MANUAL DE USUARIO

RÉGIMEN ESPECIAL
ADQUISICIÓN DE
REPUESTOS O
ACCESORIOS

ENTIDADES CONTRATANTES

DICIEMBRE 2014
 INDICE

1. Presentación .......................................................................... 3

2. Fundamento Jurídico ............................................................... 3

2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP. .......................................... 3

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP. ...................................... 3
ENTIDAD CONTRATANTE ............................................................... 5

3. Fase Precontractual ................................................................. 5

3.1 Creación del Proceso ............................................................. 5

Paso 1: Información Básica ........................................................ 7
Paso 2: Productos .................................................................. 11
Paso 3: Parámetros de Calificación ............................................. 14
Paso 4: Selección de Proveedores ............................................... 16
Paso 5: Plazos y Fechas ........................................................... 17
Paso 6: Anexos ..................................................................... 19
3.2 Consulta de Procesos ............................................................ 21
PROVEEDOR .............................................................................. 23

3.3 Revisar Invitación y realizar preguntas ....................................... 23

ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 25

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ....................................... 25

PROVEEDOR .............................................................................. 27

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones ....................................... 27

PROVEEDOR .............................................................................. 28

3.6 Entrega de Propuestas .......................................................... 28

ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 32

3.7 Solicitud de Convalidación de Errores ........................................ 32

PROVEEDOR .............................................................................. 38

3.8 Respuesta a la Convalidación de Errores ..................................... 38

1
ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 41

3.9 Revisar Convalidación ........................................................... 41

ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 43

3.10 Calificación de Ofertas ........................................................ 43

ENTIDAD CONTRATANTE .............................................................. 48

3.11 Adjudicación..................................................................... 48
4. Fase Contractual .................................................................... 52

4.1 Registro de Contratos ........................................................... 52

2
 ADQUISICIÓN DE REPUESTOS O ACCESORIOS

1. Presentación

El presente manual fue elaborado con el objeto de dar a conocer a las Entidades
Contratantes la Normativa relacionada con el procedimiento de Régimen Especial
referente a la adquisición de repuestos o accesorios. El manual contempla las
directrices necesarias para la utilización de la Herramienta Informática la cual
deberá ser utilizada para la Publicación del Procedimiento.

2. Fundamento Jurídico

2.1 Artículos relacionados en la LOSNCP.

Art. 2.- Régimen Especial.- Se someterán a la normativa específica que para el

efecto dicte el Presidente de la República en el Reglamento General a esta Ley, bajo
criterios de selectividad, los procedimientos precontractuales de las siguientes
contrataciones:

6. Las de adquisición de repuestos o accesorios que se requieran para el

mantenimiento de equipos y maquinarias a cargo de las Entidades Contratantes,
siempre que los mismos no se encuentren incluidos en el Catálogo Electrónico del
Portal de COMPRASPUBLICAS;

2.2 Artículos relacionados en el RGLOSNCP.

Art. 94.- Procedencia.- Las contrataciones de repuestos o accesorios requeridos por

las entidades consideradas en el ámbito de la Ley, para el mantenimiento,
reparación y/o re potenciamiento de equipos y maquinarias de su propiedad,
entendiendo como tales a dispositivos, aparatos, naves, mecanismos, máquinas,
componentes, unidades, conjuntos, módulos, sistemas, entre otros, que puede
incluir el servicio de instalación, soporte técnico y mantenimiento post venta,
siempre que los mismos no se encuentren incluidos en el Catálogo Electrónico del

3
Portal www.compraspúblicas.gob.ec, se realizarán conforme el siguiente
procedimiento:

1. La máxima autoridad de la entidad contratante o su delegado emitirá la

resolución en la que se justifique la necesidad de adquirir los repuestos y accesorios
directamente por razones de funcionalidad o necesidad tecnológica u otra
justificación que le faculta acogerse al Régimen Especial, aprobará los pliegos, el
cronograma del proceso y dispondrá el inicio del procedimiento especial;

