GOBERNACIÓN DEL TOLIMA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTION
MISION DE LA ENTIDAD:
PROCESOS
No. RIESGO
SUSCEPTIBLES
1
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA:
Toma de decisiones relacionadas
con la planeación estratégica de la
Entidad, inadecuadas, que no contemplan los
requerimientos y lineamientos del orden
nacional relacionados con el modelo
Integrado de Planeaciòn y Gestion - MIPG.
Con buen Gobierno, informacion abierta y participaciòn democratica, en el Tolima se vive con confianza y en Paz.
DESCRIPCION O DETALLE DEL
RIESGO
Realizar analisis desacertados de la
información disponible y toma de
decisiones inadecuadas,
actuaciones inadecuadas que
impidan conocer y priorizar las
necesidades y recursos para la
buena gestión de la Entidad y la
comunidad tolimense .
MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCION
IDENTIFICACION
Conductas
Uso Desviar la
Beneficio CAUSAS (Factores internos y externos)
Acción Omisión indebido de gestión de lo particular
Poder público
1. Debilidades en los procesos de inducción y reinducción del
personal del nivel Directivo y Asesor
2. No existe en la estructura organizacional de la Entidad,
persoaal de planta suficiente, con dedicaciòn exclusiva para
la implementacion del Nuevo Modelo Integrado de
Planeación y Gestiòn - MIPG y su arituclacion con el SIG y
Control Interno), por lo tanto, se debe acudir a la contratación
de terceros para el desarrollo de estas actividades, donde no
se garantiza continuidad en el proceso.
3. Falta de compromiso y participaciòn del Nivel Directivo, en
los procesos de planeaciòn, para la Formulacion de los
Planes de acciòn por dependencias, insitucionales y de
inversion, del seguimiento, de la verificacion y presentaciòn
de resultados de la Gestiòn.
4.
X X X
El Comité Coordinador del Sistema de Control Interno, debe
asumir un papel mayor de acompañamiento y seguimiento al
cumplimiento de las acciones definidas en e marco del MIPG
y de seguimiento a los planes de Acciòn de las diferentes
secretarias y dependencicas de la Admon departamental
5. Falta articulación de las dependencias, cuando se van a
presentar resultados de la gestión, ante solicitudes del orden
nacion al para mediciones como ITD, IGA, etc.
6. Falta de articulaciòn de las diferentes dependencias de las
secretarias que integran la Administraciòn departameantal
( Islas independientes), para el proceso de planeaciòn de las
actividades a realizar por procesos , fslta de socializacion y
 de terceros para el desarrollo de estas actividades, donde no
se garantiza continuidad en el proceso.

3. Falta de compromiso y participaciòn del Nivel Directivo, en

los procesos de planeaciòn, para la Formulacion de los
1 IDENTIFICACION Planes de acciòn por dependencias, insitucionales y de
inversion, del seguimiento, de la verificacion y presentaciòn
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA: Realizar analisis desacertados de la de resultados de la Gestiòn.
información disponible y toma de Conductas
Toma de decisiones relacionadas decisiones inadecuadas,
con la planeación estratégica de la actuaciones inadecuadas que 4.
PROCESOS X X X
No. Entidad, inadecuadas, que no contemplan los DESCRIPCION
RIESGO impidan conocerO DETALLE DEL
y priorizar las Uso Desviar la El ComitéCAUSAS
Coordinador del Sistema
(Factores de Control
internos Interno, debe
y externos)
SUSCEPTIBLES RIESGO Beneficio
requerimientos y lineamientos del orden necesidades y recursos para la Acción Omisión indebido de gestión de lo asumir un papel mayor de acompañamiento y seguimiento al
particular
nacional relacionados con el modelo buena gestión de la Entidad y la Poder público cumplimiento de las acciones definidas en e marco del MIPG
Integrado de Planeaciòn y Gestion - MIPG. comunidad tolimense . y de seguimiento a los planes de Acciòn de las diferentes
secretarias y dependencicas de la Admon departamental

5. Falta articulación de las dependencias, cuando se van a

presentar resultados de la gestión, ante solicitudes del orden
nacion al para mediciones como ITD, IGA, etc.

6. Falta de articulaciòn de las diferentes dependencias de las

secretarias que integran la Administraciòn departameantal
( Islas independientes), para el proceso de planeaciòn de las
actividades a realizar por procesos , fslta de socializacion y
retroalimentaciòn por parte de los directivos, a nivel interno
en las dependencias
ESTRATEGICOS
7. No existe procedimiento para
la consulta de expedientes de las carpetas administrativas
de los pensionados, cuando son requeridas por parte de la
oficina juridica.

1. Falla en los equipos de cómputo, asociadas a falta de

mantenimiento u obsolescencia tecnológica de la plataforma.

