“Sí, Maggie.

” “Dormir
un poco.” “Sí, Maggie.”

“Voy a casa este fin de semana. Voy a hacer todo mejor.”Barton había olvidado. No todo era horrible,
entonces. “Sí, Maggie,” dijo, sonriendo.

REFLEXIÓN

¿Cree que la administración es diferente de la gestión de otras funciones? ¿Qué le dijo Barton
aprender de su viaje a la librería y la noche de estudiar? ¿Qué nivel de comprensión de TI debe un
líder CIO tiene que ser eficaz?

Capítulo cuatro: El costo de la misma

Cerrado jueves, 29 de marzo de 1:30. . .
Cuando Barton había estado en su nueva posición como CIO durante cuatro días, un e-mail llegó desde el CEO de anunciar una serie

de reuniones del equipo de liderazgo. Habían comienzan con una reunión inicial de una hora y continuar indefinidamente con las

reuniones de más de dos horas todos los martes y jueves por la tarde. El objeto declarado de las reuniones: Examen de los gastos y las

operaciones comerciales, la formulación de un plan para recuperar la trayectoria de crecimiento IVK.

Los diferentes departamentos, la dirección de correo explicó, tomarían la iniciativa en cada reunión. Había sido asignado Martes, 17 de

abril Esto dio Barton cierto tiempo para conseguir su acto juntos. Que necesitaría, la dirección de correo le dijo, respuestas a algunas

preguntas. Las preguntas clave: “¿Cuánto estamos

gastar en su área?”y‘¿De qué manera el crecimiento del gasto de combustible o contribuye a la línea de fondo (y cómo estamos
midiendo esto)?’Barton había esperado que la dirección de correo-e a estas preguntas. Era exactamente cómo habría comenzado
si fuera el nuevo CEO.
En previsión de sólo estas preguntas, Barton había planeado pasar la tarde con Gary Geisler, gurú de las finanzas del
departamento de TI. A pesar de su modesto rango (el nivel técnico más junior en IVK), la importancia de Geisler estaba claro
desde la ubicación de su oficina. Otros gerentes en su nivel trabajado en cubículos en el área de la oficina abierta, pero Geisler
tenía una oficina privada justo al lado de (vacío desde la salida de Davies-Barton no se había movido en ese espacio todavía y no
estaba seguro de que lo haría) el CIO . Geisler informó directamente a la CIO; a diferencia de los otros informes directos CIO, sin
embargo, nadie informó a Geisler.

Barton no sabía Geisler bien, pero había estado presente en las reuniones cuando Davies se había convertido en el mago de las
finanzas para las explicaciones. Barton leer el tipo como un poco de un sabe-lo-todo; habló con un silencioso “por supuesto”
implícita, como esperando que nadie le contradiga. Barton no le gustaba la idea de tratar con el hombre, pero que estaba
esperando a sumergirse en los números, para obtener una administración manejar sobre cómo iban las cosas en el departamento
de TI. Justo a tiempo, Geisler entró en el despacho de Barton y escanea el espacio desconocido para un asiento apropiado.
Haciendo un gesto hacia la silla frente a su escritorio, Barton comenzó su conversación simple; preguntó: “Entonces, Sr. Geisler.
Cuánto estamos gastando en él?”

La pregunta de Barton fue la última cosa simple a suceder en la reunión. “¿Qué quiere decir con 'nosotros'?”, Dijo Geisler.

Barton se rió, luego se dio cuenta de que Geisler no estaba bromeando. Lo intentó de nuevo: “¿Cuánto gasta IVK en él?”

“Ah”, dijo Geisler, “que 'nosotros'. Depende de cómo se cuente “.

“¿Por qué”, dijo Barton, la impaciencia creciente, “qué depende de cómo se cuente? Es una pregunta simple “.

“Bueno, como usted sabe, el departamento de TI controla formalmente ninguno de presupuesto que se gasta en ella. Las unidades de negocio consiguen

presupuesto asignado a ellos para los gastos de TI, a continuación, les cobramos por nuestros servicios, utilizando un sistema de fijación de precios

internos.

