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¿Qué es la administración?
La administración es una de las más importantes actividades humanas. Dado que desde que la
especie humana comenzó a formar grupos para lograr ciertos fines que no eran fáciles o no eran
alcanzables en forma individual.
La administración ha sido esencial para lograr la coordinación de cada uno de los esfuerzos
individuales dentro de cada grupo. De ahí que, a medida que la sociedad empezó a depender
crecientemente de los esfuerzos grupales, y que estos grupos fueron cada vez más grandes, la
tarea de la administración se volvió cada vez más importante.
Todos ellos hacen importantes contribuciones para que sus respectivas organizaciones alcancen
sus metas en forma eficaz y eficiente. Todos ellos realizan actividades administrativas
Todos los antes nombrados administran organizaciones, las que se definen como un grupo de
personas que trabajan en común para generar un excedente.
En las organizaciones comerciales (empresas) a este excedente se le llama utilidades. En las
organizaciones no lucrativas, tales como las filantrópicas, el excedente puede estar representado
por la satisfacción de las necesidades de sus usuarios. Las universidades también generan un
excedente mediante la creación y difusión de conocimientos, así como de la prestación de
servicios a la comunidad y a la sociedad.
La Planeación es la función que implica seleccionar misiones y objetivos, así como las acciones
necesarias para lograrlos, y por lo tanto se requiere tomar decisiones.
Lo anterior implica la elección de cursos futuros de acción a partir de diversas alternativas. Como
se verá luego, existen varios tipos de planes, los que van desde los propósitos y objetivos
generales hasta las acciones más detalladas por emprender, como por ejemplo:
-El pedido de un producto farmacéutico muy especial para el tratamiento de una rara y dolorosa
enfermedad.
-La contratación y capacitación de médicos para la apertura de una moderna clínica que usará
equipos quirúrgicos robotizados.
Ningún plan real existirá si no se toma una decisión, con el compromiso de recursos humanos,
materiales y/o del prestigio. Antes de tomar una decisión, lo único que existe es un estudio de
planeación, un análisis o una propuesta; en ese momento no puede hablarse aún de un plan real.
La Organización es la función que hace posible que las personas que trabajan en grupos para
conseguir el cumplimiento de una meta tengan claro los roles que van a desempeñar, a la manera
de actores de una obra de teatro. Ya sea que tales roles les correspondan en particular, sean
accidentales o casuales o hayan sido definidos y estructurados por otra persona, interesada en
cerciorarse de que los individuos contribuyan en formas específicas al esfuerzo del grupo.
El concepto de "papel" o “rol” implica que lo que los individuos hacen persigue un propósito u
objetivo definido, ellos deben conocer la relación de su objetivo laboral con el esfuerzo grupal y
deben poseer la autoridad, instrumentos e información necesarios para cumplir su tarea.
Esto puede percibirse en un esfuerzo grupal tan sencillo como la instalación de un campamento en
una excursión veraniega, donde:
Todos los miembros del grupo podrían hacer lo que prefirieran, pero sin duda sus actividades
serán más eficaces y será menos probable que dejen de realizarse ciertas tareas indispensables.
Así a unas personas se les asigna la tarea de recoger leña, a otras se les asigna la tarea de
conseguir agua, a otras se les asigna la tarea de encender una fogata, cocinar, lavar los cubiertos,
etc.
Así pues, la organización es la parte de la administración que supone el establecimiento de una
estructura intencionada de los roles que los individuos deberán desempeñar en una empresa.
La estructura es intencionada en el sentido de que debe garantizar la asignación de todas las
tareas necesarias para el cumplimiento de las metas, asignación que debe hacerse a las personas
mejor capacitadas para realizar tales tareas.
La Integración de Personal es la función que implica llenar y mantener ocupados los puestos o
cargos contenidos por la estructura organizacional.
Esto se realiza mediante:
La identificación de los requerimientos de fuerza de trabajo, la realización de un inventario del
personal disponible y el reclutamiento, selección, ubicación, ascenso, evaluación, planeación
profesional, compensación y capacitación (o alguna otra forma de desarrollo).
Tanto de los candidatos a ocupar puestos como de los ocupantes de estos en un momento dado,
con el fin de lograr la eficaz y eficiente realización de las tareas.
