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IEH GRUCON S.A.

Código: IN-12-004

ADMINISTRACIÓN Y LOGISTICA Versión: 1

INSTRUCTIVO LEGALIZACIÓN DE PRESUPUESTO OFICINA DE


Fecha: 2017-02-28
CAMPO

1. OBJETO
Explicar la manera adecuada como se debe realizar el formato AL-26 V.3 “LEGALIZACION DEL PRESUPUESTO OFICINAS DE CAMPO, que es
asignando mensualmente a los proyectos.

2. ALCANCE
Para todos los funcionarios de la empresa.

3. JUSTIFICACION
Asegurar que la legalización de presupuesto oficinas de campo tenga un adecuado control.

4. ASPECTOS IMPORTANTES
 Para la legalización del presupuesto se debe diligenciar el formato AL-F26 V.3, el cual esta estandarizado para todos los proyecto que maneja IEH
GRUCON S.A. y sus consorcios, este será tramitado por el funcionario encargado de la cuenta y autorizado por la gerencia para el manejo del
dinero que se consigna mensualmente para el sostenimiento y desarrollo de las actividades propias del proyecto.

 El formato se entregará al Coordinador Administrativo en forma física y totalmente diligenciado y legible (no importa que se generen varias hojas –
en lo posible en hojas reciclables), anexando los soportes originales, debidamente pegados en orden cronológico y numerados. Si existe alguna
duda a este respecto se pueden comunicar con el Coordinador Administrativo al teléfono fijo 7470047 Ext. 1115 o celular 3212259489.

 Cada uno de los gastos debe estar soportado con una factura, cuenta de cobro y/o recibo de caja

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En donde se especifique claramente: Nombre(s) y Apellido(s) o razón social, fecha. Dirección, teléfono, Nit y/o documento de identificación,
concepto, valor unitario, impuesto (cuando sea el caso) y el valor total de la compra.

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Se debe tener muy en cuenta que no siempre la razón social es el nombre comercial, hay facturas que tienen un nombre comercial pero el
propietario es una persona; se identifican así:

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 Los valores relacionados en el formato deben ser exactamente iguales a los recibos presentados. Se pueden hacer aproximaciones decimales,
pero no de unidades. Para aquellas facturas que tiene IVA, PROPINA/OTROS y DESCUENTOS estos valores deben relacionarse por separado
en su correspondiente casilla.

 Todos los recibos deben tener el centro de costos al cual se va descargar el gasto. Independientemente que lo coloquen en el formato, este debe ir
también escrito en la factura, recibo y/o cuenta de cobro.

 Todos los recibos deben estar debidamente numerados en forma consecutiva y que coincida con lo diligenciado en el formato.

 Es de suma importancia tener presente los DESCUENTOS que se deben hacer al momento de pagar por retenciones cuando sea el caso, para
este fin deben verificar el cuadro de retenciones vigentes para el momento del pago; información que puede ser suministrada por el área
administrativa o directamente por el área contable de la empresa. En caso de no realizar las retenciones del caso, estas serán asumidas por el
funcionario responsable del manejo del presupuesto. Pueden tener como base el siguiente cuadro:

 Los recibos de combustibles deben llevar la fecha, el valor, la placa del vehículo y el kilometraje en el momento de realizar el respectivo tanqueo.

 Recibos, cuentas de cobro y/o factura que no cumpla con los requisitos mínimos anteriormente mencionado no se tendrán en cuenta y el valor
será asumido por el funcionario responsable.

 Los recibos de alimentación y/o refrigerios deben especificar el nombre(s) de la(s) persona(s) que realizan el consumo. Es decir: si el servicio de
restaurante fue para tres personas, deben indicar las personas a las cuales se les pago este servicio, si el servicio fue por razones comerciales,
debe indicar el nombre(s) de la(s) persona(s) o empresa.

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 Estos dineros, en ningún caso pueden ser destinados a consumo de licor, aseo personal, lavado de ropa o similar.

 No se aceptará el pago de honorarios, sueldo, servicios a personas naturales sin la previa aprobación por parte del área administrativa o contable.

 La legalización del presupuesto debe hacerse en dos cortes; el primero al 15 del mes y el segundo al último día calendario del mes. Estas
legalizaciones deben estar en la oficina principal en original a más tardar al tercer (3) día calendario posterior al corte. Ejemplo: se cerró la caja el
día 30 de abril, el día tres (3) de mayo la legalización ya debe estar en físico en la oficina principal.

