Reglamento Cajas Chicas

DIVISIÓN DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO EDUCATIVO
DEPARTAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y ANÁLISIS ADMINISTRATIVO
REGLAMENTO DE CAJAS CHICAS DE LAS JUNTAS

DE EDUCACIÓN Y JUNTAS ADMINISTRATIVAS
No. 21168-MEP(1)
EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA
Y EL MINISTRO DE EDUCACIÓN PÚBLICA
Considerando
1°-Que el decreto ejecutivo número 17763-E del

3 de setiembre de 1987, Reglamento General de las
Juntas de Educación y Juntas Administrativas, indica en
su artículo 72 que: “para la adquisición de bienes y
servicios indispensables de verdadera urgencia para las
instituciones educativas, podrán crear las juntas, una caja
chica, de la que será responsable el Director de la
respectiva institución”
2°-Que el artículo 73 de este mismo reglamento
indica que: “la administración y funcionamiento de las
cajas chicas, se regulará por un Reglamento específico
que promulgará el Poder Ejecutivo”.
3°-Que es de especial urgencia promulgar este
reglamento ya que constituye un instrumento legal
indispensable para el funcionamiento cotidiano de las
Juntas de Educación y Juntas Administrativas. Por tanto,
En uso de las atribuciones que les confieren los incisos 3)
y 18) del artículo 140 de la Constitución Política, el
inciso 1) del artículo 27 de la Ley General de la
Administración Pública.
DECRETAN:
El siguiente
1
D.E. N°21168-MEP, Gaceta N°68, del 07 de abril de 1992.
DIVISIÓN DE PLANEAMIENTO Y DESARROLLO EDUCATIVO 2
Reglamento de Cajas Chicas de las Juntas de

Educación y Juntas Administrativas
CAPITULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º. – El presente Reglamento tiene por
objeto normar las disposiciones generales que regulan la
creación, organización, funcionamiento y control de las
cajas chicas de las Juntas de Educación y Juntas
Administrativas a que hace referencia el artículo 73 del
decreto ejecutivo número 17763-E, del 3 de septiembre
de 1987.
Artículo 2º. - Se autoriza a las Juntas para que
puedan crear una Caja Chica que estará bajo la
responsabilidad del Director de la respectiva institución
para atender la adquisición de bienes y servicios
indispensables y de verdadera urgencia de sus
instituciones.
Artículo 3º. – El monto fijo de cada Caja Chica
se determinará por el monto del presupuesto de gastos
ordinarios de cada Junta según el siguiente desglose:
Presupuesto ordinario Monto máximo

(en colones) caja chica
(en colones)
De 1 a 100.000 5.000
De 100.001 a 500.000 8.000
De 500.001 a 800.000 10.000
De 800.001 a 1.000.000 12.000
De 1.000.001 a 2.000.000 20.000
De 2.000.001 a 5.000.000 30.000
Artículo 4º.- Aquellas Juntas de Educación que
tengan a cargo más de un Centro Educativo, se les podrá
autorizar una Caja Chica por un monto máximo de ¢
10.000 por cada uno de ellos, excepto que cuenten con
únicamente dos Centros Educativos y su presupuesto
exceda los cinco millones de colones, en cuyo caso el
límite por cada una será de ¢ 15.000,00.
Artículo 5º. No obstante lo indicado en el

artículo 3º aquellas Juntas que cuenten con un
presupuesto significativamente superior a los cinco
millones de colones o que, por la naturaleza jurídica de la
institución que atiendan así se justifique el
Departamento Financiero del Ministerio de Educación
Pública, autorizará por vía de excepción y previa
solicitud razonada, montos superiores a los ¢ 30.000.00.
Artículo 6º. El fondo de la Caja Chica podrá

usarse únicamente para gastos en las partidas de
materiales, suministros y servicios no personales
urgentes e imprevisibles.
CAPITULO II
Funcionamiento
Artículo 7º. Las Cajas Chicas funcionarán como

un fondo fijo, lo que significa que el encargado del
mismo en todo momento tendrá en efectivo el fondo
asignado así como los documentos y solicitudes de
reintegro con la frecuencia necesaria para que el fondo

no llegue a agotarse.
Artículo 8º.El monto a pagar en efectivo por

medio de la Caja Chica no podrá ser mayor del 15% del
monto total asignado a su fondo fijo.
Artículo 9º. Todo pago por medio de la Caja
Chica debe contar con su correspondiente contenido
presupuestario.
Artículo 10º.Los desembolsos que se realicen a

cargo de la Caja Chica, se tramitarán por medio del
formulario denominado “Comprobante de pago por Caja
Chica” que diseñara el Ministerio de Educación Pública,
Sección de Juntas de Educación y Juntas
Administrativas.
Artículo 11º. Todo pago que se haga por Caja

Chica, deberá estar respaldado por :
a) Factura original a nombre de la Junta respectiva,

indicando los bienes y servicios adquiridos y la
fecha de adquisición.
b) Sello de cancelación en la factura, con la firma y
número de cédula jurídica de la casa comercial
proveedora.
c) La factura no debe contener borrones, tachaduras
o alteraciones que hagan dudar de su legitimidad.
ch) Toda factura deberá estar aprobada por el
Director del centro educativo respectivo.
d) En la factura se deberá indicar “pagado por Caja
Chica” para lo cual se podrá confeccionar un
sello.
e) En caso de que la casa comercial no cuente con
facturas, se deberá confeccionar una boleta
especial con los datos básicos y la firma, nombre

y cédula del beneficiario.
Artículo 12º.La entrega de efectivo debe hacerse

por medio de “vales provisionales” que deben tener
fecha, monto, nombre y firma de la persona que recibe el
dinero. El vale debe permanecer en la Caja hasta que se
presente la liquidación del dinero entregado.
Artículo 13º. La liquidación de los vales debe

hacerse el mismo día o a más tardar al siguiente día de la
entrega de dinero.
Artículo 14º. El tesorero-contador de la

respectiva Junta será el responsable de autorizar
previamente los comprobantes de los desembolsos del
Fondo Fijo de Caja Chica con sujeción a directrices que
aquellas le fijen.
Artículo 15º. Para realizar el reintegro de Caja

Chica se utilizará el formulario especial que elabore la
Sección de Juntas de Educación y Administrativas del
Ministerio de Educación Pública.
Artículo 16º. Los desembolsos hechos del Fondo

Fijo de Caja Chica, deberán ser reintegrados cada vez
que los gastos alcancen el 80% del fondo fijo establecido
o, en su defecto, cada fin de mes calendario. Para tal
efecto, el encargado del fondo presentará al tesorero de la
Junta de Educación o Junta Administrativa el detalle y
los originales de los comprobantes de pago por Caja
Chica y las facturas o recibos originales con que cuenta.
Artículo 17º. Los “Comprobantes de pago por

