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Module 10: Les dossiers du personnel

Trousse d'outils RH BioTalent


Mise à jour 2010
BioTalent Canada et Le PetriDish sont des marques de commerce enregistrées de BioTalent Canada. BioTalent Canada est de marque de commerce de BioTalent Canada.
BioTalent Canada aide l’industrie bioéconomique La boîte à outils en ressources humaines de BioTalent
canadienne à prospérer à l’échelle mondiale. Une comprend les éléments suivants :
organisation nationale sans but lucratif formée Module 1 : Introduction
d’innovateurs à la tête de la bioéconomie du pays,
Module 2 : La planification des ressources humaines (mise à
BioTalent Canada va au-devant des besoins et crée de
jour 2010)
nouvelles possibilités par le biais de la mise au point
d’outils, de documents et de programmes d’amélioration Module 3 : Le recrutement, la sélection et l’embauche (mise
des compétences à l’intention des ressources humaines à jour 2010)
permettant à l’industrie de trouver des personnes prêtes à Module 4 : Le développement des ressources humaines
occuper un emploi. (mise à jour 2010)
En lien direct avec un réseau de chefs de file de la Module 5 : La rémunération et les avantages sociaux
bioéconomie canadienne, BioTalent Canada est
Module 6 : La diversité (mise à jour 2010)
l’organisation-ressource de l’industrie en matière
d’information sur les ressources humaines et Module 7 : Les heures de travail, les jours fériés et les congés
d’amélioration des compétences. BioTalent Canada est un Module 8 : Les relations de travail
conseil sectoriel canadien, l’une des nombreuses
Module 9 : Le départ et la retraite des employés
organisations de partenariat créées pour résoudre les
problèmes d’amélioration des compétences dans les Module 10 : Les dossiers du personnel (mise à jour 2010)
secteurs clés de l’économie. Module 11 : La santé et la sécurité au travail
Les conseils sectoriels ont un effet unificateur en ce sens Module 12 : Les droits de la personne
qu’ils font collaborer les entreprises, les travailleurs, les Module 13 : Le réseau informatique et l’accès à Internet
éducateurs, les associations professionnelles et le
Module 14 : L’engagement et la conservation des employés
gouvernement dans le cadre d’une alliance stratégique qui
(mise à jour 2010)
se concentre sur la détermination des compétences
précises et des ressources humaines qui permettront aux Tous les liens externes mentionnés dans la boîte à outils en
secteurs concernés de prospérer. Les conseils sectoriels ressources humaines de BioTalent étaient actifs en août 2008.
© 2010 BioTalent Canada.

mettent en lumière les progrès technologiques, la Pour télécharger ces modules ainsi que les annexes
planification des ressources humaines, les possibilités de personnalisables, veuillez vous rendre à www.biotalent.ca.
formation et l’analyse des tendances dans l’industrie afin
de permettre aux entreprises de mieux se préparer aux
développements en cours, et à venir.

Ce projet est financé l'entremise du Programme des conseils sectoriels du gouvernement du Canada.
Les dossiers du personnel

MODULE 10.  LES DOSSIERS DU PERSONNEL ........................................................................................2 


10.1  Le contenu des dossiers.............................................................................................................................................. 2 
10.1.1  L’énoncé de la politique ............................................................................................................................ 2 
10.1.2  Les procédures ............................................................................................................................................. 2 
Les dispositions et restrictions législatives ................................................................................................................ 5 
10.1.3  Les responsabilités ...................................................................................................................................... 6 
10.2  Le stockage de l’information et l’accès à celle-ci................................................................................................ 6 
10.2.1  L’énoncé de la politique ............................................................................................................................ 6 
10.2.2  Les procédures ............................................................................................................................................. 6 
Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents ...................................................................... 7 
10.2.3  Les responsabilités ...................................................................................................................................... 8 

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Les dossiers du personnel

Module 10. LES DOSSIERS DU PERSONNEL


NOTE : Les informations que BioTalent Canada a incluses dans la boîte à
outils sont fondées sur les meilleures pratiques actuelles. Nous
encourageons les propriétaires d’entreprise à adapter ces
renseignements à leur propre situation. Lorsque des éléments sont
considérés comme indispensables ou sont fortement recommandés,
nous le signalons explicitement.