2. Debilidades en la cantidad y periodicidad de las copias de

seguridad.
La información almacenada en los
equipos y en especial la
3. Debilidades en la seguridad de los sistemas de
relacionada con los sistemas de
información.
información puede sufrir pérdida o
puede ser alterada por personas
4. Deficiencias en las instalaciones de red, eléctricas,
ajenas a la entidad.
GESTIÓN TECNOLÓGICA servidores, etc.
Por no contar con los debidos
Pérdida, daño, alteración, plagio de 5. Falta de contrato de soporte o mantenimiento de los
2 contratos de soporte o X X X X
información o falta de contiuidad en la sistemas de información y por lo tanto, se puede generar el
mantenimiento, se pueden
operación de los Sistemas de Operación, no uso adecuado de todas las funcionalidades de los
presentar fallas en el
desactualizaciòn de la pltaforma tecnologica programas.
funcionamiento de los sistemas de
información
6. Falta de recursos económicos para inversión en la
Sistema de informaciòn precario,
actualización y mejora de la plataforma tecnológica de la
antiguo, existencia de Base de
Entidad.
datos de contribuyentes de los
7. Las sedes operativas y las oficinas de transito a nivel
impuestos desactualizada
departamental, no cumplen con l aoblgiacion de reportar
novedades, actualizaciones de los vehiculkos matriculados
dentro del deparamento. Falta de
informacion de los controibuyentes, para requerir el pago del
impuesto.

La información almacenada en los
equipos y en especial la
relacionada con los sistemas de
información puede sufrir pérdida o
puede ser alterada por personas
ajenas a la entidad.
GESTIÓN TECNOLÓGICA
Por no contar con los debidos
Pérdida, daño, alteración, plagio de
PROCESOS 2 contratos de
DESCRIPCION soporte o DEL
O DETALLE
No. información o falta de contiuidad en la
RIESGO
SUSCEPTIBLES mantenimiento,
RIESGO se pueden
operación de los Sistemas de Operación,
presentar fallas en el
desactualizaciòn de la pltaforma tecnologica
funcionamiento de los sistemas de
información
Sistema de informaciòn precario,
antiguo, existencia de Base de
datos de contribuyentes de los
impuestos desactualizada
Debilidades en los tiempos de
trámite y respuesta de las
peticiones, quejas, denuncias y
ATENCIÓN AL CIUDADANO reclamaciones radicadas por los
ciudadanos a través de los
MISIONALES Actos de corrupción en las actividades del diferentes canales de atención ;
3 X
proceso Atención al Ciudadano: afectando con esta acción los
Soborno, Concusión, amiguismo, trafico de derechos del ciudadano y los
influencias valores éticos de la entidad; así
como tráfico de influencias para
agilizar trámites o favorecer
procesos
mantenimiento u obsolescencia tecnológica de la plataforma.
2. Debilidades en la cantidad y periodicidad de las copias de
seguridad.
3. Debilidades en la seguridad de los sistemas de
IDENTIFICACION información.
4. Deficiencias en las instalaciones de red, eléctricas,
servidores, etc.
Conductas
5. Falta de contrato de soporte o mantenimiento de los
X X X X
Uso Desviar la sistemas de información
CAUSAS y por lo
(Factores tanto, se
internos puede generar el
y externos)
Beneficio
Acción Omisión indebido de gestión de lo no uso adecuado de todas las funcionalidades de los
particular
Poder público programas.
6. Falta de recursos económicos para inversión en la
actualización y mejora de la plataforma tecnológica de la
Entidad.
7. Las sedes operativas y las oficinas de transito a nivel
departamental, no cumplen con l aoblgiacion de reportar
novedades, actualizaciones de los vehiculkos matriculados
dentro del deparamento. Falta de
informacion de los controibuyentes, para requerir el pago del
impuesto.
1. No se le da la importancia que amerita el proceso de
atención al ciudadano debido al desconocimiento de las
actividades y normas que rigen el proceso
2. Debilidades en las competencias del personal que realiza
actividades prioritarias de atención al ciudadano.
3. Falta de Interés y compromiso por parte de los líderes y
funcionarios en la participación en las jornadas de
capacitación.
4. Las PQR formuladas por los ciudadanos, por canales
como la pagina web o la línea telefónica, no se están
revisando y gestionadas oportunamente
5. Debilidades en la implementación de la herramienta
tecnológica que permite la recepción, seguimiento y control
de las PQR para la salida o respuesta al peticionario.
X X X X
6. Débil estrategia informativa frente a los trámites y
servicios que ofrece la entidad.
7. Falta de interiorización de los valores, principios
éticos y estrategias anticorrupción, que inciden en la
atención al ciudadano en la Entidad
8. Actores políticos que interfieren en la toma de decisiones
relacionadas con la prestación de un servicio o el desarrollo
de un trámite al interior de la entidad.
9. Desconocimiento y cambio de la normatividad que rigen
los procesos.
10. Debilid en los sistemas de información y base
de datos que no permite condiciones de seguridad para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.
 ATENCIÓN AL CIUDADANO reclamaciones radicadas por los
tecnológica que permite la recepción, seguimiento y control
ciudadanos a través de los
de las PQR para la salida o respuesta al peticionario.
MISIONALES Actos de corrupción en las actividades del diferentes canales de atención ;
3 X X X X X
proceso Atención al Ciudadano: afectando con esta acción los
6. Débil estrategia informativa frente a los trámites y
Soborno, Concusión, amiguismo, trafico de derechos del ciudadano y los
servicios que ofrece la entidad.
influencias valores éticos de la entidad; así
como tráfico de influencias para IDENTIFICACION
7. Falta de interiorización de los valores, principios
agilizar trámites o favorecer
éticos y estrategias anticorrupción, que inciden en la
procesos
atención al ciudadano en la Entidad
Conductas
8. Actores políticos que interfieren en la toma de decisiones
relacionadas con la prestación de un servicio o el desarrollo
PROCESOS DESCRIPCION O DETALLE DEL Uso Desviar la
No. RIESGO Beneficio CAUSAS
de un trámite (Factores
al interior internos y externos)
de la entidad.
SUSCEPTIBLES RIESGO Acción Omisión indebido de gestión de lo particular
Poder público 9. Desconocimiento y cambio de la normatividad que rigen
los procesos.
10. Debilid en los sistemas de información y base
de datos que no permite condiciones de seguridad para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no
autorizado o fraudulento.