La Dirección es el hecho de influir en los individuos para que contribuyan en favor del
cumplimiento de las metas organizacionales y grupales. Por lo tanto, la dirección tiene que ver
fundamentalmente con el aspecto interpersonal de la administración.
Todos los administradores coincidirían en que:
- Sus problemas más importantes son los que resultan de los individuos (sus deseos y
actitudes, su comportamiento individual y en grupos) y
- Los administradores eficaces deben ser al mismo tiempo líderes eficaces.
Dado que el liderazgo implica seguidores y las personas tienden a seguir a quienes les ofrecen
medios para la satisfacción de sus necesidades, anhelos y deseos. Es comprensible que la
dirección suponga motivación, estilos y enfoques de liderazgo y comunicación.
La Planeación
Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de personas que trabajan en grupos, la tarea más
importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del
grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el
conocimiento por parte de las personas de lo que se espera de ellas. Esta es la función de la
planeación, la función administrativa más básica de todas.
La planeación implica la selección de misiones y objetivos y de las acciones para lograrlos, lo que
requiere de la toma de decisiones, vale decir, de optar entre diferentes y muchas veces
alternativos cursos futuros de acción. Por lo tanto, los planes constituyen un método racional
para el cumplimiento de objetivos preseleccionados.
La planeación supone asimismo, y en forma destacada, innovación administrativa. Ella tiende un
puente entre el punto donde se está y aquel otro donde se desea ir. Se debe señalar que la
planeación y el control son inseparables, se les llama los hermanos siameses de la
administración.
Todo intento de control sin planes carece de sentido, porque la gente no tendrá manera de saber
si efectivamente se dirige hacia donde quiere ir (resultado de la tarea del control) sin antes saber a
dónde quiere ir (parte de la tarea de la planeación).
Así, los planes proporcionan las normas o estándares de control.
Tipos de planes
El resultado de la planeación son los planes, y estos se clasifican en los siguientes tipos:
Propósitos o Misiones, Objetivos o Metas, Estrategias, Políticas, Procedimientos, Reglas,
Programas, Presupuestos.
Propósitos o Misiones:
En la Misión o Propósito (términos que suelen usarse indistintamente), se identifica la función o
tarea básica de una empresa o institución o de una parte de ésta. Todo establecimiento
organizado, sea del tipo que sea, tiene (o al menos debe tener, si se desea que su existencia sea
significativa) un propósito o misión. En todo sistema social, las empresas tienen una función o
tarea básica que la sociedad les asigna.
Así por ejemplo:
El propósito de una empresa comercial es generalmente la producción y/o distribución de bienes
y servicios, la misión o propósito de la Dirección de Vialidad del MOP es el diseño, construcción y
operación de un sistema de carreteras, el propósito de los Tribunales de Justicia es la
interpretación de las leyes y su aplicación, el propósito de una universidad es la enseñanza, la
investigación y la prestación de servicios a la comunidad.
Debe advertirse que algunos autores distinguen entre Propósitos y Misiones. Para ellos, una
empresa, por ejemplo, puede tener el propósito social de producir y/o distribuir bienes y
servicios, y alcanzarlo cumpliendo la misión de producir ciertas líneas de bienes.
Las misiones de una empresa petrolera como Enap son la búsqueda de petróleo y gas natural, la
producción, refinación y comercialización de ellos y de sus numerosos productos derivados, desde
diesel hasta productos químicos. La misión de Du Pont Company ha sido expresada como
producir "mejores cosas mediante la química“. Mientras que CMPC (la Papelera) entiende su
misión empresarial como la producción y venta de papel y de bienes elaborados con papel. En la
década de los sesenta la NASA se fijó la misión de poner a un hombre en la Luna antes que los
soviéticos. No obstante, el propósito o misión de otras empresas y áreas de actividad es
generalmente más vago. Por ejemplo, muchos consorcios conciben su misión como sinergia,* la
cual se consigue mediante la combinación de varias compañías.
* El concepto de sinergia puede formularse sencillamente como una situación en la que 2 más 2
es igual a 5, o en la que el todo es mayor a la suma de las partes.
Estrategias
En el ejército se ha empleado tradicionalmente el término "estrategias" para designar los grandes
planes resultantes de la deducción de las probables acciones u omisiones del enemigo.
Pero a pesar de que el término "estrategia" sigue teniendo implicaciones competitivas, los
administradores lo usan cada vez más para referirse a extensas áreas de la operación de una
empresa.