Si por algún motivo se quedó un recibo sin legalizar en el mes correspondiente, deberán enviar lo antes posible en una legalización a
parte e indicar en un correo el porqué de dicho caso.

 DILIGENCIAMIENTO DEL FORMATO:


Se explica de manera clara y simple el diligenciamiento del formato:

CONTRATO: Esta casilla no se debe diligenciar, la información aparecerá automáticamente cuando se digite el respectivo centro de costos.
CENTRO DE COSTOS: Es el código del proyecto, se despliega una lista de donde debe seleccionar el respectivo centro de costos. En el caso que
el proyecto se divida en sub-centros, se debe colocar el general. Ejemplo: C-286, este proyecto tiene varios sub-centros, entonces debe colocar C-
286 y a aparecerá los datos correspondientes.
FECHA: Esta casilla no se diligencia, aparece la fecha automáticamente cuando se abre el archivo.
LEGALIZACION No.: Se coloca el número de consecutivo de la legalización, se sugiere que todos los proyectos lleven un consecutivo, con el fin
de tener un mejor control.
RESPONSABLE: Es el nombre del funcionario al cual se le asignó el dinero para dicha actividad, el cual aparecerá automáticamente al momento
de digitar el centro de costos.
OFICINA: Esta casilla no se diligencia, aparecerá la ciudad en donde se tiene la cuenta registrada.
BANCO: Esta casilla no se diligencia, aparecerá automáticamente el nombre del banco donde está registrada la cuenta.
CUENTA No.: Esta casilla no se diligencia, aparecerá automáticamente el número de la cuenta registrada. Si por algún motivo no aparece el
número de la cuenta, no hay inconveniente en que se entregue en blanco.
No.: Es el número de identificación del recibo, que debe corresponder al mismo que aparece escrito en el recibo.
FECHA: Se debe colocar la fecha que aparece en el recibo, factura y/o cuenta de cobro.
NIT/CC: Se debe colocar el Nit o documento de identidad del generador del gasto.
BENEFICIARIO: Se debe colocar el nombre de la empresa o persona quien expide la factura o genera el gasto. Tener en cuenta las
recomendaciones anteriormente mencionadas.
CONCEPTO: Es muy importante colocar el concepto claro y completo de la actividad por la cual se generó el gasto. Ejemplo: Servicio de
alimentación cena, almuerzo o desayudo del funcionario(s) que intervienen en el gasto.
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SUBTOTAL: Es el valor antes de IVA e impuestos o descuentos.


IMPUESTO (IVA CONSUMO): Es el valor correspondiente al impuesto a las ventas o al consumo. Siempre y cuando se aplique en la factura o
recibo. Se debe tener en cuenta que en algunos sitios se cobra un impuesto al consumo, este valor debe ir en esta casilla.
PROPINA/OTROS: Es el valor opcional que se da por un servicio.
DESCUENTO: Es el valor que se retiene bien sea por retenciones de ley o promociones al momento del gasto.
TOTAL: Es el valor definitivo del gasto.
TOTAL LEGALIZACION: Es la sumatoria de todos los recibos, facturas y/o cuentas de cobro. – Esta casilla no se debe modificar, ya que está
formulada automáticamente.
OBSERVACIONES: Se debe colocar los comentarios u observaciones cuando se generen por algún motivo.
SALDO ANTERIOR: Se debe colocar el valor se tiene en caja antes de solicitar el presupuesto.
ABONO PRESUPUESTO: Es el valor que solicito anterior a la legalización.
VALOR ACTUAL LEGALIZACION: Es el valor total de la legalización, este casilla está formulada automáticamente, sin embargo, si se modifica el
cuadro, se debe colocar el valor total de la legalización que se está presentando.
NUEVO SALDO EN CAJA POR LEGALIZAR: Corresponde al valor sobrante en caja, luego de descontar la legalización.
DILIGENCIADO POR: Es la firma del funcionario que diligencio el cuadro, esto con el fin de saber con cual persona se puede comunicar, por si
existe algún error en el diligenciamiento.
DIRECTOR DE PROYECTO: Es la firma de codirector, coordinador, director del proyecto y/o gerente general el cual autoriza y da visto bueno a la
legalización.

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6. Instrucciones:

7. Registros asociados

8. Control de Cambios

Se crea el instructivo

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