2. La máxima autoridad propenderá a que esta adquisición de repuestos y accesorios

se la realice con el fabricante o distribuidores autorizados, evitando que existan
intermediarios;

3. Se publicará en el Portal www.compraspublicas.gov.ec, la resolución de la máxima

autoridad de la entidad contratante o su delegado, adjuntando la documentación
señalada en el numeral 1 anterior y la identificación del fabricante o proveedor
autorizado, señalando el día y la hora en que fenece el período para recepción de las
ofertas;

4. Una vez publicada la resolución, la entidad contratante enviará invitación directa

al fabricante o proveedor autorizado seleccionado con toda la información que se
publicó en el Portal www.compraspublicas.gob.ec;

5. En el día y hora señalados para el efecto en la invitación, que no podrá exceder el

término de 3 días contados desde su publicación, se llevará a cabo una audiencia de
preguntas y aclaraciones, de la cual se levantará un acta que será publicada en el
Portal www.compraspublicas.gob.ec;

6. En la fecha y hora señaladas para el efecto, se procederá a la recepción de la

oferta del proveedor invitado a través del Portal www.compraspublicas.gob.ec;

7. La máxima autoridad o su delegado, mediante resolución motivada adjudicará la

oferta o declarará desierto el proceso, sin lugar a reclamo por parte del oferente
invitado.

4
ENTIDAD CONTRATANTE

3. Fase Precontractual

3.1 Creación del Proceso

Para ingreso al portal de Contratación Pública utilice el navegador Internet

Explorer versión 7, Google Chrome, Mozilla Firefox 3.0 o superior.

Ingrese al portal www.sercop.gob.ec. Imagen 3.1

Imagen 3.1

Para ingresar al Sistema Transaccional, haga clic en el ícono SOCE “Sistema Oficial
de Contratación del Estado”. Imagen 3.2

Imagen 3.2

5
Para acceder al Sistema Oficial de Contratación del Estado, ingrese número de
“RUC”, nombre de “Usuario” y “Contraseña”, luego haga clic en el botón
“Entrar”. Imagen 3.3

Imagen 3.3

En la siguiente imagen podrá observar la pantalla de inicio del sistema para una
Entidad Contratante. Imagen 3.4

Imagen 3.4

6
Para crear un proceso de Régimen Especial ingrese al menú “Entidad Contratante”,
submenú “Régimen Especial”, como se muestra en la imagen a continuación. Imagen
3.5

Imagen 3.5

Registre los siguientes pasos para la creación del proceso:

Paso 1: Información Básica

En este paso la Entidad deberá registrar los datos básicos para la creación del
proceso, a continuación se detalla la información que deberá registrar.

 Entidad Contratante: Nombre de la Entidad, esta información será

desplegada automáticamente del Sistema.

 Representante Legal: Nombre de la Máxima Autoridad de la Entidad

Contratante, esta información será desplegada automáticamente del Sistema.

 Número de Resolución: Número de Resolución establecido por la Entidad

Contratante para acogerse al procedimiento de Régimen Especial.

 Justificación: Breve descripción de la justificación legal para acogerse al

Régimen Especial.

7
 Código del Proceso: Codificación que se utilizará para identificar el proceso
de Contratación.

 Siglas del código: Siglas del Proceso de Contratación (Siglas del Proceso de
Régimen Especial- Siglas de la Entidad Contratante – Número secuencial
establecido por la Entidad – Año).
Ejemplo: RE–ENTG-001-2014.

 Objeto del Proceso de Contratación: Breve descripción del Bien, Servicio,

Obra o Consultoría a contratar.

 Descripción del Proceso de Contratación: Breve descripción administrativa

del Objeto de Contratación.

 Provincia: Del listado definir la provincia donde se realiza la contratación.

 Ciudad: Una vez seleccionado la provincia, se deberá seleccionar la ciudad

correspondiente a la provincia elegida.

