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Actividades propuestas
3. ¿Qué beneficios obtiene una empresa que archive siempre de la misma manera y
aplique las mismas reglas y procedimientos para todos sus documentos?
Si el trabajo de archivo es sistemático y la documentación es clasificada, ordenada y
guardada siempre de la misma forma, hay más posibilidades de tener depositados en
lugares correctos determinados documentos, y así los encontraremos fácilmente.
4. La forma en la que guardas los apuntes y anotaciones de clase, ¿cumple con las 10
reglas básicas del archivo? ¿Cuáles cumples y cuáles no?
Respuesta libre., según la experiencia del alumnado.
9. Ordena las siguientes facturas según el método que creas más conveniente:
• Factura nº 2341 de 600€ a nombre de José María Benítez.
• Factura nº 2354 de 350€ a nombre de Eloísa Martín Marín.
10. ¿En qué casos es aconsejable utilizar el sistema de clasificación geográfico? Explica
brevemente sus normas básicas de funcionamiento y cita dos ejemplos.
Este sistema es adecuado para empresas comerciales que desarrollan su actividad en
múltiples zonas o regiones, como empresas multinacionales o de transporte de mercancías.
Al establecer un sistema de clasificación geográfico se suele utilizar un sistema de
clasificación descendente, en el cual los documentos van siendo clasificados y
subclasificados en países, regiones, provincias, poblaciones, distritos, barrios, calles, etc.
Este método se suele combinar con otros sistemas de clasificación, como el alfabético.
Entre las ventajas de este sistema se encuentra su flexibilidad, ya que permite intercalar
subdivisiones, aunque no es recomendable para archivos con mucha documentación.
El alumno citará dos ejemplos basados, por ejemplo, en una búsqueda en Internet.
11. Ordena los siguientes códigos de expedientes según el sistema de clasificación que
consideres oportuno, explicando por qué lo realizas así:
C/1342; H/4202; D/0764; A/2349; B/2310; S/3421; F/2317; C/1092; H/4213; V/0134;
F/3217; V/1231; A/6532; B/2312; S/3215; D/0012
Al ser códigos formados por cifras y letras, se utilizaría un sistema de clasificación
alfanumérico:
A/2349 A/6532 B/2310 B/2312 C/1092 C/1342 D/0012 D/0764
F/2317 F/3217 H/4202 H/4213 S/3215 S/3421 V/0134 V/1231
12. Investiga qué sistema o sistemas de ordenación se suelen utilizar en las bibliotecas
para el archivo de los siguientes documentos y explica por qué crees que se hace así:
a) Libros de lectura.
b) Fichas de datos de usuarios.
c) Prensa y revistas especializadas.
13. ¿Qué tipo de protección es necesario tomar cuando se saca algún documento o
expediente de un archivo? ¿Por qué es tan importante esa protección?
Es necesario dejar constancia de la entrada o salida de cualquier documento en un registro
auxiliar de entradas y salidas. Así, si cualquier usuario reclama el uso de un determinado
documento, siempre se tendrá constancia de su localización. Cuando se vaya a utilizar un
documento, es recomendable sacar del archivo el expediente completo. En caso de tener
que extraer solo un documento, se recomienda dejar testigo de la posición del documento
en el expediente para conservar la organización del mismo.
16. ¿Es lo mismo una base de datos que un sistema de gestión de bases de datos? ¿Qué
relación existe entre ambos?
Una base de datos es un tipo de archivo informático que contiene datos, agrupados y
organizados siguiendo una forma lógica. Un sistema de gestión de bases de datos es un
programa informático capaz de gestionar el acceso, consulta y eliminación de los datos
alojados y organizados en una base de datos.
Mientras que una base de datos es un archivo donde se almacenan datos informáticos, un
sistema de gestión de bases de datos es un programa informático que sirve para sacar
información de una base de datos, gestionando los datos en ella contenidos.
17. Enumera los posibles ficheros, campos y registros que podrían formar parte de una
base de datos dedicada a gestionar la información referente al alumnado de un centro
educativo.
• Ficheros: datos personales, asignaturas de cada nivel educativo, etc.
• Campos: nombre, apellidos, calle, número, población, provincia, código postal,
curso, fecha de nacimiento, teléfono de contacto, móvil, nombre del tutor/a,
asignatura, calificaciones, curso académico, etc.
• Registros: cada uno de los datos de cada alumno/a recogido en cada campo de
cada fichero.
20. ¿Crees que es necesario tener más cuidado con la protección de datos electrónicos
que con los datos soportados en papel? ¿Por qué? Razona tu respuesta.
Sí, porque son más fácilmente copiables, reproducibles y modificables. Dichos cambios
pueden provocar efectos muy importantes en terceras personas.
23. Elabora un esquema en el que queden reflejadas las medidas que debe implementar
una empresa dedicada a la comercialización de ADSL con el fin de cumplir con la Ley
de Protección de Datos.
1. Notificar a la AEPD los ficheros de datos personales que tenga o las aplicaciones
informáticas que utilice para su gestión. Utilizará el sistema telemático NOTA: finalidad y
estructura del fichero, tipos de datos, ubicación y procedimiento para su recogida.
2. Redactar un documento de seguridad. Reflejar políticas, normas y procedimientos
aplicables. Medidas para proteger la confidencialidad de los datos personales, aplicándose
a cualquier documento que contenga información sensible.
3. Firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas o
profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos datos
personales. Compromiso de no utilizar dichos datos para un fin distinto al del encargo.
4. Informar a los titulares de los datos que se está cumpliendo con la normativa de
protección de datos.
