November

 14,  2014  
Report  Findings  
Project  Conclusion  
 
 
 
Ms.  Couts,  
 
 
When  you  hired  me  for  this  project  you  expected  a  thorough  analysis  of  all  of  
the  information  you  supplied  me  with.  I  assure  you  this  was  done.  Deciding  whether  
or  not  to  take  on  a  new  project  is  a  capital  budgeting  decision  that  should  be  
explored  in  detail  and  leave  as  little  as  possible  to  the  imagination.  In  the  following  
report  I  have  broken  down  all  of  my  findings  and  you  have  my  final  conclusion  on  
whether  to  move  forward  with  the  operation  or  not.    
 
The  first  topic  up  for  discussion  is  the  costs  Conch  spent  on  developing  the  
new  PDA  prototype  and  the  costs  of  the  marketing  study.  Unfortunately,  these  are  
unnecessary  in  determining  whether  to  accept  the  project  or  not.  Both  of  these  are  
sunk  costs,  the  money  has  been  spent,  and  cannot  be  recovered,  making  them  
irrelevant  in  our  further  calculations.  The  rest  of  the  information  was  used  in  the  
analysis  of  the  project.  Below  are  four  calculations  that  are  helpful  for  determining  
whether  to  accept  the  new  PDA  project  or  not:  
 
1.  Payback  Period:           2.81  years  
2.  Profitability  Index:         1.82  
3.  IRR  (Internal  Rate  of  Return):       29.417%  
4.  NPV  (Net  Present  Value):         $17,560,593.82    
 
  An  investment’s  payback  period  is  the  time  it  takes  for  a  company  to  recover  
the  cost  of  the  investment.  In  this  case,  it  will  take  2.81  years  for  Conch  to  recover  
the  cost  of  the  new  machinery.  This  is  a  relatively  short  period  of  time,  which  is  a  
good  sign,  but  we  shouldn’t  base  our  decision  on  this  alone  due  to  the  drawbacks  in  
the  payback  period  calculations.    
 
  Our  second  calculation  was  the  profitability  index,  which  measures  the  value  
that  is  created  per  dollar  invested.  A  profitability  index  over  1  is  good,  so  the  
investment’s  PI  of  1.82  is  another  sign  that  this  is  a  good  project  to  take  on.    
 
  The  internal  rate  of  return  is  the  discount  rate  that  would  make  the  net  
present  value  of  the  project  zero.  Generally  speaking,  the  higher  the  IRR,  the  better  
the  investment.  It  is  also  known  that  if  the  internal  rate  of  return  is  greater  than  the  
actual  required  return,  the  investment  is  worth  taking  on.  Our  IRR  of  29.42%  is  
greater  than  the  required  return  of  12%,  proving  again  that  this  is  a  good  business  
venture  for  Conch.      
   While  the  first  three  calculations  have  shown  that  purchasing  the  equipment  
and  producing  the  new  PDA’s  is  a  good  idea,  the  fourth  calculation  is  the  most  
accurate  in  actually  making  the  decision.  There  are  big  flaws  with  each  of  the  three  
formulas  above,  whether  it  is  the  payback  period  not  taking  into  account  the  time  
value  of  money,  or  the  internal  rate  of  return  when  dealing  with  unconventional  
cash  flows.  Each  one  has  its  advantages  and  disadvantages,  but  the  best  calculation  
to  use  is  the  Net  Present  Value.  The  NPV  of  an  investment  is  an  indicator  of  how  
much  value  a  project  will  add  to  the  firm.  And  if  a  project  has  a  positive  Net  Present  
Value,  it  is  a  good  investment  that  will  make  the  company  money.  When  calculating  
the  NPV  we  discount  the  future  cash  flows  to  the  present,  so  if  in  today’s  time  the  
value  of  the  project  is  positive,  we  should  go  forward  with  it.  The  NPV  of  our  project  
is  positive,  which  means  that  this  investment  is  a  good  idea,  but  there  is  still  a  
problem.  We  used  estimates  to  calculate  the  NPV;  our  estimates  could  turn  out  to  be  
very  wrong.  In  order  to  combat  this,  we’re  going  to  perform  more  analyses  on  the  
numbers  to  see  if  our  results  will  still  hold  up.  
 
  Conch  Republic  Electronics  should  pursue  the  manufacturing  of  the  new  
PDA’s,  but  there  are  still  other  factors  to  consider.  What’s  the  best/worst  case  NPV  
and  what  the  break-­‐even  price  is  for  the  new  PDA  are  just  a  few  of  the  questions  I  
will  answer  with  the  rest  of  my  report.    
 
  In  scenario  analysis,  we  change  factors  to  be  representative  of  the  worst  
possible  outcome  or  the  best  possible  outcome  of  the  project.  For  example,  we’ll  
choose  a  best  and  worst  case  scenario  for  the  price,  sales  demand,  and  costs  to  
determine  how  the  NPV  changes  in  comparison  to  our  base  case  (the  estimated  
numbers  I  was  provided  with).  In  the  table  below  I  outlined  which  numbers  I  
changed  for  each  of  the  analyses,  providing  the  best,  worst  and  base  case  numbers.    
 