 Palabras Claves: Palabras afines al objeto de Contratación, se requieren para

la búsqueda del proceso.

 Tipo de Contratación: Seleccione “Repuestos o Accesorios” si ese es el tipo

de contratación que se requiere, busque la opción del mismo listado y
selecciónela.

 Tipo de Compra: Seleccione de entre las opciones: “Bien”, “Servicio”.

 Presupuesto Referencial Total: Valor del Presupuesto Referencial.

 Partida Presupuestaria: Número de Partida Presupuestaria.

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  Forma de Pago:

Anticipo: Porcentaje de anticipo.

Saldo a:
Otra, Revisar términos de Referencia
Pago a 30 días
Pago a 45 días
Pago contra entrega de bienes, obras o servicios
Pago por otro concepto
Pago por planilla.

 Funcionario Encargado del Proceso: Contacto a cargo del proceso.

 Costo de Levantamiento de Textos, reproducción y edición de pliegos:

Seleccione de entre las opciones SÍ o NO.

Sólo si seleccionó la opción SÍ, ingrese Costo y Detalle de pago, caso contrario
continúe con la siguiente opción.

Recuerde que esta opción sólo se deberá seleccionar cuando la Entidad

Contratante haya incurrido en algún gasto económico por levantamiento o
edición de los pliegos.

Una vez que haya ingresado toda la información proceda a hacer clic en el botón
“Continuar”. Imagen 3.6

9
Imagen 3.6

10
Para confirmar los datos ingresados, haga clic en el botón “Aceptar”, y continue al
siguiente paso. Imagen 3.7

Imagen 3.7

Paso 2: Productos

En esta sección deberá agregar el código CPC del bien que se requiere adquirir y por
el cual se realizará la invitación, para ello haga clic en el botón “Buscar Producto”.
Imagen 3.8

Imagen 3.8

Busque el código de lo que requiere contratar, la búsqueda la puede hacer con la

palabra clave (lo que se va a contratar) o con el código del producto si es que ya lo
conoce. Imagen 3.9

11
 Imagen 3.9

A continuación el sistema le presentará los resultados de la búsqueda, luego proceda

a seleccionar el código que necesita haciendo clic en la casilla que se encuentre al
lado izquierdo del código. Imagen 3.10

Imagen 3.10

Ingrese ahora la UNIDAD DE MEDIDA, CANTIDAD, VALOR UNITARIO, la CANTIDAD TOTAL

lo calculará automáticamente el sistema, en el campo CARACTERÍSTICAS podrá
agregar alguna descripción específica si lo requiere. Imagen 3.11

12
 Imagen 3.11

Si está seguro de que ha registrado todos los datos correctamente, proceda a agregar
el código haciendo clic en el botón “Añadir”. Imagen 3.12

Imagen 3.12

Si ha concluido el registro de productos, haga clic en el botón “Continuar”. Imagen

3.13

13
 Imagen 3.13

Paso 3: Parámetros de Calificación

Paso en el que deberá agregar los parámetros de calificación, haga clic en el botón
“Agregar Parámetro”. Imagen 3.14

Imagen 3.14

Seleccione del siguiente listado los parámetros de calificación que requiere para

calificar las ofertas del proveedor, para ello haga clic en el siguiente ícono , de
esta manera agregará el parámetro. Imagen 3.15

14
 Imagen 3.15

El parámetro ha sido agregado. Imagen 3.16

Imagen 3.16

Una vez que haya agregado todos los parámetros haga clic en el botón “Continuar”.
Imagen 3.17

Imagen 3.17

15
Paso 4: Selección de Proveedores

Para la selección del proveedor el sistema le presentará dos opciones de búsqueda,

ya sea por número de RUC o por Razón Social.

