EVOLUCION DE LA OFIMATICA

Primera fase (1975 - 1980)

La ofimática de una empresa se componía de elementos aislados, es decir ,un procesador

de textos, una hoja de cálculo, etc. Estos elementos no tenían interrelación entre sí, la
formación era muy costosa y la interfaz con el usuario árida. Esta incipiente ofimática
estaba soportada por grandes ordenadores corporativos.

Segunda fase (1980 - 1990)

Irrumpen los paquetes integrados, conjuntos de herramientas que daban solución a la

mayoría de las funcionalidades normalmente requeridas. Presentaban el inconveniente de
tener que adquirir todo el paquete aunque se necesitase únicamente una o dos funciones
del mismo y sobre todo, la formación no sólo era imprescindible, sino costosa. La interfaz
de usuario seguía siendo orientada a carácter.
La ofimática en este punto sigue teniendo una importancia de segundo orden frente a
aplicaciones de mayor entidad dentro de la empresa, éstas aplicaciones estaban
centralizadas en un gran ordenador central del que dependían terminales sin capacidad
de proceso.
En los últimos años 80, como consecuencia de la experiencia adquirida por los fabricantes
del sector informático y debido al cambio de estrategia de éstos hacia la fabricación de
productos para ordenadores personales, se abaratan los costes y aumentan las
prestaciones tanto en soporte físico como lógico de forma espectacular.

Tercera fase (a partir de 1990)

La ofimática moderna, está apoyada por ordenadores personales con alta capacidad de
proceso, monitores en color y soporte lógico desarrollado con nuevas tecnologías de
programación orientada a objetos (OOP). A estos factores hay que añadir el auge
experimentado por las diferentes comunicaciones y a la creciente utilización de redes
locales de ordenadores personales.

El equipo lógico se compone de paquetes modulares con una completa interrelación entre
sí, productos que comparten información y procesos, pudiéndose adquirir únicamente lo
que se necesita.
Aparecen nuevos estándares de interfaz gráfica de usuario que permiten reducir el tiempo
de formación de usuarios al mínimo y surge el concepto de "Trabajo en Grupo".
La información fluye a través de las redes de área local y es compartida por todos los
miembros de un grupo de trabajo que no tienen que estar necesariamente en un mismo
edificio. Esta capacidad tecnológica de hacer "circular" la información sin la necesidad de
tener un soporte en papel lleva a pensar en el futuro: "la oficina sin papel".
En este punto surgen las suites como conjunto de aplicaciones que al ser utilizadas
conjuntamente ofrecen ventajas adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso, y
cuyos distintos componentes se encuentran también disponibles en el mercado como
productos independientes. La auténtica ventaja de las suites es la integración: la
capacidad de las aplicaciones para compartir datos e interactuar entre sí de una manera
que sería imposible si funcionasen por separado. Una mayor integración aumenta la
productividad. La suite debe incluir un gestor centralizado que supervise los programas
que la componen, y ofrecer herramientas compartidas para realizar las operaciones más
habituales. Todas las aplicaciones componentes deben poder intercambiar datos de forma
transparente.

A la hora de elegir una determinada suite se deben estudiar las diferentes aplicaciones
componentes según las características que van a ser tratadas a continuación, pero si
tiene un volumen importante de archivos en un determinado formato, o ha dedicado
mucho tiempo y/o dinero a formar a sus usuarios o a desarrollar macros para un
determinado programa, se puede seleccionar la suite que contenga la mayor proporción
de las aplicaciones que ya se están utilizando.

QUE ES OFIMATICA?

El término ofimática viene de la unión de oficina e informática y trata de la automatización

de oficinas y de los procesos del trabajo que se realizan en su seno.
Su objetivo es cubrir las necesidades de la oficina en cualquier organización. Dichas
herramientas ofimáticas estarán siempre orientadas a personal no especializado en
informática y precisarán del menor tiempo posible de formación abarcando un amplio
abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina, como por ejemplo:
• Automatización de correspondencia.
• Mecanografía.
• Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos etc.)
• Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos).
• Presentación de informes y propuestas.
• Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos.
• Elaboración de presentaciones.
• Realización de gráficos y estadísticas sencillas.

Conceptos y Funcionalidades Básicas Comunes

Ayudas

Aunque el entorno gráfico es altamente intuitivo, la potencia de los nuevos productos

ofimáticos ha favorecido que los distintos fabricantes desarrollen diferentes sistemas de
ayuda orientados a que el usuario obtenga el mayor rendimiento de la herramienta en el
menor tiempo posible y de la manera más cómoda.

