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Gestion d'une base de données

Cet atelier est basé sur un ensemble des données


appartenant à une entreprise. Ces données permettent de
gérer le stock de cette entreprise.

L’objectif est d’arriver finalement à réaliser une facture


avec des données paramétrées, en partant d’une base de
données nommée Facturation.

La base de données Facturation est constituée d’un


ensemble de tables qui sont reliées entre elles et qui
obéissent à des règles de gestion avec des contraintes.
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Gestion d'une base de données

Le modèle de la facture est le suivant :

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Gestion d'une base de données

L’analyse de cette facture nous permet d’identifier des


informations concernant :
- La société qui vent des produits;
- Les clients qui achètent des produits;
- Et les produits qui sont commandés par les clients.
Les informations concernant les fournisseurs
n’apparaissent pas dans le modèle de notre facture mais
peuvent faire l’objet d’un autre état dans le cas de la
rupture de stock, ce qui n’est pas prévu dans cet atelier
mais fera l’objet d’un devoir qui sera réalisé par les
stagiaires.
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Gestion d'une base de données

Un support de cours concernant Merise a été mis à


disposition des stagiaires pour se familiariser avec le
vocabulaire utilisé dans le cadre de l’analyse de notre
facture.

A tire d’exemple, la notion de table, relation, cardinalité,


contraintes, clé primaire, secondaire, étrangère, l’attribut,
le champ, ….

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Gestion d'une base de données

Passons à la réalisation de notre facture :

Lancer Microsoft Access 2003 à partir du


bouton Démarrer (Avec Windows XP, Bouton
Démarrer, Tous les programmes, Microsoft Office 2003,
Microsoft Access 2003).

Menu Fichier, option Nouvelle Base de


données. A partir du volet droit, demandez
Base de données vide.

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Enregistrez votre base de données sous


le nom de Facturation en précisant l’endroit
où vous voulez l’enregistrer.

Dans le lecteur D par exemple en y créant


des répertoires ou dossiers l’un à l’intérieur
de l’autre comme TAMC2\TP ACCESS\TP1
Facturation.

Vous pouvez enregistrer où vous voulez,


sur votre clé USB par exemple.
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Création des tables :


Cliquez sur l’objet Tables puis double-cliquez sur
Créer une table en mode création.
Créez la table Clients comme suit :

La table Clients

Sélectionnez la ligne qui contient le code client


puis cliquez sur l’icone clé primaire.

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Gestion d'une base de données

Création des tables :


Une fois terminé, cliquez sur les touches Ctrl et s
du clavier pour enregistrer la table.
Tapez Clients puis Entrée.

Faites la même chose pour les autres tables


(Stock, Commandes et Détail commandes).
Les diapos suivants vous donnent la structure des
trois tables.
Le TP 1 Facturation contient les structures de
toutes les tables à créer, ne le perdez pas de vue
pour la suite du travail.
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Création des tables (stock et commandes) :

La table Stock

Code client

La table Commandes

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Création de la table détails commandes :

Pour placer les deux clés en même temps sur les


deux premières lignes (Numéro de la commande et
référence), sélectionnez ces deux lignes puis
cliquez sur l’icône clé primaire.

La table Détails Commandes


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Les quatre tables qui


sont déjà créées

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Gestion d'une base de données

Création des relations entre les tables :


Si vous obtenez l’écran suivant, double-cliquez sur
le nom de chaque table puis cliquez enfin sur le
bouton Fermer. Sinon, cliquez sur le bouton droit
de la souris puis demandez Afficher la table.

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Création des relations entre les tables :


Faites glisser le champ Code client de la table
Clients vers le même champ de la table
Commandes. Vous allez obtenir ce qui suit :

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Création des relations entre les tables :


Cochez les trois cases qui sont affichées en bas
de la boite de dialogue du diapo précédent puis
cliquez sur le bouton OK.
Faites la même chose pour :

Enregistrez les relations avec les touches Ctrl + s


puis fermez avec les touches Ctrl + w.

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Création des relations entre les tables :

Les cardinalités (1, ∞)


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Saisie des données dans les tables :


Doublez cliquez sur la table Clients puis saisissez
les données comme suit :

Enregistrez avec les touches Ctrl + s puis fermez


avec les touches Ctrl + w.

