPONSABILIDADES se encarga de del suministro y el transporte

NOMBRE Ricardo Vargas

CARGO director financiero y administrativo
EDAD 55 años
TIEMPO DE SERVICIO 20 años
ESTUDIOS contador público y tecnólogo en contabilidad y finanzas del Sena
RESPONSABILIDADES tiene a su cargo los auxiliares contables y el
coordinador de cartera

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NOMBRE Carlos rodríguez
CARGO coordinador comercial
EDAD 50 años
TIEMPO DE SERVICIO 31 años como vendedor y 20 de ellos con la empresa
ESTUDIOS tecnología en mercadeo y publicidad
RESPONSABILIDADES encargado de las ventas y las planillas de pago por
comisiones para todos los vendedores de la empresa

NOMBRE Carolina prieto

CARGO coordinadora de talento humano
EDAD 36 años
TIEMPO DE SERVICIO 10 años
ESTUDIOS tecnóloga en talento humano
RESPONSABILIDADES gestión de la nómina y reclutamiento y la selección de
talento humano

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PERIODICIDAD

Periodo inicial
La distribuidora empezó funcionando en una bodega alquilada en un
sector popular de la ciudad de fácil acceso para todos. Para transportar
los productos compro, a crédito una camioneta Ford 1970 .los primeros
años fueron de trabajo duro y de un aprendizaje permanente, que trajo
buenos resultados económicos a la familia.

Periodo intermedio
en los últimos años el crecimiento de la distribuidora LAP SAS ha
sostenido y accedente esto le permitió hacer presencia en seis ciudades
intermedias con un centro de distribución (CD) en cada una, que cuenta
con una flota propia de ocho camiones y otros trabajando por contrato en
cada CD existe una planta de personal directa de 18 personas que se
encargas de las áreas administrativas y comercial y otros empleados
contratados de manera indirecta entre 20 y 25 encargados de la bodega.
Han pasado los años y recientemente el señor preciado ha sido
diagnosticado con presión alta y riesgo de infarto lo que le obligo a dar un
paso al costado para destinar tiempo en su salud disminuyendo el nivel
de estrés propio del negocio.

Periodo final
en este periodo encontramos la decaída de la empresa puesto de
algunos de los mejores vendedores han abandonado la empresa y
decidieron irse para la competencia obteniendo así una mejor retribución
económica y algunos beneficios que la empresa no ofrecía.

Además encontramos que la empresa no posee alta vocación al servicio

reactividad e innovación y que las ventas han disminuido notoriamente

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PROCESO A DESARROLLAR EN EL MANUAL

Paso 1 DEFINA EL CONTENIDO

Realizar una introducción e identificar el objetivo de las áreas en las que se

piensa aplicar el manual. Para ello debes aclarar quienes serán los
responsables en cada área para implementarlo

Paso 2 RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Se necesita documentar de la manera lógica de cada detalle operativo de las

áreas para ello se recomienda realizar un estudio preliminar de cada una

Paso 3 ESTRUCTURARLO

La estructura debe ser limpia Una redacción legible y lógica para aquel que lo
lea. También es importante cuidar la ortografía y los siguientes detalles
o Todo manual debe contener portada
o El logotipo de la empresa
o Un índice de contenido
o una versión impresa y digital

Paso 4 COMUNICARLO

objetivo primordial será difundir su existencia debes trabajar tu estrategia de

comunicación para que cada colaborador este enterado de ello y también dar
las herramientas para su fácil acceso

como recomendación el experto asegura que estos manuales deben contar con
lugar y fecha de la elaboración así como los responsables de su realización y
aquellos que lo autoricen también es importante cuidar los formatos `en los que
se presentan para cada área y que la información sea clara para cada persona
que pueda tener acceso a ella

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INSTRUMENTOS DE MEDICION

Es un medio o un mecanismo que permite organizarse determinar cuales son

sus fortalezas y debilidades que va desde su recurso humano hasta su
producción enfocado en la mejora continua de toda empres a de manera
armónica y activa con el propósito de mejorar la calidad y productividad de la
misma

En la empresa LAP se aplicaran los siguientes instrumentos de medición

PARA EVALUAR identificar las habilidades y posibles falencias en la
organización

 Listas de chequeo
 Encuestas
 Entrevistas
 Investigaciones
 Foros

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INSTRUCTIVO PARA LA UTILIZACION DEL MANUAL

Todos los empleados de la empresa LAP deberán consultar permanentemente

este manual para conocer sus actividades y responsabilidades evaluando su
resultado ejerciendo apropiadamente el autocontrol además presentar
sugerencias tendientes a mejorar procedimientos

los jefes de las diferentes áreas o departamentos porque podrán evaluar

objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la
adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el
ambiente interno y externo de la empresa para analizar resultados en las
distintas operaciones

los organismos de control tanto a nivel interno como externo que facilitan la
medición del nivel de cumplimento de los procedimientos y sus controles que ha
sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos
determinando los niveles de eficiencia en el logro de los objetivos
institucionales estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión de
cada de las áreas y sus operaciones

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