Seleccione la opción de búsqueda, ingrese los datos y finalmente haga clic en el

botón “Buscar Proveedor”. Imagen 3.18

Imagen 3.18

El sistema mostrará el resultado de la búsqueda, luego seleccione al proveedor

haciendo un clic en la razón social, como se muestra a continuación. Imagen 3.19

Imagen 3.19

Ahora haga clic en el botón “Continuar” para ir al siguiente paso. Imagen 3.20

16
 Imagen 3.20

Paso 5: Plazos y Fechas

A continuación proceda a ingresar los plazos requeridos para Vigencia de Oferta y

Plazo de Entrega, recuerde ingresar el tiempo en días. Imagen 3.21

Imagen 3.21

El siguiente paso es el registro de las Fechas en las que se realizará todo el proceso
precontractual, para ello haga clic en el calendario, registre mes, día, hora y minuto,
como se muestra a continuación. Imagen 3.22

Imagen 3.22

17
Las fechas que deberá ir ingresando para el procedimiento son las siguientes:

 Fecha de Publicación: Fecha y hora en la que se publicará el proceso.

 Fecha límite de Audiencia de Preguntas y Aclaraciones: Fecha y hora límite

para que el proveedor pueda hacer preguntas sobre inquietudes que tenga del
pliego y para que la Entidad Contratante las responda.

El tiempo para realizar las preguntas y realizar aclaraciones se cuenta desde la

Fecha y Hora de Publicación hasta antes de la Fecha y Hora límite de Audiencia
de Preguntas y Aclaraciones.

 Fecha límite de Propuestas: Fecha límite para entregar las ofertas.

El tiempo para entregar las ofertas se cuenta desde la Fecha y Hora límite de
Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la Fecha límite de
Propuestas.

 Fecha de Apertura de Ofertas: Fecha en la que se abrirán las ofertas.

 Fecha Estimada de Adjudicación: Fecha en la que se estima se realizará la

Adjudicación del proceso.

Ingrese las fechas y una vez que haya concluido con el registro, haga clic en el botón
“Continuar”. Imagen 3.23

18
 Imagen 3.23

Los tiempos del cronograma serán establecidos en base a la Normativa.

Paso 6: Anexos

El registro del proceso concluirá adjuntando en esta sección los pliegos y la

Resolución de Régimen Especial. Imagen 3.24

19
 Imagen 3.24

Ahora proceda a adjuntar los documentos en las secciones indicadas, para ello haga
clic en el botón “Seleccionar archivo”, ubique el archivo que se requiere adjuntar,
luego haga clic en el botón “Abrir”, posterior a esto ingrese el nombre del
Documento en el campo “Descripción” y finalmente haga clic en el botón “Subir”.
Imagen 3.25

Imagen 3.25

20
Los documentos que deberá adjuntar en el sistema es la Resolución Administrativa
que justifica la necesidad de acogerse al Régimen Especial, los Pliegos y los
documentos relevantes de conformidad a la Resolución INCOP No. 053-2011, de fecha
14 de octubre de 2011.

Para concluir con la Creación del Proceso, haga clic en el botón “Finalizar”. Imagen
3.26

Imagen 3.26

3.2 Consulta de Procesos

Una vez que haya finalizado el proceso, búsquelo en la opción “Consultar”,

submenú “Régimen Especial”. Imagen 3.27

Imagen 3.27

21
Podrá realizar la búsqueda del proceso con cualquiera de las opciones siguientes:
palabra clave, Tipo de Contratación, Estado del Proceso, Código del Proceso o por
Fechas de Publicación. Imagen 3.28

Imagen 3.28

Una vez que haya seleccionado alguna de las opciones proceda a dar clic en el botón
“Buscar”. Imagen 3.29

Imagen 3.29

A continuación, haga clic en el código del proceso, como se muestra a continuación.

Imagen 3.30

22
 Imagen 3.30

Al ingresar podrá verificar toda la información del proceso que creó, ingresando
mediante las pestañas que se muestran en dicho proceso como son: Descripción,
Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.31

Imagen 3.31

PROVEEDOR

3.3 Revisar Invitación y realizar preguntas

Una vez publicado el proceso el sistema enviará la invitación inmediata y automática

al portal, para ello deberá revisar el listado de Invitaciones recibidas e ingresar al
proceso que desea participar.

