La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las

organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, integración,

dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos,
del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio
posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos
por la organización.

Administración moderna de una organización, centrada en la estrategia y enfocada a

las necesidades del cliente.

Otras definiciones de Administración (según varios autores) son los siguientes:

 La administración es una ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas,

cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de
esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se puede alcanzar propósitos comunes
que individualmente no es factible lograr.
 La Administración consiste en lograr un objetivo predeterminado, mediante el esfuerzo
ajeno1. (George R. Terry).
 La Administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de objetivos
institucionales por medio de una estructura y a través del esfuerzo humano
coordinado. (José A. Fernández Arenas)2.
 La Administración es el proceso cuyo objeto es la coordinación eficaz y eficiente de los
recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.
(Lourdes Münch Galindo y José García Martínez).
Todas estas definiciones contienen ciertos elementos en común:

1. La existencia de un objetivo(s) hacia el cual está enfocada la administración.

2. Menciona la eficiencia, es decir, lograr los objetivos en el mejor tiempo y cantidad.
3. La eficiencia que se refiere al logro de los objetivos pero al menor costo y la
máxima calidad.
4. La administración se da en grupos sociales.
5. Debe existir la coordinación de recursos para lograr el fin común.
6. Productividad, es la obtención de los máximos resultados con el mínimo de
recursos, en términos de eficacia y eficiencia.
Las 5 Funciones de la
Administracion de Henri Fayol
Por
Matias Riquelme
1
52197

Henri Fayol fue uno de los primeros teóricos en definir las funciones de
la administración en su libro “Administración Industrielle et Generale” de 1916. Henri
Fayol identificó 5 funciones de de la administracion, las cuales son:
planificación, organización, dirección, coordinación y control. Henri Fayol plantea en su
teoría que estas funciones son universales, y que por lo tanto cada administrador debe ser
capaz de aplicarlas en su trabajo diario.

Imagen: dilipchandra12.hubpages.com
Henri Fayol también identificó 14 principios de la administración, que se pueden leer en el
artículo: Los 14 Principios de Henri Fayol. Estos principios dan la orientación normativa
sobre cómo los gerentes o administradores pueden dominar y ejecutar sus 5 funciones de
dirección efectivamente.

Tabla de contenidos [hide]

 1 Las Cinco Funciones de la Administración son:
 2 Planificación
 3 Organización
 4 Dirección
 5 Coordinación
 6 Control
 7 Artículo en PDF, versión descargable.

Las Cinco Funciones de la Administración

son:
Concretamente las funciones administrativas se distinguen como un proceso correcto de la
administración.

Que busca aumentar la eficiencia de la empresa a través de la disposición de los

departamentos de la empresa y de sus interrelaciones. De allí la importancia de la estructura
y el funcionamiento de la misma. Enfoque de arriba hacia abajo, es decir del componente
directivo hacia el componente ejecutor, es decir hacia los diferentes departamentos. La
empresa y el proceso administrativo se encuentran divididos bajo la centralización de un
jefe principal.

Planificación
Los administradores deben planificar sus actividades para condiciones futuras, deben
desarrollar objetivos estratégicos y asegurar el logro de los objetivos. Por lo tanto, se deben
evaluar futuras contingencias que afectan a la organización, y dar forma al panorama futuro
ya sea operacional o estratégico de la empresa.

La administración debe visualizar el futuro y trazar las acciones a seguir, se

debe planificar todas las actividades basados en condiciones futuras, se establecen los
objetivos estratégicos y se asegura el logro de los mismos. Un buen plan de acción debe ser
preciso y basarse en la unidad, continuidad y además tener cierta flexibilidad. Se usa para
proporcionar una dirección general entre sus tareas esta la de proporcionar a los
administradores herramientas de seguimiento y evaluación de resultados, a la vez detectar
áreas de posibles oportunidades de mejora.
La planeación es importante, ya que en sus objetivos se resume el rumbo a seguir y las
metas a alcanzar además, se resume el crecimiento económico y general de la empresa.

