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6 NORMA INTERNACIONAL ISO 9001 - SISTEMAS DE GESTION DE CALIDAD La

adopción de esta norma ayuda a la Organización a que pueda mejorar su
desempeño obteniendo beneficios como: la capacidad de proporcionar
productos además de servicios que satisfagan las necesidades de la sociedad,
bajo los requisitos legales y reglamentarios necesarios. Esta norma emplea
procesos como: Planificar, hacer, verificar, actuar permitiendo que la Entidad
pueda concebir técnicas, asegurando que durante el desarrollo de este ciclo se
cuenten con recursos gestionados adecuadamente y que las oportunidades de
mejora se determinen.
Además, los riesgos permitirán a la Organización determinar los factores

responsables de que sus procesos y el Sistema de Gestión de Calidad se desvíen
de los resultados planificados, permitiendo la puesta en marcha de controles
preventivos para minimizar los efectos negativos y maximizar el uso de
oportunidades a medida que surjan. Los principios de la Gestión de Calidad son: ·
Enfoque al cliente. · Liderazgo. · Compromiso de las personas. · Enfoque a
procesos. · Mejora.
· Toma de decisiones basadas en evidencia. 6.1 Ciclo Planificar - Hacer - Verificar

- Actuar · Planificar: Establece los objetivos del sistema, sus procesos y recursos
necesarios para generar los resultados de acuerdo con los requisitos del cliente y
las políticas de la organización; identificando y abordando los riesgos y
oportunidades. · Hacer: Implementar lo planificado.
· Verificar: realizar el seguimiento, medición de los procesos tanto de los

productos y servicios informando sobre los resultados. · Actuar: Tomar decisiones
para el mejoramiento del desempeño. La evaluación de los riesgos se llevará a
cabo en la etapa de planificación, permitiendo realizar las acciones preventivas
evitando que se dé la recurrencia de situaciones que afecten al sistema a corto y
largo plazo, al abordar tanto los riesgos como las oportunidades se establecerá
una base para aumentar la eficacia del sistema alcanzando mejores resultados.
Figura 6.1. Reprecentación del Ciclo PHVA Fuente: Norma Internacional ISO 9001
6.2
Alcance Del Sistema De Gestión De La Calidad Para determinar el alcance la

Organización debe considerar: · Cuestiones externas (Factores económicos,
sociales, políticos, tecnológicos, mercado de competencia, factores legales y
reglamentarios) e internas (Desempeño global de la organización, conocimiento
organizacional, entorno para la operación, competencia de las personas,
comportamiento, relaciones con sindicatos, procesos o producción y servicio,
seguimiento de la satisfacción del cliente, reglas y procedimientos para la toma
de decisiones). · Comprensión de las necesidades y expectativas. 6.3
Sistema De Gestión de Calidad Y Sus Procesos La Organización debe determinar:

· Las entradas y salidas. · La secuencia e interacción de estos procesos. · Abordar
los riesgos además de las oportunidades. · Designar a los responsables o
autoridades para los procesos. · Implementar y evaluar cualquier cambio para
asegurar que se puedan lograr los resultados previstos.
· Mantener la información documentada para apoyar la operación de sus

procesos. · Conservar la documentación para tener la confianza de que los
procesos se realizan según lo planificado. 6.4 Alta Dirección Y Enfoque Al Cliente
6.4.1 Alta Dirección · Asumir responsabilidades, así como la rendición de cuentas.
· Asegurar que al implementar cualquier sistema de Gestión las políticas, así

como objetivos sean compatibles con los de la Organización. · Asegurar los
recursos necesarios para el desarrollo de los Sistemas de Gestión aplicables a la
Organización. · Comunicar la importancia de realizar la Gestión además de los
resultados previstos. · Promover la mejora. 6.4.2
Enfoque Al Cliente La alta dirección debe demostrar liderazgo y enfoque al

cliente asegurando que: · Determinar que los productos y servicios satisfagan las
necesidades del cliente y que estas cumplan con las leyes y reglamentos
aplicables. · Determinar los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la
conformidad de los productos además de los servicios, detectando los que
puedan afectar a la satisfacción del cliente. · Mantener el enfoque en el aumento
de la satisfacción del cliente. 6.5
INFRAESTRUCTURA, AMBIENTE PARA LA OPERACIÓN DE LOS PROCESOS La

organización debe proporcionar el espacio adecuado para el desarrollo de las
actividades económicas y de servicios para las que fue creada, las instalaciones
físicas deberán cumplir con los requisitos necesarios respecto a infraestructura,
ventilación, iluminación, temperatura y señalización; además esta deberá contar
con el equipo y tecnología necesaria para el desarrollo de las actividades;
respecto al ambiente de trabajo es una combinación de factores como los
humanos y físicos que determinaran el estado anímico y productivo, debe
imperar el respeto, la no discriminación, que sea un ambiente libre de conflictos,
de esto dependerá que los productos o bienes que ser ofertan cumplan
satisfactoriamente las necesidades de la sociedad. 6.6
REQUISITOS PARA LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS Deben cumplir con: · Los

requisitos legales y reglamentarios que el Estado determina. · Requisitos
especificados por el cliente, incluyendo las actividades de entrega y posteriores a
ella. · Especificados por la Organización. · Requisitos existentes expresados en el
contrato y previamente a este. 6.6.1
Planificación Del Diseño Y Desarrollo Para que los productos y servicios estén
acordes a las necesidades planteadas por los clientes, se necesitará de un
proceso de planificación en el cual se tomará en cuenta aspectos como: la
naturaleza, duración , el tipo de complejidad, revisiones, verificaciones, personal
encargado, participación activa de los clientes o usuarios, así como los niveles de
control y la información documentada que permita demostrar que los productos
o servicios que se ofertan cumplan con los requisitos necesarios.
Durante el proceso de diseño y desarrollo se deberá identificar los aspectos de

