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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Examen Especial a las operaciones administrativas y financieras en la Universidad de


Investigación de Tecnología Experimental YACHAY, por el período comprendido entre
el 13 de noviembre de 2013 y el 31 de agosto de 2017.

-14

• Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales

Quito - Ecuador
SIGLAS UTILIZADAS

SIGLAS SIGNIFICADO

CG Comisión Gestora

CIA. LTDA. Compañía Limitada

COTBS Cotización de Bienes y Servicios

CRP Comunicación de Resultados Provisionales

CUR Comprobante Único de Registro

DADelS Dirección de Auditoría de Desarrollo e Inclusión Social

DNA2 Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales

EEUU Estados Unidos de Norteamérica

E.P. Empresa Pública

INCOP Instituto Nacional de Contratación Pública

IVA Impuesto al Valor Agregado


--
MCBS Menor cuantía de bienes y servicios

MDT Ministerio de Trabajo

MRL Ministerio de Relaciones Laborales

PAC Plan Anual de Contrataciones

S.A. Sociedad Anónima


SENESCYT Secretaria Nacional de Educación Superior, Ciencia
Tecnología e Innovación

SENRES Secretaría Nacional y Remuneraciones del Sector Público

SERCOP Servicio Nacional de Contratación Pública

UITEY Universidad de Investigación de Tecnología Experimental


YACHAY

USD Dólar de los Estados Unidos


ÍNDICE
CONTENIDO PÁGINAS

Carta de presentación 1

CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen. 2
Objetivos del examen 2
Alcance del examen 2
Base legal 3
Estructura orgánica 3
Objetivos de la entidad 5
Monto de recursos examinados 6
Servidores relacionados 7

CAPÍTULO II

RESULTADOS DEL EXAMEN

Seguimiento de recomendaciones 8
Inconsistencia en la presentación de las declaraciones patrimoniales 13
juradas
No se realizó a ex servidores la liquidación de haberes por falta de 21
documentos habilitantes
Documentación habilitante para el servicio público del Coordinador de 25
Talento Humano
Pago de viáticos por gastos de residencia a servidores que pertenecen 28
al mismo núcleo familiar
Falta de liquidación de viáticos y pasajes al exterior 32
Multas no cobradas en el contrato 2016-10 38
Servicios brindados como parte del contrato 002-2017 sin documentos 43
de verificación
Equipos de laboratorio del contrato 2015-055 no instalados por falta de 46
infraestructura física
Funciones de los Miembros de la Comisión Gestora, ejecutadas 52
parcialmente
ALOR1A
«NUM

2o/f- 0/-.so
ESTADO

;
Ref. Informe Aprobado:

Quito DM,

Señor
Rector
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachá-
Presente.

De mi consideración:

La Contraloría General del Estado, en uso de sus atribuciones constitucionales y legales,


efectuó el examen especial a las operaciones administrativas y financieras en la
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, por el período
comprendido entre el 13 de noviembre de 2013 y el 31 de agosto de 2017.

La acción de control se efectuó de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría


Gubernamental emitidas por la Contraloría General del Estado. Estas normas
requieren que el examen sea planificado y ejecutado para obtener certeza razonable de
que la información y la documentación examinadas no contienen exposiciones erróneas
de carácter significativo, igualmente que las operaciones a las cuales corresponden, se
hayan ejecutado de conformidad con las disposiciones legales y reglamentarias vigentes,
políticas y demás normas aplicables.

Debido a la naturaleza de la acción de control efectuada, los resultados se encuentran


expresados en los comentarios, conclusiones y recomendaciones que constan en el
presente informe.

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 92 de la Ley Orgánica de la Contraloría


General del Estado, las recomendaciones deben ser aplicadas de manera inmediata y
con el carácter de obligatorio.

Atentamente;

Ing. María Fernán a Larco


Directora Nacional de Auditoría de Sectores Sociales
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

CAPÍTULO I

INFORMACIÓN INTRODUCTORIA

Motivo del examen

El examen especial a la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental


Yachay, se realizó en cumplimiento de la disposición del Subcontralor General del Estado,
contenida en memorando 0732-DADelS y orden de trabajo 0008-DADe1S-20171 de 7 y
11 de septiembre de 2017, respectivamente, con cargo a imprevistos del Plan Anual de
Control del año 2017 de la Dirección de Auditoría de Desarrollo e Inclusión Social, actual
Dirección Nacional de Auditoría de Sectores Sociales.

Objetivos del examen

— Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y


demás normas aplicables.

Determinar la veracidad, legalidad y propiedad de las operaciones administrativas y


financieras realizadas por la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental
Yachay.

Alcance del examen

Análisis a las operaciones administrativas y financieras en la Universidad de Investigación


de Tecnología Experimental Yachay, por el período comprendido entre el 13 de
noviembre de 2013 y el 31 de agosto de 2017.

Se excluyen del alcance de la presente acción de control:

Los procesos de selección, contratación, ejecución y pago de remuneraciones,


salarios, honorarios y otros beneficios del personal directivo, docente y
administrativo, vinculados mediante contratos y nombramientos; y, los procesos de
contratación de servicios, incluidos los de consultoría, recepción y pago de los
productos derivados de éstos y su utilización, que fueron analizados en el informe
DADeIS-0011-2016 aprobado el 20 de abril de 2016.
Lile
=
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

La etapa de ejecución del contrato 2015-055 para-la provisión e implementación de


equipos para los laboratorios de la Universidad de Investigación de Tecnología
Experimental Yachay, bienes que aún no han sido entregados, por cuanto la Rectora
Subrogante, con oficio UITEY-REC-2017-0066-0 de 21 de abril de 2017, autorizó la
suspensión y prórroga de los plazos; e, incluyó el nuevo cronograma previamente
elaborado entre las partes contractuales, para la entrega e implementación de los
equipos para laboratorio.

Base legal

La Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, se creó mediante


Ley publicada en el Segundo Suplementó del Registro Oficial 144 de 16 de diciembre de
2013, como una institución de educación superior de derecho público, sin fines de lucro,
con personería jurídica propia, con autónoma académica, administrativa, financiera y
orgánica, acorde con los principios establecidos en la Constitución de la República y la
Ley Orgán-ica de Educación Superior.

Estructura orgánica

El Consejo de Educación Superior, con Resolución RPC-S0-06-No.120-2017 adoptada


en la sexta sesión ordinaria de 15 de febrero de 2017, aprobó el proyecto de reforma del
Estatuto de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay,
codificado, en el artículo 52, establece la estructura organizacional de la institución, así:

1. Órganos de Dirección: Consejo Superior Universitario


- Órganos Consultivos: •

Consejo Académico
Consejo de Bienestar Universitario
Comité Consultivo de Graduados

- Instancias Asesoras al órgano de Cogobierno:


Comisiones especializadas.

2. Autoridades Ejecutivas:
- Rector
c riizrzs

Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yacnav

— Vicerrector Académico/Canciller

3. Unidades Administrativas de Apoyo subordinadas al Rectorado:


Coordinación Administrativa Financiera
— Coordinación de Desarrollo
Coordinación Jurídica
Coordinación de Talento Humano
— Coordinación de Relaciones Públicas
Coordinación de Planificación Estratégica
Coordinación de Infraestructura
Coordinación de Tecnologías de la Información

4. órganos subordinados al Vicerrectorado Académico/Cancillería

4.1 Unidades Académicas de Apoyo subordinados al Vicerrectorado


Académico/Cancillería:
— Vicecancillería de Investigación e Innovación
— Vicecancillería de Asuntos Académicos

4.1.1 Unidades de soporte Administrativo subordinadas a la Vicecancillería de Asuntos


Académicos:
- Coordinación de Servicios Escolares
Coordinación de Bienestar Estudiantil
- Coordinación de Intercambio Académico

4.1.2 Unidades de soporte Administrativo subordinadas a la Vicecancillería de


Investigación e Innovación
- Coordinación de Bibliotecas Académicas

5. Autoridades Académicas:
— Vicecancilleres
— Decanos/as
Jefes/as de Departamento
— Directores/as de Centro de Investigación
ano
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Los Coordinadores subordinados al Rectorado y al Vicerrectorado Académico. Cancillería


no se consideran autoridades académicas.

Objetivos de la entidad

La Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, según el artículo


11 de su Estatuto, codificado, tiene los siguientes objetivos institucionales:

- Organizar y ofrecer carreras de ingeniería, postgrado, doctorado y programas de


formación y capacitación técnica y científica, previa aprobación del Consejo de
Educación Superior;

— Realizar investigaciones en el ámbito de su competencia;

- Otorgar títulos académicos en ingenierías, licenciaturas en ciencias, posgrados,


_doctorados, certificaciones -y acreditaciones académicas con la previsión, de los
requisitos para su obtención;

- Apoyar los procesos de innovación, a fin de alcanzar los objetivos nacionales


estábfecidos en_la Constitución de la República y en el Plan Nacional para el Buen
Vivir;

— Brindar una alta calidad educativa y de excelencia, mediante una permanente


evaluación de las actividades académicas .

- Realizar investigación científica y tecnológica para promover la generación,


asimilación, adaptación, transferencia y aplicación de conocimientos científicos y
tecnológicos orientados al cambio de la _matriz productiva del país y a la
consolidación de un sistema nacional de-innovación social;

- Elaborar propuestas y planteamientos para buscar soluciones a los problemas del


país, en el marco de Plan Nacional del Buen Vivir y la Planificación Nacional:i,a
través de profesionales con formación técnica y científica en colaboración con
-: organismos del Estado y la sociedad; -
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

- Apoyar los procesos de innovación social a fin de alcanzar los objetivos nacionales
establecidos en la Constitución de la República, el Plan Nacional para el Buen Vivir
y el Plan Nacional de Desarrollo;

- Fortalecer la vinculación con los sectores estratégicos del Estado, gobiernos


autónomos descentralizados, sectores productivos y la sociedad en general, a
través de acciones y procesos académicos;

— Incorporar a los procesos de aprendizaje, los saberes ancestrales para fortalecer el


diálogo de saberes;

Mantener niveles altos de autoevaluación con rigurosidad técnica y académica para


cumplir con la validación de las autoridades competentes y alcanzar los más altos
niveles de acreditación;

Implementar medidas de acción afirmativa para asegurar la inclusión de los grupos


de atención prioritaria conforme lo establece la Constitución de la República del
Ecuador;

- Fortalecer la vinculación con los gobiernos autónomos descentralizados, sectores


productivos, estratégicos y la sociedad civil en general, a través de acciones y
procesos académicos;

- Establecer alianzas con instituciones de educación superior, centros de formación


y capacitación, centros de investigación nacionales y del exterior, que permitan el
cumplimiento de su misión y visión; y,

- Los demás objetivos establecidos para la educación superior en la Constitución de


la República del Ecuador, la Ley Orgánica de Educación Superior, su Reglamento,
el presente Estatuto y demás normativa aplicable.

Monto de recursos examinados

El monto de recursos analizados en el alcance del presente examen, corresponde a la

›Eis
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

contratación de bienes y servicios por 11 063 687,77 USD, Anexo 1.1; y, pago de
remuneraciones e ingresos complementarios por 1 347 285,53 USD, Anexos 1.2 y 1.3.

Servidores relacionados

Anexo 2.
sirsE

Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

CAPÍTULO II
;

RESULTADOS DEL EXAMEN

• Seguimiento de recomendaciones

La Contraloría General del Estado, a través de la Dirección de Auditoría de Desarrollo e


Inclusión Social, emitió el informe DADeIS-0011-2016 aprobado el 20 de abril de 2016,
correspondiente al examen especial a los procesos de selección, contratación, ejecución
y pago de las remuneraciones, salarios, honorarios y otros beneficios del personal
directivo, docente y administrativo, vinculados mediante contratos y nombramientos; y, a
los procesos de contratación de servicios, incluidos los de consultoría, recepción y pago
de los productos derivados de estos y su utilización en la Universidad de Investigación de
Tecnología Experimental Yachay, por el período comprendido entre el 13 de noviembre
de 2013 y el 15 de julio de 2015.

La Directora de Auditoría de Desarrollo e Inclusión Social, con oficio 12763 DADelS de


16 de mayo de 2016, recibido por el Rector de la UITEY el 20 del mismo mes y año,
realizó la entrega del citado informe, a fin de que se implementen las 15 recomendaciones
que se formularon, del seguimiento a las mismas, se evidenció que 2 recomendaciones
no fueron cumplidas y 3 están parcialmente cumplidas mismas que se detallan en Anexo
3; la situación actual de cada una de estas recomendaciones, es la siguiente:

Recomendaciones 1, 2 y 4

La Coordinadora de Talento Humano con memorando UITEY-CTH-2017-0383-M de 29


de septiembre de 2017, indicó que con memorando UITEY-DTH-2017-0016-M de 6 de
enero del mismo año, entregó a los asesores del Rector el Estatuto Orgánico por
-t
Procesos de la Universidad y el Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de
Puestos Institucional, para la revisión y ajustes correspondientes; y, señaló:

"... Una vez que se procede a validar con todas las áreas correspondientes, y con
los asesores de rectorado se remite el documento UITEY-DAD-2017-0176 de fecha
07 de abril de 2017 al área Jurídica de la institución para la revisión final del
documento. Se procedió a realizar reuniones con las áreas involucradas y a remitir
a través de correos electrónicos para la revisión del Estatuto Orgánico por
>lo
Universidad de Investigación de Tecnologia Experimental Yachay

procesos. - En virtud de la renuncia presentada por dos miembros de la Comisión


Gestora, esta Coordinación se encuentra en espera de la designación oficial de los
miembros para proceder a remitir para la aprobación del Estatuto Orgánico por
Procesos y su Estructura Orgánica, actualmente nos encontramos utilizando
documentos provisionales...".

Además, con memorando UITEY-DTH-2017-0309-M de 3 abril de 2017, remitió para la


aprobación del Rector de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental, el
Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Administrativos; quien con
fecha 12 de abril de 2017, vía Quipux reasignó a la Directora de Talento Humano el
trámite, y señaló:

"... Aprobado. Continuar con los trámites correspondientes para la ejecución del
mismo, en base a la normativa legal vigente...".

La Directora de Apoyo de Gestión de Talento Humano del Ministerio de Trabajo con oficio
MDT-DAGTH-2017-0141 de 27 de marzo de 2017, asignó a una analista de esa Unidad
para que brinde el asesoramiento, apoyo y revisión de las matrices generadas por la
Universidad para la elaboración y aprobación de la Planificación Anual de Talento
Humano; no obstante, este instrumento de administración del talento humano se
encuentra en proceso de elaboración.

Por lo que; hasta el 31 de agosto de 2017, fecha de corte del examen especial, el Estatuto
Orgánico por procesos de la Universidad, Manual de Descripción, Valoración y
Clasificación de Puestos Institucional y la Planificación Anual de Talento Humano, no
fueron aprobados por la Comisión Gestora, debido a que, desde el 23 de mayo de 2017,
se aceptó la renuncia de 2 de sus 4 miembros, lo cual ocasionó que no exista el quórum
necesario Para instalar las sesiones de este cuerpo colegiado.

Recomendación 8

El Rector, con memorando 114-UITEY-R-2016 de 10 de mayo de 2016, dispuso a la


Directora Financiera, verifique la documentación que justifique los días efectivamente
utilizados en el cumplimiento de la comisión de servicios, así como los justificativos que
deben ser validados por los servidores responsables del control previo y trámite de pago.