Existen distintos niveles de ayudas:

• Ayuda de interfaz gráfica : consta de barras de botones, índice y búsqueda por temas,
ventanas emergentes y cuadros de diálogo. Este tipo de ayuda, el más habitual, es en
general un completo manual de usuario.
• Ayudas expertas : permiten al usuario realizar una tarea guiado paso a paso, a través
de preguntas sencillas que concluyen en la realización de la tarea deseada.
• Asistente de ideas o gráfico : el programa va intercalando sugerencias prácticas sobre
la forma en la cual tratar el documento o realizar una determinada función.
• Ayuda sensible al contexto : dependiendo del lugar de la aplicación se proporciona un
tipo de ayuda relativa a la operación que se quiera desarrollar.
• Tutoriales : realizan un recorrido a través de las principales funcionalidades del
producto como se puede ver en la figura.

Barra de Botones
Las barras de botones son conjuntos de iconos organizados de distinta forma
dependiendo del producto.

Su funcionalidad es la de proporcionar al usuario un "camino rápido" e intuitivo para

realizar todas aquellas tareas que podría efectuar a través del teclado.

Asimismo algunos productos cambian su barra de botones en función de la tarea que se

está desarrollando, por ejemplo, variarán los iconos disponibles si se está dando formato
a una celda o si se está trabajando directamente sobre un gráfico, implementando
aquellos que son útiles para la tarea en cuestión.

En cuanto a las barras de botones se deben considerar que el programa posea las
siguientes funcionalidades:
• Disponibilidad de iconos predefinidos.
• Creación de nuevos iconos.
• Personalización de las barras de iconos.
• Ubicación de la barra de iconos en distintos lugares de la pantalla.
• Ayuda contextual en la barra de estado o de título acerca de la funcionalidad del icono
sobre el cual está situado el puntero del ratón.

Macrocomandos

Los macrocomandos o "macros" consisten en un conjunto de pulsaciones de teclas, teclas

especiales y comandos previamente grabados que pueden ejecutarse cada vez que se
desee. Se pueden crear macros grabando las pulsaciones de teclado o utilizando los
comandos de macro incluidos en el producto.
Las "macros" han pasado de ser un fichero donde se almacenaban pulsaciones de tecla y
posteriormente se ejecutaban de forma secuencial, a convertirse en un pseudolenguaje
de programación.
Todo esto permite al usuario crear sus propias utilidades para automatizarlas tareas más
repetitivas.

Importación / Exportación

Facilidad de poder enlazar documentos desde un producto a otro con distintos formatos.

Hay que considerar el hecho de que no sólo se intercambian datos entre productos
semejantes, por ejemplo entre procesadores de texto, sino que es muy frecuente la
necesidad de acceder a información de otro tipo de productos, como por ejemplo, importar
datos de una base de datos a una hoja de cálculo, etc.

Visualización
Los documentos, ya sean pertenecientes a una hoja de cálculo, procesador de textos o un
paquete de gráficos y presentaciones deben poderse visualizar en distintas escalas, por
debajo o por encima del 100%, sobre el tamaño inicial permitiendo al usuario trabajar con
la mayor comodidad posible.

Existen diferentes formas de visualizar el documento sobre el cual se está trabajando y

cada producto ofimático implementa uno o varios de ellos en función de la calidad del
mismo:
• Modo WYSIWYG (Lo que se ve es lo que se obtiene).
• Página completa y doble página en la que se puede visualizar una imagen general de
cómo queda la página pudiendo incluso desplazar elementos gráficos e insertar o borrar
líneas para dar un aspecto homogéneo al documento. Este tipo de visualización es propia
de los procesadores de texto.
• A escalas distintas, por debajo o por encima del 100%. Este modo lo incorporan todos
los productos ofimáticos
• "Zoom": marcando con el ratón el área que se desea ampliar. Este modo lo incorporan
los paquetes de gráficos y presentaciones.

Previsualización e impresión

Antes de imprimir un documento es importante conocer de antemano cual va a ser el

aspecto del mismo, su estética, ubicación de gráficos en la página etc., con el objeto de
no desperdiciar tiempo ni papel en sucesivas pruebas de impresión.

Esta es la facilidad que ofrece el modo de visualización WYSIWYG en los procesadores

de texto y paquetes de gráficos y presentaciones, sin embargo la mecánica de imprimir
una hoja de cálculo es sensiblemente distinta.