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Saisie des données dans les tables :


Faites la même chose pour la table Stock :

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Saisie des données dans les tables :


Faites la même chose pour la table Commandes :

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Saisie des données dans les tables :


Faites la même chose pour la table Détail
commande :

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Création des requêtes :


Pour afficher la liste des clients qui habitent à la
ville de Fès : (suite)
Sélectionnez l’objet Requête puis cliquez sur Créer
une requête en mode Création.

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Création des requêtes :


Pour afficher la liste des clients qui habitent à la
ville de Fès :
Vous aurez l’écran suivant :

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Création des requêtes :


Ensuite vous aurez l’écran suivant :

Double cliquez sur le


champ code client. Il sera
automatiquement placé
sur la première colonne
en bas de la ligne Champ.

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Création des requêtes :


Faites la même chose pour les
autres champs (nom et prénom,
adresse et ville).
Tapez Fès à l’intersection de la
colonne ville et la ligne Critères

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Création des requêtes :


Cliquez sur l’icône Exécuter qui est représenté
sous forme d’un point d’exclamation sur la barre
des outils.

Vous aurez le résultat suivant :

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Création des requêtes :


Enregistrez votre requête avec les touches Ctrl + s
en lui donnant comme nom : Liste des clients de la
ville de Fès puis cliquez sur le bouton OK.
Utilisez ensuite les touches Ctrl + w pour fermer.

Pour ne pas avoir besoin de modifier la requête à


chaque fois qu’on veut afficher la liste des clients
en fonction de la ville, on va paramétrer la même
requête, c’est-à-dire la programmer pour qu’elle
soit valable pour toutes les villes. Il suffit de la
l’ouvrir avec le bouton modifier.

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Création des requêtes :


En mode création, tapez [Tapez le nom de la ville]
à l’intersection de la ligne Critères et la colonne
Ville.

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Création des requêtes :


Exécutez la requête en cliquant sur l’icône
Exécuter. Vous allez obtenir la boîte de
dialogue affichée comme suit :

Il suffit de taper Fès comme ville dans


cette boite de dialogue puis OK. Vous
pouvez faire la même chose avec Meknes.
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Création des requêtes :


Le résultat sera affiché comme suit :

Enregistrez votre requête avec les touches Ctrl + s


puis quittez avec les touches Ctrl + w.

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Création des requêtes :


La requête qui permet d’afficher le détail d’une
commande faite à une date donnée :
Notre requête sera paramétrée en fonction de
deux champs qui sont Numéro de la commande et
la date de la commande. Si ça pose un problème,
utilisez seulement la date de la commande.

Sélectionnez l’objet Requête puis double cliquez


sur Créer une requête en mode Création.

Le diapo suivant vous donne une idée :

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Création des requêtes :

Remarquez le
paramétrage
des deux
champs N° de la
commande et la
date de la
commande.

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Gestion d'une base de données

Une petite remarque avant de passer


à la suite :
Vous pouvez toujours reprendre la même question en
la divisant en deux questions comme suit :
1. Une requête qui permet d’afficher la liste des
commandes faites à une date donnée
2. Une autre requête qui permet d’afficher le détail
d’une commande donnée, donc en fonction de
son numéro.
3. Vous pouvez sauter le diapo suivant si ça pose un
problème dans le cas des deux paramètres.

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Création des requêtes :


Après avoir exécuté la requête, tapé 1
comme numéro de la commande puis OK,
tapez 01/11/2010 comme date de la
commande et appuyez sur le bouton OK :

Enregistrez votre requête sous le nom de :


Détail d’une commande à une date donnée.
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Création des requêtes :
Requête pour afficher la liste des commandes dont
la quantité commandée > quantité en stock :

Avec le bouton droit de la souris


placé à côté du symbole >,
demandez l’option Créer puis
passez au diapo suivant.

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avec Microsoft Access 2010
Création des requêtes :
Requête pour afficher la liste des commandes dont
la quantité commandée > quantité en stock :

4
Cliquez

1
3

Double cliquez
2 Cliquez

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Création des requêtes :


Requête pour afficher la liste des commandes dont
la quantité commandée > quantité en stock :
Exécutez
la requête
puis
passez au
diapo
suivant.
Remarquez le paramétrage

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Création des requêtes :


L’exécution de cette requête donne ce qui suit :

Enregistrez la requête.
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Création des requêtes :


Requête pour la liste des commandes d’un client :

Remarquez le paramétrage

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Création des requêtes :


