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Audit financier et comptable ENCG Cycle ventes clients

1- L’importance significative du cycle vente-clients;


2- Description du cycle vente-clients;

P a r t i e I :
3-Les principales données significatives : 4-
les objectifs du contrôle interne; 5- évaluation des forces et faiblesses;6-
Exemple de guide standard d’évaluation du cyclev e n t e s / c l i e n t s ; 7-
Questionnaire d'appréciation du contrôle interne duc y c l e V e n t e s – c l i e n t s ,

P a r t i e I I :
1- les objectifs ducontrôle des comptes 2 -
L e scom pte s co n ce rné s pa r le co n trô le 3-
Procédure générale de contrôle des comptes du cycle 4–
Questionnaires d’évaluation du cycle
P a r t i e I I :
Cas pratique
La Fonction ventes, fonction carrefour au service des autresfonctions internes, est l’une
des plus importantes sources de valeurajoutée pour toute entreprise.Appréhendée dans un
contexte global de l'entreprise, la fonctionventes occupe une place prépondérante dans la
structure généralepuisqu'elle exprime l'aboutissement d'un processus plus ou moinscomplexe
de fabrication d'un produit final de qualité pour lecommercialiser ensuite auprès des clients.
Ceci lui confère un rôle moteurdans le fonctionnement général et la bonne marche de
l’organisation.Les responsabilités des vendeurs / clients consistentprincipalement à
s'assurer que le produit et/ou service vendu soitconforme aux exigences spécifiées. Ceci
implique, entre autres, lesa c t i o n s s u i v a n t e s :

§Comprendre le besoin externe et adapter l'offre à la demande

§Identifier et maîtriser les risques de vente

§Fidéliser ses clients

§Etablir de bonnes relations avec les clients: usuelles (court,moyen terme), partenariales
(moyen, long terme)

§Associer les services techniques à toute idée ou actionpouvant contribuer à l’amélioration


des performances des produits ouservices vendus.

§ Promouvoir l'esprit d'innovation et de compétitivité enaméliorant constamment la qualité


des services rendus et des produitsvendus et en restant ouvert sur l'environnement et sur l'offre
desconcurrents.Dans son fonctionnement quotidien, le systèmeVentes- Clients a pour
principale mission de répondre aux besoins etexigences externes en offrant lesproduits
demandés au meilleur prix, avecla qualité requise et dans les délais convenus. Pour ce faire,
les auditeurssont appelés à dérouler leurs missions dans le respect des normes de
laprofession d’audit, du code déontologique et à procéder aux contrôles
nécessaires conformément aux programmes de vérification comptable.L’auditeur doit
acquérir une connaissance générale des opérations duc y c l e . C e n ’ e s t q u ’ à
c e t t e c o n d i t i o n q u ’ i l p o u r r a a n a l ys e r d e m a n i è r e pertinente les opérations
intervenues durant l’exercice, pour ce faire ildevra prendre connaissance si possible d’un
certain nombre de donnéesstatistiques, appelées données significatives, concernant ce cycle.
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Pour émettre une opinion sur la régularité et la sincérité descomptes correspondant au
cycle ventes/clients, l’auditeur va dérouler unedémarche composée de trois
étapes essentielles lui permettant de:
§
Assimiler les particularités du cycle ventes/clients del’entreprise auditée cette étape de
prise de connaissance etd ’ o r i e n t a t i o n d e s t r a v a u x ;
§
Comprendre et évaluer son système d’organisation administrative e t d e s
sécurités qui y sont rattachées: c’est l’étape de l’évaluation du
contrôle interne;
§
Valider et examiner directement les comptes et les documents f i n a n c i e r s
c o r r e s p o n d a n t s à c e c yc l e ; c ’ e s t l ’ é t a p e d u c o n t r ô l e d e s comptes Les
différents services intervenant dans la mise en

uvre desprocédures sont identifiés ainsi pour le cycle ventes/clients:

§S e r v i c e : « A d m i n i s t r a t i o n d e s v e n t e s » :
il est essentiellementchargé du traitement et du suivi de l’exécution de la commande
clients