Cuando un servidor público se

1. Desconocimiento del alcance del término de Corrupción
apropia, usa o permite el uso
asociada a "Peculado".
indebido de recursos del Estado,
para su propio provecho o el de un
2. Dentro del personal de algunas áreas, se tienen
tercero.
estudiantes que desarrollan sus pasantías y desconocen por
GESTIÓN FINANCIERA
su formación académica (Técnica) este tipo de actuaciones.
Uso de los equipos de computo,
4 X X X X
Peculado en el desarrollo de las actividades vehículos, instalaciones para
3. Falta de interiorización de los valores y principios
asociadas con los procesos misionales beneficio propio.
éticos de algunos individuos que inciden en su
Cuando los contribuyentes del
comportamiento y uso de recursos.
impuesto de Ganado mayor no
4. Desconocimiento del estatuto de Rentas
cumplan la obligacion de la
Deptal o por la omision de los entes y actores responsables
declaraciòn y pago de este
de pagar el impusto de deguello de ganado mayo
impuesto

PROCESOS DESCRIPCION O DETALLE DEL
No. RIESGO
SUSCEPTIBLES RIESGO
Manejo inadecuado en el desarrollo
del proceso de contratación:
GESTIÓN CONTRACTUAL Pliegos de condiciones o términos
de referencia "manipulados",
Inadecuada designación de supervisores de selecciín inadecuada del tipo de
contratos. contratación, filtración de
5 X
información, etc.
Manipulación a las condiciones establecidas
en los pliegos de contratación con el objeto de Designar supervisores que no
favorecer intereses particulares tengan los conocimientos
suficientes para desempeñar las
funciones
GESTIÓN HUMANA
Insuficiente planta de personal de
Falta de funcionarios para cumplir con los acuerdo con los requisitos legales.
procesos misionales a cargo de la entidad.
APOYO
6 a pesar de liquidar el valor de las
GESTIÓN HUMANA
horas extras mediante el sistema
humano, se requiere estructurar el
falta de control administrativo en los
procedmiento a seguir para el
procedimientos de reconocimiento de horas
reconocimiento y control de las
extras
horas extras
IDENTIFICACION
Conductas
Uso Desviar la
Beneficio CAUSAS (Factores internos y externos)
Acción Omisión indebido de gestión de lo particular
Poder público
1. Personal encargado de la supervisión e interventoría, sin
la competencia idónea para el desarrollo de las actividades.
2. Falta de claridad en las funciones a desarrollar como
supervisor o interventor.
3. Estudios Previos superficiales o amañados
X X X
4. Invitación pública amañadas o Direcciónadas
5. Falta de control efectivo sobre el objeto contractual
desarrollado por el contratista y omisión de sanciones.
6. Ineficiente terminación, liquidación de los contratos
1. Los proceso de rediseño organizacional adelantados en
años anteriores no han cubierto la totalidad de necesidades
de la entidad, por lo que se ha continuado con los contratos
de prestación de servicios, para cubrir las falencias de
personal.
X X X 2. Se cuenta con un alto nivel de cargos directivos, que
pueden optimizarse y orientarse hacia niveles profesional y
técnico.
3. Falta de recursos financieros para la ampliación de la
planta y por consiguiente la afectación de los indicadores de
ley, frente al gasto y la inversión.
falta de definicion de un procedimiento administratvio para el
x
recoonocimiento y control de las horas extras
 IDENTIFICACION

APOYO

Conductas

PROCESOS DESCRIPCION O DETALLE DEL Uso Desviar la

No. RIESGO Beneficio CAUSAS (Factores internos y externos)
SUSCEPTIBLES RIESGO Acción Omisión indebido de gestión de lo particular
Poder público

6 a pesar de liquidar el valor de las

GESTIÓN HUMANA
horas extras mediante el sistema
humano, se requiere estructurar el falta de definicion de un procedimiento administratvio para el
falta de control administrativo en los x
procedmiento a seguir para el recoonocimiento y control de las horas extras
procedimientos de reconocimiento de horas
reconocimiento y control de las
extras
horas extras

presentaciòn del informe mensual
administrativos para aplicación de
GESTIÓN HUMANA 1. Falta
de control administrativo en el procedimiento
de liquidaciòn y pago de la Nomina de
pensionados
2. Traifco de influencia - No respetar el
turno de radicaciòn de las PQRS de los
contribuyentes
Falta de oportunidad en la
de notificacion de actos X Falta de personal ideoneo para desempeñar las funciones
novedades de pensionados
Falta de una herramienta que
Falta de una herramienta para comprobar la FE DE VIDA
permita comprobar la FE DE VIDA X
de pensionados
de los pensionados
Amiguismo . se da cuando los
funcionarios no respetan el derecho
iInexistencia de controles en el orden de llegada de las
al turno de las PQRS, presentadas X X
PQRS.
por los contribuyentes de los
impuestos a cargo del Depto