10.1 Le contenu des dossiers


10.1.1 L’énoncé de la politique
L’entreprise reconnaît l’importance de conserver des renseignements pertinents sur
les employés à utiliser à l’avantage des employés et de l’employeur. L’entreprise
tiendra des dossiers confidentiels, exacts, complets et à jour sur les employés
conformément aux lois provinciales et fédérales.

10.1.2 Les procédures


L’entreprise tiendra un dossier au sujet de chaque employé, peu importe sa situation (p. ex.,
temps partiel, temporaire). Les dossiers doivent contenir tous les renseignements requis en
vertu des lois provinciales et les renseignements requis ou utiles pour la gestion efficace des
ressources humaines.

Renseignements au sujet de l’employé

Le dossier peut  Le nom de l’employé, son adresse et sa date d’embauche


comprendre les  Sa date de naissance, si l’employé est étudiant ou a moins de 18 ans
renseignements
ci-contre.  Tous les renseignements qui doivent figurer sur les fiches de paie et
d’indemnité de congé payé
 Toutes les vacances que l’employé prend
 Tous les documents relatifs aux congés de maternité, aux congés parentaux
et aux congés d’urgence personnelle

L’entreprise peut avoir besoin des renseignements ci-dessous.

Les renseignements  Le titre du poste que l’employé occupe et sa date d’entrée en fonctions
relatifs au poste  La plus récente description du poste

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Les dossiers du personnel

Renseignements au sujet de l’employé

Les renseignements  Le dossier de scolarité complet et des copies des diplômes et des certificats
relatifs à la sélection  Un exemplaire du CV
et au développement
de l’employé  Le niveau de scolarité, les cours suivis et les certificats obtenus
 Les établissements d’enseignement fréquentés
 Les compétences, les domaines de spécialité et les connaissances
 L’expérience
 Les résultats des entrevues, des vérifications de références et des autres
évaluations
 Un exemplaire des lettres d’offre d’emploi, des conditions d’emploi et des
contrats de travail
 Les évaluations du rendement signées, comprenant des plans de
perfectionnement
 Les résultats de la période probatoire
 Les lettres de reconnaissance et les prix obtenus
 Les mesures disciplinaires prises contre l’employé, c’est-à-dire les lettres de
réprimande, les avertissements et les punitions

La rémunération et  Le taux de salaire de l’employé et son salaire brut et net par période de paie
les avantages sociaux  Le taux de salaire en cas d’heures supplémentaires
 La date des changements au taux de salaire des heures régulières et des
heures supplémentaires
 Les congés pris à la place du paiement d’heures supplémentaires
 Le montant des déductions faites au salaire de l’employé et l’utilité de
chaque déduction
 Tout formulaire signé par rapport aux déductions
 Toute indemnité de séjour, tout avantage et tout autre paiement auxquels
l’employé a droit
 L’aide à la réinstallation
 L’assurance collective
 Les contributions au régime d’épargne-retraite
 Les périodes de paie
 La somme versée à chaque paie après déductions et le détail des
déductions
 Les demandes de paiement d’indemnités
 Les sommes payées pour les heures supplémentaires, les vacances, les jours
fériés et les congés de décès
 Les indemnités de départ (retenues durant cinq ans)
 Le remboursement des études et du perfectionnement professionnel