“En algunos casos, también son libres de utilizar el presupuesto de TI para obtener servicios de proveedores externos, aunque ha habido limitaciones a

que en el pasado, para asegurarse de que compensar la totalidad de los costes fijos asociados a los salarios e infraestructura de TI. Básicamente,

siempre y cuando nuestro personal de TI sigue siendo plenamente 'facturado fuera' a las unidades de negocio, las unidades de negocio también pueden

optar por salir a la calle para los servicios.

“Además, hay servicios de TI-como, como el servicio de PDA y apoyo, que cada departamento ha adquirido por su cuenta, algunos
utilizando el presupuesto no es de tecnología. Su predecesor, Bill Davies, pensó que debía tener alguna influencia sobre esos servicios,
pero no estaba seguro de cómo hacer para frenar a las unidades de negocio. Cada unidad cuenta con una tecnología PDA preferida, y
en algunas unidades hay múltiples tecnologías, incluso dentro de la unidad. Por supuesto, el hecho de que los servicios no son
proporcionados por TI y no lo uso presupuesto no se detiene las unidades de negocio de la búsqueda de soporte de TI cuando su PDA
correo electrónico deja de funcionar.”

“Está bien”, dijo Barton, el procesamiento de esta explicación de tiro rápido. Estaba pensando en Operaciones de Crédito, al darse cuenta

de que su antiguo grupo era uno que tenía múltiples tecnologías PDA, cada una de un proveedor diferente. Eso no había parecido una gran

cosa cuando él estaba a cargo de Préstamo

Ops. Pero, como CIO, que sería responsable del mantenimiento de servicio de correo electrónico a las unidades de negocio, tal como lo había

mantenido Davies responsable de la misma. A medida que más gente dependía de PDA, el grupo de TI tendría menos control sobre el servicio de

correo electrónico. Un corte de luz en un proveedor de servicios podría cerrar por correo electrónico a los PDA con la misma facilidad, incluso con

mayor facilidad-que un problema interno a IVK. “De todos modos, supongo que en última instancia le gustaría incluir todos que el gasto de los

presupuestos de TI no son de TI cuando se pide un total gastado en él”, dijo Geisler, volviendo a la pregunta original. “Siempre podemos romper las

cosas en categorías si eso es útil.”

Barton asintió. Él, más tarde, quiere que las cosas en categorías, pero aún estaba tratando de entender los conceptos básicos: “Así
que me dan un número, cualquiera de esos números”, dijo Barton. “¿Qué estadio estamos hablando?”

Geisler sacó una hoja de papel de la carpeta de archivos que había sido agarrada y se lo entregó a Barton. * “Sin el dinero que se gasta en

servicios de TI que es no Del presupuesto de TI, en otras palabras, no incluidos los servicios de PDA y similares que no se adquieren de usarlo

presupuesto- ese es el número que tengo aquí en la mano-que pasamos un poco más de $ 29 de millones de dólares en el año pasado sobre una

base de flujo de caja, alrededor de $ 18,5 millones de dólares en valores devengados.”

Barton hizo un rápido cálculo mental. “Alrededor del 8 por ciento de las ventas.” “Sí, aunque históricamente se nos ha acabado menor que eso.

Como ya saben, hemos tenido problemas últimamente con el crecimiento de los ingresos de estabilizarse. El ex rápida tasa de crecimiento nos

estaba causando a gastar más en ella cada año para proporcionar nuevos servicios y los mismos servicios de edad a más y más clientes. Pero

siempre estábamos jugando para ponerse al día. Nuestro gasto retrasó la demanda de servicios, y estábamos luchando para añadir capacidad

de servicio.

* Consulte “gastos del proyecto de TI de capital y operativos para el año fiscal X” al final de este capítulo. Cuando la tasa de
crecimiento se niveló, el gasto en TI en una trayectoria de puesta al día no podía estabilizarse tan rápido. Davies estaba trabajando
en los medios de ralentización del gasto cuando, bueno, ya sabes lo que le ocurrió. No va a ser fácil para reducir los costos hacia
abajo. El porcentaje probablemente va a subir antes de bajar. No estamos atrapados en términos de modernización de la
infraestructura de TI. Otros son más expertos en esto que soy, pero creo que estamos en el medio de algunos proyectos importantes
que no será fácil de recortar.

“Históricamente, yo diría que nos hemos quedado más cerca de 5 a 6 por ciento de las ventas en el gasto en TI. Lo cual, por cierto, pensó Davies

no fue suficiente para mantener los activos de TI se degrade con el tiempo, en términos de robustez en general “.