Caja chica” y los respectivos justificantes, una vez
tramitados deberán ser cancelados con un sello que
indique “Pagado por Caja Chica”, el que, además, deberá

contener espacio para consignar el número de cheques y
la fecha que se hizo el reintegro.
Artículo 18º. Las Juntas deberán formular la

solicitud de creación; ampliación o disminución del
Fondo Fijo de Caja Chica al Departamento Financiero
del Ministerio de Educación Pública, Sección Juntas de
Educación y Administrativas.
A la solicitud se deberá acompañar copia fiel del

presupuesto ordinario debidamente aprobado por la
Dirección Regional de Enseñanza respectiva.
CAPITULO III
Del control
Artículo 19º. El fondo de Caja Chica, estará a

cargo del Director del Centro Educativo, quien será
responsable de su correcto funcionamiento, así como de
los sobrantes y faltantes de efectivo.
Artículo 20º. Cualquier faltante que se produzca

deberá ser cubierto de inmediato por el responsable del
fondo. En caso de sobrante este deberá ser depositado en
la cuenta bancaria de la Junta. Es prohibido compensar
faltantes con sobrantes.
Artículo 21º. En caso de cierres de Cajas Chicas,

se procederá de la siguiente manera:
a) Realizar arqueo detallado por parte del

Departamento Financiero o Dirección Regional
Respectiva.
b) Extender recibos por el dinero y documentos
entregados.
c) Extender certificación donde conste el cierre y la

conformidad del mismo por parte de la Oficialía
Presupuestal.
Artículo 22º. Los fondos asignados a las cajas

chicas, estarán sujetas a arqueos periódicos del tesorero-
contador de las Juntas.
Por su cuenta estos arqueos estarán bajo la
supervisión de la Oficina de Juntas de Educación y
Administrativas de las Direcciones Regionales de
Enseñanza sin perjuicio de las potestades propias de la
Auditoría Interna del Ministerio y del Departamento
Financiero.
Disposiciones finales
Artículo 23º. Periódicamente el Departamento
Financiero efectuará arqueos de cada fondo, rindiendo
informe detallado a la Auditoría Interna del Ministerio a
la División Jurídica y Dirección Regional respectiva.
Artículo 24º. Lo no contemplado en este
Reglamento se regulará por el Reglamento General de
Cajas Chicas, Reglamento de la Contratación
Administrativa y demás leyes y reglamentos supletorios
y conexos.
Artículo 25º. El presente Reglamento se aplicará
a aquellos órganos o entidades adscritas al Ministerio de
Educación Pública, que cuenten con Junta Administrativa
propia que ostente atribuciones similares a las Juntas
Administrativas de las instituciones del III Ciclo y
Educación Diversificada.
Artículo 26º. Rige a partir de su publicación.
Dado en la Presidencia de la República.- San José a los

treinta y un días del mes de enero de mil novecientos
noventa y dos.
R.A. CALDERON F. – El Ministro de Educación

Pública, Marvin Herrera Araya.- C.9499.
INICIO
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS, JUNTAS DE

EDUCACION Y JUNTAS ADMINISTRATIVAS
...Toda Junta deberá acordar un presupuesto de egresos

que en ningún caso, podrá ser superior a los ingresos
dentro de los términos y con apego a las presentes
disposiciones.
Corresponde a la Junta, con la obligada
participación del Director (es) de las Instituciones
Educativas de su jurisdicción, aprobar por mayoría
absoluta el anteproyecto de presupuesto y remitirlo a más
tardar el QUINCE DE DICIEMBRE DE CADA AÑO, a la
Dirección Regional de Enseñanza correspondiente, para
su aprobación.
El Ministerio de Educación Pública, deberá

comunicar a las respectivas Juntas a más tardar el 31 de
octubre de cada año, los ingresos probables provenientes
del fondo creado por la Ley N° 6746 del 29 de abril de
1982, así como las transferencias presupuestarias
contenidas en el Presupuesto de la República.
Las Direcciones Regionales de Enseñanza

deberán aprobar los presupuestos ordinarios sometidos a
su consideración, a más tardar el treinta y uno de enero
de cada año.
Las Direcciones Regionales tendrán quince días

de su presentación para resolver los presupuestos
extraordinarios y modificaciones, transcurrido ese lapso
si la Dirección Regional no se pronuncia, será aprobado.
Otros que se expresan en el Título II, Capítulo I,
del Reglamento General de Juntas de Educación y
Administrativas.
Para la elaboración da los presupuestos

ordinarios, extraordinarios y modificaciones, observar
algunas indicaciones que aparecen en las siguientes
páginas.
CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS INGRESOS

1- Ingresos corrientes
2- Ingresos de Capital
I. INGRESOS CORRIENTES
Son aquellas fuentes de financiamiento que en
forma ordinaria y regular son percibidas por las
entidades, los cuales aumentan los activos de la
Institución.
II. INGRESOS DE CAPITAL
Son todos aquellos ingresos que afectan el

Pasivo de entidad creando endeudamiento, como los
préstamos o que disminuyen el Patrimonio, de la entidad
como son la realización o venta de activos; o el
aprovechamiento de un ahorro, provenientes de ejercicios
anteriores, o la recuperación de préstamos y las
donaciones de capital.
CLASIFICACIÓN ECONÓMICA DE LOS EGRESOS

Los egresos se pueden clasificar en doce grandes

grupos;
1-Servicios Personales
2-Servicios No Personales
3-Materiales y Suministros
4-Maquinaria y Equipos
5-Adquisición de Inmuebles y equipo
existente
6-Construcciones, adiciones y mejoras (Por
Contrato)
7-Construcciones, adiciones y mejoras (Por
Administración)
8-Transferencias Corrientes
9-Transferencias de Capital
10-Deuda Pública
11-Desembolsos Financieros
12-Asignaciones Globales
INTERPRETACIÓN DE LOS GRUPOS
GRUPO 1: SERVICIOS PERSONALES
Comprende todos los egresos en efectivos

prestados por el personal permanente, incluye sueldos
para cargos fijos, jornales, sobresueldos, gastos de
representación y toda otra remuneración ene efectivo sin
deducciones, así mismo los servicios contractuales en
profesionales y Técnicos. (Por efectivo entiéndase
cheque).
GRUPO 2: SERVICIOS NO PERSONALES

Sumas que se pagan a personas físicas e
instituciones Públicas o Privadas por la prestación de
servicios de carácter no personal o el usos de bienes
muebles o inmuebles.
GRUPO 3: MATERIALES Y SUMINISTROS
Este grupo comprende la compra de artículos

materiales y todos los bienes que se consumen en las
actividades de la Institución, los artículos incluidos
tienen una duración promedio de tres años o menos. Por
razones prácticas se comprenden también la duración
eventual mayor y que no considera como activos fijos
por su bajo valor unitario. Los servicios por fletes y
seguros en relación con los artículos y materiales aquí
incluidos, se clasifican en los mismos subgrupos o
renglones de los artículos materiales a que se refieren,
aunque se facturen aparte.
GRUPO 4: MAQUINARIA Y EQUIPO
Este grupo incluye los egresos por adquisición de

maquinaria o equipo y los accesorios que se unan
complementen en la unidad principal, así como los gastos
de transporte e instalaciones vinculadas a la adquisición.
GRUPO 5: ADQUISICIÓN DE INMUEBLES Y EQUIPO

EXISTENTE
Este grupo se refiere a egresos por compra de

terrenos, edificios y equipo existente, se entiende por
existente a los edificios construidos anteriormente a su
compra.
GRUPO 6: CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y

MEJORAS (POR CONTRATO)
Este grupo se refiere a egresos para financiar

nuevas construcciones, hechas por medio de contratistas,
así como las adiciones y reparaciones extraordinarias por
contrato. El término “construcciones”, incluye además

edificios, obras urbanísticas e hidroeléctricas, carreteras,
instalación de líneas eléctricas y varias otras
comunicaciones.
GRUPO 7: CONSTRUCCIONES, ADICIONES Y