L’exécution de la requête donne le résultat suivant

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avec Microsoft Access 2010
Gestion d'une base de données

Création des formulaires :

Double cliquez sur Créer un


formulaire à l’aide de
l’Assistant

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avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Remarquez la table clients

Cliquez sur le bouton

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avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Cliquez sur le bouton

Mr Zaryouch - Application pratique 41


avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Cliquez sur le bouton

Mr Zaryouch - Application pratique 42


avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Cliquez sur le bouton

Mr Zaryouch - Application pratique 43


avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Cliquez sur le bouton

Mr Zaryouch - Application pratique 44


avec Microsoft Access 2010
Création des formulaires :
Pour la table Clients :

Etape 1

CTRL + S
pour
enregistrer

Etape 2

Les touches Ctrl + w permettent de quitter ce formulaire et


revenir à la fenêtre principale de Microsoft Access 2003.
Faites la même chose pour les autres tables.

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Exemple d’un formulaire avec sous-formulaire :

Le Formulaire

Le Sous
Formulaire

Il s’agit d’établir le lien entre la table


Commandes et la table Détails Commandes.

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

1
2

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

2 3

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 49


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 50


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 51


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Cliquez sur le bouton


Affichage

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Cliquez sur ce bouton

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (suite)

Lorsque vous cliquez sur l’outil Sous-Formulaire /


Sous-Etat, la flèche de la souris change de forme,
dessinez avec cette forme sous forme d’un cadre,
l’emplacement où sera affiché le sous-formulaire
et bien sûr faites-le dans l’espace qui est vide
(celui qui est juste en dessous du formulaire).

Le résultat de cette action est représenté dans le


diapo suivant.

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avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 55


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 56


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 57


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 58


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Lisez / Suivez les flèches)
Vous pouvez modifier ou
déplacer librement n’importe
quel élément du formulaire ou
du sous-formulaire.
Demandez à votre professeur
une petite démonstration, vous
en aurez besoin avec l’édition
d’une facture.

Mr Zaryouch - Application pratique 59


avec Microsoft Access 2010
Création d’un formulaire avec un sous-formulaire :
Les étapes à suivre : (Lisez puis continuez)

Manipulez la
barre de
défilement
horizontale qui
est affichée en
bas puis Une fois terminé, appuyez sur les touches CTRL
observez les + S pour enregistrer puis CTRL + F pour fermer
changements. ou quitter.

Mr Zaryouch - Application pratique 60


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Au départ, la facture sera divisée en trois
requêtes, à savoir :
- Une requête pour l’entête de la facture.
- Une requête pour le détail de la facture.
- Une requête pour les lignes totaux de la facture

On aura besoin d’autres requêtes intermédiaires


pour garder le lien avec les différents éléments de
la facture.

Il suffit de suivre les étapes correctement et la


facture sera prête et paramétrée en fonction du
code client.
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avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour l’entête de la facture :
CTRL + S pour
enregistrer sous
le nom de Entête
puis CTRL + F
pour quitter.

Exécutez votre requête puis enregistrez-la


sous le nom de entête.

Mr Zaryouch - Application pratique 62


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour le détail de la facture :

CTRL + S pour enregistrer sous le nom de Détail puis


CTRL + F pour fermer ou quitter.

Placez le curseur sur la colonne après le prix unitaire puis utilisez


l’outil Créer pour calculer le Montant puis passez au diapo suivant.

Mr Zaryouch - Application pratique 63


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour le détail de la facture :
Pour calculer le montant en fonction de la quantité
commandée et le prix unitaire, suivez les flèches.

1 3
Cliquez
Double cliquez
2
Cliquez

Mr Zaryouch - Application pratique 64


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour le détail de la facture :
Calcul du Montant en fonction de la quantité
commandée et le prix unitaire : (suite)

Cliquez 1 4

3
Double cliquez
Cliquez 2

Mr Zaryouch - Application pratique 65


avec Microsoft Access 2010
Exécutez votre requête

Cliquez 1 4
CTRL + S pour sauvegarder la requête puis
CTRL + F pour quitter.
Exécutez
Vous pouvez modifierla
le requête
titre de n’importe quelle colonne.
3 Il suffit de
mettre le nouveau titre avant les deux points Double
(:) comme Montant.
cliquez
Cliquez 2

Mr Zaryouch - Application pratique 66


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour les lignes totaux :
Il suffit de
cliquer sur
l’outil Totaux. Remarquez
Une ligne l’utilisation
Opération de la
s’ajoute en requête
bas de la ligne
Table.

