MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL 4.

Guía para la Formulación

REPÚBLICA DE COLOMBIA
de Indicadores

Libertad y Orden

Gerencia Pública Activa

Por una cultura de mejoramiento gerencial
 POLÍTICA DE GERENCIA

4. GUÍA PARA LA FORMULACIÓN

DE INDICADORES

POLÍTICA DE GERENCIA PÚBLICA ACTIVA

OFICINA DE CONTROL INTERNO
MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL

GPA
Ministro de Defensa Nacional
Juan Manuel Santos Calderón

Viceministro para la Estrategia y Planeación

Juan Carlos Pinzón Bueno

Jefe Oficina de Control Interno

Ricardo Garzón Villegas

Coordinadora Grupo de Seguimiento

Gloria Esperanza Calderón Fuentes

Grupo de Seguimiento
Liliana Moreno Duque
Marina Elsa Barón de López
Capitán Jaime Gómez González
Contenido
Contenido
1. INTRODUCCIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

2. ¿QUÉ ES UN INDICADOR? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

3. CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN

DE INDICADORES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

4. FORMAS DE REPRESENTAR UN INDICADOR . . . . . . . . . 9

5. CLASIFICACIÓN DE INDICADORES . . . . . . . . . . . . . . . . . 9

6. CICLO BÁSICO DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN

DE INDICADORES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

7. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA

Y EXPRESIONES ACEPTADAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

8. NOTAS Y ADVERTENCIAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

10. ANEXOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14

11. DEFINICIONES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
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GPA

1. INTRODUCCIÓN

L
a evaluación del desempeño de la gestión
pública es una de las principales preocu-
paciones de los tomadores de decisiones
de las instituciones gubernamentales. La exi-
gencia por optimizar los niveles de eficiencia y
eficacia en el uso de los recursos, así como ge-
nerar y fortalecer los mecanismos de rendición
de cuentas hacia los ciudadanos y grupos de
interés que rodean la acción pública son los fun-
damentos básicos que han tenido los gobiernos
para impulsar el desarrollo de indicadores de
desempeño en las instituciones públicas.

El objetivo de este documento es el de esta-

blecer un conjunto de elementos de análisis
cuantitativo y cualitativo, así como, elementos
financieros y no financieros que justifican la ne-
cesidad de enfocar el control gerencial en fun-
ción de la misión y los procesos de la entidad,
con el propósito de monitorear los niveles de
eficiencia y eficacia en el uso de los recursos y
fundamentar la rendición de cuentas hacia los
ciudadanos y grupos de interés.

Este instrumento brinda acceso a la conceptua-

lización y metodología para el diseño de indica-
dores de gestión en el Sector Defensa. Facilita
el entendimiento de ¿qué medir? y ¿por qué
medir?, de acuerdo con las características de
cada proceso, objetivo o iniciativa estratégica.
Concluye con la formulación de indicadores que
permitan el control y que aporten información
de valor para la toma de decisiones por parte de
la alta dirección o los responsables de proceso.

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de Indicadores 5
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GPA

LOS INDICADORES PERMITEN CONOCER LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA-

MIENTO GERENCIAL
... lo que no se mide no se puede gerenciar

CRITERIOS PARA CONSTRUIR INDICADORES ORGANIZACIONALES

... lo que no se mide no se puede gerenciar

Que agregue valor Que sea confiable

Relevancia Comparabilidad

Oportunidad Independencia

Costo Razonable Comprensibilidad

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GPA

2. ¿QUÉ ES UN INDICADOR?

El término “Indicador” se refiere a datos esencialmente cuantitati-

vos, que permiten saber cómo se encuentran las cosas en relación
con algún aspecto de la realidad que interesa conocer. Los indicado-
res pueden ser: medidas, números, hechos, opiniones o percepcio-
nes que señalen condiciones o situaciones específicas.

3. CRITERIOS PARA LA FORMULACIÓN DE INDICADORES

• Relevancia: Medir lo importante

• Confiabilidad: Datos suficientes y demostrables

• Comparabilidad: Comparables de un año a otro

• Independencia: Medir lo controlable

• Comprensibilidad: Deben ser fáciles de usar e interpretar

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• Costo Razonable: Su proceso de construcción, recolección

y registro debe ser adecuado a las posibilidades financieras
de las instituciones.
• Oportunidad: Sus resultados deben estar en forma
oportuna, de manera que retroalimenten la gestión.
• Que agregue valor: El contenido del indicador debe
permitir a la organización identificar alertas para la toma
de decisiones. Si un indicador no facilita la toma de
decisiones, no deben mantenerse.

4. FORMAS DE REPRESENTAR UN INDICADOR

5. CLASIFICACIÓN DE INDICADORES
EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
(Recursos) (Atributos) (Impacto)
Mano de obra Calidad Rendimiento

Materia prima Oportunidad Productividad

Máquinas y equipos Confiabilidad Participación

Tiempo Cobertura

Gastos

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de Indicadores 9
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ECONOMÍA
VALORACIÓN COSTOS
(Adquisición y EQUIDAD
AMBIENTALES
asignación (Atributos)
(Gestión ambiental)
de recursos)
Recurso humano Acceso a servicios Acciones de prevención

Acciones de compensación
Recursos financieros
impacto ambiental

Máquinas y equipos

CONCEPTOS

Cumplimiento y oportunidad en la obtención de resultados,

EFICIENCIA
objetivos y metas.