1. c)
2. a)
3. b)
4. a)
5. a)
6. c)
7. b)
8. b)
9. c)
10. b)
11. b)
12. a)
13. c)
14. b)
15. c)
10. Explica las fases por las que pasa un expediente desde que se decide archivar hasta
que no es necesaria su custodia y se destruye.
1. Confirmar que los documentos no están siendo utilizados en ese momento por ninguna
persona o departamento.
2. Clasificar la documentación en dos grupos:
• Documentos que no necesitan ser conservados.
• Documentos con valor legal u operativo: pasan a la siguiente fase.
13. ¿Qué es el almacenamiento de datos “en la nube”? ¿Cómo funciona? ¿Qué ventajas
tiene? ¿Actualmente utilizas alguno? ¿Cuáles son sus características?
Respuesta libre del alumnado en base a su experiencia personal.
14. Explica cómo podrías lograr un adecuado archivo y rápida localización de cada uno
de los mensajes almacenados en tu cuenta de correo electrónico.
16. Explica las ventajas que tiene para una empresa la implantación de una base de
datos que gestione su cartera de clientes y proveedores.
El archivo informático de los datos de clientes y proveedores tiene una serie de ventajas:
• Mediante la utilización de motores de búsqueda se facilita la localización de
información de una forma más rápida que en los archivos tradicionales. Esto
facilita la obtención de información y la toma de decisiones.
• El archivo informático no ocupa tanto espacio físico como el archivo en papel
de documentos escritos, ahorrando también en costes y recursos para la
empresa. Los datos de clientes y proveedores no estarán acumulados en
carpetas y papeles, sino en soporte informático.
• El archivo en formato papel obliga a estar presente físicamente en el archivo
para consultar cualquier información. Gracias a Internet, el archivo informático
permite la consulta de clientes y proveedores en cualquier momento y lugar.
17. Dividid la clase en grupos. Cada uno elaborará un listado de actuaciones para
implantar las técnicas 3R en el archivo de la documentación que, tanto profesores
como alumnos, generan en su trabajo diario. Realizad una exposición en clase con las
conclusiones.
Respuesta libre del alumnado, en base al proceso de búsqueda de información
previamente desarrollado.
18. Elabora un esquema con los distintos tipos de datos personales según su nivel de
protección, así como las medidas de seguridad a aplicar con cada uno de ellos.
• Documentos con datos identificativos de personas o empresas: sistemas de archivo
con mecanismos que dificulten el acceso a los mismos por personal no autorizado.
4. Explica las fases que debe recorrer un recibo bancario del servicio de ADSL,
recibido mediante correspondencia, desde que llega a la empresa y es contabilizado
hasta que es archivado y destruido tras transcurrir el tiempo legal previsto.
1. Tirar la carta y quedarnos solo con el recibo de pago del banco.
2. Contabilizar el pago en el sistema contable de la empresa.
3. Realizar una copia de seguridad, fotocopia o digitalización del mismo.
5. Se prearchivará junto a los documentos pendientes que vayan a ser archivados.
6. Se procederá al archivo definitivo del documento en la carpeta de bancos.
7. La documentación debe ser conservada un mínimo de seis años.
8. Si se necesita durante esos seis años, se debe dejar constancia de la entrada o salida del
mismo.
9. La destrucción del documento debe desarrollarse si se comprueba que han pasado los
seis años legales y no es necesaria su conservación.
5. ¿A cuáles de los archivos empresariales podría ser interesante aplicar una gestión
informática a través de una base de datos? Intenta enumerar los ficheros, registros y
campos necesarios para construir una base de datos sencilla donde se pueda gestionar
dicha información.
Se podría aplicar una gestión informática a través de una base de datos a los datos de
clientes y proveedores, a presupuestos emitidos, a recibos bancarios, etc.
- Posibles ficheros: datos de clientes, datos de pedidos, operación bancaria, datos de
proveedores, compras, ventas, etc.
- Posibles campos: nombre, apellido, teléfono, dirección, email, código postal, importe de
la compra, importe de la venta, medio de pago utilizado, dirección de entrega, etc.
- Posibles registros: cada uno de los datos incluidos en cada campo que forma cada
fichero.
7. ¿Qué medidas debe implementar la empresa para cumplir con la Ley Orgánica de
Protección de Datos?
Toda empresa o empresario que desarrolle una actividad empresarial en territorio español
y trabaje con datos personales está obligada a cumplir con una serie de aspectos relativos
a la protección de datos:
• Debe notificar a la Agencia Española de Protección de Datos los ficheros de datos
personales que tenga o las aplicaciones informáticas que utilice para su gestión. Para
ello utilizará el sistema telemático NOTA.
• Debe redactar un documento de seguridad para reflejar las políticas, normas y
procedimientos aplicables a la gestión de los datos personales archivados. Este
documento recogerá las medidas a desarrollar en la empresa para proteger la
confidencialidad de los datos personales, aplicándose a cualquier documento que
contenga información sensible.
• Deberá firmar contratos de encargo de tratamiento de datos con aquellas empresas
o profesionales que, en el desarrollo de la prestación de un servicio, accedan a dichos
datos personales. En estos contratos, las empresas o profesionales se comprometen a
no utilizar dichos datos para un fin distinto al del encargo. Por ejemplo: el servicio
dado por asesorías de empresas, las cuales necesitan acceder a datos personales
contenidos en archivos propiedad de sus clientes.
• Debe informar a los titulares de los datos que está cumpliendo con la normativa de
protección de datos, especialmente en lo relativo a:
– Recogida de consentimientos en el tratamiento de datos.