En este curso se define estrategia como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo
de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para
su cumplimiento.
Políticas
Las políticas también forman parte de los planes en el sentido de que consisten en enunciados o
criterios generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones.
Se debe dejar en claro que no todas las políticas son "enunciados"; a menudo ellas se desprenden
sencillamente de las acciones de los administradores, en especial de los jefes.
Así por ejemplo el Gerente de una empresa, puede seguir rigurosamente (más por conveniencia
que como una política propiamente dicha) la práctica de ascender a empleados de la misma
empresa; esta práctica puede interpretarse como política y ser seguida celosamente por los
subordinados.
En realidad, uno de los problemas de los administradores es asegurarse que sus subordinados no
interpreten como políticas lo que en verdad son decisiones administrativas menores no previstas
para actuar como patrones de conducta.
En las políticas se define un área dentro de la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza
que esta sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro.
Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven
innecesario el análisis de la misma situación cada vez que esta se presenta y unifican otros
planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las
acciones de sus subordinados.
Reglas
En las reglas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada
persona. Son por lo general el tipo de planes más simple. "No fumar" es una regla que no permite
ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado.
La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa en cuanto a la obligada realización
u omisión de una acción. Es preciso distinguir entre reglas y políticas.
El propósito de las políticas es orientar la toma de decisiones mediante el señalamiento de las
áreas en las que los administradores pueden actuar a discreción, vale decir usar su criterio para
decidir. Las reglas, en cambio no permiten discrecionalidad alguna en su aplicación.
Programas
Los programas son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de
tareas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un
curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos. Pueden ser tan importantes
como en el caso, por ejemplo, de una línea aérea:
- El programa para la compra de una flota de aviones por un valor de US$ 1.400 millones o.
Un programa quinquenal en favor de mejores condiciones y mayor calidad de sus cientos de
supervisores
Pero también pueden ser tan pequeños como un programa formulado por un solo supervisor para
elevar la moral de los trabajadores del departamento de producción de partes y piezas de una
empresa que fabrica maquinaria agrícola.
Dado que los presupuestos también son instrumentos de control, se volverá sobre ellos más
adelante. Sin embargo, la elaboración de un presupuesto corresponde evidentemente a la
planeación. El presupuesto es el instrumento de planeación fundamental de muchas empresas y
organizaciones.
Un presupuesto obliga a una empresa a realizar por adelantado (ya sea con una semana o 5 años
de anticipación) una recopilación numérica de sus expectativas de flujo de efectivo (dinero),
ingresos y egresos, desembolsos de capital o utilización de horas-hombre o de horas-máquina.
El presupuesto es necesario para el control, pero será inútil como norma sensible de control si no
es un reflejo fiel de los planes. Los siguientes son los pasos prácticos que generalmente se
ejecutan cuando se planifica. Sin embargo, antes se debe enfatizar que siempre es necesario
analizar los cursos de acción posibles en cada uno de estos pasos.
Estos pasos son:
Atención a las oportunidades, establecimiento de objetivos, desarrollo de premisas,
determinación de cursos alternativos de acción, evaluación de cursos alternativos de acción,
selección de un curso de acción, formulación de planes derivados y traslado de planes a cifras
mediante los presupuestos.
En el desarrollo de las premisas son muy importantes los pronósticos, dado que permiten estimar:
¿Qué tipo de mercados habrá? ¿Cuánto se venderá? ¿Cuáles serán los precios? ¿Cuáles los
productos? ¿Cuáles los avances técnicos? ¿Cuánto serán los costos? ¿Los índices salariales? ¿Las
tasas y políticas fiscales? ¿Las nuevas plantas? ¿Las políticas sobre dividendos? ¿Las condiciones
políticas y sociales? ¿Cómo se financiará la expansión? ¿Cuáles serán las tendencias a largo plazo?
Es probable que los estudiantes de cuarto medio sigan hasta cierto punto, los siguientes pasos en
la planeación de sus estudios universitarios:
En primer término, están atentos a las oportunidades de asistir a la universidad y a otras
alternativas existentes para la educación superior. Luego fijan sus objetivos en diversas áreas,
como la de estudio y la obtención de un título universitario, ojalá en 5 ó 6 años, según la carrera
a la que se quiere ingresar. También deben desarrollar premisas de planeación. Así pueden
partir del supuesto de que dispondrán de la gratuidad, obtendrán una beca o de que deben
trabajar mientras estudian. Algunos estudiantes pueden suponer que desean permanecer en la
misma ciudad o región, mientras que otros pueden desear estudiar en otra parte.
