1.

1 Prosedur Pembelian Persediaan

1) PR dibuat oleh departeman yang memerlukan barang, jika barang yang dierlukan tidak
tersedia di gudang, atau PR bisa juga dibuat oleh bagian gudang jika barang yang tersedia
di gudang sudah mencapai persediaan minimum. PR pada umumnya dibuat dalam 3
rangkap yang kemudian didistribusikan pada:
- Cost control, sebagai alat control
- Purchasing, sebagai dasar untuk membuat PO
- Gudang atau departemen yang memerlukan.
2) Berdasarkan PR yang dibuat, bagian pembelian akan membuatkan PO di mana harus
terdapat persetujuan dari Accounting Departement Head dan General Manager, dan
didukung dengan quotation analysis price. PO pada umumnyadibuat dalam 5 rangkap
yang didistribusikan pada:
- Supplier yang ditunjuk
- Cost control, sebagai control
- Gudang, sebagai informasi pembelian
- Account payable, sebagai dasar untuk mencatat hutang
- Purchasing, sebagai arsip
3) Supplier menyiapkan barang yang diminta berdasarkan PO yang diterima, setelah barang
siap dan disertai dengan invoice, dikirim ke hotel.
4) Penerimaan barang di hotel dilakukan oleh bagian penerimaan barang, setelah barang
yang datang dicek, bagian penerimaan menyiapkan MI dan meminta persetujuan
(approval) dari:
- Bagian gudang untuk persetujuan tentang jumlah dan kualitas
- Cost control untuk persetujuan harga
- Bagian penerimaan baranguntuk tanda terima barang
MMI pada umumnya dibuat dalam beberapa rangkap sesuai kebutuhan, tapi ada yang
membuat dalam 5 rangkap dengan distribusi sebagai berikut:
- Cost control, sebagai control
- Gudang, sebagai informasi
- Purchasing, sebagai arsip
- Account payable, ssebagai dasar mencatat hutang
- Supplier, sebagai pendukung penagihan
5) Bagian gudang setelah menerima barang dari bagian penerimaan, kkemudian menyimpan
barang dan mencatatnya pada bincard berdasarkan MI.
6) Sedangkan cost control berdasarkan salinan PR, PO, MI akan mencatat pembelian
tersebut dalam cardex, dan account payable akan mencatatnya pada hutang usaha.
7) MI setiap hari dipilah per jenis barang (food, beverage, material supplies) oleh bagian
penerimaan barang, untuk digunakan sebagai dasar membuat daily receiving report.
1.2 Prosedur Penggunaan Persediaan
1) Departemen yang memerlukan barang menyiapkan SR yang berisi tentang jenis dan
jumlah satuan barang yang diperlukan, dimana SR tersebut harus disetujui oleh head
departemen, yang kemudian diserahkan ke bagian gudang
2) Gudang akan mengecek dan menyiapkan barang yang diminta, dan kemudian
meyerahkan barang dan meminta tanda tangan terima dari petugas yang menerima barang
tersebut, setelah itu bagain gudang akan menandatangani SR tersebut. SR pada umumnya
dibuat dalam rangkap 3 dengan distribusi sebagai berikut:
 a. Cost control, sebagai dasar untuk mencatat pada cardex
b. Gudang
c. Departemen yang memerlukan barang sebagai arsip
3) Gudang akan memcatat pengambilan barang tersebut pada bincard sebagai pengurang
berdasarkan SR.

Prosedur Akuntansi Biaya (Rekonsiliasi Cost, Kos Potensial, Daily Flashcost

Foods Dan Beverage)

