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en las organizaciones
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catálogo completo y comentado
PSICOLOGÍA. MANUALES PRÁCTICOS
Directores:
Manuel Maceiras Fafián
Juan Manuel Navarro Cordón
Ramón Rodríguez García
Gestión de la formación
en las organizaciones
© EDITORIAL SÍNTESIS, S. A.
Vallehermoso, 34. 28015 Madrid
Teléfono 91 593 20 98
http://www.sintesis.com
ISBN: 978-84-995893-8-1
ISBN: 978-84-995868-6-1
Depósito Legal: M. 33.692-2012
Prólogo ................................................................................................................... 9
5
Atención psicosocial en emergencias
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Índice
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Prólogo
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Gestión de la formación en las organizaciones
gestión de recursos humanos y cómo se relaciona con las restantes funciones del
área y de la organización. Todo ello nos lleva a abordar los conceptos de sistema
de la formación, del enfoque de cliente de la misma y de qué se debe entender
como formación de calidad.
Para que la formación pueda tener un verdadero valor estratégico, tanto para
la organización como para las personas, es preciso concebirla como un proceso
sistemático y continuo, en el que se comienza con la definición de las exigencias
y necesidades de formación y se continúa con la planificación de la misma. Es
necesario, posteriormente, diseñar la acción formativa y evaluar los resultados
obtenidos con ella.
En este proceso, son importantes los aspectos económicos unidos a la forma-
ción, tanto en lo referente a la elaboración y gestión de los presupuestos de la
función y de las distintas acciones formativas, como en cuándo se pretende eva-
luar su rentabilidad.
Por último, también se tiene que informar a toda la organización no sólo de
las actividades formativas llevadas a cabo, sino también de los resultados obteni-
dos con las mismas. Es necesario, por tanto, abordar el tema del marketing interno
de la formación, tal y como se hace en el último capítulo del libro.
De esta forma, esperamos haber conseguido nuestro objetivo de proporcionar,
a los profesionales de la formación, una herramienta útil y práctica, que les permi-
ta mejorar los resultados obtenidos con su actividad.
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El planteamiento estratégico
de la formación del personal
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Gestión de la formación en las organizaciones
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
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utilizados, sino los participantes. Este hecho implica tener muy en cuenta
sus necesidades y expectativas a la hora de diseñar y llevar a la práctica
las acciones formativas, si se quiere que éstas tengan éxito y se transfieran
los nuevos aprendizajes al puesto de trabajo.
e) Acciones formativas de distinto tipo. La formación puede ser presencial, a
distancia o semipresencial; puede ser en un aula, en el propio lugar de tra-
bajo o al aire libre; puede ser individual o colectiva. Por ello, al planificar
la formación, se debe atender a todas las posibilidades existentes para ele-
gir las más adecuadas, en función de la situación concreta, de los objeti-
vos perseguidos, de las características de los participantes, etc.
f) Objetivos y planes estratégicos de la empresa. La formación no es una ac-
tividad aislada y desligada del resto de las funciones del área de recursos
humanos y de la empresa. Muy al contrario, debe planificarse y llevarse a
cabo, siempre, dentro del marco definido por la estrategia de la empresa.
Esto es así hasta el punto de que las organizaciones que valoran la forma-
ción en su justa medida han comenzado a incluir, entre los objetivos per-
sonales y grupales de sus empleados y equipos, objetivos de formación,
cuya consecución influye en los resultados de la evaluación del desempe-
ño, repercutiendo en el salario variable de los empleados, de la misma
forma que ocurre con los de producción o ventas, por ejemplo.
a) Formación dirigida a los contenidos del puesto actual que ocupa la perso-
na. Son las acciones formativas que se llevan a cabo para aumentar la efi-
cacia, eficiencia y seguridad de los participantes en el puesto que ocupan
en la actualidad. Este tipo de formación recibe, habitualmente, el nombre
de entrenamiento.
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Gestión de la formación en las organizaciones
una cosa de orden físico, intelectual o moral. Por tanto, se puede denomi-
nar desarrollo de las actividades formativas que permiten activar, desa-
rrollar, activar o inhibir competencias que no tienen una aplicación defi-
nida a un puesto de trabajo concreto.
d) Adoctrinamiento. El Diccionario de la Real Academia de la Lengua defi-
ne el término adoctrinar como la acción de enseñar, dar instrucción, de-
finición que se puede considerar algo vaga y no permite acotar o delimitar
exactamente el término. Por esta razón, y forzando un poco la situación,
el adoctrinamiento se puede aplicar al conjunto de acciones formativas
dirigidas a adquirir, desarrollar, activar o inhibir actitudes y valores y,
como consecuencia, favorecer que se produzcan los comportamientos que
estén de acuerdo con ellos.
Los avances tecnológicos están cambiando situaciones que, hasta hace poco,
parecían inmutables. Por ejemplo, la impartición de una sesión de formación, o
celebrar una reunión estando, cada uno de los participantes, incluso a miles de
kilómetros de distancia de los restantes.
Otra situación puede servir, también, como ejemplo de los rápidos cambios
que se producen todos los días en la sociedad actual. Es la forma de comprar.
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Nueva
economía
Flexibilidad Innovación
laboral tecnológica
El mundo
Puestos de empresarial Nueva
trabajo sociedad
actual
Nueva
Estructuras demografía
organizativas poblacional
Clientes y
calidad
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Para poder funcionar de esta forma, las personas que están en contacto
directo con los clientes (habitualmente los que ocupan el nivel operativo
en el organigrama) deben estar preparadas, dispuestas y autorizadas para
tomar decisiones y asumir responsabilidades; y, para ello, ¿no es necesa-
ria una formación continua?
f) Estructuras organizativas. En la situación que se está describiendo no tie-
ne sentido una estructura burocrática clásica, en la que los problemas
suben por el organigrama hasta llegar al nivel en que se pueden tomar las
decisiones (habitualmente uno de los más altos) y después vuelven a reco-
rrer el mismo camino (en sentido descendente) hasta llegar al lugar donde
se aplica la solución, ya que no es operativo y esta lentitud en solucionar
los problemas lleva aparejada, seguramente, la pérdida de clientes.
Como consecuencia, surge la necesidad de invertir la pirámide orga-
nizacional clásica, de forma que ya no es el nivel operativo el que hace el
trabajo que le ordena su superior, cuando se lo ordena y como se le indica,
sino que el papel del mando es facilitar y apoyar el trabajo del colabora-
dor, al convertir al cliente en el centro de todas las actividades de la orga-
nización.
Por ello, las estructuras organizacionales en las empresas competitivas
tienden a ser cada vez más planas, y el trabajo en equipo, muchas veces
multidisciplinar, es cada vez más importante, por lo que es clave que los
mandos y los empleados sepan trabajar en estas nuevas organizaciones y,
para lograrlo, es fundamental apoyarse en la formación.
g) Los puestos de trabajo no presentan la misma estabilidad que hace algu-
nos años; al contrario, cambian de contenido de manera bastante rápida,
por lo que el potencial de las personas es un aspecto muy importante a la
hora de incorporarlas a una organización; pero, para que ese potencial se
convierta en realidad, es necesario que a las personas se las forme de ma-
nera continua para facilitar su reciclaje y desarrollo.
h) Flexibilidad laboral. En la actualidad, se considera la flexibilidad como
una respuesta positiva a las exigencias de mayor competitividad y de una
mayor posibilidad de optimizar los recursos. Para la mayoría de las orga-
nizaciones, los costes de personal son, con bastante diferencia, el capítulo
más importante de sus costes de funcionamiento, por lo que es normal que
se examinen con detenimiento las formas de contratación de los emplea-
dos para comprobar si se pueden aumentar los niveles de eficacia y efi-
ciencia.
Para la dirección de la organización, las diversas formas de flexibili-
dad laboral son un medio de responder a las presiones, cada vez mayores,
de reducir los costes y aumentar la competitividad, incrementando la efi-
ciencia.
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Gestión de la formación en las organizaciones
– Los objetivos estratégicos, esto es, las metas que se desean alcanzar en un
determinado periodo de tiempo (habitualmente a largo plazo).
– Los planes estratégicos, es decir, las acciones que se deberán llevar a cabo
para conseguir en el plazo fijado, los objetivos anteriormente definidos.
Pero, ¿por qué la formación tiene un valor estratégico para las empresas y pa-
ra las personas?; sencillamente, porque la formación tiene importantes conse-
cuencias para ambas.
1. Para las empresas. A causa de su incidencia directa sobre una serie de as-
pectos que son fundamentales de cara a la consecución de los objetivos es-
tratégicos de la organización (ver figura 1.3):
Productividad
Imagen Calidad
Mejorar la
competitividad
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Gestión de la formación en las organizaciones
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Competencia Empleabilidad
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Gestión de la formación en las organizaciones
K Función aislada
K Enfoque reactivo
Enfoque de personal
K Corto plazo
Personal = gasto
K Rasgos
K Necesidades de formación
K Gestión integrada
K Enfoque proactivo
Enfoque de recursos
humanos K Corto, medio y largo plazo (enfoque
estratégico)
Personal = recurso
K Competencias
K Exigencias de formación
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Las empresas que siguen el enfoque clásico de personal consideran a las per-
sonas un gasto; es más, consideran a las personas como el principal gasto de los
que soporta la organización y que se cifra, aproximadamente, en el 30/40% de los
gastos totales en empresas productoras, y en el 70/80% en las de servicios. Como
consecuencia, las decisiones que se toman en estas empresas con respecto a las
personas son las mismas que se adoptan con respecto a los demás gastos de la
organización: reducirlos al máximo.
Por el contrario, las organizaciones que siguen un enfoque de recursos huma-
nos consideran a los empleados como el principal recurso del que disponen para
mantener y mejorar su competitividad. Como consecuencia, las decisiones que se
toman con respecto a las personas son del mismo tipo que las que se adoptan con
respecto a los restantes recursos de la organización: gestionarlos eficaz y eficien-
temente.
Esta diferencia implica algo más que cambiar el nombre del enfoque. Si se
quiere gestionar adecuadamente el principal recurso del que dispone la organiza-
ción, será preciso plantear las decisiones que se tomen y las acciones que se lle-
ven a cabo desde una concepción integrada.
Por tanto, ya no es posible que, tal y como ocurría en el planteamiento propio
del enfoque de personal, cada función de la dirección de recursos humanos se
conciba de manera aislada y que, por ejemplo, la función de formación tenga unos
objetivos propios que no tienen, necesariamente, que estar coordinados con los de
la función de selección, ni con los de las restantes funciones de la dirección.
Cuando se adopta un enfoque de recursos humanos, se trabaja concibiendo la
gestión de la formación como un conjunto de planes y acciones integradas. Esta
concepción tiene tres acepciones igualmente importantes:
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Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Se trata de una empresa del sector de las telecomunicaciones, con la que
trabajamos hace algún tiempo, en la que se iban a utilizar las más modernas
tecnologías, pero, al implantarlas, surgió un grave problema: no había ninguna
titulación en formación profesional que incluyese, en su plan de estudios, las
materias que necesitaban conocer los operarios que iban a manejar las nue-
vas tecnologías.
Ante esta situación, fue preciso firmar un convenio con la Universidad Com-
plutense de Madrid para elaborar e impartir un programa de formación que
permitiese a los trabajadores de la empresa trabajar eficaz y eficientemente
con las nuevas tecnologías. Pero, mientras tanto...
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Ejemplo
En el caso de la empresa de telecomunicaciones que se ha comentado, se
habrían tenido en cuenta los problemas de formación profesional desde el
mismo momento en que se tomaron las decisiones sobre los aspectos tecno-
lógicos, por lo que se habrían diseñado y aplicado los oportunos programas
de formación, con el tiempo suficiente como para que la organización hubiese
dispuesto de personas competentes desde el primer día en que se hubiese
trabajado con las nuevas tecnologías.
Esto hubiese sido posible, porque la dirección de recursos humanos, no sólo
habría estado informada, desde el primer momento, de la implantación de las
nuevas tecnologías y de la fecha en que se iba a llevar a cabo, sino que, tam-
bién habría participado en la correspondiente toma de decisiones, analizando
las ventajas y los problemas que el cambio podía suponer para los empleados
de la organización.
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Gestión de la formación en las organizaciones
Competencia
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Comportamientos asociados:
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Gestión de la formación en las organizaciones
De esta forma, cuando se definen los objetivos de una acción formativa, és-
tos reflejarán los comportamientos que los participantes deberán ser capaces de
realizar al finalizar la misma y cuáles son las consecuencias que se espera que
tengan en su trabajo cuando los apliquen al mismo. Este planteamiento permite
evaluar la eficacia, la eficiencia y la rentabilidad de la formación, tanto a corto
como a medio y largo plazo, de forma mucho más válida a como se hacía con el
enfoque del rasgo.
Por ejemplo, si se ha detectado que existe un problema en la competencia
preocupación por el orden y la calidad, definida en el cuadro 1.1, ya que los
clientes se quejan de excesivos errores en determinados documentos y, como con-
secuencia de los mismos, hay que repetir algunos trabajos. Se ha considerado que
es posible, a través de una acción formativa eliminar o disminuir el número de
errores trabajando sobre los comportamientos que, en cada caso, sea necesario y,
posteriormente, poder comprobar la rentabilidad de dicha acción comparando los
costes de la misma con el ahorro que ha supuesto la mejora conseguida en el tra-
bajo de los participantes.
En conclusión, el enfoque de competencias:
a) Con respecto al proceso de formación, facilita que esté integrado con las
restantes funciones del área de recursos humanos y con el modelo estraté-
gico de la organización.
b) Con respecto a los objetivos de formación, facilita que se definan de for-
ma más operativa y más exacta, al referirse a comportamientos concretos
que los formandos deberán ser capaces de llevar a cabo al finalizar cada
acción formativa.
c) Con respecto a la impartición de la formación, facilita elegir los métodos
didácticos más adecuados, no sólo para que los participantes adquieran los
conocimientos necesarios para llevar a cabo su trabajo, sino también para
que practiquen los comportamientos que exige el mismo.
d) Facilita la evaluación de la formación, ya que se puede partir de objetivos
operativos, de metas referidas al “para qué” se llevan a cabo las acciones
formativas; esto es, de las mejoras en eficacia, eficiencia o seguridad que
se puede esperar que presente el trabajo de los participantes después de fi-
nalizada la acción formativa, por lo que se pueden evaluar la eficacia y la
rentabilidad de la formación.
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
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Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Trabajábamos con directores de sucursal de un importante banco en el tema
de dirección de equipos de trabajo y en el programa de la acción formativa se
incluyó, a petición de la dirección de recursos humanos, un módulo de ges-
tión del tiempo para enseñarles a organizar su tiempo de trabajo y así evitar
que los directores tuvieran que quedarse la mayor parte de las tardes en las
oficinas.
Con el primer grupo de directores, el curso transcurría sin problemas y al lle-
gar al módulo de gestión del tiempo notamos que el interés de los participan-
tes disminuyó significativamente.
Al preguntarles sobre el tema, nos explicaron que lo de quedarse por las tar-
des en la oficina era una exigencia de la dirección comercial, no un problema
de organización personal.
Ante esto, en los siguientes grupos, por supuesto, se eliminó el módulo de
gestión del tiempo.
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Planificación de la Objetivos de
formación formación
Implantación de la Evaluación de la
formación formación
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Gestión de la formación en las organizaciones
tener las personas que los ocupan, en cada momento, para poder actuar
con eficacia, eficiencia y seguridad, esto es, indicarán las exigencias de
formación.
De la misma forma, al estudiar las cargas de trabajo, actuales y futu-
ras, se conocerá el número de empleados que se necesita en cada momen-
to en cada puesto de trabajo y en cada unidad de la empresa.
Al hacer la planificación estratégica de recursos humanos se deter-
minan las acciones de selección o formación necesarias para alcanzar
los objetivos previamente definidos. Por consiguiente, se conocerán las
competencias que se adquirirán contratando personas del exterior, mien-
tras que otras se desarrollarán, activarán o inhibirán a través de las opor-
tunas acciones formativas. El peso de un tipo u otro de acciones depen-
derá de la política general de la empresa y de la situación del mercado
laboral.
5. De lo expuesto se desprende que, al hacer la planificación estratégica de
recursos humanos se definirán, comparando los perfiles de exigencias de
los puestos (las exigencias de formación) con los resultados de las eva-
luaciones de personal (que permitirán conocer los perfiles de competen-
cias de las personas), las necesidades de formación a corto, medio y largo
plazo, que serán la base para definir los objetivos de formación entendi-
dos como las competencias que se deberán adquirir, desarrollar, activar
e inhibir, a través de las oportunas acciones formativas, en un plazo y lu-
gar determinados, para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos en
las fechas fijadas.
Los objetivos de formación, definidos de esta forma, serían lo que se
puede denominar objetivos previsionales de formación y no se puede, ni
se debe olvidar que, a pesar de adoptar este planteamiento proactivo, ha-
brá ocasiones en que los directivos y mandos, los representantes legales
de los trabajadores o los propios empleados harán peticiones a la direc-
ción de formación para solucionar problemas puntuales de rendimiento,
calidad y seguridad existentes en la empresa.
Estas necesidades de formación también se incorporarán a los objeti-
vos de la dirección, que se deberían reformular, quedando la definición de
los objetivos de formación como las competencias que se deberán adqui-
rir, desarrollar, activar e inhibir, a través de las oportunas acciones for-
mativas, en un plazo y lugar determinados, para que la empresa pueda
alcanzar sus objetivos en las fechas fijadas y se puedan superar los pro-
blemas de rendimiento, calidad y seguridad existentes en determinados
momentos y lugares.
6. Una vez que los objetivos de formación se han definido, se puede dar el
paso siguiente y planificar la formación, atendiendo a las metas a corto,
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El planteamiento estratégico de la formación del personal
Ejemplo
Supóngase que uno de los objetivos estratégicos de la empresa “A” es au-
mentar las ventas un 10% en un plazo de tres años. Para ello, uno de los pla-
nes estratégicos que se han elaborado es iniciar la comercialización de sus
productos en Francia dentro de dos años.