entrada siendo estos: · Requisitos de funcionamiento y desempeño,
fundamentando a esto la información proveniente de las actividades de diseño. ·
Los requisitos legales y reglamentarios que estén acordes a la Organización y que
demanda el Estado. · Normas o códigos que determinan las condiciones bajo las
cuales un producto o servicio se puede considerar apto para la oferta a la
ciudadanía.
Una vez establecido esto se procederá a realizar un control, este consistirá en
ejecutar revisiones evaluativas sobre el resultado del diseño y desarrollo,
asegurando que las salidas estén acordes a los requisitos de entrada; la
validación se asegurará que estas exigencias se cumplan satisfactoriamente.
Finalmente, las salidas determinarán si cumplen con lo demandado en las
entradas.
Al hablar de planificación hay que tomar en cuenta que siempre habrá aspectos
que podrían producir un cambio en el desarrollo y diseño; asumiendo esto la
Organización deberá conservar todos aquellos registros referentes a: cambios,
resultados, autorización y acciones tomadas para prevenir los impactos que se
susciten y tomar decisiones adecuadas. 6.7
PRODUCCIÓN Y PROVISIÓN DEL SERVICIO La Organización obligatoriamente

tendrá que implementar una serie de actividades de control que permitan
obtener los registros sobre las acciones, recursos, métodos de medición, etapas,
cumplimiento de criterios o normas, salidas obtenidas, validaciones y
revalidaciones para la obtención de los resultados planificados Los procesos que
se pueden considerar finales como: mediciones posteriores, acciones de
prevención contra errores humanos, la implementación, liberación, entrega,
posterior entrega de los productos además de los servicios deberán llevar
también un historial de control.
Las actividades posteriores al servicio resultan de vital importancia, como se

mencionó anteriormente es necesario un informe sobre los aspectos que resulten
en esta etapa siendo estos: el cumplimiento de los requerimientos legales y
reglamentarios, las consecuencias potenciales, la naturaleza, vida útil, requisitos y
retroalimentación del cliente.
Las salidas no conformes (productos y servicios) que no pasan los controles de

calidad después de la entrega deben ser tratados para conseguir una corrección,
separación o suspensión, para ello se evalúa la satisfacción del cliente. 6.7.1
Evaluación Del Desempeño Como se manifestó anteriormente evaluar la
satisfacción del cliente determina si los productos y servicios proporcionados
cumplen con las necesidades de este, sin embrago realizar una acción como esta
muchas de las veces involucran tiempo y recursos, por lo que es necesario
conocer la forma como hacerlo y los aspectos que se deben considerar: · Que
producto o servicio será evaluado. · Los métodos de evaluación.
· El lapso que se necesitara para llevar a cabo la medición. · Cuando se debe

analizar el desempeño y la eficacia de la Gestión de Calidad. · Análisis de
resultados: en este punto se tomará en cuenta varios factores a evaluar como lo
son: o Conformidad de productos y servicios. o Satisfacción del cliente. o Lo
planificado se ha implementado de forma eficaz. o Eficiencia en la toma de
acciones para abordar riesgos y oportunidades. o Desempeño de proveedores
externos.
o Mejoras de la Gestión. 7 NORMA INTERNACIONAL ISO 55000 Y SU

VINCULACIÓN CON LA NORMA ISO 9001 Antes de describir en que consiste la
norma ISO 55000, se debe manifestar porque es su vinculación a la ISO 9001, al
realizar una Gestión de Activos Físicos para un Área específica, debemos
considerar que el funcionamiento así como los productos y servicios que
proporciona, corresponden a satisfacer las necesidades de los usuarios o
consumidores, la buena planificación así como la designación de responsables,
control y la vinculación hacia otros Departamentos influye directamente en los
resultados finales.
Pero ¿Por qué es necesario conocer la norma ISO 9001?, la respuesta a esto es
sencilla, toda Gestión que se realice dentro de una Institución deberá
desarrollarse con Calidad, es decir, que es una norma estándar que toda Empresa
u Organización pueden utilizar para mejorar un Área específica, dependiendo la
naturaleza de esta y que sus productos o servicios sean reconocidos a nivel
mundial.
En el caso del Área de Mantenimiento Vehicular del Benemérito Cuerpo de

Bomberos de la ciudad de Cuenca, se necesita realizar una Gestión de Activos
Físicos, la cual requiere de buenas prácticas de control y el aprovechamiento de
recursos siguiendo lineamientos que permitan cumplir buenas prácticas, el
proceso que específica la norma ISO 9001 conjuntamente con la ISO 55000
implica más un tema meramente cultural, que las personas se adapten a estas
normas tomara lapsos de tiempo extensos pero los resultados que se den
beneficiará a todas las partes involucradas “ Estado - Entidad - Departamentos -
Productos / Servicios - Sociedad”.
Las normas ISO están cambiando a las empresas ya sean de orden público o
privadas para que puedan certificarse, pero como mínimo debe cumplir la ley en
el ámbito que le aplique ya sea ofertando un producto o servicio, sin embargo
debe haber una conexión con el Estado a nivel de cumplimiento legal, los
beneficios que se pueden obtener es: la diferenciación en el mercado; desde el
punto de vista internacional hay diferentes países que exigen que las
organizaciones estén certificadas para que puedan operar, una empresa que se
encuentre certificada en temas de calidad lo que hace es estandarizar sus
procesos, garantizando que sus productos y servicios proporcionen en el cliente
la satisfacción.
Parte del desafío que tiene la ISO 55000 que se relaciona con la implementación
de los requisitos para el Sistema de Gestión de Activos, es de tratar obtener el
enfoque sistemático e integral además de la colaboración entre diferentes
procesos y áreas que forman parte de la empresa, sin embargo, este enfoque ha
sido siempre un propósito de la ISO 9001 siendo esta última la que proporciona
un apoyo valido para aplicar el Sistema de Gestión de Activos.
8 NORMA INTERNACIONAL ISO 55000 GESTIÓN DE ACTIVOS FÍSICOS Esta