MEJORAS (POR DMINISTRACIÓN)
Este grupo se refiere a egresos para financiar
nuevas construcciones hechas por administración, así
como las adiciones y reparaciones extraordinarias.
GRUPO 8: TRASNFERENCIAS CORRIENTES
Este grupo incluye los egresos corrientes a favor

de empresas o personas, corresponden a transacciones
que no comprenden una contraprestación de servicios o
bienes.
TRANSFERENCIAS: En general se defina como pago que

no corresponde a remuneración por bienes y servicios
prestados o por prestarse.
Las transferencias corrientes pueden aumentar
los ingresos (rentas) de los beneficios, sin que medie
alguna contraprestación.
GRUPO 9: TRANSFERENCIAS DE CAPITAL
Comprende los desembolsos de la Institución el

beneficio de instituciones públicas, para formación de
capital, tales como: construcción de obras públicas,
adquisición de equipo, instalaciones; sin que medie
contraprestación en bienes o servicios.
Aporte a instituciones Autónomas y Semi-

autónomas; siempre debe indicarse el nombre de la
institución que la recibe.
GRUPO 10: DEUDA PÚBLICA
Este grupo incluye todos los egresos vinculados

con las obligaciones de la Deuda Pública, derivada de
préstamos directos, (colocación de valores), tanto
internos como externos. Comprende amortización,
intereses, comisiones y otros gastos relacionados con el
servicio de la deuda.
GRUPO 11: DESEMBOLSOS FINANCIEROS
Este grupo comprende los desembolsos por

compra de valores de crédito, acciones y títulos que
otorgan propiedad y otros desembolsos financieros
similares.
GRUPO 12: ASIGNACIONES GLOBALES
Son los montos globales delos gastos destinados

al reajustes de sueldos y salarios o bien asignaciones
presupuestarias y gastos totalmente imprevistos.
PRESUPUESTOS ORDINARIOS
1.1 INGRESOS
Se deben considerar los aportes o subvenciones y

cualquier otro ingreso que tenga carácter de ingresos
Ordinarios. En las Juntas de Educación se deben
considerar los aportes por concepto de Ley 6746,
impuesto Territorial, Patentes, Multas, Alquileres,
Destace de ganado, etc.
En las Juntas Administrativas los ingresos más

frecuentes de carácter ordinarios, son los conformados
por los siguientes rubros: Ley 6746, matrícula, derecho
de graduación, alquileres y otros; en las instituciones que

funcionan con la rama agropecuaria e industrial, debe
considerarse los ingresos por concepto de ventas de
productos tales como: productos de fincas, productos de
talleres, objetos varios, etc, además de la venta de
semovientes y cualquier otro ingreso Ordinario que se
han mencionado.
Cabe agregar que los Ingresos anotados

anteriormente deben ser montos estimados, excepto los
ingresos por concepto de Ley 6746 e impuesto
Territorial. El total de estos ingresos constituye el monto
a presupuestar.
1.2 EGRESOS
Estos no podrán exceder el monto establecido en los

Ingresos y deberán sujetarse a las disposiciones
enmarcadas en el Reglamento General de las Juntas de
Educción y Administrativas, en su título 2do, Capítulo
primero, artículo 3,45,46 y 48.
Para los efectos de elaboración de presupuesto

debe observarse, cuidadosamente la nomenclatura
establecida en la clasificación económica de Ingresos y
Egresos (Codificados, a fin de no incluir gastos en grupos
que no correspondan, como también clasificar los
ingresos en grupos o Subgrupos que no se ajustan).
Además debe considerarse lo siguiente:
a) Que cada presupuesto esté debidamente

firmado por el Presidente y Secretario de la
Junta respectiva.
b) Indicar claramente el número y la fecha de
sesión en la cual fue aprobado.
c) Los ingresos por concepto Ley 6746

y el Impuesto Territorial deben ser los
asignados por el Ministerio de Educación
Pública.
También se consideran los siguientes aspectos:
1- En el renglón Sueldos Fijos, deben contemplarse

únicamente, los empleados que devenguen
sueldos mensuales, acompañando un detalle de
estos. En este renglón no se consideran jornales
ni los trabajos de carácter extraordinario.
2- Los jornales fijos deben detallarse indicando el
tipo de ocupación, forma de pago; ya se por hora,
día o semana.
Para los jornales ocasionales hay que considerar
una partida global.
3- Además incluir las siguientes partidas:
a) Cuota patronal Seguro Social 14% según
reforma reglamentaria publicada en la
Gaceta del 21 de diciembre de 1982 y que
será aplicable en aquellos lugares que estén
cubiertos por este régimen
b) Cuota patronal al Banco Popular (0,5%).
c) El 5% por concepto de Cuota Patronal Ley
Asignaciones Familiares ( Ley 5662). Esta
cuota la deberá cubrir la Junta, cuyo monto
mensual de planillas sobresueldos exceda los
¢ 2.000.00. Estos porcentajes para las cargas
sociales se aplicarán tanto para los sueldos
fijos, jornales fijos y ocasionales, pago de
vacaciones, horas extras, servicios
especiales.
4- El décimo tercer mes queda incluido en su
totalidad tanto para los sueldos como para los
jornales, sean estos fijos u ocasionales, para el

pago de vacaciones y horas extras.
El décimo tercer mes representa la doceava parte

del salario devengado durante el año.
Los puntos tercero y cuarto deberán aplicarse

sobre los honorarios del Tesorero solamente en aquellos
lugares donde el Tesorero Escolar no es el mismo
Tesorero Municipal.
OBSERVACIONES
El grupo 1 “SERVICIOS PERSONALES” deberá

elaborarse a nivel de Grupo y Renglón usando la
codificación y nomenclatura completa.
El grupo 2 “SERVICIOS NO PERSONALES” a

nivel de subgrupo, excepto el subgrupo 5: seguros, en el
cual deberá indicarse el renglón 4: Póliza de Fidelidad
Tesorero, así como cualquier otro tipo de Seguro que se
vaya a pagar, deberá indicar su correspondiente renglón.
El Grupo 3 “MATERIALES Y SUMINISTROS” y

Grupo 4 “MAQUINARIA Y EQUIPO” a nivel de subgrupo.
El Grupo 8 “TRANSFERECIAS CORRIENTES” a nivel
de grupo y renglón, usando la codificación y
nomenclatura completas.
PRESUPUESTO EXTRAORDINARIO
Son enviados por las instituciones con el fin de

reforzar y dar sustento económico a las necesidades
prioritarias de la institución y que no pudieran ser

cubiertos en su totalidad con el Ordinario.
Para poder realizar estos presupuestos deben
producirse “Ingresos Extraordinarios”. Cuando son
ingresos por concepto de aporte específico considerará el
fin para el cual asignado (consultar en Ley de
Presupuesto, Municipalidad) y clasificar los egresos
ajustándose al fin del aporte.
Para la aprobación del los mismos se
considerarán los siguientes puestos:
1) Cumplir con los aspectos indicados en
Presupuesto Ordinario punto A y B.
2) Los ingresos presupuestarios deben estar
depositados en la cuenta corriente de la
Institución (Tesorero debe certificar al pie de
cada presupuesto).
3) Cuando son Ingresos generados por Servicios
que presta la Institución (rifas, ferias, venta
de productos) y ya han sido estimados en el
Presupuesto ordinario, debe cubrirse lo
estimado en el mismo y proceder a
presupuestar el sobrante.
Si no cumplieran con lo establecido se dará la
improbación o aprobación de los mismos.
MODIFICACIONES
Son variaciones al presupuesto que remiten las

Instituciones para dar contenido económico a algún sub-
grupo o renglón y que disminuyen un egreso (salida de
dinero), para aumentar otro.
PASOS PARA EL TRÁMITE DE APROBACIÓN DE LAS

MISMAS
1- Cumplir con los aspectos indicando en la

parte de Presupuestos Ordinarios, puntos A y
B.
2- Los Tesoreros deben certificar que el código
a rebajar cuenta con el disponible
correspondiente.
3- Considerar que el código a rebajar no se le
haya asignado presupuesto con alguna
partida específica, si es así, debe observarse
que se puede rebajar pero debe aumentarse
en algún subgrupo o renglón comprendido
entre los aspectos considerados por el aporte
específico.
GUIA PARA FACILITAR LA ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA

