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DEPARTAMENTO DEL CAUCA

MUNICIPIO
INSTITUCIÓN EDUCATIVA
NIT: CODIGO DANE: Resolución de Aprobación No.

Modelo sugerido de Acuerdo para reglamentar el Fondo de Servicios Educativos.


(Tener en cuenta que las firmas no pueden quedar solas en hoja separada).

ACUERDO Nro.
(fecha)

Por medio del cual se adopta el reglamento para la administración del Fondo de Servicios
Educativos.

EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA INSTITUCIÓN EDUCATIVA _____________ del Municipio


de ____________, en uso de sus facultades legales en especial las conferidas en la Ley
115 de 1994, Ley 715 de 2001, Artículo 2.3.1.6.3.5 del Decreto 1075 de 2015, el Decreto
Departamental 0074 de 2013 y

CONSIDERANDO:
El Consejo Directivo debe velar por la correcta ejecución de los recursos del Fondo de
Servicios Educativos, la cual debe guardar estricta relación con el Proyecto Educativo
Institucional.

El Consejo Directivo en coordinación con el rector, administran el Fondo de Servicios


Educativos.

Los procedimientos, formalidades y garantías para toda contratación que no supere los
veinte (20) SMLMV deben reglamentarse y adoptarse por el Consejo Directivo mediante
acuerdo, los cuales deben observar en todo caso los principios de transparencia,
economía, publicidad y responsabilidad de conformidad con los postulados de la función
administrativa.

Toda contratación de servicios que requiera la institución educativa para facilitar su


funcionamiento debe aprobarse por el Consejo Directivo, conforme a la normatividad
vigente y el presente reglamento.

La utilización por parte de terceros, de bienes muebles o inmuebles de propiedad de la


institución educativa a título gratuito u oneroso, debe autorizarlo el Consejo Directivo.

Para el manejo de tesorería se debe determinar la forma de realización de los recaudos y


pagos, con el fin de hacer seguimiento permanente al flujo de caja.

Se debe aprobar la utilización de los recursos del Fondo de Servicios Educativos para la
realización de eventos pedagógicos, científicos, culturales, deportivos.

Se debe fijar cuantías para apoyar económicamente la participación de los educandos y


un docente acompañante en representación de la I.E. en eventos de carácter pedagógico,
deportivo, científico o cultural fuera de la institución educativa, para lo cual se debe fijar
la cuantía que se determinará para este efecto.

En virtud de lo expuesto,

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ACUERDA

CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES.
Artículo 1º. Adopción. Se adopta el presente Reglamento para la administración del
Fondo de Servicios Educativos en la Institución Educativa (I.E.)___________.

Artículo 2º. Administración del Fondo de Servicios Educativos. La administración del


Fondo de Servicios Educativos de la I.E. comprende las actividades de presupuestación,
recaudo, conservación, inversión, compromiso, ejecución de recursos y rendición de
cuentas, entre otras, sujetos a la reglamentación vigente y a lo dispuesto en este
reglamento.

Artículo 3º. Ordenación del Gasto. El Fondo de Servicios Educativos de la I.E. carece de
personería jurídica, por lo cual el Rector es el Ordenador del Gasto y su ejercicio no
implica Representación Legal.

Artículo 4º. Adquisición de bienes y servicios. Para la adquisición de bienes y servicios, el


rector debe verificar la necesidad de la adquisición, la inclusión en el Plan de Compras, en
el Plan Operativo Anual de Inversiones – POAI, debidamente aprobado por el Consejo
Directivo y la disponibilidad de fondos.

Parágrafo. La adquisición de bienes y servicios cuyo valor supere los veinte (20) salarios
mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV), deberá surtirse según las formalidades
establecidas en la Ley 80 de 1993 y las normas legales vigentes que la regulen.

Artículo 5º. Rendición de Informes. El Rector presentará a la Secretaría de Educación y


Cultura del Departamento, al Consejo Directivo, a los Órganos de Control, y en audiencia
pública a la Comunidad Educativa, los informes mensuales, trimestrales y anuales que se
le requieran, de conformidad con lo definido en la normatividad legal vigente y lo
indicado por la Contaduría General de la Nación.

Artículo 6º. Control Presupuestal y Contable. Todos los movimientos de ingresos y


gastos, deben registrarse en los libros de presupuesto y contabilidad, de conformidad con
la normatividad vigente, libros que deben estar dispuestos para su revisión.