Es la maximización de los insumos empleados para generar

productos o servicios; ya sea que con recursos iguales o cons-
tantes se obtengan mayores resultados o que con resultados
EFICACIA iguales o constantes, se ejecuten menores recursos.
Logro de un objetivo al menor costo posible.

EFECTIVIDAD Impacto logrado acorde con los objetivos propuestos.

Capacidad de la entidad para generar y movilizar adecuada-

mente los recursos financieros en pos del cumplimiento de
sus objetivos.
ECONOMÍA Permite evaluar la adecuada adquisición y asignación de
recursos (Humanos, Técnicos y Financieros) en condiciones
de cantidad, calidad, oportunidad y precio, en procura de
maximizar los resultados.

Identifica los receptores de la acción económica y evalúa la

distribución de costos y beneficios entre los diferentes agen-
tes económicos.
EQUIDAD
Grado en el cual el acceso a los servicios son equitativos y
si los servicios son apropiados a las necesidades y están en
condición para hacer uso de ellos.

VALORACIÓN
COSTOS Eficacia en logros del Programa de Gestión Ambiental.
AMBIENTALES

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6. CICLO BÁSICO DEL PROCESO DE CONSTRUCCIÓN DE
INDICADORES
1
IDENTIFICACIÓN Y/O
REVISIÓN DE PRODUCTOS
Y OBJETIVOS QUE SERÁN
MEDIDOS
2 desempeño en forma integrada:
IDENTIFICAR LAS
MEDIDAS DE DESEMPEÑO
CLAVES: QUÉ SE MIDE
GPA
• Definir objetivos estratégicos
• Definir objetivos específicos
• Establecer metas
• Identificar producto final o
resultado esperado
• Identificar usuarios a quienes
se dirige
• Definir resultados intermedios a
obtener en el cuatrimestre
• Definir qué es relevante medir
(Insumos – Productos – Eficacia
– Eficiencia – Economía)
• ¿Cuántos indicadores construir?
• Que apunten a lo esencial
• Cubrimiento diferentes áreas:
estratégica, de gestión y
operacional
• Diferentes dimensiones del
eficiencia, eficacia, calidad,
oportunidad, economía, impacto
logrado.
• Que permita conocer
desempeño de los procesos
• Prioridades de información tanto
para fines internos como externos
• Recursos disponibles para
realizar la medición (Factibilidad
de la medición)
• ¿Cuándo hay que medir?
En qué momento o con qué
frecuencia?
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de Indicadores 11
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GPA

• ¿Quién debe medir?

3
• ¿Cuándo debe reportar – A quién
debe reportar
ESTABLECER
RESPONSABILIDADES • Responsabilidades seguimiento
ORGANIZACIONALES y evaluación

• Definir referentes sobre los cuales

se compararán los resultados
obtenidos por el indicador.
4 • Sobre lo planeado o
presupuestado
ESTABLECER
• Respecto a otras instituciones
REFERENTES SOBRE LOS
QUE SE COMPARAN LOS similares o comparables
RESULTADOS (Línea Base) • Respecto a resultados
históricos– Desempeño pasado
– Línea base

Un indicador tiene dos componentes: línea de base y meta. La línea de base es la

situación antes de que comience un programa o actividad; es el punto de partida del
seguimiento de resultados. La meta es la situación que se prevé al final del proceso.

• Tener claridad sobre las

dimensiones que serán
evaluadas, sobre el producto y
5 el cumplimiento de objetivos
estratégicos.
CONSTRUIR FÓRMULAS • Determinación de variables y
Y ALGORITMOS fórmula de cálculo del indicador
(Ratios, tasa de variación anual,
%, promedio días)
• Elaborar ficha técnica

Se entiende por variable la información básica y necesaria sin la cual no es posi-

ble construir el indicador. La variable debe determinar los parámetros o aspectos
que intervienen en el logro del propósito del indicador y que son necesarios para
su relación y composición.
Las variables a escoger para construir un indicador dependen de lo que se quiera
medir y de la información que se posea.

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GPA

• Mecanismos que permiten

construir finalmente el indicador
• Identificación de la información
pertinente
6 • Recursos para construir BDD –
Sistemas de Información
RECOPILAR • Realización de investigaciones
INFORMACIÓN y encuestas para construir
NECESARIA
indicadores
• Tipos de información: Contable
– financiera, operacional,
estadísticas, resultados finales,
impactos

• Analizar coherencia,
confiabilidad y utilidad para
7 toma de decisiones y rendición
de cuentas
VALIDACIÓN: CRITERIOS • Verificar cumplimiento criterios
TÉCNICOS Y REQUISITOS técnicos para la construcción de
PARA LA CONSTRUCCIÓN indicadores
DE INDICADORES
• Aplicar cuestionario de
validación

• Preguntarse las razones y

circunstancias de por qué se
8 obtuvo ese nivel de resultado
• Interrelación con otros
ANALIZAR RESULTADOS indicadores
OBTENIDOS • Explicaciones de por qué se
presentan esas diferencias

Los indicadores se utilizan periódicamente para corroborar la visión en cuanto

a progresos y logros, para mantener los proyectos y los programas bajo control
y para transmitir toda alerta temprana sobre obstáculos al progreso. Los indi-
cadores solo indican, no explican. La interpretación de los indicadores se hace
mediante análisis cualitativos.

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de Indicadores 13
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GPA

7. ABREVIATURAS, UNIDADES DE MEDIDA Y EXPRESIONES

ACEPTADAS
No aplica

8. NOTAS Y ADVERTENCIAS
No aplica

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS
No aplica

10. ANEXOS
No aplica

11. DEFINICIONES
No aplica.

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