ARQUIVOLOGIA

Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

GESTÃO DE DOCUMENTOS

LEI N. 8.159/1991

Conceito de gestão de documentos, segundo a Lei n. 8.159/1991:

Art. 3º Gestão de documentos é o conjunto de procedimentos e operações técnicas

referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos
nas fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para
guarda permanente.

O termo gestão de documentos é genérico, pois envolve desde a criação do

documento até seu destino final.

QUESTÕES DE CONCURSO

1. (CESPE-UNB/AGU) O conjunto de procedimentos e operações técnicas re-

ferentes à produção, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento
dos documentos em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação
ou seu recolhimento para a guarda permanente é denominado gestão de
documentos.

Comentário
Este item aborda, exatamente, o conceito de gestão de documentos, segundo
a Lei n. 8.159/19991.

2. (QUADRIX/FERSB) A gestão de documentos é o conjunto de todas as ativi-

dades que envolvem o controle dos documentos da instituição, desde a sua
criação até o seu destino final (eliminação ou guarda permanente).

Comentário
As atividades da gestão de documentos envolvem desde a criação até o destino
final dos documentos.
ANOTAÇÕES

1
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

3. (FCC/CNMP) A gestão de documentos compreende o planejamento e con-

trole das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação,
descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo.

4. (FAPERP/PREFEITURA SÃO JOSÉ DO RIO PRETO-SP) A tarefa de acom-

panhamento da produção, recebimento, classificação, controle de tramitação
e avaliação, visando proporcionar que a administração de documentos sirva
às finalidades para as quais foram criados do modo mais eficiente e econô-
mico possível é conhecida como
a. Gerenciamento eletrônico de documentos.
b. Tratamento documental.
c. Gestão documental.
d. Descrição correlacionada de documentos.

Comentário
A administração de documentos é realizada pela gestão documental.

GESTÃO DE DOCUMENTOS

De acordo com o art. 3º, Lei n. 8.159/1991, a gestão documental ocorre nas
fases corrente e intermediária.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

ANOTAÇÕES

2
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

QUESTÃO DE CONCURSO

5. (FUNIVERSA/MP-GO) Assinale a alternativa que apresenta idades arquivís-

ticas nas quais a gestão de documentos atua.
a. Custódia e permanente.
b. Corrente e setorial.
c. Corrente e intermediária.
d. Pós-custodial e semiativa.
e. Custódia e setorial.

Comentário
A gestão de documentos atua nas fases corrente e intermediária.

6. (CESPE-UNB/SEE-DF) As principais atividades da gestão de documentos

são realizadas no arquivo permanente.

7. (CESPE-UNB/TRT 17ª REGIÃO) A gestão de documentos visa a uma inter-

venção inicial na segunda idade documental, o arquivo intermediário, com a
finalidade de aplicar métodos de economia e eficácia na gestão dos arquivos.

Comentário
A gestão de documentos atua, inicialmente, na fase corrente e, em seguida, na
intermediária.

8. (CESPE-UNB/CADE) As principais ações da gestão de documentos ocorrem

durante o período em que o documento de arquivo apresenta valor primário.

Comentário
Nas fases corrente e intermediária, o documento tem valor administrativo, isto
é, primário.
ANOTAÇÕES

3
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

Fases da Gestão de Documentos

São etapas do programa de gestão de documentos:

• produção;
• utilização e conservação;
• avaliação e destinação.

Direto do concurso
9. (FUNCAB/SEARH/SUPEL-RO) Para que seja efetivamente bem gerenciado,
recomenda-se que cada departamento constituinte da instituição siga nor-
mas e procedimentos quanto ao tratamento de seus arquivos. Nesse contex-
to, a produção, utilização, avaliação e destinação são fases básicas da:
a. gestão de documentos.
b. legislação arquivística.
c. automação de arquivos.
d. tipologia documental.
e. permuta de documentos.

Comentário
A produção, utilização, avaliação e destinação são fases da gestão de
documentos.

10. (CESPE-UNB/BACEN) A implementação da gestão de documentos impli-

ca o desenvolvimento das fases produção, utilização e destinação de do-
cumentos.

11. (CESPE-UNB/ANATEL) O desenvolvimento do programa de gestão de docu-

mentos na ANATEL passa pela implantação de três fases: a fase ativa, a fase
de desenvolvimento e a fase de destinação.
ANOTAÇÕES

4
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

1ª Fase: Produção

De acordo com Marilena Leite Paes, a fase denominada produção:

Refere-se à elaboração dos documentos em decorrência das atividades de um

órgão ou setor. Nesta fase, o arquivista deve contribuir para que sejam criados ape-
nas documentos essenciais à administração da instituição e evitadas duplicação e
emissão de vias desnecessárias; propor consolidação de atos normativos alterados
ou atualizados com certa frequência, visando à perfeita compreensão e interpreta-
ção dos textos; sugerir criação ou extinção de modelos e formulários; apresentar
estudos sobre a adequação e o melhor aproveitamento de recursos reprográficos
e informáticos; contribuir para a difusão de normas e informações necessárias ao
bom desempenho institucional; opinar sobre escolha de materiais e equipamentos;
participar da seleção dos recursos humanos que deverão desempenhar tarefas ar-
quivísticas e afins. Em resumo, a gestão de documentos assumiu nas instituições
papel tão relevante quanto a gestão de materiais e de recursos humanos, embora
ainda não seja assim reconhecido.