JUNTAS
(incluye las partidas de ingresos y egresos más corrientes

en una Junta de Educación)
G SG R CLASIFICACION ECONOMICA DE RENGLON G.SUB.G

INGRESOS
1 INGRESOS CORRIENTES
01 Impuesto sobre la producción y
consumo
1 Participación Impuesto del tabaco
02 Impuestos sobre actividades
económicas y Actos Jurídicos
1 Patentes de cerveza
03 Otros impuestos y gravámenes
1 Multas
2 Mortuales
04 Renta de Activos
1 Alquiler
07 Otros ingresos no tributarios
1 Dispensas matrimoniales
08 Transferencias Corrientes del Sector
Público (ejercicio)
1 Por participación Impuesto Territorial
1 Aporte Municipal por destace Ganado
vacuno y cerdoso
TOTAL GENERAL DE INGRESOS ¢ ¢
EGRESOS
G SG R CLASIFICACIÓN POR OBJETO RENGLON G.SUB.G
DEL GASTO
1 SERVICIOS PERSONALES
0 Sueldos para cargos fijos
01 Sueldos fijos (detalle N°)
2 Honorarios
01 Honorarios Tesorero
4 Jornales
02 Jornales Ocasionales (Paga Cargas)
5 Seguros Sociales
01 Cuota Patronal Seguro Social (14%)
6 Décimotercer mes
01 Sueldos para cargos fijos (Detalle N°1)
05 Jornales Ocasionales
7 Otros Servicios Patronales
01 Cuota Patronal Banco Popular (0.5%)
2 SERVICIOS NO PERSONALES
1 Servicios Públicos
2 Publicidad, Impresión y Encuadernación
4 Transportes
5 Seguros
04 Póliza de Fidelidad
8 Servicios Sanitarios, Médico y Social
9 Mantenimiento y Reparación Equipos
10 Mantenimiento y Reparaciones Menores
en Edificios y Obras
11 Otros Servicios no Personales
MATERIALES Y SUMINISTROS
0 Minerales excepto carburo
1 Productos de papel, cartón e impresos
2 Alimentos y productos agroforestales
3 Productos de cuero y caucho
4 Productos químicos conexos
5 Textiles y vestuarios
6 Productos minerales no metálicos
7 Productos varios y útiles diversos
8 Repuestos
9 Productos metálicos
10 Otros minerales y suministros
4 MAQUINARIA Y EQUIPO
1 Muebles y equipo de oficina
2 Equipos educacionales y recreativos
12 ASIGNACIONES GLOBALES
01 Recursos sin asignación presupuestaria
TOTAL GENERAL DE EGRESOS
G SG R CLASIFICACION ECONOMICA RENGLON G.SUB.G

INGRESOS
1 Ingresos Corrientes Tributarios
01 Impuesto sobre la producción y
consumo
1 Participación Impuesto del tabaco
02 Impuestos sobre actividades eco-
nómicas y Actos Jurídicos
1 Patentes de cerveza y de licores
03 Otros impuestos y gravámenes
1 Multas
2 Mortuales
04 Renta de Activos
Fijos
1 Alquileres
Financieros
4 Intereses recibidos
05 Ventas de Productos
1 Venta de productos, fincas, bosques, etc
2 Venta de productos de talleres
3 Venta materiales
4 Venta objetos varios
5 Venta de escudetes
06 Tasas, derechos y servicios
1 Derecho de matrícula
2 Derechos de graduación
3 Mensualidades de alumnos
4 Servicios telefónicos
5 Servicios de laboratorios
6 Servicios de Transporte
07 Otros ingresos no tributarios
1 Dispensas matrimoniales
2 Conmutación de penas
3 Productos de soda
4 Rifas, ferias, etc.
5 Ingresos varios
08 Transferencias Corrientes del
Sector Público. (Ejercicio).
2 Aporte Municipal por Impuesto, Destace,
Ley 5259
3 Aporte Gobierno Ley 6746 (Juntas de
Educación)
3 Aporte Gobierno período (Juntas
Administrativas)
4 Aporte Gobierno Ley 6746 (Juntas
Administrativas)
09 Transferencias corrientes
(vigencias anteriores)
2 Aporte Municipal por Impuesto de
destace, Ley 5259
10 Transferencias corrientes del Sector
Privado
1 Herencias vacantes
2 Contribución de estudiantes
3 Donaciones
11 Transferencias corrientes del Sector
Externo
1
2 Ingresos de capital
01 Venta de activos
1 Venta de Muebles
2 Venta de Inmuebles
3 Venta de Semovientes
02 Préstamos Internos
1
03 Préstamos Externos
1
04 Recursos de superávit
1 Superávit libre (o déficit
Superávit destinado
2
05 Transferencias de Capital del Sector
Público (Ejercicio)
1 Aporte INA, IMAS, JAPDEVA, IDA,
BID.
Público (Vigencias anteriores)
1
07 Transferencias de capital del Sector
Privado
1
Externo
01
G SG R CLASIFICACIÓN POR OBJETO DEL RENGLON G.SUBG

GASTO
1 SERVICIOS PERSONALES
0 Sueldos para cargos fijos
01 Sueldos fijos (Detalle) 10%
1 Sueldos Personal Transitorio
01 Sueldos a Profesionales y Técnicos por
Contrato (Detalle)
02 Suplencias
03 Sueldos a personal por ser especiales
(Detalle)
2 Honorarios
01 Honorarios a profesionales y Técnicos (no
paga Cargas Sociales)
02 Honorarios para Tesorero (5%)
3 Sobresueldos
01 Horas extras
02 Pago de vacaciones
4 Jornales
01 Jornales fijos (detalle)
02 Jornales ocasionales ( no asignados)
5 Seguros Sociales
01 Cuota Patronal al Seguro Social (14,75%)
6 Décimotercer mes
01 Sueldos para cargos fijos (detalle)
02 Sueldos a personal transitorio (detalle)
04 Jornales fijos (detalle)
05 Jornales ocasionales
06 Vacaciones
07 Extras
7 Otros servicios personales
01 Cuota patronal Banco Popular y
Desarrollo Comunal (0.5%)
02 Cuota Patronal Ley Asignaciones
Familiares (5%)
2 Servicios no Personales
0 Alquileres
01 Alquileres edificios y oficinas
02 Alquileres de terreno
03 Otros Alquileres
1 Servicios Públicos
01 Servicios de Correos
02 Servicios de radio y telégrafos
03 Servicio de teléfono
04 Servicio de agua
05 Servicio de energía eléctrica
06 Servicios Municipales
07 Otros servicios públicos
2 Publicidad, impresión y encuadernación
01 Publicidad e información
02 Impresión, reproducción y encuadernación
03 Rotulación de títulos
3 Gastos de viaje
01 Gastos de viaje en el interior
4 Transportes
01 Transporte de estudiantes
02 Fletes
03 Pasajes al interior
5 Seguros
01 Seguro de riegos profesionales
02 Seguro de equipo de transporte
03 Seguro de incendio
04 Póliza de fidelidad
6 Estudios, investigaciones y Proyectos
01 Estudios
02 Investigaciones, exploraciones y catastro
03 Proyectos y diseños
04 Asesoría Técnica
7 Servicios Financieros
01 Descuentos sobre bonos
02 Comisiones por servicios bancarios
03 Intereses de la Deuda Interna
04 Intereses de la Deuda Externa
8 Servicios Sanitarios, Médico Social
01 Servicios médicos y farmacéuticos
9 Mantenimiento y Reparación de
Equipos
01 Maquinaria y equipo de talleres
02 Maquinaria y Equipo de oficina
03 Instrumentos musicales
04 Muebles
10 Mantenimiento y Reparaciones
Menores en Edificios y Obras
01 Mantenimiento, reparación edificios y
locales
11 Otros Servicios no Personales
01 Celebraciones escolares
02 Sello blanco
03 Acto público
04 Gastos de graduación
05 Derechos de circulares
06 Impuestos
07 Servicios aduaneros
3 MATERIALES Y SUMINISTROS
0 Minerales Excepto Hidrocarburos
01 Carbón Mineral
02 Minerales metálicos
03 Piedra, arcilla y arena
04 Otros minerales no metálicos
1 Productos de papel, cartón e impresos
01 Papel de escritorio
02 Productos de artes gráficas
03 Revistas y periódicos
04 Productos de papel y cartón
2 Alimentos y Productos Agroforestales
01 Productos alimenticios para personas
02 Productos alimenticios para animales
3 Productos de cuero y caucho
01 Artículos de cuero
4 Productos Químicos y Conexos
01 Combustible y lubricantes
02 Insecticidas, fumigantes y otros
03 Productos medicinales y farmacéuticos
04 Tintes, pintura y colorantes
05 Abonos y Fertilizantes
5 Textiles y Vestuarios
01 Uniformes
02 Calzado
03 Cintas, banderas, escudetes.
6 Productos Minerales y no Metálicos
01 Productos de arcilla
02 Productos de cemento cal y asbesto
03 Productos de vidrio
7 Productos Varios y Útiles Diversos

