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Le télétravail

au Centre jeunesse
des Laurentides

GUIDE
PRATIQUE
Le télétravail,
une valeur ajoutée
pour la clientèle.

Ce document a été produit par le Bureau de projets


Centre jeunesse des Laurentides
Automne 2014
Qu’est-ce que le télétravail?
Un régime de travail souple selon lequel les employés ont
l’autorisation d’effectuer une partie ou la totalité de leurs tâches
dans un lieu extérieur à son bureau traditionnel, au moyen de
technologies de communication dans le cadre de son contrat de
travail.

Qu’est-ce que le lieu de travail désigné?


Le lieu de travail désigné ou l’adresse professionnelle de l’employé
est son lieu de travail habituel.

Qu’est-ce que le lieu de télétravail?


Tout autre endroit où l’employé est autorisé à exécuter le travail
qu’il aurait autrement à accomplir à son lieu de travail désigné.

Que permet le télétravail pour le CJL?


Le télétravail vise à concentrer les activités des membres du
personnel sur les activités dites « à valeur ajoutée » aux yeux du
client. Le temps de déplacement vers le bureau que permet de
récupérer le télétravail peut être ainsi réinvesti en heures service
directement auprès de la clientèle.

Un bureau est disponible pour un regroupement de cinq


intervenants télétravailleurs (partage de bureau), ce qui permet au
télétravailleur de maintenir son port d’attache, tout en procurant
un environnement de travail moins contigu pour les autres
travailleurs du point de service.

Le télétravail au Centre jeunesse des Laurentides 3


Le télétravail au CJL
D’abord développé sous forme de projet pilote en 2011, le quart
des intervenants psychosociaux bénéficient de cette nouvelle
modalité de travail depuis 2013.

Les avantages du télétravail :


Pour l’employé :
• Moins de stress chez les employés
• Réduction du temps de transport
• Autonomie / créativité
• Meilleure conciliation travail / vie personnelle
• Impact positif sur la santé

Pour l’organisation :
• Image de marque de l’employeur
• Performance et productivité accrues
• Gestion des compétences optimisée
(meilleur recrutement, moins de départs, etc.)
• Réduction de l'absentéisme et des retards
• Permet de maintenir en poste les intervenants (rétention)
• Souplesse dans l’organisation du travail

Pour la collectivité :
• Qualité de vie au plan collectif
• Développement durable : réduction de l’empreinte carbone

4 Le télétravail au Centre jeunesse des Laurentides


LES ORIENTATIONS DU CJL
EN MATIÈRE DE TÉLÉTRAVAIL
Principe directeur
« Le CJ des Laurentides contribue à l’amélioration des services
offerts à la clientèle ainsi qu’à l’atteinte de ses objectifs
organisationnels en reconnaissant les avantages liés au télétravail.
L’organisation vise à être un milieu de travail de choix et tient à
instaurer des mesures de travail souples afin d’aider les employés
à concilier leurs obligations professionnelles, personnelles et
familiales. »

Toute demande de participation au régime de télétravail doit être


approuvée par le supérieur immédiat.

Le télétravail n’est pas un droit conféré à l’employé. Toutefois, le


gestionnaire doit se baser sur des critères objectifs en termes de
respect des orientations et des résultats clientèle attendus par cette
pratique.

La participation au télétravail est facultative, c’est-à-dire qu’aucun


employé ne peut être tenu au télétravail. De même, chacune des
parties (employeur / employé) peut mettre fin au régime de télétravail
à n’importe quel moment, en donnant un délai d’un mois.

Le télétravailleur bénéficie des mêmes conditions d’emploi et


dispositions prévues à l’intérieur de la convention collective. Les lois
en vigueur continuent de s’appliquer aux télétravailleurs.

Le télétravailleur, même en dehors des locaux, doit pouvoir être rejoint


en fonction des besoins de la clientèle. Il est aussi tenu de se présenter
au travail à la demande de son supérieur immédiat. Cet horaire de
travail flexible est associé à l’engagement que les heures de travail sont
réalisées en fonction des besoins de la clientèle.

Le télétravailleur est tenu aux mêmes règles de confidentialité et doit


porter une vigilance particulière à cet aspect lorsqu’il effectue le travail
à distance. De même, il doit appliquer l’ensemble des règles
organisationnelles encadrant sa pratique.