Para iniciar la comercialización de sus productos en Francia se ha determina-
do que se necesitará una plantilla de 1 director comercial, 2 delegados de
zona y 10 vendedores. Por tanto, el objetivo de la dirección de recursos hu-
manos será disponer de esas personas, con las competencias adecuadas, en
el plazo fijado. El ejemplo, para simplificarlo, se centra sólo en una competen-
cia que, es claro, que necesitarán las personas que ocupen los puestos: ha-
blar francés.
La dirección de recursos humanos al elaborar la planificación de recursos
humanos para llegar a disponer, dentro de dos años, de 13 personas que
hablen francés para ocupar los puestos ha decidido que el de director comer-
cial lo ocupará un delegado de zona de la empresa; los puestos de delegados
de zona los ocuparán dos vendedores actuales de la empresa; y los diez ven-
dedores se contratarán en Francia.
De esta forma, se habrán definido los objetivos de formación: conseguir que el
delegado de zona seleccionado para ocupar el puesto de director comercial y
los dos vendedores que pasarán a ser delegados de zona hablen francés
dentro de dos años (se supone que ninguno de ellos conoce el idioma).
La dirección de formación al elaborar los planes de formación ha decidido que
la mejor forma de conseguir sus objetivos es que el futuro director comercial y
los dos próximos delegados de zona sigan un curso intensivo en un centro de
idiomas en España cada uno con el nivel apropiado en función de sus cono-
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Gestión de la formación en las organizaciones
Con este planteamiento, se está en una buena posición para superar una de las
principales lagunas de la formación en el enfoque de personal: la falta de criterios
para poder evaluar su eficacia y, por consiguiente, su contribución a la consecu-
ción de los objetivos empresariales.
Además, también se supera la concepción clásica de la formación como cur-
somanía, entendido como un conjunto de cursos y seminarios, más o menos agru-
pados en áreas, pero, en la mayoría de las ocasiones, sin una sistematización des-
de el punto de vista de la eficacia empresarial y sin una continuidad en el tiempo.
De esta forma, la formación pasa a ser un proceso continuo, con un enfoque sis-
témico y sistemático, centrado y focalizado en la calidad y el cliente, como se
explica en el capítulo siguiente.
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El sistema de formación
del personal
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Gestión de la formación en las organizaciones
A) Recepción de informaciones
Todo sistema para poder funcionar debe recibir una serie de inputs de infor-
mación o de materias primas. En el caso de la función de formación los inputs que
se recibirán serán informaciones internas y externas:
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Gestión de la formación en las organizaciones
Una vez que se han recibido todas las informaciones internas y externas, el
sistema, en este caso la función de formación, deberá procesarlas, lo que permitirá
conocer:
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El sistema de formación del personal
1. Las exigencias de formación existentes en la empresa, esto es, las compe-
tencias que se van a necesitar y el nivel necesario en cada una de ellas, así
como el número de puestos en los que son necesarias dichas competen-
cias, en función de los planes estratégicos de la empresa.
2. Las necesidades de formación actuales y futuras existentes en la empre-
sa. En el punto anterior se han definido las exigencias de formación, que
se refieren a los puestos de trabajo, independientemente de las personas
que los ocupan en cada momento. Ahora es el momento de trabajar con
las personas. Cada uno de los ocupantes de un puesto de trabajo tendrá
unas competencias diferentes y, por tanto, presentará carencias distintas
con respecto a las exigencias del puesto. Estas carencias se denominan
necesidades de formación; y, así como un puesto determinado plantea
las mismas exigencias de formación a todos sus ocupantes, las necesida-
des formativas, al ser propias de las personas, son completamente indi-
viduales.
Para definir las necesidades de formación, el responsable de la fun-
ción dispone de distintas informaciones que debe combinar y procesar
conjuntamente, dentro de un marco general en el que se comparan los
perfiles de exigencias actuales y previsionales de los puestos y los perfi-
les de competencias de las personas que los ocupan, obteniendo informa-
ción sobre las carencias actuales y futuras que presentan los empleados
para poder trabajar con eficacia, eficiencia y seguridad en su puesto de
trabajo actual o para responder a las modificaciones que se prevé que se
introducirán en el mismo, como consecuencia de la evolución de la em-
presa:
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Gestión de la formación en las organizaciones
C) Toma de decisiones
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El sistema de formación del personal
permitirán evaluar aspectos importantes dentro de la eficacia de la
formación, como es su rentabilidad.
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Gestión de la formación en las organizaciones
D) Acción
Una vez tomadas todas las decisiones anteriores, el paso siguiente es llevar a
la práctica lo decidido, lo planificado en el caso de la función de formación. En
estos momentos es fundamental:
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Gestión de la formación en las organizaciones
E) Output
Se refiere al resultado final que obtiene el sistema y que, en este caso, será de
dos tipos:
F) Retroinformación
Es la información que recibe el sistema sobre los resultados que se están obte-
niendo con las acciones formativas que se llevan a cabo, es decir, hasta qué punto
los resultados obtenidos con la formación se corresponden con los esperados; esto
es, hasta qué punto se han alcanzado los objetivos de aprendizaje y operativos,
anteriormente definidos. A partir de esta información se iniciará un nuevo ciclo de
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El sistema de formación del personal
recepción de información, procesamiento de la misma, toma de decisión y acción,
con el fin de continuar mejorando la eficacia y la eficiencia del sistema.
En el caso de la formación se estaría hablando de su evaluación, aspecto más
importante y complejo de cómo se ha tratado habitualmente, ya que se debe llevar
a cabo en diferentes fases y atender a distintos aspectos:
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Gestión de la formación en las organizaciones
G) Almacenamiento de la información
Esta función del sistema no se asocia con las restantes de forma secuencial,
como ocurre con las anteriores, sino que interactúa con todas ellas. En formación
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El sistema de formación del personal
es importante diseñar un sistema de almacenamiento de la información que permi-
ta disponer rápidamente de las referidas a:
Todas estas informaciones deben ser tenidas en cuenta por los responsables de
formación, al llevar a cabo la planificación de la misma, ya que será la forma de
mejorar constantemente la calidad de sus decisiones.
Por otro lado, no se puede olvidar que las informaciones recogidas y almace-
nadas por la dirección de formación son sólo una parte de las que utiliza la de
recursos humanos que, en su mayoría, también serán útiles para el responsable de
la función.
Todo lo explicado queda representado en la figura 2.2, en la que se aplican las
funciones generales de un sistema, al sistema concreto de formación.
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Figura 2.2. El proceso de formación como sistema (Pereda y Berrocal, 2006).
El sistema de formación del personal
Al igual que las empresas competitivas presentan como una de sus caracterís-
ticas distintivas un enfoque centrado en el cliente, la formación, si se desea que
sea realmente de calidad, también deberá adoptar dicho enfoque.
Por lo general, los objetivos e intereses de los autores que se han dedicado al te-
ma se han centrado en las actividades que llevan a cabo, y en las competencias que
precisan los formadores, al igual que las empresas que organizan programas de for-
mación han mostrado un gran interés por los currículos de los formadores, los conte-
nidos de las acciones formativas y los métodos y medios didácticos que se emplean.
Sin embargo, estos planteamientos dejan de lado, en cierta medida, al actor
clave: el formando. En efecto, son los participantes, con sus experiencias anterio-
res, sus actitudes, sus expectativas, etc., quienes deben ser el centro de atención
de los objetivos y programas de formación. Una acción formativa, un formador o
un método didáctico serán buenos o malos en función de las características de los
participantes, nunca se pueden valorar en el vacío.
Habitualmente quienes han solicitado las acciones de formación han sido los di-
rectivos y mandos intermedios a partir de las carencias que detectaban en sus colabo-
radores en el desempeño de su trabajo. Por ello, en muchas ocasiones, se ha conside-
rado que los clientes de la función eran los solicitantes de dichas acciones formativas.
Teniendo en cuenta la importancia de los directivos y mandos intermedios
como clientes de la función de formación, es importante resaltar el concepto de
pliego de condiciones utilizado por Le Boterf, Barzucchetti y Vincent (1993) y
que juega en formación un papel similar al de un contrato comercial, por lo que
en él se deben recoger los deseos del cliente; en este caso, de las personas que
solicitan la acción formativa. En el pliego se especifican:
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El sistema de formación del personal
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La calidad de impartición
La consecución de objetivos
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No
transferencia
No evaluación No eficiencia
Mantenimiento
y reciclaje Plazo distinto
Nivel distinto
Ejemplo
Se puede haber impartido un curso de “técnicas de trabajo en equipo” a los
mandos intermedios de una empresa y, a lo largo del mismo, los participantes
haber adquirido las competencias precisas para poder coordinar y dirigir un
proceso de toma de decisiones grupal.
Ahora bien, aunque todos los participantes al curso eran mandos intermedios,
algunos de ellos sólo tenían un colaborador a su cargo, por lo que difícilmente
podían aplicar las competencias adquiridas. Otro grupo de participantes tenía a
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Gestión de la formación en las organizaciones
su cargo entre cinco y ocho empleados cada uno; sin embargo, por el tipo de
trabajo que se llevaba a cabo en sus unidades, el trabajo en equipo no habría
permitido aumentar ni la eficacia ni la eficiencia de las funciones del mando.
Ejemplo
Al planificar un curso de “técnicas de venta”, el responsable de formación pue-
de haber incluido, en el mismo, a todos los comerciales de la empresa, aunque
algunos ya tenían las competencias que se iban a adquirir en el curso; puede
haberlo contratado en función de la importancia de los centros ofertantes, pa-
gando “el nombre” del centro además del precio normal del curso; puede ha-
berlo contratado en el exterior de la empresa, cuando existían en la misma per-
sonas que podrían haberlo impartido con la misma eficacia, etc.
Ejemplo
Se puede diseñar un curso de “inmersión” en inglés para un directivo que va a
incorporarse en enero del próximo año a la división internacional de la compa-
ñía. Por diversas razones, el curso finaliza a primeros de junio del año actual. Es
de esperar que, en enero, cuando el directivo se incorpore a su nuevo puesto,
su nivel en el idioma no sea el adecuado, aunque en junio sí lo fuera.
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El sistema de formación del personal
Por otro lado, puede darse el caso de un directivo que detecta carencias en los
conocimientos de inglés por parte de los administrativos de la dirección (que
hasta ahora no los habían necesitado, pero que por un cambio en la política de
la compañía se está encontrando con que se recibe gran cantidad de documen-
tos y llamadas en dicho idioma). Plantea el caso al departamento de formación,
que actúa rápidamente y en un tiempo récord consigue un curso que permite
que los administrativos alcancen el nivel deseado de inglés. Sin embargo, du-
rante todo ese tiempo, los documentos que se recibían tenían que ser traduci-
dos por los administrativos de otras unidades o por un traductor.
Ejemplo
Se puede organizar un curso de formación para administrativos que van a utili-
zar, en su puesto de trabajo, un procesador de textos y una hoja de cálculo. En
dicho curso, se han incluido, también, un programa de presentaciones y una
base de datos, que los participantes no necesitan en sus trabajos.
En otro caso, los participantes necesitaban conocer cómo se trabajaba con
funciones matemáticas con una hoja de cálculo; sin embargo, el curso organi-
zado sólo incluía una introducción general a las funciones básicas.
Ejemplo
Cuando se producen cambios en la legislación con respecto al IVA, a la Seguri-
dad Social, a la contratación laboral, etc., que afectan al trabajo de las personas
que se encargan de dichos temas en la compañía, en la empresa pueden no
programarse y llevarse a cabo las oportunas acciones de reciclaje, con los con-
siguientes efectos nocivos sobre la eficacia, la eficiencia y la seguridad de los
empleados.
65
Gestión de la formación en las organizaciones
f) Por último indicar que las acciones de formación pueden haber con-
seguido los objetivos previstos, pero no se conoce su contribución a la
mejora del rendimiento de los trabajadores y a la mejora de los resul-
tados de la organización. En definitiva, no existen programas de eva-
luación de la formación.
¿Se puede considerar de calidad la formación cuando no hay pro-
gramas de evaluación que informen de su aportación de valor a la
empresa?
66
El sistema de formación del personal
En suma, se podrá decir que la formación es de calidad cuando las acciones que
se llevan a cabo permiten que la organización disponga de las competencias que
precisa, en el nivel, lugar y momento oportunos, al menor coste posible.
Ahora bien, para conseguir las cotas deseadas de calidad se debe atender a los
aspectos que se han explicado:
67
3
La definición de las exigencias
y necesidades de formación
69
Gestión de la formación en las organizaciones
Todos los problemas anteriores han llevado a que la imagen que tiene la for-
mación en algunas organizaciones se vea perjudicada y los empleados consideren
los cursos como un periodo de descanso en su trabajo, o como una interferencia
en el mismo, al tener que recuperar el tiempo perdido cuando vuelvan a su puesto.
Por su parte, los mandos y directivos tampoco valoran la formación como al-
go útil, sino como una interferencia en la actividad diaria de su unidad, lo que
provoca resistencia a que sus colaboradores asistan a las acciones formativas pro-
gramadas.
La consecuencia de esta situación es que la formación tampoco es valorada
por la alta dirección, por lo que cuando la organización atraviesa algún periodo de
crisis y hay que hacer algún recorte presupuestario, una de las primeras unidades
que se ven afectadas es, precisamente, la de formación.
La situación descrita se corresponde con lo que se ha comentado anteriormen-
te de considerar la formación como un gasto y no como un subsistema que puede
aportar un importante valor a la organización y a las personas.
La mayoría de los problemas descritos se superan cuando la formación se
concibe como un proceso continuo, debiendo entenderse el término en dos senti-
dos:
70
La definición de las exigencias y necesidades de formación
¿Cómo se pueden conocer las competencias que los empleados deberán adqui-
rir, desarrollar, inhibir o activar a través de las acciones formativas?
Para ello, será preciso analizar y definir las necesidades de formación presen-
tes y futuras que tienen o tendrán los trabajadores de la empresa en relación con
las exigencias que plantea el desempeño correcto de sus puestos de trabajo.
Al decir que se deberán analizar las necesidades de formación presentes y fu-
turas, ¿a qué se refiere esta afirmación?
71
Gestión de la formación en las organizaciones
Si realmente se quiere ser eficaz y eficiente habrá que atender a ambos tipos
de necesidades.
El proceso de diagnóstico o definición de necesidades de formación tiene dos
fases claramente diferenciadas:
72
La definición de las exigencias y necesidades de formación
El primer paso es conocer las exigencias de formación que presentan los dis-
tintos puestos de trabajo de la organización.
El proceso de definición de exigencias de formación está compuesto por dos
fases:
a) Las actividades que el ocupante del puesto deberá llevar a cabo para con-
tribuir a la consecución de los objetivos empresariales.
b) El contexto social en el que se va a mover el trabajador para poder reali-
zar eficazmente sus actividades.
c) El salario que percibirá la persona, en función del valor que tenga el
puesto para la organización.
d) Las ventajas sociales que tendrá la persona por desempeñar un puesto de-
terminado dentro de la organización.
e) El estatus, tanto intra como extraorganizacional, que va a tener el ocupan-
te del puesto.
f) Las competencias que deberá poseer el ocupante del puesto para el correcto
desempeño de las actividades encomendadas.
Como consecuencia, se conocerán:
– los conocimientos,
– las habilidades o destrezas y
– las actitudes e intereses
que deberá poseer el ocupante del puesto. En definitiva, las exigencias del
puesto de trabajo.
73
Gestión de la formación en las organizaciones
74
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Ejemplo
Descripción de un puesto de enfermería en la residencia de la tercera edad “Z” (para
no extendernos en exceso únicamente se incluirán el objetivo general, las activida-
des principales a desempeñar y la formación académica y específica requerida).
75
Gestión de la formación en las organizaciones
Actividades
• Proporcionar apoyo a las tareas realizadas por los médicos del servicio y
cumplimentación de la terapéutica prescrita por los mismos.
• Observar, recoger y registrar los datos clínicos necesarios para la vigi-
lancia y seguimiento correcto del estado de los residentes.
• Poner en conocimiento del médico cualquier anomalía o deficiencia que
observe en el desarrollo de la asistencia al residente.
• Vigilar la conservación y el buen estado del material sanitario, instrumen-
tal y, en general, cuantos aparatos clínicos se utilicen en la unidad, man-
teniéndolos limpios, ordenados y en condiciones de perfecta utilización.
• Abrir y cumplimentar los historiales de enfermería, así como mantenerlos
actualizados.
• Realizar el control de los archivos de historias clínicas, ficheros y demás
antecedentes necesarios para el buen orden de la unidad.
• Recoger las necesidades de los residentes, directamente planteadas por
ellos o por otros profesionales, solventarlas o derivarlas hacia el profe-
sional adecuado.
• Mantener reuniones periódicas con el equipo médico y de enfermería.
• Coordinar y supervisar la correcta ejecución de las tareas realizadas por
los auxiliares de enfermería.
• Asumir aquellas funciones que le sean delegadas por su responsable di-
recto, con el fin de garantizar la eficiencia y eficacia de las tareas de la
unidad.
Formación reglada:
76
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Conocimientos específicos:
77
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
En el puesto de enfermería para la competencia de comunicación, los com-
portamientos que se incluirían son:
• Se dirige verbalmente y por escrito a profesionales de diferentes funcio-
nes de forma clara y precisa.
• Contrasta y verifica las informaciones recogidas.
• Comprueba que el interlocutor ha comprendido lo que dice y las conse-
cuencias del mensaje.
• Redacta informes, historias, etc. utilizando un lenguaje claro, preciso y
adaptado a las necesidades y características de los receptores.
• Explica oralmente y da detalles referentes a cambios o problemas,
adaptando los mensajes a las necesidades y características de los re-
ceptores.
Así como los perfiles de exigencias se refieren a los puestos de trabajo, las
necesidades de formación se refieren a las personas, por lo que será preciso cono-
cer los perfiles de competencias de los trabajadores para posteriormente compa-
rarlos con los perfiles de exigencias de los puestos.