01 Útiles de limpieza
02 Útiles de escritorio u oficina
03 Material escolar (didáctico)
04 Utensilios de cocina y comedor
05 Implementos deportivos
06 Útiles y accesorios eléctricos
8 Repuestos
01 Repuestos para maquinaria y equipo de
talleres
02 Repuestos para maquinaria y equipo de
oficina
9 Productos metálicos
01 Herramientas menores
02 Estructuras metálicas acabadas
10 Otros materiales y suministros
01
4 Maquinaria y Equipo
0 Maquinaria y equipo de Producción
01 Maquinaria y equipo para talleres
02 Maquinaria y equipo agrícola
1 Muebles y Equipo de Oficina
01 Equipo de oficina
02 Equipo de ingeniería y dibujo
03 Muebles de oficina
04 Equipos de comunicaciones
05 Equipo de imprenta
2 Equipos Educacionales y Recreativos
01 Instrumentos musicales
02 Muebles escolares
03 Libros biblioteca
04 Aparatos y equipos para enseñanza
3 Equipo de Transporte, Tracción y
elevación
01 Equipo automotriz para transporte
02 Equipo de tracción animal y mecánica
03 Equipo de tracción automotriz
4 Equipos de Investigación y Laboratorio
01 Aparatos científicos
02 Equipo de laboratorio
5 Equipo animal
01 Animales para trabajo
02 Animales para investigación
6 Herramientas mayores
01 Herramientas agrícolas
7 Equipo de resguardo y Seguridad
01 Armas
02 Alarmas
03 Extinguidores
04 Relojes marcadores
05 Cajas de Seguridad
8 Equipos Médicos y Sanitarios
01 Equipo odontológico
9 Muebles y Equipos Domésticos
01 Cocinas
02 Máquinas de coser
03 Refrigeradoras
04 Equipos de Limpieza
05 Muebles para cocina y comedor
06 Congeladores
10 Otros equipos no Clasificados
01
5 Adquisición de Inmuebles y Equipo
Existente
0 Terrenos
0
1 Edificios
01
2 Maquinaria y equipo Existente
01 Maquinaria y equipo de producción
02 Maquinaria y equipo de oficina
03 Equipo de transporte, tracción y
elevación
04 Equipos educacionales y recreativos
6 Construcciones, Adiciones y Mejoras
(por contrato)
01
7 Construcciones, Adiciones y Mejoras
(por Administración)
0 Proyectos con especificación
01
8 Transferencias corrientes
0 Transferencias Directas a Personas
01 Prestaciones Legales
02 Pasajes a estudiantes pobres
03 Devolución por cobros indebidos
04 Auxilio a estudiantes de escasos

recursos
1 Subsidio Culturales y Sociales
01
2 Indemnizaciones
01
3 Becas
01 Becas tercer ciclo
4 Aporte a Instituciones Públicas (1%)
01
5 Aporte a Instituciones Privadas
01
9 Transferencias de Capital
0 Aporte a Instituciones Públicas
01
1 Aporte a Instituciones Privadas
01
10 Deuda Pública
0 Amortización a la Deuda Interna
01 Cuentas pendientes del año anterior
1 Amortización a la Deuda Externa
01
11 Desembolsos Financieros
0 Adquisición activos financieros
01 Adquisición de valores privados
02 Adquisición de valores públicos
03 Adquisición de activos intangibles
04 Otros desembolsos financieros
1 Adquisición de Derechos
01 Derecho telefónico
02 Instalación de adicionales
12 Asignaciones Globales
01 Recursos sin asignación
FORMULARIO N° 1
MINISTERIO DE EDUCACIÓN PÚBLICA, DIRECCIÓN PRESUPUESTO

REGIONAL DE EDUCACIÓN DE: APROBADO EN
________________________________ SESIÓN N°_________
FECHA: __ /___/___
Acordado por la Junta de:----------------------------- Ordinario: ____
Modificación:_____
Extraordinario:_____
G SG R CLASIFICACION ECONOMICA RENG. G.SG
DE INGRESOS
TOTAL INGRESOS ¢20.000
1 Ingresos corrientes ¢ 20.000
04 Renta de Activos 20.000
1 Alquileres ¢20.000
TORAL EGRESOS ¢20.000
2 Servicios no personales 5.000
1 Servicios Públicos 1.000
01 Servicios de Correos ¢1.000

10 Mantenimiento y Reparaciones 4.000
Menores en Edificios y Obras
01 Mantenimiento, reparación ¢4.000

edificios y locales
3 Materiales y Suministros 15.000
1 Productos de papel, cartón e

impresos 10.000
04 Productos de papel y cartón. ¢10.000
7 Productos Varios y Utiles 5.000
Diversos
01 Utiles de limpieza ¢5.000
_______________________ __________________
Firma del Presidente y sello Firma del Secretario
Únicamente en presupuestos Únicamente en

e xtraordinarios. modificaciones.
Doy fe que los ingresos anotados, están Los códigos a rebajar
debidamente depositados, en la cta. N°--, cuentan con solvencia.
con fecha --/--/--
___________________
__________________ Firma del Tesorero
Firma del Tesorero
FORMULARIO N° 2
Los Funcionarios encargados de Juntas utilizan el Formulario N° 2 , como borrador,
para corregir los errores presentado en el formulario N° 1.
FORMULA N° 2
Analizador______________________ Junta N° _____
Fecha ______/_____/_____ Control N° ____
Extraordinario___________________ Fecha de Sesión: ____
Ordinario_______________________ /_____/_____
Modificación____________________ Fecha de Recibido:
Acordado
G SG R ESPECIFICACION RENGLON G.SUBG

1 Ingresos Corrientes ¢ 20.000
04 Renta de Activos 20.000
1 Alquileres ¢ 20.000
2 Servicios no ¢5.000
ersonales
1 Servicios Públicos ¢1.000

10 Mantenimiento y ¢4.000
Reparaciones
Menores en Edificios
y Obras
01 Mantenimiento, ¢4.000
reparación edificios y
locales
3 Materiales y ¢15.000
Suministros
1 Productos de papel, ¢10.000
cartón e impresos
04 Productos de papel y ¢10.000
cartón.
7 Productos Varios y ¢5.000
Utiles Diversos
La Junta prepara el borrador de presupuesto (fórmula #2) y la presenta a la Dirección
Regional de Educación respectiva, para que el encargado de Juntas lo revise y apruebe.
FORMULA N°3
MINISTERIO DE EDUCACIÓN N°_________