§S e r v i c e « A p p r o b a t i o n d e s c r é d i t s » :

il a pour rôle, pour lesventes autres qu’au détail, de donner son approbation avant
letraitement de la commande. L’activité de contentieux lui estgénéralement rattaché
§
Service«

e x p é d i t i o n » :
il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée sans autorisation correspondante
(ordre de livraison, ordre de travail)
§
S e r v i c e « f a c t u r a t i o n » :
Rattaché généralement au service comptable, il prend en charge l’établissement des factures à
partir d’informations communiquées par les autres services.
§
Service « comptes clients» :
il enregistre les factures ventes et doit s’assurer que le total enregistré correspond
bien aux élémentst r a n s m i s p a r l e s e r v i c e « f a c t u r a t i o n » . Le cycle peut être
décomposé en étapes à la réalisation desquellesparticipent divers intervenants de
l’entreprise: L’acceptation, le traitement et l’exécution de la commandeLa
facturation L’enregistrement des factures Le suivi des comptes clients Le suivi des encais
sements Le suivi des retours Dès lors l’analyse du cycle passe par une description
des étapes– soit de façon rédactionnelle, soit par des diagramme de flux- et de
l’organisation des services concernés.
Les principales données significatives
La première approche de tout cycle, comme de tout travail d’audit, passe par la réunion
des principales données significatives :

§Le nombre de clients

§Le chiffre d’affaires annuel

§La valeur du poste des créances clients, comprenant lesfactures à établir


§Le ratio de crédit clients, exprimant les délais de règlement desclients en jours de chiffre
d’affaires

§Les devises utilisées pour la facturation et l’encaissement

§Le nombre de factures émises par mois et leur valeur moyenn


Le nombre annuel des avoirs émis

§Les modes de règlement habituels (chèques, cartes de crédit,numéraire, effets de


commerce)Ces premiers éléments permettent une orientation sur ce cycle,vers les zones à
priori sensible propres à l’entreprise examinée du pointde vue du contrôle interne.Il apparaît
évidemment que les degrés de satisfaction desrésultats du contrôle interne de ce cycle
diffèrent selon lescaractéristiques du suivi clients (leur classement en catégories, leurrelance,
les modes de règlement) , ainsi que l’existence de procéduresrigoureuses de suivi
des commandes, facturations, livraisons…
Les objectifs du CI
Pour le cycle ventes/clients, l’auditeur identifie les endroits dansle flux des opérations où les
objets de contrôle pourraient ne pas êtrea t t e i n t s ; c ’ e s t - à - d i r e q u ’ i l i d e n t i f i e l e s
r i s q u e s d ’ e r r e u r s d a n s l e f l u x d e traitement. Ces endroits sont ceux où des contrôles
sont nécessaires.Il peut les identifier dans le cycle, en posant une série de questionspermettant
de déterminer si chacun des sept objectifs de contrôle estatteint, ou encore d’utiliser
des affirmations. Ces questions ouaffirmations sont formuléesen liaison avec le flux
des données décritdans le diagramme de circulation ou dans le narratif, et se concentrentsur
les endroits, dans le flux des opérations, où les données sontgénérées, transférées ou
modifiées.Le flux de traitement dans un cycle ventes/clients comprendhabituellement la
prise des commandes, l’approbation du crédit,l’émission
des bons de commande l’expédition des produits, lafacturation au client et la
comptabilisation dans les comptes ventes etclients.Dans un cycle vente classique, les sept
objectifs et les exemples dequestions qui aident à déterminer les endroits où des contrôles
sontnécessaires et s’il existe des contrôles pertinents sont les suivants :
Objectif d’exhaustivité des enregistrements des ventes:
Il existe des procédures pour empêcher ou détecter la noncomptabilisation des ventes dans les
livres.Pour atteindre cet objectif, un certain nombre de questions est posé,à
s a v o i r : Quelles sont les procédures manuelles et informatiques mises enp l a c e p a r l a
société pour s’assurer que:
ü
Un bon d’expédition est émis pour toute expédition dem a r c h a n d i s e s ;
ü
Toute prestation de services facturables rendue par le personneld e l a
société est enregistrée;
ü
Le service de facturation est informé de toute expédition demarchandises ou de toute
prestation de services;
ü
Des factures sont émises ou que le client est informé pour toutproduit expédié ou toute
prestation de services rendue facturable;
ü
Toutes les factures de ventes sont comptabilisées dans le journaldes ventes et en comptabilité
auxiliaire clients;
ü
Un bon de réception est émis pour tout retour de marchandisesp a r l e c l i e n t ;
ü
Les retours de marchandises pour émission d’avoirs sontdistingués des autres
retours, tels que ceux pour réparation;
ü
Les services concernés sont avisés chaque fois qu’un avoir est àconsentir
pour retour de marchandises ou pour d’autres raisonsa p p r o p r i é e s ;
ü
Des avoirs sont émis chaque fois qu’un crédit est à consentirpour retour de
marchandises ou pour d’autres raisons appropriées;
ü
Tous les avoirs sont comptabilisés dans le journal des avoirs eten comptabilité auxiliaire
clients.
Objectif de réalité des enregistrements
Les questions à poser, pour s’assurer que des ventes ou avoirs fictifsne sont pas
comptabilisés dans les livres ou encore qu’une mêmeopération n’est pas
comptabilisée plusieurs fois, sont les suivantes:Quelles sont les mesures prises
par la société pour s’assurer que :