Cada una de las situaciones anteriores suele presentar varias alternativas, las que deben ser
evaluadas detenidamente. Así, los estudiantes pueden evaluar las ventajas y desventajas de
postular a diferentes carreras en diferentes universidades. Luego de conocer los resultados
deben seleccionar la universidad más adecuada. Este es un punto de decisión de suma
importanciaUna vez hecha esta elección, deben formular planes derivados, lo cual puede
suponer:
- La selección del lugar donde vivirán,
- El traslado a una nueva localidad y/o
- La búsqueda de un empleo, en lo posible no muy lejos de la universidad.
Después, los estudiantes deben convertir sus planes en cifras; vale decir, en presupuestos, los
cuales pueden referirse a matrículas, aranceles, costos de traslado y vivienda, gastos en libros,
fotocopias, en ropa y diversiones, etc. Obviamente estos pasos no siempre se dan en la misma
secuencia. Por ejemplo al evaluar los cursos alternativos quizá sea necesario retroceder y
formular nuevos supuestos para las diversas alternativas. O bien, se pueden desarrollar
diferentes cursos de acción sobre la base de diferentes supuestos (premisas).
Un curso de acción puede basarse en el supuesto de la obtención de una beca y otro en la
premisa de que se tendrá que trabajar a lo largo de los años de estudios universitarios.
Es evidente entonces que la planeación no es un proceso lineal, sino repetitivo.
Jerarquía de Objetivos
Como se muestra en la figura de la lámina siguiente, los objetivos forman una jerarquía, que va
desde el propósito general hasta los objetivos individuales específicos. El punto más alto de la
jerarquía es el propósito, el cual tiene dos dimensiones.
- Primero, existe el propósito de la sociedad, como el de requerir de la empresa que contribuya al
bienestar colectivo generando bienes y servicios de calidad a un costo razonable.
- Segundo, existe la misión o propósito de la empresa, la cual podría ser suministrar transporte
cómodo y de bajo costo a las personas promedio.
La misión expresa podría ser, por ejemplo, producir, comercializar y dar servicio a automóviles.
Como la distinción entre propósito y misión es muy sutil, motivo por el cual numerosos autores y
especialistas no hacen diferencias entre ambos términos.
De cualquier forma, estas intenciones se traducen a su vez en objetivos y estrategias generales,
como diseñar, producir y comercializar automóviles confiables, de bajo costo y de uso eficiente
del combustible.
El siguiente nivel de la jerarquía contiene objetivos más específicos, como los de las áreas de
resultados clave, cuyos desempeños son esenciales para el éxito de la empresa.
Algunos ejemplos de objetivos de áreas de resultados clave son:
- Obtener un rendimiento sobre la inversión (rentabilidad) de un 10% al término del año
calendario de 2017;
- Incrementar el número de unidades del Producto X en 7% sin un incremento en los costos
ni una reducción del nivel actual de calidad para el 30 de junio de 2017 (productividad).
Los objetivos deben traducirse adicionalmente en objetivos por división, departamento y unidad
hasta el nivel inferior de la organización.
Mientras que de acuerdo con el método ascendente son los subordinados quienes inician el
establecimiento de objetivos de sus puestos de trabajo y los presentan a sus superiores.
Los defensores del método descendente sostienen que la organización en su totalidad precisa de
dirección mediante los objetivos empresariales dispuestos por el Gerente General (junto con el
consejo de administración).
Los defensores del método ascendente sostienen por su parte que la Gerencia General debe
recibir información de los niveles inferiores bajo la forma de objetivos. Además, es probable que
los subordinados se sientan altamente motivados por metas propuestas por ellos, y que por lo
tanto su compromiso sea mayor. La experiencia indica que predomina la subutilización del
método ascendente, pero también la insuficiencia del uso exclusivo de cualquiera de ambos
métodos.
Multiplicidad de Objetivos
Afirmar que la misión de una universidad es educar e investigar no basta. Sería mucho más exacto
(aunque de cualquier manera no verificable) hacer una lista de sus objetivos generales semejante
a la que aparece luego en la siguiente "Perspectiva".