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Les dossiers du personnel

Renseignements au sujet de l’employé

Les heures de travail,  Toute entente relative à un horaire réaménagé ou flexible


les jours fériés et les  Des exemplaires des formulaires de congé et d’heures supplémentaires, qui
congés comprennent les renseignements ci-dessous :
- le nombre d’heures travaillées par l’employé chaque jour et chaque
semaine
- les dates des vacances et des jours fériés
- la valeur de la banque d’heures utilisée par l’employé, la quantité
restante, les heures supplémentaires payées et les dates des congés
- les congés de maladie utilisés et les certificats médicaux pertinents
- les dates des congés de décès accordés
- les congés demandés et pris pour d’autres raisons
- le nombre de jours de maladie accumulés et reportés d’une année à
l’autre
- les renseignements sur les congés de maternité et les congés parentaux

Les relations de travail  Les événements et actions en matière disciplinaire


 Les lettres de réprimande, les avertissements et les punitions
 Les actions convenues et les résultats des procédures de résolution de
conflit

Le départ ou la  La lettre de démission


retraite de l’employé  La lettre de licenciement, les raisons de celui-ci et l’avis remis
 Tous les documents qui constituent le dossier de licenciement
 Les ententes de cessation d’emploi signées

Les droits de la  Tout résultat d’une éventuelle enquête en matière de harcèlement


personne et l’accès à  Tout document relatif aux droits de la personne ou à des décisions en
l’égalité d’emploi matière d’accès à l’égalité d’emploi ou d’équité salariale au sujet de
l’employé

Il est possible que  Le numéro d’assurance sociale


l’entreprise demande  Le sexe
les renseignements
ci-contre à l’employé,  Un nom et un numéro de téléphone en cas d’urgence
mais celui-ci a le choix  Toute information utile en cas d’urgence, par exemple si l’employé est
de les fournir ou non. allergique à un médicament

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Les dossiers du personnel

Les dispositions et restrictions législatives


Les renseignements qui suivent ne peuvent pas être demandés par l’employeur et peuvent
uniquement être fournis sur une base volontaire : le groupe ethnique, la religion, l’état civil et
tout autre renseignement protégé par le code des droits de la personne pertinent (sauf le sexe
et les renseignements en cas d’urgence, tel qu’il est précisé ci-dessus).

 Pour plus de renseignements sur le code des droits de la personne


qui vous concerne, veuillez vous rendre sur le site de la
commission des droits de la personne de votre province.

Alberta Human Rights and Citizenship Commission

British Columbia Human Rights Tribunal

Commission des droits de la personne du Manitoba

Commission des droits de la personne du Nouveau-Brunswick

Newfoundland Human Rights Commission

Northwest Territories Human Rights Commission

Nova Scotia Human Rights Commission

Commission ontarienne des droits de la personne

Prince Edward Island Human Rights Commission

Québec – Commission des droits de la personne et des droits de la


jeunesse

Saskatchewan Human Rights Commission

Yukon Human Rights Commission

L’entreprise conservera les renseignements au sujet de l’employé durant la période fixée par
les lois provinciales ou fédérales.

 À ce sujet, nous vous renvoyons à la Loi sur la protection des


renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE)
sur le site pour toutes les provinces sauf celles qui figurent ci-
dessous.

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Les dossiers du personnel

La Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act

L’Alberta : Personal Information Protection Act

Le Québec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans


le secteur privé

L’Ontario : Une partie de la Loi sur la protection des renseignements


personnels sur la santé

10.1.3 Les responsabilités


L’énoncé de responsabilités qui figure au point 10.2 concerne l’ensemble de la tenue des
dossiers du personnel et s’applique également au point 10.1. Voir ci-dessous. Sont traités : la
tenue des dossiers (10.1) et l’accès à l’information (10.2).
Voici les responsabilités du propriétaire de l’entreprise :
 S’assurer que la tenue des dossiers du personnel s’effectue conformément à la
présente politique.
 S’assurer que les dossiers du personnel sont à jour.
Voici la responsabilité de l’employé :
 Revoir régulièrement le contenu de son dossier afin de s’assurer que les
renseignements sont exacts, à jour et tenus conformément à la présente politique.

