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PERLA RUIZ
NINOSKA COREA
ALEXANDER LIRA
MANUEL PEREZ
Profesor: Jony Fco. Espinoza
Aburto.
Operaciones Administrativas
Comerciales.
1er. Año Administración
Sabatino.
Marzo 2018
INTRODUCCION
Desde finales del siglo XIX se acostumbra definir la administración en términos de
cuatro funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la
dirección y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en
términos generales sigue siendo el aceptado. Por tanto, cabe decir que la
administración es el proceso de planificar, organizar dirigir y controlar las
actividades de los miembros de la organización y el empleo de todos los
demás recursos organizacionales, con el propósito de alcanzar las metas
establecidas para la organización.
Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas. Se habla de la
administración como un proceso para subrayar el hecho de que todos los
gerentes, sean cuales fueren sus aptitudes o habilidades personales, desempeñan
ciertas actividades interrelacionadas con el propósito de alcanzar las metas que
desean.
Planificación: Planificar implica que los administradores piensan con antelación
en sus metas y acciones, y que basan sus actos en algún método, plan o lógica, y
no en corazonadas. Los planes presentan los objetivos de la organización y
establecen los procedimientos idóneos para alcanzarlos. Además, los planes son
la guía para que en primer lugar, la organización obtenga y comprometa los
recursos que se requieren para alcanzar sus objetivos; segundo: los miembros de
la organización desempeñan actividades congruentes con los objetivos y los
procedimientos elegidos y por último, el avance hacia los objetivos pueda ser
controlado y medido de tal manera que, cuando no sea satisfactorio, se puedan
tomar medidas correctivas.
Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las actividades de la
planificación. La planificación produce una imagen de las circunstancias futuras
deseables, dados los recursos actualmente disponibles, las experiencias pasadas,
etc.
Organización: Organizar es el proceso para ordenar y distribuir el trabajo, la
autoridad y los recursos entre los miembros de una organización, de tal manera
que estos puedan alcanzar las metas de la organización.
Diferentes metas requieren diferentes estructuras, las estructuras de una
organización deben adaptarse y servir al objetivo planteado. Las relaciones y el
tiempo son fundamentales para las actividades de la organización. La
organización produce la estructura de las relaciones de una organización, y estas
relaciones estructuradas servirán para realizar los planes futuros.
Dirección: Dirigir implica mandar, influir y motivar a los empleados para que
realicen tareas esenciales. Las relaciones y el tiempo son fundamentales para las
actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones
de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. Los
gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para
lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la organización.
Control: Por último el gerente debe estar seguro de los actos de los miembros de
la organización que, de hecho, la conducen hacia las metas establecidas. Esta es
la función de control de la administración, la cual entraña los siguientes elementos
básicos:
· Establecer estándares de desempeño
· Medir los resultados presentes
· Comparar estos resultados con las normas establecidas
· Tomar medidas correctivas cuando se detectan desviaciones.
PROCESO ADMINISTRATIVO
Este proceso desde luego que implica contar con los elementos siguientes:
· Pronosticar los volúmenes de ventas que se puedas alcanzar en determinados
periodos.
· Fijar los resultados finales deseados u objetivos.
· Desarrollar estrategias que señalen cómo y cuándo alcanzar las metas
establecidas.
· Formular presupuestos.
· Establecer procedimientos.
· Determinar políticas que orientan los gerentes en la toma de decisiones.
Importancia:
En las organización, la planificación es el proceso de estableces metas y elegir los
medio para alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo
organizar su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera
tengan una idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir
con confianza ni esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus
seguidores no tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber
cuándo ni dónde se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio
fútil.
El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los
intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular
la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la
administración, o entre el director y el administrador o el supervisor. Un
administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la
organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y
aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin
embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o
supervisores, planean lo que les corresponde. El siguiente esquema nos muestra
más claramente esta división.
Beneficios:
Con mucha frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de toda la
organización. La planificación es fundamental, ya que esta:
1. Permite que la empresa esté orientada al futuro.
2. Facilita la coordinación de decisiones.
3. Resalta los objetivos organizacionales.
4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
7. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
8. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
9. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
10. Propicia el desarrollo de la empresa.
11. Reduce al máximo los riesgos.
12. Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.