Norma Internacional proporciona una visión general de la Gestión de Activos y
los Sistemas de Gestión de Activos, además guarda intima vinculación con las
normas ISO 55001 y la ISO 55002, siendo estas últimas las que especifican a
detalle los requisitos técnicos necesarios además de las directrices para poder
llevarlo a cabo.
Aplicación: · Aquellos involucrados en establecer, implementar, mantener y

mejorar el sistema de Gestión de Activos. · Aquellos involucrados en desarrollar
actividades de Gestión de Activos y prestadores de servicios. · Las partes internas
y externas que evalúan la capacidad de la organización para cumplir con
requisitos legales, regulatorios y contractuales cumpliendo con los
requerimientos propios de la entidad.
Los beneficios que se pueden obtener mediante el uso de estas normas son la
capacidad de mejorar el rendimiento financiero sin tener que sacrificar el
cumplimiento de los objetivos que posee la Organización, además se podrá
realizar la toma de decisiones analizando los riesgos que puedan surgir tomando
en cuenta los costos y oportunidades que se produzcan. 8.1
Visión General De La Gestion De Activos La alta dirección de una organización,

empleados y partes interesadas deben aplicar actividades de control, además de
una planificación para explotar las oportunidades que tiene el activo y reducir los
riesgos a un nivel aceptable. La Gestión de un Activo conlleva no solo al
equilibrio de costos, también a las oportunidades que se puedan obtener del
bien o el servicio que se ofrezca, reduciendo al mínimo los impactos sociales,
ambientales y económicos.
Cabe destacar que la Gestión de Activos se alinea con los objetivos de la
organización, posee un enfoque en lo que respecta al ciclo de vida de estos para
determinar su valor, estableciendo disposiciones que reflejen la necesidad de las
partes interesadas. La implementación de los procesos de planificación, así como
toma de decisiones deben estar basadas en la información sobre los riesgos y
actividades que la empresa está dispuesta asumir y realizar.
La Gestión de Activos también se aplica al personal que conforma la empresa,

quienes laboran en la entidad deben estar capacitados y ser competentes
permitiendo que el manejo cada bien o el desarrollo de cada servicio cumpla con
los estándares de calidad y seguridad que rigen en el país. 8.2 Beneficios De
Implementar Un Sistema de Gestión De Activos “SGA” Un sistema de Gestión de
Activos se enfoca en desarrollar, coordinar y controlar las actividades que realice
la Organización a lo largo de su ciclo de vida, dado que es un proceso que
implicaría un determinado tiempo, la Entidad no necesariamente deberá esperar
hasta que el Sistema quede implementado para comenzar a ver los beneficios.
El sistema de Gestión de Activos entregará las herramientas y procesos

necesarios para poder realizar la toma de decisiones evaluando los riesgos
potenciales, la inversión necesaria y la planificación estratégica. Uno de los
departamentos que se vería más beneficiado sería el de Recursos Humanos,
permitirá que haya un desarrollo de modelos de competencia, programas de
capacitación y procesos de orientación, permitiendo que el factor humano sea el
adecuado para desarrollar las actividades económicas o de servicio que la
Institución oferta.
9 NORMA INTERNACIONAL ISO 55001 GESTIÓN DE ACTIVOS - REQUISITOS Esta

norma establece los requisitos necesarios para el establecimiento,
implementación, mantenimiento y mejora de un Sistema de Gestión de Activos,
además se encuentra íntimamente vinculada a la norma ISO 55002 “Directrices
para la aplicación de la norma ISO 55001”. Su aplicación se da a todo tipo de
activos ya sea de una organización grande o pequeña. 9.1
Requisitos De Un Sistema De Gestión De Activos “SGA” Los requisitos de un

Sistema de Gestión de Activos hacen referencia a: · Contexto de la Organización. ·
Liderazgo. · Responsabilidades por parte de las autoridades. · Apoyo. · Operación.
· Evaluación del desempeño. · Mejoras. El Sistema de Gestión de Activos está
enfocado en que la entidad trabaje bajo los estándares de calidad
internacionales, reduciendo el estrés y los gastos involucrados en la creación,
mantenimiento además que permite mejorar la coordinación de funciones entre
los distintos departamentos que conforman a la organización. 9.1.1
Organización Y Su Contexto En este punto se determinará cuáles son los

departamentos o grupos que tienen más relevancia para la aplicación de la
Gestión de Activos, haciendo que la toma de decisiones en el área enfoque sean
tomados en base a criterios válidos, cumpliendo con los requisitos necesarios
que demanden: las normas involucradas durante los procesos de gestión, las
leyes y reglamentos estatales e institucionales, la información financiera y no
financiera además de la administración patrimonial. 9.1.2
Alcance, Liderazgo Y Compromiso Manifestado Por La Norma ISO 55001 Debido

a que el sistema que se desea aplicar debe cumplir con los estándares de calidad,
la ISO 55000 así como sus normas hermanas están vinculadas con la ISO 9001,
realizando un análisis de las normativas se concluye lo siguiente: · Que las
políticas de la Gestión de Activos deberán ser afines, coherentes y apropiadas
respecto a las que posee la Organización, estas estarán sujetas a revisiones
periódicas y debidamente documentadas. · Para determinar su alcance se deberá
considerar las cuestiones internas y externas expresadas en el punto 6.2.
· Se deberá comprender las necesidades y expectativas de las partes interesadas.

La alta dirección deberá demostrar liderazgo y compromiso con respeto a la
aplicación del Sistema de Gestión, permitiendo que los objetivos sean
alcanzables a través de la disponibilidad de recursos, personal, departamentos,
además de la comunicación sobre la importancia de implementar un Sistema de
Gestión de Activos a todos los que integran dicha Entidad. 9.1.3
Responsabilidades Por Parte De Las Autoridades Al implementar un sistema de

esta naturaleza es lógico que se designen los responsables para llevarla a cabo,
uno de los aspectos que deben considerarse son aquellas responsabilidades que
deberán cumplir quienes participarán en su ejecución, con la finalidad de que se
dé cumplimiento a los requisitos legales y reglamentarios, de permitir el
establecimiento de un plan de Gestión de Activos, proporcionar informes del
diseño del sistema de la alta dirección asegurando la idoneidad, adecuación y
eficacia del Sistema. 9.2 REQUISITOS QUE DEBE CUMPLIR LA PLANIFICACIÓN
SEGÚN LA ISO 55001.
Una planificación estructurada adecuadamente permitirá el éxito o fracaso en