78
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Ejemplo
Comunicación
Adaptabilidad
Planificación/
Competencia
Aprendizaje
organización
Orientación
Atención al
al cliente
detalle
A. García técnica X X X X
B. Castaño X X X X X X
C. Bermejo X X X X X X
D. Pérez X X X X X
E. Martín X X X X X
F. López X X X X
G. Sanz X X X X X
Ejemplo
En la residencia de la tercera edad “Z” y a partir del análisis de los perfiles de
competencias de los empleados que actualmente los están desempeñando, se
ha constatado que tienen las siguientes necesidades de formación:
79
Gestión de la formación en las organizaciones
80
La definición de las exigencias y necesidades de formación
81
Gestión de la formación en las organizaciones
82
La definición de las exigencias y necesidades de formación
85
Gestión de la formación en las organizaciones
Informar a la organización
Recogida de datos
Análisis de resultados
86
La definición de las exigencias y necesidades de formación
A la hora de seleccionar a las personas a las que se recurrirá para que faciliten
la información necesaria para definir las necesidades de información, habrá que
dar respuesta a las siguientes preguntas:
Fuentes Fuentes
directas indirectas
1. Fuentes directas. Son aquellas a las que se acude directamente para reca-
bar información sobre las necesidades formativas existentes en la organi-
zación, en la dirección, en el departamento, etc. En definitiva, son las
87
Gestión de la formación en las organizaciones
Mandos y
directivos
Empleados
Representantes
legales de los
trabajadores
88
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Clientes
Estudios
de clima
89
Gestión de la formación en las organizaciones
mación para realizar el trabajo, etc., estos resultados pueden estar indi-
cando la existencia de posibles necesidades de formación.
c) Conflictos. Los conflictos interdepartamentales, interpersonales, etc.,
pueden ser un indicador de posibles necesidades formativas en una o
varias de las partes implicadas. Las necesidades de formación pueden
estar referidas al contenido de los trabajos o a competencias de rela-
ción interpersonal como, por ejemplo, comunicación, solución de pro-
blemas, negociación, etc.
d) Absentismo y rotación. Son índices que, al igual que pueden referirse
a posibles problemas motivacionales, también pueden estar reflejando
la existencia de problemas formativos en los trabajadores.
e) Informes sobre accidentabilidad. En ocasiones, los accidentes se pro-
ducen por el desconocimiento de los riesgos que implica el desempe-
ño del puesto de trabajo, por llevar a cabo conductas innecesariamente
arriesgadas por parte de los trabajadores, etc., situaciones que podrían
solucionarse por medio de acciones formativas.
f) Documentaciones. Los manuales sobre la utilización de las máquinas
y equipos, manuales de procesos y procedimientos, etc., pueden pro-
porcionar indicaciones valiosas sobre posibles necesidades existentes
en la organización.
g) Empresas competidoras. Sin caer en la trampa de la moda, las necesi-
dades de formación de las empresas competidoras pueden proporcio-
nar buenas pistas sobre las que podrían estar presentes en la organiza-
ción, en la actualidad o en un futuro próximo. No obstante, no se debe
olvidar que una empresa nunca es idéntica a otra, por lo que tampoco
las necesidades de formación de ambas pueden ser las mismas.
91
Gestión de la formación en las organizaciones
¿Cuál es la razón de que se siga trabajando de esta forma si presenta los pro-
blemas que se ha comentado? La causa surge de un error conceptual que se refleja
claramente en el lenguaje empleado.
Se suele hablar de “necesidades de formación de los puestos de trabajo”. Pe-
ro, los puestos de trabajo no tienen necesidades formativas, sino que plantean
exigencias de formación a sus ocupantes. Las necesidades de formación las tie-
nen las personas y, curiosamente, al trabajar con una muestra de sujetos, se ol-
vida precisamente el eje en el que se apoyan las necesidades de formación: las
personas.
Además, es obvio que si lo que se pretende es conocer las necesidades de
formación existentes en la organización, lo más lógico y adecuado es contar con
todas las personas implicadas, ya que las necesidades formativas son personales
y todas las generalizaciones que se hagan a partir de los resultados obtenidos
con una muestra, indefectiblemente serán mucho más pobres y contendrán más
errores que si se trabaja con la población completa de empleados afectados por
el estudio.
92
La definición de las exigencias y necesidades de formación
93
Gestión de la formación en las organizaciones
Elaborar buenos cuestionarios no es sencillo, por lo que habrá que ser sis-
temático en su diseño para asegurar que permiten alcanzar los objetivos
deseados. Es importante que previamente a la redacción de las preguntas que
formarán parte del formulario, el responsable de formación determine cómo
se analizarán los resultados y cómo se presentarán, aspectos que influirán, por
ejemplo, en el tipo de preguntas (abiertas o cerradas) que se incluirán.
Algunas recomendaciones para ayudar a elaborar las preguntas inclui-
das en un cuestionario, son las siguientes:
97
Gestión de la formación en las organizaciones
98
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Ejemplo de cuestionario
(A cumplimentar por responsables de unidad)
1. Detección de áreas de mejora
Unidad:
Nombre y apellidos del responsable:
Objetivo de mejora:
99
Gestión de la formación en las organizaciones
Proyecto formativo
Estratégico:
Liderazgo
Cultura y valores
…
Reciclaje:
Formación permanente:
Técnica
Informática
Idiomas
Salud y seguridad
Calidad
…
Acción formativa sugerida:
Prioridad Nivel
Denominación Destinatarios
1 2 1 2 3
Objetivos de aprendizaje:
Objetivos operativos:
Contenidos básicos:
100
La definición de las exigencias y necesidades de formación
¿En qué fechas y con qué horario estima que resultaría más adecuado
llevar a cabo la acción formativa?
Observaciones y sugerencias:
1. Preparación de la entrevista:
2. Realización de la entrevista:
104
La definición de las exigencias y necesidades de formación
- Enviar a los asistentes el orden del día para que puedan preparar
su participación.
Atención al cliente SÍ NO
Técnica de venta SÍ NO
106
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Superior inmediato
Compañeros
Colaboradores
Clientes /
proveedores
Autoevaluación
Técnica de venta
Casi siempre
No se aplica
A menudo
Siempre
A veces
Trata con clientes ofreciéndoles un servicio de alta
Nunca
calidad, identificando de forma precisa sus necesi-
dades y dando satisfacción a las mismas, mante-
niendo la eficiencia de los costes
108
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Orientación al
cliente
5
4
Técnica de
Planificación
venta
3
2
1
Proactividad 0 Colaboración
Negociación Comunicación
Liderazgo
109
Gestión de la formación en las organizaciones
D) Informar a la organización
– Canalizadores de la información.
– Motivadores para facilitar la colaboración de los empleados.
– Fuentes de información de los técnicos que lleven a cabo el proyecto.
No se debe olvidar que las fuentes directas de información de las que dispone
el responsable de formación son los mandos y directivos, los trabajadores y los
representantes legales de los trabajadores, que proporcionan información de “pri-
mera mano”, lo que hace imprescindible su implicación directa en el estudio.
E) Recogida de datos
F) Análisis de resultados
Los datos recogidos serán tanto de tipo cualitativo (las necesidades de forma-
ción), como cuantitativo (el número de personas que tienen cada necesidad en un
plazo determinado). El análisis de resultados suele ser bastante sencillo y no pre-
cisa, por lo general, de complejos procedimientos estadísticos.
En algunos casos, las informaciones que se recogen indican que los problemas
a resolver no son solucionables a través de acciones formativas. Por ejemplo, no
sería un problema formativo cuando una persona no realiza una actividad o no
alcanza un rendimiento óptimo en su trabajo porque “no quiere”, sino un proble-
ma motivacional, disciplinario, retributivo, etc. Por tanto, en este caso, por mu-
chas acciones formativas que realizara el sujeto no mejoraría su desempeño, tam-
poco sería solucionable a través de formación un problema de carga de trabajo, un
problema de falta de medios, etc.
En función de los resultados obtenidos, se elabora la matriz de necesidades de
formación, que suele adoptar una forma similar a la que se presenta en el cuadro 3.3,
110
La definición de las exigencias y necesidades de formación
Orientación al cliente
Atención al detalle
Trabajo en equipo
Comp. técnica
Comunicación
Adaptabilidad
Planificación/
organización
Aprendizaje
Liderazgo
Médico 2 1 1 1 1
Coord.
2 1 1 1 1 1
enfermería
Enfermero 4 2 2 2 2 2
Aux. de clínica 7 2 8 10
Terapeuta
1 1 1 1
ocupacional
Mont. terapia
2 2 2 1
ocupacional
Fisioterapeuta 2 1 1 1
Psicólogo 1 1 1
Trabajador social 1 1 1
111
Gestión de la formación en las organizaciones
112
La definición de las exigencias y necesidades de formación
– Directivos.
– Mandos intermedios.
– Técnicos y especialistas.
– Comerciales.
– Administrativos.
– Operarios.
En la figura 3.9 se resumen los criterios básicos en torno a los cuales se suelen
agrupar las necesidades de formación.
114
Cuadro 3.4. Matriz para elegir el método y las fuentes de información en un análisis de necesidades de formación.
Criterios
Exigencias temporales
Implicación de Implicación de la Coste Cuantificación
Métodos
los trabajadores dirección Análisis de la económico de los datos
Ejecución
información
Entrevista individual
Empleados Alta Baja Alta Alta Alto Medio
Dirección Baja Alta
Cuestionario
Empleados Alta Baja Baja Media-baja Bajo Alto
Dirección Baja Alta
Evaluación multifuente
Empleados Alta Alta Alta Alta Alto Medio
Dirección Alta Alta
Entrevista de grupo
Empleados Alta Baja Media Alta Medio - alto Bajo
Dirección Baja Alta
Observación
Media Baja Alta Media-alta Alto Medio
Empleados
Gestión de la formación en las organizaciones
116
La definición de las exigencias y necesidades de formación
< Expectativas
< Efecto modelador
Responsable
< Expectativas
< Efecto modelador
< Vocabulario
Analista < Formación técnica
< Sentimiento de negatividad
Sujeto
117
Gestión de la formación en las organizaciones
Para evitar que se produzcan este tipo de sesgos o errores, será preci-
so asegurarse de que los analistas reciben la formación adecuada antes de
iniciar la recogida de datos. Esta formación, por lo general, constará de
dos grandes bloques:
118
La definición de las exigencias y necesidades de formación
119
4
La elaboración del plan
de formación
a) Con respecto a las exigencias que les plantea su puesto de trabajo actual.
b) Ante los cambios que se van a introducir en sus puestos de trabajo como
consecuencia de la evolución estratégica de la empresa y que modificarán
las exigencias de los mismos.
c) Cuando van a cambiar de puesto de trabajo, ya sea por una promoción o
por cualquier otra causa.
121
Gestión de la formación en las organizaciones
a) Qué deben aprender, qué personas y en qué plazo temporal. Esto es, las
competencias que cada persona deberá adquirir, desarrollar o inhibir a
través de las acciones formativas que se lleven a cabo.
b) Qué consecuencias tendrá la aplicación de lo aprendido al trabajo de los
participantes y en qué plazo temporal se pueden esperar dichas conse-
cuencias. Esto es, los resultados que se espera obtener de la aplicación de
las competencias adquiridas, desarrolladas o inhibidas al trabajo de los
formandos y en qué plazo se pueden esperar dichos resultados.
122
La elaboración del plan de formación
123
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Es el 1 de enero de 201X. La empresa “Deportes con Marcha, S.A.” se dedica a
la fabricación de todo tipo de prendas deportivas y a su posterior comercializa-
ción en todo el territorio nacional. La empresa actualmente es líder en ventas en
los productos que fabrica y se encuentra en un excelente momento económico.
La visión de la empresa, definida desde su creación es: “trabajar para convertir-
nos en la empresa líder a nivel mundial en la fabricación de prendas deportivas,
por la calidad y el precio de nuestros productos”.
124
La elaboración del plan de formación
125
Gestión de la formación en las organizaciones
Dirección de producción
Director de producción 1 1
Jefes de taller 3 3
Operarios 100 70
Administrativos 5 3
Total 109 77
Dirección comercial
Director comercial 1 1
Delegados de zona 5 7
Jefes de equipo 10 12
Técnicos 5 5
126
La elaboración del plan de formación
Director de RRHH 1 1
Técnicos 2 2
Total 8 6
Dirección financiera
Director financiero 1 1
Técnicos 5 5
Total 16 15
A A F A B C A
B B H B D F B
C E I C F L C
D F D G M F
E G L O L
Intranet
(financie-
ros)
127
Gestión de la formación en las organizaciones
A A H A B C A
B B I B D F B
C E J C F L C
D F (201X+1) D G M F
E G K L O L
Intranet
(201X+1)
(201X+2)
Intranet Intranet Intranet Intranet Intranet
(201x+1) (201X+2) Intranet (201X+2) (201X+2) Francés (201X+2)
(201X+2)
(10)
Francés (1) Francés
(201X+2)
(201X+2) (1)
Portugués (201X+2)
Portugués (1)
(201X+2) (10)
Portu-
(201X+2)
gués (1)
(201X+2)
A, B, D, F, L A, B, D, F, L
A, B, D, F, L
Directores 4 Intranet 4 Intranet 4
Intranet
(financiero) (financiero)
A, B, E. F. G
Jefes de taller 3 A, B, E. F. G 3 A, B, E. F. G 3
Intranet
A, I, J, K
Operarios 100 A, B, I 70 A, I, J, K 70
Intranet
128
La elaboración del plan de formación
A, B, C, D, E
A, B, C, D, E A, B, C, D, E
Administrativos 30 Intranet 27 27
Intranet Intranet
(financiero)
A, B, C, D, L
Delegados de Intranet
5 A, B, C, D, L 5 A, B, C, D, L 7
zona Francés (1)
Portugués (1)
A, B, C, F, L
Intranet
Jefes de equipo 10 A, B, C, F, L 10 A, B, C, F, L 14
Francés (2)
Portugués (2)
A, F, L, M
Intranet
Comerciales 100 A, F, L, M 100 A, F, L, M 120
Francés (10)
Portugués (10)
A, D, F, G, O A, D, F, G, O
A, D, F, G, O
Técnicos 12 Intranet 12 Intranet 12
Intranet
(financieros) (financieros)
129
Gestión de la formación en las organizaciones
b) Dirección comercial:
– Disponer de 7 delegados de zona con las competencias exigidas
por el puesto el 1 de enero de 201X + 2.
– Disponer de 14 jefes de equipo con las competencias exigidas por
el puesto el 1 de enero de 201X + 2.
– Disponer de 120 comerciales con las competencias exigidas por el
puesto el 1 de enero de 201X + 2.
– Disponer de 12 administrativos con las competencias exigidas por
el puesto el 1 de enero de 201X + 1.
– Que los 147 componentes restantes de la dirección sepan manejar
la intranet de la empresa el 1 de enero de 201X + 2.
c) Dirección de recursos humanos:
– Disponer de 3 administrativos con las competencias exigidas por el
puesto el 1 de enero de 201X + 1.
– Que los 3 restantes miembros de la dirección sepan manejar la in-
tranet de la empresa el 1 de enero de 201X + 2.
d) Dirección financiera:
– Disponer de 9 administrativos con las competencias exigidas por el
puesto el 1 de enero de 201X + 1.
2. En función del año:
a) Año 201X + 1:
– Disminuir de 100 a 70 el número de operarios.
– Los 70 operarios deberán adquirir las competencias J y K.
– Disminuir de 30 a 27 el número de administrativos (disminuye su
número en todas las direcciones, excepto en la dirección comercial,
donde aumentan).
– 17 de los 27 administrativos deberán aprender a manejar la intranet
de la empresa (los 10 de la dirección financiera ya saben hacerlo).
b) Año 201X + 2:
– 3 directores deberán aprender a manejar la intranet de la empresa
(el financiero ya sabe hacerlo).
– Los 3 jefes de taller deberán aprender a manejar la intranet de la
empresa.
– Los 70 operarios deberán aprender a manejar la intranet de la em-
presa.
130
La elaboración del plan de formación
131
Gestión de la formación en las organizaciones
132
La elaboración del plan de formación
133
Gestión de la formación en las organizaciones
134
La elaboración del plan de formación
135
Gestión de la formación en las organizaciones
136
La elaboración del plan de formación
137
Gestión de la formación en las organizaciones
Año 201X + 1
Total
A B F J K L M Intranet
Directores
Delegados de zona
Jefes de equipo 2 2 4
Jefes de taller
Técnicos
Comerciales 6 6 6 18
Administrativos 17 17
Operarios 70 70 140
Total 2 2 6 70 70 6 6 17 179
Año 201X + 2
Directores 4 4
Delegados de zona 2 7 1 1 11
138
La elaboración del plan de formación
Jefes de equipo 4 4 14 2 2 26
Jefes de taller 3 3
Técnicos 12 12
Administrativos
Operarios 70 70
139
Gestión de la formación en las organizaciones
140
La elaboración del plan de formación
141
Gestión de la formación en las organizaciones
Por supuesto, los objetivos de los programas serán más genéricos que los de
las acciones formativas que, a su vez, se derivarán de los mismos, pero deben
existir tanto en un caso como en otro.
La existencia de estos dos tipos de objetivos, de aprendizaje y operativos,
permitirá evaluar la eficacia, la eficiencia y calcular la rentabilidad de los progra-
mas y acciones formativas que se llevan a cabo en la empresa.