La Directora Financiera, con circular UITEY-CAF-DF-2016-001-C de 13 de mayo de 2016,


dispuso su cumplimiento inmediato; sin embargo, al 31 de agosto de 2017, se evidenció
A lL
uDJE.
L>g-
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

que la observación persiste, en razón de que, en los expedientes analizados se


encontraron liquidaciones de comisiones al exterior sin el sustento de las mismas (Anexo
4), como es el caso del Secretario Académico y de Innovación de la Comisión Gestora y
otros servidores de la Universidad.

Recomendación 9

El Rector con memorando 115-UITEY-R-2016 de 10 de mayo de 2016, dispuso a la


Directora Administrativa el cumplimiento de la recomendación establecida en cuanto a las
"Contrataciones bajo la modalidad de ínfima cuantía"; sin embargo, al 31 de agosto de
2017, no se evidenció que la Directora Administrativa haya emitido los correctivos
necesarios para que esta recomendación sea aplicada, por lo que, se siguen efectuando
procesos de contratación por ínfima cuantía de manera recurrente. Anexo 5.

Con oficios 0129, 0130, 0131, 0132, 0133-0008-DADeIS-2017-I; y, 34256 y 34298 DNA2
de 23 y 27 de noviembre de 2017, respectivamente, se comunicó los resultados
provisionales a las Coordinadoras de Talento Humano y Administrativa Financiera,
Directoras Administrativas, titular y encargada, Analista de Compras Públicas; y, a los
Rectores, en cada uno de sus períodos de actuación.

El Rector de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, con


oficio UITEY-REC-2017-0427-0 de 4 de diciembre de 2017, luego de la lectura del
borrador de informe, señaló:

"... es importante recalcar que el informe DADelS-0011-2016, de 20 de abril de


2016, fue notificado al doctor... quien a la fecha ejercía el cargo de Rector de la
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, mediante oficio
No 12736 DADelS de 16 de mayo de 2016; el mismo que fue recibido en la
institución el 20 de mayo del mismo año, siendo obligación del doctor.., cumplir con
lo dispuesto en el informe de la Contraloría a través de los oficios de Rectorado...
Una vez vinculado a la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental
Yachay, en calidad de Rector he tomado todo tipo de acciones encaminadas a la
consecución de la institucionalización de la Universidad, priorizando de manera
estratégica los procesos administrativos esenciales para la misma, mucho de los
cuales coinciden con lo dispuesto por el Órgano de control a través del informe
DADelS -0011-2016, de 20 de abril de 2016...".

Lo señalado por el Rector de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental


Yachay, ratifica lo comentado por auditoría respecto a la falta de implementación de las
recomendaciones emitidas en el informe DADeIS-0011-2016.
A blEZ

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

La Coordinadora de Talento Humano mediante comunicación de 7 de diciembre de 2017,


posterior a la lectura del borrador de informe, señaló:

"... A través de memorando Nro. UITEY-DTH-2017-0015-M de 6 de enero de 2017


hago conocer al Rectorado el Informe Técnico de recepción del área... Se deberá
dar seguimiento a la aprobación de Estructura Orgánica Institucional por parte del
CES y la aprobación del Manual de Clasificación de puestos y perfiles del personal
administrativo por parte de la máxima autoridad institucional y el consejo
académico... Se recibe y revisan los productos finales entregados por los
profesionales... el 31 de diciembre de 2016 consistentes en: Matriz de
competencias Modelo de gestión Estatuto Orgánico de gestión Organizacional por
Procesos Manual de Clasificación, valoración y clasificación de puestos junto a la
Estrúctura Ocupacional...".

La Directora de Talento Humano, en funciones de 1 de febrero al 12 de noviembre de


2016, con comunicación de 12 de noviembre de 2017, recibida en la institución el 21 de
diciembre del mismo año, indicó:

"... Recomendación 1... Por lo citado se determinó que hasta la fecha de corte del
presente examen especial no se ha aprobado el citado instrumento
organizacional".-En el ejercicio de mis funciones como Directora de Talento
Humano de la Universidad preparé no únicamente el Estatuto Orgánico de Gestión
por Procesos sino que se construyeron con el acompañamiento y aval de los
Organismos rectores (SENPLADES, SNAP, Ministerio del trabajo y Ministerio de
Finanzas): Matriz de Competencias, Modelo de Gestión previa elaboración del
Lienzo y Matriz de Sistematización, Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional
por Procesos previa aprobación de la Estructura Organizacional, Manual de
Descripción y Valoración de Puestos y Establecimiento de la Estructura de Puestos
de todos los niveles de la Universidad...".

Lo expuesto por las servidoras de la Universidad de Investigación de Tecnología


Experimental Yachay, ratifica lo comentado por auditoría, por cuanto los instrumentos de
administración de talento humano, fueron elaborados por la Coordinadora y Directora de
Talento Humano; sin embargo, debido a la falta de Comisión Gestora, como órgano
competente para su aprobación interna, no fueron remitidos a las instancias
correspondientes para su aprobación.

Esta situación se presentó por cuanto los Coordinadores Administrativo Financiero, los
Directores Administrativo y Financiero, como encargados de la ejecución de las
recomendaciones no realizaron las actividades necesarias para asegurar que dichas
disposiciones sean cumplidas, una vez conocido el informe del examen especial
A cE

1>9

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

aprobado; lo que ocasionó que las deficiencias comentadas en el informe de auditoría


DADeIS-0011-2016 persistan.

Los Coordinadores Administrativo Financiero, Directores Administrativo y Financiero, en


cada uno de sus períodos de actuación, inobservaron lo establecido en el artículo 92 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, las Normas de Control Interno 100-
03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión y 600-02 Evaluaciones
periódicas: e, incumplieron los deberes y atribuciones previstos en el artículo 77 numeral
2 literales a) y c) y numeral 3 literales a), b), c), d) y j) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.

Conclusión

De las 15 recomendaciones emitidas en el informe DADeIS-0011-2016, aprobado el 20


de abril de 2016, 3 no fueron completadas debido a que desde el 23 de mayo de 2017,
se aceptó la renuncia de 2 de sus 4 miembros de la comisión gestora, ocasionando que
no exista el quórum necesario para instalar las sesiones de este cuerpo colegiado; y, 2
recomendaciones no fueron cumplidas, debido a que los servidores a cargo de su
aplicación no realizaron las acciones necesarias para su implementación, lo que ocasionó
que las deficiencias detectadas en el citado informe persistan.

Recomendaciones

Al Presidente de la Comisión Gestora

1 Una vez nombrados los Miembros de la Comisión Gestora, solicitará a la Coordinadora


de Talento Humano el Estatuto Orgánico por Procesos de la Universidad, Manual de
Descripción, Valoración y Clasificación de Puestos Institucional y la Planificación Anual
de Talento Humano, a fin de que sean discutidos, aprobados por este cuerpo colegiado
y enviados a los órganos correspondiente para su aprobación y posterior
implementación en la institución.

Al Rector

2. Dispondrá a los servidores encargados de la ejecución de las recomendaciones,


cumplan éstas oportunamente; así como, designará en cada dependencia a la que

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

están dirigidas las mismas, un servidor responsable de realizar el seguimiento, quien


periódicamente y documentadamente informará a la máxima autoridad sobre el estado
de la implementación, las acciones ejecutadas o limitaciones existentes, a fin de que
se realicen los correctivos necesarios.

Inconsistencia en la presentación de las declaraciones patrimoniales juradas

En los expedientes de los servidores, se establecieron inconsistencias en la presentación


de la decláración patrimonial jurada, así:

— Los servidores que se detallan a continuación no presentaron oportunamente las


declaraciones patrimoniales juradas de inicio de gestión, así tenemos:

Fecha de Días de retraso en


Cédula de Fecha de presentación de la presentación de
ciudadanía!, Puesto — Cargo ingreso declaración de declaración de
Pasaporte inicio inicio
1002404877 Contadora 2016-01-04 2016-01-15 11
1706464961 Coordinador/a de] 2014-05-05 2014-05-12 7
Talento Humano
Coordinador de í 2014-11-04 2014-11-26 22
1756505549 Bibliotecas
Decano de la Escuela
100128574 de Ciencias Químicas 2017-01-19 2017-01-24 5
e Ingeniería
540416422 í Rector 2016-11-11 , 2016-11-23 12

Cinco servidores del nivel jerárquico superior de la Universidad, no presentaron la


declaración patrimonial jurada de fin de gestión, hasta la fecha de corte del presente
examen especial, llegando a transcurrir hasta 267 días posteriores a su
desvinculación, así:

Fecha 1 Fecha de -
Cédula de Fecha de máxima de Presenta=Días de retraso
ciudadanía Puesto — Cargo salida de la presentación n de la hasta el 2017-
/ Pasaporte Universidad (20 días Declaración 08-31
posteriores) Jurada
Miembro Comisión
1757222698 Gestora Universitaria 2016-11-07 2016-12-07 No Presenta 267
- Rector
Miembro Comisión
Gestora — Secretario 2017-06-21 2017-10-05 71
1304641556 2017-05-23
Académico y de
Innovación
Director del 2017-06-26 No Presenta 66
HM699231 2017-05-26
programa de Ingles
"Tere

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

1 Miembro . Comisión
l 469872771 Gestora — Consejero 2017-05-23 2017-06-21 No Presenta 71
I Delegado.
PE085753 Subdecano de (
2017-06-20 2017-07-19 No Presenta 43
Geologia

Varios servidores públicos de esta institución de educación superior, presentaron la


declaración patrimonial jurada de fin de gestión, de forma extemporánea al tiempo
establecido en la normativa vigente, como es el caso de:

Fecha Fecha de '


Días de
máxima de presentación
Cédula de retraso en la
Fecha de presentación de la
ciudadanía! Puesto - Cargo entrega de la
salida (20 días declaración
Pasaporte declaración
posteriores) de fin de
jurada
gestión
Miembro Comisión
Gestora — Vice
0464798522 2016-06-30 2016-07-29 2016-08-04 6
Consejero
Delegado
Coordinador de
1706464961 2016-03-31 2016-04-29 2016-11-29 214
Talento Humano

El artículo 231 de la Constitución de la República del Ecuador, señala:

"... Las servidoras y servidores públicos sin excepción presentarán, al iniciar y al


finalizar su gestión y con la periodicidad que determine la ley, una declaración
patrimonial jurada que incluirá activos y pasivos, así como la autorización para que,
de ser necesario, se levante el sigilo de sus cuentas bancarias; quienes incumplan
este deber no podrán posesionarse en sus cargos... La falta de presentación de /a
declaración al término de las funciones o la inconsistencia no justificada entre las
declaraciones hará presumir enriquecimiento ilícito...".

El artículo 5 de la Ley de presentación y control de declaraciones patrimoniales juradas,


publicada en el Registro Oficial 729 de 8 de abril de 2016, dispone:

"... Una nueva declaración patrimonial jurada se hará en el término de veinte días
siguientes, a la finalización de la gestión e igualmente la unidad de administración
del talento humano o la que haga sus veces verificará su presentación, a través del
sistema que al efecto establecerá la Contraloría General del Estado...".

Y, el artículo 11 del Acuerdo Ministerial MDT-2015-208 de 8 de septiembre de 2015,


establece:

"... Las UATH institucionales, previa cesación de funciones o terminación del


contrato, para la salida del personal con nombramiento permanente o provisional,
de período fijo y de libre nombramiento y remoción, o bajo la modalidad de contrato

Leffic'ecE
14
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

de servicios ocasionales, solicitarán a la o al servidor saliente que presente la


siguiente documentación... c) Declaración patrimonial juramentada presentada a la
Contraloría General del Estado (fin de gestión) ...".

Con oficios 089 y del 092 al 0105-008-DADelS-2017-I de 24 de noviembre de 2017, se


comunicó los resultados provisionales a los Coordinadores y Directores de Talento
Humano, Contadora General, Coordinador de Bibliotecas, Decano de Ciencias Químicas
e Ingeniería, Rector, Secretario Académico y de Innovación, Consejero Delegado, Vice
Consejero Delegado como Miembros de la Comisión Gestora, Director de Programa de
Inglés, Subdecano de Geología, Apoderado del Secretario Académico y Consejero
Delegado, respectivamente.

El Coordinador de Bibliotecas, con comunicación remitida por correo electrónico dé 29 de


noviembre de 2017, manifestó:

"... Me puse a disposición de la Universidad para efectuar cuántas acciones y


actuaciones fueran necesarias para el correcto desempeño de mis funciones en el
momento en que fuera necesario..., por lo que hice la declaración de bienes cuando
se me conminó a ello. Por ese motivo en cuanto llegué al país hice cuánto se me
indicó y en el momento en que sé me indicó, puesto que desconocía los trámites
que debía realizar al ser ciudadano extranjero...".

Lo mencioñado por el Coordinador de Bibliotecas no modifica el comentario de auditoría,


en razón de que la declaración patrimonial jurada de bienes de inicio de gestión, presentó
22 días posterior al inicio de sus funciones.

La Coordinadora de Talento Humano, con memorando UITEY-CTH-2017-0609-M de 29


de noviembre de 2017, señaló:

"... Ingreso del Decano de Ciencias Químicas e Ingeniería... y recordatorio de


entrega de Declaración Juramentada de Bienes de Inicio de Gestión y documentos
habilitantes para su ingreso formal... A través de memorando Nro. UITEY-REC-
2016-0348-M de 28 de diciembre de 2016 la Dra.... solicita la contratación del Dr....
como Decano de Química a partir del 9 de enero de 2017... Una vez mantenida una
reunión de trabajo con el funcionario y con la Canciller.., se me da la disposición de
ingresar al funcionario con fecha 19 de enero de 2017 (fecha de la disponibilidad
presúpuestaria) para no perjudicar el tiempo de trabajo en la Universidad sin
formalidad, dejo constancia de los correos remitidos por mis Analistas del
seguimiento de la documentación habilitante (adjunto documento de acuerdo de
responsabilidad por el uso de medios o servicios electrónicos de fecha 09 de enero
de 2017), inclusive la Declaración Juramentada de Inicio de Gestión, así mismo la
acción de personal fue firmada una vez que se contó con los documentos
4IfiCE

15
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

señalados... Desvinculación de personal... ex rector de Yachay.. Su desvinculación


se dio el 7 de noviembre de 2016, fecha en la cual aún no me encontraba
desempeñando funciones en la Universidad, por lo cual desconocía que no había
sido liquidado pues dentro del listado del que tenía conocimiento no se encontraba
el funcionario, adicionalmente no constaba detallado en el Informe de Fin de
Gestión de la Directora de Talento Humano anterior quien se desvinculo en fechas
cercanas a la Institución... Una vez conocido el tema se procederá a realizar el
seguimiento correspondiente con la finalidad de subsanar esta observación...
PE085753... en virtud de que el Docente no se podría vincular a mediados del mes
de junio de 2017 por las directrices presupuestarias del Ministerio de Finanzas
(ingresos en el sistema SPRYN), al día siguiente de su salida como Subdecano de
Geología... A través de correo electrónico de. fecha 21 de junio de 2017, se informa
al Dr... que continuará en la Institución como Docente... a través de correo
electrónico de fecha 29 de junio de 2017, se le recuerda la documentación que debe
presentar... HM699231... se informa además que los documentos completos y
originales no han sido entregados en la Coordinación de Talento Humano de
manera formal pues faltaba el valor adeudado por boletos de avión cancelados, ya
que el monto total debía ser revisado y analizado por la Coordinación Administrativa
Financiera... Actualmente no evidenciamos dónde se encuentra la hoja de paz y
salvo y los documentos originales, el funcionario no se encuentra en el país y su
visa fue revocada por su terminación laboral con la Institución... 488915092... el Sr.
Rector se encontraba ejerciendo sus funciones desde el 11 de noviembre de 2016
como lo sustenta además su acción de personal, Resolución N°. RCG-SO-11
N°0106-2016 de fecha 11 de noviembre de 2016 y lo señala su Declaración Jurada
de Inicio de Gestión...".