PÚBLICA, DIRECCIÓN REGIONAL DE Recibido:___/__/___
EDUCACIÓN DE___________________ Despachado: _________
Extraordinario N°______________ Sesión: ___________
Acordado por la Junta de:------------
G SG R ESPECIFICACION RENGLON G.SG

1 INGRESOS ¢ 20.000
CORRIENTES
04 Renta de Activos ¢20.000

1 Alquileres ¢ 20.000
2 SERVICIOS NO ¢5.000
PERSONALES
1 Servicios Públicos ¢1.000

10 Mantenimiento y ¢4.000
Reparaciones
Menores en Edificios
y Obras
01 Mantenimiento, ¢4.000
reparación edificios y
locales
3 MATERIALES Y ¢15.000
SUMINISTROS
1 Productos de papel, ¢10.000
cartón e impresos
04 Productos de papel y ¢10.000
cartón.
7 Productos Varios y ¢5.000
Utiles Diversos
Conforme Aprobado
_______________________ _____________
Juntas de Educación y Administrativas Dirección Regional
SOBRE LICITACIONES:
El capítulo II del Decreto, especifica que para la contratación y adquisición de bienes y
servicios las Juntas deberán acatar lo que dispone la Ley de Administración Financiera,
Reglamento de la Contratación Administrativa.
A continuación se detalla los límites económicos establecidos:
TIPOS DE PRESUPUESTO ORDINARIO DE LA INSTITUCIÓN O

CONTRATO DE LA CORPORACIÓN MUNICIPAL
Más de ¢10.000.000 Menos de
¢100.000.000 a 100.000.000 ¢10.000.000
Enajenación de ¢1.000.000 ¢600.000.00 ¢300.000.00
bienes (vender o a ¢5.000.000 a ¢3.000.000 a ¢1500.000
transferir hipotecas)
Arrendamiento a ¢1.000.000 ¢600.000. ¢300.000.00
plazo de bienes de a ¢5.000.000 a ¢3.000.000 a ¢1.500.000
la administración
Arrendamiento de No procede No procede No procede
bienes de la licitación licitación licitación privada
Administración por privada privada (solo (solo
tiempo indefinido (solo pública) pública)
pública)
Adquisición de ¢1.000.000 ¢600.000 a ¢300.000
bines inmuebles a ¢10.000.000 ¢6.000.0000 a ¢3.000.000
Contratos de obra ¢1.000.000 ¢600.000 a ¢300.000
a ¢10.000.000 ¢6.000.000 a ¢3.000.000
Suministros ¢ 1.000.000 ¢600.000 a ¢300.000
a ¢5.000.000 ¢3.000.000 a ¢1.500.000
Otros contratos no ¢1.000.000 ¢600.000 a ¢300.000
contemplados en a¢5.000.000 ¢3.000.000 a ¢1.500.000
los puntos
anteriores
Nota 1: Más arriba de los límites máximos señalados, procede licitación pública; más debajo de
los límites inferiores señalados, procede contratación directa.
Nota 2: Los límites económicos del inciso b) del artículo 96 de la Ley de la Administración
Financiera de la República (Artículo 213 del Reglamento de Contratación Administrativa),
fueron modificados por su orden, a las siguientes sumas: ¢ 2.500.000, ¢1.500.000, y ¢750.000.
Nota 3: Los presentes límites económicos fueron así establecidos por la Contraloría General de
la República, mediante Resolución de las 14 horas, del día 12 de enero de 1990, publicada en el
Alcance N°2 de la Gaceta 20 del 29 de enero de 1990 y rige a partir del 12 de marzo del mismo
año.
¿CÓMO OBTENER LA CEDULA JURÍDICA?
Las Juntas de Educación y Administrativas tienen plena personería jurídica para

adquirir y contraer obligaciones.
De acuerdo al artículo 75, cada institución debe solicitar a la Dirección Regional de
Educación una constancia de los miembros de la Junta (Personería Jurídica), posteriormente el
Presidente de la Junta hará una solicitud de la Cédula Jurídica al Registro Nacional, la que
llevará el Visto Bueno de la Dirección Regional de Educación respectiva.
¿QUÉ DEBE CONOCER EL TESORERO?
El Tesorero debe llevar en su Tesorería los siguientes libros: Libro Auxiliar del Banco,
Libro Diario, Libro Mayor de Control de Presupuesto, adicionalmente debe llevar un Tarjetero
para el control de los activos de la Institución.
La ejecución de este sistema requiere observar las siguientes disposiciones:

a) Los tres libros principales deberán estar convenientemente empastados y protegidos
para garantizar su conservación.
b) Deberán estar debidamente legalizados y sellados por la Contraloría General de la
República.
c) Las anotaciones que se hagan deberán hacerse con bolígrafo azul o negro, nunca con
lápiz u otros colores.
d) No se deben hacer tachaduras, borrones ni cualquier tipo de alteración, en caso de
producirse algún error, el procedimiento a seguir será realizar un asiento de reversión.
e) Registrar todos los ingresos y egresos.
f) Debe anotarse las cuentas que afectan el presupuesto respetando en cada caso la
codificación aprobada por la Dirección Regional.
Tanto las funciones como atribuciones, deben ser ampliadas en los artículos 62 al 71 del
Reglamento General de Juntas de Educación y Administrativas.
LIBRO AUXILIAR DE BANCO
Constará de 100 folios numerados por ambas caras del N°1 al 200. Diariamente se
deben hacer las anotaciones de cheques y depósitos en el mismo. Las columnas de este libro,
serán utilizadas de las siguiente manera:
FECHA: En esta columna se anotará la fecha en que se realizan los depósitos en el Banco o se
emiten los cheques.
DETALLE:
En este espacio se anotará el nombre del beneficiario con algún alusivo al concepto que
se está pagando. También se dará un detalle cuando se trate de depósitos.
NUMERO DE CHEQUE O DEPOSITO:

En esta columna se anotarán en orden cronológico los números de cheques emitidos.
También se anotarán en secuencia, los depósitos que se realizan.
DEBE:
La columna será utilizada para anotar los montos de los depósitos que se hagan a favor
de la cuenta corriente de la Institución.
HABER:
En esta columna se registrarán los montos de los cheques emitidos contra la cuenta
corriente de la Institución.
SALDO:
Esta columna es de gran importancia pues brinda la disponibilidad del efectivo existente
en la cuenta corriente, el que se obtiene estableciendo la diferencia entre los Ingresos (Debe) y
los Egresos (Haber).
EJEMPLO
Libro Auxiliar de Banco
Fecha Detalle Dep o Debe Haber Saldo