Le gestionnaire préconisera une gestion par résultats avec le


télétravailleur et visera la responsabilisation de celui-ci. Il doit adopter
des pratiques de gestion efficaces permettant aux télétravailleurs de
bénéficier de l’encadrement nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Le télétravail au Centre jeunesse des Laurentides 5


Comment
se mettre en télétravail
au CJL
?

6 Le télétravail au Centre jeunesse des Laurentides


LES CRITÈRES DE BASE
POUR ÊTRE CANDIDAT
Afin de pouvoir bénéficier du télétravail, l’employé doit répondre
aux critères de base suivants :
• Être à l’aise avec les outils technologiques;
• Être prêt à utiliser son véhicule personnel;
• Avoir accès à son domicile à une connexion Internet haute vitesse.

La sélection des télétravailleurs


L’employé qui désire effectuer le télétravail remplit le Formulaire
de candidature pour le télétravail (DDOPP / RH / Formulaire) et le
fait autoriser par son supérieur immédiat.

Le gestionnaire évalue la fonction de l’employé ainsi que l’employé


lui-même afin de lui permettre ou non de faire du télétravail. Cette
évaluation se base sur différents critères objectifs, tels :
• La nature du poste et le contenu des tâches à accomplir;
• L’autonomie professionnelle;
• Le niveau d’atteinte des standards de performance attendus;
• Le sens de l’organisation et la discipline personnelle de
l’employé;
• La capacité de gérer les priorités, les délais et les urgences.

Le formulaire dûment rempli et autorisé par le gestionnaire est


remis au Bureau de projets, responsable du télétravail au sein de
l’organisation.

Le coordonnateur des services financiers et informatiques


commande le jeton pour la connexion sécurisée. Il fait également
le suivi des télétravailleurs du CJL pour le paiement Internet.

L’équipe du service informatique effectue la distribution des « kits »


de télétravail à chacun des télétravailleurs, et ce, après avoir
vérifié l’état et la conformité du matériel remis.

L’équipe du service informatique est responsable de la réparation


et de l’entretien du matériel qu’il fournit aux télétravailleurs.

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Le matériel technologique fourni par le CJL
(kit de télétravail) est constitué :
• D’un ordinateur portable et ses composantes
• D’une imprimante
• D’un téléphone cellulaire
• D’une valise de transport
• D’un jeton pour connexion sécurisée
• D’une clé USB sécurisée
• D’une déchiqueteuse
• De papeterie

Le matériel fourni par l’organisation pour l’exécution du travail à


distance reste, à tout moment, la propriété du CJL. L’employé doit
se servir de ce matériel uniquement dans le cadre de ses fonctions
et non pour usage personnel. Le CJL peut demander, en tout
temps, à l’employé de rapporter ce matériel sur les lieux du travail.

Conditions particulières
Signature d’un contrat spécifique au télétravail sur la
confidentialité (formulaire d’engagement pour le
téléaccès).

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JE SUIS TÉLÉTRAVAILLEUR
AU CJL
Mon lieu de travail et ma présence au bureau
Je suis responsable de l’installation de mon bureau de travail à mon
domicile, des frais afférents à son utilisation (ex. : assurances,
chauffage, etc.) et je m’engage à utiliser de façon bienveillante le
matériel fourni par l’organisation.

Bien que l’employeur ne puisse venir me visiter à mon domicile sans


mon autorisation, je m’assure que mon poste de travail est
conforme aux normes de sécurité et de santé, notamment à ce qui
a trait aux règles ergonomiques.

Au lieu de travail désigné, j’accepte de partager un bureau avec


d’autres collègues, sans poste de travail réservé.

Aucune rencontre avec la clientèle ou les partenaires ne doit


s’effectuer à mon domicile personnel.

Je devrai en tout temps me rendre à mon lieu de travail lorsque


requis par mon supérieur (ex. : réunion, rencontre, etc.).

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Mes dépenses liées à ma pratique du télétravail
Ma demande de remboursement pour les frais Internet doit être
faite au coordonnateur des services financiers et informatiques, une
seule fois par année, au mois de septembre, et il est de ma
responsabilité de lui faire parvenir une copie de ma facturation. Par
la suite, je recevrai un remboursement aux trois mois.

