CODIGO: PC-002

VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 1 DE 6

ELABORACION REVISION APROBACION

NOMBRE DIANA MARIA QUINTERO LUZ STELLA LÓPEZ CESAR POSADA GAMBOA
AREA HSEQ GERENTE GERENTE
FECHA 26-10-11 26-10-11 26-10-11
FIRMA
 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 2 DE 6

1. RESPONSABILIDADES

Responsable de Área: Brindar las garantías suficientes para que se puedan desempeñar las
auditorías Internas en su procesos.

Auditor: Brindar soporte al Grupo de Auditores y realizar la parte administrativa del desarrollo
de las auditorías internas del S.I.G y SSOMA, siendo este el contacto con el Representante de
la Dirección y / o la Gerencia. Puede ser ejercido por entes externos (Proveedores)

Coordinador HSEQ e Ingeniero de HSEQ: Salvaguardar el Sistema Integrado de Gestión,

haciendo uso de los resultados de las auditorías internas y ejecutar la parte operativa de las
auditorías internas de calidad, seguridad industrial, salud ocupacional y Medio Ambiente, con el
soporte del Auditor.
Representante de la Dirección: Revisar los informes y ser el canal de comunicación con la
Gerencia al respecto de la Auditorías. Gestionar los recursos y actividades a que haya lugar
para el cierre de las No Conformidades encontradas.

2. OBJETIVO

Establecer los pasos a seguir para la ejecución de las Auditorías Internas al Sistema Integral de
Gestión de HSEQ ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001,RUC .

3. ALCANCE

Este procedimiento cubre las auditorías internas de HSEQ a todas las secciones, áreas,
documentos y registros involucrados en el SIG y SSOMA de HSEQ de ASESORIAS VENTAS Y
SERVICIOS LTDA.

4. DEFINICIONES

LA NORMA: Término utilizado para referirse a La Norma NTC-ISO 9001:2008, ISO

14001:2004, OHSAS 18001:2007
PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo
de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
PLAN DE AUDITORIA: Descripción de las actividades y de los detalles de una auditoria.
CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos utilizados
como referencia
EVIDENCIA OBJETIVA DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hechos o cualquier
otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificable,
respaldando la existencia o veracidad de algo.
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría
recopilada frente a los criterios de la auditoría
CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría que proporciona el equipo
auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría.
CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Organización o persona que solicita una auditoría
 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 3 DE 6

AUDITADO: Organización (conjunto de personas e instalaciones con una disposición de

responsabilidades, autoridades y relaciones) que es auditada.
AUDITOR: Personal con la competencia para llevar a cabo una auditoría.
EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría,
COMPETENCIA: Habilidad demostrada para aplicar conocimientos y aptitudes.
S.I.G: Sistema Integrado de Gestión
SSOMA: Sistema de Seguridad Industrial, salud ocupacional y medio ambiente
REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
OBJETIVO DE LA AUDITORÍA: Buscar evidencias de cumplimiento de los establecido
CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito.
OBSERVACIÓN: Oportunidad o aclaración de un procedimiento, documento o registro que
mejore o amplíe el alcance de un documento, proceso o producto, en beneficio del S.I.G que
permite mejoramiento frente a la Norma. Toda situación de desvío con evidencia objetiva no
contundente, que NO requiera de una acción correctiva obedece a una OBSERVACIÓN.
AUDITORIA DEL S.I.G: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencias de los requisitos de la norma y evaluarlas de manera objetiva con el fin de
determinar la extensión en que se cumplen dichos criterios. Las auditorías internas,
denominadas en algunos casos como auditorias de primera parte, se realizan por, o en nombre
de, la propia organización, para fines internos y puede constituir la base para la auto-
declaración de conformidad de una organización.
AUDITORIA SSOMA: Se evalúa mediante el formato del RUC para el sector de hidrocarburos.
INSPECCION: Una actividad tal como medir, examinar, ensayar o comparar con un patrón una
o más características de una actividad, proceso, producto.
VERIFICACIÓN: Confirmación mediante examen y aporte de evidencia objetiva de que se han
cumplido requisitos especificados para determinar la conformidad.
ACCION CORRECTIVA: Una acción emprendida para eliminar las causas de una no
conformidad, defecto u otra situación no deseable existente con el propósito de evitar que
vuelva a ocurrir.
CUANDO POR ESTADO: Dentro de esto se revisa el cierre de las acciones correctivas que se
generaron dentro de las auditorias.
CUANDO POR IMPORTANCIA: De acuerdo a las No conformidades detectadas en auditorias
anteriores, Importancia ambiental de las operaciones implicadas, Resultados de la valoración
de los riesgos.