Cheque
27/01/01 Saldo anterior ¢50.000
Conciliación
28/01/01 Ventan productos D207250 ¢30.000 ¢80.000
Finca
29/01/01 Lib. Universal CO4112 ¢12.000 ¢68.000
30/01/01 Jiménez y Tanzi CO4113 ¢1.000 ¢67.000
01/02/01 Sub-Ley 6746 D125072 ¢10.000 ¢77.000
LIBRO DIARIO:
Constará de 100 folios numerados por ambas caras del 01 al 200.
Los asientos podrán hacerse mensualmente por el total del movimiento de ese período.
Para efectos de Egresos, su clasificación comprenderá únicamente el grupo y sub-grupo,
excepto aquellos rubros que por disposición del Ministerio de Educación, debe llevarse a nivel
de renglón.
En cuanto a los Ingresos su clasificación se extenderá hasta el nivel de renglón.
Las columnas detalladas en el modelo, serán empleadas de la siguiente manera:
FECHA Y CODIGO:
Primero se anota la fecha; seguidamente se indican en esa columna los códigos que
hayan afectado el movimiento del período que cubre el asiento, usando la codificación dada por
el Ministerio de Educación Pública.
DETALLE:
En este deberá figurar el nombre del Sub-Grupo, afectado al cancelar el bien o el
servicio, las facturas o justificantes que componen el total del asiento, indicando el número de
los mismos y el cheque con los que fueron cancelados. Los pagos hechos por la Caja Chica se
anotarán en este registro en este registro de acuerdo con lo especificado en el comprobante
“Reintegro de Caja Chica”.
PARCIALES:
Esta columna se usará cuando se realicen pagos a diferentes firmas por la compra de
bienes o servicios clasificados dentro de una misma cuenta.
Asimismo se utilizará en aquellos casos en que el pago a una casa comercial incluye
pago de bienes o servicios varios susceptibles de clasificar dentro de dos o más cuentas del
presupuesto.
DEBE Y HABER:
En esta columna se registrarán los cargos y créditos resultantes del movimiento contable del
período.
FOLIO:
Una vez realizado el asiento en el libro diario, se verificará que los saldos del debe y haber
sean iguales, procediéndose a mayorizar las diferentes partidas, indicando en la columna de
folio, el número de folio al que han sido traspasadas en el Libro Mayor de control de
presupuesto.
LIBRO DIARIO
Fecha Detalle F. Debe Haber

Parciales
28/01/91 Banco Nal. de Costa ¢30.000
Rica 12
1-05-1 Venta productos
Finca Dep. 207250 ¢30.000
29-1-91 Productos de papel,
cartón e impresos 100 ¢12.000
Librería Palomares
Factura Nª 10 ¢2.000
Librería Universal
Fact. 2030 25 Ch.
N°04112 ¢10.000
2-10 Mantenimiento y
reparaciones
menores en edificios
y obras ¢1.200
Jiménez y Tanzi ¢1.000
Ferretería El Mar
Fact. 02510 ¢200
Banco Nacional de
C.R. ¢13.200
01/02/01 Banco Nacional de 12 ¢10.000
C.R.
01-8-91 01/04/01 ¢10.000
LIBRO MAYOR DE CONTROL DE PRESUPUESTO
Este libro constará de 100 hojas debidamente foliadas por ambas caras, del folio N° 1 al
200.
La mayorización de las partidas afectadas en los asientos realizados en el Libro de

Diario, será preferiblemente mensual.
Este libro Mayor, estará dividido en tres partes principales, a saber:
-Del folio N° 1 al N° 50: INGRESOS

-Del folio N° 51 al N° 175: EGRESOS
-Del folio N° 176 al N° 200: SUPERÁVIT
Considerando los principios generales que rigen el manejo de un Libro Mayor con la
Contabilidad Pública, las partidas de Ingresos y Egresos deben liquidarse anualmente contra
una cuenta genérica llamada Superávit, cuyo saldo normal es el del Haber.
Para hacer uso del Superávit obtenido en el año anterior, deberá hacerse la liquidación,
posteriormente será presupuestado extraordinariamente, enviando dicho presupuesto
directamente a la Dirección Regional de Educación respectiva para su trámite de aprobación.
Este procedimiento permitirá saldar la cuenta de Superávit.
Las columnas detalladas en el ejemplo que próximamente se presenta, serán empleadas
de la siguiente manera:
FECHA:
En esta columna se indicará la fecha en que se realiza la mayorización de cada cuenta.
DETALLE:
En esta columna se indicará si es Presupuesto Ordinario, modificación al mismo o
extraordinario con sus correspondientes números; igualmente se anotará el período que cubre la
recaudación o gasto según se trate.
PRESUPUESTO:
En este espacio se indicará el monto asignado en el presupuesto aprobado por la
Dirección Regional de Educación para cada partida. Asimismo se anotarán los aumentos para
efectos de una modificación o presupuesto extraordinario. En los casos de rebajos en la partida
debido a una modificación, se indicarán los montos entre paréntesis. No debe usarse tinta de
colores que no sean los mencionados en las generalidades del Sistema.
EGRESOS E INGRESOS
Estas columnas su utilizarán al mayorizar los asientos del período, realizados en el
Libro Diario.
DISPONIBLE Y POR RECAUDAR

Estas columnas tendrán el siguiente uso:
1) Disponible: en las cuentas de egresos se debe indicar el saldo de la misma cada vez que
se mayoriza una cuenta. Este saldo disponible permitirá al Tesorero determinar cuales partidas
necesitan ser reforzadas para evitar sobregiros en ellas.
2) Por Recaudar: en las cuentas de ingresos, cada vez que se mayoriza, cada uno se debe
indicar el monto pendiente por recaudar. Cuando la suma recaudada para un ingreso en
particular sobrepasa el monto presupuestado el exceso deberá ser presupuestado
extraordinariamente tal y como se muestra en el ejemplo que se detallará próximamente.
FOLIO:
Una vez mayorizada cada cuenta del asiento efectuado en el Libro Diario, se anotará en
esta columna del mayor número de folio donde se originó el movimiento de la cuenta.
LIBRO MAYOR DE CONTROL DE PRESUPUESTO

1 Ingresos Corrientes Folio 12
05 Venta Productos Finca
Fecha Detalle F Presupuesto Ingresos Por

recaudar
27/01/01 Presupuesto 91 ¢200.000 ¢170.000
Depósito 207250 ¢30.000
3 Materiales y Suministros Folio 100

04 Productos de papel cartón
27/01/01 Presupuesto 91 ¢100.000

27/01/01 CK 203025 1 ¢12.000 ¢88.000
Explicación del concepto Superávit

Superávit es el saldo real de los Ingresos recibidos que al cerrar un período económico
no se han utilizado. Este saldo se obtiene de la siguiente manera:
1.Se suman el total de los ingresos recibidos en el período.
2.Se suman el total de los egresos realizados en el período.
3.Al total de los ingresos se le resta los egresos, la diferencia es lo que se denomina superávit.
El superávit generalmente es un saldo formado por dos conceptos:
SUPERÁVIT LIBRE Y SUPERÁVIT ESPECIFICO
El Superávit Libre: Se obtiene restándole a el saldo total (superávit), el superávit específico.
El Superávit Específico: Está formado por los saldos de las partidas otorgadas por el Gobierno
o cualquier otra institución o empresa cuya asignación tiene un destino específico.
Ejemplos de partidas específicas:
- Aporte Gobierno Ley 6935 para la instalación de malla.

- Aporte Gobierno Ley 6982 para obras y gastos varios.
- Aporte Gobierno Ley 7018 para construcción de biblioteca.
- Aporte JAPDEVA para mejora de planta física.
Confección de liquidación de presupuestos para obtener el superávit.