OLGA LUCIA ALFONSO LANNINI

Secretaria de Planeaciòn y Tic

 IDENTIFICACION

Conductas

PROCESOS DESCRIPCION O DETALLE DEL Uso Desviar la

No. RIESGO Beneficio CAUSAS (Factores internos y externos)
SUSCEPTIBLES RIESGO Acción Omisión indebido de gestión de lo particular
Poder público

Revisò: Dainober Esteban Trujillo Perez - Director Planeaciòn para el Desarrollo

Revisò y Consolido: Fanny Moica Susunaga - Profesional Espcializado con el

Apoyo de todas las dependencias involucradas

Fecha de Elaboraciòn: Enero 30 de 2018

 MEDIDAS DE MITIGACION
ADMINISTRACION DEL
CALIFICACION VALORACION RIESGO
EVALUACION
Consecuencia TIPO DE CONTROL

NIVEL DEL
No. EFECTOS (Consecuencias) Lesión de la entidad IMPACTO PROBABILI-DAD
RIESGO
ZONA DE RIESGO CONTROL ADMINISTRACIÓN
y/o beneficio Correctivo Preventivo
particular

Código de buen gobierno y de

Etica actualizado en la
Administración.

Jornadas de inducción y
reinducción para el equipo
directivo.
No se obtienen los resultados esperados y
Implementación del seguimiento al
afecta la evaluación de la gestión a nivel
cumplimiento de los Planes de
nacional, en temas como el Indice X
Acción, definido por la Secretaría
Gobierno Abierto, Indice de Transparencia
de Planeación y TIC
Departamental, etc. por falta de
cumplimiento de las metas definidas.
Aplicaciòn del Decreto 1499 de
2017 y la Resoluciòn 117 de 2017,
Pérdida de recursos financieros, por bajos ZONA DE RIESGO ALTA
donde se definen roles y
niveles de ejecución.
responsabilidades del MIPG y
SIG.
Desarticulación en la operaciòn del Nuevo
Aplicaciòn de procesos y Reducir el riesgo:
Modelo Integrado de Gestión.
procedimientos de los proceos. Implica tomar medidas
3 4 12 encaminadas a disminuir
1 Los procesos de Planeacion e integraciòn X
Moderado Probable Alta la probabilidad (medidas
de los nuevos modelos, se asumen como
de
una obligatoriedad y no como una
prevención).
herramienta necesaria para orientar y
mejorar la gestión del Departamento, lo
cual hace que se ralicen ajustes a ultima
hora, desgaste de funcionarios y de
recuros. -
Desarticulaciòn, Desinformaciòn,
desorganizaciòn e insertidumbre de las
acciones a realizar por dependencias
Causal 6. Puede generar perdida
y o deterioro de las carpetas de la
informaciòn de los pensionados
 nacional, en temas como el Indice
Gobierno Abierto, Indice de Transparencia
Departamental, etc. por falta de
cumplimiento de las metas definidas. MEDIDAS DE MITIGACION

Pérdida de recursos financieros, por bajos ZONA DE RIESGO ALTA ADMINISTRACION DEL
niveles de ejecución. CALIFICACION VALORACION RIESGO
EVALUACION
Desarticulación en la operaciòn del Nuevo
Consecuencia TIPO DE CONTROL Reducir el riesgo:
Modelo Integrado de Gestión.
Implica tomar medidas
3 4 12 encaminadas a disminuir
1 Los procesos de Planeacion e integraciòn X NIVEL
Moderado Probable AltaDEL la probabilidad (medidas
No. de los EFECTOS
nuevos modelos, se asumen como Lesión de la entidad
(Consecuencias) IMPACTO PROBABILI-DAD
RIESGO
ZONA DE RIESGO CONTROL ADMINISTRACIÓN
y/o beneficio Correctivo Preventivo de
una obligatoriedad y no como una particular prevención).
herramienta necesaria para orientar y
mejorar la gestión del Departamento, lo
cual hace que se ralicen ajustes a ultima
hora, desgaste de funcionarios y de
recuros. -
Desarticulaciòn, Desinformaciòn,
desorganizaciòn e insertidumbre de las
acciones a realizar por dependencias
Causal 6. Puede generar perdida
y o deterioro de las carpetas de la
informaciòn de los pensionados

Seguimiento de las actividades en

X
los Consejos de Gobierno

Copias de seguridad de los

sistemas de información.

No hay información para la toma de X Políticas de Operación en los

decisiones. documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
Uso inadecuado de información sustraida. (MECI - NTCGP 1000).

Incumplimiento en la presentación de
informes y reportes solicitados por los
entes de control y demás partes
interesadas. Notificación a las áreas
competentes de las necesidades Evitar el riesgo:
4 5 20 ZONA DE RIESGO para la operación de la “Tomar las medidas
2 Subutilización de los sistemas de X EXTREMA X
Mayor Casi seguro Extrema infraestructura tecnológica, por encaminadas a prevenir
información.
parte de la Oficna de Sistemas de su materialización.
Generación y consolidación de la Secretaría Administrativa
información de carácter manual, ante la
debilidad de los sistemas de información.