13. Todos los esfuerzos se dirigen hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia de esfuerzos efectivos.
14. Se reduce al mínimo el trabajo no productivo.
15. Se coordinan las actividades hacia el objetivo predeterminado.
16. Los gastos totales se reducen al mínimo.
17. Ayuda a realizar futuras posibilidades entre cursos alternativos.
18. Guía el pensamiento administrativo.
19. Ayuda a contestar la pregunta: “QUE HACER SI....”
20. Se elimina el trabajo a base de supuestos.
Los Beneficios obtenidos a través de la planeación según Sánchez Guzmán son
los siguientes:
a) Un mejor orden y control, así como una mayor eficiencia en el desarrollo de las
actividades.-Con ella se reduce la actividad dispersa, la duplicidad de
esfuerzos y los movimientos inútiles.
b) Se consigue realizar los objetivos en forma íntegra, eficaz y oportuna.
c) Se tendrá una buena coordinación interna, la cual nos llevará al mejor
aprovechamiento de todos los recursos de la empresa y por lo tanto al más alto
nivel de utilidades (mediante la reducción de los costos).
d) Se eliminan en lo posible las decisiones arbitrarias, las basadas en el
sentimiento o en la improvisación.
e) Se reduce al mínimo el tiempo “total” empleado en las actividades de la
empresa.-Esto es de suponerse si estamos partiendo de la base de que solo se
realiza el trabajo necesario y bajo el debido control.
f) Da una visión panorámica de toda la organización, en forma clara y
completa, permitiendo captar las relaciones importantes, comprender mejor las
actividades y fundamentar correctamente las acciones.
Limitaciones:
Precisión:
Los cursos o los cursos de acción a seguir deben ser precisos, bien definidos dado
que van a seguir acciones
Concretas.
Mientras que el fin buscado sea impreciso, los medios que coordinemos serán
necesariamente total o parcialmente ineficientes.
Hay que reducir en lo posible el campo de lo eventual y de la imprevisión y
emplear planes tan detallados como sea conveniente.
Flexibilidad:
Unidad de dirección:
Para cada objetivo se sigue un curso de acción definido, adecuadamente
coordinado con los demás objetivos y con sus cursos de acción correspondientes.
De tal manera que aunque dentro de una empresa se estén realizando
simultáneamente varios planes, todos ellos deben estar integrados y coordinados
de tal manera, que bien pueda decirse que existe un solo plan general.
Para el logro más eficaz de los objetivos de una empresa, así como para obtener
el máximo beneficio, todos los planes que se estén desarrollando en la misma o
que estén por desarrollarse deben consolidarse, apoyarse mutuamente, y ser
congruente en sus fines y en sus medios. Hay que tomar en cuenta que la
planeación general de una empresa es tan fuerte como lo es el más débil de sus
planes parciales.
Consistencia
Todo plan deberá estar perfectamente integrado al resto de los planes, para que
todos interactúen en conjunto, logrando así una coordinación entre los recursos,
funciones y actividades, a fin de poder alcanzar con eficiencia los objetivos.
Rentabilidad
Todo plan deberá lograr una relación favorable de los beneficios que espera con
respecto a los costos que exige, definiendo previamente estos últimos y el valor de
los resultados que se obtendrán en la forma más cuantitativa posible. El plan debe
expresar que los resultados deben ser superiores a los insumos o gastos.
Participación
Todo plan deberá tratar de conseguir la participación de las personas que habrán
de estructurarlo, o que se vean relacionadas de alguna manera con su
funcionamiento
Pasos en la planeación:
Elementos de la planeación:
Conceptos de Planeación
"La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse,
estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones
para realizarlo, y la determinación de tiempos y números necesarios para su
realización". A. Reyes Ponce.
"Determinación del conjunto de objetivos por obtenerse en el futuro y el de los
pasos necesarios para alcanzarlos a través
de técnicas y procedimientos definidos" Ernest Dale.
Planear es en esencia decidir qué objetivos quieren lograrse, que acciones deban
llevarse a cabo para alcanzarlos, que posiciones organizacionales se asignen para
ello y quien será el responsable en cada una de las acciones necesarias.
Naturaleza de la planeación.
La naturaleza esencial de la planeación se entiende a través de cuatro principios
básicos; contribución a los objetivos, primacía de la planeación, extensión de la
planeación y eficacia de los planes.
Naturaleza de la Planeación
· La Planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones
para cumplirlos, y requiere de la toma de decisiones, es decir, de optar entre
diferentes cursos futuros de acción.
· De este modo, los planes constituyen un método racional para el cumplimiento
de objetivos preseleccionados.
· Planeación y Control son inseparables.