Los objetivos de formación deben definirse teniendo en cuenta que cumplan
las siguientes características:
Es necesario tener en cuenta que una vez fijados los objetivos, al analizar las
informaciones referidas a los siguientes aspectos se puede llegar a tener la necesi-
dad de modificar los objetivos inicialmente definidos:
142
La elaboración del plan de formación
143
Gestión de la formación en las organizaciones
Una vez definidas las acciones formativas a llevar a cabo a lo largo del
año, es el momento de estructurarlas, para lo que será necesario tener en cuen-
ta un conjunto de variables que ayudarán a tomar las oportunas decisiones (ver
figura 4.2):
144
La elaboración del plan de formación
N.º de empleados
que plantean la
necesidad
Sistemas de
seguimiento y Tipo de gestión
evaluación
Tipo de
Logística y medios competencias a
desarrollar
Calendario Modalidad
formativa
Formadores /
tutores
145
Gestión de la formación en las organizaciones
146
La elaboración del plan de formación
Objetivos
Competencias
Conocimientos Actitudes
Técnicas Genéricas
Homogéneo X X
Heterogéneo X X
147
Gestión de la formación en las organizaciones
148
La elaboración del plan de formación
E) Modalidad formativa
149
Gestión de la formación en las organizaciones
F) Formadores/tutores
150
La elaboración del plan de formación
151
Gestión de la formación en las organizaciones
Dado que se conocen las fechas en que los participantes deberán aplicar a su
trabajo los conocimientos y competencias adquiridos o desarrollados en la acción
formativa, será necesario que los objetivos de aprendizaje definidos para la misma
se consigan alcanzar en un plazo temporal concreto. Por ello, es muy importante
la elaboración del calendario de las acciones incluidas en el plan de formación.
A la hora de fijar las fechas de las distintas acciones formativas se deberán te-
ner en cuenta un conjunto de variables:
152
La elaboración del plan de formación
Con estos datos, y suponiendo que la fecha es enero de 201X, se podrían estable-
cer las fechas que se presentan en el cuadro 4.7. Debido a la dificultad para establecer
con mucha anticipación fechas concretas para desarrollar las acciones formativas,
habitualmente lo que se hace es señalar en el plan el trimestre en el que se van a reali-
zar y especificar los días concretos en los que se realizará el curso trimestre a trimes-
tre, de esta forma se evita tener que estar modificando continuamente las fechas.
153
Gestión de la formación en las organizaciones
No debe olvidarse a la hora de fijar las fechas que las personas deben poseer
las competencias definidas, en el momento oportuno, ni antes ni después, si real-
mente se quiere trabajar con calidad.
H) Logística y medios
154
La elaboración del plan de formación
155
Gestión de la formación en las organizaciones
156
La elaboración del plan de formación
157
Gestión de la formación en las organizaciones
Hasta estos momentos, tanto los objetivos como el plan de formación serán
provisionales, ya que es preciso comparar el presupuesto necesario con el real-
mente disponible (incluidas las posibles subvenciones que se puedan conseguir
para acometerlo).
Para poder conocer el coste del plan de formación, previamente habrá que de-
terminar el coste de las distintas acciones formativas, tema que se aborda en el
siguiente capítulo, por lo que en éste se recoge de una forma general.
Una vez determinado el coste de las distintas acciones formativas y del plan
de formación se deberá atender a (ver figura 4.4):
Presupuesto
disponible
Ajustar el plan
Aumentar el presupuesto
Presupuesto
del plan
158
La elaboración del plan de formación
159
Gestión de la formación en las organizaciones
Objetivos de aprendizaje:
– Conocer los requisitos para llevar a cabo una evaluación de la forma-
ción efectiva.
– Determinar qué acciones formativas deben evaluarse y a qué nivel.
– Conocer y aplicar el proceso para evaluar la rentabilidad de las accio-
nes formativas desarrolladas en la organización.
– Determinar los costes y estimar beneficios de las acciones formativas.
– Determinar y seleccionar los indicadores más adecuados en función del
tipo de acción formativa a evaluar.
– Calcular el retorno de la inversión de las acciones formativas.
– Establecer cómo y cuándo evaluar la eficiencia de la formación: evalua-
ción del plan de formación, la impartición y los costes.
Objetivos operativos:
– Evaluar la rentabilidad del 5% de las acciones formativas durante el año
201X + 1.
– Mejorar la eficiencia del plan de formación, disminuyendo en un 10% las
desviaciones en tiempos y costes.
Destinatarios:
– Técnicos de la unidad de formación.
Requisitos previos:
– Haber realizado previamente la acción formativa “gestión de la formación”
Fechas de realización:
– 2.º trimestre de 201X
Lugar de realización:
– Aulas de la unidad de formación.
160
La elaboración del plan de formación
Programa:
1. La evaluación de la formación.
– Requisitos para evaluar la formación.
– Niveles de evaluación de la formación.
2. La evaluación del impacto de la formación.
– Implicaciones de la evaluación del impacto de la formación.
– Criterios para determinar qué acciones de formación evaluar y a qué ni-
vel.
3. La evaluación de la rentabilidad. Cómo contribuye la formación a la conse-
cución de los objetivos de la organización.
– Problemas para la evaluación de la rentabilidad.
– Cuándo evaluar la rentabilidad.
– Métodos para aislar los efectos de la formación de otros factores: gru-
pos de control, análisis de tendencias, estimaciones, aislar los restantes
factores.
– Fases en la evaluación de la rentabilidad.
• Determinación de los costes de la acción formativa.
• La estimación de los beneficios de la acción formativa.
• Elección de indicadores de evaluación. Criterios de selección y ti-
po de indicadores.
• Métodos y fuentes de información: factores de selección.
• Convertir los resultados en valores económicos.
• Cálculo de la rentabilidad.
4. Cálculo del ROI (retorno sobre la inversión).
5. El coste de la NO formación.
6. La evaluación de la eficiencia de la formación.
– La evaluación de la planificación de la formación.
– La evaluación del diseño de las acciones formativas.
– La evaluación de la impartición.
– La evaluación de los costes de formación.
161
Gestión de la formación en las organizaciones
7. La evaluación de la evaluación.
Modalidad:
– Blended learning.
Formadores:
– Externos: Abeto Consultores.
Sistemas de evaluación:
– Niveles: satisfacción, aprendizaje y transferencia al puesto de trabajo.
– Instrumentos:
• Satisfacción: cuestionario a la finalización de la acción formativa.
• Aprendizaje: pruebas situacionales.
• Transferencia:
§ Cuestionario al superior inmediato y al formando.
§ Cumplimiento de los indicadores de haber realizado las evalua-
ciones de la rentabilidad del 5% de las acciones y disminuido las
desviaciones en plazos y costes del plan de 201X + 1 en un
10%.
Presupuesto:
– Total: 7.500 €.
– Coste/hora: 250 €.
– Coste/hora/alumno: 31,25 €.
162
La elaboración del plan de formación
En definitiva, en esta fase es cuando todas las acciones formativas, sean del
tipo que sean, se llevan a la práctica.
163
5
Gestión económica
de la formación
165
Gestión de la formación en las organizaciones
166
Gestión económica de la formación
M Planes sectoriales
Descentralizado
M Divisionales
167
Gestión de la formación en las organizaciones
168
Gestión económica de la formación
169
Gestión de la formación en las organizaciones
Aumentar
Ajustar el Reducir los el
plan costes
presupuesto
170
Gestión económica de la formación
Para poder tomar la decisión más adecuada en cada caso, serán fundamentales
los datos recogidos durante procesos previos de evaluación de la formación.
Todas las formas comentadas para determinar el presupuesto disponible de
formación son propias del enfoque de personal, en el que se parte del supuesto
de que la formación es un gasto que no aporta valor a la organización y no una
inversión; como consecuencia, es el plan de formación el que debe adaptarse
al presupuesto disponible, en lugar de definir los objetivos de formación en
función de las actividades formativas necesarias para apoyar la consecución de
los objetivos estratégicos de la organización y, a partir de los mismos, deter-
minar el presupuesto necesario para conseguir alcanzarlos en los plazos pre-
vistos.
En pocas palabras, cuando la formación es un coste, lo importante es el pre-
supuesto disponible; cuando la formación es una inversión, lo importante es el
presupuesto necesario. Ahora bien, esto no quiere decir que el presupuesto de
formación sea ilimitado; al contrario, siempre se moverá dentro de unos límites,
aunque éstos serán más flexibles en el enfoque de recursos humanos que en el de
personal.
Por otro lado, el enfoque de recursos humanos hace que los responsables de
formación deban trabajar como verdaderos gestores, lo que les obliga a conocer
los costes implicados en una acción formativa, a trabajar constantemente mejo-
rando la eficiencia de la formación y a evaluar los resultados obtenidos con la
misma.
Además, la determinación de los costes de las acciones formativas es el pri-
mer paso para, posteriormente, poder evaluar su rentabilidad.
171
Gestión de la formación en las organizaciones
Costes directos
Costes de Costes
estructura indirectos
A) Costes directos
Costes de Costes de la
Costes de diseño impartición evaluación
172
Gestión económica de la formación
En cada una de estas fases se incluirán una serie de costes, que tendrán impor-
tancia muy diferente, según el momento (ver figura 5.7):
Personal
Servicios de
consultoría Participantes
Instalaciones y Material
equipos fungible
1. Coste del personal que participa en la fase de la acción que se está anali-
zando. En este caso, en los costes directos se incluirán los costes referidos
al personal interno de la empresa pero que no pertenece a la unidad de
formación y que participa, por ejemplo, en el diseño o la evaluación de la
173
Gestión de la formación en las organizaciones
acción formativa, así como los referidos a los formadores/tutores que par-
ticipan en el desarrollo de la misma.
En el caso de este personal interno se tiene en cuenta el tiempo de su
jornada laboral habitual que dedican a la acción de formación, las gratifi-
caciones extras que puedan recibir, etc.
Este personal puede ser también externo a la empresa y, en ese caso, la
forma de calcular su coste será distinta de la del personal interno, tal y
como se explicará más adelante.
2. Coste de los participantes, donde se incluyen los costes derivados de las
horas de trabajo empleadas por los participantes, que sólo habrá que tener
en cuenta cuando éstos sigan la acción de formación (total o parcialmente)
durante su horario laboral.
Un coste directo importante en la formación presencial es el referido a
los desplazamientos y estancias de los participantes; sin embargo, en e-
learning no suele ser un coste a tener en cuenta, salvo en el caso (muy par-
ticular) de que sea necesario llevar a cabo algún desplazamiento; por
ejemplo, para desarrollar alguna sesión presencial, o en el caso de que ha-
ya una prueba final de capacitación que tenga que realizarse de forma pre-
sencial.
Hay otro tipo de coste directo, de difícil cálculo, que es el referido al
coste de oportunidad de los participantes mientras asisten a la acción for-
mativa en su horario de trabajo, que posteriormente comentaremos.
3. Coste de los materiales fungibles consumidos en la acción y que incluyen
los manuales para los participantes, los bolígrafos, cuadernos, DVD, etc.
4. Coste de las instalaciones, equipos y tecnologías, cuando para poder lle-
var a cabo la acción de formación sea preciso alquilarlos o utilizar los ya
existentes en la empresa y que no forman parte de la unidad de formación.
Este coste, por lo general, varía bastante según la fase de diseño, imparti-
ción o evaluación en la que se esté y según la modalidad formativa que se
emplee.
5. Coste de servicios de consultoría, que es el derivado de la contratación de
los servicios de alguna consultora o empresa externa para la realización de
una o más actividades dentro de la acción de formación, como pueden ser,
la elaboración de materiales didácticos, diseño de herramientas de evalua-
ción, impartición de la formación, etc.
Es claro que algunos de estos costes directos, como los atribuidos a los parti-
cipantes, serán más relevantes (a veces exclusivos) en alguna de las fases (en el
caso de los participantes, en la de impartición); sin embargo, otros, como los refe-
ridos al personal y al material fungible, en la mayoría de los casos se distribuirán
entre las tres fases.
174
Gestión económica de la formación
B) Costes indirectos
Personal
Instalaciones,
Otros costes equipos y
tecnología
175
Gestión de la formación en las organizaciones
C) Costes de estructura
Son los costes derivados del apoyo del conjunto de la organización, que
proporciona una serie de servicios (recepcionistas, seguridad, limpieza, canales
de comunicación, etc.) que permiten que la formación se pueda llevar a cabo.
Dado que son difíciles de calcular o llevaría tanto tiempo calcularlo que no
compensaría hacerlo, se suele aplicar un 10% de la suma de los costes directos e
indirectos.
En general, los costes directos suelen coincidir con los costes variables; es-
to es, con aquellos que varían en función del volumen de actividad. Por su par-
te, los costes indirectos suelen coincidir con los fijos; es decir, con los gastos
que se producen en el ejercicio con independencia de las actividades que se
lleven a cabo.
Por ejemplo, el coste del personal que compone la unidad de formación de
una empresa es un coste fijo, pues existirá aunque la unidad no lleve a cabo nin-
guna actividad a lo largo del año. Este coste se puede dividir proporcionalmente
entre las diversas acciones formativas que se lleven a cabo y, en ese caso, será un
coste indirecto. Si, por el contrario, se calculan las horas que un técnico de la uni-
dad dedica a una acción formativa se estará tratando como un coste directo.
Por tanto, en muchas ocasiones un mismo coste puede ser considerado directo
o indirecto, sin que exista una regla fija para asignarlo a un grupo o a otro, siendo
lo importante no contabilizarlo más de una vez.
A lo largo del capítulo, para simplificar las explicaciones, los costes de la uni-
dad de formación se considerarán, salvo que se indique lo contrario, costes indi-
rectos.
176
Gestión económica de la formación
177
Gestión de la formación en las organizaciones
Planificación de la
formación: Ejecución de la acción:
estimación de costes costes reales
De esta forma, se podrán analizar las desviaciones producidas entre los costes
previstos y los reales, lo que facilitará la mejora, tanto de la exactitud de los pre-
supuestos en ocasiones sucesivas como de la eficiencia de las acciones de forma-
ción que, posteriormente, se vayan llevando a cabo.
Así como el presupuesto estimado de formación permite hacer predicciones
sobre aspectos como la rentabilidad esperada de las acciones formativas planifi-
cadas, los costes reales de las mismas, serán el punto de partida para determinar
su rentabilidad y aportación de valor real a la empresa.
Se ha explicado que los costes directos de una acción de formación son los
que se producen como consecuencia directa de llevarla a cabo y aparecen durante
las fases de diseño, realización y evaluación.
Para calcular el coste del diseño de la acción formativa, pueden darse tres si-
tuaciones:
178
Gestión económica de la formación
c=a/b
e=cxd
179
Gestión de la formación en las organizaciones
f
Beneficios/empleado/hora (g) =
N.º de horas anuales trabajadas
h=gxd
180
Gestión económica de la formación
i=e+h
181
Gestión de la formación en las organizaciones
182
Gestión económica de la formación
183
Gestión de la formación en las organizaciones
Concepto Importe
Costes de personal
184
Gestión económica de la formación
Coste de la consultoría
185
Gestión de la formación en las organizaciones
c=a+b
g=e+f
h) Compensaciones al formador.
i) Coste del formador:
i=g+h
186
Gestión económica de la formación
k=i+j
Ejemplo
La acción de e-learning “contabilidad para no financieros”, que se está utilizando
como ejemplo, supone 20 h de estudio de los participantes, que se distribuirán a
lo largo de 10 días laborables (2 h al día en horario laboral).
El técnico del área financiera que actuó como experto en contenidos durante la
fase de diseño de la acción dedicará 10 h a la semana, durante las dos sema-
nas que dura la acción, a actuar como tutor de los participantes, dentro de su
horario laboral, y será apoyado por el técnico de formación que participó en el
diseño de la acción formativa.
También, será el responsable de impartir la sesión presencial, que se hará en
horario laboral en la sala de formación de la empresa.
Por toda su actividad como formador/tutor, cobrará una gratificación de 500 €.
El coste del formador/tutor, calculado de la forma que se ha explicado anterior-
mente, se recoge en el cuadro 5.2.
Concepto Importe
187
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Los 40 empleados que seguirán la acción de e-learning son todos ellos técnicos
de las distintas direcciones de la empresa, cuyo salario bruto anual medio es de
28.000 €)
188
Gestión económica de la formación
Concepto Importe
3. Coste de los materiales fungibles (C). En este caso, como en todos los res-
tantes costes directos, sólo se incluirán los derivados de los materiales
189
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Los participantes en la acción de e-learning de “contabilidad para no financie-
ros”, en la empresa “Tecnologías en Punta” recibirán una documentación cuyo
coste unitario se ha estimado en 10 € (carpeta, bolígrafo, guía del alumno y
material de apoyo al estudio). En total se han entregado 40 documentaciones,
una para cada participante y se ha dejado una en el archivo de la unidad de
formación.
Los costes de los materiales fungibles utilizados durante la acción de e-learning,
que se recogen en el cuadro 5.4, serían de 410 €.
Manuales 10 € 41 410 €
190
Gestión económica de la formación
Ejemplo
Los participantes en la acción “contabilidad para no financieros” utilizarán para
el desarrollo de la acción formativa el ordenador de su puesto de trabajo, cuya
amortización se ha calculado en 300 € anuales por cada uno de ellos.
Los participantes utilizarán el ordenador 20 h cada uno para la acción de
e-learning mientras que el formador lo utilizará 20 h para realizar las tutorías a
través del aula virtual.
En este caso, el coste de la utilización de instalaciones y equipos será (ver cua-
dro 5.5):
– El coste/h de amortización de cada ordenador será: 300 € / 1.750 h =
= 0,2 €/h.
– El coste de utilización de los ordenadores de los participantes será:
0,2 €/h x 20 h x 40 ordenadores = 160 €.
– El coste de utilización del ordenador del formador será: 0,2 €/h x 20 h =
= 4 €.
Por tanto, el coste total de utilización de los ordenadores será: 160 € + 4 € =
= 164 €.
191
Gestión de la formación en las organizaciones
Concepto Importe
Alquiler de equipos
Alquiler de locales -
Ejemplo
La evaluación de la acción de e-learning “contabilidad para no financieros” se ha
encomendado al mismo técnico senior de la unidad de formación que dirigió el
diseño de la misma, con el apoyo del auxiliar administrativo que también partici-
pó en el mismo.
192
Gestión económica de la formación
Concepto Importe
Coste de personal -
Coste de consultoría -
193
Gestión de la formación en las organizaciones
194
Gestión económica de la formación
195
Gestión de la formación en las organizaciones
En este caso, el coste de la plataforma deberá ser tratado como una in-
versión y distribuir su coste a lo largo del periodo de amortización estipu-
lado (por ejemplo, 3 años). Cada año, la cantidad correspondiente se debe-
rá distribuir entre todas las acciones de e-learning que hagan uso de la
plataforma a lo largo de ese año.