-Les marchandises sont expédiées au bon client;


-L e s e r v i c e e x p é d i t i o n s n ’ é m e t p a s d e b o n s d ’ e x p é d i t i o n p o u r
desproduits non expédiés;
-Les factures de ventes ne comportent pas d’erreurs de quantitésde marchandises
expédiées ou de prestations effectuées;
-Des factures (ou d’autres moyens d’informations du client) nesont pas émises et des
ventes ne sont pas comptabilisées pourdes marchandises non expédiées ou des prestations de
servicesn o n e f f e c t u é e s ;
-Il n’y a pas de double facturation de la même vente ou de double
comptabilisation de la même facture ;
-Les bons de réception ne sont émis que pour des marchandises retournées par le client
pour avoirs ;
-Les avoirs ne comportent pas d’erreurs de quantités pour les
marchandises retournées ;
-Des avoirs ne sont pas émis et que des retours de marchandises et des rabais ne sont pas
comptabilisés, quand les marchandises n ’ o n t p a s é t é r e t o u r n é e s p o u r a v o i r s o u
quand des crédits n’ont pas été accordés pour d’autres raisons ;
-Il n’y a pas de double émission ou comptabilisation d’avoir pour un même retour
sur ventes ou un même rabais accordé ;
Objectif de l’évaluation correcte des enregistrements:
Il existe des procédures pour vérifier que les ventes et avoirs ne sont pas valorisés à des
montants erronés. A ce niveau, on peut poser les questions suivantes :
-Quelles sont les procédures mises en place pour garantir que :
-Les bons prix unitaires de vente sont utilisés sur les factures ;
-Les multiplications des quantités par les prix unitaires sont e x a c t e s ;
-Il n’existe pas d’erreurs de calculs dans les autres éléments monétaires figurant sur
les factures des ventes ou sur les relevés mensuels, tels que les escomptes pour paiement
comptant, la TVA et la déduction des avances ou des dépôts versés par lesc l i e n t s ;

ü
Il n’y a pas d’erreurs d’additions dans les factures de vente ou
lesa v o i r s ;
ü
Les bons prix sont utilisés pour les avoirs;
Objectif de spécialisation des exercices
Pour s’assurer que les avoirs et ventes ne sont pas comptabilisés dans la mauvaise période, un
certain nombre de question est posé, à s a v o i r : Que prévoit la société pour vérifier
que:
-La facturation est faite sans délai chaque fois que desmarchandises sont expédiées ou des
prestations de services r e n d u e s ;
-Les bons d’expédition et les factures de ventes reflètent les dates
réelles des opérations ;
-Les factures de vente sont comptabilisées sans délai dans le journal des ventes ;
-Les informations relatives à la séparation des exercices sont o b t e n u e s e t u t i l i s é e s ;
-La comptabilité est informée rapidement de tout retour de marchandises pour avoir ou de
tout crédit accordé pour d’autres r a i s o n s a p p r o p r i é e s ;
-Les avoirs et les fichiers de données mentionnent les dates réelles d ’ o p é r a t i o n s ;
-Les avoirs sont comptabilisés sans délai dans le journal de savoirs.
Objectif de l’imputationcorrectedesenregistrements
Des procédures sont instaurées pour vérifier que les avoirs et ventes sont débités et crédités
aux bons comptes du grand livre et de la comptabilité auxiliaire.