Je suis considéré comme « personnel requis » et je dois me référer


à la norme de pratique « Remboursement des dépenses de fonction
et des frais de représentation et détermination du personnel
requis » (DRFIT / Services financiers / Norme de pratique)
concernant le remboursement de la prime d’assurance affaires, les
frais de repas et les frais de déplacement. À noter que mon
kilométrage entre le lieu de travail désigné et mon domicile doit
être déduit, comme si j’effectuais journalièrement l’aller et le
retour, et c’est seulement l’excédent de ce kilométrage qui doit
être réclamé.

Le secteur finance du CJL me rembourse un montant préétabli pour


la connexion Internet (25$ par mois) et me rembourse également
les frais afférents à l’utilisation de mon véhicule personnel, comme
le prévoit la norme de pratique ainsi que la convention collective
en vigueur en tant que personnel requis.

Certaines dépenses des télétravailleurs, qui ne sont pas déjà


assumées par le CJL, pourront être déduites au plan fiscal. À cette
fin, le secteur finance du CJL me fournira les formulaires prescrits
par Revenu Québec (TP-64.3) et par l'Agence du revenu du Canada
(T2200) avant le 28 février de chaque année.

Penser « PERFORMANCE »
En tant que télétravailleur :
Je connais clairement les résultats attendus et j’atteins les
standards de performance (gestion par résultats).

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La gestion de mon temps de travail
Bien que je bénéficie d’une flexibilité d’horaire, je m’engage à
respecter le nombre d’heures obligatoires tel qu’entendu au contrat
de travail ainsi que toutes autres modalités de travail exigées par
mon supérieur (ex. : autorisation des heures supplémentaires, etc.).

La gestion de mes communications


Je suis joignable toute la journée, et pas seulement en cas
d’urgence.

Je favorise la règle d’entraide avec mes collègues.

Je communique régulièrement avec mon gestionnaire et lui indique


l’occupation de mon temps de travail (planning visuel) ainsi que les
coordonnées des visites à domicile effectuées.

Je prends connaissance quotidiennement de l’information


organisationnelle (ex. : courriel, intranet, etc.).

Je pratique une vigie accrue concernant la protection des


renseignements personnels (confidentialité). Mon jeton et mon code
d’accès demeurent à mon usage exclusif.

Cellulaire et boîte vocale


Le cellulaire du télétravailleur est considéré comme l’extension du
système de téléphonie offert au point de service. En ce sens, je dois
donner ce numéro à la clientèle et j’utilise la boîte vocale de ce
même cellulaire. Lors d’entrevues, je mets en arrêt mon cellulaire
(ou sur vibration) afin de préserver le moment d’échange avec la
clientèle. De même, je dois régulièrement prendre mes messages
sur ma boîte vocale.

Tout comme pour le matériel, le cellulaire doit être utilisé dans le


cadre de mes fonctions et uniquement lorsque j’effectue mes
heures de travail.

Webcam/visioconférence
Si je désire me prévaloir du système de visioconférence, je le fais
via les installations prévues à cet effet dans les divers points de
service du CJL.

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Ma santé et ma sécurité, je suis vigilant!
Si je suis victime d’un accident de travail ou d’un malaise
quelconque relié au travail, il est de ma responsabilité d’en avertir
sans délai mon supérieur immédiat.

Positions prolongées à éviter :

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Exemple d’une ergonomie optimale :

Chaise de bureau qui répond à des conditions médicales


Dans le cas où, pour des conditions médicales, je dois être doté
d'une chaise ergonomique, j’adresse ma demande au service de
santé/sécurité de la DRHAI, et ce, accompagnée de pièces
justificatives. Ce matériel demeure la propriété du CJL et sera
récupéré dans le cas d'une fin d'entente sur le télétravail.

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Comment
gérer le télétravail
au CJL
?

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JE SUIS TÉLÉMANAGER
AU CJL
Gérer le télétravail au quotidien
Selon les critères de sélection des télétravailleurs, j'entérine les
demandes des nouveaux télétravailleurs et signe le formulaire
prévu à cet effet qui, par la suite, est acheminé au Bureau de
projets, responsable du dossier Télétravail au CJL.