Ahora bien, es de suponer que, a medida que se va utilizando la plata-
forma, sea necesario introducir mejoras y actualizaciones en la misma, lo
que dará lugar a nuevos costes que se deberán tratar de la misma forma
que la inversión anual en el aula virtual.
Por ejemplo, si se ha decidido introducir webcams en los ordenadores
de los trabajadores, para mejorar las comunicaciones entre los participan-
tes, su coste deberá ser tratado de la misma forma que se ha explicado pa-
ra la inversión en la plataforma.
En este apartado se introducirán, también, los costes referidos a los lo-
cales, equipos e instalaciones (mobiliario, ordenadores, etc.) necesarios
para gestionar la formación y que se producirán tanto en la fase de impar-
tición de la misma como en las de diseño y evaluación.
3. Otros costes indirectos. Aunque los anteriores son los principales costes
indirectos que se deben tener en cuenta en formación, hay otra serie de
costes en los que también se incurre, y que se tienen que considerar si se
quiere llevar a cabo una gestión económica rigurosa.
Estos costes se refieren a aspectos como consumo de teléfono, electri-
cidad, mensajería, etc. Habrá ocasiones en que se pueda saber exactamen-
te el importe del coste (por ejemplo, los gastos de mensajería o teléfono);
sin embargo, en otras ocasiones habrá que hacer una estimación de dichos
costes (por ejemplo, la electricidad), pues serán compartidos por todas las
unidades de la empresa. Una de las informaciones disponible en casi todas
las organizaciones es el coste de amortización del alquiler por m2.
Como regla general, siempre que se puedan conocer los costes direc-
tamente imputables a la formación se acudirá a los mismos, evitando las
estimaciones que son aproximaciones a los datos.
Una vez conocidos los costes indirectos de la formación se trabaja en tres fa-
ses sucesivas:
196
Gestión económica de la formación
En general, hay dos parámetros que son los que habitualmente se emplean a la
hora de hacer la distribución de los costes indirectos de la formación:
También es interesante poder desglosar estos costes indirectos entre las fases
de diseño, impartición y evaluación de cada acción; sin embargo, es difícil hacer
esta distribución, pues no se dispone de parámetros objetivos para poder hacerlo.
197
Gestión de la formación en las organizaciones
Para hacer la distribución del total de los costes indirectos entre la formación
presencial y la formación e-learning, se utilizan los parámetros anteriores de la
forma siguiente:
Ejemplo
La empresa “Tecnologías en Punta”, dispone de una unidad de formación con
un director (salario bruto anual de 42.000 €); un técnico senior (salario bruto
anual de 35.000), un junior (25.000), y dos auxiliares administrativos (salario
bruto anual de 15.000 €, cada uno de ellos). El técnico junior está asignado
exclusivamente a los programas de e-learning, teniendo, entre otras funcio-
nes, la responsabilidad del mantenimiento y administración del campus virtual
de la empresa.
El coste de los desplazamientos anuales del personal de la unidad de forma-
ción, por razones de gestión, ha sido de 3.500 €.
Para la evaluación de la formación se han contratado los servicios de una
consultora externa que, por su colaboración, ha cobrado 12.000 €.
En la empresa se ha desarrollado una plataforma formativa con un coste total
de 15.000 € que esperan amortizar en un plazo de 3 años.
El total de los costes destinados a los locales de la unidad de formación se
sitúa en 4.000 € anuales.
La amortización anual de los equipos e instalaciones utilizados por la unidad
de formación es de 1.500 €.
198
Gestión económica de la formación
A 60 20
B 30 25
C 100 40
D 50 30
E 25 50
Total 265 165
F* 20 40
G 80 50
H 50 30
I 120 40
J 10 120
K 80 60
L 150 20
M 200 30
Total 710 390
199
Gestión de la formación en las organizaciones
200
Gestión económica de la formación
Concepto Coste
Costes de personal
201
Gestión de la formación en las organizaciones
Formación presencial
Parámetro de la
Acciones N.º de horas de la N.º de participantes acción (C)
formativas acción (A) en la acción (B)
(A x B)
A 20 60 1.200
B 25 30 750
C 40 100 4.000
D 30 50 1.500
E 50 25 1.250
202
Gestión económica de la formación
E-learning
Parámetro de la
Acciones N.º de horas de la N.º de participantes acción (C)
formativas acción (A) en la acción (B)
(A x B)
F* 20 40 800
G 50 50 2.500
H 30 30 900
I 40 40 1.600
K 60 60 3.600
L 20 20 400
M 30 30 600
203
Gestión de la formación en las organizaciones
204
Gestión económica de la formación
Los costes indirectos también pueden asignarse por partidas (personal, instala-
ciones, equipos y tecnología) de la misma forma que se ha hecho para los cos-
tes indirectos totales.
En el ejemplo, la asignación de los costes indirectos de cada concepto a cada
acción formativa se haría de la forma siguiente, tal y como se resume en el cua-
dro 5.13:
– Costes indirectos de personal: 159.950 €
• 74,03% para e-learning: 118.410,98 €
• 33.500 € asignados directamente a e-learning
Costes indirectos de personal asignados a e-learning: 118.410,98 € +
+ 33.500 € = 151.910,98 €
– Costes indirectos de instalaciones, equipos y tecnología: 5.500 €
• 74,03% para e-learning: 4.071,65 €
• 5.000 € asignados directamente a e-learning
Costes indirectos de instalaciones, equipos y tecnología asignados a
e-learning: 4.071,65 € + 5.000 € = 9.071,65 €
– Otros costes indirectos: 4.600 €
• 74,03% para e-learning: 3.405,38 €
Personal 151.910,98 €
Total 164.388,01 €
205
Gestión de la formación en las organizaciones
Una vez que se conocen los costes directos e indirectos de una acción de for-
mación es posible determinar sus costes, que serán la suma de los directos e indi-
rectos:
Sin embargo, en estos costes no se han incluido aún los de estructura que se
calculan, habitualmente, aplicando un 10% sobre la suma de los costes directos e
indirectos de la acción, obteniendo, de esta forma, los costes totales de la misma:
206
6
La implantación de la formación:
el diseño de la acción formativa
Elaborar el cronograma
207
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Al final del curso, los formandos serán capaces de diseñar una acción de
e-learning, adaptando los objetivos y contenidos de la misma a las necesida-
des de los participantes y de la organización.
Ejemplo
Al final del módulo los formandos serán capaces de determinar y estructurar
los contenidos de una unidad didáctica de una acción formativa, teniendo en
cuenta la modalidad del proceso formativo, los principios y condiciones del
aprendizaje de adultos y las características y necesidades de los destinatarios
de la acción.
208
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
Ejemplo
Ejemplo
La acción formativa permitirá aumentar en un 5% el número de participantes
que finalizan con éxito el cuso y aumentará en 0,5 puntos sobre un máximo de
5 su nivel de satisfacción con la misma.
209
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Piénsese un momento cómo se sentirían los participantes a una determi-
nada acción formativa, si se encontraran un objetivo definido en los si-
guientes términos: “al final del curso, los participantes no tendrán conduc-
tas autocráticas con sus colaboradores en las reuniones de trabajo”.
Seguramente, la mayoría de los formandos generaría expectativas negati-
vas hacia el curso.
Sin embargo, si en vez de pensar en las competencias o comportamientos que
se desean eliminar, los objetivos se sitúan en el plano de las competencias
que se pueden desarrollar para inhibir la puesta en práctica de determinados
comportamientos no deseables en el trabajo, la situación cambia sustancial-
mente.
De esta forma, el mismo objetivo anterior se podría formular de la manera si-
guiente: “al finalizar el curso, los participantes llevarán a cabo comportamientos
de colaboración con los miembros de su equipo durante las reuniones de tra-
bajo”.
210
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
Ejemplo
En una acción formativa de sensibilización hacia el trabajo en equipo, se po-
dría considerar adecuado contar con dos formadores (uno que se encargase
de las actividades docentes y el otro que asumiese el rol de animador del gru-
po), pero si no se está seguro de que se vaya a permitir tal situación, en princi-
pio se deberá contar con un único formador y diseñar la acción formativa con
estas condiciones. Si, finalmente, se contase con la colaboración de otro moni-
tor, únicamente habría que modificar ligeramente el diseño inicial.
211
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Los participantes al final del curso serán capaces de moderar las discusiones
de los formandos en el aula virtual.
Esto implica que los participantes deberán, al final del curso, aplicar los cono-
cimientos sobre los métodos participativos, utilizar correctamente el chat, el
correo electrónico, la videoconferencia, etc.
Ejemplo
Generar una actitud positiva en el trato al cliente en un cajero de un supermer-
cado es difícilmente constatable, pero sí se podrá observar si se dirige a los
clientes de manera amable, mirándoles a la cara con una sonrisa y, si el cam-
bio se mantiene a lo largo del tiempo, se podrá hablar de cambio de actitud.
212
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
Ejemplo
Moderar las discusiones del grupo utilizando eficazmente el chat, el correo
electrónico y la videoconferencia, realizándose la tarea en el aula virtual del
curso.
Para conocer con exactitud las condiciones en las cuales se van a po-
ner en práctica las competencias desarrolladas en la acción formativa, será
preciso recoger diversas informaciones antes de definir los objetivos de la
misma; por ejemplo, visitando el lugar de trabajo, estudiando las descrip-
ciones de los puestos de trabajo que ocupan los formandos, entrevistando
a los supervisores de los participantes, etc., ya que, en ocasiones, no tener
en cuenta las condiciones reales de trabajo, puede llevar a una definición
incorrecta de los objetivos.
Ejemplo
Para la tarea de moderar las discusiones del grupo en el aula virtual, no ten-
dría sentido formar en el uso de la videoconferencia, si este medio posterior-
mente no va a estar disponible durante las sesiones.
Ejemplo
Por ejemplo, para la tarea de moderar las discusiones del grupo en el aula
virtual:
– Formular preguntas que motiven la discusión.
– Escribir mensajes utilizando un lenguaje claro, conciso y preciso.
– Fomentar la participación de los formandos, sin acaparar o dejar aca-
parar a ningún participante la discusión.
213
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Si lo que se quiere es comprobar si los participantes conocen las característi-
cas que debe tener una plataforma para desarrollar acciones de e-learning se
les podría hacer un examen de conocimientos o plantear un ejercicio donde
tuvieran que poner de manifiesto los conocimientos adquiridos, por ejemplo,
un estudio de casos.
Ejemplo
Si uno de los objetivos del curso es sensibilizar a los participantes sobre la
necesidad de utilizar protectores auditivos en sus puestos de trabajo, se po-
dría utilizar para mostrar los nocivos efectos del ruido sobre la salud, un vídeo
donde personas que han sufrido graves pérdidas auditivas expongan cómo
llegaron a su situación actual; o se podría realizar una exposición teórica so-
bre los efectos del ruido; o combinar ambos tipos de actividades.
214
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
Una vez seleccionados los contenidos de la acción formativa, habrá que es-
tructurarlos y organizarlos a través de unidades de aprendizaje. Muchas veces, un
curso fracasa porque los contenidos y las actividades no están bien distribuidos, a
lo largo del mismo, de forma que faciliten el proceso de aprendizaje de los for-
mandos.
A continuación se expone un ejemplo de estructura y organización de conte-
nidos. Se ha elegido, como ejemplo, una acción formativa sobre cómo hacer una
tortilla de patatas, por lo gráfico que es y porque la forma de proceder es transfe-
rible a cualquier curso cuyo objetivo sea el desarrollo de competencias técnicas
(ver figura 6.4).
215
Gestión de la formación en las organizaciones
Como regla básica, en toda acción formativa, los temas, las actividades, ejem-
plos, etc., incluidos en el programa deben estar dispuestos de forma que faciliten
el avance:
– De lo conocido a lo desconocido.
– De lo inmediato a lo remoto.
– De lo concreto a lo abstracto.
– De lo fácil a lo difícil.
216
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
métodos tradicionales con los pasivos y de los modernos con los activos no parece
correcta, ya que los procedimientos activos se han utilizado desde el principio de
los tiempos (los hombres prehistóricos aprendían a hacer herramientas de sílex a
través de procedimientos activos, no de lecciones magistrales). Por ello, aquí se
diferenciará entre:
Todos los métodos de formación pueden ser útiles o no, no en función del mé-
todo en sí, sino de la persona que lo utiliza, del tema que se explica, de los objeti-
vos de la acción formativa, de las características de los participantes, de las carac-
terísticas del aula, etc.
Por ello, un buen formador no es el que utiliza el método “más moderno”, o
“más activo”, sino el que sabe elegir y emplear el más adecuado en función de
todos los aspectos y variables presentes en la acción formativa.
Sin ánimo de ser exhaustivos, a continuación se exponen de una forma re-
sumida los métodos de formación y desarrollo más utilizados en estos momen-
tos.
Tal y como su nombre indica, los métodos verbales son aquellos en los que,
predominantemente, se utilizan las funciones verbales para impartir los conteni-
dos de la formación, llevándose a cabo el aprendizaje de los formandos, escu-
chando, hablando, leyendo o escribiendo.
Por tanto, es el formador quien, de manera preferente, expondrá oralmente los
contenidos del curso, escuchando los formandos tales explicaciones, sin excluir la
inversión de los papeles; por ello, se denominan también “métodos centrados en
el formador”.
La lección magistral o conferencia es, sin lugar a dudas, el método verbal por
excelencia. En él, el formador asume el papel central de la acción formativa y, a
través de la palabra (ayudándose o no con el empleo de medios audiovisuales),
transmite los contenidos del curso a los participantes.
Aunque en la formación en la empresa se utilizan, fundamentalmente, los mé-
todos activos, este método no puede ser eliminado del proceso de formación, ya
que el punto de partida para el aprendizaje es poseer la información necesaria.
217
Gestión de la formación en las organizaciones
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
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Gestión de la formación en las organizaciones
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
4. La discusión de grupo
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Gestión de la formación en las organizaciones
5. Cuestionarios y autoevaluaciones
En ocasiones, sobre todo cuando en las acciones formativas se tratan temas re-
feridos a las relaciones humanas, tales como, por ejemplo, comunicación, motiva-
ción, liderazgo, etc., es oportuno utilizar este método como punto de partida de
posteriores explicaciones y ejercicios.
Consiste, básicamente, en que los participantes respondan a un cuestionario
sobre su forma habitual de actuar que, posteriormente, ellos mismos corrigen e
interpretan.
Su objetivo es proporcionar, a los formandos, información relativa a sus in-
tereses, motivaciones, valores y comportamientos para que en función de los re-
sultados puedan elaborar un plan de mejora personal.
222
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
7. El outdoor training
El outdoor training es una metodología que lleva utilizándose, desde los años
setenta en Estados Unidos y que en nuestro país ha tenido un gran auge en la úl-
tima década.
Surge a partir de la observación empírica de que los equipos aprenden y se
cohesionan más rápida y eficazmente cuando deben actuar en condiciones nuevas,
en las que, además, son fundamentales las aportaciones de todos los participantes.
La razón de su éxito es que ha demostrado ser un procedimiento de formación
más eficaz y rápido que los tradicionales. Permite que se aprenda actuando y en
tiempo real, con lo que la asimilación de conocimientos, actitudes y conductas se
produce de forma más profunda y efectiva.
La denominación de outdoor training surge porque se trata de actividades físi-
cas en equipo (participan grupos de personas que necesariamente deben interrela-
cionarse en el trabajo), que se realizan en estrecho contacto con la naturaleza,
alejadas del entorno laboral tradicional al que, sin embargo, no se pretende susti-
tuir. De esta forma, en las sesiones de outdoor training, se pueden realizar activi-
dades como cruzar un río con los materiales proporcionados, construir una pirá-
mide, pruebas de orientación, etc.
223
Gestión de la formación en las organizaciones
Estas actividades al aire libre son un elemento más (aunque quizá el más lla-
mativo) de lo que se conoce como experiential learning, que es un aprendizaje
empírico a través de la experiencia. Consiste básicamente, en el empleo de acti-
vidades de las que se extraen conclusiones o claves prácticas con proyección di-
recta e inmediata en el entorno personal y profesional, y que no necesariamente
tienen que desarrollarse fuera del aula.
Las actividades van escalonadas en varios niveles y se realizan dentro y fuera
del aula. No poseen carácter traumático y resultan fáciles de ejecutar. Se parte del
principio de que el aprendizaje resulta más eficaz cuando se interioriza por vía
emocional, en lugar de por vía estrictamente racional.
El objetivo general del outdoor training es poner a un grupo de personas de la or-
ganización, ante situaciones que dependen de la cooperación de otras para poder su-
perarlas. Su fin es arraigar “emocionalmente” conductas y actitudes que, más tarde
deberán poner en práctica los participantes en su vida profesional, tales como trabajar
en equipo, liderazgo, comunicación, delegación, etc. Por tanto, lo aprendido no se
adquiere a través del razonamiento, sino de la experiencia y no se recupera a través de
la memoria, sino del acto reflejo. No es un aprendizaje racional, sino emocional.
Las actividades se diseñan de manera específica para cada empresa, variando
los niveles de dificultad en función de los objetivos que se desea alcanzar; sin
embargo, en la mayoría de los casos, se pretende, con las actividades realizadas,
fomentar el trabajo en equipo, el reparto de tareas, el motivo de logro, el diseño
de estrategias, y la consecución de objetivos.
En el outdoor training, aunque la componente individual tiene mucha importan-
cia, las actividades que se llevan a cabo son, siempre, en grupo, en las que se gene-
ran lenguajes comunes y experiencias que son útiles en el trabajo cotidiano, para
convertirse en referentes para actuar en las situaciones similares que puedan surgir.
Uno de los fundamentos del outdoor training es que se está actuando fuera de la
denominada zona de confort de la persona, al hacer siempre algo nuevo o algo habi-
tual, pero de forma distinta a como se hace normalmente, por lo que se sale de la
zona en que las personas trabajan con comodidad y mayor seguridad. Se trata, por
tanto, de salir de dicha zona de seguridad y explorar la zona de crecimiento.
En esta zona de crecimiento, actúa la creatividad y se produce la innovación,
que es la que permite progresar personal y profesionalmente, al ser la actitud de
las personas más receptiva.