Lo mencionado por la Coordinadora de Talento Humano no modifica el comentario de


auditoría, ya que es la unidad encargada de verificar que las declaraciones patrimoniales
juradas de inicio y fin de gestión se presenten en el tiempo establecido.

La Contadora General, con comunicación de 30 de noviembre de 2017, manifestó:

"... Adjunto el mail de... quien en su mail me expresa la bienvenida a la institución


y me solicita que realice la declaración juramentada de bienes, recalcando que debo
realizarla con fecha exacta de mi incorporación, posteriormente elevarla a escritura
pública en una notaría y finalmente sellarla en la Contraloría. En ese mismo día
recopile los requisitos solicitados y realice el formulario de la declaración
juramentada de bienes en línea, misma que me confirman la generación del
formulario al mail el 5 de enero de 2016 a las 13:23 p.m. con fecha de inicio de
gestión el 6 de enero de 2016... El 13 de enero recibo una llamada telefónica a la
oficina.., de la Coordinación de Talento Humano y me dicen que debo elaborar una
nueva declaración juramentada de bienes con fecha de inicio de gestión 4 de enero
de 2016...".

Lo mencionado por la Contadora ratifica el comentario de auditoría, ya que presentó la


declaración patrimonial jurada de bienes de inicio de gestión 11 días posteriores a
comenzar sus funciones.
DIEZ- 1.5EI5

16
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

El Rector de la UITEY, con oficio UITEY-REC-2017-0425-0 de 1 de diciembre de 2017,


señaló:

"...1. Que los servidores tienen la obligación de presentar su declaración patrimonial


juramentada, previo a la posesión en el cargo (no a la fecha del nombramiento). 2.
Que la Unidad de Administración de Talento Humano es la responsable de verificar
que •antes de la posesión y registro del nombramiento se cumplan todos los
requisitos para el ejercicio del puesto. Ahora bien, el nombramiento como miembro
de la Comisión Gestora a mi favor se confirió con fecha 09 de noviembre de 2016,
mediante Decreto Ejecutivo No. 275-2016..., a su vez, mi nombramiento como
Rector se efectuó con fecha el 11 de noviembre de 2016 mediante Resolución de
la Comisión Gestora RCG-SO-11 No-0106-2016... Por otra parte debo destacar que
en la aludida Resolución de la Comisión Gestora se prevé en el Art. 4: "...
Encárguese de la ejecución y cumplimiento de la presente Resolución a la Dirección
' de Talento Humano, a fin de que, de conformidad con la normativa vigente, se
formalice su vinculación." De modo que la máxima autoridad de la Universidad,
Comisión Gestora, dispuso que los trámites para mi vinculación a la Universidad
fueren ejecutados por la Dirección de Talento Humano, ratificando de esta manera
lo previsto en las normas previamente citadas.... Atendiendo a estas premisas, a
pesar que mi nombramiento rigió desde el 11 de noviembre de 2016, mi posesión
como Rector solo se efectuó una vez que obtuve toda la documentación para
ejercer el cargo, tal como se desprende de la Acción de Personal UITEY-DTH-2016-
015 de 23 de Noviembre de 2016 en la que, en la sección denominada "POSESIÓN
- EN EL CARGO", consta como fecha 23 de noviembre de 2016, es decir que me
. posesioné tras registrar mi declaración patrimonial de bienes... Queda claro
entonces que no solo cumplí a cabalidad con mi obligación de presentar la
declaración juramentada sino que además me posesioné en el mismo solo cuando
conté con este documento...".

Lo mencionado por el servidor ratifica el comentario de auditoría, ya que presentó la


declaración patrimonial jurada de bienes de inicio de gestión,12 días posteriores al inicio
de gestión como Rector de la UITEY.

La Directora de Talento Humano, con comunicación de 12 de diciembre de 2017, señaló:

"..-. cúmpleme señalar que tal hecho tuvo como antecedente, la disposición recibida
el 11 de noviembre de 2016 (sic) mediante Resolución RCG-0-11 No. 0106-2016...
y diftindida por el señor... Presidente de la Comisión Gestora de Yachay ....en virtud
de lo cual procedo en esa misma fecha a elaborar el correspondiente
'nombramiento; sin embargo y como era lógico, para su efectiva vigencia el nuevo
Rector debía presentar la documentación necesaria para su posesión al cargo, lo
cual aconteció- luego de mi salida de la Universidad... Sobre dos servidores
públicos que presentaron la declaración patrimonial jurada de fin de gestión
de forma extemporánea, es necesario indicar que el Miembro de la Comisión
Gestora que presentó la declaración con seis días posteriores al término legal para
el efecto, lo hizo precisamente ante la insistencia y seguimiento de la Dirección a
mi cargo...".
DIEz. meta

• 17
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Lo señalado por la Directora de Talento Humano ratifica lo comentado por auditoría, por
cuanto los servidores señalados no entregaron en el tiempo establecido en la normativa
las declaraciones patrimoniales juradas de bienes de inicio y fin de gestión.

El Apoderado del Vice Consejero Delegado — Miembro de la Comisión Gestora, posterior


a la lectura de borrador informe, en oficio CGE-UYACHAY-GR-XAV-2017-01 de 20 de
diciembre de.2017, señaló:

"... Pero además el Ente de Control no toma en consideración para la


contabilización de días al momento que se recibe la comunicación por parte de la
Coordinación de Talento Humano o por la Dirección Nacional de Talento Humano,
en donde se debe oficializar los requisitos para producirse la desvinculación
respectiva, esto ocurre vía correo electrónico el 29 de julio de 2016, generándose
desde esa fecha absolutamente todas las acciones conducentes administrativas
necesarias para cumplir con la presentación e ingreso de mi declaración patrimonial
jurada de bienes conforme consta de formulario físico 1 de agosto de 2016,
presentándose conforme al Poder Especial el 4 de agosto de 2016...".

Lo mencionado por el Apoderado del Vice Consejero Delegado — Miembro de la Comisión


Gestora ratifica lo comentado por auditoría, ya que la presentación de la declaración
jurada de bienes de fin de gestión lo realizó de forma extemporánea, considerando que
el cese de funciones fue el 30 de junio de 2016 y la emisión de la declaración en el sistema
de la Contraloría General del Estado, fue el 4 de agosto de 2016.

El Apoderado del Secretario Académico - Miembro de la Comisión Gestora, posterior a la


lectura de borrador informe, con oficio CGE-UYACHAY-GR-XAV-2017-003 de 20 de
diciembre de 2017, indicó:

"... El 8 de junio de 2017 le enviamos al Rector el correo electrónico adjunto con


una carta pidiendo formalmente se inicie todos los trámites pertinentes para nuestra
desvinculación de la Universidad...- El 3 de agosto de 2017, ante la falta de
respuesta de la Universidad, le envié un correo electrónico... a la Sra..., pidiendo
se nos indique los pasos a seguir para nuestra liquidación y desvinculación de
Yachay. El mismo día accedí al portal de la CGE y obtuve el acuerdo de
responsabilidad de uso de medios o servicios electrónicos... Le envié el formulario
al Dr... el mismo día, quien me contestó con un texto para elaborar un poder
especial que le permita presentar mi requerimiento ante la CGE... El 26 de.
septiembre de 2017, le hice mi declaración juramentada en línea después de haber
recopilado la información requerida en el formulario...".
Dia N cavo

18
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Lo expresado por el Apoderado del Secretario Académico y de Innovación — Miembro de


la Comisión Gestora ratifica el comentario emitido por el equipo de auditoría, ya que la
presentación de la declaración jurada de bienes de fin de gestión lo realizó
extemporáneamente, por cuanto el cese de funciones fue el 23 de mayo de 2017 y la
emisión de la declaración en el sistema de la Contraloría General del Estado, fue el 26 de
septiembre de 2017.

El Apoderado del Secretario Académico - Miembro de la Comisión Gestora, posterior a la


lectura de borrador informe, con oficio CGE-UYACHAY-AR-XAV-2017-01 de 20 de
diciembre de 2017, indicó:

"... Él 8 de junio de 2017 le enviamos al Rector el correo electrónico adjunto con


una carta pidiendo formalmente se inicie todos los trámites pertinentes para nuestra
desvinculación de la Universidad...- El 3 de agosto de 2017, ante la falta de
respuesta de la Universidad, le envié un correo electrónico.., a la Sra...., pidiendo
se nos indique los pasos a seguir para nuestra liquidación y desvinculación de
Yachay.- La Coordinadora de Talento Humano nos respondió con correo electrónico
adjunto el 4 de agosto de 2017, con copia al Rector de la Universidad Yachay... El
19 de octubre de 2017, se obtuvo el acuerdo de responsabilidad por el uso de
medios o servicios electrónicos... Se envió este documento al Dr... para que se dé
autorización a hacer declaración juramentada en línea... El 30 de octubre de 2017,
se recibió el desbloqueo de usuario para... para poder hacer declaración
juramentada en línea por medio de la aplicación de servicios en línea de la CGE...
El 14 de noviembre de 2017, después de reunir la información requerida, se accedió
al portal de la CGE para realizar la declaración juramentada...".

Lo mencionado por el Apoderado del Secretario Académico — Miembro de la Comisión


Gestora ratifica lo comentado por auditoría, ya que presentó la declaración patrimonial
jurada de fin de gestión extemporáneamente, por cuanto cesó en sus funciones el 23 de
mayo de 2017 y la declaración en el sistema de la Contraloría General del Estado, la
realiZó el 14 de noviembre de 2017.

Esta situación se presentó por cuanto los servidores entrantes y salientes antes indicados,
no consideraron la normativa que regula la presentación de la declaración patrimonial
jurada al ingreso y salida del servicio público; además, la Coordinadora y las Directoras
de Talento Humano en cada uno de sus periodos de actuación, no realizaron el
seguimiento de la obligación de que los servidores entrantes y salientes de la institución
presenten este documento al inicio y fin de su gestión, ocasionando que no se
transparente la situación patrimonial con la cual los servidores se posesionaron en sus
cargos; así como, cuando culminaron sus funciones en la Universidad.
Diez v mur..6e.

19
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

El Rector, Secretario Académico y de Innovación, Consejero Delegado, Vice Consejero


Delegado, Director del Programa de Inglés, Coordinadores y Directoras de Talento
Humano, Coordinador de Bibliotecas, Decano de la Escuela de Ciencias Químicas e
Ingeniería, Subdecano de Geología y Contadora General, inobservaron lo dispuesto en
los artículos 231 de la Constitución de la República del Ecuador, 2 de la Ley que regula
las declaraciones patrimoniales juramentadas, publicada en Registro Oficial 83 de 16 de
mayo de 2003; 5 y 6 de la Ley para la presentación y control de las declaraciones
patrimoniales juradas, 52 literal a) de la Ley Orgánica del Servicio Público; y, 11 del
Acuerdo Ministerial MDT-2015-208 de 8 de septiembre de 2015, publicado en el Registro
Oficial 596 de 28 de los mismos mes y año; las Normas de Control Interno 100-03
Responsables del control interno, 200-03 Políticas y prácticas de talento humano, 401-03
Supervisión y 407-10 Información actualizada del personal; e, incumplieron los deberes y
atribuciones establecidas en el artículo 77 numerales: 1 literales a), d) y h); y, 2 literales
a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

Cuatro servidores de la Universidad presentaron de forma tardía la. declaración


patrimonial jurada de inicio de gestión; 5 servidores del nivel jerárquico superior que se
desvincularon de la institución, hasta el 31 de agosto de 2017, no presentaron la
declaración patrimonial jurada de fin de gestión; y, 2 presentaron la declaración de forma
extemporánea; situación que se presentó por cuanto los servidores no consideraron la
normativa legal vigente para la presentación de la declaración al momento de su
desvinculación; y, a que la Coordinadora y las Directoras de Talento 'Humano no
realizaron el seguimiento a la obligación de presentar la declaración patrimonial jurada
por los servidores entrantes y salientes de la institución, de inicio y fin de gestión, lo que
ocasionó que no se transparente la situación patrimonial con la cual los servidores se
posesionaron en sus cargos; así como, cuando culminaron sus funciones.

Recomendación

Al Rector

3. Dispondrá a la Coordinadora y Directora de Talento Humano que previo al ingreso y


concluida las funciones de los servidores de la Universidad, verifiquen que los

20

Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

• servidores y ex servidores presenten la declaración patrimonial jurada de inicio y fin de


gestión, respectivamente, en los términos establecidos para el efecto, lo que permitirá
transparentar su situación patrimonial.

No se realizó a ex servidores la liquidación de haberes por falta de documentos


habilitantes

Los ex servidores de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay,


al 31 de agosto de 2017, no presentaron toda la documentación habilitante para la
liquidación de haberes, como es: la declaración patrimonial jurada de fin de gestión,
informe de fin de gestión aprobado por el jefe inmediato (en el caso de renuncia
'voluntaria); y, actas de entrega - recepción de los bienes y archivos bajo su
responsabilidad, como es el caso de:

Cédula de identidad! Puesto Fecha de salida


pasaporte

i 1757222698 Rector- Miembro Comisión Gestora 2016-11-07

Secretario Académico - Miembro Comisión 2017-05-23


1304641556
Gestora Universitaria

HM699231 Director del Programa de Ingles 2017-05-26

Consejero Delegado - Miembro Comisión 2017-05-23


469872771
Gestora Universitaria

Los artícUlos 110 y 111 del Reglamento General a la Ley Orgánica del Servicio Público,
señalanf

".... Art. 110.- Entrega de bienes y archivos. - En los casos de cesación de funciones,
salvo, por muerte la o el servidor, se deberá suscribir obligatoriamente un acta de
entrega recepción de los bienes y archivos bajo su responsabilidad. Art. 111.-
Liquidación y pago de haberes. - La liquidación y pago de haberes a que hubiere
lugar a favor de la o el servidor, se realizará dentro del término de quince días
posteriores a la cesación de funciones, y una vez que la servidora o servidor haya
realizado la respectiva acta entrega-recepción de bienes, conforme lo determina el
artículo 110 de este Reglamento General. El pago será de responsabilidad de la
Unidad Financiera Institucional. En la liquidación de haberes se considerará la parte
proporcional de los ingresos complementarios a que tuviere derecho, a más de lo
previsto en el artículo 31 de este Reglamento General...".

Y, los artículos 11 y 13 del Capítulo III "De los documentos para la salida del sector
público" del Acuerdo Ministerial MDT-2015-0208 de 8 de septiembre de 2015, establecen:
gEMIE USO

-21
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

"... Art. 11.- De la documentación obligatoria.- La UATH institucionales, previa


cesación de funciones o terminación del contrato, para la salida del personal con
nombramiento permanente o provisional, de periodo fijó y de libre nombramiento y
• remoción, o bajo la modalidad de contrato de servicios ocasionales, solicitarán a la
o el servidor saliente que presente la siguiente documentación: a) Comunicación de
renuncia dirigida a la autoridad nominadora o a su delegada o delegado (cuando la
cesación de funciones o terminación del contrato se produzca por renuncia); b)
Informe de fin de gestión, con la aprobación de/Jefe inmediato (cuando la cesación
de funciones o terminación del contrato se produzca por renuncia); y, c) Declaración
patrimonial juramentada presentada en la Contraloría General del Estado (fin de
gestión)... Art. 13.- Procedimiento de salida. - Las UATH institucionales únicamente
podrán solicitar a la o el servidor saliente que realice los siguientes trámites: a)
suscripción de acta de entrega-recepción de bienes, bajo la responsabilidad de la
unidad Administrativa...".