En este caso, se selecciona un rango de celdas y es en este punto cuando se hace

importante que el producto disponga de un buen sistema de previsualización del
documento final y retoque del bloque a imprimir.
Los aspectos a valorar serán los siguientes:
• La representación de forma visual de los márgenes superior e inferior de la página,
pudiendo ubicar correctamente y de forma gráfica el bloque a imprimir.
• Ajuste de forma automática del bloque a imprimir encajándolo en la página a base de
reducir el tamaño de letra.
• Inclusión de encabezados / pies de página, así como la numeración de las mismas.
Dentro de la impresión tiene gran importancia los drivers soportados, la resolución y la
compatibilidad Postcript.
Los drivers o controladores de dispositivos son componentes software que contienen las
instrucciones necesarias para controlar la operativa de un periférico, como en este caso
una impresora.

G.U.I.
Es una facilidad que otorga al usuario la posibilidad de crear cuadros de diálogo con listas
desplegables, botones de confirmación, botones a los cuales se pueden asignar
macrocomandos y otras funcionalidades con el objeto de automatizar funciones
repetitivas.

Tendencias Tecnológicas y del Mercado

Entre las principales tendencias actuales de los productos ofimáticos destacan las
siguientes:
• Trabajo en grupo. La compartición de información y recursos está cimentada sobre una
sólida plataforma tecnológica de redes de área local, esta tendencia es ya un hecho en
oficinas con un entorno ofimático avanzado.
• Multimedia. El fenómeno multimedia representa una auténtica revolución tanto en la
presentación de la información como en la estructura misma de la comunicación.
Se entiende por Multimedia Interactiva a la conjugación de múltiples canales de
información (texto, imagen, sonido, animación y vídeo) integrados a través de medios
electrónicos, con el fin de presentar información y establecer una comunicación efectiva
con el usuario.
El fuerte crecimiento de las prestaciones de los ordenadores personales así como del
software de aplicación y los precios cada vez más asequibles, están propiciando la rápida
entrada en el mercado de esta tecnología.
• Herramientas multiplataforma. La evolución tecnológica en cuanto a conectividad y la
creciente necesidad de la integración de los diferentes sistemas existentes, están
propiciando el desarrollo de productos capaces de trabajar en diferentes plataformas. De
hecho, numerosos fabricantes se están inclinando hacia la adaptación y desarrollo de sus
productos ofimáticos sobre Java estándar. Esto hace a sus aplicaciones independientes
del sistema operativo o plataforma puesto que del navegador que debería estar instalado
en la misma existe una "máquina virtual" ("virtual machine"), encargada de interpretar el
lenguaje Java (todo navegador tiene esta característica, independientemente de la
plataforma para la que se haya desarrollado).
• Integración de herramientas ofimáticas. Los fabricantes en su afán por acaparar
mercado están lanzando una serie de productos llamados suites, que son grupos de
aplicaciones que al ser utilizadas conjuntamente, ofrecen según los fabricantes ventajas
adicionales en cuanto a integración y facilidad de uso. Un requisito imprescindible es que
los distintos componentes de la suite también se encuentren disponibles en el mercado
como productos independientes, y que éstos figuren en la élite de las aplicaciones
ofimáticas del momento.
Al elegir un producto de estas características es importante valorar los siguientes puntos:
• Relación aumento de productividad / facilidad de uso.
• Personalización de los elementos de interfaz.
• Fácil transporte de los cambios realizados al resto de los programas que
componen la suite .
• Facilidad de enlace con aplicaciones externas.
• Posibilidad de trabajo en grupo, compartiendo la información entre
usuarios.
• Acceso transparente a los datos desde cualquier fuente, manteniendo la
seguridad de los mismos.
• Mayor o menor integración de la herramientas.
• Moderación en la utilización de los recursos del PC.
• Necesidades de almacenamiento en disco duro y de memoria RAM.

QUE ES PROCESADOR DE TEXTO?

El procesador de textos es la herramienta ofimática más extendida del mercado.

Esencialmente un procesador de textos es un programa de ordenador diseñado para
permitir la fácil manipulación de textos.

¿Qué es una Hoja de Cálculo?.

Una hoja de cálculo es un programa de ordenador que permite al usuario organizar una
matriz de celdas y definir relaciones generalmente matemáticas entre todos o algunos de
sus elementos. Así al cambiar el valor de una celda se alterará de forma automática el
valor de otras celdas que estén relacionadas con ésta.
Qué es un Paquete de Gráficos y de Presentaciones?.
La imagen y la comunicación tienen cada vez más importancia. El hecho de que una idea
o unos resultados se transmitan de forma brillante y convincente es casi tan importante
como la idea o los resultados mismos.
Sistemas de Gestión de Bases de Datos (S.G.B.D.).
Los SGBDs permiten incorporar nuevos elementos a la base de datos, modificarlos,
darlos de baja y generar listados o informes de los datos contenidos
con un orden y criterio determinados. Un SGDB permite relacionar varias bases de
datos a través de un campo común.

CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONALIDADES A CONSIDERAR

El fuerte desarrollo del entorno gráfico ha dotado a las bases de datos ofimáticas de un
entorno de trabajo potente, buscando la sencillez de manejo y orientado al usuario final.
Gran parte de las tareas que se llevan a cabo con este tipo de programas se realiza con
herramientas para el diseño gráfico. Entre las tareas que se pueden realizar con dichos
asistentes gráficos se pueden destacar las siguientes:
• Tablas
• Fichas
• Formularios
• Consultas
• Informes
• Etiquetas
• Relacionar tablas
• Diagramas
De forma análoga al resto de los programas ofimáticos de última generación es
importante la implementación de tecnología de orientación a objetos, que dota al
producto de una gran facilidad de uso. Entre otras, las principales funcionalidades a
considerar son las siguientes:
• Soporte BDs Multiplataforma
Los fabricantes de bases de datos ofimáticas, gracias al avance tecnológico en cuanto a
conectividad y la tendencia hacia una mayor integración de sistemas, han desarrollado
estándares basados en conjuntos de APIs , como ODBC y ODAPI, que permiten
independizar los datos del gestor que los produjo y del que los mantiene. Dichos
estándares permiten al usuario acceder a bases de datos abiertas y ficheros residentes en
distintas plataformas de forma simultánea y transparente. Esto permite al usuario generar
consultas e informes con diversas fuentes de información.
• API
es un conjunto de funciones y servicios que permiten al usuario acceder a los recursos de
un programa o dispositivo. Por ejemplo, las funciones de Windows se llaman Windows
API, y las funciones de OS/2 se llaman OS/2API.
• Integridad referencial
es una característica recomendable de cualquier gestor de base de datos. Dicha
característica asegura la coherencia de datos comunes en tablas relacionadas.
Si, por ejemplo, se tienen dos bases de datos relacionadas entre sí, la primera con un
conjunto de oficinas bancarias con sus datos correspondientes de localización etc. (tabla
"padre" con una clave primaria) y una segunda base de datos con cuentas corrientes
relacionadas con sus correspondientes sucursales (tabla "hija" con una clave secundaria),
el sistema gestor de dichas bases de datos no permitiría añadir una cuenta corriente en
una sucursal que no existiera previamente en la tabla "padre" o bien no permitiría borrar
una sucursal que tuviese cuentas corrientes en la tabla "hija".
• Soporte lenguaje SQL
es un lenguaje estándar de consulta de bases de datos relacionales que permite organizar
gestionar y recuperar datos almacenados en una base de datos informática.
• Programación visual
Algunos productos incluyen lo que se denomina "programación visual", que
consiste en la generación de un código ejecutable a partir de una consulta, pantalla o
formulario creado de forma gráfica. Este código se puede modificar y causará idéntico
efecto sobre el elemento gráfico, modificándolo.
• Soporte de red
Todos los productos de base de datos ofimáticas suelen soportar el trabajo con algún tipo
de red de área local, permitiendo el bloqueo de ficheros y registros. Es un elemento a
valorar la capacidad de trabajar con los principales protocolos de red del mercado.
• Seguridad de la información
A nivel de acceso es importante que se pueda mantener la confidencialidad
de los datos. No sólo modificando los privilegios de acceso a usuarios, facilidad que
proporcionan las redes de área local, sino que el propio gestor de base de datos debe
proveer la asignación de palabras clave o passwords para permitir el acceso a
determinados ficheros.
A nivel físico existe el cifrado de ficheros con el objeto de que los datos confidenciales no
se puedan leer si no se conoce la clave para descifrar.
Funciones y Características de Lotus Notes.
Permite a los usuarios el interactuar e intercambiar información que puede ser no
estructurada. Provee las siguientes funciones:
• Servidor de bases de datos
Almacenamiento y administración de acceso a datos semi-estructurados por parte de
varios usuarios, incluyendo textos, imágenes, audio y vídeo.
• Servidor de e-mail
Administración del acceso a correo electrónico por parte de varios usuarios.
• Infraestructura backbone Servidor/Servidor
Soporte de ruteo de e-mail y de réplicas de base de datos. El mecanismo de replicación
sincroniza copias de la misma base de datos, las cuales pueden residir en máquinas
servidor o cliente. Se permite acceso a múltiples bases de datos en varios servidores al
mismo tiempo.
• Ambiente GUI para el cliente
Navegación a través de las bases de datos. Se tiene una interfaz que integra
e-mail y navegación en el Web.
• Herramientas para el desarrollo de aplicaciones
El ambiente incluye:
o Generador de formas GUI
o Herramientas para crear bases de datos
o Lenguaje para scripts, LotusScript
o Un API que incluye MAPI y ODBC

Es posible construir aplicaciones de Lotus Notes con SQLWindows o

Visual Basic.

