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IEH GRUCON S.A.

Código: IN-12-003

ADMIISTRACIÓN Y LOGISTICA Versión 2

Instructivo de Mensajería Fecha: 2017-02-28

1. Objeto:

Organizar, Supervisar y Desarrollar con eficacia las actividades programadas diariamente en el proceso de mensajería, con
el fin de contribuir al crecimiento de las diferentes áreas de la empresa.

2. Alcance:

Aplica para todos los procesos que requieran la realización de actividades de mensajería.

3. Justificación:

Asegurar que los servicios de mensajería sean eficientes para la organización.

4. Definiciones:

Mensajería: está definido como la información que el emisor envía al receptor a través de un canal determinado, o medio
de comunicación.

5. Disposiciones:

ACTIVIDAD RESPONSABLE CUANDO COMO


1. Recibir las solicitudes de Coord. Admón. y Diariamente en dos Se recibirá la correspondencia en
Mensajería, de entrega o Logística y Horarios: horario así:
recogida de mercancías, Asistente
documentos y demás Administrativo 1. - 1:00 pm a 1:30 pm 1. será la que se tramite el mismo día
necesidades originadas 2. - 5.00 pm a 5.30 pm en las horas de la tarde y en horario
diariamente.
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2. será la que se tramite al día


siguiente. ESTOS HORARIOS
ESTÁN SUJETOS A LA CANTIDAD
DE SOLICITUDES RECIBIDAS
Una vez recibida todas las solicitudes
y según la importancia, se registraran
2. Clasificar y Priorizar las en el formato Programación y Control
Coord. Admón. y
actividades recibidas según la Diario de Mensajería, que será
Logística y/o
importancia dado por la Diariamente diligenciado por el área
Asistente
persona que solicita el administrativa, de lo cual el solicitante
Administrativo
servicio podrá visualizar el registro y la
prioridad que se asignó a cada
actividad.
Nota: Diariamente de 8:00 am a 9:00am se
organizarán las vueltas, por lo tanto si hay
alguna urgencia se puede programar en este
horario.
Entablando comunicación
permanente con los solicitantes con
3. Prever la solicitud de respecto a las actividades de carácter
Coord. Admón. y
actividades urgentes que urgente, reprogramando las
Logística y Asistente Diariamente
afecten la programación ya actividades y su priorización
Administrativo
establecida. respectiva, además de pedir
autorización de recurso de personal
cuando coincidan varias actividades.
4. Verificar el cumplimiento de Recibiendo y verificando la planilla de
Coord. Admón. y Al finalizar las jornadas
las actividades descritas en la entrega de documentación la cual
Logística y Asistente de trabajo en la
programación diaria de debe incluir la fecha, el sello de
Administrativo mañana y en la tarde
mensajería. radicado, la hora de recibido.
5. Evaluar el desempeño Gerencia – área Ocasionalmente: Evidenciando mejoras en el proceso
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eficaz del proceso mediante puede ser semanal o de mensajería (oportunidad-rapidez-


administrativa
revisiones internas mensual control)

Para un servicio eficiente en la mensajería tenga en cuenta lo siguiente:

 El asistente administrativo y/o Coordinador administrativo, funcionarios de IEH GRUCON S.A., serán las personas
responsables del proceso de mensajería, (recibir las solicitudes de Mensajería, de entrega o recogida de mercancías,
documentos y demás necesidades originadas diariamente). Los mensajeros no atenderán ninguna solicitud realizada por
personas distintas a las responsables del proceso.

 Las diligencias empresariales tendrán siempre prioridad sobre las diligencias personales y estas se canalizarán de la
misma manera como si fueran parte de la empresa, siempre y cuando no sean recibos con fechas vencidas, reclamaciones
o trámites que dispongan de mucho tiempo e interfieran en el desarrollo de las actividades programadas para la empresa.

 Los mensajeros en la mañana saldrán de la oficina máximo a las 9:15am y en la tarde, máximo a las 2:15 p.m. (sujeto a
restricciones o modificaciones)

 Las necesidades que se originen de carácter urgente, deben estar bien definidas y claras, siendo coordinadas únicamente
por los responsables del proceso.

 Los mensajeros no podrán modificar la Planeación diaria, sin previo acuerdo y autorización de las personas encargadas del
proceso.

 Los horarios están sujetos a la cantidad de solicitudes recibidas, ya que se puede presentar que los mensajeros ocupen
todo el día en las actividades programas y no regresen a la oficina en los horarios establecidos, lo cual estará coordinado y
autorizado por las personas responsables del proceso.

 Los talonarios y/o recibos de consignación deben ser entregados debidamente diligenciados. Esto con el fin de ahorrar
tiempo y evitar confusiones en números de cuentas.
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 Indique opciones o qué hacer si la oficina está cerrada, o el destinatario no se encuentra, e igualmente informe los horarios
de atención en las respectivas entidades.

 Para efectos de pagos empresariales que exijan efectivo o cheque de gerencia, se sugiere utilizar la opción de cheque de
gerencia, en caso de que no sea posible, para el cambio de este cheque y si el pago no es en el mismo banco en el que se
cambia y excede de $ 1´500.000 el mensajero debe ir acompañado por alguien de la respectiva empresa.

 Para la realización de pagos personales el monto diario máximo en efectivo es de $ 500,000, y si es cambiando cheque y
pagando en el mismo banco, el monto podrá ser mayor.

 Se recomienda al personal hacer los pagos de tarjetas de crédito, servicios públicos, etc. por Internet en lo posible y/o con
cheque cruzado o girados a nombre de las diferentes entidades, ya que no es conveniente que la mensajería esté de un
banco a otro con dinero en efectivo.

 Queda rotundamente prohibido a TODO el personal entregar vueltas directamente a los mensajeros, éstas deben
entregarse únicamente a las personas responsables del proceso, ya que las vueltas deben quedar relacionadas de manera
detallada y así tener un control sobre las mismas.

 IEH GRUCON S.A.: No se hace responsable por pérdida de dinero de diligencias personales o empresariales con cheques
al portador o con algún riesgo de ser cobrados por terceros.

6. Últimos cambios en este documento:

No aplica

7. Registro:

Los registros resultantes de esta actividad quedan contenidos en el servidor de la Empresa.


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 Formato Programación y Control Diario de Mensajería. FR-12-014

8. Control:

Su adecuado y eficaz funcionamiento se controlara por medio del registro de la información guardada en el servidor, por
parte del área de sistemas. El seguimiento a esta actividad será realizado por la administración.

9. Observaciones:

2012-12-06 Se realiza revisión del procedimiento por el proceso HSEQ, se revisa ortografía y redacción, se amplía vigencia
del documento por un año más.
2014-01-04 Este documento ha sido refrendado, por la Profesional SISO, sin introducir cambio en su contenido, se amplía
vigencia del documento por un año más.
2017-02-18 Se realiza modificaciones al contenido del instructivo por el área de Administración y Logística,

10. Administración:

Elaboración:
Escrito por Tito Martínez Beltrán
Revisión:
Revisado por Claudia Karime Olave
Aprobación:
Aprobado por Linda Marcela Sanabria
Comentaristas:

Responsabilidades de la fase activa


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Si conoce de alguna acción que contravenga el contenido de este documento, por favor informe respecto a la
persona quien ejerce la siguiente función:

Próxima revisión:
2018/02/28
Divulgación realizada:
Se envía correo a todo el personal notificando la creación del documento.

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