8. El coaching
224
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
9. El mentoring
225
Gestión de la formación en las organizaciones
El mentoring recibe este nombre a partir de Mentor, que aconseja y guía a Te-
lémaco, hijo de Ulises, en su formación para ser un futuro rey. En el mundo de la
empresa, el mentor aconseja y guía a su telémaco en su desarrollo profesional
dentro de la organización.
Un mentor no es alguien que dirija, proteja, avale o represente a nadie; su fun-
ción es la de ayudar a aprender, mostrar caminos, acompañar..., en suma, es un
facilitador en el proceso de descubrimiento y autodesarrollo del telémaco.
La idea del mentoring surge cuando, en la década de 1980, se producen pro-
fundas regularizaciones en muchas organizaciones, lo que da lugar a cambios
estructurales, aumento de la movilidad funcional y geográfica, etc. En dicho am-
biente tumultuoso, las empresas desean que valores como la lealtad, la confianza
y la identificación con los objetivos de la empresa se mantengan profundamente
arraigados en los empleados.
Los beneficios que la implantación de programas de mentoring puede aportar,
tanto a la organización como a las personas son los siguientes (Pereda, Berrocal y
Alonso, 2011):
a) Para la organización:
b) Para el mentor:
c) Para el telémaco:
226
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
Para que un programa de mentoring tenga el éxito que se espera del mismo, es
preciso que todos los implicados en él, tengan claro que no se trata de meros en-
cuentros informales, sino que se basan en un compromiso, por parte del mentor y
del telémaco, para mantener contactos regulares durante un periodo determinado
de tiempo.
De esta forma, la relación no se suele acordar por un periodo inferior a seis
meses, aunque la duración más habitual es la de un año.
La relación mentor/telémaco no debe estar determinada por una jerarquía di-
recta entre ambos. Al contrario, es el sujeto quien selecciona al mentor a partir de
una lista de personas que se han ofrecido voluntariamente a ejercer el papel de
mentores durante un periodo de tiempo previamente pactado. La elección la hace
cada solicitante, en base a sus propias necesidades de desarrollo, así como de la
posición y experiencia de cada mentor dentro de la empresa.
La duración y frecuencia de las reuniones son variables, y dependen del grado
de compromiso e implicación de cada una de las partes. Pueden ser semanales,
quincenales o mensuales.
El peligro del mentoring reside en cuando la relación mentor/telémaco se con-
vierte en una necesidad y, por tanto, en una dependencia. Para evitar esta situación,
ambos deben tener claro qué desea obtener el sujeto del mentor, esforzándose am-
bos por conseguir los objetivos claramente definidos al principio de la relación.
El coaching y el mentoring son dos procesos de desarrollo, pero existen otras
técnicas de desarrollo de personas que también son muy efectivas, en ocasiones
incluso resultan más adecuadas, cuando las necesidades de la organización así lo
aconsejan. Unas se utilizan con grupos grandes, otras con pequeños grupos y otras
son técnicas de desarrollo de carácter individual. Asimismo pueden implicar o no
un facilitador para llevarlas a cabo, ya que en ocasiones las puede poner en mar-
cha la persona por sí misma. La mayor parte de ellas puede utilizarse como técni-
ca independiente, pero también conjuntamente con otras para incrementar su efi-
cacia.
227
Gestión de la formación en las organizaciones
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
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Gestión de la formación en las organizaciones
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
– Medios visuales.
– Medios auditivos.
– Medios audiovisuales.
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Gestión de la formación en las organizaciones
adecuados para una situación concreta, será necesario responder una serie de pre-
guntas:
Con respecto al contenido incluido en los medios utilizados, éste deberá cum-
plir los siguientes requisitos:
232
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
233
Gestión de la formación en las organizaciones
La decisión final sobre cada uno de estos aspectos estará condicionada por
una serie de variables que no se deben considerar de manera aislada, sino de for-
ma conjunta:
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
235
Gestión de la formación en las organizaciones
Se debe tener en cuenta que cuando se está diseñando la acción formativa, los
tiempos asignados a cada módulo son aproximados, ya que la duración exacta la
va a marcar el ritmo de los participantes; por ejemplo, hay ejercicios que “nor-
malmente” tienen una duración de 30 minutos y, sin embargo, hay grupos que los
resuelven en 15 minutos y otros que necesitan 45.
También puede suceder que los participantes, al inicio de la acción formativa,
muestren actitudes negativas hacia la misma. En estos casos, por lo general, el
formador, siempre y cuando el programa lo permita, deberá poder intercambiar el
orden de las sesiones, módulos temáticos o ejercicios, de forma que se vaya favo-
reciendo la implicación de los participantes. Obviamente, para poder hacer esto, el
formador deberá ser un experto en la materia y haya diseñado o participado en el
diseño de la acción formativa.
En el cuadro 6.2 se presenta un ejemplo de cronograma de una sesión presen-
cial de 4 horas de duración de un curso sobre “análisis de puestos de trabajo”. Los
objetivos de dicha sesión son los siguientes:
– Conocer las implicaciones del puesto de trabajo como nexo de unión en-
tre la organización y el individuo.
– Diferenciar los conceptos de puesto, trabajo, categoría y profesión.
– Identificar las posibles aplicaciones del análisis de puestos.
– Analizar los principales problemas que se pueden encontrar al poner en
marcha un programa de análisis de puestos y cómo solucionarlos.
– Discriminar entre la información relevante a recoger mediante el análisis
de puestos, en función de la aplicación que se vaya a dar a los resultados.
236
La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
10:25 Descanso
11:30 Descanso
237
Gestión de la formación en las organizaciones
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La implantación de la formación: el diseño de la acción formativa
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Gestión de la formación en las organizaciones
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7
La evaluación de la formación
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Gestión de la formación en las organizaciones
Aprendizaje
Acción formativa Mejorar el rendimiento Resultados
Adaptación del perfil
Evaluación
Evaluación inmediata
de la
eficacia
Evaluación
de la
eficiencia
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La evaluación de la formación
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Gestión de la formación en las organizaciones
Por eficacia se entiende el grado en que se han conseguido los objetivos que
se habían fijado a la función de formación, esto es, el grado en que la función de
formación ha permitido conseguir que la empresa disponga de las competencias
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La evaluación de la formación
245
Gestión de la formación en las organizaciones
246
La evaluación de la formación
adecuado para llevarla a cabo, puesto que habrá ocasiones en las que la
evaluación de la transferencia se podrá hacer inmediatamente después de
que los formandos vuelvan a su puesto de trabajo; sin embargo, habrá
otros momentos en los que será preciso esperar más o menos tiempo antes
de evaluar si los formandos han aplicado lo aprendido a su trabajo.
4. Se llega así al último nivel de evaluación, esto es, a evaluar los resultados
de la formación que también es el nivel que, sin duda alguna, genera más
discusiones, sobre todo en los aspectos referidos a la rentabilidad de la
formación.
En este nivel, una de las discusiones más extendidas es cómo definir
los indicadores que se utilizarán para evaluar los resultados de la forma-
ción.
El error más habitualmente cometido es tratar de definir estos indica-
dores en el momento de llevar a cabo la evaluación, ya que deben estar
definidos desde el momento en que se definen los objetivos operativos de
la acción formativa. Se podría decir incluso que los indicadores ya debe-
rían estar claros cuando se definen las necesidades de formación.
¿Por qué es importante hacerlo así? Sencillamente, los resultados que
se espera obtener con la formación deben estar claros desde que se co-
mienza a planificar la acción formativa, porque ello ayudará a determinar
los contenidos, métodos y medios más adecuados para la misma.
Es cierto que la formación puede tener, de hecho los tiene, efectos co-
laterales sobre aspectos como la satisfacción de los empleados. Por ello,
es preciso tener en cuenta todos estos aspectos, aunque la evaluación se
deberá centrar en los indicadores incluidos en los objetivos operativos de
formación.
También en este nivel de evaluación de la formación es necesario tra-
tar de manera específica las acciones de desarrollo, esto es, las que no se
dirigen directamente a los contenidos del puesto de trabajo.
Hay autores que indican que en estas acciones no se pueden evaluar as-
pectos como su rentabilidad. Obviamente, esta afirmación no es correcta.
Las acciones de desarrollo deben tener también una razón de ser que
debe reflejarse en los objetivos operativos de las mismas y de manera muy
específica. No basta con indicar que una acción de desarrollo va a servir
para aumentar, o mejorar, la satisfacción, la implicación o la integración
de los formandos.
Estos aspectos deberán tener una relación causa-efecto con indicado-
res que se referirán a resultados financieros como el absentismo, la pro-
ductividad o la rotación externa.
Ahora bien, tanto en las acciones de desarrollo como en todas las de
formación, hay que tener en cuenta el esfuerzo y el coste general, no sólo el
247
Gestión de la formación en las organizaciones
248
La evaluación de la formación
En general, las áreas sobre las que se recoge información al llevar a cabo esta
evaluación son las siguientes (ver figura 7.4):
Aplicabilidad de los
Utilidad de la acción contenidos Organización general Formador/tutor
Sugerencias de
Documentación Medios utilizados Programa mejora
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Gestión de la formación en las organizaciones
250
La evaluación de la formación
1 2 3 4 5 6 NA
Contenidos 1 2 3 4 5 6 NA
Formador 1 2 3 4 5 6 NA
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Gestión de la formación en las organizaciones
Materiales / Medios 1 2 3 4 5 6 NA
Aspectos globales 1 2 3 4 5 6 NA
¿Qué añadirías?
¿Qué suprimirías?
Sugerencias de mejora:
252
La evaluación de la formación
Los resultados de la evaluación del aprendizaje son uno de los indicadores del
grado de eficacia de los programas y acciones formativas y, por consiguiente, de
la calidad de la formación impartida.
253
Gestión de la formación en las organizaciones
Hay tres momentos en los que se puede llevar a cabo la evaluación del apren-
dizaje conseguido con las acciones formativas:
a) Antes de la acción. Sería una medida “pre” y sirve para establecer los co-
nocimientos de los formandos antes de la acción formativa. Su objetivo es
servir de punto de referencia para poder conocer las mejoras obtenidas a
través de la acción.
b) Durante el desarrollo de la acción (evaluación formativa). En acciones
formativas con una duración superior a 15 o 20 horas, es conveniente ha-
cer evaluaciones periódicas durante su desarrollo; por ejemplo, al termi-
nar cada sesión, módulo o bloque temático; así como a su finalización.
Los objetivos que se persiguen en este tipo de evaluación del aprendizaje
son:
254
La evaluación de la formación
Ejemplo
En la empresa “X” se ha detectado en los vendedores de nueva incorporación
un pobre desempeño en la realización de su actividad comercial. Se ha com-
probado que las razones estriban en una falta de conocimientos sobre los pro-
ductos nuevos y la entrevista de ventas.
Al finalizar el curso los formandos tienen que ser capaces de:
a) Describir las especificaciones técnicas de cada uno de los productos
de nueva creación.
b) Realizar entrevistas de venta eficaces en función de las necesidades
detectadas en los clientes.
La evaluación del aprendizaje, en este caso, estaría centrada en comprobar las
cuotas de aprendizaje alcanzadas por los formandos en relación con los conoci-
mientos de los productos y con la realización de entrevista de ventas enseñados.
Pero, ¿es suficiente evaluar si los participantes han adquirido los conocimien-
tos y competencias pertinentes? La respuesta es no. Una persona puede po-
seer una serie de conocimientos y competencias y, sin embargo, no ponerlos
en práctica en su trabajo diario. Por tanto, también se debería evaluar si los
formandos ponen en práctica lo que han aprendido durante el desarrollo de su
actividad comercial.
255
Gestión de la formación en las organizaciones
Los criterios para tomar la decisión sobre qué técnicas son las más apropiadas
para realizar la evaluación del aprendizaje son:
256
La evaluación de la formación
Los datos obtenidos deben ser analizados y valorados, con el fin de obtener
conclusiones en relación con los objetivos planteados, cuotas de aprendizaje al-
canzadas, obstáculos aparecidos durante la formación, etc.
Los resultados se incluyen en el banco de datos de la dirección de formación,
para su posterior uso, tanto en el seguimiento y evaluación de la transferencia de
los formandos, como para el diseño de futuras acciones formativas.
Los resultados se analizan de forma individual para cada uno de los forman-
dos, y grupalmente si la acción formativa ha sido de carácter colectivo.
La primera persona que debe ser informada de los resultados es el propio for-
mando, proporcionándole retroinformación, tanto a lo largo de la acción formati-
va como al final de la misma. Esta retroinformación tiene como finalidad:
257
Gestión de la formación en las organizaciones
A) Pruebas de conocimientos
El uso de este tipo de instrumentos permite, tal y como su propio nombre in-
dica, medir el grado de conocimientos adquiridos por los participantes.
La forma más habitual de evaluar los conocimientos es por medio de cuestio-
narios.
Indistintamente del tipo de cuestionario que se emplee, todas las preguntas
que en él se recojan deberán estar directamente relacionadas con los contenidos de
la acción formativa.
Ejemplo
– Define el término formación de personal.
– Describe las fases del proceso de elaboración del plan de formación.
– Enumera las aplicaciones de la evaluación del aprendizaje.
• Ventajas:
• Inconvenientes:
258
La evaluación de la formación
Ejemplo
– Desarrolla un argumentario de ventas para el producto “X”.
– Describe cómo influye la fase de planificación en la ejecución de un pro-
yecto.
– Expón las aportaciones principales de un programa de evaluación del ren-
dimiento en relación con la satisfacción de los empleados.
• Ventajas:
• Inconvenientes:
259
Gestión de la formación en las organizaciones
260
La evaluación de la formación
Ejemplo
1. De las siguientes técnicas, señale las más adecuadas para la evaluación del
aprendizaje de las competencias desarrolladas durante la acción formativa.
a) Exámenes de conocimientos.
b) Pruebas situacionales.
c) Entrevista individual.
2. El proceso sistemático que permite medir o contrastar el nivel de modificación
del comportamiento que se ha producido en los formandos y que es atribuible
a la formación recibida, se denomina:
a) Evaluación del aprendizaje.
b) Evaluación de la satisfacción.
c) Evaluación de la transferibilidad.
Ejemplo
1. El momento más adecuado para llevar a cabo la evaluación del aprendizaje
es siempre inmediatamente tras la finalización de la impartición de la acción
formativa.
a) Verdadero.
b) Falso.
2. Las exigencias del trabajo diario es una de las barreras que puede dificultar
la transferencia de las competencias desarrolladas en la formación al puesto
de trabajo.
a) Verdadero.
b) Falso.
3. El rendimiento sobre la inversión de una acción de formación es el resultado
de dividir el beneficio producido por la acción entre los costes de la misma y
multiplicar el total por cien.
a) Verdadero.
b) Falso.
261
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Complete las siguientes frases:
– La aplicación fundamental de las técnicas de valoración de puestos es…
– Las evaluaciones del progreso de los empleados se deben realizar cada…
Las palabras omitidas deben ser indicativas de que se ha producido un determi-
nado aprendizaje.
En la afirmación “las evaluaciones del progreso…”, no sería adecuado que la
palabra a rellenar fuera “realizar”, pues no aportaría nada en relación con el
aprendizaje realizado.
Ejemplo
Complete these sentences with the correct preposition in, at, from, to and on.
02.00 pm. They don't work the afternoons and often stay home
then. Sundays they often visit family or play golf the local club.
Ejemplo
Tache la respuesta que no corresponda:
– La capital de España es Madrid / La capital de España es Barcelona.
262
La evaluación de la formación
Ejemplo
En la primera columna se listan una serie de palabras en inglés y en la segun-
da su traducción al castellano, relacione la palabra en inglés con su traducción
al castellano.
a) Orange 1) Manzana
b) Apple 2) Uva
c) Lemon 3) Naranja
d) Peach 4) Limón
e) Grape
• Ventajas:
• Inconvenientes:
Para que un cuestionario cerrado tipo test sea útil, en relación con los
objetivos perseguidos con su aplicación, es necesario que sea lo más
263
Gestión de la formación en las organizaciones
completo posible. Por tanto, deberá recoger toda aquella información que
se considere relevante y significativa para determinar el grado de conoci-
mientos adquiridos por los participantes.
a) Las pruebas situacionales son las más útiles y precisas para evaluar el
aprendizaje de competencias junto con las pruebas profesionales. Tienen
como objeto medir el grado en que los formandos son capaces de poner en
práctica los conocimientos y competencias trabajadas en el transcurso de
la acción formativa. Para ello, se recrea una situación que simula total o
parcialmente una situación en la que los participantes tienen que poner de
manifiesto las competencias que exige el desempeño eficaz de una activi-
dad laboral concreta
La elaboración de las pruebas situacionales es costosa en tiempo,
energía y recursos. Por ello, durante su diseño y elaboración se debe ser
sistemático en todo momento, para asegurar que la prueba permite deter-
minar el grado en el que los participantes han alcanzado los objetivos de
aprendizaje:
264
La evaluación de la formación
Ejemplo
El Ayuntamiento “XYZ” ha contactado con el área de estudios de la consultora “El
Pino Verde” donde trabajas como técnico para que se le elabore un proyecto
para el desarrollo de un análisis de puestos de trabajo en el área de servicios
generales de mantenimiento y en concreto de la sección de higiene urbana y
parque móvil, debido a los problemas que se han detectado en materia de salud
y seguridad, y con el objetivo de que sirva como punto de partida para la defini-
ción de criterios de evaluación del rendimiento en cada uno de los puestos, así
como para la valoración de puestos de trabajo.
El responsable del área de proyectos de la consultora te ha solicitado que:
• Analices y determines la viabilidad del proyecto para que éste pueda ser
abordado en un máximo de tres meses y con un coste máximo para la con-
sultora de 9.000 €.
• En caso de que consideres que es viable el proyecto, debes elaborar el bo-
rrador del anteproyecto que debería ser presentado al Consejo Rector del
Ayuntamiento.
La plantilla total de la sección es de 93 trabajadores. En el siguiente organigrama
se incluye la estructura actual de la sección.