Artículo 7º. Comité De Compras. La I.E. tendrá un Comité de Compras, que estará
integrado al menos por tres miembros de la comunidad educativa, diferentes a quienes
conforman el Consejo Directivo, así: un padre de familia, un docente y un alumno.

Parágrafo. (En este parágrafo debe quedar expresado el procedimiento que en la


institución educativa sigue el Consejo Directivo para el nombramiento del comité de
compras).

Artículo 8º. Documentos. Los documentos soportes de recaudos y ejecuciones, deben


estar debidamente prenumerados y fechados.

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CAPITULO II
CONTRATACIÓN
Artículo 9º. Proceso de Selección y Contratación. Una vez cumplido lo contemplado en el
Artículo 4º del presente Acuerdo, se realizará el proceso de selección y contratación para
lo cual se tendrá en cuenta lo siguiente:

SUPERIOR SUPERIOR SUPERIOR


A 5 SMLMV A 10 A 15
INFERIOR A
DOCUMENTOS HASTA 10 SMLMV SMLMV
5 SMLMV
SMLMV HASTA 15 HASTA 20
SMLMV SMLMV
Certificado de Disponibilidad
SI SI SI SI
Presupuestal
Autorización específica del
Consejo Directivo cuando se
SI SI SI SI
trate de prestación de
servicios
Estudios previos
simplificados e invitación SI Si Si Si
pública a presentar oferta
Propuesta u oferta mínima 2 2 3 3
Verificación de requisitos
Si Si Si Si
habilitantes
La más La más La más La más
Oferta a seleccionar
favorable favorable favorable favorable
Modalidad del compromiso Contrato Contrato Contrato Contrato
Anticipo No No No No
Acta de inicio Si Si Si Si
Garantía(s) No Si Si Si
Si. Si. Si. Si.
Supervisión El Rector o El Rector o El Rector o El Rector o
su delegado su delegado su delegado su delegado
Certificación de
Si Si Si Si
cumplimiento
Si. Si. Si. Si.
Atendiendo Atendiendo Atendiendo Atendiendo
Liquidación del contrato a la a la a la a la
naturaleza naturaleza naturaleza naturaleza
del objeto del objeto del objeto del objeto

Artículo 10º. Requisitos habilitantes. Para todo contrato de adquisición de bienes o


prestación de servicios, se establecen los siguientes requisitos habilitantes:

CONTRATO
REQUISITO SERVICIOS BIENES
DE OBRA *
Carta de presentación de la propuesta u
oferta, debidamente suscrita por el oferente,
la cual deberá manifestar que no se encuentra
Si
incurso en causales de inhabilidad o Si Si
incompatibilidad, conforme a las leyes
vigentes.

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CONTRATO
REQUISITO SERVICIOS BIENES
DE OBRA *
Propuesta, de conformidad con los
requerimientos técnicos exigidos en la Si Si Si
invitación
Copia del documento de identidad del
Si Si Si
proponente o representante legal legible
Copia del Registro Único Tributario legible y
Si Si Si
actualizado
Certificado vigente de antecedentes
disciplinarios (Procuraduría General de la Si Si Si
Nación)
Certificado vigente de antecedentes fiscales
Si Si Si
(Contraloría General de la República)
Certificado vigente de antecedentes penales y
de medidas correctivas según Ley 1801 de Si Si Si
2016 (Policía Nacional)
Certificado vigente de Cámara de Comercio,
Si Si Si
cuando existe la obligación legal
Certificado pago de seguridad social y riesgos
Si No Si
(original)
*Nota: Se entiende por Contrato de Obra la utilización de los recursos en mantenimiento, conservación,
reparación y mejoramiento en los bienes inmuebles (Numeral 2, artículo 2.3.1.6.3.11, Decreto 1075 de
2015).

Artículo 11º. Evaluación de Propuestas u Ofertas. Las Propuestas u ofertas que se


presenten en virtud de los procesos de contratación, serán evaluadas por el Comité de
Compras, de conformidad con los documentos y requisitos establecidos en los Artículos
noveno y décimo del presente Acuerdo, lo cual debe constar en el acta respectiva.

Artículo 12º. Relación de Contratos. Se llevará una relación de contratos de forma


consecutiva, la cual será publicada mensualmente en la cartelera de la institución
educativa.