· Todo intento de control sin planes carece de sentido.
· “Si uno no sabe a dónde va, cualquier camino es bueno”
Razones por las cuales es importante la planeación
PRINCIPIOS CENTRALES
TIPO DE
PRINCIPIOS
PLAN
De contribución a los objetivos:
Todo plan debe poseer la fuerza
necesaria, y contar con los
instrumentos y recursos suficientes
para contribuir al alcance de una meta
Deficiencia de los planes:
Se mide por el monto de
contribución a los objetivos, la
compensación de los costos y
Según El otras requeridas para
Propósito formularlo y hacerlo funcionar.
Y La De la primacía de la
Naturaleza planeación:
De Los
Se debe plantear aquello que
Planes
se va hacer y luego entrar a
ejecutar dichas operaciones
De las premisas de
planeación:
Si las consideraciones previas
Según la estructura de los planes al diseño de los planes son
veraces, mayor será la
eficiencia y la coordinación de
los diversos planes de la
compañía
Del marco de la política y
estrategia
Regulación del tiempo
Del factor limitante:
Es necesario reconocer
aquello que limita al
Según proceso de planeación administrador, para adecuar
los planes a las limitantes, o
para desarrollar l capacidad de
obviarlas.
Del compromiso:
Con la empresa y con terceros
De flexibilidad:
Permite arreglar, corregir,
modificar, ampliar o disminuir
los planes, sin afectar lo
consecución de las metas.
Del cambio de navegación:
Revisión periódica para
mantener un curso benéfico
hacia las metas deseadas.
Aunque no hay dos empresas que sean idénticas, hay ciertos principios comunes
a todas ellas. Sin embargo, su aplicación tiene que variar por necesidad, para
ajustarlos a las circunstancias individuales.
· Principio de la universalidad.
La planeación debe comprender suficiente cantidad de factores como tiempo,
personal, materia, presupuesto etc. de tal manera que al desarrollar el plan sea
suficiente.
Principio de racionalidad.
Todos y cada uno de los planes deben estar fundamentados lógicamente, deben
contener unos objetivos que puedan lograrse y también los recursos necesarios
para lograrlos.
· l principio de la precisión.
E
"Los planes no deben hacerse con afirmaciones vagas y genéricas, sino con la
mayor precisión posible, porque van a regir acciones concretas." Cuando
carecemos de planes precisos, cualquier negocio no es propiamente tal, sino un
juego de azar, una aventura, ya que, mientras el fin buscado sea impreciso, los
medios que coordinemos serán necesariamente ineficaces, parcial o totalmente.
Siempre habrá algo que no podrá planearse en los detalles, pero cuando mejor
fijemos los planes, será menor ese campo de lo eventual, con lo que habremos
robado campo a la adivinación. Los planes constituyen un sólido esqueleto sobre
el que pueden calcularse las adaptaciones futuras.
· l principio de la flexibilidad.
E
"Dentro de la precisión –establecida en el principio anterior- todo plan debe dejar
margen para los cambios que surjan en éste, ya en razón de la parte imprevisible,
ya de las circunstancias que hayan variado después de la previsión." Este principio
podrá parecer a primera vista, contradictorio con el anterior. Pero no lo es.
Inflexible es lo que no puede amoldarse a cambios accidentales; lo rígido; lo que
no puede cambiarse de ningún modo. Flexible, es lo que tiene una dirección
básica, pero que permite pequeñas adaptaciones momentáneas, pudiendo
después volver a su dirección inicial. Así una espada de acero es flexible, porque
doblándose son romperse, vuelve a su forma inicial cuando cesa la presión que la
flexiona. Todo plan preciso debe prever, en lo posible, los varios supuestos o
cambios que puedan ocurrir:
Ya sea fijando máximos y mínimos como una tendencia central entre ellos, como
lo más normal; Ya proveyendo de antemano caminos de substitución para las
circunstancias especiales que se presenten, ya establecido sistemas para su
rápida revisión.
· l principio de la unidad.
E
"Los planes deben ser de tal naturaleza, que pueda decirse que existe uno sólo
para cada función; y todos los que se aplican en la empresa deben estar, de tal
modo coordinados e integrados, que en realidad pueda decirse que existe un solo
plan general". Es evidente que mientras haya planes inconexos para cada función,
habrá contradicción, dudas, etc. Por ello, los diversos planes que se aplican en
uno de los departamentos básicos: Producción, ventas, finanzas y contabilidad,
personal, etc., deben coordinarse en tal forma, que en un mismo plan puedan
encontrarse todas las normas de acción aplicables. De ahí surge la conveniencia y
necesidad de que todos cooperen en su formación. Si el plan es principio de orden
requiere la unidad de fin, es indiscutible que los planes deben coordinarse
jerárquicamente, hasta formar finalmente uno sólo.