Con oficios 089, 094 y del 098 al 0104-0008-DADeIS-2017-I, de 23 de noviembre de


2017, se comunicó los resultados provisionales a los Coordinadores y Directores de
Talento Humano, Rector, Secretario Académico y Consejero Delegado como Miembro de
la Comisión Gestora, Director del Programa de Inglés y Apoderado de Secretario
Académico, respectivamente.

El Rector de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, con


oficios UITEY-REC-2017-0408-0 y 0409-0 de 10 de noviembre de 2017, respecto de la
liquidación del Secretario Académico y de Innovación; y, Consejero Delegado - Miembros
de la Comisión Gestora, señaló:

"... UITEY-REC-2017-0408-0... que de acuerdo con la información remitida por la


Coordinación de Talento Humano no existen valores pendientes de pago por
concepto de: Décimo Tercer sueldo, Décimo cuarto sueldo o Fondos de Reserva y
apenas el jueves 19 de octubre de 2017, usted habría presentado todos los
requisitos que prevé la Ley para formalizar su desvinculación, esto es Declaración
Patrimonial Juramentada, informe de fin de gestión, hoja de paz y salvo, entre otros,
documentación que actualmente está bajo la revisión de la referida
Coordinación...".

"... UITEY-REC-2017-0409-0... a la fecha usted NO habría presentado todos los


requisitos que prevé la Ley para formalizar su desvinculación, esto es: Declaración
Patrimonial Juramentada, Informe de fin de Gestión, Hoja de paz y salvo, entre
otros...".

Lo informado por el Rector de la Universidad ratifica lo comentado por auditoría, ya que,


hasta la fecha del alcance del examen especial, los citados Miembros de la Comisión
Gestora, no presentaron la documentación necesaria para su desvinculación.
wittlE Dos

22
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

La Coordinadora de Talento Humano, con memorando UITEY-CTH-2017-0609-M de 29


de noviembre de 2017, señaló:

"... 1.- Desvinculaciones de personal... b) (1304641556)... y (469872771)... una


vez que la Secretaria de la Comisión Gestora informó que remitió a través de correo
electrónico los requisitos de desvinculación a los dos ex funcionarios, ante la falta
de respuestas y atención a los pedidos verbales y a través del correo electrónico,
esta coordinación de Talento Humano remite el comunicado formal de recuperación
de valores con Oficio No. UITEY-CTH-2017-0023-0 de fecha 03 de agosto de
2017... a pocos minutos de enviado el comunicado el Dr... remite el siguiente correo
e informa que contarán con un Abogado apoderado de sus trámites en Ecuador
(adjunto copia del poder) en virtud de que los funcionarios no se encuentran en el
país... por favor nos indiques el camino a seguir para concluir nuestra
desvinculación con la institución. Este es un paso importante, tanto como para la
hoja de vida del servidor, como para la institución... Se remite formato de hoja de
paz y salvo para recolección de información, Instructivo de renuncias en inglés y el
Acuerdo Ministerial MDT-2015-208 de fecha 08 de septiembre de 2015 para
conocimiento y gestión...".

Lo mencionado por la Coordinadora de Talento Humano ratifica lo comentado por


auditoría, ya que a la fecha del alcance del examen especial no se realizó la liquidación
de haberes, debido a la falta de presentación de la documentación habilitante por parte
de los ex sprvidores.

El Apoderado del Vice Consejero Delegado — Miembro de la Comisión Gestora, con oficio
CGE-UYACHAY-GR-XAV-2017-01 de 20 de diciembre de 2017, indicó:

"... que el administrado P. h. D... en estricto cumplimiento, ha presentado desde el


mes de agosto de 2016 todos y cada uno de los documentos habilitantes incluyendo
su informe de fin de gestión, declaración patrimonial jurada de bienes de fin de
gestión, entre otros... constando la fecha de presentación de dicho instrumento para
el Ente de Control el 4 de agosto de 2016, formulario suscrito el 1 de agosto del
mismo año...".

Lo mencionado por el Apoderado del Vice Consejero ratifica lo comentado por auditorio,
por cuanto los documentos habilitantes para la liquidación de haberes se presentó de
forma extémporanea.

El Apoderado dél Vice Consejero Delegado — Miembro de la Comisión Gestora, con oficio
CGE-UYACHAY-AR-XAV-2017-01 de 20 de diciembre de 2017, indicó:

"... que el administrado P. h. D... en estricto cumplimiento, ha presentado. desde el


14 de noviembre de 2017 todos y cada uno de los documentos habilitantes
_
A UESTE 1'72E5
1-9C
23
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

incluyendo su informe de fin de gestión, declaración patrimonial jurada de bienes


de fin de gestión, entre otros... constando la fecha de presentación de dicho
instrumento para el Ente de Control el 4 de agosto de 2016, formulario suscrito el 1
de agosto del mismo año...".

Lo mencionado por el Apoderado del Vice Consejero ratifica lo comentado por auditoría,
por cuanto los documentos habilitantes para la liquidación de haberes se presentó
extemporáneamente.

Esta situación se dio por cuanto la Coordinadora y Directoras de Talento Humano en cada
uno de sus períodos de actuación, no realizaron el seguimiento a las obligaciones de los
servidores salientes de la institución, quienes no consideraron la normativa legal vigente
para su desvinculación con la Universidad; lo que ocasionó que al momento de su salida
no se cuente con información suficiente y competente para realizar la liquidación de
haberes y se registre contablemente dentro del plazo establecido por la Ley.

El Rector, Secretario Académico y de Innovación, Consejero Delegado como Miembros


de la Comisión Gestora, Director del Programa de Inglés, la Coordinadora y las Directoras
de Talento Humano, inobservaron lo dispuesto en los artículos: 52 literal a) de la Ley
Orgánica del Servicio Público; 110 y 111 de su Reglamento General; 5 y 6 de Ley para
la presentación y control de las declaraciones patrimoniales juradas, publicada en el
Suplemento del Registro Oficial 729 de 8 de abril de 2016; 11 y 13 del Acuerdo Ministerial
MDT-2015-208 de 8 de septiembre de 2015, publicado en el Registro Oficial 596 de 28
de los mismos mes y año; y, las Normas de Control Interno 100-03 Responsables del
control interno, 200-03 Políticas y prácticas de talento humano,
401-03 Supervisión y 407-10 Información actualizada del personal; e, incumplieron los
deberes y atribuciones establecidas en el artículo 77 numerales: 1 literales a), d) y h); y,
2 literales a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

Cuatro servidores que se desvincularon de la Universidad de Investigación de Tecnología


Experimental Yachay, no presentaron la documentación habilitante para la liquidación de
sus haberes, como: la declaración patrimonial jurada de fin de gestión, informe de fin de
gestión aprobado por el jefe inmediato; y, actas de entrega - recepción de bienes y
archivos bajo su responsabilidad; situación presentada por cuanto la Coordinadora y
Directoras de Talento Humano, no realizaron el seguimiento al cumplimiento de las
Hit OgiTe0
&ag.
24
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

obligaciones de los servidores salientes de la institución, los mismos que no consideraron


la normativa vigente para su desvinculación; ocasionando que al momento de su salida,
la Universidad no cuente con la documentación suficiente y competente para la liquidación
de los haberes y registro contable dentro del plazo establecido por la Ley.

Recomendación

Al Rector

4. Dispondrá a la Coordinadora y Directora de Talento Humano, que previo a la


desvinculación del personal de la institución, verifiquen que el servidor saliente
preserite la declaración patrimonial jurada de fin de gestión, informe de fin de gestión
aprobado por el jefe inmediato, en el caso de renuncia voluntaria; y, las actas de
entrega recepción de los bienes .y archivos bajo su responsabilidad, a fin de que la
liquidación de los haberes y registro contable, se realicen dentro del plazo establecido
por la Ley.

Documentación habilitante para el servicio público del Coordinador de Talento


Humano

El Coordinador de Talento Humano de la Universidad de Investigación de Tecnología


Experimental Yachay, inició sus funciones el 5 de mayo de 2014 y el 7 del mismo mes y
año, elaboró y aprobó el formulario de calificación de entrevista e informe técnico de
reclutamiento y selección del cargo de Coordinador de Talento Humano, señalando lo
siguiente:

"... Con la entrevista llevada a cabo y analizando requisitos y aspectos referentes


al cargo de cada uno de los participantes como su nivel de instrucción, experiencia,
perfily competencias; la Coordinación de Talento Humano recomienda al Sr. Rector
de Yachay la contratación del Sr... para el cargo de Coordinador de Talento
Humano ya que cumple con todos los requisitos técnicos y legales para el mismo...".

Sin embargo, el Rector para el reclutamiento del Coordinador de Talento Humano, no


delegó estas funciones a otro servidor de la institución, a fin de dar cumplimiento a los
procedimientos establecidos en la Ley Orgánica del Servicio Público y su Reglamento,
razón por 'la cual, dicho Coordinador suscribió el informe técnico de reclutamiento y
v cinco

25
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

selección y formulario de calificación de entrevistas de sí mismo, posterior al inicio de sus


funciones en la Universidad.

El artículo 30 de la Norma Técnica Subsistema de Planificación de Recursos Humanos


SENRES, emitida con Resolución SENRES-2005-00141 de 29 de diciembre de 2005,
publicada en Registro Oficial 187 de 13 de enero de 2006, vigente a la fecha de emisión
del informe técnico, señala:

"... Artículo 30.- Directrices.- La UARHs, a fin de emitir el informe previo favorable
para la contratación de servicios ocasionales y contratos de servicios profesionales
con personas naturales, dispuesto en los artículos 20 y 23 del Reglamento de la
LOSCCA, observará las políticas, normas e instrumentos emitidos por la SENRES
y las siguientes directrices generales: a) Contratos de servicios ocasionales: a.1)
Los contratos de servicios ocasionales serán autorizados por la autoridad
nominadora con fundamento en la planificación anual de recursos humanos y previo
informe favorable de las UARHs, siempre que exista la disponibilidad económica
suficiente en la partida especial correspondiente...".

Con oficios 092 y 0106-0008-DADe1S-20171; y, 34255 DNA-2 de 23 y 27 de noviembre


de 2017, respectivamente, se comunicó los resultados provisionales al Coordinador de
Talento Humano ya los Rectores, de cada uno de sus períodos de actuación.

El Rector — Miembro de la Comisión Gestora, en funciones del 21 de abril de 2014 al 31


de agosto de 2015, con comunicación sin número remitida por correo electrónico de 27
de noviembre de 2017, manifestó:

"... La semana del 28 de abril el Sr..., la Sra..., y yo mismo entrevistamos a una


serie de candidatos para ocupar las Coordinaciones y las Direcciones. Para la
posición de Coordinador de Talento Humano, entrevistamos al Sr..., quien a
propuesta del Sr... se le ofrece el cargo del Coordinador de Talento Humano...
Conozco que la ignorancia no es eximente de culpabilidad, pero llegando a Ecuador
el 26 de abril y realizando las entrevistas entre los días 28, 29 y 30 de abril (el 1 de
mayo era feriado y el 3 viajé a España para terminar de realizar gestiones con mi
traslado definitivo al Ecuador) en presencia de la Sra..., Secretaria Jurídica de la
Comisión Gestora, pensé que todo lo que realizaba está de acuerdo con la
legislación del Ecuador. También quiero indicar que todos los documentos de
contratación fueron preparados a posteriori por el propio Sr...".

Lo mencionado por el ex servidor de la Universidad ratifica lo comentado por auditoría,


en razón de que los documentos para el ingreso del Coordinador de Talento Humano,
fueron suscritos posteriormente al inicio de sus funciones en la Universidad.

LZ
kl iit- so5

26
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Esta situación se presentó, por cuanto el Rector no realizó la delegación de funciones


para la elaboración y suscripción de la documentación pertinente, previo al ingreso del
Coordinador de Talento Humano, lo que dio lugar a que el informe técnico de
reclutamiento y selección y formulario de calificación de la entrevista para su contratación,
requisitos necesarios previo al inicio de sus funciones, no sean elaborados
oportunamente y por un servidor independiente.

El Rector y Coordinador de Talento Humano, inobservaron lo establecido en los artículos:


22 y 58 de la Ley Orgánica del Servicio Público y 143 de su Reglamento General; 30 de
la Norma Técnica Subsistema de Planificación Recursos Humanos, emitida con
Resolución SENRES-2005-00141 de 29 de diciembre de 2005, publicada en el Registro
Oficial 187 de 13 de enero de 2006; las Normas de Control Interno
100-03 Responsables del control interno, 200-03 Políticas y prácticas de talento humano,
401-01 Separación de funciones y rotación de labores, 401-03 Supervisión, 407-03
Incorporación de personal y 600-01 Seguimiento continuo o en operación; e, incumplieron
los deberes y atribuciones establecidos en el artículo 77 numerales: 1 literales a), d) y h);
y, 2 literales a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

El Coordinador de Talento Humano de la Universidad de Investigación de Tecnología


Experimental Yachay, inició sus funciones el 5 de mayo de 2014 ye! 7 de mayo del mismo
año, elaboró y aprobó el formulario de calificación de entrevista e informe técnico de
reclutamiento y selección de sí mismo, situación que se presentó por cuanto el Rector de
la Universidad para el proceso de reclutamiento de Coordinador de Talento Humano, no
delegó estas funciones a otro servidor de la institución o las asumió, lo que originó que
dicho Coordinador suscriba el informe técnico de reclutamiento y selección; y, formulario
de calificación de entrevistas, posterior al inicio de sus funciones en la Universidad; es
decir, que la documentación pertinente para el ingreso de sus funciones no fue elaborada
oportunamente y por un servidor independiente.
VO siera

27

Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Recomendación

Al Rector

5. Delegará a las autoridades académicas y administrativas las funciones que


correspondan y eviten la incompatibilidad de funciones o conflictos de interés en las
operaciones administrativas o financieras, relacionadas con reclutamiento y
selección de personal.

Pago de viáticos por gastos de residencia a servidores que pertenecen al mismo


núcleo familiar

En los CUR de pago se evidenció que se canceló viáticos por gastos de residencia, a
servidores que pertenecían a un mismo núcleo familiar (cónyuges), los cuales prestaron
sus servicios en la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay,
durante el período examinado, conforme se detalla a continuación:

—1 Total, Núcleo 1
Cédula o Cargo de los miembros del Pagos USD 1 Pago en exceso
No 1 Familiar
Pasaporte núcleo familiar

--Ii
1757114911 .1 Canciller 1
USD
10065,40
USD
Ji
USD (1

20 130,80 ------12-9-1
-1A2 -
4_1757114929 .1 Decano de Geología 4:10 065A0
-i- --- 1
' Profesora Ocasional Tierno I
I 1757289713 •° 5 970,80 i i 5970,80 1
¡ompl
C eto
1
2 i I Decano de la Escuela de 13 758,80 . I
1 C3JY6YM8N I Ciencias Informáticas y 7 788,00 i
1 Tecnología 1

1 l
1 AA0290803
¡ Profesor/Investigador Ocasional i
1 Tiempo Medio Tipo 2 -
4141,80 4141,80
1 i Profesor/Investigador Ocasional
3 i i_8 Tiempo Completo Tipo 1 8 389,80
Profesora/Investigador
1 XDB414986 Ocasional 8 Tiempo Completo 4 248,00
Tipo 1
_ Total 20 178 00 j 42 279,40 L 20 17800
(') Artículo 76 numeral 5 de la Constitución de la República del Ecuador

La Viceministra de Servicio Público del Ministerio del Trabajo con oficio MDT-VPS-2015-
0473 de 3 de junio de 2015, a base de la competencia establecida en el literal i) del artículo
. 51 de la Ley Orgánica del Servicio Público, respondió a la consulta realizada por el Rector
de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, en oficio 089-
UITEY-R-2014 de 7 de abril de 2015, en los siguientes términos:

"... Los artículos 124 de la LOSEP y 274 de su Reglamento General, determinan


las condiciones jurídicas que las y los servidores deben cumplir para el
:-ITE ortJo
2
28
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

reconocimiento del viático por residencia, siendo uno de ellos, el de trasladar su


residencia y domicilio personal o familiar a otra ciudad de otra provincia, por lo que
en el evento que se haya requerido la prestación de servicios de servidores que
forman parte de un mismo núcleo familiar para que laboren en la Universidad solo
se reconocerá el valor del viático a un miembro familiar, cuyo propósito es cubrir
los gastos de vivienda...".