CAPITULO III
MANEJO DE TESORERÍA
INGRESOS.

Artículo 13º. Administración de Recursos. De conformidad con lo dispuesto en el Decreto


1075 de 2015 y la Resolución Ministerial No. 12829 de 2017, los recursos de la I.E. se
administrarán así:

Fuente de Recursos: Sistema General de Participaciones.


Cuenta (de ahorro o corriente).
Número _____________
Banco: ______________
Nombre: Fondo de Servicios Educativos Institución Educativa XXXXXX Cuenta Maestra GR.

Fuente de Recursos: Propios.


Cuenta (de ahorro o corriente)
Número _____________

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Banco: ______________
Nombre: ____________________

Fuente de Recursos: Otra diferente a SGP o Propios.


Cuenta (de ahorro o corriente)
Número _____________
Banco: ______________
Nombre: ____________________

Artículo 14º. Ingresos recibidos en caja. Los ingresos obtenidos por concepto de venta de
productos agropecuarios, semovientes, arrendamientos, servicios u otro, se consignarán
semanalmente en la Cuenta (de ahorro o corriente) No.____ del Banco ________.

Artículo 15º. Documentos soportes de ingreso. Los ingresos obtenidos deben soportarse
con alguno de los siguientes documentos: comprobante de ingreso, recibo de caja,
consignación, resolución de transferencias o nota débito, los cuales conservarán una
numeración consecutiva conforme se indica en el artículo 8.

Parágrafo. El Rector solicitará, cuando el origen de los recursos provenga de fuente


diferente a transferencias de entidades públicas, la correspondiente certificación de que
la fuente es de carácter lícito.

Artículo 16º. Caja Menor. Con recursos del Sistema General de Participaciones SGP no se
autoriza la creación del Fondo de Caja Menor. Con recursos diferentes al SGP la creación
del Fondo de Caja Menor debe contar con autorización del Consejo Directivo y su
correspondiente reglamentación.

PAGOS.

Artículo 17º. Pagos. Para realizar algún pago se debe verificar la existencia de los
siguientes documentos:
a) Certificado de Disponibilidad Presupuestal CDP
b) Contrato
c) Certificado de Registro Presupuestal CRP
d) Acta de inicio y de liquidación
e) Certificado de cumplimiento del objeto contratado expedido por el Supervisor
f) Fotocopia del documento de identidad proveedor
g) Registro Único Tributario – RUT
h) Pago de seguridad social y riesgos actualizado
i) Comprobante de egreso

Artículo 18º. Autorización de pagos. Los pagos deben ser autorizados por el Rector en
calidad de Ordenador del Gasto, previo cumplimiento de lo establecido en el artículo
anterior.

Artículo 19º. Retenciones de ley. Todo pago al que conforme a la normatividad legal
vigente expedida por las Alcaldías o la Dirección Nacional de Impuestos y Aduanas
Nacionales – DIAN, deba practicársele retención en la fuente, se cumplirá en el momento
del pago o abono en cuenta y se cancelará en el mes siguiente según el cronograma
definido por las Alcaldías o la DIAN.

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CAPITULO IV
UTILIZACIÓN DE BIENES

Artículo 20º. Administración y custodia. El Rector en calidad de Ordenador del Gasto


tiene la responsabilidad en la administración y custodia de los bienes muebles e
inmuebles de la institución educativa, los cuales deben estar inventariados. La comunidad
educativa debe propender por el cuidado de los bienes y espacios, evitando daño y
deterioro.

Artículo 21º. Préstamo de bienes muebles o inmuebles. Se autoriza al Rector para


adelantar el trámite del préstamo de bienes muebles o inmuebles de la institución
educativa solicitados por terceros o por la comunidad educativa, garantizando que los
mismos se presten y se reciban en óptimas condiciones, siempre que se utilicen en
actividades de carácter educativas, deportivas, lúdicas, culturales o recreativas.

Artículo 22º. Uso en beneficio propio. Cuando se trate de actividades institucionales


desarrolladas por entidades reconocidas por autoridad competente en pro de la
comunidad educativa, el uso no tendrá valor alguno.