Incertidumbre al interior de la organización

por el manejo de la información
Evasiòn del
impuesto de vehiculos
 No hay información para la toma de
decisiones.
MEDIDAS DE MITIGACION
Uso inadecuado de información sustraida.
ADMINISTRACION DEL
Incumplimiento en la presentación de CALIFICACION VALORACION RIESGO
informes y reportes solicitados por los
EVALUACION
entes de control y demás partes
interesadas. Consecuencia TIPO DE CONTROL
Evitar el riesgo:
4 5 20 ZONA DE RIESGO “Tomar las medidas
2 Subutilización de los sistemas de X EXTREMA
No. EFECTOS (Consecuencias) Lesión de la entidad Mayor
IMPACTO Casi seguro
PROBABILI-DAD Extrema
NIVEL DEL
ZONA DE RIESGO CONTROL encaminadas
ADMINISTRACIÓNa prevenir
información. RIESGO
y/o beneficio Correctivo Preventivo su materialización.
Generación y consolidación de particular
información de carácter manual, ante la
debilidad de los sistemas de información.

Incertidumbre al interior de la organización

por el manejo de la información
Evasiòn del Aplicación del Código
impuesto de vehiculos Único Disciplinario
X
Aplicación del estatuto de Rentas
Departamental

Inducción y reinducción del

personal.

Políticas de Operación en los

Pérdida de información
documentos definidos en el
Sistema Integrado de Planeaciòn y Reducir el riesgo:
Pérdida de imagen.
Gestion -MIPG (MECI - NTCGP Implica tomar medidas
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA 1000 y otras). encaminadas a disminuir
3 Sanciones por incumplimiento de normas X X
Moderado Probable Alta la probabilidad (medidas
y tiempos de ley.
Uso del software SAC en la de
Secretaría de Educación y Cultura. prevención).
Sanciones disciplinarias
En el año 2016, se inició la
implementación de una
herramienta tecnológica para el
seguimiento de las PQRS
 Sistema Integrado de Planeaciòn y Reducir el riesgo:
Pérdida de imagen.
Gestion -MIPG (MECI - NTCGP Implica tomar medidas
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA 1000 y otras). encaminadas a disminuir
3 Sanciones por incumplimiento de normas X X
Moderado Probable Alta la probabilidad (medidas
y tiempos de ley. MEDIDAS DE MITIGACION
Uso del software SAC en la de
Secretaría de Educación y Cultura. ADMINISTRACION
prevención). DEL
Sanciones disciplinarias
CALIFICACION VALORACION RIESGO
En el año 2016, se inició la
EVALUACION implementación de una
herramienta tecnológica para el
Consecuencia TIPO DE CONTROL
seguimiento de las PQRS

NIVEL DEL
No. EFECTOS (Consecuencias) Lesión de la entidad IMPACTO PROBABILI-DAD
RIESGO
ZONA DE RIESGO CONTROL ADMINISTRACIÓN
y/o beneficio Correctivo Preventivo
particular

Jornadas de inducción y
reinducción para los servidores
públicos de la Entidad, donde se
X
inlcuyen los derechos, deberes y
prohibiciones que trata el Código
Pérdida de recursos Único Disciplinario
Evitar el riesgo:
Sanciones disciplinarias
2 1 2 “Tomar las medidas
4 X ZONA DE RIESGO BAJA
Rara Vez Imposible Rara Vez encaminadas a prevenir
Deterioro de la imagen institucional
su materialización.
Disminuciòn del recaudo de las rentas
departamentaleas

Aplicación del Código

Único Disciplinario
X
Aplicación del estatuto de Rentas
Departamental
 MEDIDAS DE MITIGACION
ADMINISTRACION DEL
CALIFICACION VALORACION RIESGO
EVALUACION
Consecuencia TIPO DE CONTROL

NIVEL DEL
No. EFECTOS (Consecuencias) Lesión de la entidad IMPACTO PROBABILI-DAD
RIESGO
ZONA DE RIESGO CONTROL ADMINISTRACIÓN
y/o beneficio Correctivo Preventivo
particular

Debilidad en los controles y seguimientos

a los contratos

Apertura de procesos disciplinarios

Aplicaciòn del Modelo integrado de
Planeaciòn y Gestiòn- MIPG.
Errores en los productos entregados
Políticas de Operación en los
documentos definidos en el
Pérdida de recursos de la Entidad Evitar el riesgo:
Sistema Integrado de Gestión.
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA “Tomar las medidas
5 X X (MECI - NTCGP 1000).
Posibilidad de ejecutar actos Moderado Probable Alta encaminadas a prevenir
malintencionados fuera de la Ley, en la su materialización.
Proceso de Gestión Contractual
utilización de funciones y recursos de la
documentado.
Gobernación, por parte de los servidores
públicos y/o particulares que ejercen
Aplicación de la Ley 1474 de 2011.
funciones públicas, con el fin de favorecer
beneficios personales, económicos o de
otra índole relacionados con la
Contratación.

