PROCESO: DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

COMPONENTE: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN AL PLAN DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL

PROCEDIMIENTO: RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Disponer de información veraz, oportuna y confiable para hacer seguimiento y
evaluación al Plan de Ordenamiento Territorial, teniendo en cuenta que los
OBJETO: requerimientos de información se definen como los datos provenientes de fuentes
primarias y secundarias que se deben recopilar y procesar con el fin de satisfacer los
objetivos de los indicadores de seguimiento al POT.
Recolección, consolidación y revisión de la información necesaria para el monitoreo,
ALCANCE: seguimiento y evaluación al POT y la posterior elaboración de informes oportunos y
confiables a las dependencias y a la comunidad.

ACTIVIDAD 1: Elaborar protocolo para el manejo de la información del SSEPOT

Se refiere al establecimiento de la ruta metodológica para la obtención de la
información que hace parte del Sistema de Seguimiento y Evaluación al POT, con el
Descripción: fin de estandarizar el proceso de solicitud, recepción, análisis y validación de la
información, a través del establecimiento de compromisos entre los diferentes actores
involucrados en dicho proceso.
EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación
Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Documento Protocolo para el manejo de la información del SSEPOT
L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07
Ubicación:
ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL
Recuperación: Se archiva por nombre
Tiempo de
No tiene vigencia
retención:
Disposición final de
Archivo Técnico e Histórico del POT
los recursos

ACTIVIDAD 2: Solicitud de información a enlaces temáticos

Mediante un oficio o correo electrónico firmado por el director del DAP, se solicita a
cada dependencia la asignación de un enlace técnico que cuente con el conocimiento
Descripción:
y la experticia en la temática asignada; este enlace será el encargado de reportar los
datos o información de los indicadores de los cuales su dependencia es responsable.

EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación

Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Correo electrónico, oficio, agenda mesas técnicas

L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07

Ubicación:
ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL
Recuperación: Se archiva por nombre de dependencia
Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
N/A
los recursos

ACTIVIDAD 3: Recepción de información de parte de las dependencias

Se recibe información que hacen las diferentes dependencias, de acuerdo a su
Descripción: temática, previo acuerdo para su recepción, ya sea por correo electrónico o por otro
medio para su análisis y consolidación.
EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación
Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Correo electrónico, matriz con la información.
L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07
Ubicación:
ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL
Recuperación: Se archiva por nombre y por orden cronológico.
Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
N/A
los recursos

ACTIVIDAD 4: Análisis y procesamiento de la información por parte del DAP

Se procesa y consolida la información recibida para su revisión, análisis y posteriores
Descripción:
ajustes requeridos.
EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación
Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Bases de datos

L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07

Ubicación:
ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL

Recuperación: Se archiva por nombre y por orden cronológico

Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
N/A
los recursos

ACTIVIDAD 5: Devolución por parte del DAP de inconsistencias en la información

Se hace devolución a las dependencias, de las inconsistencias encontradas en el

Descripción: análisis de la información, con el fin de que ellos hagan revisión y realicen las
correcciones que consideren necesarias, en común acuerdo con el DAP
EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación
Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Archivo información revisada, correos electrónicos
 L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07
Ubicación: ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL

Recuperación: Se archiva por nombre y orden cronológico

Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
N/A
los recursos

ACTIVIDAD 6: Recepción de observaciones y ajustes de los enlaces técnicos.

Se hace el recibo nuevamente de la información por parte de las dependencias con

Descripción:
sus respectivas observaciones para pasar a hacer la consolidación final

EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación

Dirección: Departamento Administrativo de Planeación
Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdireccción de
Subdirecciones: Planeación Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica
de Ciudad.
Registro: Correos electrónicos
L:\SEGUIMIENTO_POT\Mesa Direccionadora\2_Desarrollo Administrativo\07
Ubicación:
ALISTAMIENTO INSTITUCIONAL
Recuperación: Se archiva por nombre y orden cronológico
Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
N/A
los recursos

ACTIVIDAD 7: Consolidación final de la información

Después de realizar los análisis y correcciones pertinentes, se consolida la

Descripción:
información y se llevan a cabo los informes periódicos.

EMPLEO: Director Departamento Administrativo de Planeación

Dirección: Departamento Administrativo de Planeación

Subdirecciones: Subdirección de la Información y Evaluación Estratégica, Subdirección de Planeación

Social y Económica, Subdirección de Planeación Territorial y Estratégica de Ciudad.
Registro: Informe consolidado
ORFEO L:\SEGUIMIENTO_POT\ARCHIVO TÉCNICO E
Ubicación: HISTÓRICO\2_Sgmto_Eval_POT - digital
Centro de documentación medio físico

Recuperación: Se archiva por nombre y orden cronológico.

Tiempo de
Por el tiempo de la vigencia del POT
retención:
Disposición final de
Centro de Documentación y Archivo Técnico e Histórico del POT
los recursos