Importancia de los Archivos

Definición

Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su fecha, forma y soporte material,

acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso

de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a

la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No

obstante, "archivo" es una palabra polisémica que se refiere a:

 El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una

persona física o jurídica en el ejercicio de sus actividades.

 El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.
 El edificio o local donde se custodia dicho fondo.

Entre las definiciones más completas del término “archivo”, según la archivera sevillana

Antonia Heredia Herrera (Archivística general: teoría y práctica, 1989) se encuentra la

siguiente:

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en

el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e

información para la persona o institución que lo produce, para los ciudadanos o para servir de

fuentes de historia.

Origen

El término archivo proviene del (latín archīvum). Y éste del griego Archeión que significa

principio, origen.

Hablar del origen de los archivos es hablar de la historia del hombre y de la aparición de los

primeros testimonios escritos que sentarían las bases de lo que hoy son los archivos.
 Los archivos son importantes desde que el hombre tuvo la necesidad de dejar plasmado sus

conocimientos, pensamientos e historia, puesto que no podía tener todo guardado en su

memoria y para esto vio como única opción la escritura. Y es aquí donde toman mayor

importancia la conservación de los documentos escritos en lugares específicos de forma

organizada y ordenada para luego convertirse en grandes archivos, los cuales a su vez hicieron

crecer la archivista como ciencia, y el personal encargado de su manejo.

Desde las monarquías surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano, pasando

por la civilización egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de activos y de fondos

organizados.

Los primeros documentos fueron: documentación legal (leyes), documentación de control

de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos, catastros, títulos de

propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de soldados, quintas) y

mucha documentación privada, Se creaban depósitos especiales para los archivos, se buscaba

que tuvieran una climatización adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre

estanterías de obra recubiertas de asfalto. Los documentos normalmente eran de acceso

restringido, solamente podían utilizarlos sus productores y los oficiales de la administración

con autorización previa.

A partir del siglo XV y XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos

archivos por la concentración de todos los fondos documentales dispersos. España fue la

pionera en la creación de este tipo de archivos en cabeza de Carlos I, a finales del siglo XVIII,

empieza la investigación de los archivos en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su

carácter general y administrativo.

Con la Revolución Francesa en el siglo XIX se produce una revolución en los archivos, se

crea el archivo nacional y se reconoce el derecho a la consulta de los documentos públicos, Se

crean las Escuelas de Archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más

importantes de los archivos.

 Con los rápidos avances en las tecnologías de la información los cuales han llegado a

muchos ámbitos, y han afectado también a los archivos. En este campo se comenzó a utilizar la

informática para gestionar los grandes volúmenes de información que se generaban; después

empezó a crecer el número de documentos creados directamente en los ordenadores y que se

almacenaban en el mismo formato electrónico en el que habían sido originados, dando lugar a

documentos electrónicos de archivo.

Clases de archivo

El patrimonio documental se constituye fundamentalmente por una serie de archivos de

distinta tipología y titularidad. Tradicionalmente los archivos se han clasificado, según el valor

de la información que contienen los documentos, como archivos administrativos y archivos

históricos.

Según el ciclo vital o distintas edades de los documentos, podemos distinguir entre:

 Archivos de gestión o de oficina: (conserva 5 o 6 años: 1ª edad del documento)

 Archivos centrales: recoge la documentación de los distintos archivos de gestión

(conserva 10 años: 1ª edad del documento). Puede estar unificado en un único archivo

intermedio.
 Archivos históricos: (conserva indefinidamente: 3ª edad del documento)

Existen otros tipos de archivos según su naturaleza las cuales se clasifican en:

 Archivos que se adscriben al Derecho Público: documentos que pertenecen a las

entidades del estado.

 Archivo privado de interés público: son aquellos documentos que por su valor histórico,

investigativo, científico, o cultural son de interés público.

 Archivos que se adscriben al Derecho Privado: son los documentos que pertenecen a las

personas naturales o jurídicas.

