INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR EL FORMATO: ASIG- Codigo: ASIG-PD-02-I-01

PD-02-F-01: REGISTRO DE ACCIONES CORRECTIVAS, Versión: 1.0

Fecha: Febrero 27 de 2013

PREVENTIVAS Y DE MEJORA Página 1 de

Generalidad: se deberá diligenciar un formato de Registro de Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora por cada hallazgo, salvo
con las causas de algunos de los hallazgos y su tratamiento, sea congruente o articulado.
Sección 1: identificación del hallazgo

1. Proceso(s) afectado(s) por el hallazgo: Registre el(los) nombre(s) del Proceso del SIG donde se identifica el hallazgo.
2. Código de la acción Ac/Ap/Am: Código asignado por el Grupo Líder del SIG de la Oficina Asesora de Planeación, que
corresponde a: dos últimos dígitos del año en el que se identifica el hallazgo y un consecutivo que inicia en 001 cada año.
3. Solicitante: Nombre y cargo del Servidor Público que identifica el hallazgo y solicita la Ac/Ap/Am
El solicitante debe ser el Jefe de Dependencia donde se identifica el hallazgo
4. Solicitado a: Nombre y cargo del responsable del proceso afectado por el hallazgo y quien solicitará la Ac/Ap/Am
5. Fecha de la solicitud: Registre la fecha de solicitud de la Ac/Ap/Am en formato dd/mm/aa.

6. Fuente del hallazgo: escriba la fuente del hallazgo de las siguientes opciones: Auditorías internas, Auditorías externas,
análisis de indicadores, Mapa de Riesgos, Retroalimentación del cliente, Revisión por la Alta Dirección, Producto o servicio no
conforme, Autoevaluación.

7. Tipo de hallazgo: Decidir si es una no conformidad real, potencialo o una oportunidad de mejora. Si es una no conformidad
determinar si es mayor o menor. En el caso de que no se tenga la claridad de mayor o menor dejar en blanco.

8. Fecha de identificación del hallazgo: Para el caso de hallazgos identificados en auditorías internas o externas se
registrará la fecha del Informe de Auditoría.
9. Número del hallazgo: Para el caso de hallazgos identificados en auditorías internas o externas se registrará el número del
hallazgo del Informe de Auditoría
10. Descripción del hallazgo: Describa de manera clara del hallazgo identificado. Para el caso de hallazgos identificados en
auditorías internas o externas se registrará con la misma redacción. Remitirse a la Guía para la redacción de hallazgos y
análisis de causas.
Sección 2: Corrección
11. Corrección: en esta sección se registran las acciones a tomar para eliminar una no conformidad detectada. Aplica sólo
para acciones correctivas.
No. Consecutivo de las acciones a registrar.
Acciones: Registrar las acciones empezando con verbo en infinitivo.

Resultado esperado: Registre los resultados que se espera obtener al ejecutar la acción.
Responsable: Asigne un responsable o responsables para cada acción a desarrollar.
Fecha: Registre la fecha límite máxima para cumplir con cada acción establecida
Sección 3: Análisis de la causa raíz
12. Análisis de la causa raíz: Mediante herramientas para análisis de problemas (Ej:lluvia de ideas, 5 por qués) analice e
identifique las posibles causas que originan la NC identificada hasta encontrar la raíz del problema. Es necesario que se apoye
de las dependencias o procesos que están involucradas o tienen conocimiento del tema.
Sección 4: Plan de Mejoramiento
13. Plan de Mejoramiento: en esta sección se registran acciones a tomar para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad
detectada o potencial.
No. Consecutivo de las acciones a registrar.
Acciones: Registrar las acciones empezando con verbo en infinitivo.
Resultado esperado: Registre los resultados que se espera obtener al ejecutar la acción.
Responsable: Asigne un responsable o responsables para cada acción a desarrollar.
Fecha: Registre la fecha límite máxima para cumplir con cada acción establecida
Sección 5: Seguimiento y Verificación del Plan de Mejoramiento
14.1. Seguimiento a las acciones realizadas
No. Consecutivo de las acciones de seguimiento realizadas.
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Fecha: Febrero 27 de 2013

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Fecha de seguimiento: Registre la fecha en que se realizó el seguimiento.

Responsable: Nombre y cargo del servidor público que realizó el seguimiento al plan de mejoramiento.
Comentario u observación: describa brevemente el estado de avance en la implementación del plan de mejoramiento.
14.2. Evaluación del Plan de Mejoramiento
Fue Eficaz: Determine si la implementación del plan de mejoramiento ha sido eficaz. Grado en el que se realizan las actividades
planificadas y se alcanzan los resultados planificados.
Fue Efectivo: Determine si la implementación del plan de mejoramiento ha sido efectivo. Medida del impacto de la gestión tanto
en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.
Sección 6: Cierre de la AcApAm
15. Información de cierre de la AcApAm
15.1 Fecha de Cierre: Registre la fecha de cierre una vez haya verificado resultados
15.2 Responsable del cierre: Nombre y cargo del responsable del cierre de la Ac/Ap/Am

CONTROL DE CAMBIOS
Item del
No. Versión Cambio Cambio realizado Motivo del cambio Fecha del cambio
1 Febrero 27 de 2013

CONTROL DE DOCUMENTOS
ELABORÓ REVISÓ APROBÓ
Nombre Martha Saldarriaga Luis Ernesto Gómez Londoño Luis Ernesto Gómez Londoño
Cargo Represente de la Dirección para el SIG Jefe Oficina De Planeación

Firma