Políticas de Operación en los

documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
(MECI - NTCGP 1000).
Contratación de personal por la modalidad X
de Prestación de Servicios para cumplir Proceso de Gestión Humana
actividades misionales. documentado.
Evitar el riesgo:
Sobrecarga laboral en funcionarios Aplicación de la Ley 1474 de 2011.
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA “Tomar las medidas
6 "claves" de la administración. X
Moderado Probable Alta encaminadas a prevenir
su materialización.
Pérdida de información o de continuidad
en procesos misionales, ante situaciones
ocmo vencimiento del contrato o cambios Aplicación del Código
X
de gobierno Único Disciplinario

documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
(MECI - NTCGP 1000).
Evitar el riesgo:
Falta de definicion de criterios unificados Proceso de Gestión Humana
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA “Tomar las medidas
1 para llevar a cabo el procedmiento y el x x documentado.
Moderado Probable Alta encaminadas a prevenir
control a las horas extras
su materialización.
Aplicación de la Ley 1474 de 2011.
 MEDIDAS DE MITIGACION
ADMINISTRACION DEL
CALIFICACION VALORACION RIESGO
EVALUACION
Consecuencia TIPO DE CONTROL

NIVEL DEL
No. EFECTOS (Consecuencias) Lesión de la entidad IMPACTO PROBABILI-DAD
RIESGO
ZONA DE RIESGO CONTROL ADMINISTRACIÓN
y/o beneficio Correctivo Preventivo
particular

documentos definidos en el
Sistema Integrado de Gestión.
(MECI - NTCGP 1000).
Evitar el riesgo:
Falta de definicion de criterios unificados Proceso de Gestión Humana
3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA “Tomar las medidas
1 para llevar a cabo el procedmiento y el x x documentado.
Moderado Probable Alta encaminadas a prevenir
control a las horas extras
su materialización.
Aplicación de la Ley 1474 de 2011.
Aplicación del Código
Único Disciplinario

Incurrir en sanciones disciplinarias por

Apliacion de la LEY 1437 DE 2011- Evaluaciòn periodica del
parte de los oirganismos de control y 12 ZONA DE RIESGO ALTA
x X X Codigo y procedimiento responsable y
entidades de control fiscal y Alta
administrativo y de lo contencioso seguimiento
administrativas

Incurrir en sanciones disciplinarias por

parte de los oirganismos de control y 3 4 12 ZONA DE RIESGO ALTA Verificar la FE DE VIDA de los Verificaciòn cada dos
X X X
entidades de control fiscal y Moderado Probable Alta pensionados meses
administrativas

Aumento de quejas por parate de los

ZONA DE RIESGO ALTA Verificar el orden de
contribuyentes y mala imagen de la X 0 0 0 X
llegada de los radicados
entidad
 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES

Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

Causa 1 y 3. Desarrollar 2 jornadas de inducción y reinducción con todo

el personal de la Administraciòn Departamental, inclyendo los directivos, Secretaria de Planeaciòn y TIC
para socializar la implementacion del Nuevo Modelo de Planeacion y
Gestiòn - MIPG , su articulaciòn con el SIG y control interno, Socializar X X 2/1/2018 12/31/2018 Equipo de trabajo de
los documentos del Código de Buen Gobierno, Código de Etica, el Manual Comunicaciones- Equipo que lidera
de Administración del Riesgo y el Plan Anticorrupción y de Atención al MIPG - SIG.
Ciudadano.

Secretaría de Planeación y TIC -

Direcciòn de TIC
Causa 1. Complementar el proceso de inducciòn y reinducciòn con
informaciòn pertinente atraves de los diferentes medios de comunicación X X 2/1/2018 12/31/2018 Equipo de trabajo de
(radio, boletines, página web.correos electronicos y redes sociales)) Comunicaciones (Despacho del
Gobernador, Secretaría de Salud y
de Educación)

Causa 3 y 5. Socializar ante la Representante del SIG y CCCI, la

Equipo Coordinador de MIPG -
necesidad de la participaciòn en los procesos de planeaciòn y seguimiento X 2/1/2018 12/31/2018
1 SIG - CCCI.
del nivel directivo .

Causa 2 . Presentar y justificar ante las instancias correspondientes, la

necesidad de definir en la estructura organizacional o a nivel de grupos de
trabajo, un equipo responsable, con dedicaciòn exclusiva, para asumir las
X 2/1/2018 12/31/2018 Equipo coordinador de MIPG - SIG
actividades del MIPG - la integraciòn del SIG . Este equipo de trabajo,
debera contar con funcionarios de planta y dedicación exclusiva dada la
complejidad e importancia del tema.
 1 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES

Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

Causa 4 y 5. Coordinar con la Oficina de Control interno, Realizar el

seguimiento del Plan de Acción institucional y de inversion y de los
X X 2/1/2018 12/31/2018 Equipo coordinador de MIPG - SIG
planes de trabajo que soportan MIPG, de manera integral, con una
aplicación semestral y con participacion de los directivos.