·
rincipio de inherencia.
P
La programación es necesaria en cualquier organización humana y es propia de la
administración. El estado debe planificar la forma de alcanzar sus objetivos,
fijando siempre metas mediatas o inmediatas. Planificar conduce a la eficiencia y
otorga la posibilidad de ofrecer respuestas oportunas a los cambios sociales.
Diferentes tipos o períodos o plazos en la planeación
Se observó que no hay un solo tipo de planeación, sino una diversidad de tipos.
Estos hacen referencia a la planeación por sí misma pueden ser empleados en el
aspecto regional. Algunos de ellos son:
1. Planeación personalizada.
Parte del enfoque analítico de los acontecimientos y de las acciones que
intervienen en la persona humana como origen y punto de equilibrio del contexto
conocido. El individuo posee cualidades derivadas de la herencia, la educación
familiar, el medio social, la percepción y adaptación física, la cultura, etc.
2. Planeación operativa.
La planeación operativa se refiere básicamente a la asignación previa de las
tareas específicas que deben realizar las personas en cada una de sus unidades
de operaciones. Las características más sobresalientes de la planeación
operacional son: se da dentro de los lineamientos sugeridos por la planeación
estratégica y táctica; es conducida y ejecutada por los jefes de menor rango
jerárquico; trata con actividades normalmente programables; sigue procedimientos
y reglas definidas con toda precisión; cubre períodos reducidos; su parámetro
principal es la eficiencia.
3. Planeación estratégica.
La planeación estratégica es un proceso que sienta las bases de una actuación
integrada a largo plazo, establece un sistema continuo de toma de decisiones,
identifica cursos de acción específicos, formula indicadores de seguimiento sobre
los resultados e involucra a los agentes sociales y económicos locales a lo largo
de todo el proceso. Los administradores consideran a la organización una unidad
total y se preguntan a sí mismo qué debe hacerse a largo plazo para lograr las
metas organizacionales.
4. Planeación sistémica.
Ricardo Guerra Quiroga menciona que las relaciones del hombre con la sociedad
y el entorno pueden ser identificadas en términos de sistemas ya que contiene
partes relacionadas entre sí, y en algún sentido constituye un todo completo. En
este tipo de sistema se intenta definir el sistema identificando las partes o
elementos por un lado, y por otro las conexiones o interacciones.
6. Planeación táctica.
Parte de los lineamientos sugeridos por la planeación estratégica y se refiere a las
cuestiones concernientes a cada una de las principales áreas de actividad de las
empresas y al empleo más efectivo de los recursos que se han aplicado para el
logro de los objetivos específicos.
7. Planeación ecológica.
Se genera a partir de proyectos presentados ante el Instituto de Ecología, que
elabora programas de conservación del suelo, que incluyen: un modelo de
regionalización ecológica para descentralizar las medidas de protección del suelo,
un sistema de información de planeación general ecológica, y estudios de
planeación ecológica regional o regionalización ecológica. El enfoque integral de
su gestión se basa en la división territorial en regiones naturales: la orografía, el
clima, el suelo, las condiciones del hábitat, estudios forestales, edafología, etc.
8. Planeación participativa con fines operativos (método de intervención)
Este sistema sugiere un esquema operativo cercano a los procedimientos de la
investigación participativa; método basado en el desarrollo de la comunidad y en la
participación, elementos que fungen como esencia de este método de
intervención. Este método plantea dos alcances diferentes: la estrategia cognitiva
(métodos de investigación social) y la estrategia de acción (métodos de
intervención social).
9. Planeación polarizada.
Las regiones polarizadas están basadas en la existencia de la comunicación; de
aquí que las zonas carentes de comunicación no formen parte de ninguna de las
áreas de influencia analizadas en este estudio. La región polarizada es por
naturaleza un conjunto heterogéneo en el cual las diversas partes presentan un
carácter complementario, y mantienen de una manera privilegiada mayor
intercambio con un polo que con cualquier otro del mismo orden.
Mediano Plazo:
Su delimitación es por un periodo de uno a tres años.
Largo Plazo:
Son aquellos que se proyectan a un tiempo mayor de tres años.
ANEXOS