10.2 Le stockage de l’information et l’accès à celle-ci


10.2.1 L’énoncé de la politique
L’entreprise n’accordera l’accès aux dossiers du personnel qu’en cas de nécessité
réelle. Les personnes qui pourraient avoir un motif légitime de consulter les dossiers
sont le propriétaire de l’entreprise, les superviseurs et celles ayant des
responsabilités financières (p. ex., au sujet de la paie ou des avantages sociaux).

10.2.2 Les procédures


Les personnes autorisées (voir l’énoncé de la politique) accéderont uniquement aux
renseignements nécessaires à l’accomplissement de leurs tâches. Par exemple, seules les
personnes qui ont des responsabilités financières accéderont aux renseignements au sujet des
avantages sociaux.
Les employés ont le droit de consulter le contenu de leur dossier, dans son ensemble, à tout
moment sous réserve d’un délai d’avis raisonnable, et d’obtenir des exemplaires de tous les

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Les dossiers du personnel

documents qui figurent à leur dossier. Les employés peuvent aussi demander que des
renseignements soient inclus à leur dossier (p. ex., des lettres de recommandation).
L’entreprise doit conserver les dossiers dans une zone sécurisée, sous clé. Elle doit s’assurer
qu’aucun renseignement n’est copié, distribué ou retiré de la zone sécurisée sans la
permission du propriétaire de l’entreprise.
La Loi sur la protection des renseignements personnels concerne la collecte, l’utilisation, la
divulgation, la conservation et l’élimination des renseignements personnels de tous les
employés des institutions gouvernementales – fédérales, provinciales et municipales. Les
gouvernements doivent gérer les renseignements au sujet de leurs employés d’une manière
qui tient compte des principes de confidentialité, d’exactitude et de pertinence de la Loi sur la
protection des renseignements personnels.
Tel qu’il est énoncé dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents
électroniques (LPRPDE), le consentement de l’employé est requis pour la transmission des
renseignements qui le concernent à un tiers en vue d’un contrat ministériel, en particulier avec
un ministère ou un organisme fédéral ou avec une société d’État.
L’entreprise doit se tenir au courant de toutes les lois en vigueur. De nombreuses provinces
ont leurs propres lois en matière de protection des renseignements personnels. En voici
quelques exemples :
 L’Alberta et la Colombie-Britannique : Personal Information Protection Act (PIPA)
 La Colombie-Britannique : Freedom of Information and Protection of Privacy Act
(FIOPPA)
 Le Québec : Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé
(LPRPSP)

Les exigences en ce qui concerne la conservation des documents


Le propriétaire de l’entreprise doit conserver les documents pour une durée précisée dans les
règlements nationaux et provinciaux ou territoriaux évoqués ci-dessous.

Nombre d’années pendant lesquelles les documents doivent


être conservés

Canada 3 ans* (après le travail effectué et aussi après la cessation d’emploi)


 Inclure les dates de début et de fin d’emploi

Alberta 3 ans (après la création du document)

Colombie-Britannique 2 ans (après la cessation d’emploi)

Manitoba 3 ans (après la création du document)

Nouveau-Brunswick 3 ans (après le travail effectué)

Terre-Neuve-et-Labrador 4 ans (après le travail effectué)

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Les dossiers du personnel

Nombre d’années pendant lesquelles les documents doivent


être conservés
Nouvelle-Écosse 1 an (après le travail effectué)

Nunavut 2 ans (après la création du document)

Ontario 3 ans* (après la cessation d’emploi ou après le travail effectué). Inclure le


nom de l’employé, son adresse et la date de début d’emploi.
La date de début des 3 ans varie, selon les critères ci-dessous.
 Au sujet des vacances : 3 ans après la création du document
 L’âge de l’employé, le nombre d’heures travaillées chaque jour ou
semaine et les fiches de paie ou de salaire : 3 ans après les 18 ans de
l’employé ou sa cessation d’emploi, selon la première éventualité
 Au sujet des congés : 3 ans après la fin du congé
 Les heures excédentaires et le calcul de la moyenne des heures :
3 ans après le dernier jour où l’employé a travaillé en vertu de
l’entente

Î.-P.-É. 3 ans (après le travail effectué)

Québec 3 ans (après le travail effectué)

Saskatchewan 5 ans (après la cessation d’emploi)

Yukon 1 an (après le travail effectué)


Source : Ceridian

10.2.3 Les responsabilités


Voici la responsabilité du propriétaire de l’entreprise :
 Veiller à limiter l’accès au dossier de l’employé et garantir la confidentialité de son
contenu.