“Hmm,” dijo Barton. “Así que el departamento de TI no tiene presupuesto propio?” “Eso es correcto. En esencia, somos un proveedor de servicios a las

unidades de negocio. Algunas horas que facturamos directamente a ellos a través del sistema de cargo; otros, como los gastos en infraestructura o

menos los costes directamente relacionados con los servicios de un área en particular compartida, que cobran a cabo por encima mientras que en

general, también dentro del sistema de cargo. En última instancia, aplicar un cargo a todos nuestros costos de las unidades de negocio.”Barton recordó

haber sido sorprendido por un elemento bastante grande llamado‘TI y servicios de telecomunicaciones’en sus informes mensuales de presupuesto

operaciones de crédito. Se había prestado poca atención a ella, porque no parecían sus acciones para influir en él. Se subió un poco cuando empezó a

grandes proyectos, pero sobre todo no parecía cambiar con el tiempo.

“El componente de cabeza es bastante grande, ¿verdad?”, Preguntó Barton. “No recuerdo tener un gran control sobre la cantidad que

me cobraron por servicios de TI cuando estaba en Operaciones de Crédito.”

"Está bien. Varía según el departamento, pero yo diría que la mayoría de las devoluciones de cargos generales departamentos son entre el

70 y el 80 por ciento de su importe total. Me gustaría saber el número exacto de operaciones activas, si lo desea. . .”Empezó a hojear las

páginas de un aglutinante negro imponente de espesor.

“No, no importa”, dijo Barton. “Dime más sobre el sistema de cargo. ¿Como funciona?"

“La parte de facturación directa es sólo la facturación directamente a horas-” “Tengo que-”

“-pero el cálculo de recargos es bastante complicado. Es una fórmula.”‘¿De dónde

vino la fórmula viene?’
“Llegó a IVK con CFO Mark Lundy, que ya no está aquí. . . ”‘Sí, lo recuerdo’, dijo Barton. Lundy había llegado a IVK de la
división de financiación de una empresa de fabricación establecida. No se había quedado con IVK larga. La teoría en la
contratación de él, Barton recordó, había sido algo sobre IVK alguien que necesita que podría traer más sistemas y controles
para la empresa. Pero Lundy nunca había sido un buen ajuste; el sistema inmunológico de la empresa de rápido crecimiento
lo había rechazado.

“En la versión original del sistema de cargo,” continuó Geisler, “acabamos de agregar seguridad de todos los gastos generales y los
asignados a los departamentos de la misma, basado en el número de teléfonos en uso en ese departamento. En ese sistema, la
única forma en que podría, como gerente de unidad de negocio, reducir la porción más grande de su devolución de cargo que iba a
tomar un teléfono alejado de alguien.”‘Los teléfonos?’

“Sí, fue un sistema imperfecto por decir lo menos. Pero esa era la forma en que lo habían hecho en la antigua empresa del Lundy

“.

“Pero nosotros no lo hacemos de esa manera.”

"No. El número de teléfono es todavía allí, pero hemos conseguido mucho más sofisticados en los últimos años. La fórmula ahora incluye

cosas como el número de cuentas de correo electrónico, número de cuentas en otros sistemas, el número promedio de usuarios simultáneos

por unidad de negocio ha iniciado sesión en varios sistemas en cualquier punto en el tiempo durante la jornada de trabajo, el número de

nuevos registros generados en diversas bases de datos por día, y así sucesivamente. Es una aproximación mucho más cerca de la carga de

vuelta el 'costo real' de los recursos utilizados “.

Barton se sintió un poco mareado. Se considera que pide Geisler caminar él a través de los detalles de la fórmula, pero
decidió no hacerlo. “¿De dónde vino la nueva fórmula viene?”, Preguntó. Él estaba imaginando una especie de un comité
encargado de llegar a la fórmula, en sí un compromiso difícil entre las unidades de negocio. Hubiera sido brutal, no un
comité de Barton va a querer formar parte de, ni había oído hablar de la referida Comisión en IVK. Pero, como se vio
después, un comité no era la fuente de la fórmula. Geisler explica los orígenes de la fórmula con una amplia sonrisa y una
sola palabra: “Me”. “Usted”?