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Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Escribir un informe en Word
Duración: 20 minutos.
Contenido: dar formato básico al documento, emplear distintos tipos de letras y
atributos.
Herramientas: ordenador e impresora.
Materiales: papel, bolígrafo e informe escrito a mano.
La corrección de la prueba se realiza utilizando una tabla de evaluación o
cuestionario, con el fin de evitar la posible subjetividad de los evaluadores.
Para este caso, los aspectos a incluir en la guía para la evaluación del apren-
dizaje podrían estar referidos a:
- Tiempo de ejecución de la tarea.
- Número de errores mecanográficos.
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La evaluación de la formación
Ejemplo
• ¿Qué contenidos pone en práctica de la formación recibida?
• ¿Aplica de forma adecuada estos contenidos en el puesto de trabajo?
• En situaciones de urgencia o elevada carga de trabajo, ¿qué contenidos
utiliza?
• ¿Soluciona los problemas habituales con mayor rapidez?
• ¿Soluciona los problemas habituales con mayor calidad?
• ¿Ha modificado la organización del propio trabajo?
• ¿Se han producido otros cambios no esperados, que pueden deberse a la
formación recibida?
A A Casi No se
Trabajo en equipo Nunca Siempre
veces menudo siempre aplica
273
Gestión de la formación en las organizaciones
A A Casi No se
Trabajo en equipo Nunca Siempre
veces menudo siempre aplica
3. Resuelve conflictos y
desacuerdos expresan-
do las diferencias e
identificando los puntos
comunes relacionados
con el objetivo que se
persigue.
4. Muestra reconocimiento
y valora las opiniones e
ideas de otros.
5. Solicita información,
ideas y sugerencias a
los miembros del grupo
sobre los problemas y
dificultades que surgen
en el trabajo.
9. Busca el consenso y el
acuerdo dentro del gru-
po.
274
La evaluación de la formación
275
Gestión de la formación en las organizaciones
en función del mismo, es claro que los objetivos de la organización (del sistema
total) se consiguen por la actuación conjunta de distintos subsistemas (las distintas
unidades funcionales de la empresa).
Ejemplo
Una mejora de la seguridad se podrá obtener por una campaña publicitaria e
informativa, un rediseño de los puestos de trabajo, un adecuado programa de
formación para los operarios y mandos..., y todas estas acciones deberán
llevarse a cabo conjuntamente para alcanzar la meta deseada.
Ejemplo
Para determinar los beneficios de la mejora de la satisfacción de los trabaja-
dores algunos de los indicadores que se podrían utilizar son el absentismo, la
rotación externa, el número de días por bajas laborales por accidentes, el
número de quejas de los trabajadores, etc.
Para elegir el/los más adecuado/s, previamente habrá que haber determinado
que la satisfacción está relacionada causalmente con el absentismo, la rota-
ción, etc.
276
La evaluación de la formación
Todas estas preguntas, y otras muchas que se podrían plantear, quedan en bas-
tantes ocasiones sin respuesta, fundamentalmente, por dos razones:
277
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
Es una empresa en la que la rotación de la plantilla es demasiado elevada y
que, después de estudiar el tema, se determina que la principal causa es que
los mandos y supervisores no están proporcionando un adecuado apoyo en lo
que se refiere a la orientación y formación de los nuevos empleados.
En vista de ello, se imparte una acción de formación a todos los mandos y
supervisores sobre técnicas para la orientación y formación de sus colabora-
dores. Los resultados de la evaluación demuestran que la rotación media de la
plantilla antes de la acción formativa era de un 7% y que, tras la acción, dis-
minuyó a un 3%. Parece claro que la acción formativa ha producido resultados
positivos.
Es cierto que pueden haber actuado otros factores sobre la reducción de la
rotación, tales como un aumento del desempleo en la zona en que se encuen-
tra la empresa, una mejora de las condiciones salariales... y otros muchos.
Por ello, el responsable de formación deberá cuidar que las distintas variables
relevantes que pueden haber influido en los resultados no hayan cambiado.
En ese caso, se podrá hablar “más allá de la duda razonable” de los resulta-
dos obtenidos con la formación.
Hay varios métodos que se pueden utilizar para aislar los efectos de la formación
sobre los resultados, entre los cuales destacan los siguientes (Philips y Stone, 2002):
278
La evaluación de la formación
Se han expuesto distintos métodos que podrían utilizarse para estimar el efecto que
puede producir una acción de formación sobre las mejoras en los resultados de la orga-
nización pero, ¿cuál de ellos elegir? La elección vendrá marcada por la precisión y
fiabilidad de la medida, así como los costes que implique la recogida de información.
En general, se recomienda utilizar la combinación de varios métodos, sope-
sando las ventajas e inconvenientes de cada uno de ellos. Esta forma de trabajar,
además de ser menos arriesgada también es mejor aceptada.
De lo expuesto hasta ahora se desprende que el cálculo de la rentabilidad no es
exacto, ya que es muy difícil, por no decir imposible, aislar totalmente los efectos de
la formación del resto de factores que pueden contribuir a una mejora en el trabajo.
Sin embargo, si previamente se han definido adecuadamente los objetivos
operativos de la acción formativa, se simplifica en gran medida el cálculo de su
rentabilidad.
279
Gestión de la formación en las organizaciones
En ambos casos, y teniendo en cuenta los objetivos que se hayan definido para la
acción formativa, será posible calcular el retorno sobre la inversión en formación
(ROI), esto es, los beneficios obtenidos con las inversiones hechas en formación.
Para poder conocer el ROI será preciso:
Para poder conocer los resultados reales que ha tenido la formación se debe-
rán elegir los indicadores que permitan cuantificar la incidencia de los nuevos
comportamientos en las mejoras que se han producido en el trabajo.
Los indicadores o parámetros deberán permitir comprobar cuantitativa y cualita-
tivamente la incidencia de la formación, así como su evolución a lo largo del tiempo.
La elección de los indicadores no se debe dejar para el momento de la evalua-
ción, sino que es algo que se debe llevar a cabo cuando se definen los objetivos de
formación.
A la hora de elegir un indicador deben tenerse en cuenta una serie de criterios:
280
La evaluación de la formación
Con el fin de asegurar que los cambios que se han producido son debidos a la
acción formativa es preciso que se cuente con medidas previas del problema que
se desea solucionar o del aspecto sobre el que se desea incidir para, posteriormen-
te, poder observar si después del programa de formación los aspectos evolucionan
de acuerdo a las estimaciones previas, y si la evolución se mantiene, incrementa o
decrece a lo largo del tiempo.
Aquí vuelve a apreciarse la importancia del enfoque integrador en la gestión
de recursos humanos, ya que los datos obtenidos en las evaluaciones del rendi-
miento de los formandos, antes y después de la acción formativa, serán una mues-
tra clara de la influencia de la formación, al poderse combinar además estos datos
con los correspondientes a la evaluación del desempeño.
Hay multitud de indicadores que pueden utilizarse, algunos de ellos con una
incidencia clara sobre los resultados de la organización, habitualmente este tipo
de datos reciben el nombre de “duros” y otros que, aun teniendo relación con los
resultados alcanzados por la empresa, ésta es más indirecta o no fácilmente cuan-
tificable; a este tipo de parámetros se les denomina “blandos”. A partir de la utili-
zación del cuadro de mando integral, estos términos se están cambiando, cada vez
más, por los de “indicadores” e “inductores”, respectivamente.
En el cuadro 7.1 se comparan las principales características de los indicadores
e inductores.
281
Gestión de la formación en las organizaciones
Indicadores
Resultados: Tiempos:
– N.º de unidades producidas. – Tiempo medio de producción.
– Facturación lograda. – Horas extras.
– N.º de unidades vendidas. – Tiempo de supervisión.
– Nuevos clientes. – Horas de detención de maquinaria.
– N.º de visitas realizadas. – Tiempo de preparación de un pro-
– Producción hombre/hora. yecto.
Costes: Calidad:
– Desviaciones presupuestarias. – N.º de trabajos repetidos.
– Costes unitarios. – Índice de errores administrativos.
– Costes variables. – Índice de productos defectuosos.
– Costes fijos. – Costes por desperdicios de material.
– Recursos humanos utilizados. – Índice de rechazos por parte de
– Volumen de impagados. clientes.
Inductores
282
La evaluación de la formación
Hábitos: Iniciativa:
– Horas perdidas por absentismo. – Implantación de nuevas ideas.
– Impuntualidades. – Proyectos finalizados con éxito.
– Visitas al servicio médico. – N.º de sugerencias presentadas.
– Violaciones de las reglas de seguridad. – N.º de sugerencias implementadas.
Ejemplo
• Finanzas:
– Porcentaje de desviaciones en costes.
– Rentabilidad.
• Clientes:
– N.º de reclamaciones.
– Clientes fidelizados.
– Cumplimiento de plazos de entrega.
• Procesos:
– Porcentaje de desviaciones en plazos.
– Tiempo dedicado a la repetición de tareas.
– Tiempos de almacenamiento.
• Personas:
– Porcentaje de rotación.
– Nº de personas promocionadas internamente.
– Índice de satisfacción de los trabajadores…
283
Gestión de la formación en las organizaciones
Ejemplo
• Gestión de proyectos.
– Desviaciones en plazos de ejecución.
– Desviaciones en costes.
– Desviaciones en los estándares de calidad.
– Nivel de satisfacción del cliente.
• Técnica de venta.
– N.º de nuevos clientes.
– N.º de productos vendidos.
– Ratio de cierre de ventas por visita.
– Índice de clientes fidelizados.
• Desarrollo de mandos.
– Índice de rotación externa.
– Índice de satisfacción de los colaboradores.
– Ratios de evaluación del rendimiento de los colaboradores.
– Ratio de promociones.
– Tiempo perdido en repetición de tareas.
284
La evaluación de la formación
285
Gestión de la formación en las organizaciones
Calcular
el importe anual
Establecer el nivel
de medida objetivo
Determinar el valor
unitario de la medida
286
La evaluación de la formación
Ejemplo
Si la acción formativa tiene un coste presupuestado de 50.000 € y con ella se
espera conseguir un aumento de los clientes, y cada nuevo cliente supone un
ingreso extra de facturación para la empresa de 2.000 €, el objetivo mínimo que
se deberá conseguir para igualar el coste de la acción sería:
50.000 € / 2.000 €/cliente = 25 clientes
Por tanto, con un aumento de 25 clientes se habrán igualado los ingresos y el
coste de la acción formativa.
4. Calcular el importe anual. El valor anual será el representado por las varia-
ciones que se hayan alcanzado en los resultados durante un año, que es el pe-
riodo más habitualmente utilizado para calcular la rentabilidad. Sin embargo,
es importante tener en cuenta que los ingresos que se pueden producir debi-
dos a la acción de formación pueden extenderse a más de un año; por tanto,
si fuera el caso deberá contemplarse al evaluar la rentabilidad de la misma.
Ejemplo
Para calcular los ingresos producidos y siguiendo los pasos explicados en el
apartado anterior:
1. Se determina el nivel de la medida que se desea alcanzar o que se ha al-
canzado tras la acción de formación.
Por ejemplo, una organización tiene como objetivo aumentar en un 10% el
número de clientes, lo que implicaría pasar de 1.000 a 1.100 su cartera de
clientes en un año.
2. Se multiplica el objetivo esperado o alcanzado por el valor unitario de la medida.
Se ha determinado que una forma de valorar cada nuevo cliente es a través
del indicador “aumento de la facturación”. Suponiendo que entre los 1.000
clientes que en estos momentos tiene la organización la facturación es de
2.000.000 €. La facturación por cliente sería:
2.000.000 / 1.000 = 2.000 € al año por cliente de media.
2.000 € x 100 = 200.000 €
3. La cantidad anterior será el ingreso esperado/alcanzado, cantidad que habrá
que multiplicar por el plazo de referencia (plazo de tiempo) con el que se va-
ya a trabajar, en meses o años.
En el ejemplo se supone que únicamente se van a contemplar los ingresos
para un periodo de un año; por tanto, la cantidad sería 200.000 €.
287
Gestión de la formación en las organizaciones
– 1 indicaría que los ingresos de la formación han sido iguales a sus costes.
– < 1 indicaría que los ingresos producidos por la formación han sido infe-
riores a sus costes.
– > 1 mostraría que los ingresos producidos por la formación han sido supe-
riores a sus costes.
Ejemplo
Los ingresos debidos a la acción formativa de acogida a las personas de nueva
incorporación ha sido de 10.000 €, ya que se ha constatado una disminución del
33% del tiempo de adaptación al puesto de trabajo y su coste ha sido de 6.500 €.
Si se aplica la fórmula de la RCI:
10.000 € / 6.060,61 € = 1,65 €
Por tanto, por cada euro invertido se ha obtenido 1,65 €, por lo que se ha produ-
cido un beneficio de 65 céntimos.
– 0. Los ingresos producidos por la formación han sido iguales a los costes
de la misma, por lo que no habría aportado valor a la organización, pero
tampoco habría supuesto un gasto para la misma.
– < 0. Los ingresos producidos por la formación han sido inferiores a los
costes de la misma. Por ejemplo, un resultado de – 65% indicaría que los
288
La evaluación de la formación
ingresos debidos a la formación han sido un 35% (100 – 65) de los costes
que ha supuesto la misma, esto es, por cada euro invertido en formación
se habrían recuperado sólo 35 céntimos.
– > 0. Este resultado indicaría que los ingresos debidos a la formación han
sido superiores a los costes de la misma. Por ejemplo, un resultado de
65%, indicaría que los ingresos debidos a la formación han sido un 65%
superiores a los costes de la misma, esto es, por cada euro invertido en
formación se habría recuperado 1,65 €.
De esta forma:
Ejemplo
Si una acción formativa ha costado 15.000 € y los ingresos mensuales que se
esperan obtener con ella son 1.500 €/mes, el tiempo de amortización para la
misma será:
15.000 € / 1.500 €/mes = 10 meses
Una vez que se dispone de este dato, será una nueva información que se deberá
tener en cuenta antes de decidir si es rentable y oportuno llevar a cabo una ac-
ción determinada.
289
Gestión de la formación en las organizaciones
Pero, dichos objetivos, ¿se han obtenido al menor coste y utilización de recursos
posibles?
Si se desea conocer real y completamente la calidad de la formación, es preci-
so evaluar no sólo su eficacia, sino también atender a los aspectos referidos a la
eficiencia del proceso, de forma que se pueda llegar a saber si los objetivos de
formación se están consiguiendo con una optimización de recursos.
Para la evaluación de la eficiencia, los responsables del proceso, se deberán fi-
jar en los siguientes aspectos (ver figura 7.6):
Desarrollo
Sistemas
de control
Planificación de
la formación
290
La evaluación de la formación
291
Gestión de la formación en las organizaciones
292
La evaluación de la formación
En este caso, se tratará de conocer hasta qué punto, en las acciones formativas
que se han llevado a cabo, se ha cumplido lo que se había planificado previamente.
Para ello, en la evaluación de la impartición de la acción formativa se recoge-
rá información que permita:
Para ello, será preciso trabajar con los datos referidos a la evaluación inmedia-
ta de las acciones formativas, comprobando que permite obtener informaciones
rápidas, válidas y fiables sobre este tema, de forma que se pueda seguir trabajan-
do, en el futuro, en la mejora de la eficiencia de la formación.
293
Gestión de la formación en las organizaciones
294
La evaluación de la formación
Una vez que se conocen los costes de cada acción de formación, se pueden
evaluar dichos costes, con el objetivo de identificar y valorar los distintos costes
parciales que integran el coste total de la acción formativa.
Esta evaluación de los costes:
295
Gestión de la formación en las organizaciones
– Disminuir las horas de una acción de formación, sin que se vean afectados
los contenidos, la calidad y la eficacia de la misma.
– Decidir de manera más eficiente acudir a consultoras externas o trabajar
con los medios internos de la empresa.
– Optimizar la utilización de los recursos de que dispone la empresa para la
formación.
– Etc.
296
8
El marketing interno
de la formación del personal
Gestión de la formación en las organizaciones
Gestión de la formación
con poco valor
298
El marketing interno de la formación del personal
299
Gestión de la formación en las organizaciones
300
El marketing interno de la formación del personal
De
autorrealización
N
Necesidades
De estima secundarias
se
Sociales
De seguridad
N
Necesidades
primarias
Fisiológicas
Según esta teoría, la motivación para satisfacer una necesidad de tipo superior
sólo se manifiesta cuando están satisfechas en alguna medida las necesidades de
tipo inferior. De forma tal que las necesidades de cada individuo diferirán entre sí
en dependencia del nivel inferior satisfecho.
Dado que todas las personas no tienen o sienten las mismas necesidades, la
conducta de cada individuo podrá diferir en función de los objetivos asociados a
su estado de necesidades. De aquí que no todas las personas se motiven con una
acción o situación específica.
A su vez puede ocurrir que varios individuos se motiven con un mismo even-
to, pero las razones o impulsos que generan el comportamiento pueden diferir en
función de la necesidad de cada uno de ellos. Los valores que cada persona identi-
fica en un suceso pueden ser diferentes en función de sus necesidades.
De igual manera ocurre en el campo de la formación; la motivación de cada
individuo por participar activamente en la misma estará vinculada a la satisfac-
301
Gestión de la formación en las organizaciones
302
El marketing interno de la formación del personal
Por otro lado, se puede recordar que en la historia de la humanidad han existi-
do personas que han priorizado la necesidad de autorrealización por encima de
necesidades básicas como alimentarse. Reconocidos pintores, escritores, músicos,
etc., que prácticamente han dedicado la vida a la búsqueda o culminación de una
obra por encima de obtener bienes que les permitieran alimentarse adecuadamente
o satisfacer sus necesidades básicas.
Esto justifica que en ocasiones se encuentren individuos que priorizan el va-
lor de aprender, aun estando en situaciones de dificultad económica. De tal mane-
ra se podría encontrar al trabajador descrito anteriormente, con dificultades serias
para pagar la hipoteca, asistiendo de manera voluntaria a un curso que no le re-
portará ningún bien material, sino la satisfacción de aprender algo nuevo.