Asociado a la anterior clasificación, es posible distinguir también archivos según la

frecuencia de consulta (según su uso):

  Archivos activos: aquellos donde los documentos son consultados frecuentemente o que

la documentación por su valor administrativo, legal, operativo o fiscal no pierde vigencia. Por

lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los cinco años y es consultada

más de una vez al mes. Corresponden a los archivos de gestión

 Archivos semiactivos: aquellos que conservan los documentos que han sido retirados

del archivo activo finalizado la vigencia administrativa, legal, operativa o fiscal. Su finalidad es

suministrar información para comprobar operaciones realizadas. Corresponden a los archivos

centrales.
 Archivo inactivo: aquellos que conservan los documentos de consulta poco frecuente,

que tienen utilidad temporal de acuerdo a su valor. Se almacenan allí hasta la destrucción de los

mismos una vez que ya han cumplido su función o su conservación definitiva. Corresponden a

los archivos centrales.

Según su organización:

 Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de

la organización.
 Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la

organización, es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

 Archivo descentralizado con control descentralizado: este depósito de información lo

lleva a cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

 Archivo descentralizado con control centralizado: este depósito de archivo se maneja de

acuerdo con las necesidades de cada dependencia con archivo descentralizado, pero que a su

vez se controla desde el archivo central.

Cualidades del archivo

 Orden: Hay que disponer metódicamente los elementos y documentos con que se

trabaja, para ejercer sobre ellos un control que permita saber, en cualquier momento, en qué

parte se hallan.
 Responsabilidad: El archivo debe mantenerse al día. Por consiguiente, a esta tarea se le

debe dedicar diariamente el tiempo que sea necesario.

  Prontitud: Los papeles que se solicitan al archivo deben encontrarse en forma

inmediata.
 Cordialidad: El manejo del archivo impone relaciones con otras personas de la

empresa. La persona encargada del archivo debe estar siempre dispuesta al dar amablemente

las informaciones que le soliciten y suministrar los documentos que le pidan.

 Sigilo profesional: Tanto el archivista como la secretaria u oficinista en general, deben

ser personas altamente reservadas. Pero esta cualidad adquiere especial importancia para la

persona que archiva, pues debe guardar los secretos de la empresa y no divulgar nunca lo que

conoce por medio de los archivos.

 Concentración: Debe ejecutar con toda atención las labores del archivo, para evitar

errores que dificultarían su manejo.

Categorización de los archivos

Los archivos se clasifican desde su jurisdicción y competencia:

 Archivo general de la nación: promueve la conservación y consulta de documentación

nacional, las cuales se ponen al servicio de la comunidad.

 Archivo general del departamento.
 Archivo general del municipio.
 Archivo general del distrito.

Archivos territoriales

 Del orden nacional.

 Del orden departamental.
 Del orden distrital.
 Del orden metropolitano.
 Del orden municipal.
 Del orden local.
 Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley
 Archivos de los territorios indígenas.

Archivos según la organización del estado

 Archivos de la Rama Ejecutiva.

 Archivos de la Rama Legislativa.
  Archivos de la Rama Judicial.
 Archivos de los Organismos de Control.
 Archivos de los Organismos Autónomos.

hoy en día la administración documental permite que los documentos sean vistos de manera

fácil y oportuna puesto que esta es la encargada de mantener los archivos organizados en

lugares adecuados con el fin de prestar un servicio preciso a usuarios que necesitan suministrar

y acceder a la información dando la posibilidad a las personas de conocer el contenido de los

documentos y así detectar testimonios documentales que confirmen las acciones

administrativas, políticas, legislativas que construyen las sociedades, instituciones y el hombre

en general. Por tal razón la importancia de esta ciencia reposa en la buena administración

conservación y disposición de los archivos; ya que permite la toma de decisiones es fuente de

historia y para la historia, además de que nos da la posibilidad de tener un patrimonio cultural y

a su vez una identidad nacional ya definida.

Fuentes.

https://es.scribd.com/document/353922710/Ensayo-Importancia-de-Los-Archivos

https://www.importancia.org/archivos.php

http://archivo-tec.blogspot.com.co/p/blog-page_23.html

http://eprints.rclis.org/14058/1/sisarchivesp.pdf

http://organizaciondocumentos.blogspot.com.co/2011/01/cualidades-de-un-archivista.html

https://prezi.com/uruw17zlajzi/categorizacion-de-los-archivos/