"Sí. He estado trabajando en él y ajustando cada año durante los últimos. Siento que es realmente conseguir un buen
momento.”Barton negó con la cabeza.
“Cualquier persona involucrada en la determinación de esta fórmula?”
Geisler se sintió incómodo. “Uh, no.” “Otra cosa conozco a nadie y
entender la fórmula?”
Geisler pensó, luego respondió: “Probablemente no, en realidad. Por supuesto, he diseñado la fórmula para representar la realidad

económica, dentro de los límites de nuestra capacidad para medir el uso de los servicios de TI “.

Barton hizo una decisión instantánea no pelear la batalla de la fórmula en donde provino de este momento. No parecía estar en el radar de

nadie más, y probablemente más sentido que el invento de Geisler de lo que tendría si hubiera sido el resultado del trabajo de las

comisiones. “Voy a necesitar un resumen de una página”, dijo Barton, “que me da el número costo total, incluyendo los gastos de TI de los

presupuestos no son de TI, desglosada en las principales categorías, y que explica de manera tan simple como sea posible como estos

costes se están cargando de nuevo a las unidades de negocio. La fórmula, en otras palabras.”Si él podría conseguir sus compañeros para

entender la fórmula si podía entenderlo sí mismo, entonces tal vez después de que pudiera hacer que se involucren en la comprobación y

el cambio de la misma.

“Sound factible?”, Preguntó Barton.

“Sí, lo hace. ¿Cuándo va a necesitar?”‘¿Cuándo puede tenerlo?’, Respondió Barton.



Cerrado jueves, 29 de marzo de 16:25. . .

Barton quedó mirando a su pizarra, tratando de averiguar lo que debe incluir ahí acerca de los costos de TI. Se había pasado
toda la tarde, ya sea hablando con Geisler o estudiar sus números de coste, pero no permaneció enormes lagunas en lo que
entiende Barton.
Se levantó de su silla, se acercó a la pizarra y escribió tres cosas en un triángulo en bruto:. “Costos de TI”, “servicios de TI” y
“devolución de cargo” Él dibujó una flecha de “costos de TI” a “los servicios de TI”, entonces escribió “ mapeo?”por encima de la
flecha. Luego sacó una flecha de “servicios de TI” a “de cargo” y otro de “devolución de cargo” a “los costos de TI.”

Se supone que si su departamento podría hacer que la cartografía precisa y suficientemente explícito, de manera que los costos
podrían ser asignadas claramente a los servicios y departamentos podrían ser acusados ​por los servicios que utilizan de una manera
que tiene sentido para ellos, esto sería una buena cosa. Pero la anterior sesión con Geisler había demostrado lo complejo que podría
ser el mapeo.
Recordando explicación de Geisler de la estructura bizantina del sistema de cargo evolucionado todavía se hacen vueltas la cabeza

de Barton.

Un mapeo demasiado complejo para los administradores a entender sería una entrada de pobres en la toma de decisiones. En
realidad, sería una complejidad inútil, no hace falta manejar. Sin embargo, Barton no tenía ni idea de si tenía que ser así, o si podría
haber una forma de abstracción útil para proporcionar una descripción del negocio de la cartografía que no era ni engañosa ni
demasiado compleja. Barton supo que sufría de grandes lagunas en su comprensión de lo que el presupuesto de TI pagado. Podía
leer los nombres de los proyectos en los documentos presupuestarios proporcionados por Geisler, pero no lo hizo, ahora se daba
cuenta, entender lo que los proyectos estaban actuando sobre o añadir a. No tenía ningún sentido de los activos de TI acumulados de
IVK-los sistemas, software, bases de datos, hardware y otras formas de activos.

Barton escribió un gran “?” En el centro del triángulo que sólo había dibujado, a continuación, para la segunda vez en el día
deambulaba por el pasillo para hablar con Bernie Ruben. “Me Again”, dijo Barton.

