Mesyuarat merupakan salah satu aspek yang penting dalam sesebuah

organisasi kerana melalui mesyuarat sesebuah organisasi dapat menyampai serta

bertukar maklumat disamping menyelesaikan konflik atau krisis yang dihadapi. Oleh itu,

pihak kerajaan telah mewujudkan jawatankuasa-jawatankuasa untuk melaksanakan

berbagai tanggungjawab dari semasa ke semasa. Antara peranan yang dimainkan oleh

jawatankuasa-jawatankuasa ini adalah seperti merancang pelaksanaan sesuatu dasar

dan progam Kerajaan, memperolehi nasihat daripada pihak-pihak yang mempunyai

kepakaran dan pengalaman dalam perkara tertentu, dan menyelaraskan serta

menyatukan usaha pelaksanaan sesuatu program Kerajaan. Jawatankuasa-

jawatankuasa ini perlu mengadakan mesyuarat dari semasa ke semasa bagi

melancarkan tanggungjawab ini. Walau bagaimanapun, sebuah urusetia perlu dilantik

untuk membantu keberkesanan fungsi sesebuah jawatankuasa kerana urusetia akan

menjalankan tugas-tugas seperti merancang dan mengatur mesyuarat, menghantar

surat jemputan dan menyediakan minit mesyuarat. Tanggungjawab urusetia boleh

dibahagikan kepada tiga peringkat iaitu tindakan pra-mesyuarat, tindakan semasa

mesyuarat dan tindakan selepas mesyuarat.

Semasa pra-mesyuarat terdapat lapan tindakan yang perlu dilakukan oleh

urusetia. Tindakan pertama adalah urusetia perlu berbincang dengan Pengerusi

mesyuarat bagi menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat untuk mengadakan

mesyuarat. Di samping itu, dalam masa yang sama urusetia dan Pengerusi mesyuarat

akan merancang peruntukan masa untuk setiap perkara dalam agenda.

Setelah selesai tindakan pertama, tindakan kedua adalah urusetia akan

membuat tempahan bilik mesyuarat secara bertulis. Antara maklumat yang perlu

1
dinyatakan dalam surat berkenaan adalah nama jawatankuasa, nama Pengerusi

mesyuarat, nama Setiausaha mesyuarat, tarikh, masa mula dan masa dijangka tamat,

bilangan ahli yang akan menghadiri mesyuarat, peralatan-peralatan yang akan diguna

seperti layar putih, projektor atau lain-lain serta jenis minuman yang diperlukan semasa

mesyuarat.

Tindakan ketiga yang perlu dilakukan oleh urusetia adalah menentukan kertas

kerja yang disediakan oleh kementerian/ jabatan/ agensi untuk pembentangan di

mesyuarat diterima dalam tempoh sekurang-kurangnya lima belas hari sebelum

mesyuarat. Di samping itu, urusetia juga perlu memberitahu kementerian/ jabatan/

agensi yang dipertanggungjawab untuk menyediakan kertas kerja mengenai bilangan

salinan kertas kerja yang diperlukan dan keperluan menyediakan ringkasan eksekutif

sekiranya kertas kerja melebihi lima belas muka surat (tidak melebihi lampiran).

Urusetia juga perlu menyediakan keperluan alat tulis untuk ahli semasa mesyuarat jika

perlu.

Seterusnya tindakan keempat yang perlu dilakukan oleh pihak urusetia adalah

menghantar surat jemputan kepada ahli-ahli mesyuarat. Pihak urusetia perlu

menentukan supaya ahli-ahli mesyuarat menerima surat jemputan mesyuarat dan

dokumen-dokumen berkenaan dalam tempoh sekurang-kurangnya sepuluh hari

sebelum mesyuarat itu diadakan. Maklumat-maklumat yang perlu ada dalam surat

jemputan mesyuarat adalah nama jawantankuasa, tarikh dan tempat mesyuarat, masa

mula dan masa yang dijangka tamat, agenda mesyuarat, nama Pengerusi dan jenis

pakaian. Di samping itu, pihak urusetia juga perlu menyediakan susunan agenda

mesyuarat yang betul iaitu bermula dari perutusan pengerusi, pengesahan minit

2
mesyuarat yang lalu, perkara-perkara berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal

lain, dan penutup mesyuarat. Urusetia juga perlu menyatakan sama ada ahli-ahli

mesyuarat yang dijemput dibenarkan menghantar wakil ataupun tidak.

Tindakan seterusnya adalah pihak urusetia juga perlu memastikan bilik

mesyuarat yang disediakan mengikut pelan mesyuarat sekurang-kurang satu jam

sebelum mesyuarat bermula. Antara perkara yang perlu disemak oleh urusetia adalah

menentukan bilik mesyuarat dalam keadaan bersih dan kemas, tempat duduk yang

mencukupi serta menyediakan dan menyusun nama Pengerusi dan ahli-ahli mesyuarat

yang hadir, alat pembesar suara disediakan dan berfungsi, alat-alat tulis disediakan di

atas meja, overhead projector dan peralatannya disediakan jika perlu, serta

memastikan tempahan minuman ringan telah dibuat.