23
Para ingresar a una de las invitaciones, haga clic en el código del proceso en el que
le interese participar, a continuación una imagen de ejemplo. Imagen 3.32

Imagen 3.32

Revise cada una de las pestañas de información del proceso, como son Descripción,
Fechas, Productos, Parámetros de Calificación y Archivos. Imagen 3.33

Imagen 3.33

Recuerde además que en la pestaña “Archivos” podrá descargar el pliego del

proceso y la Resolución que emitió la Entidad Contratante para acogerse al Régimen
Especial, para descargar el documento haga clic en el ícono que se muestra a
continuación. Imagen 3.34

24
 Imagen 3.34

ENTIDAD CONTRATANTE

3.4 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Para este caso la Entidad debe recordar que debe existir una audiencia de
preguntas y aclaraciones, esto se lo realiza presencialmente con el proveedor
antes de la Fecha límite de la Audiencia de preguntas y aclaraciones, de dicha
audiencia la Entidad deberá levantar un acta en la que consten las preguntas y
respuestas, y luego esto debe ser publicado, para ello revise que el proceso se
encuentre en el Estado “Audiencia de Preguntas y Aclaraciones”, después
revisar el enlace “Ver Audiencia de Preguntas y Aclaraciones” donde subirá el
acta. Imagen 3.35

Imagen 3.35

25
En la siguiente pantalla proceda a ingresar una breve descripción de lo acontecido en
la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones y en la sección posterior adjunte el acta,
luego proceda a ingresar los datos de la Descripción y a adjuntar el documento como
se indicó en pasos anteriores en este manual. Imagen 3.36

Imagen 3.36

Una vez que haya añadido el acta haga clic en el botón “Registrar Acta”. Imagen
3.37

Imagen 3.37

26
PROVEEDOR

3.5 Audiencia de Preguntas y Aclaraciones

Si el proveedor requiere hacer algún tipo de pregunta referente a los pliegos, lo

deberá hacer en el estado “Audiencia de preguntas y aclaraciones”, dicha
audiencia se la realizará directamente entre el proveedor y la Entidad Contratante,
desde la Fecha de Publicación hasta antes de la Fecha de Audiencia de Preguntas y
Aclaraciones. Es importante que revise los pliegos, ahí especificará la Entidad
Contratante el lugar donde se realizará la Audiencia._ Recuerde que las preguntas no
se las hace a través del sistema, sino directamente a la Entidad.

Una vez que se haya realizado la Audiencia de Preguntas y Aclaraciones, el proveedor

podrá ingresar al sistema, en el enlace “Ver Audiencia de Preguntas y
Aclaraciones”, como se muestra a continuación. Imagen 3.38

Imagen 3.38

En la siguiente pantalla podrá descargar el Acta de la Audiencia de preguntas y

aclaraciones que se realizó con el proveedor. Imagen 3.39

27
 Imagen 3.39

PROVEEDOR

3.6 Entrega de Propuestas

Para el Envío de las Ofertas el proveedor deberá revisar que el Estado del proceso se
encuentre en “Entrega de Propuestas”, si es así, ingrese al enlace que se encuentra
en la parte superior del proceso y dice “Entrega de Propuesta”. Imagen 3.40

Imagen 3.40

Recuerde que el envío de la oferta podrá realizarlo desde la fecha y hora límite de
Audiencia de Preguntas y Aclaraciones hasta antes de la fecha y hora límite de
Propuestas. Ahora ingrese al enlace “Enviar Oferta”. Imagen 3.41

28
 Imagen 3.41

En la siguiente pantalla deberá ingresar el valor de la oferta económica, oferta de

tiempo de Entrega, garantía en meses si es que aplica y finalmente si requiere
ingresar alguna observación. Imagen 3.42

Imagen 3.42

Una vez que haya ingresado la información solicitada haga clic en el botón “Guardar
Temporalmente”. Imagen 3.43

29
 Imagen 3.43

En la siguiente sección podrá adjuntar el archivo de su oferta técnica y económica al

portal.