Sin embargo, el Coordinador y Directora de Talento Humano, en cada uno de sus


periodos de actuación, con informes técnicos 128, 173, 357, 367 y 571 de 2 de junio, 9
de julio, 24 de noviembre y 1 de diciembre de 2015; y, 11 de octubre de 2016,
respectivamente, indicaron en términos similares:

"... De lo expuesto anteriormente, se recomienda a la Dirección Financiera de la


Universidad de Investigación de Tecnología Experimental YACHAY, continuar con
el pago a las servidoras y servidores que se benefician de este viático, previo la
emisión de certificación presupuestaria, informe técnico de Talento Humano y
Declaración Juramentada de los servidores que tengan derecho al pago de este
beneficio, en razón que prima el derecho público que se debe realizar lo que está
escrito ya que no puede interpretarse la normativa...".

Los artículos 1 y 6 del Instructivo sobre el procedimiento para la absolución de consultas


formales emitido con Acuerdo MDT-2015-0021 publicado en el Suplemento del Registro
Oficial 433 de 6 de febrero 2015, señala:

"... Art. 1.- Objeto. El presente Instructivo regula el procedimiento para la absolución
de las consultas que por escrito y con carácter formal presenten las personas
naturales nacionales o extranjeras, personas jurídicas, patrimonios autónomos e
institucionales del sector Público, ante el Ministerio del Trabajo... Art. 6.- órganos
competentes para absolver la consulta.- Las consultas formales referentes a la
aplicación de la LOSEP, su Reglamento General y la normativa expedida por el
Ministerio del Trabajo, serán absueltas por el Viceministerio del Servicio Público; y
las relacionadas con el Código de Trabajo y demás normativa del trabajo, por el
Viceministerio de Trabajo y Empleo...".

Con oficios 089, del 092 al 094 y del 0109 al 0114-0008-DADeIS-2017-I de 23 de


noviembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Coordinadores de
Talento Humano, Directores de Talento Humano y Miembros de la Comisión Gestora,
respectivamente.

El Profesor/Investigador Ocasional 1 Tiempo medio Tipo 2 con comunicación de 11 de


diciembre de 2017, manifestó:

"... Por otra parte, MSc... nunca recibió por parte de la Coordinación de Talento
Humano ninguna notificación sobre el pago complementario de viáticos de
residencia, y por tanto, el servidor no tuvo conocimiento directo por parte de la
Universidad de que dichos pagos se estaban efectuando desde el 1 de septiembre

9
,NTE ritioa

29
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

de 2016 (fecha de inicio de nuestras contrataciones) hasta el 31 de Julio de 2017...


La carencia de colaboración por parte de la universidad para poder mostrar los
justificantes que ellos elaboraban mensualmente para el pago de los viáticos de
residencia al servidor público supone una obstrucción a la respuesta al OFICIO
0114-0008-DADeIS-2017-1, y demuestra que la MSc... no tiene capacidad alguna
de obtener, otorgar o modificar cualquier información o acción llevada a cabo por la
Coordinación de Talento Humano...".

La Profesora/Investigador Ocasional 8 Tiempo Completo Tipo 1 con comunicación de 11


de diciembre de 2017, señaló:

"... La oferta de trabajo recibida por la Dra... el día 3 de marzo de 2016, contempla
el pago complementario de viáticos de residencia... Conforme a la oferta de trabajo
aceptada por la Dra... se ha estado pagando esta cuantía a la Dra... entre los
periodos septiembre 2016 — agosto 2017, objeto. de examen por parte de la
Contraloría General del Estado... Asimismo, la existencia de esta cuantía en la
oferta de trabajo de la Dra... aseveraba que no existía ningún tipo de problema con
el pago de viáticos por residencia hacia la Dra...".

Lo señalado por el Profesor/Investigador Ocasional 1 Tiempo medio Tipo 2 y la


Profesora/Investigador Ocasional 8 Tiempo Completo Tipo 1 ratifica lo comentado por
auditoría, debido a que pagó viáticos por gastos de residencia a dos miembros de un
mismo núcleo familiar.

La Directora de Talento Humano, con comunicación de 12 de diciembre de 2017, señaló:

"... Al posesionarme en el cargo, el 1 de febrero de 2016, el pago de viáticos por


residencia venía efectuándose en conformidad con las referidas disposiciones de la
Ley Orgánica del Servicio Público y de su Reglamento, y, de acuerdo al informe
técnico 173 de 9 de julio de 2015 emitido por el Coordinador y Director de Talento
Humano actuantes a esa fecha...".

Lo señalado por la Directora de Talento Humano no modifica lo comentado por


auditoría, por cuanto se pagó por viáticos por gastos de residencia conforme al
informe emitido por el Coordinador y Director de Talento Humano, quienes no
consideraron el criterio emitido por la Viceministra de Servicio Público del Ministerio
del Trabajo, en el que se señaló la imposibilidad de realizar el pago por este concepto
a dos o más miembros de un mismo núcleo familiar.

Esta situación se presentó, por cuanto el Coordinador y Directora de Talento Humano,


emitieron los informes favorables para continuar con el pago de viáticos por gastos de
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30
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

residencia a dos miembros de un mismo núcleo familiar, sin considerar la absolución de


consultas emitida por la Viceministra del Servicio Público, lo cual ocasionó el pago
indebido de 20 178 USD por gastos de residencia.

El Coordinador y Directora de Talento Humano, inobservaron lo establecido en los


artículos: 124 de la Ley Orgánica del Servicio Público y 274 de su Reglamento General;
y no acataron el criterio emitido por la Viceministra de Servicio Público del Ministerio del
Trabajo, en oficio MDT-VPS-2015-0473 de 3 de junio de 2015, las Normas de Control
Interno 100-03 Responsables de control interno y 401-03 Supervisión, por lo que
incumplieron los deberes y atribuciones establecidas en el artículo 77, numeral 2, literales
a) y e) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

Se pagó viáticos por gastos de residencia a servidores que pertenecían a un mismo


núcleo familiar (cónyuges), que prestaron sus servicios en la Universidad de Investigación
de Tecnología Experimental Yachay; situación presentada por cuanto el Coordinador y
Directora de Talento Humano, emitieron los informe favorables para continuar con el pago
de viáticos por gastos de residencia a los dos miembros del mismo núcleo familiar, sin
considerar el criterio emitido por la Viceministra del Servicio Público del Ministerio de
Trabajo en la absolución de consultas, lo que ocasionó el pago indebido de viáticos por
gastos de residencia por 20 178 USD.

Recomendación

Al Rector

6. Dispondrá a la Coordinadora y Directora de Talento Humano de la Universidad de


Investigación de Tecnología Experimental Yachay, que previo al cálculo de los
viáticos por gastos de residencia al personal de la Universidad, deberán considerar
la normativa vigente emitida por el Ministerio del Trabajo y la absolución de consulta
en caso de dudas sobre la aplicación de la normativa relacionada con la
administración de talento humano.
A irrra Lirio

31
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Falta de liquidación de viáticos y pasajes al exterior

En la liquidación del anticipo de viáticos y subsistencias al exterior y adquisición de


pasajes al exterior, no se evidenció los informes de cumplimiento de actividades
institucionales y productos alcanzados de los viajes realizados por el Secretario
Académico y de Innovación - Miembro de la Comisión Gestora, según el siguiente detalle:

No.
Fecha Fecha de Fecha de Monto Concepto
Resolución Ruta
resolución salida Retorno USD de monto
aprobación
Pago
Miami-
RCG-SE-05 anticipo
039,96nticipo
2015-03-13 2015-06-25 2015-08-05 Ecuador-
No. 024-2015 70% de
Miami
viático
Compra
Miami-
RCG-SE-05
2015-03-13 2015-06-25 2015-08-05 Ecuador- 304011 de
No. 024-2015 pasajes
Miami
aéreos
Los Compra
RCG-S0-08 Ángeles-
2016-08-05 2016-09-01 2016-09-14 135498 de
No. 073-2016 Quito-Los pasajes
Ángeles aéreos
Los Compra
[RCG-SE-090- Ángeles- de
2016-09-23 2016-10-16 2016-10-19 2 629 88
2016 Quito-Los ' pasajes
Ángeles aéreos r
........ Total _1 10 064,93 i

Las actividades que se programaron para cada uno de los viajes del Secretario
Académico, se describen a continuación:

- La Comisión Gestora con Resolución RCG-SE-05No.024-2015 de 13 de marzo de


2015, aprobó la planificación anual de viajes al exterior tentativa de sus Miembros
para el año 2015, señalando:

"... 25 de junio al 5 de agosto de 2015... Actividades de la CG que incluyen


reuniones con estudiantes, discusión de asuntos relacionados con planificación,
plan maestro, contratación de personal académico y Autoridades Académicas y
gestión de los distintos Departamentos...".

El Director Administrativo con memorando UITEY-ADM-2015-501 de 24 de junio de


2015, solicitó a la Directora Financiera el pago del 70% de los viáticos
correspondientes al viaje programado del miembro de la comisión gestora de 25 de
junio al 5 de agosto de 2015; e, indicó:

9
iri-ta y Dos

32
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

"... Solicito realizar el pago por concepto de anticipo de viáticos (70%) a... Miembro
de la Comisión Gestora... correspondiente a la siguiente fecha: desde el 25 de junio
de 2015 hasta el 8 de julio de 2015. Se hace acotación a que únicamente se
necesita el pago de viáticos de 14 días...".

El anticipo de viáticos al exterior por 3 039,96 USD, fue pagado con CUR 61722558
de 25 de junio de 2015.

- El Presidente de la Comisión Gestora emitió las Resoluciones RCG-S0-08 No.073-


2016 de 5 de agosto de 2016 y RCG-SE-15 090-2016 de 23 de septiembre de 2016,
en cuyo artículo 1 dispuso:

"... Autorizar el viaje al exterior a..., miembro de la Comisión Gestora de la


Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, compra de
pasajes aéreos en la ruta Los Ángeles - Quito - Los Ángeles, del 01 al 14 de
septiembre de 2016, con la finalidad de que pueda realizar actividades relacionadas
a establecer vínculos con el sector productivo, gestiones políticas para la
Universidad, realice una conferencia en el marco del programa del Vicecanciller de
Investigación, revisión y coordinación de avances de la Secretaria Académica y de
Innovación para Yachay; y, llevar a efecto actividades con las autoridades
académicas y personal administrativo de la Universidad, entre otras actividades de
interés institucional...".

"... Autorizar de conformidad con la normativa señalada que antecede, el viaje al


exterior y compra de pasajes aéreos a..., miembro de la Comisión Gestora de la
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, en la ruta: Los
Ángeles-Quito-Los Ángeles del 16 al 19 de octubre de 2016 a fin de que se pueda
establecer vínculos con el sector productivo, realizar gestiones políticas para la
Universidad, y revisar el avance de la creación del Centro de Transferencia
Tecnológica...".

La Coordinadora Administrativa Financiera, con memorando UITEY-CAF-2017-0037-M


de 21 de junio de 2017, informó a la Coordinadora de Talento Humano, que se encuentra
pendiente la liquidación del anticipo de viático al exterior de 3 039,96 USD del Secretario
Académico y de Innovación - Miembro de la Comisión Gestora, e indicó:

... En base a lo anteriormente detallado puedo mencionar que en el mayor contable


de la cuenta 112-15-01 Anticipo de viáticos pasajes y otros de viajes institucionales
consta como liquidar o recuperar el valor de 3 039,96 que corresponde al anticipo
de viáticos entregado al Dr... en la ruta Miami- Ecuador- Miami del 25 de junio al
8 de julio de 2015 para realizar actividades de la Comisión Gestora. Además, se
comunica que el Dr... no ha presentado el informe del cumplimiento de servicios
institucionales en el exterior, es por esta razón que no se ha realizado la liquidación
del anticipo en mención...".
TeEi HTA j T2E5

33
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

La Directora de Normativa, con oficio 001-UITEY-DN-CGE-2017 de 22 de noviembre de


2017, respecto de los informes de actividades de los viajes del Secretario Académico y
de Innovación de la Comisión Gestora, realizados en septiembre y octubre de 2016,
señaló:

"... que los informes o productos de los viajes del doctor..., no reposan en el archivo
de la Dirección de Normativa ni de la Secretaria de la Comisión Gestora...".

Los artículos 30, 34 y 51 del Reglamento para viajes al interior y al exterior del país de la
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay Codificado, aprobado
con Resolución RCG-SE-22No-074-2014 de 10 de noviembre de 2014, señalan:

"... Art.- 30.- Del viático en el exterior.- Es el estipendio económico o valor diario
que reciben los servidores de la Institución, destinado a cubrir los gastos de
alojamiento y, cuando sean legalmente autorizados a desplazarse fuera del país,
para cumplir tareas ofíciales o servicios institucionales derivados de las funciones
de su puesto, en el exterior, pernoctando fuera del domicilio habitual de trabajo...
Art.- 34.- De los informes del cumplimiento de servicio institucionales en el exterior:-
Dentro del término de 4 días de concluido el viaje al exterior para cumplir tareas
oficiales o servicios institucionales derivados de las funciones del puesto los
miembros de la Comisión Gestora presentarán al Pleno un informe de las
actividades y productos alcanzados; el que constará la fecha y hora de salida y
llegada al domicilio o lugar habitual de trabajo, en el cual deberá ser enviado vía
electrónica a la Coordinación/Vicecancillería Administrativa Financiera para el
trámite respectivo. Al informe se adjuntará los boarding pass o pases de abordo
(impreso en el caso de ser electrónico) ... Art. 51.- Liquidación de viáticos. - El pago
de viáticos al exterior será liquidado por el número de días que efectivamente se
empleó para el cumplimiento de los servicios institucionales en el exterior,
incluyéndose los días necesarios de vuelo de ida y regreso detallados por la
compañía de aviación... El pago de valores o gastos no justificados imputable al
servidor, será asumido por el servidor, con la obligación de reembolsar a la
Institución a través del descuento de su rol de pagos con respaldo de no autorizado
en la solicitud de cumplimiento de actividades institucionales...".

Con oficios del 098 al 0100, 0102, 0103; y, del 0105 al 0108-0008-DADe1S-20171 de 23
de noviembre de 2017, se comunicó los resultados provisionales a los Miembros de la
Comisión Gestora, al Secretario Académico y de Innovación, Coordinadores
Administrativos Financieros, Directora Financiera y el Apoderado de Secretario
Académico y Consejero Delegado, respectivamente.

El Rector — Miembro de la Comisión Gestora, con comunicación remitida por correo


electrónico, de 27 de noviembre de 2017, manifestó:
ti7A CU AT9-0

34
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

"... el Sr... residía y trabajaba en California, aunque era miembro de la Comisión


Gestora de Yachay y que por ello debía residir ene/Ecuador Que a pesar de cobrar
un salario de unos $16.000— 18.000 mensualmente y no residir en Ecuador, cuando
se desplazaba al Ecuador cobraba viáticos, lo cual tal como trasladé en su momento
al Presidente de la República, en mi entender era totalmente ilegal. Respecto a los
viajes del Sr..., quiero claramente hacer constar que en el año 2016, yo no tenía
ninguna vinculación con Yachay, por lo tanto creo que no incumplí ni inobservé
ninguno (sic), ni ninguna norma...".