“Claro, claro, adelante”, dijo Rubén. Barton se sentó y le explicó su problema. “Bueno”, dijo Ruben, “déjame ver si puedo ayudar a

algunos. Déjame que te cuente una historia sobre la evolución de la cartera de aplicaciones de TI e infraestructura en IVK. Hasta cierto

punto, esto es una descripción general. La mayoría de las empresas evolucionan sus activos de TI de una manera muy similar a

esta.”Ruben levantó, se trasladó a su propia pizarra, borrado una gran parte de ella, y comenzó a hacer un dibujo. *

“Cuando éramos una pequeña empresa, de vuelta en los primeros días, tuvimos que crear aplicaciones cuando los necesitamos por razones de

negocios específicos, sin gran parte de la sensación de una cartera de aplicaciones o la infraestructura subyacente. No teníamos mucho que

hacer en relación con TI hoy en día, así que fue muy bien para ese momento y para que la escala de las operaciones. La mayor parte de nuestro

gasto fue en aplicaciones relacionadas con la creación de la funcionalidad específica de TI en apoyo de la empresa. La capacidad de originar un

préstamo, para información de solicitud de préstamo de entrada, para procesar una decisión de préstamo, ese tipo de cosas.

“Esta empresa tuvo la suerte de haber sido fundada en un momento en que la tecnología basada en la Web fue adquiriendo importancia. Debido a que

no tenemos grandes inversiones, como muchas otras compañías hacen, en la tecnología más antigua. Sin embargo, la mayoría de nuestros sistemas

operativos funcionan en lotes durante la noche, en lugar de en tiempo real. Hemos externalizado nómina en un primer momento, por lo que nos ayudó

a evitar algunas de las inversiones de tecnología antigua en esa zona. Se utilizó una gran cantidad de e-mail desde el principio, y rápidamente se metió

en el uso del correo electrónico como una manera de mover la información, una especie de sistema de flujo de trabajo primitiva para mover archivos de

un lado.”

“Entonces”, dijo Barton, tratando de mover la historia hacia adelante más rápido “empezamos a crecer.” “Oh, sí”, dijo Ruben, “hizo que nunca.

Hemos crecido, como usted sabe y recuerda, de forma rápida. A medida que nuestras operaciones de TI ganaron escala, que tenía sentido

invertir en la infraestructura, "servicios comunes que todos pudieran utilizar. Una sólida tecnología de bases de datos, sistemas de seguridad

comunes a todas nuestras aplicaciones, y una gran parte de lo que se llama 'middleware' para gestionar las interacciones entre los diferentes

sistemas. Trajimos la nómina de la casa, y adquirimos sistemas sólidos y robustos para la gestión de las operaciones del centro de llamadas. Al

igual que hicimos todo esto, la distribución de la inversión en TI cambió. Pasamos más en infraestructura, lo que significaba menos, en

porcentaje, de nuevas respuestas a las necesidades del negocio, nuevas aplicaciones, la única cosa que habíamos pasado en el principio.”
* Consulte “Explicación de la evolución de las aplicaciones de IVK de Ruben Porfolio e Infraestructura” al final de este capítulo.

“Eso no parece ser enteramente una buena cosa”, dijo Barton. Ruben
pausa. "¿A qué te refieres?"
“Bueno, parece que gastar más dinero en el mantenimiento, menos en las nuevas formas de proporcionar servicios a la empresa. La tendencia

parece de mal agüero. Qué significa el tiempo que vamos a pasar todo nuestro dinero sólo en mantener en funcionamiento nuestra funcionalidad

actual y robusta? Estamos perdiendo capacidad con el tiempo para añadir nuevas formas de competir usando?”

“Excelente punto. En cierta medida, este cambio del porcentaje de gasto de las aplicaciones a la infraestructura es inevitable a medida que

maduramos nuestro enfoque a la gestión de la creciente complejidad de nuestros sistemas, a medida que se acumulan los activos de TI que

necesitan ser atendidos. Sin embargo, se señala con razón que en algún momento nuestra atención de la dirección debe cambiar a tratar de

gastar menos, expresada como porcentaje, en mantener y, más en añadir nuevas funcionalidades y servicios “.

“¿Cuál es la razón por ciento del gasto a largo plazo para cada uno?”, Preguntó Barton. “No creo que haya ninguna respuesta
correcta a eso”, dijo Rubén. “Creo que en el largo plazo desea gastar lo menos posible en mantener y, en lo posible en las nuevas
formas de prestación de servicios y el uso de TI para competir. Pero, siendo realistas, yo diría que va a ser difícil. Cuesta mucho
para ejecutar una operación grande, sólo para mantenerlo. Y yo soy reacio a entrar en demasiada autoflagelación sobre un gasto
que va sobre todo a la infraestructura. Parece que fue otro club que podría entregar los gerentes de empresas que podrían utilizar
para batir con “.