Una de las maneras de trazar la planificación es: definir claramente un problema, estudiar
las experiencias pasadas y para prever el futuro, determinar diferentes formas para actuar,
seleccionar la mejor, asignar los recursos, prepararse para posibles situaciones adversas.

Organización

Los administradores deben organizar la fuerza de trabajo de una manera y estructura

eficiente para que de esta manera se puedan alinear las actividades de la organización. Los
administradores también deben capacitar y contratar a las personas adecuadas para el
trabajo, y siempre asegurar una mano de obra suficientemente calificada y educada.

La administración debe crear el entorno organizacional material y social de la empresa.

Debe proporcionar las cosas útiles para el adecuado funcionamiento empresarial,
movilizando los recursos materiales y humanos para llevar el plan a la acción.

Una manera de plantear esta función administrativa es organizar la fuerza de trabajo de

manera eficiente para que se puedan alinear las actividades de todos los departamentos de la
organización, una opción para incrementar el rendimiento es contratar personas capacitadas
para el trabajo e incrementar el adiestramiento de las mismas a través de cursos y estudios
especializados, así asegurar una mano de obra calificada y eficiente.

Dirección
Los administradores deben supervisar a sus subordinados en su trabajo diario, e inspirarlos
a alcanzar las metas de la empresa. Así mismo, es responsabilidad de los administradores
comunicar los objetivos y las políticas de la empresa a sus subordinados. El supervisor de
los subordinados siempre debe estar alineado con las políticas de la empresa, y cada
administrador debe tratar a sus subordinados bajo los estándares de la compañía.

La administración debe guiar y orientar al personal. Es su responsabilidad comunicar

las políticas y los objetivos de la empresa a sus subordinados. El supervisor y cada
administrador debe tratar a sus subordinados bajo determinados estándares de respeto,
liderazgo y motivación.
Una manera de ejecutar la dirección es supervisar a los trabajadores en su trabajo diario e
inspirarlos a lograr las metas departamentales, se deben establecer orientaciones de acuerdo
a las necesidades de cada trabajador y cada departamento a fin de que las tareas resulten
eficientemente realizadas. Para los nuevos empleados pautar una orientación formal dando
indicaciones y enseñando de manera general lo que necesitan para desempeñar el cargo.

Coordinación

Los administradores deben armonizar los procedimientos y las actividades realizadas por la
empresa, lo que significa que todas las actividades de cada unidad organizativa se debe
complementar y enriquecer el trabajo de otro.

La administración debe unificar y armonizar todos los esfuerzos y las actividades con el fin
de que vayan dirigidas al logro común de los objetivos generales de la empresa y se
traduzcan en la rentabilidad y eficiencia de la misma.

Una manera de ejecutar esta función es lograr que todas y cada una de las actividades de los
diferentes departamentos, se complementen y enriquezcan el trabajo de los otros. Logrando
de esta manera enlazar el trabajo particular en busca de logros generales en pro y beneficio
de la empresa.

Control
Los administradores deben controlar que las actividades de la compañía están en línea con
las políticas y objetivos de la empresa en general. Es también responsabilidad del
administrador observar y reportar las desviaciones de los planes y objetivos, y coordinar las
tareas para corregir posibles desviaciones.

La administración debe revisar y verificar que todo se haga de acuerdo con los
planteamientos y las reglas establecidas y según las órdenes y directrices impartidas. Una
manera de llevar a cabo el control es revisar y controlar que las actividades ejecutadas estén
alineadas con las políticas y objetivos de la organización, revisar los resultados y reportar
cualquier desviación que ocurra, distorsione los planes y aleje al departamento del
cumplimiento de los objetivos.
La teoría de las cinco funciones de la administración de Henri Fayol es una visión muy
normativa y funcional en la administración, y puede que esta teoría no refleje
completamente las complejidades administrativas que enfrentan los gerentes en su trabajo
diario. Como tal, las cinco funciones de Henry Fayol se centran muy poco en las relaciones
informales entre directivos y subordinados, y no consideran el cómo desarrollar y mantener
una fuerza de trabajo motivada.

