Aprenda a fazer uma planilha

inteligente com respostas

automatizadas
Por
Rafael Ávila
-
27 de November de 2014
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Uma das grandes vantagens do Excel é a possibilidade de automatização que
ele possibilita para seus usuários. Ainda assim, cansei de ver planilhas sem uma
única fórmula ou função. São coisas extremamente simples, mas que, pela falta
de conhecimento no Excel, são deixadas de lado.

Por exemplo, já vi clientes com planilhas que ao invés de somar duas células
com a função SOMA ou mesmo uma fórmula (=A1+A2), deixavam o espaço de
resposta em branco, assim ele ia e somava. Imagina o trabalho? Nenhum ser
humano deveria passar por esse trabalho que o seu computador pode fazer
para você.

Planilha Inteligente com Respostas Automatizadas

Por isso, ter uma planilha de excel inteligente, totalmente automatizada, pode
fazer toda a diferença na hora de analisar os dados e decidir quais ações
deverão ser tomadas a seguir. Os resultados são apresentados de forma
imediata e sem risco de erros tornando o trabalho do gestor muito mais prático
e eficiente.

Automatizar uma planilha de Excel para o seu uso de forma inteligente é uma
tarefa bem simples e significa economizar tempo com cálculos manuais ou
outros tipos de cálculos simples, além de obter resultados com exatidão. Este
post vai mostrar o quão fácil e importante é ter uma planilha de Excel
automatizada para facilitar o trabalho do gestor.

Automatização dos resultados com funções

Uma célula com valor, na planilha, irá apresentar resultados automatizados e
deverá divergir sempre que houver alterações nos dados inseridos para a
mensuração. Funções como SOMASE e PROCV podem contribuir para a
automatização da planilha de Excel.

1 – Aplicando a função SOMASE:

Essa função é condicionada a alguns critérios, tais como: intervalo (área

destinada aos dados a serem analisados), critério (uma determinada categoria a
ser somada. Exemplo: valores relacionados à “Livro” descrita na planilha) e
intervalo_soma (toda a área a ser somada em termos de valores numéricos).

Nesse tipo de planilha os lançamentos se definem em entradas e saídas, em

espécie.

Os dados necessários para a formação da planilha estão classificados na coluna

“D” e “E”, Classificação e Plano de Contas, e “H” representando as datas de
pagamento. Enquanto as colunas “G” e “I”, representam o valor pago e o saldo
acumulado. Assim, para saber a soma dos valores considerando o Plano de
Contas, aplica-se a função SOMASE.
Na planilha de exemplo temos a aba de “DRE” dentro de “Relatórios”. A fórmula
SOMASE está aplicada para apresentar os resultados de forma automática.
Abaixo da tabela principal, você poderá ver uma tabela com valores por item do
plano de contas. Para ter o valor recebido em “Livro” para cada mês, a fórmula
SOMASE é aplicada.

Para ter o resultado final com a soma de todos os meses, pode-se utilizar a
seguinte fórmula:
  Exemplo do mês de janeiro:
“=SUMIFS(JAN!$G$5:$G$605;JAN!$E$5:$E$605;$D19)”:

JAN!$G$5:$G$605 – coluna de valores na aba de janeiro

JAN!$E$5:$E$605 – coluna “Plano de Contas” na aba de janeiro
$D19 – célula onde se encontra a palavra “Livro”

Em resumo, o comando passado para o Excel é “somar todos os valores da

coluna G, quando o correspondente na coluna E é Livro”. Todos os meses estão
em abas diferentes, porém usando a mesma fórmula. Dessa maneira, podemos
obter o resultado automático de todos eles.

Utilizamos nesse exemplo a nossa Planilha de Fluxo de Caixa.

2 – Utilizando a função PROCV:

Na função PROCV, será considerada a planilha inteira com uma estrutura

integrada. Esta função tem por objetivo uma procura virtual.

Utilizamos como exemplo a aplicação da função PROCV em uma planilha de

controle de estoque de uma empresa. Nela, adicionamos nas linhas e colunas,
os dados de produtos. A coluna “Nome do Produto” será a referência para
localizar a informação desejada nas demais colunas.
Navegando na planilha, perceberemos que dentro de “Resultados
Consolidados”, existe a aba “Análise Individual”. Nesta aba, o usuário escolhe
um produto e a planilha deve buscar dados dele nas outras abas.

Mantendo a coluna “Nome do Produto” sempre como a referência para esta

função, inserimos “Prego” e formatamos a fórmula para buscar os outros
valores.
Vamos ver o exemplo da fórmula usada para buscar o Estoque Mínimo, na
célula “D9”, que ficaria dessa forma:
=PROCV($D$5;PG!$D$7:$E$1006;2;FALSO)

Assim, temos:

– Valor_procurado = $D$5 (local nesta aba onde está localizado o nome do

produto “Prego”);

– Matriz_tabela = PG!$D$7:$E$1006 (colunas com o nome do produto e o

valor de estoque mínimo, usadas para cálculo da função na aba PG -> Cadastro
de Produtos);

– Núm_índice_coluna = 2 (Repare que ele considera a matriz com as colunas

D e E, portando, E, onde está o estoque mínimo seria a segunda);

– Procurar_intervalo = FALSO (ou “0” como valor aceito).

Veja que, ao confirmar a inserção da fórmula, o estoque mínimo aparecerá de

forma automática na célula designada.

Continue aplicando a fórmula para extender a função PROCV a toda planilha

corretamente preenchida. Assim ela se tornará mais eficiente agregando
agilidade na hora de buscar alguma informação.

3 – Automatização das respostas a partir dos resultados

Os resultados ainda podem ser demonstrados de forma automatizada dentro de
um relatório. O uso da função CONCATENAR permite puxar este dado para
inserir dentro de um texto e, assim, apresentar uma resposta automática.

Nesse exemplo vamos utilizar uma planilha de prospecção de clientes.

Veja na imagem abaixo como ficaria representado, em um texto de relatório, o

mês que apresentou o melhor resultado de vendas, de forma automática.
Para ter uma resposta automatizada como essa, siga o passo a passo.

Escolha a célula da planilha onde prefere que o relatório apresente o resultado.

Nesse exemplo escolhemos a célula “Q17”. Agora, vá na aba “Fórmulas” e
escolha o tipo de fórmula “Texto” e em seguida “CONCATENAR”. A seguinte
janela abrirá.
De acordo com a nossa planilha de exemplo, os dados para a configuração
dessa fórmula seria preenchida como na imagem a seguir.

Aperte a tecla “ENTER” para confirmar e terá respostas automáticas em forma

de relatórios em sua planilha de Excel.
Estas funções são alguns exemplos de fórmulas que podem automatizar os
resultados. No entanto, existem outras diversas formas para tornar uma
planilha inteligente e automática a partir do uso da variedade de fórmulas e
funções que o Excel disponibiliza para os cálculos.

Para ter estas planilhas e obter ainda mais informações sobre

automatização de resultados acompanhe o nosso blog.