Artículo 23º. Uso en beneficio particular. Cuando el uso de los bienes muebles o
inmuebles signifique beneficio económico para quien lo solicita, el valor a recaudar se
fijará tomando como referencia el cobrado por otras entidades o instituciones para el
mismo bien. Cuando se trate de inmuebles se permitirá exclusivamente para actividades
de carácter educativo.

Artículo 24º. Tienda Escolar. Para el arrendamiento del espacio destinado a tienda
escolar se recibirán propuestas en sobre sellado, las cuales se analizarán en reunión
conjunta del Consejo Directivo y el Comité de Compras. Se propenderá por la seguridad
alimentaria y nutricional de los educandos.

El canon convenido será consignado por el contratista en la cuenta (de ahorros o


corriente) No. ______ del Banco _____ y entregará copia de la consignación al ordenador
del gasto para su respectivo registro.

Artículo 25º. Obligaciones de quien solicita el uso de los bienes muebles e inmuebles.
a) Pagar el valor pactado de manera anticipada.
b) Garantizar la reposición del bien mueble o inmueble en las mismas condiciones en
que fue recibido y en el límite del tiempo pactado.
c) Emplear el bien mueble o inmueble, en las actividades indicadas en el artículo 21.
d) Hacer buen uso y evitar el deterioro o daño de los bienes muebles o inmuebles.
e) Reponer el bien mueble en caso de pérdida, hurto, deterioro o daño.

CAPITULO V
EVENTOS PEDAGÓGICOS, DEPORTIVOS, CIENTÍFICOS Y CULTURALES.

Artículo 26º. Relación eventos PEI. Todos los eventos de carácter pedagógico, deportivo,
científico o cultural que se realicen en la institución educativa, deben guardar estricta
relación con el Proyecto Educativo Institucional.

Artículo 27º. Autorización de inversión. Para autorizar la inversión de recursos del FSE en
los eventos de carácter pedagógico, deportivo, científico o cultural, se requiere:

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a) Presentar el proyecto al Consejo Directivo para su análisis. El proyecto debe


contener: justificación, componente al que pertenece, objetivos, cronograma,
responsables y presupuesto.
b) Previo a su aprobación se debe verificar la disponibilidad de tesorería y
presupuesto y se debe incluir en el Plan de Compras y el Plan Anual de Caja.

Artículo 28º. Requisitos de participación. Para la participación de los estudiantes en


eventos de carácter pedagógico, deportivo, científico o cultural fuera de la institución
educativa, se debe garantizar:
a) Que las actividades cuenten con la autorización de la Secretaría de Educación y
Cultura del Departamento.
b) Que se haya hecho llegar invitación a la institución educativa.
c) Que los estudiantes cuenten con un seguro estudiantil.
d) Que exista permiso por parte de los padres de familia.
e) Que cuenten con el acompañamiento de un docente o directivo.
f) Garantizar el transporte seguro de ida y regreso, y que cumpla con la
normatividad legal vigente.

Artículo 29º. Gastos de desplazamientos. Los gastos que se puedan generar por el
desplazamiento de los estudiantes y el docente acompañante se reconocerán como un
avance, de acuerdo al número de personas y número de días que dure la actividad, de la
siguiente manera:
Manutención: Por cada día, el 3 % de un (1) salario mínimo legal mensual vigente
(SMLMV).
Transporte: Según las tarifas definidas por las empresas transportadoras.
Alojamiento: (en caso de ser necesario) por cada día, el 4 % de un (1) salario mínimo legal
mensual vigente (SMLMV).
El avance definido para cumplimiento de la actividad, se transferirá al docente
acompañante.

Terminado el evento, se debe allegar a la tesorería de la institución educativa la


certificación o permanencia emitida por los organizadores del evento, en la cual conste la
participación de los estudiantes y el docente acompañante, indicando lugar y fechas de
participación; así como los tiquetes de transporte y la factura del alojamiento.

Artículo 30º. Vigencia. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de expedición y


deroga las normas que le sean contrarias.

PUBLIQUESE Y CUMPLASE

Dado en _________________ a los ____ días del mes de ______ de 2018.

_____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
Rector Representante Padres de Familia
C.C.No. C.C.No.

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_____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
Representante Padres de Familia Representante Docentes
C.C.No. C.C.No.

_____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
Representante Docentes Representante Alumnos
C.C.No. C.C.No.

_____________________________ _________________________________
Nombre Nombre
Representante Exalumnos Representante Sector Productivo
C.C.No. C.C.No.

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