Tindakan berikutnya adalah urusetia perlu menentukan dan memastikan

kehadiran ahli-ahli mesyuarat. Untuk menentukan kehadiran tersebut, urusetia perlu

berhubung dengan ahli-ahli mesyuarat. Senarai ini perlulah disediakan dalam tempoh

sekurang-kurangnya dua hari sebelum menyuarat diadakan. Selain itu, pihak urusetia

juga perlu mengadakan perbincangan dengan Pengerusi untuk meneliti maklumbalas-

maklumbalas yang diterima dan mengenalpasti tindakan yang perlu diambil sekiranya

berlaku masalah-masalah. Norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ini

adalah dua hari sebelum sesuatu mesyuarat diadakan.

Perkara terakhir bagi tindakan pra-mesyuarat yang perlu dilakukan oleh urusetia

adalah memberitahu ahli-ahli mesyuarat mengenai etiket mesyuarat. Antaranya adalah

cara-cara memberi penghormatan (address) kepada Pengerusi dalam mesyuarat,

3
menepati masa semasa menghadiri mesyuarat, dan memberitahu Pengerusi atau

Setiausaha sekiranya berhajat meninggalkan mesyuarat lebih awal.

Semasa mesyuarat diadakan, tindakan semasa mesyuarat yang perlu dilakukan

oleh urusetia adalah mencatat minit mesyuarat. Urusetia perlu merekodkan senarai

kehadiran ahli, perkara-perkara penting yang dibincangkan dalam mesyuarat,

keputusan-keputusan yang dibuat, serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil

oleh kementerian/ jabatan.

Selepas mesyuarat tamat, tindakan yang perlu diambil oleh urusetia adalah

sebanyak lapan perkara. Perkara pertama adalah penyediaan minit mesyuarat.

Urusetia perlu membuat draf minit mesyuarat untuk mendapatkan kelulusan Pengerusi

jawatankuasa tidak lewat daripada tiga hari selepas tarikh mesyuarat diadakan. Setelah

mendapat kelulusan daripada Pengerusi mesyuarat, pihak urusetia perlu mengedarkan

minit mesyuarat kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh

mesyuarat diadakan. Perkara kedua adalah urusetia perlu membuat minit mesyuarat

yang tersusun mengikut agenda mesyuarat. Contoh format minit mesyuarat adalah

seperti berikut:

4
 FORMAT MINIT MESYUARAT

MINIT MESYUARAT ………………………………..

(Catatkan nama mesyuarat)

Bil. …………………… Tahun ……………….

(Catatkan nombor bilangan mesyuarat dan tahun)

Tarikh :

Masa :

Tempat :

HADIR

(Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan

nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir
hendaklah mengikut kekananan)

HADIR BERSAMA

(Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas
untuk menghadiri mesyuarat atau turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan.
Susunan nama hendaklah mengikut kekananan)

URUSETIA

(Senaraikan nama pegawai-pegawai yang menjadi urusetia mesyuarat. Susunan

nama hendaklah mengikut kekananan)

I. PERUTUSAN YANG BERBAHAGIA PENGERUSI

1. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting
yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara
penting ini tidak semestinya dibangkit semasa mesyuarat membincangkan
perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas
kerja atau di akhir mesyuarat.

5
 Sambungan

II. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2. Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas iaitu sama ada disahkan
tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-pindaan tertentu.
Jika ada pindaan, menyatakan pindaan-pindaan berkenaan

III. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

3. Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara yang
dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas.
4. Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat dan
perenggan minit mesyuarat yang lepas yang membincangkan perkara
yang sama hendaklah dicatatkan.
5. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan,
catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan.

IV. PERBINCANGAN KERTAS-KERTAS KERJA

6. Bagi mesyuarat-mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan
untuk perbincangan. Perkara-perkara yang perlu direkodkan di dalam
ruangan ini ialah:
a. Tajuk kertas kerja berkenaan.
b. Agensi yang menyediakan kertas kerja berkenaan disediakan.
c. Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan.
d. Isu-isu penting yang berbangkitkan dalam kertas kerja berkenaan.
e. Pandangan/komen ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan dalam kertas kerja berkenaan; dan
f. Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan serta
tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya.

V. HAL-HAL LAIN
7. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang dibincangkan dalam
mesyuarat, yang pada mulanya tidak termasuk di dalam agenda
mesyuarat.

6
 Sambungan

VI. PENUTUP
8. Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
a. Bila mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan.
b. Ucapan terima kasih daripada Pengerusi mesyuarat; dan
c. Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya
telah ditentukan.