5. DESARROLLO

Para los procesos de auditorías del S.I.G y SSOMA se tienen en cuenta las etapas de
selección, entrenamiento, evaluación, planeación, preparación y ejecución de auditorías, los
cuales se describen a continuación:

5.1. SELECCIÓN DE AUDITORES INTERNOS DE S.I.G Y SSOMA

Para seleccionar Auditores Internos del S.I.G y SSOMA se debería tener en cuenta lo
siguientes parámetros:

Competencias del Auditor

 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 4 DE 6

Haber realizado y aprobado el curso de formación de auditores internos de Calidad, Seguridad

industrial, Salud Ocupacional y/o Medio Ambiente
Tener especialización en sistemas integrado (Preferible mas no indispensable)
Profesional en Ingeniera (Preferible mas no indispensable)
Experiencia en auditorias del consejo colombiano de seguridad Guía Ruc (Preferible mas no
indispensable)
Experiencia en 2 años en Sistemas Integrados

Que haya participado en auditorías del sistema

Ser objetivo, observador, autoridad, conocimiento del tema, frente a las evaluaciones o
apreciaciones que realiza de los hechos o sucesos a su alrededor.

5.2 PROGRAMACION DE AUDITORIA

La programación de auditorías internas y externas se contempla en el formato PC-002-B. La

frecuencia de las auditorías del S.I.G y SSOMA la establece la Gerencia, la cual define en
consideración al estado y la importancia de los procesos; de las no conformidades detectadas
en auditorias anteriores, de tal manera que si el mismo proceso se audita dos veces seguidas
se hará una revisión de seguimiento permanente por parte del comité integral de gestión.
La Periodicidad se puede modificar de acuerdo con el estado, el desarrollo y funcionamiento
del S.I.G y SSOMA.

Cuando sea apropiado, se realizara una reunión con los auditores del S.I.G Y SSOMA y en los
puntos de operación a ser auditados, puede designarse a un Auditor como responsable de
orientarlos en las diferentes actividades e informar las novedades que se presenten.

5.3 PLAN DE AUDITORIA

El Plan de auditoría PC-002-C contempla lo siguiente:

 El Representante de la Dirección y/o Gerencia conjuntamente con la Coordinación de
HSEQ, determina los objetivos y el alcance de la auditoría.
 El Representante de la Dirección y/o Gerencia conjuntamente con la Coordinación de
HSEQ realiza la identificación de las áreas y del personal responsable o encargado de la
actividad a auditar.
 La Coordinación de HSEQ, apoyado en el Auditor, ejecutara la auditoría independiente al
área donde se realice la misma, los cuales serán avalados por el repr esentante de la
Dirección y/o Gerencia.
 Ninguno de los responsables de un área, debe participar como auditor en su área. Debe ser
personal independiente a la misma.
 Se debe realizar mínimo una auditoría al año a todo el S.IG y SSOMA de la Empresa.
 La Alta Gerencia, en los casos que aplique determinara que el servicio de auditorías se
contrate con un ente externo reconocido y competente para el desarrollo de la actividad.

5.4 PREPARACION DE LA AUDITORIA

 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 5 DE 6

Esta actividad es desempeñada por el Auditores, soportados por la Coordinación de HSEQ. Se

realiza de la siguiente forma:

 Identificar los documentos de referencia para la realización de la auditoría como son el

Manual del S.I.G y SSOMA, procedimientos documentados, instructivos, manuales, guías,
caracterización de procesos, formatos, La Norma, etc.
 Determinar la fecha, el lugar y la hora a la cual se va a realizar la auditoría.
 Determinar los tiempos y la duración esperada de las actividades (itinerarios).
 Establecer las preguntas “guías” para presentar en la auditoría.

5.5. EJECUCIÓN DE AUDITORÍAS INTERNAS

 Reunión de Apertura
Actividad en la que se presentan los auditores con los auditados y se informa sobre:
Alcance metodología
Objetivos de la auditoría
Hace un resumen breve de los métodos y procedimientos a utilizar en la ejecución de la
auditoría.
Confirmar la disponibilidad de los recursos y facilidades necesarias para el equipo de
auditoría.
Confirmar la hora y fecha de la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia entre el equipo
de auditoría y el Gerente.
Aclarar cualquier detalle del plan de auditoría que resulte complejo.
Definir los elementos de protección personal así como documentos requeridos para el acceso
y desarrollo de la auditoria (EPS, ARP, Vacunas, etc.)
. Se establecen los criterios de Clasificación de los hallazgos
Las actividades anteriores se registran en el Formato PC-002-A Acta de Apertura y Cierre
de Auditoría.