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Un solide conseil d’administration
Le conseil d’administration est composé d’experts du domaine des RH : des chefs de direction, des directeurs financiers et des
directeurs scientifiques de partout au Canada qui possèdent une expérience des finances et du secteur et qui représentent les
entreprises et les organisations de la bioéconomie canadienne. BioTalent Canada n’est pas une association mutuelle et compte donc
sur l’orientation que lui fournit son dynamique conseil d’administration bénévole.

Bob Ingratta Patrick Girouard Linda Lupini


Président Président Vice-présidente principale
Fast-Trak Strategies AgroNovita Inc. Ressources humaines et développement organisationnel
Vancouver (BC) Ottawa (ON) QLT inc.
Vancouver (BC)
François Schubert Denis Kay
Directeur Général, Administration Dirigeant principal scientifique Lucie Morin
L’Institut de recherche-Centre Universitaire de Santé McGill Neurodyn Inc. Conseillère principale, ressources humaines
Montréal (QC) Charlottetown (PE) PEI BioAlliance
Charlottetown (PE)
Christopher Adams (trésorier) Wilf Keller
AdamsRevers Président-directeur général Julia O’Rawe
Toronto (ON) Genome Prairie et Ag-West Bio VP adjointe, RH Canada et RH Mondiales Partenaire R&D
Saskatoon (SK) Sanofi Pasteur
Norma K. Biln
Toronto (ON)
Président-directeur général Steven Klein
Augurex Life Sciences Corp. Directeur, Développement des Affaires Jim Smith
North Vancouver (BC) labopharm Directeur général
Laval (QC) Food Technology Centre, Prince Edward Island
Anne-Marie Bonneau
Charlottetown (PE)
Vice-présidente et directrice de l'exploitation Victor Knopov
Aurelium BioPharma inc. Président et chef de l’exploitation Lee D. Wilson
Montreal (QC) Diversified Bio-Medics, Inc. Professeur adjoint, département de chimie
Richmond (BC) Université de Saskatchewan
Paul Braconnier
Saskatoon (SK)
Président-directeur général et co-fondeur Janet LeClair
Global IQ Inc. Ressources humaines Colette Rivet (Secrétaire)
Edmonton (AB) Toronto Centre for Phenogenomics Directrice exécutive
Toronto (ON) BioTalent Canada
Ottawa (ON)

Rapports de BioTalent Canada


Créer des possibilités - Les besoins en ressources humaines dans les sous-secteurs de la bioénergie, des biocarburants et de la
biotechnologie industrielle (2009)
Segmentation des données - Information sur le marché du travail en biotechnologie au Canada, région par région (2008)
Regroupement des données – Le rôle essentiel des ressources humaines dans la bioéconomie canadienne – Un rapport sur le
marché du travail (2008)
Combler le fossé – Offrir des occasions d’entrer dans l’industrie de la bioéconomie aux Autochtones du Canada (2008)
Faites l’expérience de la biotechnologie – Le Défi BioTalent Sanofi-Aventis – Former la main-d’ouvre de demain (2008)
Le quotient de l’expérience – Comment s’assurer que les jeunes diplômés sont correctement préparés à travailler au sein du
secteur de la bioéconomie (2008)
Établir la séquence – Le marché du travail dans la bioéconomie canadienne (2007)
Titres des postes en biotechnologie (2007)
Reconnaître le talent — Les professionnels formés à l’étranger : des compétences qui s’intègrent à une bioéconomie dynamique –
www.biotalent.ca • Téléphone: 613-235-1402

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