Las 5 funciones administrativas expuestas por Henri Fayol, por lo tanto, no representan
completamente la complejidad que enfrentan los administradores, y el enfoque normativo
puede ser demasiado rígido para ilustrar qué funciones que los gerentes necesitan para
llevar a cabo sus funciones en las empresas y las organizaciones modernas. Por otro
lado, las 5 funciones administrativas presentadas por Henri Fayoldan un resumen
estructurado de las tareas necesarias que deben llevar a cabo todos los administradores y
ofrece una visión inicial en su trabajo diario.

Elementos de la administración
Eficiencia
Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los
objetivos o fines de la organización, es decir, hacer correctamente las cosas. Es un
concepto que se refiere a ” insumo-productos”.

Se puede hacer aumento de la eficiencia cuando:

 Logramos incrementar la cantidad de producto obtenidos manteniendo constante

el volumen de recursos empleados.
 Mantenemos constante la cantidad de productos obtenidos disminuyendo la
cantidad de recurso empleado.
Por ejemplo, un gerente eficiente es el que obtiene producto, o resultado, medido en
relación a los insumo (mano de obra, materiales y tiempo) usados para lograrlo. Los
gerentes que pueden reducir al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para
alcanzar las metas están actuando eficientemente.

Aun siendo una característica prioritaria la eficiencia en la administración y de los

administradores, no es una cualidad suficiente. La administración y los administradores
no solo deben de buscar la eficiencia en sus acciones, sino que, además tienen que
alcanzar los objetivos propuesto, es decir, tienen que ser eficaces.

Eficacia
Es la capacidad para determinar los objetivos apropiados, es decir, cuando se consiguen
las metas que se habían definido.

Estos dos conceptos están muy interrelacionado ( eficiencia y eficacia) ya que la

eficacia de un modelo, de un administrador, etc.., estará íntimamente unidad a la
necesidad de ser o no eficiente. El ideal de este desempeño debe centrarse en ser
eficaces de la forma mas eficiente posible.

Nos preguntábamos si podríamos ser eficientes sin ser eficaces. La respuesta es

afirmativa, se puede ser eficiente sin ser eficaz. Se puede emplear bien los recursos sin
conseguir los objetivos propuestos, y esto sucede cuando se es eficiente con metas
equivocadas.

Productividad
Es la relación resultado (producto) e insumo dentro de un periodo con la debida
consideración de la calidad, se puede expresar en la forma siguiente:

La formula señala que se puede mejorar la productividad :

1. al acrecentar la producción (resultados) con los mismo insumo.

2. al disminuir los insumos manteniendo la misma producción.
3. al aumentar la producción y disminuir los insumo para cambiar la razón de un
modo favorable.
Existen varias clase de insumo como lo son el trabajador, los materiales y el capital, sin
embargo, sin duda alguna la mayor oportunidad para aumentar la productividad se
encuentra en el propio trabajo, en el conocimiento y, en especial, en la administración.

La productividad implica eficacia y eficiencia en el desempeño individual y

organizacional.

Coordinación de recursos
La organización, para lograr sus objetivos requiere de una serie de recursos, estos son
elementos que, administrados correctamente, le permitirán o le facilitarán alcanzar sus
objetivos. Existen tres tipos de recursos:

Recursos materiales. Aquí quedan comprendidos el dinero, las instalaciones físicas, la

maquinaria, los muebles, las materias primas, etc.
Recursos técnicos. Bajo este rubro se listan los sistemas, procedimientos,
organigramas, instructivos, etc.
Recursos humanos. No solo el esfuerzo o la actividad humana quedan comprendidos
en este grupo, sino también otros factores que dan diversas modalidades a esa actividad:
conocimientos, experiencias, motivación, intereses vocacionales, aptitudes, actitudes,
habilidades, potencialidades, salud, etc.
Los recursos humanos se han dejado al último no por ser los menos importantes, sino
porque, requieren de una explicación más amplia. Los recursos humanos son más
importantes que los otros dos, pueden mejorar y perfeccionar el empleo y diseño de los
recursos materiales y técnicos, lo cual no sucede a la inversa.