 Actividad en campo
Aplicar preguntas las cuales solo son realizadas por cada auditor como marco de referencia, y
en ningún caso una camisa de fuerza en la auditoría. Esto quiere decir, que se pueden hacer
preguntas adicionales, con la condición de dejar el registro respectivo. Buscar las evidencias
de conformidad, a través de la recolección de registros, la observación y las entrevistas. Todo
hallazgo dentro de la auditoría debe ser comentado con el auditado en el momento de
evidenciarlo.

 Clasificación de Hallazgos
Diligenciar lo correspondiente al formato PC-003-A Solicitud de Acciones Correctivas o
Preventivas, para ser presentado ante el responsable de área. Las observaciones encontradas
durante la auditoría se deben registrar en el PC-002-D Informe de Auditoría a la Gerencia.

 Reunión de Cierre
El auditor presenta al responsable de área los resultados de la auditoría, recordando el alcance
de la misma. El responsable de Área procede a generar los compromisos respectivos (tiempo –
acción) para levantar las No Conformidades reportadas, diligenciando el formato PC-003-A
Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas en los casos que sea necesario se anexa el
 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 6 DE 6

PC-003-B Plan de Acción respectivo. Como evidencia de esta reunión se diligencia el PC-002-
A Acta de Apertura y Cierre de Auditoría.

 Informe y seguimiento:
Los Auditores que hayan realizado auditoría generan el PC-002-D Informe de la Auditoría a la
gerencia, el cual es entregado al Coordinador HSEQ. En lo posible, cada Auditor debe hacer
seguimiento a las acciones correctivas en las fechas establecidas de los hallazgos
encontrados, consignando las conclusiones del ejercicio en el Formato PC-003-A
Solicitud de Acciones
Correctivas o preventivas. En el caso de no ser cumplidos los compromisos se genera una
primera fecha de seguimiento que se relaciona en el mismo formato, siendo la segunda
fecha de seguimiento en lo posible la fecha de cierre de las no conformidades que hayan
aplicado. En caso de implicar alta incidencia en la calidad, seguridad industrial, salud
ocupacional y Medio Ambiente se informa a la Coordinación de HSEQ, para que éste informe al
Representante de la Dirección y/o Gerencia y se establezcan las medidas que sean del caso.

En el momento de levantar todas las No Conformidades reportadas, se procede a cerrar la

auditoría.
Una vez terminada la auditoría la Coordinación de HSEQ, presenta al representante de la
Dirección y/o Gerencia él, PC-002-D Informe de la Auditoría a la gerencia, indicando los
resultados finales de la misma.

 Resultado de auditorías anteriores:

Estos resultados dependen los incidentes, de las no conformidades que se repitan en una y
otra auditoria.

 Evaluación de los Auditores

En lo posible cada año, basado en la información generada de las auditorías realizadas, los
Auditores del S.G.I y SSOMA, se evalúan de acuerdo a los resultados obtenidos por dichas
auditorías y por los entrenamientos programados por la Gerencia.

Sin embargo, en lo posible el Auditor bajo las instrucciones del representante de la Dirección o
la Gerencia puede organizar reuniones extraordinarias para los Auditores, a fin de resolver
inconvenientes o problemas presentados en las auditorías, así como de mejorar el proceso de
auditoría en general, los puntos tratados en estas reuniones se consignan en el Formato Acta
de Reunión PG-002-B.

NOTA: Con el fin de mejorar la comunicación interna con respecto a la ejecución y resultado de
auditorías se pueden realizar reuniones generales de los Auditores, el Coordinador de HSEQ y
el Representante de la Dirección antes y después de la realización de las Auditorías.

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DE VERSIÓN CAMBIO

REVISION
14-06-2009 0 Se adiciono dentro del procedimiento el control de cambios
 CODIGO: PC-002
VERSION: 4 DE FECHA: 26-10-
PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS 11
PAGINA: 7 DE 6

para todos los documentos originales.

06-06-2010 1 Se adicionaron las competencias del auditor
12-12-2010 2 Se adiciono la evaluación de los auditores internos
Se adiciono lo siguiente al procedimiento:
CUANDO POR ESTADO: Dentro de esto se revisa el cierre
de las acciones correctivas que se generaron dentro de las
auditorias.
15-03-2011 3 CUANDO POR IMPORTANCIA: De acuerdo a las No
conformidades detectadas en auditorias anteriores,
Importancia ambiental de las operaciones implicadas,
Resultados de la valoración de los riesgos.