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de Auditoría
Internas
Primera parte
– Auditoría interna: Auditores de la propia organización evalúan su
propio sistema de gestión.
Externas
Segunda parte
– Auditoría en la que un cliente audita a un proveedor o proveedor
potencial para dictaminar la capacidad de cumplir las
condiciones contractuales.
Tercera parte
– Auditorías realizadas por organizaciones auditoras
independientes, tales como autoridades reglamentarias o
aquellas que proporciona la certificación
Tipos de auditorías
Combinadas
• Cuando se auditan juntos, por ejemplo, un sistema de
gestión de la calidad y un sistema de gestión ambiental,
por ejemplo: 9001, 27001, 14001 a la vez.
Conjunta
• Cuando dos o más organizaciones cooperan para
auditar a un único auditado.
Objetivo de la auditoría de sistemas
de gestión
Planeamiento
Realización
Programa
Monitoreo
Mejora
Planeamiento
Realización
Realización
de auditoría Informe o Reporte
Seguimiento
ISO 19011:2011
Inicio de la auditoría
. - Responsabilidad del líder del equipo auditor
- Establecer los contactos iniciales con el auditado
- Determinar la viabilidad de la auditoría
Finalización de la auditoría
Actividades de seguimiento
Preparación del plan de auditoría
(No obligatorio)
Debería incluir
• Objetivos de la auditoría
• Criterios de la auditoría y documentos de referencia
• Alcance, con identificación de unidades de la organización unidades
funcionales y procesos a auditar
• Fechas y lugares donde se van a realizar las actividades in situ
• Hora y duración estimada de las actividades de la auditoría in situ,
incluyendo reuniones con la dirección y del equipo auditor
• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor
y los acompañantes
• Asignación de recursos necesarios a las áreas críticas de la
auditoría
Preparación del plan de auditoría
Listas de verificación
• El auditor prepara una lista con los puntos a verificar durante la
auditoría (poner conceptos que se quieren abarcar, de esa
manera no se olvida que se va o quiere preguntar)
• El propósito de la lista de verificación es recordar al auditor la
información que debe ser obtenida y los hechos que deben ser
verificados. No es para usarse como una lista de preguntas para
ser hechas a la persona auditada y luego marcarlas como
contestadas
• Sirve como guía, no debe restringir al auditor en el desarrollo de
la auditoría
• Se puede preparar invirtiendo el texto afirmativo del estándar en
una pregunta
Preparación de los documentos de
trabajo
Listas de verificación
• Se pueden usar palabras clave, no hay que formular preguntas
enteras en cada caso
• Permita espacio para
– Respuestas
– Entrevistados
– Ítems verificados
– Equipos verificados
– Documentos verificados
• Llegan a ser un registro de la auditoría
• Herramienta útil para la administración del tiempo
ISO 19011:2011
Propósito:
– Aclarar las tareas y presentar a los responsables del equipo
Contenido
– Explicar metodología (recorrida de los departamentos,
evaluación de documentos y registros, no conformidades)
– Confirmar el plan de auditoría (quién, cuando) y la fecha y
horario de la reunión de cierre
– Confirmar la logística (hotel, almuerzo, traslados)
– Dar lugar a preguntas del auditado
Reunión de apertura
Muestreos Apropiados
Verificación de la Información
Revisión
Conclusiones de auditoría
Fuentes de información
Debería:
• Mantenerse con personas de niveles y funciones adecuadas que
desempeñen tareas dentro de la organización
• Realizarse en horarios normales de trabajo, si es posible en el
mismo lugar de trabajo
• Hacerse tratando de tranquilizar a la persona a entrevistar antes y
durante la entrevista
• Explicarse la razón de la entrevista y de cualquier nota que se tome
• Evitarse las preguntas inductivas
• Resumirse los resultados de la entrevista y se deberían revisar con
el auditado
• Agradecerse a las personas entrevistadas por su participación y
colaboración
Como conducir la auditoria
Pregunte
Preguntas abiertas
Observe Revise
Como conducir la auditoría
Evidencias
Información verificable objetivamente que permita
determinar si el sistema se ajusta a los criterios o
valores previamente fijados
Criterios de auditoría
Políticas, prácticas, procedimientos o requisitos frente a
los cuales el auditor compara las evidencias recogidas
Hallazgos (evidencia vs criterios)
Resultados de la evaluación de las evidencias de la
auditoría frente a los criterios de la auditoría
Generación de hallazgos de
auditoría
La evidencia de Criterios de
la auditoría auditoría
Hallazgos de
No confirmidad
CONFORMIDAD auditoría
Evidencia objetiva
La no conformidad debe:
– Estar respaldada por evidencia objetiva del incumplimiento
de un requisito
– Ser revisada juntos con el auditado para obtener su
conformidad
– Se debe resolver cualquier opinión divergente
– Documentarse de forma clara y precisa
Cómo documentar las no
conformidades
Información requerida:
• Los objetivos de la auditoría
• El alcance de la auditoría (departamentos, delegaciones, líneas
de productos)
• La identificación de la organización auditada y del cliente
• La identificación del líder del equipo auditor y sus miembros
• Las fechas y lugares donde se realizaron las actividades
• Los criterios de auditoría, norma de referencia
• Todos los hallazgos de la auditoría: no conformidades,
observaciones, recomendaciones
• Las conclusiones (el sistema cumple / está bien mantenido)
Acrónimos para la auditoría
Tomar en cuenta:
NC → AC
NCP → AP
OdM → AM
Informe de auditoría
Información adicional:
• Comportamiento personal
• Conocimientos y habilidades genéricas en sistemas de gestión
– Principios, procedimientos y métodos de auditoría
– Sistemas de gestión y documentos de referencia
– Contexto de la organización
– Requisitos legales, contractuales y otro
• Conocimientos y habilidades específicos (zapatero a su zapato)
• Conocimientos y habilidades de líder del equipo auditor
• Conocimientos y habilidades en sistemas de gestión integrado
Competencias del auditor
Comportamiento personal
Ejemplo de requisitos para la calificación
de un auditor que realiza auditorías de
certificación o similares
Formación
Educación como auditor
40 hs.
Mínimo secundaria
Experiencia
Experiencia en auditorías
laboral 4 auditorías completas
20 días de auditoría
Total: 5años
dentro de 3 años
Específica en el rubro: Auditor
al menos 2 de los 5 Líder 3 auditorías completas
años
15 días de auditoría
dentro de 2 años
Ejemplo de requisitos para la calificación
de un auditor que realiza auditorías
internas en una organización
Formación
como auditor
Educación Haber realizado un curso de auditor
interno con un ente acreditado
Secundario completo
Experiencia
en auditorías
Haber participado como
Experiencia Auditor auditor en 2 auditorías interna
laboral Líder dentro de los 2 últimos años
consecutivos
Haber trabajado al
menos 2 años dentro Haber participado como
de la Organización Auditor observador en 3 auditorías
internas dentro de los 2
últimos años consecutivos
La importancia de escuchar
UTILIZA EL PARAFRASEO
¿Por qué?
¿Cómo? ¿Dónde?
¿Cuándo
¿Quién?
?