una Gestión de Activos, durante el desarrollo de este, se tomarán en cuenta
varios factores como: · Acciones para abordar los riesgos y oportunidades en la
implementación del Sistema de Gestión de Activos, permitiendo la prevención
además de la reducción de efectos no deseados y así conseguir la mejora.
· Que los objetivos y las políticas de la Gestión de Activos tendrán vinculación con
los que rigen la Organización, además estos tendrían que ser sometidos a
revisión y actualización si fuese necesario. · Elaborar un cronograma de trabajo
tomando en cuenta factores como: recursos humanos, financieros etc. · Utilizar
métodos que permitan realizar la toma de decisiones y así priorizar las
actividades.
Una vez considerado los factores mencionados anteriormente, se procederá a

estructurar el Plan de Gestión de Activos para lo cual se deberá tomar en cuenta
las siguientes interrogantes: · ¿Qué es lo que se hará? · ¿Qué recursos se posee? ·
¿Quién será el responsable? · ¿Cuándo se completará? · ¿Cómo se realizará la
evaluación de los resultados? · ¿Cuáles son las consecuencias financieras y no
financieras del plan de Gestión de Activos? · ¿Periodo de revisión del plan de
Gestión de Activos? · ¿Qué medidas se necesita para hacer frente a los riesgos y
oportunidades asociados con la Gestión de los Activos, teniendo en cuenta que
estos pueden cambiar con el tiempo? “Análisis FODA”. · ¿Qué importancia tienen
los activos para alcanzar los objetivos de la Gestión? 9.3
COMUNICACIÓN Al realizar la Gestión de Activos es necesario que todas las

partes involucradas además de quienes laboran en la institución tengan
conocimiento sobre las acciones y decisiones que se están tomando, para ello la
norma ISO 55001 establece la manera como debe llevarse a cabo tomando en
cuenta: · ¿Qué es lo que se comunicara? · ¿Cuándo realizar la comunicación? ·
¿Quién será el responsable de realizar la comunicación? · ¿La forma de
comunicación? No toda la información se considera importante notificar, esta
deberá cumplir ciertos requisitos como: · La importancia de los riesgos al dar su
aprobación.
· Los roles y responsabilidades para la Gestión de Activos. · Procedimientos y

actividades durante el proceso de Gestión de Activos. · Intercambio de
información con los interesados incluyendo a proveedores. · El impacto que
tendrá en la toma de decisiones · Como y cuando la información será analizada y
evaluada por el área Administrativa.
· Deberá utilizar un lenguaje entendible. NOTA: La organización velara porque

haya coherencia entre los datos financieros, técnicos y otros datos no financieros;
en la medida necesaria para cumplir con los requisitos legales y reglamentos;
teniendo en cuenta las partes interesadas y objetivos de la organización. 9.3.1
Información Documentada En el desarrollo de la Gestión de Activos debe
considerarse que cada acción realizada se basa en leyes y reglamentos estatales;
institucionales y normativas por lo cual es necesario que toda esta información
sea clasificada, analizada y utilizada de forma adecuada. La información
documentada podrá variar dependiendo de un organismo a otro debido a: ·
Tamaño de la Organización, tipo de actividades, procesos, productos y servicios.
· Complejidad de los procesos y sus interacciones. · Responsabilidad y

competencia de quienes laboran en la entidad. · La complejidad del activo. La
información documentada deberá constar de: · Identificación, descripción “Titulo,
fecha y responsables”. · El formato: Idioma, software, gráficos; además de los
medios de soporte “papel, electrónicos”. · Revisión y aprobación con respecto a la
conveniencia y adecuación.
Toda información que la Organización posea deberá ser controlada para

asegurarse que esta sea idónea, disponible en todo momento, protegida para
evitar la pedida de confidencialidad. El control implica: · Distribución, acceso y
uso. · Almacenamiento, preservación y legitimidad. · Cambios, conservación y
disposición. 10 NORMA INTERNACIONAL ISO 55002 GESTIÓN DE ACTIVOS -
DIRECTRICES PARA LA APLICACION DE LA GESTIÓN DE ACTIVOS Esta norma
internacional proporcionara la orientación para quienes participan durante el
establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora de un Sistema de
Gestión de Activos.
Como se mencionó con anterioridad al estar vinculada con las normas ISO 55000,
55001 y 9001 esta deberá encajar con los objetivos y el plan de la organización.
Para el desarrollo del SAMP “estratégica asset management plan” o “plan
estratégico de gestión de activos” se debe considerar cuales son las expectativas
y requerimientos de las partes interesadas, las actividades que podrían
extenderse más allá de la planificación y que por lo tanto deberán estar
sometidas a revisiones periódicas.
Al ser considerado como escalable demandara que cada actividad que se

desarrolle a nivel de activos apoye a la entrega de los objetivos de la
Organización. Los grupos de interés al cual está enfocada la normativa ISO 55002
son: · Empleados de la organización. · Grupos funcionales (Ingenieros,
Contadores, Personal De Mantenimiento, Operadores, Compradores, Recepción,
Logística, Delegados De Seguridad).
· Accionistas y Propietarios. · Clientes, Usuarios, Proveedores. · Organizaciones
Gubernamentales, Agencias Gubernamentales, Organizaciones de la Sociedad
Civil, Instituciones Financieras. El alcance de una Gestión de Activos se
determinará en función de · Los activos que posee la entidad y sus ciclos de vida.
· Estructura Organizacional y como están vinculadas entre sí. · Responsabilidades

y obligaciones por parte de las personas que están involucradas directa e
indirectamente con la Institución especialmente en el área que se pretende
implementar. · Interacciones con otras partes del Sistema de Gestión de la
Organización ya sea en temas de calidad, medioambientales, entre otras.
En las cuales se puedan definir las limitaciones y responsabilidades que tengan