Una teoría que se debe mencionar, por referirse a un aspecto muy importante
y con frecuencia mal definido ya sea por desconocimiento o con intención es la
denominada teoría de las expectativas de Víctor Vroom (1964). La generación de
expectativas como fuente de motivación es un tema de incidencia relevante en el
entorno laboral y la formación.
Para Vroom la tendencia a mantener un comportamiento determinado, depen-
de de la expectativa que se genera sobre el resultado que se alcanza con la actua-
ción emprendida. En la medida en que el resultado que se puede obtener sea más
atractivo, mayor será la tendencia a desarrollar la acción en cuestión.
Asumiendo que los individuos encuentran interesantes aquellos resultados que
responden a sus necesidades latentes, se puede afirmar que la motivación hacia un
suceso determinado está relacionada con la expectativa de ver satisfecha una ne-
cesidad.
Esta relación expectativa-motivación indica que se puede incidir sobre los
niveles de motivación para mantener un comportamiento, si se es capaz de
generar o incrementar el nivel de expectativa sobre los beneficios que se pue-
den obtener del mismo. De tal forma se puede establecer un vínculo entre las
acciones que promocionan un evento; generan expectativas positivas sobre el
mismo, y los niveles de motivación que se inducen en los individuos con rela-
ción al mismo.
Según esta teoría, se puede fomentar la motivación hacia una actividad o
comportamiento, mostrando los beneficios que dicha actividad ofrece. En el en-
torno laboral las expectativas pueden estar encaminadas a la mejora del desempe-
ño, alcanzar el resultado deseado u obtener determinadas recompensas.
Además de los niveles de expectativas, otro factor que incide positivamente
en el grado de motivación está relacionado con la intención de alcanzar una meta.
A finales de los años 70, Edwin Locke propuso una hipótesis que se conoce
con el nombre de teoría de la fijación de metas. Según ésta, la intención de alcan-
304
El marketing interno de la formación del personal
306
El marketing interno de la formación del personal
tunda: las personas se mueven hacia los eventos donde identifican un be-
neficio. Para fomentar la motivación hacia la formación los individuos
deben asociar la misma a un provecho, una utilidad, acorde a sus necesi-
dades.
Dando a conocer las características de la formación, programa, objeti-
vo, aplicación, etc., se generan expectativas positivas en los futuros for-
mandos. Se les proporciona el motivo que les pondrá en marcha y les hará
mantener el comportamiento elegido, formarse.
Se debe destacar la importancia de generar expectativas reales, éstas
forman el impulso para emprender el camino y con su cumplimiento
mantienen la motivación por recorrerlo. Sin embargo, si en la medida en
que se desarrolla la acción formativa el formando percibe que las expec-
tativas no se cumplen, irá perdiendo motivación hasta probablemente
abandonar. En estos casos la situación final es aún peor pues no solo se
genera un estado de desmotivación sino que además se puede crear re-
chazo y desaliento.
Habría que resaltar, siempre, los valores reales de cada acción, aque-
llos que se pueden alcanzar. Crear expectativas de “posible cumplimien-
to”; aunque con ello se corra el riesgo de no movilizar a todo el personal.
Para lograr este último objetivo, se deben diseñar acciones con caracterís-
ticas, objetivos y beneficios diversos, que puedan satisfacer las diferentes
necesidades de todos los individuos en la organización. El puzle multico-
lor donde cada persona se sentirá identificada con una pieza en específico,
o con varias.
d) La motivación puede estimularse desde el exterior ofreciendo recompen-
sa y refuerzo. Como se ha analizado el nivel de motivación para desarro-
llar una acción y mantener un comportamiento específico, está ligado a la
utilidad que el individuo identifica en dicha acción. De tal manera si des-
de el entorno que rodea a la persona se refuerza el valor asociado a la ac-
ción, a su vez se fomentará la motivación del individuo.
Cuando se acompaña la formación con recompensas se está incremen-
tando su valor, ya sean estas relacionadas con la retribución o con otros
tipos de beneficios como ascensos, designación de nuevas tareas, flexibi-
lidad de jornada laboral, mejora de las condiciones de trabajo, etc. De
igual manera si se reconoce la participación en las acciones formativas y
los resultados obtenidos, diferenciando positivamente al personal que se
implica en la formación del que no lo hace, se incrementa el valor de la
misma y los beneficios que un individuo puede recibir. En este caso bene-
ficios asociados a la necesidad de reconocimiento.
308
El marketing interno de la formación del personal
310
El marketing interno de la formación del personal
Aprendizaje
Motivación Transferencia
Resultado
Sin duda para que pueda existir la transferencia de la formación, que corres-
ponde al segundo nivel, la premisa sine qua non es la existencia de nuevas com-
petencias que aplicar en la práctica laboral.
En referencia a esta afirmación es necesario aclarar que el desarrollo de
nuevas competencias, producto del aprendizaje, no es suficiente para que se
produzca un nivel efectivo de transferencia. En los niveles de desempeño y
rendimiento inciden otras variables relacionadas, entre otros aspectos, con los
recursos y los procesos que afectan en alguna medida las funciones asociadas
al puesto de trabajo.
Por último, respecto al tercer nivel, para que la formación contribuya positi-
vamente a los resultados finales de la empresa, los trabajadores deben poner en
práctica las competencias adquiridas o desarrolladas durante una acción formati-
va. Esto resulta imposible si antes no se ha efectuado un aprendizaje eficaz duran-
te el curso. Dada esta relación, para que la formación tenga un impacto final en la
organización expresado en resultados, la motivación resulta un elemento de gran
importancia.
En ambos casos, tanto para poner en práctica las competencias desarrolladas
durante el proceso de aprendizaje como para obtener un impacto positivo sobre el
resultado final, si bien no es suficiente con el desarrollo de un proceso formativo
312
El marketing interno de la formación del personal
a) Le informan sobre la acción formativa tan sólo unos días antes de la fecha
de comienzo de la misma.
b) No ha participado en ninguna medida en la selección y diseño del curso.
c) No tiene ninguna información sobre el formador.
d) Desconoce qué objetivos se persiguen, y qué se espera de él durante y
después del curso.
e) No reconoce en la acción ninguna utilidad para el buen desempeño de sus
funciones y el desarrollo de su carrera profesional.
f) El último curso en el que participó o del que le hablaron significó “una
pérdida de tiempo”.
g) La acción formativa se ha realizado durante los últimos cinco años del
mismo modo.
h) Desconoce los recursos que se han destinado a la gestión de la acción
formativa.
i) Los formadores son compañeros de él, que a pesar de contar con expe-
riencia laboral, no poseen competencias pedagógicas.
j) El superior inmediato se molesta cuando se ausenta del puesto de trabajo
durante la jornada formativa.
k) La formación no se toma en cuenta en los procesos de evaluación y de
promoción.
314
El marketing interno de la formación del personal
Causa
Gestión
de la formación
Problemas
que afectan Desmotivación
a la formación
Causa
Comunicación
y promoción
315
Gestión de la formación en las organizaciones
316
El marketing interno de la formación del personal
317
Gestión de la formación en las organizaciones
Marketing interno de
formación
Beneficios
Personal
Motivos Impulso
Actitud
positiva
Formación
318
El marketing interno de la formación del personal
a) Definir correctamente los objetivos así como los instrumentos con los que
se evaluará el nivel de cumplimiento.
b) Adecuar las acciones formativas a las características de cada tipo de pú-
blico.
c) Velar por la coherencia del plan con la cultura de la organización, las ca-
racterísticas del proyecto y los recursos disponibles.
d) Atender la viabilidad de plazos y medios.
e) Cuidar que la programación sea factible y que exista un responsable defi-
nido para cada acción.
f) Seguir un proceso sistemático en la evaluación y análisis de los resultados
que permita la puesta en práctica de posibles acciones de mejora.
8.3.1. Objetivos
Los instrumentos son las herramientas o técnicas que se utilizan para evaluar
el cumplimiento de los objetivos, en tanto los indicadores son las variables aso-
ciadas a cada instrumento y que señalan el valor medido.
Para poder evaluar el nivel de cumplimiento de los objetivos propuestos y en
gran medida el éxito de la acción de marketing es necesario que exista una rela-
ción adecuada entre el objetivo, el instrumento y el indicador. La selección inco-
rrecta del instrumento o del indicador puede conllevar una interpretación errónea
del desarrollo del proyecto y los niveles de eficacia conseguidos.
Los indicadores además de aportar la lectura cuantificable del nivel de éxito
del proyecto permiten valorar la necesidad de mejora o la dirección en que se
deben dirigir las acciones de corrección.
Un mismo indicador puede ser medido a través de diferentes instrumentos.
Por ejemplo, el nivel de satisfacción del personal puede ser medido a través de
diferentes instrumentos como son el cuestionario o la entrevista personal, entre
otros.
En este caso, aun cuando la entrevista puede resultar más fiable, sí se debe
evaluar la satisfacción de un número elevado de formandos probablemente lo
adecuado será utilizar el cuestionario como instrumento de evaluación.
La selección del instrumento, en aquellas situaciones en las que se dispone de
más de uno, se realizaría en función de diferentes variables como son la viabili-
dad, los costes, la disponibilidad de recursos, los plazos programados, las caracte-
rísticas del proyecto y la cultura de la organización.
Un aspecto que puede parecer obvio pero tanto por su importancia, como por
los errores que con bastante frecuencia se cometen con relación al mismo, lo
constituye la determinación de un valor de referencia.
Cuando en una organización determinada, se desarrolla una acción de marke-
ting con el objetivo de incrementar la participación de los mandos superiores en
320
El marketing interno de la formación del personal
321
Gestión de la formación en las organizaciones
Para todas las acciones de marketing debe existir una asignación de participan-
tes y responsables. El hecho de que todo el equipo de formación esté comprometido
con el cumplimiento del plan de marketing no exime de tener que asignar y definir
las personas responsables de la gestión y dirección de las diferentes acciones.
Dirección
Equipo de
trabajo
Personal Formando
Figura 8.7. Públicos objetivos fundamentales a los que deben ir dirigidas las acciones
de marketing de formación.
322
El marketing interno de la formación del personal
323
Gestión de la formación en las organizaciones
324
El marketing interno de la formación del personal
Recompensas asociadas
326
El marketing interno de la formación del personal
328
El marketing interno de la formación del personal
330
El marketing interno de la formación del personal
En todo caso para alcanzar el impacto que se espera de cada acción es impor-
tante la adecuación de las mismas a las características del público objetivo a quien
van dirigidas. Por ejemplo, es recomendable que la presentación de un proyecto
formativo ante la dirección de un área o de la organización se acompañe de datos
cuantificables que resalten la eficacia y eficiencia del mismo, así como su rentabi-
lidad. En tanto si la presentación va dirigida al personal de un departamento o a
los técnicos de un área deben resaltarse aspectos más relacionados con el valor
que cada uno recibirá, ya sea asociado a la mejora del desempeño en el puesto de
trabajo, a la promoción profesional, la mejora de las condiciones de trabajo, el
incremento de la retribución, etc.
Un aspecto que no por obvio se debe omitir es el análisis de la relación coste-
beneficio de la acción. En algunos casos resulta complejo disponer de variables
que expresen la magnitud del posible beneficio de la acción, pero se deben buscar
indicadores que permitan medirlo puesto que es necesario conocer cuál debe ser
el nivel de coste adecuado de la acción de marketing en relación con la magnitud
del beneficio que de la misma se deriva directa o indirectamente.
Aun cuando no se realice para cada acción, habría que calcular el ROI (re-
torno de la inversión) del plan de marketing en su conjunto. El resultado de este
proceso expresa la rentabilidad del plan y sus acciones. Se trata de conocer qué
beneficios se espera obtener, cuantificarlos en la medida posible, para tomar en
cuenta los costes en que se puede incurrir. Este es un buen argumento para la
selección de las acciones, todas pueden ser válidas pero se debe analizar su im-
pacto, cuánto cuestan y con los recursos de que se dispone.
331
Gestión de la formación en las organizaciones
Probablemente esto se deba a que aún no existe en las organizaciones una cul-
tura arraigada con el trabajo enfocado a los resultados, y suficientes experiencias
positivas y buenas prácticas sobre el diseño de sistemas efectivos de evaluación
que permitan medir los mismos. En estas situaciones de carencia de sistemas de
evaluación, también podría estar manifestándose la tendencia a no reconocer la
posibilidad de que puedan ocurrir errores y situaciones imprevistas que interfieran
en la eficacia de las acciones planificadas previamente.
En cualquier caso, la evaluación de los resultados obtenidos con el plan de
marketing es la única vía efectiva para conocer el grado de cumplimiento de los
objetivos definidos, analizar las posibles desviaciones y emprender acciones de
corrección que permitan rectificar cualquier posible error o superar dificultades
imprevistas y situaciones no tomadas en consideración.
El sistema de evaluación incluye la toma de datos, el análisis de los mismos y
la valoración de las posibles desviaciones para tomar decisiones y emprender las
acciones de mejora oportunas. Además, este debe ser sistemático y estructurado
en diferentes fases. La medida sistemática de los indicadores, durante diferentes
momentos en el desarrollo del proyecto, permitirá evaluar el nivel de cumplimien-
to del plan en diferentes fases. Esto favorece la puesta en marcha de las acciones
de mejora que permitirán corregir una posible desviación entre los resultados que
se van obteniendo y los resultados que fueron proyectados desde un principio.
La evaluación sistemática permite reaccionar a tiempo, cuando aún existen
posibilidades de enmendar y rectificar. En tanto la evaluación que solo se realiza
al finalizar el proyecto aporta el conocimiento de la situación final pero su utili-
dad básicamente se limita a servir de soporte o fundamento para la sanción y el
premio. En este caso, ya es tarde para cualquier acción de rectificación, si los
resultados son negativos habrá que esperar a la próxima experiencia para aplicar
lo aprendido y evitar errores similares.
Cuando se diseña un sistema de evaluación, además de los instrumentos e in-
dicadores, y los plazos definidos, otro aspecto a considerar es la adecuación de las
diferentes fases y acciones de evaluación a la magnitud y características del plan.
Todo ejercicio de evaluación implica la dedicación de unos recursos determina-
dos, por lo que debe tenerse en consideración el coste de los mismos para no alte-
rar la relación costes-beneficios del plan de marketing en su conjunto.
Toda acción de evaluación tiene un coste, que se debe conocer y valorar, para
que la misma corresponda con la dimensión del plan y la magnitud de los benefi-
cios que se prevé recibir. Ya sean estos aportados de manera directa o indirecta a
través del desarrollo del proyecto en cuestión. Todos los costes estimados para
realizar las acciones de evaluación deben tomarse en consideración, añadiéndolos
a los costes totales del plan.
332
El marketing interno de la formación del personal
Instrumentos
Acciones a e indicadores para
desarrollar y público
Objetivos del plan evaluar el grado
a quien
de cumplimiento
va dirigida del plan
Valores
Recursos Plazos que se quieren
asignados de cumplimiento
alcanzar
Personas
responsables de cada Posibles acciones
de mejora
acción y fase
334
Cuadro 8.1. Planificación de objetivos de un plan de marketing de formación.
Cuadro 8.2. Planificación de acciones de un plan de marketing de formación.
Un mes antes
La ficha del curso contiene: nombre
Entrega de informa- del comienzo Recursos
Juan García Todo el personal de la acción, objetivos, programa,
ción sobre la forma- de cada ac- propios del
6.1 (técnico de que reciba for- horario, lugar, beneficios de la for-
ción: “carta de pre- ción. dpto. de
formación) mación. mación, CV del formador, coste de
sentación”. A partir de formación.
la acción por alumno.
febrero.
- Personal parti- La presentación será realizada por
Presentación del Alicia Martí- cipante. el director de formación, responsa-
Recursos
itinerario formativo: nez - Jefes de dptos. ble de marketing de la empresa,
6.2 25 marzo Teatro propios/ 500
captación y fideliza- (técnica de de venta y formador responsable de itinerario.
€.
ción de clientes. formación) atención al Al concluir se dará un “cóctel” de
cliente. bienvenida al itinerario.
En este encuentro se presentarán
- Responsables los proyectos y acciones de forma-
de áreas. ción incluidos en el plan de forma-
Juan García
Encuentro de pre- - Jefes de dptos. Salón de ción anual, dirigido a directores y Recursos
6.3 15 enero (técnico de
sentación. -Consejo de di- reuniones mandos intermedios. propios.
formación)
rección. La presentación la realizarán el
director general y el director de for-
mación.
Cuadro 8.3. Planificación de acciones de un plan de marketing de la formación.
1 X X X X X
6.1 X X X X X X X X
6.2 X X
6.3 X X
Gestión de la formación en las organizaciones
338
El marketing interno de la formación del personal
ción o parte integrante del gran proceso de gestión de la formación. Pero también
es cierto, que en aquellas organizaciones donde existe un departamento de comu-
nicación o de marketing consolidado, que se encarga de la divulgación y promo-
ción de todos los procesos organizacionales, el plan de marketing específico para
la formación podría ser una pieza dentro del plan integral de marketing y comuni-
cación estratégico diseñado y gestionado por este departamento.
En cualquier caso, la responsabilidad, la complejidad o la temporalidad, entre
otros aspectos, deben ser analizados y decididos en función de las diferentes va-
riables que afectan la efectividad del plan. Lo determinante es dotar a la forma-
ción del valor integral que debe acompañarla y darlo a conocer. Los centros que
“venden” formación a clientes externos saben hacerlo, es una razón para el creci-
miento, en algunos casos un factor de supervivencia. Quizás las organizaciones
que no ofrecen proyectos formativos a sus clientes externos como servicios fina-
les, también deberían aprender a “vender” formación, en este caso a sus clientes
internos.
Actualmente, en muchas ocasiones, las malas prácticas esquilman la forma-
ción, el desconocimiento de la utilidad de la misma encubre el valor que puede
generar para el desarrollo profesional y personal. La gestión eficaz de la forma-
ción debe ir acompañada de una política de comunicación y marketing que alum-
bre los objetivos y los beneficios que esta puede aportar al personal en la organi-
zación.
339
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Ramón Areces.
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