Lo mencionado por el Rector — Miembro de la Comisión Gestora, no modifica lo


comentado por auditoría, debido a que no requirió la presentación de los informes de
cumplimiento de actividades de los viajes realizados por el Secretario Académico
Miembro de la Comisión Gestora ni se realizó la liquidación de los viáticos.

La Coordinadora Administrativa Financiera con comunicación de 4 de diciembre de 2017,


señaló:

"... De lo revisado, para la liquidación del viático el miembro de la comisión gestora


debía remitir el Informe al pleno de la comisión gestora detallando las actividades y
productos alcanzados como indican tanto la norma del Ministerio del Trabajo como
el Reglamento Interno, posterior a eso indica que se debía remitir de manera
electrónica a la Coordinación Administrativa Financiera... Con fecha 21 de junio
Mediante Memorando No. UITEY-CAF-2017-0037-M se remitió el pedido de
descuento en liquidación del valor correspondiente al anticipo de viáticos del
funcionario. Mediante correo electrónico que reenvío la Coordinadora de Talento
Humano se revisó el informe que remitió el funcionario en mención y se respondió...
al cual hasta el momento no da respuesta: De acuerdo a lo revisado en los correos
precedentes en el que se adjuntó el Informe de cumplimiento de servicios
institucionales se ha podido verificar: 1. Se ha pedido verificar el ingreso del informe
tanto a la Coordinación Administrativa Financiera, Dirección Administrativa pero no
se ha encontrado el mismo ni los boarding. 2 De igual manera el anticipo fue
otorgado por 14 días de acuerdo al informe del anticipo que adjunto y en el informe
solo justifica 12 días. 3 El Informe que adjunta tiene forma digital del 22/09/2015,
por lo que estaría fuera del plazo de entrega ya que sobrepasa los 4 días de
concluido el viaje al exterior 4. No adjunta los boarding pass...".

Lo señalado por la Coordinadora Administrativa Financiera no modifica lo comentado por


auditoría, ya que, a la fecha del alcance del examen, no se realizó las gestiones
respectivas para la recuperación del anticipo del 70% otorgado el 25 de junio de 2015.

El Coordinador Administrativo Financiero con oficio SZ-YT-004-2017 de 12 de diciembre


de 2017, señaló:

"... Mediante Memorando No. UITEY-ADM-2015-501 de 24 de junio de 2015..., el

-9Director Administrativo solicitó a la Directora Financiera el pago del 70% de los


rwirt7 A cinco
15
35
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

viáticos correspondientes al viaje programado del 25 de junio al 5 de agosto de


2015, el referido anticipo fue pagado el 25 de junio de 2015 por un valor de USD
3.039,96... Como se evidencia es responsabilidad en primera instancia de la
Comisión Gestora el solicitar al funcionario que realizó el viaje oficial que presente
el informe y los productos de dicho viaje y las actividades cumplidas en base a la
aprobación mediante resolución en el mismo seno de la Comisión Gestora y no de
exigencia del Coordinador Administrativo Financiero...".

Lo señalado por el Coordinador Administrativo Financiero no modifica lo comentado por


auditoría, ya que a la fecha de corte del examen especial no se realizó las acciones
necesarias para la liquidación o recuperación del anticipo del 70% entregado el 25 de
junio de 2015.

Esta situación se presentó, por cuanto el Secretario Académico - Miembro de la Comisión


Gestora, hasta la fecha de corte del alcance de la acción de control, no presentó dentro
del plazo establecido en la normativa interna los informes de cumplimiento de actividades
institucionales y productos alcanzados por los viajes realizados al Pleno de la Comisión
Gestora; así como, no remitió electrónicamente el informe al Coordinador Administrativo
Financiero del viaje realizado del 25 de junio al 5 de agosto de 2015; los Miembros de la
Comisión Gestora no solicitaron el informe de las actividades cumplidas; y, el Coordinador
Administrativo Financiero y Directora Financiera no realizaron la recuperación del anticipo
del viático otorgado a través del rol de pagos del Secretario Académico y de Innovación,
lo que ocasionó que 10 064,93 USD, no estén liquidados ni recuperados por la falta de
justificativos, limitando su capacidad financiera.

Los Miembros de la Comisión Gestora, el Secretario Académico y de Innovación, el


Coordinador Administrativo Financiero y la Directora Financiera inobservaron lo
establecido en los artículos 30, 34 y 51 del Reglamento para viajes al interior y al exterior
del país de la Universidad de Investigación y Tecnología Experimental Yachay Codificado,
emitido con Resolución RCG-SE-22No-074-2014 de 10 de noviembre de 2014; 19 y 21
del Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior,
para las y los servidores y obreros públicos, emitido con Resolución del Ministerio de
Relaciones Laborales 051 de 21 de febrero de 2011; cláusula cuarta del contrato de
servicios ocasionales suscrito el 18 de mayo de 2015 con la Directora Financiera; y las
Normas de Control Interno 100-03 Responsables de control interno, 401-03 Supervisión,
405-04 Documentación de respaldo y su archivo y 405-07 Formularios y documentos; e,
incumplieron los deberes y atribuciones establecidas en el artículo 77, numerales 1,
nit-ITA V 6E15

36
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

literales a), d) y h); y, 3, literales a), b), c), d) y j) de la Ley Orgánica de la Contraloría
General del Estado.

Conclusión

De los viajes realizados por el Secretario Académico y de Innovación - Miembro de la


Comisión Gestora, no se evidenció la liquidación del anticipo de viáticos y subsistencias
al exterior; y, la justificación de la adquisición de pasajes al exterior; debido a que el citado
servidor hasta la fecha de corte de la presente acción de control, no presentó al Pleno de
la Comisión Gestora, los informes de cumplimiento de actividades institucionales y
productos alcanzados, dentro del plazo establecido en la normativa interna; y, no remitió
vía electrónica al Coordinador Administrativo Financiera, el informe del viaje realizado del
25 de junio al 5 de agosto de 2015; los Miembros de la Comisión Gestora no solicitaron
el informe de las actividades cumplidas; y, el Coordinador Administrativo Financiero y
Directora Financiera no realizaron el control previo para la recuperación del anticipo del
viático, otorgado a través del rol de pagos del Secretario Académico, lo que ocasionó que
10 064,93 USD no sean liquidados o recuperados por la institución, limitando su
capacidad financiera a la institución.

Recomendaciones

A los Miembros de la Comisión Gestora

7. Presentarán a la máxima autoridad o a su delegado, el informe del cumplimiento del


servicio institucional en el exterior dentro del término de 4 días de concluido el viaje
al exterior, éste contendrá todas las actividades y productos alcanzados; documento
que será enviado a la Unidad Financiera o la que hiciera sus veces, para continuar
con la liquidación correspondiente.

A la Coordinadora Administrativa Financiera

8. Dispondrá al Director Financiero que, posterior a la realización de una comisión al


exterior del personal de la Universidad, requiera los justificativos e informes de
comisión los que contendrán las actividades cumplidas y productos alcanzados,
documentos con los cuales realizará la liquidación definitiva de los viáticos, por el
número de días efectivamente utilizados.
KTA y sista

37
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Multas no cobradas en el contrato 2016-10

La Directora Administrativa, por delegación de la Máxima Autoridad de la Universidad de


Investigación de Tecnología Experimental Yachay, con Resolución 031-UITEY-DA-2016
de 24 de junio de 2016, resolvió autorizar el inicio del proceso de contratación por
Régimen Especial RE-UITEY-006-2016 para la adquisición e implementación de la
Plataforma Informática de Gestión Académica en la Universidad.

La Directora Administrativa, delegada de la máxima autoridad de la Universidad de


Investigación de Tecnología Experimental Yachay, con Resolución 39-UITEY-DA-2016
de 30 de junio de 2016, resolvió aceptar las conclusiones y recomendaciones
establecidas por los miembros de la Comisión Técnica y adjudicó el contrato a la empresa
YOVERI S.A.; y, conjuntamente con el Representante Legal de la oferente, suscribieron
el 14 de julio de 2016 el contrato 2016-10, para la adquisición e implementación de la
Plataforma Informática de Gestión Académica en la Universidad, por 217 935,18 USD,
con un plazo de entrega de 180 días calendario, contados a partir del pago del anticipo;
y, cuya Administradora del Contrato fue la CancillerNicerrectora Académica.

Según el informe de ruta crítica del CUR contable del sistema e-Sigef, el pago del anticipo
del 70% del valor del contrato, se realizó mediante CUR 70666701 y 70667732 de 17 de
agosto de 2016, por 152 554,62 USD, por lo que el plazo concluía el 10 de enero de 2017.

El Gerente General de la Empresa YOVERI S.A, con comunicación de 27 de enero de


2017, informó a la Directora Administrativa de la UITEY, el estado de los productos y
entregables del proyecto, describiendo el porcentaje de avance y el estado de cada uno
de los productos; en donde señaló que los productos 7, 8 y 9, tenían un avance del 100%,
se encontraban entregados y fueron puestos en el ambiente de producción hasta el 15
de noviembre de 2016.

Auditoría verificó que los productos del 1 al 6 fueron entregados por la Empresa YOVERI
S.A, a satisfacción; y, respecto a la puesta en producción de los productos 7, 8 y 9, fue
verificada en la plataforma informática de la entidad, por parte del técnico de apoyo
informático.
TW'rvTA v. cti4c

38
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Entre las actividades realizadas para la entrega de estos productos, constaron la


preparación del ambiente de Producción / SQL y del sistema; carga en producción de los
formularios de solicitud de información de varios conceptos requeridos en el sistema; y,
configuración en producción de los procesos de administración de materias, reinscripción,
registro de calificaciones, registro de convalidaciones; y, reportes académicos estándar y
visitas estándar.

El Gerente General de YOVERI S.A., en la comunicación de 27 de enero de 2017, solicitó


a la Directora Administrativa una prórroga de 60 días adicionales y propuso un nuevo
cronograma de actividades con el propósito de concluir las actividades pendientes y
realizar el proceso de entrega recepción final del contrato, señalando como fecha límite
de entrega el 12 de abril de 2017.

La Directora Administrativa, encargada, en calidad de delegada de la máxima autoridad,


con memorando UITEY-CAF-DA-2017-0013A de 30 de enero de 2017, solicitó a la
Administradora del Contrato, informe si la solicitud de prórroga realizada por el Gerente
General de YOVERI S.A., afecta la planificación de entrega de los productos contratados,
para lo cual adjuntó la documentación con el pedido.

La Administradora del Contrato con memorando UITEY-CAN-2017-0001 de 31 de enero


de 2017, remitió a la Directora Administrativa, encargada, las observaciones respecto al
requerimiento de prórroga de plazo; y, solicitó se acepte el pedido del contratista,
argumentando 4 puntos de vista, que se detallan a continuación:

"... 1. La puesta en producción del sistema de gestión académica Power Campus,


'debe realizarse durante el período de matrículas e inicio de clases, para determinar
su correcto funcionamiento con datos reales y bajo las circunstancias reales que
establecen los procesos académicos de la Universidad. - 2. De acuerdo a lo
establecido en el contrato, el proveedor debe prestar el soporte in situ durante la
puesta en producción y por un período de 15 días, por lo que resulta importante
para la Universidad que el soporte sea recibido durante el tiempo donde se ejecuten
los procesos académicos de registro, admisión y control escolar, de tal manera que
el proveedor pueda asistir al equipo técnico de la Universidad ante incidentes que
se produzcan bajo circunstancias reales. - 3. Se ha determinado durante el proceso
de implementación, que el sistema informático Power Campus no cumplen (Sic) a
cabalidad con los requerimientos de los procesos académicos de la Universidad,
por lo que se ha acordado que el proveedor realice adaptaciones mediante
desarrollo software, los cuales se liberarán previa la puesta en producción del
sistema.- 4 Con la finalidad de comprobar el adecuado funcionamiento del sistema
y el cumplimiento a cabalidad de lo estipulado con el proveedor, y en virtud que el
calendario académico establece el inicio del proceso de matrículas el 06 de marzo
[yriTA NuEvE

39
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

de 2017 y el inicio de clases el 04 de abril de 2017 para el período académico Abril


2017 - Agosto 2017 (2017-Sem01), considero que es pertinente ampliar el período
de entrega de tal manera que la fecha de finalización y entrega final del proyecto,
sea posterior a la fecha de inicio de clases dentro del período académico 2017-
Sem01...".

Lo señalado por la servidora no justificó el otorgamiento de una prórroga, por cuanto los
argumentos presentados no constituyen casos fortuitos o de fuerza mayor; y, según Acta
de entrega recepción parcial 2, suscrita por la Administradora del Contrato, Analista de
Cancillería y el Contratista, los productos 8 y 9 ya fueron entregados y puestos en
producción hasta el 15 de noviembre de 2016.

El servicio de soporte técnico establecido en el numeral 5.04 de la cláusula quinta del


contrato 2016-10, estuvo vigente hasta el 17 de agosto de 2017, es decir, existía
cobertura del soporte técnico para el inicio del período académico de abril de 2016.

El artículo 30 del Código Civil, establece como caso fortuito o fuerza mayor, lo siguiente:

"... Se llama fuerza mayor o caso fortuito, el imprevisto a que no es posible resistir,
como un naufragio, un terremoto, el apresamiento de enemigos, los actos de
autoridad ejercidos por un funcionario público...".

La Directora Administrativa, encargada, con oficio UITEY-CAF-DA-2017-0002 de 31 de


enero de 2017, notificó al Contratista la autorización de prórroga de 60 días adicionales
conforme al cronograma propuesto; siendo la fecha límite de entrega el 14 de abril de
2017.

La Administradora del Contrato, el Técnico que no intervino; en el proceso de contratación


y el Gerente de YOVERI S.A., el 13 de abril de 2017, suscribieron el Acta de entrega
recepción definitiva de los productos del contrato 2016-10, en cuyo numeral 5 "Liquidación
Económica", casillero multas, no se estableció ningún valor a descontarse por este
concepto.

Con oficios del 091 al 123; y, 125-0008-DADeIS-2017-I de 23 y 24 de noviembre de 2017,


se comunicó los resultados provisionales a la Administradora del Contrato, al Gerente
General de Yoveri S.A, y a la Directora Administrativa, encargada, Asesor del rectorado,
Canciller Interina, ex-Directores Académicos, respectivamente.
Cv A eenITA
L%19

40
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

La Directora Administrativa, encargada, en funciones del 23 de enero al 3 de febrero de


2017, con oficio 002-JRSF de 4 de diciembre 2017, señaló la autorización de prórroga de
plazo a la empresa YOVERI.S.A, se basó en el Informe de la Administradora del Contrato,
remitido con memorando UITEY-CAN-2017-0001 de 31 de enero del mismo año, en el
cual solicitó "... se acepte la prórroga establecida por el contratista..."; sin embargo, a
pesar de existir el informe de la Administradora del Contrato, no procedió a validar los
hechos descritos en el citado informe, por lo que no modifica el comentario de auditoría.