Recuerde que la entrega de la oferta técnica es obligatoria entregarla físicamente, la

oferta económica deberá subirla en la pestaña de subir archivo.

Revise en los pliegos si la Entidad Contratante requiere que la oferta técnica-

económica sea subida al portal caso contrario la obligatoriedad es entregar
físicamente esta información.

Una vez que haya ingresado los datos para registrar el valor de la Oferta haga clic en
el botón “Enviar Oferta”. Imagen 3.44

30
 Imagen 3.44

En el siguiente mensaje deberá confirmar la finalización del envío de la oferta, haga

clic en “Aceptar”, caso contrario haga clic en el botón “Cancelar”. Imagen 3.45

Imagen 3.45

En la siguiente pantalla aparecerá una opción para imprimir del sistema la

confirmación del Envío de su oferta económica, luego recuerde adjuntar este
documento en la carpeta técnica que entregará físicamente a la Entidad contratante
hasta antes de la fecha límite de Entrega de Propuestas. Imagen 3.46

31
 Imagen 3.46

ENTIDAD CONTRATANTE

3.7 Solicitud de Convalidación de Errores

Para ingresar a la Convalidación de Errores, la Entidad deberá esperar que el

proceso pase al Estado “Calificación de Participantes”, y luego ingresar al
enlace “Convalidación de Errores”. Imagen 3.47

Imagen 3.47

Al hacer clic en Convalidación de errores, el sistema mostrará dos opciones para que
la Entidad Contratante indique SI requiere o No Convalidar errores, además le
mostrará el nombre del proveedor.

32
Seleccione una de las opciones dependiendo de SI se requiere o NO convalidar, luego
haga clic en el botón “Guardar”. Imagen 3.48

Imagen 3.48

Si seleccionó la Opción SI, agregue el Acta de Convalidación. Imagen 3.49

Imagen 3.49

Proceda a adjuntar el documento solicitado y posterior a esto haga clic en el botón

“Continuar”. Imagen 3.50

33
 Imagen 3.50

A continuación empiece la etapa de Convalidación haciendo un clic en el enlace que

aparece en pantalla, “Convalidar”. Imagen 3.51

Imagen 3.51

En el siguiente recuadro ingrese la Convalidación que le hará al proveedor, luego

haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 3.52

34
 Imagen 3.52

A continuación el sistema le mostrará en pantalla el mensaje ya enviado y la opción

para adjuntar el Oficio de Convalidación del proveedor. Imagen 3.53

Imagen 3.53

Adjunte el documento solicitado y haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 3.54

35
 Imagen 3.54

Para finalizar, haga clic en el botón “Finalizar Convalidación”. Imagen 3.55

Imagen 3.55

Ingrese en la siguiente pantalla la Fecha límite para Respuesta de Convalidación de

Errores y la nueva fecha de Adjudicación. Imagen 3.56

36
 Imagen 3.56

Recuerde que para realizar una Convalidación el tiempo mínimo establecido es 2 días
y máximo 5 días, entre la fecha de solicitud de convalidación y la fecha de respuesta
a la convalidación.