 
  Base  Case   Worst  Case   Best  Case  
Unit  Sales  (year  1)   74,000   69,000   79,000  
                                         (year  2)   95,000   90,000   100,000  
                                         (year  3)   125,000   120,000   130,000  
                                         (year  4)   105,000   100,000   110,000  
                                         (year  5)   80,000   75,000   85,000  
Price  Per  Unit   360   350   370  

Variable  Costs   155   165   145  

Per  Unit  
Fixed  Costs  Per   4,700,000   4,900,000   4,500,000  
Unit  
 
NPV  Base  Case:       $17,560,593.82  
NPV  Best  Case:     $24,997,421.15  
NPV  Worst  Case:     $10,588,383.10  
  
  The  numbers  above  for  the  best  and  worst  case  scenarios  are  based  off  of  my  
best  judgment.  I  chose  to  raise  or  lower  sales  figures  by  5,000  because  it  seemed  like  
an  appropriate  amount.  I  moved  price  and  variable  costs  by  $10  on  either  side  of  the  
base  case  and  as  for  the  fixed  costs  it  seemed  like  a  $200,000  difference  would  be  
fitting.  Using  the  figures  I  chose,  each  of  the  Net  Present  Values  were  still  positive,  
which  is  just  another  indicator  of  this  project  being  a  positive  thing  for  Conch.    
 
  After  performing  scenario  analysis  though  it  is  important  to  check  the  
sensitivity  of  some  variables.  Sensitivity  analysis  is  when  you  freeze  every  value  
except  for  one  to  see  how  much  it  affects  the  NPV  of  the  project.  The  more  sensitive  
one  of  the  components  is  to  change,  the  more  the  NPV  will  fluctuate.  While  this  isn’t  
necessarily  a  bad  thing,  a  high  sensitivity  could  mean  that  there  is  more  forecasting  
risk  in  that  variable.  Forecasting  risk  occurs  when  estimates  are  inaccurate,  so  a  
highly  sensitive  NPV  could  mean  we  have  made  a  mistake  in  our  original  estimates.  
Below  I  have  documented  my  findings  on  various  variable  changes:  
 
Freezing  Every  Item  Except  Sales:  
Scenario   Unit  Sales   NPV  
Base  Case   Year  1:  74,000   $17,560,593.82  
2:  95,000  
3:  125,000  
4:  105,000  
5:  80,000  
Worst  Case   Year  1:  69,000   $15,230,989.10    
2:  90,000    
3:  120,000  
4:  100,000  
5:  75,000  
Best  Case   Year  1:  79,000   $19,890,198.54    
2:  100,000    
3:  130,000  
4:  105,000  
5:  80,000  
 
 
Freezing  Every  Item  Except  Fixed  Costs:  
Scenario   Fixed  Costs   NPV  
Base  Case   4,700,000   $17,560,593.82  
 
Worst  Case   4,900,000   $17,091,972.92    
 
Best  Case   4,500,000   $18,029,214.73    
 
 
Freezing  Every  Item  Except  Variable  Costs:  
Scenario   Variable  Costs   NPV  
Base  Case   155   $17,560,593.82  
 
Worst  Case   165   $15,331,737.81    
 
Best  Case   145   $19,789,449.83    
 
 
 
Freezing  Every  Item  Except  Price:  
Scenario   Price   NPV  
Base  Case   360   $17,560,593.82  
 
Worst  Case   350   $15,383,156.44    
 
Best  Case   370   $19,738,031.21    
 
 
 
The  results  in  the  tables  above  show  very  similar  variations  in  each  of  the  
different  sensitivity  checks,  which  can  help  us  to  conclude  that  no  one  aspect  of  the  
project’s  estimates  is  more  risky  than  the  other.  This  further  proves  that  our  
estimates  are  not  that  risky,  making  all  of  our  calculations  less  risky  by  default.    
 
The  final  aspect  of  the  project  we  have  to  check  is  the  break-­‐even  price.  The  
break-­‐even  price  is  the  price  that  results  in  a  Net  Present  Value  of  zero.  In  other  
words,  this  break-­‐even  price  is  the  lowest  Conch  can  charge,  per  unit,  for  the  new  
PDA  and  still  make  a  profit.  Using  the  goal  seek  function  in  excel  it  was  determined  
that  the  break-­‐even  price  for  this  project  is  $279.35.    
 
Taking  all  of  these  aspects  into  consideration,  I  believe  that  it  would  be  wise  
for  your  company  to  invest  in  the  equipment,  and  to  go  ahead  and  begin  
manufacturing  the  new  PDA’s.  The  positive  Net  Present  Value  was  very  encouraging,  
and  all  of  our  other  analyses’  further  supported  the  decision  to  accept  the  project.    
 
I  hope  this  information  was  useful  in  your  capital  budgeting  decision,  and  
please  feel  free  to  contact  me  with  any  questions.