Comme gestionnaire, je favorise la réaffectation de ce « kit » au


sein du même point de service, à moins de considérations
particulières, et ce, en concordance avec l’espace disponible et le
réaménagement des locaux.

Advenant le cas d’un changement pour l’employé


(ex. : changement de poste, etc.), je récupère l’ensemble du
matériel utilisé (« kit » télétravail) et je le fais suivre au service de
l’équipe informatique pour vérification.

Concernant la réaffectation d’un « kit » télétravail, je vois les


modalités avec le Bureau de projets, responsable du dossier
Télétravail au CJL. La liste des employés en attente d’obtenir un
« kit » télétravail est gérée par cette instance.

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Je planifie des rencontres régulières avec le télétravailleur dans
les bureaux à un rythme défini dans le cadre de :
• Accompagnement individuel / supervision
• Réunions d’équipe
• Caucus

Je n’oublie pas le télétravailleur dans les courriels et pour les


formations.

Je respecte la plage horaire de disponibilité définie avec le


télétravailleur. Ainsi, j’évite de contacter l’employé en dehors des
heures de travail, et ce, à moins d’une situation exceptionnelle.

Je partage un « planning visuel » permettant de faire apparaître


les présences (physiques ou non) ou les absences de chacun des
membres de l’équipe, incluant les télétravailleurs.

J’acquiers le réflexe de solliciter le télétravailleur et non un


collègue, parce que « lui » est physiquement là! De même, j’incite
les collègues à communiquer avec le télétravailleur aussi souvent
que requis.

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Un changement dans les conditions du télétravailleur
Que dois-je faire?
Lorsque le télétravailleur est absent pour cause de maladie, le
« kit » de télétravail doit revenir au point de service dans la
première semaine de l’arrêt de travail. Je suis responsable de
récupérer l’intégralité du matériel du télétravailleur afin de le faire
suivre à l’équipe informatique de la DRFIT.

J’informe le coordonnateur des services financiers et


informatiques et le Bureau de projets dans chacun des cas où il y
a un changement pour le télétravailleur (ex. : maladie, différé,
etc.) afin que le paiement Internet soit ajusté, pour la gestion des
jetons à connexion sécurisée ainsi que pour la réattribution du « kit »
télétravail à un autre candidat.

Je peux permettre au remplaçant du télétravailleur d’utiliser le


« kit » de télétravail comme « ordinateur fixe », le temps requis
pour procéder à la redistribution du « kit ».

Lorsque le télétravailleur n’utilise plus son « kit » depuis au moins


trois mois (ex. : maladie), une réattribution du « kit » du
télétravailleur à un autre candidat est effectuée, et ce, afin de
respecter l’orientation première du télétravail au CJL. En tant que
gestionnaire, je peux également recommander la réattribution du
« kit » en deçà du trois mois suggéré si je juge cette orientation
appropriée à la situation.

De même, lorsque la situation est planifiée (ex. : différé), je


débute le processus de réattribution du « kit » de télétravail un mois
avant le départ de l’employé (ex. : contacter la personne
responsable du télétravail, informer le coordonnateur des services
financiers et informatiques pour commander le jeton à connexion
sécurisée, etc.) afin que le nouveau télétravailleur soit fonctionnel
sans délai.

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Penser et gérér « PERFORMANCE »
En tant que télémanager :
J’encadre le télétravailleur et j’adopte une gestion par résultats
avec celui-ci.

Je lui fais connaître clairement les résultats attendus, tout en


utilisant les tableaux de suivi ou les rapports d’activités existants
(tableau de bord de gestion).

J’évalue les performances selon les résultats attendus.

L’ESSENTIEL pour le télémanager…

➤ J’exerce un leadership de proximité

➤ Je communique sur le télétravail

➤ J’organise et intègre le télétravail dans le


fonctionnement global de l’équipe et de l’organisation
(mode de travail collaboratif)

➤ Je fais des suivis réguliers

➤ Je sollicite le support des directions impliquées

➤ Je vise une application harmonisée de ce mode


d’organisation du travail

➤ Je mesure avec rigueur la prestation du télétravail

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Siège social
500, boulevard des Laurentides, bureau 241
Saint-Jérôme (Québec) J7Z 4M2
Téléphone : 450 436-7607
Télécopieur : 450 436-4811
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