Una vez ingresada las fechas haga un clic en el botón “Realizar Convalidación”.
Imagen 3.57

Imagen 3.57

Las fechas y el número de Convalidaciones realizadas serán registradas como se

muestra en la siguiente imagen, luego proceda a hacer clic en el botón “Aceptar”.
Imagen 3.58

37
 Imagen 3.58

En el caso de que la Entidad Contratante no requiera realizar convalidaciones,

seleccione la opción NO, luego proceda a hacer clic en el botón “Guardar”. Imagen
3.59

Imagen 3.59

PROVEEDOR

3.8 Respuesta a la Convalidación de Errores

En el Estado “Calificación de Participantes”, el proveedor debe revisar si tiene

convalidaciones que contestar, para ello debe hacer clic en el enlace “Convalidación
de Errores”, como se muestra a continuación. Imagen 3.60

38
 Imagen 3.60

Recuerde que la Respuesta a la Convalidación lo deberá hacer desde la fecha y hora

límite de solicitud de Convalidación hasta antes de la fecha y hora límite de
Respuesta a la Convalidación.

Al ingresar revise si tiene alguna convalidación, si la tiene proceda a hacer clic en el

enlace “Revisar/Responder Preguntas”. Imagen 3.61

Imagen 3.61

A continuación el proveedor podrá revisar el mensaje de convalidación enviado por la

Entidad Contratante, luego deberá hacer clic en el botón “Responder”. Imagen 3.62

39
 Imagen 3.62

Proceda a ingresar la respuesta a la convalidación en el recuadro Respuesta a la

Convalidación, a continuación haga clic en el botón “Enviar”. Imagen 3.63

Imagen 3.63

En el siguiente paso adjunte los documentos solicitados para la Convalidación. Imagen

3.64

40
 Imagen 3.64

Una vez que haya subido el archivo haga clic en el botón “Regresar”. Imagen 3.65

Imagen 3.65

Recuerde revisar su documento publicado en la pestaña “Archivos” del proceso.

ENTIDAD CONTRATANTE

3.9 Revisar Convalidación

Proceda a revisar la Convalidación que realizó el proveedor, para ello revise las
respuestas de la Convalidación en el enlace “Convalidación de Errores”. Imagen
3.66

41
 Imagen 3.66

A continuación ingrese al enlace “Revisar Convalidación”. Imagen 3.67

Imagen 3.67

A continuación podrá revisar el documento o documentos de Convalidación que

adjuntó el proveedor. Imagen 3.68

42
 Imagen 3.68

ENTIDAD CONTRATANTE

3.10 Calificación de Ofertas

Una vez que la Entidad haya indicado en el sistema si se requiere o no la

Convalidación deberá proceder a calificar las ofertas técnico económico, para ello
deberá ingresar al enlace “Calificación”, esto lo deberá realizar desde la Fecha y
hora de Apertura de Ofertas hasta antes de la Fecha Estimada de Adjudicación.
Imagen 3.69

Imagen 3.69

43
Proceda ahora a realizar la calificación de los proveedores ingresando al enlace
“Calificar”. Imagen 3.70

Imagen 3.70

En el siguiente pantalla podrá observar el valor de la oferta económica enviada por el

proveedor, además los campos que ha habilitado el sistema para calificar cada uno de
los parámetros sobre el valor definido por la Entidad Contratante. Imagen 3.71

Imagen 3.71

La forma de evaluación en este procedimiento es por una razón “Cumple” o “No

Cumple”, haga un clic en el botón de opción, luego ingrese una razón detallada de la
calificación que realizó, a continuación en la siguiente imagen un ejemplo. Imagen
3.72

44
 Imagen 3.73

En una calificación el proveedor podría no cumplir con todos los parámetros o

cumplir con todos los parámetros establecidos, como en el caso anterior en el que no
cumple con un parámetro, a continuación un ejemplo en el que el proveedor si
cumple con todos los parámetros. Imagen 3.74

Imagen 3.74

En cualquiera de los casos una vez realizada la calificación, haga clic en el botón
“Guardar Temporalmente”. Imagen 3.75

45
 Imagen 3.75

Luego proceda a “Confirmar las Calificaciones”. Imagen 3.76

Imagen 3.76

Al terminar la Evaluación de las ofertas, el sistema indicará que las ofertas han sido
evaluadas, posteriormente deberá subir el Acta de Calificación de las ofertas. Imagen
3.77