El Director de Registros Académicos con oficio UITEY-DTGA-2017-0007-0 de 11 de


diciembre de 2017, señaló:

"... Los parámetros establecidos en los pliegos y términos de referencia del citado
proceso: "Personal Técnico Mínimo Requerido", se consideró el cumplimiento al
título académico requerido evidenciando la legalidad y pertinencia del mismo
mediante la copia del título y de la cédula profesional emitida por la Dirección
General de Profesionales de la Secretaria de Educación Pública de México, esto en
sentido que el equipo propuesto para la implementación era de origen mexicano y
por lo tanto no correspondía un registro o aval a su título profesional por parte de la
SENESCYT, puesto que su permanencia era temporal (seis meses) mientras dure
la implementación... Artículo 38 (LOSNCP).- Personas Naturales que pueden
ejercer la Consultoría... Artículo 32 (Reglamento LOSNCP).- Ejercicio de la
consultoría...".

Lo señalado por el servidor no modifica lo comentado por auditoría, debido a que los
argumentos presentados hacen referencia a la salvedad establecida para los consultores
individuales extranjeros; y, la empresa YOVERI S.A. se presentó en el proceso de
contratación como persona jurídica de origen nacional.

Esta situación se presentó por cuanto la Administradora del Contrato, emitió el informe
de prórroga, sin que los hechos que motivaron el pedido de prórroga por parte de la
Contratista, constituyan casos fortuitos o de fuerza mayor; y, la Directora Administrativa,
encargada, autorizó la prórroga de plazo, sin validar que los hechos descritos en el
informe de la Administradora del Contrato estén acordes con las condiciones
contractuales, lo que ocasionó que no se entreguen los bienes y servicios contratados en
el plazo establecido y no se cobre una multa de 13 076,11 USD correspondiente al 1 por
mil del valor contratado, por los 60 días de retraso en la entrega.

La CancillerNicerrectora Académica como Administradora del Contrato, Directora


Administrativa, encargada, en calidad de Delegada de la Máxima Autoridad, inobservaron
ubso

41
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

lo establecido en los artículos: 30 del Código Civil; 80 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y 121 de su Reglamento General; las cláusulas décima
"Plazo", décima primera "Prórrogas del plazo", décima segunda "Multas" y décima sexta
"De la administración del contrato" del contrato 2016-10 de 14 de julio de 2016; y las
Normas de Control Interno 100-03 Responsables del Control Interno, 401-03 Supervisión,
408-17 Administrador de contratos y 600-01 Seguimiento continuo o en operación, e,
incumplieron los deberes y atribuciones establecidos en el artículo 77, numeral 2, literales
a) y c) de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

La Administradora del Contrato, emitió el Informe de prórroga, sin que los hechos que
motivaron el pedido del mismo por parte la Contratista, constituyan casos fortuitos o de
fuerza mayor; además, la Directora Administrativa, encargada, autorizó la prórroga de
plazo, sin validar que los hechos descritos en el informe de la Administradora del Contrato
estén acordes con las condiciones contractuales, lo que ocasionó que no se entreguen
los bienes y servicios en los plazos establecidos en el contrato; y, no se cobre una multa
de 13 076,11 USD correspondiente al 1 por mil del valor contratado por los 60 días de
retraso en la entrega.

Recomendación

Al Rector

9. Dispondrá a los Administradores de los Contratos, acepten antes de vencido el plazo


contractual, solicitudes de prórroga de plazos y términos, cuando exista motivos de
fuerza mayor debidamente probados y documentados; así como, efectúen la
liquidación de plazos y económica, considerando los tiempos no cubiertos en las
cláusulas contractuales, para realizar el cálculo de multas a que diera lugar.

Servicios brindados como parte del contrato 002-2017 sin documentos de


verificación

La Directora Administrativa de la Universidad de Investigación de Tecnología


Experimental Yachay y el Delegado del Gerente General de la Corporación Nacional de
A __
cuAacrnA y 1:c6

42
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Telecomunicaciones CNT E.P., el 3 de marzo de 2017, suscribieron el contrato 002-2017


para la prestación de servicios de telecomunicaciones, cloud computing, respaldos y
soporte técnico para uso de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental
Yachay,, según las especificaciones técnicas constantes en la oferta, por 99 808,82 USD,
cuya forma de pago fue mensual de acuerdo al cumplimiento de las siguientes
características:

1. Cloud Computinp
Ítem 7 Servicio Unidad de medida Cantidad Suministro
l 1.1 Memoria Ram GB 200
[12 Procesamiento GHz 70
Almacenamiento GB 3500 mensual
I1
11.4 Ifjrewall 251ps NA 1
2. Telecomunicaciones
I Item Servicio I Unidad de medida Cantidad Suministro
2.1 Enlace de Datos Mbps 15
I 2.2 --Enlace de Internet Mbps 10 mensual
I 2.3 TPool IP adicional /27 NA 1
1 3. Respaldos
[ nem Servicio -1 Unidad de medida Cantidad Suministro
I 3.1 I Respaldo de Máquinas 1
GB 4096 Mensual
I Virtuales
• sop
1
1 Itern 41 Servicio Unidad de medida E Cantidad Suministro
h4.1 I Soporte firewall hora 1 5_1 contra prestación del
1 Soporte Centro Datos hora 5 servicio de acuerdo a
Virtual requerimiento del
1 Administrador del
4.3 'Soporte de respaldos ocasional
Contrato

El Director de Tecnologías de la Información y Comunicación como Administrador del


Contrato, la Técnico que no intervino en el proceso de contratación y el Contratista,
suscribieron las Actas de entrega recepción parcial 1, 2, 3, 4 y 5 de 13 de abril, 10 de
mayo, 22 de junio, 14 de julio y 14 de agosto de 2017, respectivamente, en el numeral 7
"CONSTANCIA DE LA RECEPCIÓN", se indica que luego de verificar los servicios
entregados por la Contratista, estos fueron los requeridos conforme las características y
especificaciones técnicas señaladas en los pliegos; y, se dejó constancia de la recepción
del servicio de telecomunicaciones y cloud computing; sin embargo, no se evidenció la
documentos con los cuales se efectuó el control y monitoreo, previo el pago de la
facturación mensual; sin embargo, auditoría verificó que los servicios contratados fueron
prestados por la contratista.

Con oficios 0117 y 0118-0008-DADeIS-2017-1 de 23 de noviembre de 2017, se comunicó


los resultados provisionales al Director de Tecnología de la Información y
ilezr-trp y 12E5

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Comunicaciones; y, al Analista de Tecnología de la Información y Comunicaciones


Técnico que no intervino en el proceso contratación, respectivamente.

La Analista de Tecnología de la Información y Comunicaciones, con oficio


UITEY-DTC-2017-009-NQ de 27 de noviembre de 2017, manifestó:

"... los encargados del monitoreo son los Administradores de los Servicios, los
mismos que mensualmente se les consulta si existe alguna falta de disponibilidad
en los servicios contratados, todo esto se registra en una carpeta compartida en
Google Drive, logs que adjunto...".

Lo mencionado por la servidora no modifica lo comentado por auditoría, en razón de que,


no se evidenció los documentos de consulta de disponibilidad de los servicios, tampoco
las respuestas a dichas consultas; ni los informes de entera satisfacción de los meses de
marzo a julio de 2017 que se mencionan en los logs remitidos.

Situación que se produjo por cuanto el Administrador del Contrato y la Técnico que no
intervino en el proceso de contratación, como integrantes de la comisión de recepción, no
evidenciaron la documentación con la cual se efectuó el control y monitoreo de los
recursos entregados mensualmente por la contratista, previo el pago de la facturación
mensual; ocasionando que no se cuente con documentación que garantice la supervisión
realizada; y, de ser el caso la aplicación de los descuentos/multas establecidos para el
efecto; sin embargo, auditoría verificó que los servicios contratados fueron prestados;

El Director de Tecnologías de la Información y Comunicaciones como Administrador del


Contrato y la Analista de Tecnologías de la Información y Comunicaciones, designada
Técnico que no intervino en el proceso de contratación, inobservaron lo establecido en
los artículos: 80 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; 121 y
124 de su Reglamento General; cláusula cuarta "ACTIVIDADES" del Contrato de
Servicios Ocasionales, suscrito con Director de Tecnologías de la Información y
Comunicaciones el 1 de agosto de 2014; las Normas de Control Interno 100-03
Responsables del control interno, 401-03 Supervisión, 405-04 Documentación de
respaldo y su archivo, 408-17 Administrador del contrato, 410-13 Monitoreo y evaluación
de los procesos y servicios y 600-01 Seguimiento continuo o en operación, incumplieron
las atribuciones establecidas en el artículo 77 numeral 2, literales a) y c) y artículo 77 de
la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.
Csi442~1
_, CuMPO
t5r1"

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Conclusión

El Administrador del Contrato y la Técnico que no intervino en el proceso de contratación


suscribieron el Acta de entrega recepción, sin evidenciar la documentación con la cual se
demuestre el control y monitoreo de los recursos entregados mensualmente por la
contratista, previo el pago de la facturación mensual; ocasionando que no se cuente con
documentación que garantice la supervisión realizada; y, de ser el caso la aplicación de
los descuentos/multas establecidos para el efecto; sin embargo, auditoría verificó que los
servicios contratados fueron prestados.

Recomendación

Al Rector

10. Dispondrá a los miembros de la comisión de recepción de los productos y servicios


adquiridos, validen y recopilen la documentación que demuestre el cumplimiento de
las condiciones contractuales; que será presentada con un informe para su
aprobación y envío a la Dirección Financiera para proceder con el pago.

Equipos de laboratorio del contrato 2015-055 no instalados por falta de


infraestructura física

En los términos de referencia se detallan las especificaciones técnicas de los bienes,


constantes en el requerimiento RE-UITEY-CAN-2015-003, sin fecha, elaboradas por el
Asesor, revisadas por el Coordinador Administrativo Financiero y Directora de
Contratación Pública; y, aprobados por el Rector de la Universidad, se señala la "Provisión
e Implementación de equipos para los laboratorios de la UITEY YACHAY'; sin embargo,
en este documento no se describe el análisis que respalde el establecimiento del
presupuesto referencial de 6 309 821,43 USD más IVA, inobservando lo establecido en
el artículo 23 de la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Contratación Pública; y, el literal
a) del artículo 5 de la Resolución INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011.

El Rector con Resolución de inicio UITEY-R-009-2015 de 15 de diciembre de 2015, autorizó


el inicio del procedimiento precontractual de Régimen Especial RE-UITEY-020-2015,
aprobó los pliegos de la "PROVISION E IMPLEMENTACION DE EQUIPOS PARA LOS
eunt4 y opio
ty
45
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

LABORATORIOS DE LA UNIVERSIDAD DE INVESTIGACIÓN DE TECNOLOGÍA


EXPERIMENTAL YACHAY", e invitó en forma directa a la Empresa Pública Yachay E.P
para que presente su oferta.

El Rector de la UITEY y el Gerente General de la Empresa Pública YACHAY EP, el 31 de


diciembre de 2015, suscribieron el contrato 2015-055 del Proceso RE-UITEY-025-2015
para la provisión e implementación de los equipos para los laboratorios de la Universidad
de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, por 6 309 821,43.USD sin incluir
IVA, con un plazo de 270 días, contados a partir de la entrega del anticipo, que fue pagado
con CUR 69178703 de 22 de abril 2016, por 4 416 875 USD, equivalente al 70% del valor
contratado, mismo que fue transferido a la Empresa Pública Yachay EP, el 29 de julio del
mismo año, por lo cual el plazo contractual vencía el 25 de abril de 2017.

En la cláusula décima primera "Prórroga del Plazo" del citado contrato, se establece:

"... La CONTRATANTE prorrogará el plazo total o los plazos parciales en los


siguientes casos:... b) Por suspensiones en la ejecución del contrato, motivadas
por la Contratante u ordenadas por ella y que no se deban a causas imputables a
la CONTRATISTA...".

El Administrador del Contrato, sustentado en la mencionada cláusula y antes que fenezca


el plazo contractual, en su informe técnico emitido para la suspensión y prórroga del
contrato 2015-055 de 19 de abril de 2017, en el numeral 3 "JUSTIFICACIÓN", señaló:

"... Por razón de los requerimientos tecnológicos que son necesarios para el
funcionamiento del "Equipamiento de Laboratorio"— parte del Contrato No. 2015-
055, se consideró su ubicación dentro del Edificio de Transferencia Tecnológica
Bloque 2 — TT2, dado que la planificación para la construcción de este edificio
contempla que en este sean ubicados los "Laboratorios de Investigación" de las
carreras de Física, Química, Biotecnología y Geología, en los cuales se hará uso
de este Equipo al igual que de otros equipos de alta tecnología.- Dentro de los
requisitos de preinstalación del "Equipamiento de Laboratorio se encuentra la
necesidad de contar con la infraestructura adecuada que incluye especificaciones
técnicas tales como: Acometidas de Gases (tuberías y reguladores), Acometidas de
Agua y Vapor, Drenaje / Extracción de Gases, Cuartos de Almacenamiento de
Reactivos Químicos y Biológicos, Instalaciones eléctricas con voltajes variables que
incluyen 230 V, El peso mínimo permitido que debe soportar el piso en Planta Baja
es de: 500N/m2 en el caso de ciertos equipos, Adecuación de espacios físicos que
permitan no solo su ingreso con facilidad sino también que el mismo pueda tener
una amplitud de espacio que es recomendada para su operación y mantenimiento,
Adecuación de espacio físico para la instalación de equipamiento periférico
(complementario) para el funcionamiento del equipo tales como chillers, aires
6;:acondicionados, UPS, PCS, Otros requerimientos particularizados para cada
yrt-I/A `I SEIS

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

equipo.- Si bien la construcción de la Ciudad del Conocimiento, en general, y de los


Laboratorios para la Universidad Yachay Tech, en particular, es de competencia de
la Empresa Pública Yachay EP; en el marco del Contrato Nro. 2015-055, cuyo
objeto es la provisión del "Equipamiento de Laboratorio" por parte de la Empresa
Pública Yachay — Yachay — EP., en favor de la Universidad de Investigación de
Tecnología Experimental Yachay, nó se ha previsto la dotación de infraestructura
para los equipos en cuestión. Esta obligación hace parte de otras funciones legales
de la referida empresa pública...".

De lo expuesto se establece que, el Administrador del Contrato, solicitó la suspensión del


contrato por 266 días, contados a partir del 24 de abril de 2017. La Rectora Subrogante
con oficio UITEY-REC-2017-0066-0 de 21 de abril de 2017, autorizó la suspensión y
prórroga de los plazos del contrato 2015-055; e, incluyó el nuevo cronograma previamente
elaborado entre las partes contractuales.

Con oficios 119 al 121, 124 y 126-0008-DADe1S-20171 de 23 de noviembre de 2017; y,


35146 y 35147 DNA 2 de 1 de diciembre de 2017, se comunicó los resultados
provisionales al Rector, Administradores del Contrato, Coordinador Administrativo
Financiero, Directora de Contratación Pública; y, Gerentes Generales de la Empresa
Pública Yachay EP, en cada uno de sus períodos de actuación, respectivamente.