Choisissez l’opération Somme. Exécutez puis Enregistrez


sous Total de la facture puis Entrée et CTRL + F pour
fermer.
Mr Zaryouch - Application pratique 67
avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour les lignes totaux :
Etape 1 :
Utilisez l’outil Créer pour calculer
la réduction
Etape 2 :
Remarquez l’utilisation de la CTRL + S, tapez Réduction puis
requête CTRL + F.

Réduction = Total de la facture *


0,05

Mr Zaryouch - Application pratique 68


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour les lignes totaux :
Etape 1 :
Utilisez l’outil Créer pour calculer
le Net Commercial
Etape 2 :
CTRL + S, tapez Net Commercial
Remarquez l’utilisation puis CTRL + F.
de la requête

Net Commercial = Total de la facture - Réduction

Mr Zaryouch - Application pratique 69


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour les lignes totaux :
Etape 1 :
Utilisez l’outil Créer pour calculer
le MT de TVA
Etape 2 :
CTRL + S, tapez TVA puis Entrée.
Remarquez l’utilisation de la
requête

MT de TVA = Net Commercial * 0,20

Mr Zaryouch - Application pratique 70


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête pour les lignes totaux :
Après avoir calculé le Net à payer,
CTRL + S, tapez Net à payer puis
Entrée puis CTRL + F pour fermer.

Remarquez l’utilisation de la
requête

La même chose pour calculer le Net


à payer

Net à Payer = Net Commercial + MT de TVA

Mr Zaryouch - Application pratique 71


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête de la facture à partir de toutes
les requêtes précédentes :

Page 1/3

Remarquez
l’utilisation des 3
requêtes précédents

Mr Zaryouch - Application pratique 72


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête de la facture à partir de toutes
les requêtes précédentes : (La suite)

Page 2/3 (la


suite du
diapo
précédent

Mr Zaryouch - Application pratique 73


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de la requête de la facture à partir de toutes
les requêtes précédentes : (La suite)
Page 3/3 (la
suite du
diapo
précédent

CTRL + S puis requête de la facture puis Entrée et CTRL + F pour fermer.

Mr Zaryouch - Application pratique 74


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Création de l’état de la Facture à partir de la requête
Facture : (Suivez les flèches)

Mr Zaryouch - Application pratique 75


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Affichage de la facture en mode de modification :

Les flèches vous indiquent


l’endroit où vous devez
placer chaque champ

Mr Zaryouch - Application pratique 76


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Affichage de la facture en mode de modification :
Vous pouvez augmenter la taille de la zone
d’affichage de l’entête, du détail et du pied de
page. Il suffit de faire glisser les limites de chaque
zone vers où vous voulez. Essayer et vous allez
voir.

Ensuite, il suffit de déplacer chaque champ là il


faut (voir le diapo précédent), vers l’entête, vers le
détail ou vers le pied de la page.

Mettez les informations du client dans l’entête, le


détail de la facture dans le détail puis les lignes
totaux dans le pied de la page.
Mr Zaryouch - Application pratique 77
avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Affichage de la facture en mode de modification :
A partir de la boite à outils, vous pouvez
demander l’outil zone de texte puis dessinez cette
zone de texte avec la souris à l’endroit où vous
voulez afficher l’information qui sera saisie par la
suite dans cette zone.

Le diapo suivant vous donne l’exemple


d’une facture qui a été obtenue suite
À l’exécution de la requête de
la facture.
N’oubliez pas CTRL + S pour enregistrer.

Mr Zaryouch - Application pratique 78


avec Microsoft Access 2010
Préparation des requêtes pour réaliser la facture :
Affichage de la facture en mode Exécution :

Mr Zaryouch - Application pratique 79


avec Microsoft Access 2010
Remarque à propos de l’état de la facture :
Si une information n’apparaît pas complètement
ou si elle est mal placée, vous pouvez toujours
revenir en mode création puis vous modifiez
l’emplacement ou la taille de la zone qui contient
l’information à afficher.

Avec la souris, je peux augmenter la taille d’une


zone comme je peux la déplacer là où je veux.

En cas de difficulté, demandez à votre professeur


une petite démonstration.

Fin de citation
Mr Zaryouch - Application pratique 80
avec Microsoft Access 2010