Para administrar se requiere combinar, sistematizar y analizar estos tres tipos de

recursos que interviene en el logro de un fin común.

Grupo social
Este elemento es de gran importancia porque sin el no se puede dar la administración.
La administración siempre se da dentro de un grupo social, entendiéndose por grupo
social, grupo de personas, empresas, instituciones…, Que de alguna forma comparten
los mismos objetivos.

Objetivo
La administración siempre está enfocada a lograr fines o resultados. En ocasiones, los
ejecutivos no relacionados con los negocios afirman que el objetivo de los
administradores de negocios es sencillo: obtener utilidades o beneficios. Para muchas
empresas de negocios, una meta importante es el aumento a largo plazo del valor de sus
acciones comunes. En un sentido muy real, en todo tipo de organizaciones, tanto
lucrativa o no, el objetivo lógico y públicamente deseable de los administradores deben
ser obtener un superávit: tienen que establecer un ambiente en el que las personas
puedan alcanzar metas de un grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales
e insatisfacción personal, o en el que puedan lograr al máximo posibles una meta
deseada con los recursos disponibles.

En una organización no lucrativa, que no tengan responsabilidad con respecto a las

utilidades totales del negocio, los administradores también tienen metas y deben
esforzarse por lograrlas con el mínimo de recursos o alcanzarlas hasta donde sea posible
con los recursos disponibles.

Características de la Administración.
Dentro de las características de la administración tenemos las siguientes:
1- Universalidad: La administración se da donde quiera que existe un organismo social (estado, ejército,
empresas, iglesias, familia, etc.), porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática
de medios.
2- Especificidad: La administración tiene sus propias características las cuales son inconfundibles con
otras ciencias, aunque va acompañada siempre de ellas (funciones económicas, contables, productivas,
mecánicas, jurídicas, etc.), son completamente distintas.
3- Unidad Temporal: Aunque se distingan etapas, fases y elementos del proceso administrativo, éste es
único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor
grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos.
4- Unidad Jerárquica: Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo social, participan en
distintos grados y modalidades, de la misma administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo
administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo". Respetándose siempre los niveles
de autoridad que están establecidos dentro de la organización.
5- Valor Instrumental: La administración es un instrumento para llegar a un fin, ya que su finalidad es
eminentemente práctica y mediante ésta se busca obtener resultados determinados previamente
establecidos.
6- Flexibilidad: La administración se adapta a las necesidades particulares de cada organización.
7- Amplitud de Ejercicio: Esta se aplica en todos los niveles jerárquicos de una organización.
También podríamos mencionar otras características como:
 a) Es un medio para ejercer impacto en la vida humana. Es decir, la administración influye en su medio
ambiente.
b) Se logra mediante los esfuerzos. Para participar en la administración se requiere dejar la tendencia a
ejecutar todo por uno mismo y hacer que las tareas se cumplan mediante los esfuerzos de otros.
c) Es una actividad, no una persona o grupo de ellas. La administración no es gente, es una actividad; las
personas que administran pueden ser designadas como Directores, gerentes de áreas, etc.
d) La efectividad administrativa requiere el uso de ciertos conocimientos, aptitudes y práctica. La habilidad
técnica es importante para cumplir con un trabajo asignado.
e) La administración es intangible. Su presencia queda evidenciada por el resultado de los esfuerzos.
Los que la practican no son necesariamente los propietarios; es decir que el administrador y el propietario
no son necesariamente la misma persona.