APRENDIZ: MARIA PASTORA MELO

DOCUMENTO DE IDENTIDAD No.: 41101851

FECHA: 12-03-2014

DESARROLLO GUIA DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD No. 1

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento

(Conceptualización y Teorización)

EMPRESA: ATS Gestión Documental

Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el

primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o
unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar
los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

En la empresa ATS Gestión Documental, todo el proceso archivístico es realizado

según las normas vigentes y según el modelo de trabajo que maneja la empresa junto
con el cliente, en este caso Col fondos, quien es el que crea los documentos los cuales
son procesados por ATS Gestión Documental.

ATS cuenta con una planeación determinada, la cual se sigue de acuerdo a los
estándares que la ley establece. Los documentos son recibidos, punteados, verificados,
garantizando de esta manera que se reciban en su totalidad los documentos que
Colfondos envía. Luego viene el proceso de organización, clasificación, ordenación y
foliación según la norma.

Todo el proceso anteriormente descrito cumple con los parámetros de la Administración

Documental, porque se lleva un control determinado sobre todo el proceso archivístico.

Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo

contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.
La clasificación de los archivos se realiza utilizando primeramente el cronograma de
planeación ya establecido, el cual se ejecuta de la siguiente manera:

- Los documentos son recibidos en una tula de seguridad.

- Luego son punteados y verificados para revisar que la cantidad coincida con el
total de documentos que están en las bases de datos primarias.
- Luego se llevan a un cuarto especial donde los Técnicos de Archivo según la
serie documental, los clasifican ya sea por Bonos o por Pensiones.
- Cuando ya se tienen aparte Bonos y Pensiones, se procede a clasificar por
números de cedula, de menor a mayor de este modo se unen los documentos
que son de un mismo usuario.
- Al estar organizados por número de cedula, se pasan a codificar, es un proceso
en el cual se le da la respectiva ubicación a cada documento para porderlo
incorporar en la respectiva carpeta.
- Por consiguiente se digitalizan para guardar una imagen virtual de dicho
documento.
- Al tener ubicación y estar ya digitalizados los documentos se incorporan según
la ubicación que tienen.
- En el momento de la incorporación los documentos se deben foliar y se debe
diligenciar el check list que está en la carpeta, donde se ingresan datos del tipo
de documento, fecha del documento, cantidad de folios, serie documental y firma
del Técnico que incorpora.
- Al finalizar el proceso el documento debe quedar en la carpeta a la cual
corresponde, para luego ser consultada en caso de ser solicitado por el usuario
a quien interese.

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento

Descripción:
En el foro temático, correspondiente al primer y segundo contenido de estudio,
responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja

su finalidad en las empresas, actualmente?

La importancia que tiene la Administración Documental, es el factor fundamental para

un buen proceso a nivel archivístico dentro de la compañía, ya que dependiendo de
cómo funcione dicha administración dependerá que el resto de procesos se lleven a
cabo de una manera adecuada.

En las empresas la buena Administración Documental, se verá reflejada a través de los

resultados obtenidos en cada dependencia, del orden, de la organización y de una
buena planeación, puesto que los documentos que se manejan en todas las áreas son
muy importantes y el buen manejo que se les den será el eslabón primordial para que
todo funcione bien, puesto que toda la información que una empresa maneja siempre
debe tener un seguimiento y una adecuada gestión la cual se logra con la
implementación de una buena Administración Documental.

b. Mencione al menos 5 aspectos de Ley 594 de 2000 y 5 aspectos del Acuerdo

027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora o que conoce.

Aspectos de la Ley 594 de 2000 y el Acuerdo 027 de 2006 relacionados con la

empresa donde actualmente laboro:

LEY 594 DE 2000

Artículo 22. Procesos Archivísticos.: Recepción, consulta, organización, recuperación y

disposición final de los documentos.

Artículo 13. Instalaciones para los Archivos: La empresa cuenta con las instalaciones y
el espacio adecuado para llegar a cabo la custodia de los documentos y poder
consultarlos cuando sea requerido por los usuarios.

Artículo 21. Programas de Gestión Documental: La empresa cuenta con un programa

de Gestión Documental adaptado a las necesidades del cliente.

Artículo 26. Inventario Documental. Se lleva el respectivo control de todos los

documentos existentes en el archivo.

Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos: Se realiza la consulta de los

documentos, solicitados por el usuario que los requiere para realizar la respectiva
gestión.

Acuerdo No. 027 DE 2006

1. Almacenamiento de documentos: Los documentos son almacenados

adecuadamente en carpetas y posteriormente en cajas, marcadas con un
respectivo código y ubicación.

2. Administración de archivos: Se maneja un control específico realizado por la

coordinación, donde se desarrolla el plan de trabajo y el respectivo
procedimiento a seguir según las normas de archivo. Aquí también se ven los
aspectos de desarrollo tecnológico para mejorar los procesos de gestión
documental.
 3. Clasificación documental: Uno de los primeros procesos donde se clasifican
los documentos, de acuerdo a la serie documental, para luego organizarlos en el
grupo al que según correspondan.

4. Conservación de documentos: los documentos son debidamente guardados

en las cajas correspondientes y dichas cajas son ubicadas en una bodega, la
cual está protegida de la humedad, del sol y de cualquier factor que pudiera
afectar la información existente. Conservándolos para su posterior consulta.

5. Consulta de documentos: Se realiza cuando los usuarios solicitan los

documentos ya sea de manera física o virtual, para ello se solicitan los datos
correspondientes de dicha consulta, se ubica la caja luego la carpeta y se
procesa el documento que es requerido.

3.5. Actividades de evaluación

De Conocimiento:

Inicialmente, usted deberá recopilar la información obtenida de la actividad de

apropiación del conocimiento y luego complementarla con términos o conceptos
que usted considere pertinentes en la realización de la misma.

El proceso de Administración Documental es el fundamento primordial en cualquier

entidad, ya que mediante a ella podemos tener acceso de una manera rápida y
organizada de todo el historial de documentos que hacen parte de cada una de las
áreas que conforman dicha entidad.

Así mismo a través de la Administración Documental se puede garantizar la

conservación y la buena gestión de los documentos lo que conlleva a una buena
circulación de la información y a la implementación de un sistema de gestión de
calidad, donde se podrán evaluar todos los aspectos que rodean la gestión documental
y el proceso que se realiza, presentando un resultado eficaz mediante el desarrollo de
un plan de recepción, organización y clasificación de cada documento emitido por la
entidad, para así llevar el respectivo control y cumplir con los objetivos propuestos.

Web grafía

https://www.atsgestion.com/infraestructura.html

http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
Introducccion

ntroducciónLa
organización
de archivo
hoy en día en
las empresas
es de
granimportan
cia,
la clasificació
n, organizació
n
y descripción
de
los document
ossegún la
normatividad
es de tener
en cuenta a la
hora de
realizar
estosproceso
s.En el mapa
mental que
vamos a
realizar
podremos ver
cono se
realiza
losproceso
anteriormente
nombrados.
Los
conceptos
claros de todo
lo dearchivo
basados en el
video y en el
material de
apoyo en la
plataformaBla
ckboard.
Conclusiones
El archivo en las empresas o entidades públicas y privadas a veces ven elarchivo como
un gasto y pérdida de plata en invertir. Sabiendo que masadelante pueden necesitar los
documentos para defenderse ante unademanda o en otros casos.El archivo
organizado, se puede consultar de manera fácil los documentosque solicitemos en las
empresas.Me deja un gran conocimiento acerca de este tema muy importante y que
meva ayudar y a facilitar ya teniendo las bases.