“Aprecio su franqueza y veo su punto. A pesar de que el gerente de negocios persistente dentro de mí anhela poseer ese
club y lo utilizan para golpear a alguien “.
Ruben se rió en voz alta. “Pero cuando cambia las cosas es muy probable en el extremo receptor de los golpes, no es cierto?”

“Lo hace de hecho. Así que ahora tenemos esta muy interesante cuestión de cómo dividir el gasto de TI a través de estas dos categorías en

el futuro. Pero todavía no tengo una buena idea de lo que vamos a pasar sucesivamente. ¿Hacia dónde vamos con nuestros activos de TI?”

Ruben terminó su imagen con un “futuro” diagrama. “Yo diría que estamos pasando de soportar una estructura de organización

jerárquica, tradicional a una organización cada vez más en red que incluye a los socios, como clientes y proveedores. Tecnología-sabia,

nos estamos moviendo más hacia la arquitectura orientada a servicios, más operaciones en tiempo real, y la ampliación de las

estructuras de base de datos más en unidades de almacenamiento que puede extraer de las tendencias y otra información de

inteligencia de negocio.”

“Service-oriented architecture? Business intelligence?”

“SOA is just a fancy way of referring to efforts to get more careful about decomposing IT services into small pieces so
that they can be easily combined and reused to create useful applications and so that they can deliver larger services
over a network. It involves working out standards for how information will be exchanged between services. Think of it as
a way of investing in infrastructure that, if we get it right, will improve our ability to create new functionality and services
that support business objectives. It might eventually allow us to shift some infrastructure spend to applications, and to
get more functionality out of applications for less spend—also to deliver new functionality faster, which might be even
more important. I’ve got a little blurb on this I’ll send you.*
“La inteligencia de negocios es sólo una forma elegante de extracción Todos los datos que tenemos de entender mejor las tendencias, clientes,

nuestros competidores, y otras cosas. Si somos capaces de triturar los datos que tenemos en formas que producen grandes ideas, podemos lograr

una ventaja competitiva, potencialmente. Si hemos aprendido algo que nos ha permitido caracterizar el riesgo asociado a un préstamo con mayor

precisión que los competidores, por ejemplo, hay maneras en que podemos obtener beneficios económicos de eso.”“Oh, sí, sin duda. Así que un

almacén de datos puede hacer eso?”“ Nosotros podría ser capaz de hacerlo con un almacén de datos. El propio almacén sólo te da los medios para

triturar una gran cantidad de números en busca de tendencias. Todavía tenemos que ser lo suficientemente inteligente como para ver las tendencias

y determinar si son reales y dignos de persecución “.

“¿Quieres decir que no van a hacer nuestro trabajo para nosotros, estos equipos?” “Miedo no,” dijo Ruben, sonriendo. “A pesar de todo el bombo de

ciencia ficción, será un tiempo antes de sistemas de TI en las empresas eliminan la necesidad de buenos gestores”.

* Consulte “Será una arquitectura orientada a servicios ayudar a su negocio?” Al final de este capítulo. “Buenas noticias para
nosotros, supongo”, dijo Barton. “Supongo,” repitió Ruben.

Barton no estaba seguro de poder asignar costes a la imagen Ruben había dibujado, pero, sin duda, había
recogido valiosa nueva visión de su discusión. Se hacía tarde. Mañana sería otro día en su joven carrera
CIO.

REFLEXIÓN

Son aplicaciones informáticas un activo o un gasto?

¿Cuál es el objetivo principal de la asignación de los costos de TI a los departamentos de usuarios? ¿Qué es un

porcentaje adecuado del presupuesto de TI para gastar en el mantenimiento? Como porcentaje de las ventas, cuánto

debe gastar una empresa de TI?




Capítulo Cinco: El valor de la misma

Cerrado jueves, 5 de abril de 9:30 de la mañana. . .

Barton estudió el resumen de una página que Geisler había dejado en su cuadro de la noche anterior. Fue la tercera versión que había
visto; éste se ve bien. Se sentía cada vez más confiado en su capacidad para responder a preguntas sobre el costo de la misma. Pero
seguía siendo un gran agujero en su pensamiento