con el Sistema de Gestión. Una ventaja al querer implementar un sistema de esta
naturaleza, es que jamás estará solo, un factor de éxito es la capacidad de
integrarse con otros procesos, actividades y datos que involucren otras funciones
de la organización, por ejemplo: contabilidad, riesgo, recursos humanos, etc. 10.1
LIDERAZGO Y COMPROMISO El liderazgo y compromiso hace referencia a

responsabilidad constante que tendrá la Organización con respecto a la
satisfacción del cliente, teniendo en cuenta las necesidades de las partes
interesadas, determinando así las acciones y objetivos a desarrollar. La alta
dirección tendrá que asumir la obligación de rendir cuentas sobre el SGA,
asegurando que los objetivos de calidad y mejoramiento sean compatibles con la
Organización además, deberá asegurar que los recursos estén disponibles
facilitando así que el desarrollo - implementación - control y mejora se realicen
adecuadamente; no hay que olvidar que la comunicación es muy importante ya
que aquellas personas que conforman la organización necesitaran conocer las
causas por las cuales se implementa el SGA y cuáles son las consecuencias.
La Organización deberá ser consiente que siempre las acciones tomadas serán
enfocadas a la satisfacción del cliente y que sobre todo estas estén controladas,
determinadas en base a leyes y reglamentos. 10.2 POLÍTICA Varias veces en este
capítulo se ha mencionado que los objetivos, así como las políticas deberán ir
acorde a las que posee la Organización, pero cuáles son las directrices para poder
establecerlas adecuadamente sin que la Entidad las considere incompatibles a
ella.
Como bien se conoce la ISO 55000 necesita de la ISO 9001 para que la Gestión
de Activos sea considerada adecuada y las políticas deben estar hechas en
función a: · Los objetivos y políticas que rigen la Organización, siendo autorizadas
por parte de la alta dirección la cual deberá cumplir lo establecido en el punto
10.1, de esta forma se podrán tomar decisiones en pro del bienestar de la
sociedad. · Leyes y reglamentos, haciendo un énfasis en que estas deberán ser
cumplidas a cabalidad.
· La mejora continua. 10.3 Roles Organizaciones, Responsabilidades Y

Autoridades La alta dirección debe asegurarse que las responsabilidades además
de autoridades para los roles pertinentes se asignen y comuniquen a toda la
organización, esto es con la finalidad que el SGA cumpla con la normativa ISO
9001 y 55000, permitiendo que los procesos desarrollados permitan la obtención
de salidas deseadas.
Toda actividad que realicen las personas involucradas en el desarrollo,

implementación, control y mejora del SGA deberán ser sometidas a inspecciones,
informando a la alta dirección sobre el desempeño del sistema asegurando que
se efectúe bajo los estándares de calidad y permitiendo oportunidades de
mejora. Para la asignación de funciones internas lo especificado por la ISO 55002,
manifiesta que quienes sean escogidos como responsables deberán tener ciertos
requisitos como: · Experiencia y ser competentes. · Poseer un entrenamiento o
tutorías antes de efectuar las tareas para las que será designado.
· Poder soportar la carga laboral: esto determinara la capacidad del individuo en

cumplir con los objetivos relacionados a la Gestión de Activos. NOTA: En
organizaciones medianas o pequeñas se podrá designar múltiples funciones de
Gestión de Activos a un solo individuo. 10.4 Planificación Para la planificación de
una Gestión de Activos se tomará en cuenta lo establecido en la norma ISO
55001:2014, 6.1
“Acciones para abordar los riesgos y oportunidades para la implementación de

Gestión de Activos”, haciendo que la Institución tenga la seguridad que los
objetivos para los que fue creada no se verán alterados con la Gestión de Activos.
Se debe considerar que la Institución asuma que la Gestión de Activos se
encontrará vinculada a la Gestion de Riesgos, determinando acciones.
Para realizar una planificación apropiada se debe considerar que la información o

datos de fuentes internas y externas a la Entidad, incluyendo contratistas,
proveedores y más partes interesadas deben ser específicas, medibles,
alcanzables y realistas. 10.4.1 Objetivos Durante El Desarrollo De La Gestion De
Activos, Calidad Y Planificación Para Lograrlos.
Para que el SGA sea exitoso en esta etapa y cumpla con lo especificado en la
norma ISO 55000 y 9001 debemos considerar lo siguiente: · Que los objetivos
deberán ser medibles, ajustándose a las políticas de la Entidad. · La organización
al ser pública o privada, en sus objetivos constara el cumplimiento de las leyes y
reglamentos que le permitan el desarrollo de sus actividades económicas o de
servicio. · Obligatoriamente cada objetivo deberá ser comunicado y deberá
someterse a revisión por la alta dirección. 10.4.1.1
Problemas Típicos A los Cuáles Son Dirigidos Los Objetivos · Costo total de
propiedad. · Valores netos. · Rendimiento del capital invertido. · Satisfacción del
cliente. · Impacto ambiental. · Nivel de servicio. · Retorno de la inversión
(rendimiento del capital invertido o retorno de activos). · Disponibilidad del
sistema de activos. · Rendimiento del sistema de activos (tiempo, funcionamiento,
eficiencia). · Costos por producto o servicio. · Fiabilidad (medida de tiempo /
distancia entre fallos).
· Costos del ciclo de vida. · Rendimiento energético. 10.4.1.2 Planificación Para