El Administrador del Contrato 2015-055, con comunicación de 28 de noviembre 2017 y


ratificada con comunicación de 6 de diciembre del mismo año, señaló:

"... en calidad de Administrador del Contrato No.2015-055, remití a... Gerente


Comercial de la Empresa Pública Yachay E.P., la validación de las especificaciones
técnicas de los equipos solicitados... Paralelamente a esto, en atención a que la
entrega de la totalidad de los "Equipos de Laboratorio" conforme establecido en el
contrato es de (270) doscientos setenta días contados a partir del 29 de julio de
2016, fecha en la que se hizo entrega del anticipo, es decir, que la fecha límite para
la entrega del equipamiento correspondía el 25 de abril de 2017; con fecha 20 de
abril de 2017, remití mediante memorando No.UITEY-VCI-0069 M, el informe
Técnico Justificativo para la Suspensión y Prorroga al Contrato Administrativo
No.2015-055... considerando los antecedentes detallados en dicho informe y como
respuesta a la necesidad de extender el plazo de entrega de los bienes objeto del
contrato y; en consecuencia, la realización de entregas parciales, con el fin de que
los mismos puedan ser instalados en el lugar del destino final que es el Edificio de
Transferencia Tecnológica TT2 y estableciendo que:"... la motivación de la
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay para la
suspensión y Prórroga se fundamenta estrictamente en la necesidad de contar con
la infraestructura necesaria para la instalación, puesta en marcha y funcionamiento
del equipo contratado...". La sugerencia de suspensión prórroga del contrato 2015-
055 fue aprobada por la máxima autoridad quien mediante oficio No UITEY-REC-
2017-0066-0 de fecha 21 de abril de 2017, la... en calidad de rectora Subrogante,
dirigido a la... en calidad de Gerente Comercial manifiesta: "Se autoriza la
Suspensión y prórroga de los plazos del Contrato No. 2015-055 y se incluye el
C0
L:1)41?indTA slata

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

nuevo cronograma previamente elaborado entre las partes contractuales... El 24


de abril de 2017, mediante oficio No.EPYEP-GC-2017-0016-CO, dirigido al Dr...,
la... en caridad de Gerente Comercial, manifiesta: "Una vez revisado el documento
se acepta la suspensión y el cronograma de ejecución planteado e instalación de
equipos sugeridos por la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental
Yachay... en 534 días...".

Lo señalado por el Administrador del Contrato no modifica lo comentado por auditoría,


debido a que el objeto de contratación no fueron entregados en el plazo establecido, por
la falta de la infraestructura adecuada donde serían instalados los equipos.

El Coordinador Administrativo Financiero, en funciones del 13 de mayo de 2015 al 18 de


marzo de 2016, con oficio SZ-YT-002-2017 de 12 de diciembre de 2017, señaló:

"... Como consta en los documentos emitidos por YACHAY EP los términos de
referencia y especificaciones técnicas fueron revisadas y aprobadas por Cancillería
y Rectorado respectivamente para que con ayuda de los técnicos especializados
en la materia de equipos de laboratorio para investigación científica validen dicha
información y cubran las necesidades de la Universidad, el Coordinador
Administrativo Financiero no tiene competencia sobre los términos técnicos,
especificaciones técnicas y demás condiciones especializadas a la
investigación...".

Lo señalado por el servidor no modifica el contenido del comentario, debido a que no


adjuntó documentación que evidencie que se realizó un estudio de mercado para la
determinación del presupuesto referencial, por parte de los servidores de la Universidad
de Investigación de Tecnología Experimental Yachay.

La Directora de Contratación Pública, encargada del 11 de septiembre de 2015 al 14 de


marzo de 2016, con oficio 002-AYT-MLMS-2017, recibido el 14 de diciembre de 2017,
indicó:

"... mi participación dentro del proceso de revisión de los términos de referencia


para la contratación de la "Provisión e implementación de equipos para los
laboratorios de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental
Yachay" se relacionó a la revisión de asuntos netamente legales y de carácter
formal de los mismos(...) Conforme se evidencia en las especificaciones técnicas
nro.RE-UITEY-CAN-2015-003, en este proceso de contratación fue directamente el
rectorado, a través de su asesor quien elaboró estos estudios previos para la
contratación; y, a su vez fue el Rector de la institución quién aprobó los mismos, sin
que la Dirección de Contratación haya tenido una participación más allá de la
revisión de aspectos netamente legales o formales del procesos...".
:1,41C0-11421 1 cok,

48
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachav

Lo mencionado por la servidora no modifica lo comentado por auditoría, debido a que en


la documentación del citado proceso de contratación consta como una de las personas
que intervino en la revisión de los términos de referencia, sin considerar que estos no
constituían diseños completos, definitivos y actualizados previo a la aprobación del inicio
del proceso de contratación RE-UITEY-025-2015.

Esta situación se presentó por cuanto el Asesor, Coordinador Administrativo Financiero,


Directora de Contratación Pública y el Rector de la UITEY, al elaborar, revisar y aprobar
los términos de referencia del proceso de contratación en referencia, no contaron con el
análisis de los precios de mercado, para determinar el presupuesto referencial, con el
cual se estructuraron los términos de referencia; además, los Rectores de la institución
en cada uno de sus períodos de actuación, aprobaron el inicio del proceso de
contratación, sin disponer previamente de las condiciones físicas y administrativas para
la implementación de los equipos de laboratorio y no estableció los controles que
aseguren que la adquisición se ajuste a lo planificado; la Vice-Canciller de Innovación
Pedagógica como Administradora del Contrato no realizó las gestiones necesarias para
que el objeto de contratación sea entregado en el plazo establecido; o, una vez
identificadas las condiciones adversas que afectaban la normal ejecución del contrato
solicite la terminación del contrato; lo que ocasionó que hasta la fecha de corte del
examen especial los estudiantes de la Universidad no cuenten con laboratorios de
Biología, Física, Geología, y Química para el desarrollo de sus actividades académicas.

Los Rectores de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, la


Vice-Canciller de Innovación Pedagógica como Administradora del Contrato, el
Coordinador Administrativo Financiero; y, la Directora de Contratación Pública;
inobservaron lo establecido en los artículos: 23 y 80 de la Ley Orgánica del Sistema
Nacional de Contratación Pública y 121 de su Reglamento General; literal a) del artículo
5 de la Resolución INCOP-054-2011 de 12 de noviembre de 2011; el artículo 87 del
Estatuto de la Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay, las
Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 401-03 Supervisión,
406-02 Planificación, 408-17 Administrador del contrato y 600-01 Seguimiento continuo o
en operación; e, incumplieron las atribuciones establecidas en el numeral: 1 literales a),
d) y h); y, 2, literales a) y c) del artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General

5..cidel Estado.
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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

Conclusión

El Asesor, Coordinador Administrativo Financiero, Directora de Contratación Pública y


Rector, al revisar y aprobar los términos de referencia del proceso de contratación
RE-UITEY-025-2015, no observaron que éstos cuenten con el estudio de los precios de
mercado para determinar el presupuesto referencial; y, los Rectores de la institución en
cada uno de sus períodos de actuación, aprobaron el inicio del proceso de contratación
sin verificar la existencia previa de las condiciones físicas y administrativas para la
implementación de los equipos de laboratorio y no establecieron los controles que
aseguren que la adquisición se ajuste a lo planificado; la Vice-Canciller de Innovación
Pedagógica como Administradora del Contrato, no realizó las gestiones necesarias para
que el objeto de contratación sea entregado en el plazo establecido; o, identificadas las
condiciones adversas que afectaban la normal ejecución del contrato, solicite la
terminación del contrato; lo que ocasionó que hasta la fecha de corte del examen especial
los estudiantes de esta Universidad no cuente con laboratorios de Biología, Física,
Geología, y Química para el desarrollo de sus actividades académicas.

Hecho Subsecuente

El Administrador del Contrato 055-2015, en la comunicación de 6 de diciembre de 2017,


adjuntó la pre liquidación de multas dentro del citado contrato de 23 de septiembre del
mismo año, señalando lo siguiente:

"... 1) El contratista se encuentra en mora desde el 16 de junio de 2017, sin que,


hasta la presente fecha, haya subsanado su incumplimiento o presentado excusas
válidas fundadas en verificación de hechos de caso fortuito o fuerza mayor acorde
a lo dispuesto en el artículo 30 del Código Civil. - 2) De conformidad a la liquidación
económica realizada podemos determinar que a la fecha de hoy por el
incumplimiento de la entrega de los bienes es un total de 100 días por el valor del
1x1000, del monto del valor del incumplimiento de USD 37.502,30 (treinta y siete
mil quinientos dos dólares de los Estados Unidos de América con 30/100) Sin
embargo, esta liquidación tiene corte a la fecha. En caso de que el incumplimiento
persista, las multas continuarán verificándose. 3) De conformidad a las cláusulas
contractuales se debe considerar que la Universidad de Investigación de Tecnología
Experimental Yachay, se encuentra autorizada por la contratista para que haga
efectiva la multa impuesta, de los valores que por el presente contrato le
correspondan recibir sin requisito o trámite previo alguno.4) Se requiere al
contratista cumplir con lo estipulado en el contrato y particularmente subsane la
mora en la que actualmente incurre, en cuanto a la entrega del PCR tiempo real y
los 20 microscopios polarizados para los laboratorios de enseñanza, considerando
que son equipos indispensables para la docencia e investigación.- Por lo cual se
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50
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

procede a comunicar el contenido íntegro del presente documento a la contratista


Empresa Pública Yachay E.P. para los fines legales pertinentes...".

Recomendaciones

Al Rector

11. Dispondrá a los servidores responsables de autorizar procesos de adquisición de


bienes y servicios en la Universidad, inicien un proceso de contratación, una vez que
se hayan elaborado, revisado y aprobado los términos de referencia completos,
definitivos y actualizados; y, que éstos incluya un presupuesto referencial
determinado a base de un estudio de mercado, a fin de garantizar una correcta
ejecución de las contrataciones.

12. Dispondrá a los Administradores de contratos que velen por el cabal y oportuno
cumplimiento del objeto contractual, caso contrario emitirán los respectivos informes
para conocimiento de la autoridad y toma de acciones.

Funciones de los Miembros de la Comisión Gestora ejecutadas parcialmente

El Presidente de la República con Decreto Ejecutivo 275 de 31 de marzo de 2014,


publicado en el Suplemento del Registro Oficial 229 de 21 de abril del mismo año, designó
a 5 servidores como Miembros de la Comisión Gestora de la Universidad de Investigación
de Tecnología Experimental Yachay, incluida su Secretaria.

Los Miembros de la Comisión Gestora, con acta 001-2014-CG de 21 de abril de 2014, en


su primera reunión, por unanimidad acordaron nombrar sus cargos y definir las funciones
que les corresponde a cada uno de ellos, así:

Rector, Presidente y Director Ejecutivo;


Secretario Académico y de Innovación;
- Consejero Delegado (Chairman);
- Vice Consejero Delegado.
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51
Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

La Comisión Gestora en sesión extraordinaria de 22 de abril de 2014, con Acta 001-2014-


CG-SE, emitió la Resolución RCG-SE-01 No.002-2014, aprobando el Reglamento de
Funcionamiento de la Comisión Gestora de la Universidad de Investigación de Tecnología
Experimental Yachay, en el que definieron los deberes y atribuciones de cada uno. Del
análisis a la doCumentación proporcionada por el Consejero Delegado, Vice Consejero
Delegado, y Secretario Académico y de Innovación, no se evidenciaron los productos
obtenidos del cumplimiento de las siguientes funciones:

- Consejero Delegado:
• Evaluar la administración de la Universidad y presentar el informe para
consideración y aprobación de la Comisión Gestora.
• Velar por la implementación de la estructura y filosofía de la Universidad.

- Vice Consejero Delegado:


• Conducir junto con el Rector y el Canciller, el desarrollo de programas de posgrado.
• Conducir y orientar el desarrollo e implementación del Plan Maestro Institucional.

Secretario Académico y de Innovación:


• Supervisar la gestión administrativa y académica de la universidad.
• Establecer relaciones y vínculos con personas naturales y jurídicas a fin de fomentar
las actividades de innovación y transferencia de tecnología.
• Ser el vínculo con el sector productivo y el sistema de educación superior en materia
de innovación y transferencia de tecnología.
• Entablar relaciones con el sector industrial y productivo.
• Velar por la correcta ejecución de las obligaciones contractuales.

El Presidente de la República con Decreto Ejecutivo 1223 de 9 de noviembre de 2016,


aceptó la renuncia del Vice-Consejero Delegado; y, el 23 de mayo de 2017, se aceptó las
renuncias presentadas por el Consejero Delegado y Secretario Académico y de
Innovación.

La Comisión Gestora desde el 16 de julio de 2015 al 23 de mayo de 2017, sesionó por 53


ocasiones, entre reuniones ordinarias y extraordinarias; y adoptó 210 Resoluciones; sin
embargo, en las actas de sesiones de la Comisión Gestora, y en la documentación
presentada por parte de sus Miembros; no se identificó documentación que evidencie la
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(1 V D:35

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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

ejecución de las actividades antes descritas; así como, de la aprobación de las propuestas
de Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos, Manual de Descripción,
Valoración y Clasificación de Puestos Institucional, y Planificación de Talento Humano,
elaboradas por la Directora y Coordinadora de Talento Humano.

Con oficios 0127, 0134 y 0135-0008-DADeIS-2017-I de 24 de noviembre de 2017, se


comunicó los resultados provisionales al Consejero Delegado, Vice Consejero Delegado
y Secretario Académico y de Innovación — Miembros de la Comisión Gestora,
respectivamente.

Esta situación se presentó por cuanto el Consejero Delegado, Vice-Consejero Delegado,


y Secretario Académico y de Innovación, no observaron el cumplimiento total de las
funciones asignadas; ocasionando que al 31 de agosto de 2017 fecha de corte de la
acción de control, la UITEY no cuente con los instrumentos legales, ni con todos los
productos objeto de las funciones asignadas, como el Estatuto Orgánico de Gestión
Organizacional por Procesos, Manual de Descripción, Valoración y Clasificación de
Puestos Institucional, y Planificación de Talento Humano.

El Consejero Delegado, Vice-Consejero Delegado, y Secretario Académico y de


Innovación, incumplieron las funciones atribuidas a cada uno en los artículos 12, 13 y 14
de la Resolución RCG-SE-01 No. 002-2014 aprobada con Acta 001-2014-CG-SE de
sesión extraordinaria de la Comisión Gestora de 22 de abril de 2014; e, inobservaron las
Normas de Control Interno 100-03 Responsables del control interno, 200-08 Adhesión a
las políticas institucionales, 401-03 Supervisión; 405-04 Documentación de respaldo y su
archivo y 600-01 Seguimiento continuo o en operación, por lo que incumplieron las
atribuciones establecidas en los numerales 1, literales a), d) y h); y, 2, literales a) y c) del
artículo 77 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado.

Conclusión

En la información proporcionada por los Miembros de la Comisión Gestora, así como, de


las actas de sesiones de la Comisión Gestora, no se identificó la documentación que
evidencie la ejecución de las actividades asignadas al Consejero Delegado, Vice-
Consejero Delegado, y Secretario Académico y de Innovación; debido a que los citados
servidores, no observaron el cumplimiento de todas las funciones asignadas;
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Universidad de Investigación de Tecnología Experimental Yachay

ocasionando que al 31 de agosto de 2017 fecha de corte de la acción de control, la UITEY


no cuente con los instrumentos legales y de administración de talento humano, ni con
todos los productos objeto de las funciones asignadas como el Estatuto Orgánico de
Gestión Organizacional por Procesos, Manual de Descripción, Valoración y Clasificación
de Puestos Institucional, y Planificación de Talento Humano.

Recomendaciones

A los Miembros de la Comisión Gestora

13. Presentarán al Presidente de la Comisión Gestora de forma mensual, un informe con


la documentación que evidencie el cumplimiento de cada una de las funciones,
atribuciones y responsabilidades establecidas en la normativa interna y externa.

A la Secretaria de la Comisión Gestora

14. Llevará un archivo completo y cronológico de los informes y documentación


presentada mensualmente por los Miembros de la Comisión Gestora; e, informará al
Presidente de este cuerpo colegiado sobre los incumplimientos que se presente a fin
de que dicho servidor proceda a aplicar los correctivos y sanciones necesarias.
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•, •,

Ing. María Fernpdda Larco


Directora Nacional de Auditoría de Sectores Sociales

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