Em suma, a etapa de produção refere-se à criação dos documentos. A

empresa deve definir que documento produzir em cada situação. Na produção,
é importante ressaltar:
• Criação apenas dos documentos essenciais à administração.
• Evitar duplicação e emissão de vias desnecessárias.
• Consolidar os atos normativos alterados ou atualizados com certa frequên-
cia.
• Criar ou extinguir modelos de documentos e formulários.
• Adequar e melhorar o aproveitamento de recursos reprográficos (para
cópias de documentos) e informáticos.
• Escolher, de forma adequada, materiais e equipamentos ligados à produ-
ção de documentos.
• Selecionar, de forma adequada, recursos humanos na instituição.
ANOTAÇÕES

5
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

2ª Fase: Utilização e Conservação

Para Marilena Leite Paes:

Esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento, classificação, registro,

distribuição, tramitação), de expedição, de organização e arquivamento de docu-
mentos em fase corrente e intermediária, bem como a elaboração de normas de
acesso à documentação (empréstimo, consulta) e à recuperação de informações,
indispensáveis ao desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou cientí-
ficas das instituições.

A fase de utilização e conservação envolve:

• protocolo, que visa o controle da tramitação dos documentos;
• organização e arquivamento dos documentos no arquivo (escolha dos
métodos a serem adotados e cuidados na conservação e preservação dos
documentos);
• elaboração de normas de acesso (tanto para empréstimo como para consulta);
• elaboração de normas para recuperação (localização) das informações.

3ª Fase: Avaliação e Destinação

Conforme Marilena Leite Paes:

Talvez a mais complexa das três fases da gestão de documentos, se desenvolve

mediante a análise e avaliação dos documentos acumulados nos arquivos, com
vistas a estabelecer seus prazos de guarda, determinando quais serão objeto de
arquivamento permanente e quais deverão ser eliminados por terem perdido seu
valor de prova e de informação para a instituição.

São vantagens da gestão de documentos:

• controle da produção dos documentos;
• maior agilidade na tramitação e acesso das informações;
• controle de acesso e sigilo dos documentos;
• garantia de preservação dos documentos históricos;
• economia de recursos humanos e materiais.
ANOTAÇÕES

6
www.grancursosonline.com.br
 ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

QUESTÕES DE CONCURSO

12. (CESPE-UNB/FUB) Fase de produção é a etapa do programa de gestão de

documentos em que o arquivista deve contribuir para que sejam criados ape-
nas documentos essenciais à administração.

Comentário
Na etapa de produção, deve-se controlar para que sejam criados apenas os
documentos essenciais à instituição.

13. (FUNCAB/DPRF) A gestão de documentos tem por objetivo garantir, de ma-

neira eficaz, a produção, administração, manutenção e destinação dos do-
cumentos de forma racional e econômica. A fase básica desse conjunto de
procedimentos – a qual inclui as atividades de protocolo e de elaboração de
normas de acesso à documentação – denomina-se:
a. identificação.
b. avaliação.
c. utilização.
d. classificação.
e. descrição.

Comentário
A fase de utilização destina-se a atividades de protocolo, bem como a elaboração
de normas de acesso aos documentos.

14. (CESPE-UNB/SEE-DF) A definição da criação de documentos essenciais à

administração é feita na fase de utilização de documentos de arquivo, do
programa de gestão de documentos.

Comentário
Como mencionado, a fase de produção deve controlar a criação de documentos.
ANOTAÇÕES

7
www.grancursosonline.com.br
ARQUIVOLOGIA
Gestão de Documentos
Produção: Equipe Pedagógica Gran Cursos Online

15. (CESPE-UNB/FUB) Os documentos de arquivo são eliminados na fase de

utilização do programa de gestão de documentos.

Comentário
A eliminação ocorre na etapa denominada destinação.

16. (ESAF/DNIT) A fase do programa de gestão de documentos onde ocorre a

eliminação de documentos é conhecida como:
a. conservação de documentos.
b. destinação de documentos.
c. produção de documentos.
d. utilização de documentos.
e. difusão de documentos.

GABARITO

1. C 9. a
2. C 10. C
3. C 11. E
4. c 12. C
5. c 13. c
6. E 14. E
7. E 15. E
8. C 16. b

�Este material foi elaborado pela equipe pedagógica do Gran Cursos Online, de acordo com a
aula preparada e ministrada pelo professor Elvis Correa.
ANOTAÇÕES

8
www.grancursosonline.com.br