Lograr Los Objetivos De La Gestión De Activos Para el planteamiento de los
objetivos debemos determinar una serie de preguntas que serán necesarias
realizarlas, sirviendo de pauta para el desarrollo de estos: · ¿Qué se va hacer? ·
¿Qué recursos se requerirán? · ¿Quién será el responsable? · ¿Cuándo se
finalizará? · ¿Cómo será la evaluación de resultados? Una vez tomado en cuenta
lo manifestado anteriormente, la organización desarrollara un plan de Gestión de
Activos definiendo así: las actividades que se llevaran a cabo y los recursos que se
utilizaran.
Todo esto deberán estar documentadas y constarán de: · Justificación de las

actividades de Gestión de Activos. · Planes de operación y mantenimiento. ·
Inversión de capital (reacondicionamiento, renovación, sustitución y mejora). ·
Planes financieros y de recursos. · Quien debe ser el responsable de desarrollar e
implementar el plan de Gestión y su mejora continua: la persona encargada debe
estar familiarizado con los objetivos y el enfoque.
NOTA: Se debe conocer el entorno donde están operando o se encuentran

destinados los activos, donde existen las interdependencias o combinaciones de
actividades que involucren al mismo activo o a varios ¿La actividad de este activo
es útil y de ser así, Cuando? 10.4.1.3 Consideraciones Para La Planificación De Un
Plan De Gestión De Activos Son: · Rendimiento de los activos y los resultados
esperados al implementar el plan de Gestión de Activos. · Disponibilidad de
fondos y recursos necesarios. · Normas aplicables, leyes y reglamentos.
· Métodos usados para la identificación, análisis y evaluación de riesgos o
Clasificación de los activos. o Identificar los riesgos: crear una tabla de eventos
potenciales y sus causas, asegurando que el proceso de identificación incluya
riesgos para la entrega de los objetivos. o Identificar los controles de riesgo que
existen. o Analizar los riesgos utilizando el proceso apropiado para identificarlos.
o Evaluar el nivel del riesgo, estimar la probabilidad y consecuencias para cada

evento potencial, basado en los criterios de toma de decisiones de Gestión de
Activos y de Gestión de Riesgos. o Efectividad de los controles de riesgo y las
consecuencias de su fracaso. o Establecer si los riesgos cambiaran con el tiempo
y como esto afectara a las consecuencias.
o Decidir si los controles previstos o existentes (si los hay) son suficientes para
mantener los riesgos bajo control y para cumplir con todos los requisitos legales,
reglamentarios además de otros que impliquen la Gestión de Activos. ·
Determinar una metodología que permita establecer las consecuencias
financieras del Plan de Gestión de Activos.
· Costos del ciclo de vida: gastos, financiación y costos operativos. · Toma de

decisiones. NOTA: Cualquier herramienta, instalación o equipos que se requieran
para la entrega y control de las actividades de Gestión de Activos deben ser
definidos y administrados como activos, a un nivel de detalle adecuado a su
función y propósito. 10.5
Competencias Uno de los factores determinantes para que un producto o

servicio cumpla con las exigencias que la sociedad impone es el factor humano.
En este punto se debe considerar quienes laboran en la Organización deberán ser
competentes, es decir basándose en la educación, formación o experiencia
apropiada para desempeñar el cargo asignado.
La Entidad como parte de los compromisos adquiridos deberá evaluar y capacitar

a quienes conforman el cuerpo de trabajo además de la responsabilidad de
contratar personal competente. 10.6 Plan De Comunicación Un aspecto
indispensable para la operación coordinada dentro de una Organización es la
comunicación, debido a que cada Entidad tiene un prestigio que salvaguardar
toda la información que se obtenga de las actividades realizadas deben ser
tratadas y comunicadas de forma cuidadosa “confidencialidad”.
El plan de comunicación debe incluir preguntas como: · ¿Qué comunicar? ·

¿Cuándo comunicar? · ¿A quién comunicar? · ¿Cómo comunicar? · ¿Quién
comunica? La Entidad al realizar un plan de comunicación creara conciencia de
los requisitos que implica la Gestión de Activos, cuáles serán las expectativas y
sus impactos a corto y largo plazo Es decir, la finalidad del plan de comunicación
será comunicar los beneficios de implantar el SGA y como se espera que las
mejoras impacten de forma colectiva e individual a las partes interesadas de la
Organización influenciando así en la toma de decisiones.
Como esta información será comunicada hay que tomar en cuenta que debe
estar documentada. 10.7 Información Documentada Que Deben Poseer La
Gestion De Activos · Objetivos e indicadores del rendimiento de los activos. ·
Propiedades físicas y técnicas de los activos (Parámetros de diseño, información
del proveedor, ubicación física, condición en la que se encontraba durante su
servicio). · Prestación de servicio y operaciones (Objetivo del rendimiento,
características del rendimiento, requisitos operativos futuros, demanda).
· Gestión del mantenimiento (Histórico de los fallos, mejoramiento o remplazo,

fechas futuras del mantenimiento). · Datos del rendimiento de los activos,
objetivos de la mejora continua. · Gestión financiera (Historial de costos de
adquisición, valor de depreciación, valor de reposición de los activos, fechas de
adquisición, clasificación de los activos, jerarquías, análisis de costos de ciclo de
vida, valores residuales, pasivos). · Gestión de riesgos.
· Gestión de contratos (Información contractual de los activos relacionados con

proveedores, acuerdos con terceros). Al determinar los requerimientos de la
información la organización deberá considerar lo siguiente: · Valor de la
información para la toma de decisiones: calidad, costo, complejidad,
procesamiento, gestión y mantenimiento de la información.
· Alinear los requisitos de la información para determinar el nivel del riesgo y su

gestión. · Participación de las partes interesadas para determinar qué tipo de
información es requerida en la toma de decisiones, asegurando la integridad,
exactitud y veracidad de esta. · Determinar quiénes serán los encargados de
realizar la revisión periódica y vigilar aspectos como la rendición de cuentas por
parte del área administrativa.
· Establecer las competencias necesarias para recoger, interpretar y reportar la

información. · La información deberá usar una terminología que permita la fácil
interpretación. · La información financiera deberá ser adecuada y coherente
reflejando la realidad técnica - operativa -económica de los activos. 10.8
Planificación Y Control Operacional Esto determinara los requisitos que cumplirán
tanto productos y servicios permitiendo el establecimiento de criterios para su
aceptación. Requisitos para los productos y servicios debe incluir: · Comunicación
con los clientes: esto proporciona información sobre las necesidades que posee
el cliente, esto se obtiene mediante consultas, contratos o historial de servicios. ·
Obtener una retroalimentación por parte de los clientes incluyendo las quejas.
· Cumplimiento de leyes y reglamentos aplicables y considerados necesarios por