Urusetia

(Catatkan nama agensi/bahagian/unit yang bertanggungjawab dalam

mengurusetiakan mesyuarat)

Tarikh

(Catatkan tarikh minit mesyuarat berkenaan disediakan)

Perkara ketiga yang perlu dilakukan oleh urusetia adalah membuat catatan nama

ahli-ahli mesyuarat mengikut kekakanan ahli-ahli yang hadir. Selain itu, pihak urusetia

juga merekodkan catatan minit mesyuarat dengan padat, tepat dan jelas. Di samping

itu, catatan setiap perkara yang dibincangkan hendaklah diikuti dengan nota yang

menunjukkan sama ada tindakan lanjut diperlukan atau untuk makluman sahaja.

Contoh catatan perbincangan adalah seperti berikut:

(Catatan minit)
Tindakan : (nama agensi)
ATAU
(Catatan minit)
Tindakan : Untuk makluman sahaja

7
 Perkara kelima yang perlu dilakukan oleh urusetia adalah mengesan

pelaksanaan keputusan-keputusan mesyuarat. Ahli-ahli mesyuarat atau mana-mana

pihak yang telah diberi tanggungjawab melaksanakan sesuatu keputusan mesyuarat

perlu memberi maklumbalas kepada urusetia mesyuarat. Pengerusi mesyuarat juga

berperanan menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar

mengikut jadual dari semasa ke semasa. Maklumbalas ini sepatutnya diterima oleh

urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutnya. Berikut

merupakan contoh rekod pengesanan maklumbalas:

Bil Rujukan Perkara Tarikh Kementerian/ Maklumbalas Status

Minit Hantar Jabatan
Tarikh Tarikh Tarikh (Tamat/
Patut Teriman Bentang Sambung)
Terima

Setelah mendapat maklumbalas, pihak urusetia perlu membuat laporan

maklumbalas dan diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat. Oleh itu, urusetia perlu

menyusun maklumbalas-maklumbalas yang diterima mengikut tajuk-tajuk seperti dalam

minit mesyuarat. Di samping itu, urusetia perlu membuat ringkasan dan penganalisisan

8
terhadap maklumbalas-maklumbalas yang terima untuk memudahkan proses penelitian

dan membuat keputusan oleh ahli-ahli mesyuarat. Urusetia juga perlu menyediakan

laporan maklumbalas bagi setiap keputusan mesyuarat mengikut format berikut:

FORMAT LAPORAN MAKLUMBALAS KEPUTUSAN MESYUARAT

1. Cabutan Keputusan
*Taip semula keputusan mesyuarat
2. Ringkasan dan Ulasan Urusetia
*Menyediakan ringkasan dan penganalisisan mengenai maklumbalas dan
pelaksanaan keputusan mesyuarat.
3. Maklumbalas Dari Kementerian/Jabatan
*Maklumbalas lengkap yang telah diterima oleh urusetia mengikut susunan
tajuk kementerian/jabatan.

Perkara ketujuh adalah Kementerian/ jabatan yang bertanggungjawab

melaksanakan keputusan mesyuarat perlu menghantar maklumbalas kepada urusetia

mesyuarat dengan menggunakan format berikut:

FORMAT MAKLUMBALAS DARI KEMENTERIAN/JABATAN

1. Cabutan Keputusan
*Taip semula keputusan mesyuarat
2. Kedudukan Masa Kini
*Keterangan tentang tindakan yang diambil

3. Peringkat Pelaksanaan/Pencapaian
*Perbandingan antara peringkat pelaksanaan/pencapaian sebenar dengan
pelan pelaksanaan
4. Masalah Pelaksanaan
*Nyatakan masalah pelaksanaan

5. Cadangan Penyelesaian Masalah

*Keterangan tentang cadangan Kementerian/jabatan

9
 Perkara terakhir adalah urusetia menerima maklumbalas mengenai pelaksanaan

program-program dan menyerahkan kepada agensi yang bertanggungjawab

menyelaras pelaksanaan program tersebut untuk membuat ringkasan dan

penganalisisan serta menyediakan laporan maklumbalas. Agensi berkenaan perlu

menyediakan laporan maklumbalas dalam tempoh dua minggu.

Kesimpulannya, tindakan-tindakan yang perlu diambil oleh urusetia mesyuarat

pada peringkat pra-mesyuarat, semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat adalah

dapat membantu melancarkan pengendalian sesuatu mesyuarat jawatankuasa

Kerajaan kerana ia merupakan garis panduan dan dapat menetapkan norma-norma

kerja yang minimum bagi perkara-perkara yang penting. Oleh itu, pelaksanaan tugas

pihak urusetia dalam sesebuah jawatankuasa adalah lebih berkesan dengan

berpandukan garis panduan ini.

10