6. Solicitar a los Comites de Gobierno y a los Comites tecnicos de cada

secretaria, socializar al interior las decisiones tomadas sobre las acciones
secretaria de Planeaciìn y TIC -
a realizar por cada dependencia, afin de que los responsables manejen la X 2/1/2018 12/31/2018
Equipo coordinador de MIPG - SIG
informacion de manera articuclada, evitando duplicidad de acciones y
desgaste de recursos

secretaria de Planeaciìn y TIC -

7. Definir un procedimiento que reglamente la consulta de los expedientes
X 2/1/2018 12/31/2018 Equipo coordinador de MIPG - SIG
administrativos de las carpetas de los pensionados y sea probado SIG.
- Fondo de pensiones

Causa 1, 2,3 , 4, 5 y 6. Diseñar e implementar un PLAN DE ACCION

donde se incluyan la descripicón y el cronograma de actividades para el
Secretaría de Planeación y TIC,
buen desarrollo de: mantenimiento preventivo de hardware y software,
Oficina de Sistemas de la
estrategias para la seguridad de la información, definición de necesidades
X 4/1/2018 12/31/2018 Secretaría Administrativa y oficinas
de ajuste en la plataforma tecnológica (redes, instalaciones eléctricas,
de sistemas de las Secretaría de
servidores, etc.) que permitan desarrollar un Plan de Tecnologías de la
Educación y Salud.
Información y Comunicaciones (PETIC), ajustado a los requerimientos de
la Gobernaciòn del Tolima, en armonia con los linemientos del Mintic.

Subcomite de TI y Secretaría de
Causa 1, 2,3 y 4. Analizar en el Subcomitè de TI , las aciones para la
Planeación y TIC, Oficina de
operación y los resultados de la implementación de las estrategias
2 Sistemas de la Secretaría
lideradas por los diferentes equipos de trabajo (TI, Seguridad de la X 4/1/2018 12/31/2018
Administrativa y oficinas de
Información, etc.) de acuerdos con los lineaientos el Gobierno Nacional en
sistemas de las Secretaría de
el marco de la estrategia de Gobierno en Linea.
Educación y Salud.
 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

2
ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES
Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

Causa 5 y 6. Las Secretarias que administran o manejan plataformas

tecnologicas y demas recursos tecnologicos deben Presentar ante el
Oficinas de Sistemas del nivel
Subcomitè de TI, un Diagnostico detallado de necesidades y de los
central (Secretaría Administrativa,
recursos que se requieren para el mantenimiento y actualización de la
Secretaría de Educación y
plataforma tecnológica de la Entidad
Secretaria de Salud) -
X 4/1/2018 12/31/2018
7. Fortalecer las acciones de
Secretaria de
potestad de la Direcciòn financiera de Rentas e ingresos a fin de garantizar
Hacienda -* Direcciòn de Rentas e
el cumplimiento en el reporte de las novedades y actualizacion de la
ingresos
informacion de los vehiculos matriculados por parte de las oficnas de
transito en el Depto.

Causa 1 y 2. Continuar con el programa de Capacitación Institucional,

dirigido a los líderes de atención al ciudadano, en el marco de los
Dirección de Gestión Documental y
lineamientos del Programa Nacional de Servicios al Ciudadano y MIPG, X X 2/1/2018 12/31/2018
Dirección de Talento Humano
para fortalcer los mecanismo de atención en la Admnistración Central. Y
asimismo ser multiplicadores ante su grupo de apoyo.

3
Causa 3. Solicitar a la Secretaría Administrativa la habilitación de las líneas Dirección de Gestión Documental y
telefónicas en los puntos de atención, e implementación en la página web X 2/1/2018 12/31/2018 Apoyo Logístico, Oficina de Prensa
de las estadisticas del uso de los canales de atencion. y Dirección de TIC

Dirección de Gestión Documental y

Causa 4 y 5. Continuar con la implementación del software para la
Apoyo Logístico y Secretaría de
sistematización en el registro, trámite y seguimiento a las PQR X 2/1/2018 12/31/2018
Administrativa (Oficina de
recepcionadas de los usuarios.
Sistemas)

Comité Gobierno en Línea y

Causa 6 y 7.Revisar e implementar los nuevos tramites para Secretaría de Planeación y TIC con
X X 2/1/2018 12/31/2018
Racionalización vigencia 2018, definida en el PAAC el apoyo de los coordinadores de
trámites en cada área

5
 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES

Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

Causa 8 y 9. Realizar seguimiento al cumplimiento del Plan de

Director de Gestión Documental y
Mejoramiento generado como resultado de la Auditoría que realiza
X 2/1/2018 12/31/2018 Apoyo Logístico y Dirección de
anualmente la oficina de Control Interno, sobre los lineamientos definidos
Control Interno
frente a la oprtunidad y eficacia en la atención de PQRS.

Causa 1 y 3. Incluir en las jornadas de inducción y reinducción del

personal, un espacio para socializar los principios y valores èticos, las Secretaria de Planeaciòn y TIC
estrategias en la lucha de la corrupción, las actividades, políticas de X X 4/1/2018 12/31/2018
operación, indicadores, normas y demás aspectos relacionados con el Direcciòn de Talento Humano
desarrollo de los procesos, así como los documentos asociados.

Representante de la dirección para

Causa 2. Realizar seguimientos a través de las auditorías internas de
X 4/1/2018 12/31/2018 el SIG
calidad y de control de la gestión, a los procesos.
Director de Control Interno
7

Secretaria de Planeaciòn y Tic.

