Planear es tomar decisiones, control es evaluar las decisiones,
incluyendo la de no hacer nada, una vez que se han tomado.
El proceso de control involucra cuatro pasos:
1) Pronosticar los resultados de las decisiones en las forma de
medidas de rendimiento 2) Reunir la información sobre el rendimiento real 3) Comparar el rendimiento real con el pronosticado 4) Cuando se detecte una decisión deficiente, corregir el procedimiento que la produjo y corregir sus consecuencias hasta donde sea posible
Los sistemas de control, de toma de decisiones y de información a los
ejecutivos son subsistemas del sistema de administración.
La mayoría de los directivos tienen una sobrecarga de información y
deben pasar mucho tiempo separando información que les sea útil, la condensación y el filtrado de información es una parte esencial de un sistema de información administrativa, los diseñadores de un sistema de administración deben saber qué información necesitan los ejecutivos, éstos deben tener plena conciencia de qué tipo de decisiones van a tomar y tener un modelo adecuado de cada uno de ellos.
Los sistemas de información son subsistemas de los sistemas de
administración y no se les puede diseñar adecuadamente sin tomar en cuenta la toma de decisiones y el control. La estructura de la empresa y las medidas de rendimiento deben corregirse antes de que se abran las compuertas y se permita el flujo libre de información entre las partes de la compañía, un ejecutivo no tienen que saber cómo funciona un sistema de información sino cómo usarlo.
Se debe diseñar un sistema de información como un subsistema y
como parte integral de un sistema de administración y de esta manera relacionarlo estrechamente con los sistemas de decisión y control, los ejecutivos reciben instrucciones e información de diversas fuentes que incluyen la especificación de objetivos y metas a lograr y medidas de rendimiento que se refieren a lo mismo, con estos datos la administración toma las decisiones directamente cuando no hay modelos disponibles y luego da instrucciones al sistema que dirige, donde éstas se ejecutan o dialogan con los modelos apropiados de decisión, modelos que pueden estar en una computadora u operados manualmente por un grupo de investigación administrativa, los gerentes proponen distintas alternativas de un problema a un modelo, el modelo desarrolla una evaluación comparativa de estas proposiciones y retroalimenta el resultado a los administradores, que pueden seleccionar algunas de ellas o continuar el diálogo hasta que se llegue a un punto satisfactorio o se agote el tiempo, con el tiempo los directores toman una decisión, emiten sus instrucciones al sistema y notifican al modelo sobre la selección hecha, entonces el modelo predice el resultado en términos de rendimiento y envía su pronóstico, la memoria retiene los pronósticos hasta que recibe información sobre el rendimiento real del banco de datos y los compara y si encuentra una diferencia considerable la comunica como una desviación, se envía el informe a los ejecutivos del estado de las decisiones tomados con o sin modelos, el grupo de investigación y administración intenta encontrar las causas de las desviaciones y en algunas ocasiones modifican los modelos hasta ser adecuados, los ejecutivos vuelven a hacerse cargo de las decisiones hasta tener un modelo corregido.
Un ciclo completo de decisiones consiste de tres etapas:
1) Identificación de síntomas 2) Diagnóstico 3) Prescripción
La prescripción es la toma de decisiones, el diagnóstico es lo que
interviene en el desarrollo de modelos explicativos de decisiones, en el caso de identificación de síntomas se dispone de toda una tecnología para definir la normalidad del comportamiento de un sistema y para descubrir las desviaciones de la misma, la tecnología es el control estadístico de calidad.
Por medio del análisis estadístico anterior es posible definir la
conducta normal, la aplicación de este análisis a una variedad de rendimiento del sistema puede descubrir una variación, también se puede comprobar una desviación al comparar sistemas similares.
Los sistemas de información de síntomas pueden programarse para
informar solamente de conductas no acostumbradas.
Un comité de revisión de la planeación es útil ya que debe vigilar la
ejecución de un plan estratégico y examinar constantemente sus resultados, es útil organizar seminarios y reuniones de discusión en la que intervienen expertos de la compañía o externos.