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ACTIVIDAD 4 - DOCUMENTO

IVAN DARIO ORTEGA SALAZAR

Instructor Líder
JHON ALÍ CERVANTES FERRER

SENA
SENA VIRTUAL
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL
1371972
BOGOTA DC MARZO 2017
1
CONTENIDO
INTRODUCCION……………………………………………………………………...3

CUADRO SINOPTICO..………………………………….…………….…….…….…4

CASO N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO ……....5

CONCLUSIONES……………..…………………………………….……….………...7

REFERENCIAS………………………………………………………………….……..8

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INTRODUCCION

El Objetivo de la Organización documental es mejorar la calidad al interior de las


entidades públicas y privadas. Y debido a la importancia de la comunicación
interna y externa es indispensable un orden adecuado para hacer la empresa y los
procesos internos, eficientes, eficaces y efectivos.

En el presente trabajo se realiza un cuadro sinóptico en donde se evidencia los


aspectos relevantes que deben tener en cuenta las empresas públicas y privadas
en la conservación y prevención de los documentos en el manejo del archivo en
las entidades públicas y privadas.

Se indagó frente al el Inventario Único Documental, a través de la actividad Caso


N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO

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CUADRO SINOPTICO

MARCO NORMATIVO

Constitución Política de Colombia; artículos 8,15, 20, 23, 27, 63, 70, 71, 72, 74, 94, 95,
112 y 113.

Ley 80 de 1989 Por la Ley 594 de 2000 Por Ley 294 de 2000.
cual se crea el Archivo medio de la cual se Obligatoriedad de las
General de la Nación, dicta la Ley General de tablas de retención
se establece el Sistema Archivos y se dictan documental para las
Nacional de Archivos y otras disposiciones. entidades del Estado
se dictan otras Ley 734 de 2002 elaborar y adoptar las
disposiciones respectivas tablas de
retención

Decreto 2274 de Decreto 514 de 2006 Por Decreto 2274 de 1980


1980 Inventario el cual se establece que Inventario patrimonio
patrimonio toda entidad pública a nivel documental y facultad de
documental y facultad Distrital debe tener un inspección a los archivos
de inspección a los Subsistema Interno de
archivos Gestión Documental y
Archivos (SIGA) como
parte del Sistema de
Información Administrativa
del Sector Público.

Acuerdo 11 de 1996 Establece criterios de conservación y organización de


documentos.

Acuerdo 48 de 2000 Desarrolla el artículo 59 del Capítulo 7 “Conservación de


documentos” del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva,
conservación y restauración documental.

Acuerdo 42 de 2002 Establece los criterios para la organización de los archivos de


gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplan con funciones públicas,
se regula el Inventario Único Documental y se desarrollan los artículos 21,22,23 y 26
de la Ley General de Archivos 594 de 2000.

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Caso N° 2 – EMPRESA PILOS S.A. UN INVENTARIO DE ARCHIVO
Daniel, es el responsable del almacén en la Empresa Pilos S.A., recibe una
notificación de su jefe inmediato de manera improvista donde es notificado de un
traslado a la oficina de Cartera, ya que la funcionaria encargada presenta un
accidente laboral y debe ausentarse por un periodo de 30 días. Por lo tanto, en la
notificación se fundamenta la entrega de su puesto de trabajo al funcionario que lo
reemplazará, realizando el inventario del archivo. Daniel, debe de asumir el cargo
nuevo de manera inmediata y no logra realizar la entrega formal de su puesto por
falta de tiempo. Este le solicita a su compañero que reciba el cargo sin el
inventario documental.

1. ¿Cómo debe de comenzar hacer el inventario documental?


Comparar la información que se encuentra en el sistema Informativo, con lo que
físicamente se encuentra en el archivo.
Si existe alguna documentación pendiente por ingresar a los respectivos
expedientes, clasificarla de acuerdo a la TRD cronológicamente y poder ingresarla
en los expedientes.
Se hace revisión de carga y descarga de expedientes prestados, para poder dar
una ubicación geográfica de los expedientes.

2. ¿Es correcto lo que le sucedió al nuevo funcionario del almacén?


Justifique su respuesta.
No, ya que asume una responsabilidad sin la certeza que la documentación está
completa, o que los expediente están debidamente organizados o ubicados.
Es decir a buena fe asume responsabilidades del control histórico de los
expedientes, sin un acta que confirme la integridad, ni los faltantes, ni los fondos
documentales que recibe en su momento.
3. ¿Cuáles son las causas que se presentan por la carencia del inventario
documental?
Puede generar demoras para ingresar documentos a sus respectivos expedientes.
Si un funcionario pide un expediente para consulta, no habría la certeza que el
expediente se encuentre en el lugar que dice el sistema informativo y esto pude
generar demoras para ser encontrado.
4. Arnulfo, encuentra en los fondos acumulados documentos electrónicos de
archivo. ¿Cómo debe ser archivado esos documentos?
En este caso se debe codificar el contenido a través de un código digital que
pueda ser leído o repetido mediante un señalador de magnetización
5. ¿Cree usted conveniente recibir un archivo sin Inventario Documental?
Justifique su respuesta.
No, porque, si de repente no se encuentra un documento de un expediente, o un
expediente en el sitio que debería, generaría un reproceso para la ubicación de los
mismos, y para poder tener la certeza de la trazabilidad documental se debe tener
la garantía del inventario.
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6. Desde el punto de vista archivístico ¿Cuál es la importancia de la aplicación del
Inventario Documental?
La aplicación de un inventario documental es importante ya que son en parte
fundamental para tomar decisiones, debido a que permite consultar varios
documentos relacionados y relevantes sobre una actividad o un tema especifico,
analizar las actividades desarrolladas previamente y poderles hacer su
correspondiente seguimiento.

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CONCLUSIONES
 El control documental permite una adecuada organización de los procesos al
interior de la entidad.
 Una adecuada organización documental, permite la ubicación de un documento
en el momento específico de ser necesitado.
 La Clasificación de los documentos permite que se puedan catalogar y
organizar más fácilmente.
 La organización documental es el soporte histórico de las labores realizadas por
la empresa, brinda la evidencia de lo que se realiza y de lo que se puede
realizar de ahí en adelante.

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REFERENCIAS

 https://sena.blackboard.com/webapps/blackboard/content/listContent.jsp?cour
se_id=_306157_1&content_id=_13192796_1
 http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2020
 Acuerdo No. 042 (Octubre 31 de 2002)
 Acuerdo No. 039 (octubre de 2002)
 Ley 594 de 2000
 Manual para la Organización de Archivos de gestión en las oficinas
municipales
 Archivo General de la Nación (s.a.) Acuerdo 060 de 2001.
http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=2010, consultado el
20 de diciembre de 2013

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