Caso de Estudio

Universidad Politécnica Salesiana

Modelación y Simulación 2

15/02/2018 1
 DEFINICIÓN DEL PROBLEMA

15/02/2018 2
 Definición del Problema
 En la Universidad Politécnica Salesiana se desarrollan
actividades todos los días de la semana y se manejan
documentos y papeles a cada hora, por lo que el
incremento en el uso del papel es considerable conforme
ingresan nuevos estudiantes y se manejan diferentes
temas de aprendizaje. Entre los trámites más frecuentes se
pueden mencionar: matrículas, derechos y solicitudes; todo
ello genera la utilización de papeles dichos documento del
interés para el estudiante. El estudiante universitario
actualmente tiene conocimiento del uso de Internet y la
mayoría tiene su correo electrónico, esto no puede
solventar el almacenaje de información que puede ser
analizada desde la misma computadora sin necesidad de
imprimir la información.

15/02/2018 3
 CASO DE ACCIÓN

15/02/2018 4
 Caso de Acción
Actualmente se gastan muchos recursos por la utilización de
papel en muchos de los procesos que se realizan en la
institución. El hecho de trabajar con documentos impresos en
papel dificultan el flujo de los procesos e implican el tener un
espacio dentro de la Universidad para almacenarlos y el riesgo
que se corre de perder la información almacenada en este
medio.

Siendo una institución educativa, debe mantenerse actualizada

en el uso de nuevas tecnologías y sobre todo cumplir con la
visión de la institución de tener responsabilidad ambiental.

15/02/2018 5
 VISIÓN DEL CAMBIO

15/02/2018 6
 Visión del Cambio
Somos una institución educativa líder a nivel nacional.

1. Hemos mejorado los tiempos de respuesta para trámites

administrativos.
2. Somos reconocidos líderes debido a la excelente atención
al cliente.
3. Hemos aumentado nuestra comunidad estudiantil con
procesos más eficientes, mejorando la calidad de nuestros
servicios.
4. Hemos reforzado nuestro compromiso con el medio
ambiente, utilizando únicamente la cantidad necesaria de
papel gracias a la implementación de tecnologías de la
información.

15/02/2018 7
 PROCESOS CANDIDATOS A
REDISEÑAR

15/02/2018 8
 Procesos de Negocio
Candidatos a Rediseñar
1. Solicitud de información a egresados
2. Obtención de record de estudiantes
3. Inscripción de nuevos estudiantes
4. Solicitud de certificados
5. Avisos de Comunicación Institucional
6. Publicidad de eventos y servicios
7. Evaluación docente
8. Evaluaciones de estudiantes
9. Publicación de notas
10. Publicación de horarios

15/02/2018 9
 PRIORIZACIÓN

15/02/2018 10
  Se deben priorizar los procesos
seleccionados en base a 3
preguntas:
1. ¿Qué proceso presenta mayores problemas?
2. ¿Qué proceso es más critico para la estrategia
del negocio y tiene el mayor impacto en los
clientes?
3. ¿Qué proceso tiene mayores posibilidades de
ser diseñado e implementado
satisfactoriamente?

15/02/2018 11
 Procesos de Negocio
Candidatos a Rediseñar
Más crítico Mayores
Mayores
Proceso y mayor posibilida Resultado Orden
problemas
impacto des éxito
Solicitud de información a egresados

Obtención de record de estudiantes

Inscripción de nuevos estudiantes

Solicitud de certificados

Avisos de Comunicación Institucional

Publicidad de eventos y servicios

Evaluación docente

Evaluaciones de estudiantes

Publicación de notas

Publicación de horarios

15/02/2018 12