la organización. · Revisión de los requisitos para los productos y servicios:
actividades de entrega y posteriores a ella. También entra en juego el
mantenimiento y conservación de la información documentada, permitiendo
tener un registro sobre los procesos llevados a cabo, conociendo si los mismos se
han cumplido según lo planificado.
Además, el control operacional permitirá identificar quienes son los responsables

de la planificación, ejecución incluyendo como se administran los recursos
logrando así el control de riesgos producto de la misma planificación. Los
mecanismos más usados para el control de procesos incluyen elementos como: ·
Medidas de rendimiento. · Criterios para realizar auditorías.
La implementación debe implicar un proceso en el que se logre obtener un

equilibrio entre costos y rendimiento, para resolver los conflictos entre lo
planeado y lo que pueda surgir, teniendo en cuenta las limitaciones que enfrenta
la Organización. 10.9 Gestión Del Cambio La Organización deberá revisar las
consecuencias asociadas con los cambios planificados y no planificados,
tomando así medidas necesarias para reducir los efectos adversos previstos.
Estos cambios podrían ser: · Estructura organizacional. · Procesos o
procedimientos para actividades de la Gestión de Activos.
· Nuevos activos, sistemas o tecnologías. · Nuevos requisitos legales o

reglamentos. · Demanda de productos, servicios, contratistas o proveedores.
10.10 Externalización La subcontratación es un método común que usa la
Organización para realizar ciertas actividades, la obligación que posee la Entidad
es de documentar todos los aspectos que consten en el acta de contrato como:
Institución - proveedor “organización, control, plazos, requisitos, financiación”.
Estos procesos mencionados anteriormente deben estar sometidos bajo un

control el cual será estrictamente responsable la persona o personas que sean
designadas por la máxima autoridad, proporcionando así seguridad. Es por esto
que la Organización debe: · Asegurarse que los procesos suministrados
externamente estén dentro del control del SGA.
· Tener en cuenta cuáles serán los impactos de aquellas actividades o productos

obtenidos por externalización y que afectan directamente a los clientes. 10.10.1
Información Para Los Proveedores Externos La Organización está en su derecho
de comunicar a los proveedores externos sus requisitos para los procesos y
servicios a proporcionar, además, aprobar los métodos, procesos y equipos,
finalmente conocer quienes trabajan con los proveedores si son personas
competentes. 10.11 Evaluación Y Rendimiento 10.11.1
Medición, Análisis Y Evaluación Es muy importante realizar este tipo de

actividades ya que el SGA que se pretende realizar necesitara de actualizaciones y
mejoras por lo cual la organización determinara: · ¿Qué necesita seguimiento y
medición? · Los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación para
obtener resultados válidos. · Cuando se llevará a cabo el seguimiento y medición
además del análisis de resultados.
El monitoreo de los procesos debe abordar: · Parámetros de rendimiento que

incluye mediciones cualitativas y cuantitativas “financieros, no financieros”,
apropiados a las necesidades de la Organización. · Cumplimiento de la política de
Gestión de Activos con los de la Organización y sus objetivos. · Cumplimiento de
los requisitos legales y reglamentarios o cualquier otro que demande la
Organización.
· Identificar el tiempo que debe realizarse un seguimiento o una medición. ·

Calidad, fiabilidad o integridad de la información de los activos financieros y no
financieros. · Históricos de fallas. 10.11.2 Evaluación Del Desempeño De Los
Procesos De Gestión De La Cartera De Activos. La Organización debe llevar acabo
la evaluación de los activos, con el fin de asegurar la conveniencia, adecuación y
eficacia.
Estas evaluaciones se pueden tomar en forma de auditorías internas y externas, la

frecuencia para realizarlas será determinada por la Institución. Una evaluación de
activos se debe verificar si: · Las personas que prestan los servicios a la Institución
son competentes y sus procedimientos son eficaces hasta la fecha. · Los procesos
han sido claramente definidos, documentados y se han cumplido con eficacia.
· Los activos de la organización y la Gestión de Activos cumplen su función. · La

Gestión de Activos que adopta la Organización es apropiada. · El plan de Gestión
de Activos y sus procesos han sido comunicadas efectivamente a las partes
interesadas. 10.11.3 Resultados De La Evaluación Estos deben incluir pruebas de
si: · Las personas que están capacitadas son competentes.
· Funcionamiento de la planificación y control de la Gestión de Activos. ·

Cumplimiento de los procesos de Gestión de Activos. · Cambios significativos que
se han reflejado en la Entidad durante el desarrollo de la Gestión de Activos y el
tiempo. 10.12 Mejora La Organización debe estar consiente que pueden ocurrir
algunos inconvenientes con relación a la Gestión de Activos, para lo cual debe
establecer planes o procesos para el control de las no conformidades y sus
consecuencias.
Las acciones correctivas son tomadas en cuenta con el fin de gestionar las
consecuencias, previniendo y reduciendo la probabilidad de recurrencia. La
organización deberá llevar un historial de fallos e incidentes asociados a los
activos, definiendo criterios importantes para la investigación de quienes son los
o las responsables para ello se aplica la norma ISO 55001: 2014, 10.1 “Mejora:
Acciones correctivas”. 10.12.1
La Acción Preventiva Estas se toman para hacer frente a la causa de las posibles
fallas o incidentes, los elementos a considerar en el establecimiento y
mantenimiento de los procesos de acción preventiva incluyen: · Uso de fuentes
de información apropiada. · Identificación de fallos potenciales. · Uso de
metodología adecuada. · Grabación de cualquier cambio en los procesos y
procedimientos que resulten de la acción preventiva. 10.12.2
Mejora Continua La Organización debe establecer, implementar y mantener un

proceso para determinar las oportunidades; evaluando, priorizando y ejecutando
las acciones que permitan lograr la mejora continua; estos procesos pueden
incluir: · No conformidad y la acción correctiva. · Acciones preventivas. ·
Auditorías internas y externas. · Examen de Gestión.
La Organización debe buscar activamente adquirir nuevas tecnologías y practicas