Entre las características principales, cabe destacar:

• Eliminar papel
• Define el flujo de los procesos de la empresa
• Rutea automáticamente la información a la gente correcta

¿Qué es un Paquete de Autoedición?.

La composición de textos para la imprenta ha sido, hasta la aparición de los sistemas
informáticos de edición, relativamente independiente de la naturaleza de las
publicaciones.
CONCRECCIÓN DE LOS SISTEMAS ADOPTADOS POR LA
ADMINISTRACIÓN DE LA JUNTA DE ANDALUCÍA PARA
MICROORDENADORES.
La Junta de Andalucía es una organización muy grande, y como tal lo son sus necesidades
de sistemas de información. No ha sido ajena al proceso de evolución típica de una gran
organización, con fases bastantes definidas que se ajustan casi perfectamente a un modelo
concreto de crecimiento. Podemos resumirlas de la siguiente forma:
1. Primeras adquisiciones: equipos aislados. Comienzan a funcionar los primeros
microordenadores en la Junta a primeros de los años 80, coincidiendo prácticamente con su
creación como tal. Existían muy pocos equipos y trabajaban aislados unos de otros. Los
periféricos se reducían a unas pocas impresoras matriciales. Las aplicaciones generalmente
cubrían los procesadores de textos y las primeras bases de datos, muy elementales.
2. Migración a entornos Mainframe. A medida que las necesidades aumentaban y se
hacían patentes las ventajas de la informática, la Administración comenzó a invertir
cuantiosas sumas en grandes ordenadores, mainframes y microordenadores que, conectadas
sus consolas, permitían el acceso a un número creciente de usuarios. Esto ocurría en la
segunda mitad de la década de los 80.
3. Descentralización de los sistemas de información: arquitectura
Cliente-Servidor. Con el imparable aumento de prestaciones de los ordenadores y la
continua bajada de precios, ocurre también otro fenómeno: las posibilidades de las
aplicaciones son cada vez mayores y pronto se aprecian las ventajas de los
microordenadores para muchas áreas de trabajo. Es un época, a principios de los noventa,
en la que conviven las consolas de los grandes ordenadores, con los nuevos
microordenadores cada vez más potentes. Las primeras redes hacían su aparición con tal
fuerza que pronto se configuran siguiendo la arquitectura Cliente-Servidor.
4. Introducción de las bases de datos distribuidas. Intranets. Las posibilidades de las
Intranets y de las bases de datos distribuidas abren un amplio abanico de posibilidades a la
Administración. La Junta de Andalucía dispone de un servicio de carácter horizontal
denominado Coordinación Informática dentro de la Dirección General de Organización,
Inspección y Calidad de los Servicios de la Consejería de Justicia y Administración
Pública, cuya labor principal es dictar la política informática a seguir por los diferentes
organismos que componen la Administración Autonómica y la coordinación de las
actuaciones informáticas dentro del seno de la propia Administración.
A pesar de su cometido, también es verdad que es difícil normalizar, estandarizar y
coordinar las diferentes actuaciones informáticas, siendo ejemplo de ello la variedad de
sistemas existentes en diferentes Consejerías, que en algunos casos actúan al margen de las
recomendaciones y normas establecidas. Aún así la siguiente tabla refleja la tendencia de la
Junta de Andalucía en cuanto a sistemas y productos adoptados como estándares en el
entorno microinformático:
Ámbito Producto
Sistemas Operativos Windows 95,98,2000, NT Workstation
Red Local Windows NT Server, Novell
Bases de Datos Oracle, Access
Procesadores de textos Word
Hojas de cálculo Excel
Gráficos y Presentaciones Powerpoint
Agendas personales Lotus, Microsoft Outlook
Navegador Internet/Intranet Iexplorer, Netscape
Mensajería Outlook Express, Exchange, Eudora
Desarrollo y programación Visual Basic, Oracle, Clipper (endesuso)
Si se desea adquirir hardware o software que no se encuentra en el catálogo de bienes
homologados de la Junta de Andalucía, es necesario un informe previo favorable de la
Dirección General de Organización, Inspección y Calidad de los Servicios.