1. Pola Rekonsiliasi Cost of Foods dan Cost of Beverage Sebagai Laporan Akhir yang
Dihasilkan
Pengendalian atas biaya yang dikeluarkan dalam suatu operasional usaha sangat penting.
Dalam usaha perhotelan, pengeluaran biaya khususnya untuk makanan dan minuman sangat besar,
hal tersebut dikarenakan adanya fasilitas penjualan makanan dan minuman, serta adanya beban
atas makanan dan minuman yang dikeluarkan yang tidak menghasilkan pendapatan, seperti
makanan karyawan, pemberian komplimen untuk menjamu rekan usaha atau pihak-pihak yang
akan memberikan manfaat kelangsungan usaha dan lain-lain. Pengendalian atas makanan dan
minuman dilakukan dengan menghitung kos atau penjualan makanan dan minuman, hal tersebut
bisa dilakukan setiap hari atau pada tiap akhir periode, yaitu dengan membuat rekonsiliasi kos
untuk makanan dan minuman.
Rekonsiliasi kos untuk makanan dan minuman dibuat untuk mendapatkan besarnya kos
yang dikeluarkan untuk makanan dan minuman pada suatu waktu, yang nantinya dibandingkan
dengan besarnya penjualan untuk periode tersebut, tentunya setelah disesuaikan dengan
pengeluaran-pengeluaran lain untuk makanan dan minuman yang tidak menghasilkan pendapatan.
Rekonsiliasi kos yang dibuat terdiri :
1. Rekonsiliasi kos makanan
2. Rekonsiliasi kos minuman
Rekonsiliasi kos di samping untuk mengetahui besarnya harga pokok makanan dan
minuman, juga membantu dalam pencatatan khususnya jika ada transfer barang antar outlet yang
terkait dengan makanan dan minuman, misalnya transfer makanan ke bar, transfer minuman ke
restoran, dan lain-lain. Kos untuk akhir periode biasanya memerlukan hasil yang diperoleh dari
stock opname persediaan.
2. Pola Kos Potensial Foods dan Beverage
Kos potensial adalah acuan kos sementara yang didasarkan pada perhitungan recipe suatu
produk. Perhitungan kos potensial akan menentukan harga jual suatu produk tetapi tidak
menentukan gambaran kos secara umum.
Yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan harga jual:
1. Kualitas dan nilai produk yang ditawarkan (valuefor money).
2. Volume penjualan yang ingin dicapai.
3. Harga yang ditawarkan oleh pesaing untuk jenis produk yang sama.
Kos potensial merupakan pengembangan dari sistem point of sale dalam mengkalkulasi
penjualan makanan dan minuman. Kos potensial menghitung potensi atau kemampuan antara
penjualan dan kos uang dikeluarkan.
Kos potensial dibagi menjadi 2 yaitu:
 1. Beverage potentials: dikalkulasikan berdasarkan penjualan.
2. Food potentials: dikalkulasikan berdasarkan kos.

Kos potensial minuman bisa dihitung dengan langkah-langkah sebagai berikut:

1. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan kos per satuan, diperoleh
total kos.
2. Kuantitas minuman yang dikonsumsi (dijual) dikalikan dengan harga jual per satuan,
diperoleh penjualan potensial (potentials sales).
3. Bandingkan antara total kos dengan penjualan potensial, kalikan 100%, maka akan
diperoleh persentase potensial kos minuman per item.

Perbedaan antara Potensial Kos dan Rekonsiliasi Kos

• Potensial kos menghitung potensi atau kemampuan antara penjualan dan kos yang
dikeluarkan sedangkan rekonsiliasi kos menghitung besarnya kos yang dikeluarkan untuk
makanan dan minuman pada suatu waktu yang nantinya dibandingkan dengan besarnya
penjualan untuk periode tersebut.
• Perhitungan potential cost akan menentukan harga jual suatu produk sedangkan
rekonsiliasi kos akan menentukan harga pokok dari makanan dan minuman.

3. Pola Daily Flashcost Foods dan Beverage

Daily flashcost dikeluarkan oleh bagian Cost Control sebagai alat control harian dari
performa F&B cost. Daily flashcost berfungsi juga sebagai tolak ukur atau cerminan rekonsiliasi
cost yang akan dikeluarkan pada setiap akhir tutup buku di setiap bulannya. Rekonsiliasi kos
adalah laporan resmi dari F&B cost performance sebagai hasil dari pelaksanaan kegiatan penjualan
makanan dan minuman yang berlangsung selama 1 bulan.sangat dipengaruhi oleh:
1. Pendapatan dari penjualan makanan dan minuman
2. Harga jual dan kos potensial
3. Pembelian barang secara langsung (direct purchase)
4. Permintaan barang kepada gudang (store requisition)
5. Penggunaan bahan dasar pada proses produksi
6. Pencatatan konsumsi di luar yang dijual kepada tamu (OC, ENT & Comp)
7. Pencatatan transfer barang kepada bagian lain.
8. Pencatatan transfer barang dari bagian lain.
9. Pencatatan laporan barang-barang yang rusak / hilang
10. Hasil inventory sisa barang dari bulan sebelumnya.
11. Hasil inventory sisa barang pada akhir bulan.