Representante de la dirección para
Causa 2 y 3. Realizar jornadas institucionales que promuevan la aplicación el SIG
de los principios y valores institucionales definidos en el Código de Etica
X X 4/1/2018 12/31/2018 Equipo MECI-CALIDAD
4. Socializaciòn y difusion del Estatuto de Rentas del Departmento, a
traves de los diferentes medios Dirección de Talento Humano
Secretaria de Hacienda - Direcciòn
de Rentas e ingresos
 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES

Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

Causa 1, 2 y 3. Incluir en el Plan de Capacitación institucional, jornadas Dirección de Talento Humano

de capacitación asociadas con la adecuada operación del proceso de
8 X 4/1/2017 5/30/2017
Gestión Contractual, especialmente en temas como supervisión e Direcciòn de Asuntos juridicos -
interventoría, análisis de conveniencia, definición de riesgos, etc. Dirección de Contratación

Causa 1,2,3 y 4. Adelantar un proceso de rediseño organizacional y

modenización de la entidad, en donde se tenga en cuenta los
compromisos definidos en el Plan de Desarrollo y la optimización de los
cargos de planta disponibles.
Secretaría Administrativa
1. Realizar Estudio Técnico con la participación de todos los actores 9 X X 4/1/2018 12/31/2018 Dirección de Talento Humano
2. Solicitar facultades a la Asamblea Departamental para la
implementación del rediseño
3. Expedir los actos administrativos como resultado de la aplicación del
rediseño
4. Socializar los resultados con todo el personal y los diferentes actores

1. documentar el procedimiento horas extras

Secretaría Administrativa
2. estructurar la base normativa
10 x x 3/1/2018 12/31/2018 Dirección de Talento Humano
3. actualizar el procedimiento en el SIG
4. sistematizarlo de ser posible desde su reconicimiento
 ADMINISTRACION

Naturaleza de las acciones CRONOGRAMA

ACCIONES A INICIAR No. Debilidad Comporta- RESPONSABLES

Amenaza Capacidad Arreglo
institucional miento Fecha de inicio Fecha de Fin
(externa) institucional institucional
(interna) individual

1. documentar el procedimiento horas extras

Secretaría Administrativa
2. estructurar la base normativa
10 x x 3/1/2018 12/31/2018 Dirección de Talento Humano
3. actualizar el procedimiento en el SIG
4. sistematizarlo de ser posible desde su reconicimiento

Realizar seguimiento al responsablle del proceso de notificaciones de

actos administrativos por parte de la Direcciòn de pensiones , de tal forma 11 X 3/1/2018 12/31/2018 Direcciòn de pensiones
que se de cumplimiento a los termios de Ley.

Realizar seguimiento y monitoreo al funcionamiento y aplicación de la

Oficina de sistemas y Direcciòn
herramienta - presentaciòn de informes bimestrales. ( Riesgo mitigado - se 12 X 1/1/2018 12/31/2018
Fondo de pensiones
realiza seguimiento)

1. Realizar capacitaciones y sensibilizaciòn a los funcionarios

responsables del proceso de respetar el turno de llegada de las PQRS. Secretaria de Hacienda Direcciòn
13 X X 2/1/2018 12/31/2018 Rentas e ingresos - Talento
2. realixzar clasificaciòn de los diferentes tipos de Humano
PQRS por tipo de procedimiento que requiere para su resoluciòn
 Código: MAP-MC-004

Versión: 05

Vigente desde:
Enero 30 de 2017

ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

No. Jornadas de reinducción

2
adelantadas

No. de mensajes de difusión de temas

anticorrupción , practicas de buen 4
Gobierno.

No. Socializaciones realizadas 2

No. Actas de Reuniones realizadas 1

ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

No. Actas de Reuniones realizadas 3

No. De solicitudes enviadas a los

100%
Comites

Pocedimiento elaborado, aprobado e

100%
implementado

Plan diseño e implementado 1

No. De de requerimientos presentados

2
al Subcomite de TI
ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

Informe de necesidades para la

actualización y mejora de la plataforma
tecnológica
2
Seguimiento a las asignación de
recursos
No. De requerimientos realizados
a las sedes operativas de transito

No. Jornadas de reinducción

2
adelantadas

No. De capacitaciones realizadas en los

temas de atención al ciudadano 2

No. De funcionarios capacitados en 50 funcionarios

temas relacionados con atención al mínimo
ciudadano.

% de implementación del software de

100%
PQR

Estrategia implementada 1
ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

% de cumplimiento del Plan de

Mejoramiento como resultado de la 80%
auditoría de Control Interno

No. Jornadas de reinducción

1
adelantadas

No. De auditorías internas de calidad y

de control de la gestión realizadas a los 1
procesos

No. Jornadas institucionales para

promover los principios y valores del
Código de Etica y las practicas de
1
buen gobierno
No. De socializaciones y difusion del
estatuto de Rentas
ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

No. De capacitaciones realizadas en los

temas asociados con Gestión 1
Contractual

Implementación del rediseño

organizacional y de modernización de la 1
entidad

procedimiento actualizado y
documentado en SIG ( GUIA o 1
MANUAL)
ADMINISTRACION

META PARA EL
INDICADOR
2017

procedimiento actualizado y
documentado en SIG ( GUIA o 1
MANUAL)

No de capacitaciones brindadas y
100%
seguimientos realixzados

No. De Seguimientos realizado 100%

No. De capacitaciones y
100%
sensibilizaciones realizadas