46
 Imagen 3.77

Para subir el Acta de Calificación proceda a hacer clic en el botón Seleccionar

archivo, busque el documento y haga clic en el nombre, luego pulse el botón abrir,
ingrese en Descripción el nombre con el que se va a publicar el documento y
finalmente haga clic en el botón subir. Imagen 3.78

Imagen 3.78

Para concluir con la Evaluación de las Ofertas haga clic en el botón “Finalizar
Calificación”. Imagen 3.79

47
 Imagen 3.79

ENTIDAD CONTRATANTE

3.11 Adjudicación

Para la Adjudicación proceda a ingresar al enlace “Adjudicar” como se muestra

en la siguiente pantalla. Imagen 3.80

Imagen 3.80

Una vez que haya ingresado, diríjase al final de la pantalla donde deberá ingresar los
datos para la adjudicación o declaratoria desierto. Imagen 3.81

48
 Imagen 3.81

Si se va a adjudicar al proveedor, seleccione el nombre e ingrese una breve

descripción de la Adjudicación en la sección Observaciones. Imagen 3.82

Imagen 3.82

Una vez que haya ingresado la información para la Adjudicación proceda a

“Adjudicar al Proveedor”. Imagen 3.83

49
 Imagen 3.83

Si se va a Declarar Desierto el proceso, deberá ingresar en la sección de

Observaciones la razón y luego hacer clic en el botón “Declarar Desierto Total”.

Para concluir con la Adjudicación el sistema le indicará que adjunte la Resolución de

Adjudicación y haga clic en el botón “Finalizar Adjudicación”. Imagen 3.84

Imagen 3.84

En pantalla podrá observar que el estado del proceso ha sido “Adjudicado”. Imagen
3.85

50
Imagen 3.85

51
4. Fase Contractual

4.1 Registro de Contratos

Una vez que el proceso ha sido Adjudicado la Entidad deberá proceder con la
Firma del Contrato y con el Registro del mismo a través del Sistema.

Para ello haga clic en el enlace “Contratos”. Imagen 4.1

Imagen 4.1

A continuación podrá observar la pantalla y dar un clic en el enlace “Ingreso de la

Información del Contrato Principal”. Imagen 4.2

Imagen 4.2

52
Registre la fecha de suscripción del contrato, el contrato inicia, el nombre del
administrador del contrato, información de consorcio si es el caso y entregas
parciales si es el caso, la entrega definitiva en días. Imagen 4.3

Imagen 4.3

Una vez que haya ingresado la información, haga clic en el botón “Guardar”. Imagen
4.4

Imagen 4.4

Para finalizar con el proceso proceda a subir los documentos que hayan asumido las
partes como son: contrato y si se dio anticipo la notificación del mismo. Imagen 4.5

53
 Imagen 4.5

Una vez que haya subido los documentos haga clic en el botón “Continuar”. Imagen
4.6

Imagen 4.6

A continuación deberá registrar las garantías del contrato principal de ser pertinente.
Imagen 4.7

54
 Imagen 4.7

En esta etapa ingresara todas las garantías pertinentes, una vez ingresada la
información solicitada. Deberá dar clic en “Finalizar”. Imagen 4.8

Imagen 4.8

Para finalizar con el registro de contrato deberá dar clic en “Finalizar”. Imagen 4.9

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 Imagen 4.9

El proceso pasara a ejecución de contrato y las entregas parciales deberá ser

ingresado por el Administrador del Contrato, en la fase contractual del proceso.
Imagen 4.10

Imagen 4.10

Para finalizar el proceso el Administrador del Contrato deberá haber subido la

información de la entrega o entregas, luego del cual el proceso pasa a estado
“Ejecución del Contrato”, en esta etapa se subirá las Facturas, Actas de Entregas
Recepción Definitiva y documentación complementaria para Finalizar el proceso.
(Nota: solo el funcionario que inició el proceso lo finaliza).

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