relacionadas a la Gastón de Activos, incluyendo nuevas herramientas y técnicas
incorporándolas al Sistema de Gestión de Activos. Incluyendo: · Participación de
los organismos profesionales. · Conferencia, seminarios, publicaciones en línea. ·
Participación de organizaciones especiales. · Investigación y desarrollo. · Consulta
de proveedores y clientes.
El enfoque para el procesamiento de ellas puede consistir en las siguientes

etapas: · Identificación de las necesidades de mejora y potencial. · Evaluación de
opciones. · Estimación y determinación de las consecuencias financieras y no
financieras. · Selección y ejecución. · Seguimiento de resultados. 11 PROCESO
PARA REALIZAR LAS CONTRATACIONES PUBLICAS El proceso para realizar las
compras públicas está regulado por leyes y reglamentos, los cuales son
considerados como un mecanismo de control utilizado por el estado para evitar
que los fondos establecidos para un objetivo específico no sean utilizados en
fines ajenos a su causa.
Una de las condiciones especificadas por LOSNCP en los artículos 73 - 76 se

refiere a las garantías que deben rendir los contratistas con respecto a las
contrataciones de bienes o servicios las cuales especifican lo siguiente: Las
garantías para el buen uso del anticipo económico, esto significa que al
momento de querer adquirir un bien o servicio los proveedores estarán en la
obligación garantizar el buen estado de estos en casas aseguradoras
garantizando el cumplimiento de los principios de calidad.
La entidad contratante deberá también entregar anticipos al contratista, el mismo

que deberá dar una garantía por el valor entregado en función del bien o servicio
que se necesite contratar, se debe acotar que el Ministerio de Finanzas no puede
exceder del 50% del valor del contrato, esto el Estado lo asume como una
medida de seguridad para verificar que los fondos entregados sean destinados
únicamente para su objetivo y no para un fin ajeno, la entrega del otro 50% se
hará cuando se reciba lo contratado y se aseguren el cumplimiento de las
condiciones técnicas o competentes solicitadas. 11.1
Documentos Necesarios Para El Expediente Administrativo Del Proceso De

Contratación Pública Como se mencionó en capítulos anteriores, la ISO 9001,
55000, 55001 y 55002 especifican que cada acción desarrollada en los diferentes
departamentos debe estar sustentadas por una documentación que permita el
control de las actividades ejecutadas por ellos.
Los documentos que necesita el área administrativa en relación al proceso de

contratación pública son: · Lineamientos aprobados del proyecto, en el cual se
incluirá los bienes y servicios que se necesitan, especificando con las áreas
involucradas, autorizadas por la máxima autoridad de cada una de ellas. · PAC
“Plan Anual de Compras” y la resolución de aprobación o modificación. ·
Memorándum de requerimiento.
· Estudio del presupuesto referencial “con documentación de respaldo”. ·

Justificación de requerimiento “bienes y servicios”, en este deberá constar las
especificaciones técnicas de estos. · Disponibilidad presupuestaria y económica. ·
Aprobación. · Pliegos, se hace referencia aquellos documentos como por ejemplo
un acta de contrato, garantías etc.
· Preguntas y respuestas de los procesos de contratación. · Creación del proceso

de contratación. · Selección del producto o servicio. · Ingreso de fechas. ·
Memorándum de la comisión AD-HOC, la finalidad de esta comisión es realizar la
apertura y análisis de ofertas presentadas. · Preguntas y aclaraciones. · Acta N°.
001, documento en el cual costara hora de reunión de la comisión de estadística
y censos para la adquisición o prestación de servicios, se incluirá hora de reunión,
quienes son las personas que lo conforman, análisis de los requerimientos
exigidos en los pliegos, cuáles son las características que cumplen el ofertante
con respecto al acatamiento de las especificaciones técnicas y legales,
sugerencias al director administrativo para la autorización y disposición de
asesoría jurídica en la elaboración del contrato y próxima reunión para analizar la
convalidación de ofertantes. (Anexo 1) · Cuadro de calificación. · Acta N°.
002, esta acta se dará en caso de haber convalidaciones. (Anexo 2) · Proveedores

habilitados. · Calificación a proveedores. · Oferta inicial. · Acta de negociación. ·
Negociación de subasta. · Autorización de adjudicación. · Resolución de
adjudicación o declaración de desierto. · Contrato debidamente legalizado,
órdenes de compra y servicio. · Garantías. · Contratos complementarios.
· Actas de entrega, recepción u otros administrativos relacionados a la

terminación del contrato. · Memorando de compras. 11.2 Descripción De Los
Procesos A Efectuarse En La Contratación Pública. Antes de comenzar con la
explicación del proceso de contratación, se debe considerar que toda entidad
estará sujeta a realizar un análisis presupuestario, previo al convenio de compra.
La alta dirección deberá solicitar al área administrativa o financiera la adquisición
del bien o contratación del servicio.
El área responsable revisara en el catálogo electrónico si lo solicitado consta en

el, hay que tomar en cuenta que los bienes o servicios deben poseer requisitos,
estos serán indispensables al momento de la búsqueda, siendo esta acción
desarrollada y validada por personal competente. Luego el área administrativa o
financiera selecciona como mínimo tres proveedores, se analiza las ofertas que
estos exponen, se selecciona el más conveniente y finalmente se procede a la
contratación. El convenio de contratación será debidamente documentado, estos
documentos contendrán: · Disponibilidad presupuestaria.
· Especificaciones técnicas. · Facturas emitidas por el proveedor. Todos los
productos o servicios adquiridos por la Entidad previo a la recepción serán
sometidas a inspección, con el fin de verificar el cumplimiento de las
especificaciones establecidas, dicha acción será desarrollada por el personal
competente que conforma el área solicitante.
En caso de no haber ninguna anomalía se procede a receptar la compra y emitir

el documento de recepción conjuntamente con la factura al área administrativa o
financiera. Se procede a la autorización del pago al director administrativo o
financiero, este último verificara que toda la documentación esté en orden y
autorizara el pago. A continuación, se mostrará un esquema sobre el proceso de
contratación que deben regirse las Entidades de orden Público, incluido a los
departamentos responsables.
Figura 11.2 Diagrama de flujo del proceso de contratación publica Fuente:

(Manual De Procedimientos De Contratacion Publica)
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