Para confeccionar la liquidación es necesario que: el Tesorero presente a la Dirección
Regional respectiva, un informe de todos los ingresos y egresos, realizados por la Juntas durante
el año, a más tardar el 31 de enero del año siguiente(informe anual); si transcurrido ese mes no
se ha recibido ese informe, se enviará un telegrama y se suspende el refrendo de cheques.
Determinación del saldo total (superávit)

Para determinar este saldo se toma el monto total de la columna “Total Ingresos”, y se le
resta el “Total General” de la columna “Total Egresos”.
Este saldo está compuesto por los saldos de Caja , Banco , Bonos y depósitos a plazo fijo,
si los hubiere.
El saldo total obtenido debe ser igual al saldo total reportado por la Dirección Regional al
31 de diciembre de cada año.
De acuerdo con la clasificación económica de los ingresos, se deben separar las partidas
que son para gastos específicos. Para proceder a realizar la separación correspondiente se
procede de la siguiente manera:
A) Total de Ingresos presupuestados, menos total de egresos cargados al código para el

que fue aprobado (si el mismo código se le cargó ingresos sin fin específico, la parte que se ha
gastado se rebaja del específico (de no ser que el Tesorero respectivo certifique el saldo de cada
partida).
El superávit específico debe llevar el detalle de cada partida y número de Ley.
B)Una vez preparada la liquidación correspondiente la Dirección Regional de Educación,

procederá a enviar original de la misma al Tesorero para que la analice y la compare con sus
libros y si coincide con el resultado de la misma, la devolverá debidamente firmada. También
enviará copia a la Junta respectiva y al Departamento Financiero del Ministerio de Educación
Pública.
CAJA CHICA:
El Poder Ejecutivo, promulgará un reglamento específico sobre las cajas chicas, este
será utilizado para realizar gastos urgentes.
Instrucciones para el manejo del mismo:

a) Estará a cargo del Director de la Institución, quien será el responsable de su
funcionamiento.
b) Los pagos que se efectúen por este medio no podrán exceder la suma establecida por el
Poder Ejecutivo en el Reglamento correspondiente.
c) Cuando los fondos se consideren insuficientes se solicitará reposición del mismo al
Tesorero.
d) Para justificar los gastos debe llenarse el formulario denominado “COMPROBANTE DE
CAJA CHICA” y adjuntar las facturas correspondientes, estas deben ser originales con el sello
de cancelado a nombre de la Junta respectiva y sin alteración.
DISEÑO COMPROBANTE DE CAJA CHICA
JUNTA ADMINISTRATIVA O JUNTA DE EDUCACIÓN
COLEGIO O ESCUELA: ____________________ Fecha:__/__/__
He recibido de Caja Chica

la suma de ¢___________________ (__________________)
por concepto de :______________________________________
______________ _____________________
INTERESADO V° B° Enc. Caja Chica
FORMULARIO E INSTRUCCIONES PARA REINTEGRO DE CAJA CHICA

JUNTA ADMINISTRATIVA O JUNTA DE EDUCACIÓN
COLEGIO O ESCUELA: ___________________ Fecha:__/__/__
N° ________
REINTEGRO DE CAJA CHICA
CODIGO CUENTA DETALLE MONTO
Cheque N° _________________ Total justificaciones _______________
Fecha: ___/___/___ Total Efectivo_________________

_____________________
ENCARGADO CAJA CHICA Caja Chica
REINTEGROS:
Instrucciones y Recomendaciones
a) Este formulario requiere de original y copia, estos serán numerados en orden consecutivo.
b) Cuando sea necesario pedir un reintegro a la Tesorería de la Junta, el Encargado de la Caja
Chica anotará en el espacio DETALLE, las características de los comprobantes sobre los que
solicita reintegro y anotará también el monto de cada uno de ellos en el espacio
correspondiente.
c) Posteriormente sumará los montos individuales de los comprobantes y anotará tal cantidad
en el espacio que requiere cada dato.
d) Contará el dinero efectivo que hay en la Caja Chica y anotará ese monto en el espacio que
indica el formulario.
e) La suma de comprobantes y el efectivo deberá ser igual al monto autorizado.
f) Anotará la fecha en que se realiza el reintegro.
g) Verificado el punto e) entregará los justificantes junto con la Fórmula a la Tesorería de la
Junta, para que se confeccione el cheque correspondiente. Los cheques tanto de reintegro
como el que se emitirá para establecer la Caja Chica, serán girados a nombre del encargado
de la misma, nunca a Caja.
h) La Tesorería de la Junta, verificará que los justificantes que se le suministran se encuentren
todos incluidos en la fórmula que se le entrega
y los aceptará poniéndoles un sello que diga “PAGADO POR CAJA CHICA” , el numero de
cheque con que se hizo el reintegro y la fecha del mismo.
i) La Tesorería anotará en el espacio correspondiente a código y Cuenta, las partidas
presupuestarias que han sido afectadas al hacer el reintegro, anotando en la fórmula el
número de cheque y la fecha del reintegro.
j) Posteriormente se archivará el original de la fórmula “Reintegro de Caja Chica”, junto con
los comprobantes que se anexan a ella. La copia de dicha fórmula se entregará al encargado
de la Caja.
k) La Tesorería registrará en el Libro Diario el asiento correspondiente al reintegro, afectando
las cuentas de egresos que hayan sufrido variación.
ARCHIVO DE DOCUMENTOS:
La ejecución de este sistema contable, requiere de un archivo de documentos. Para tal

efecto se deben seguir las siguientes recomendaciones.
Durante el transcurso del mes los comprobantes de ingresos y las facturas extendidas
por las diferentes casas comerciales, recibos de dinero y cualquier otra constancia de pago,
permanecerán en un archivo especial, clasificados según las partidas del presupuesto que se
afecten. Las facturas tendrán anotado en un lugar visible el número de cheque con que fueron
canceladas.
Al final de cada mes, se tomará cada grupo de ellas y se sumarán, para realizar el
respectivo registro detallada en el Libro de Diario, tal y como se expuso al tratar este Libro. Los
justificantes de gastos por Caja Chica, deberán ser archivados junto con el original de la
fórmula de reintegro mencionada, en el capítulo correspondiente a Caja Chica.
Una vez anotados todos los comprobantes que componen el movimiento del mes,
deberá informarse a la Dirección Regional de Educación (adelante se detallará el
procedimiento) y guardarse en un sobre especial al efecto, en cuyo exterior se hará referencia
del mes y año que se trata. Este sobre debe permanecer en PODER DEL TESORERO CONTADOR,
quien es responsable de su custodia.
La no presentación de comprobantes, se tomará como faltante y se harán los trámites

respectivos, para que se proceda al reembolso.
Se la da un período de quince días al Tesorero, para que elimine el monto de otros

valores, de lo contrario se procede a la destitución del mismo.
REGISTRO DE ACTIVOS:
Complementado este sistema contable, deberá emplearse para el control y registro de
los bienes duraderos de la institución, sean estos adquiridos por compra o donación. Se
destinará una
tarjeta para cada bien o grupo de ellos cuando sean de idénticas características y bajo precio
unitario.
En la página siguiente, se presenta un diseño de dicha tarjeta, en ella se anotarán los

motivos, por los cuales el bien salen de la institución o se retira de servicio y el acta de la Junta
en que la operación fue aprobada.
El registro de inventario, debe ser ejecutado de tal manera, que permita su verificación y
poder determinar con certeza la ubicación de los bienes allí descritos.
BOLETA DE INVENTARIO
Artículo: N°
Características:
Proveedor:
Fact. N° Fecha: ___/___/__
Cheque N° Fecha__/__/__ Valor ¢___________
Compra aprobada en Sesión N° Art.:
Compra aprobada en Sesión N° Art.:
Fecha:___/___/___
Registro de Patrimonio Nal. N°_________________________
Ubicación: __________________________________________
Los colegios Técnicos Profesionales Agropecuarios deben tener un registro de semovientes.
SOBRE LA EMISIÓN DE CHEQUES:

Para realizar la emisión de cheques, debe tomarse en cuenta ante de proceder, que los
mismos fueron acordados en determinada sesión y estén debidamente anotados en el libro de
actas de la Junta.
Las Juntas de Educación y Administrativas, deberán enviar a su respectivo Tesorero, la
fórmula adjunta para que este, proceda a la emisión de los cheques correspondientes.
EJEMPLO DE FORMULARIO PARA EFECTOS DE EMISIÓN DE CHEQUES
Junta____________ Sesión_______ Art._________

Institución________ Fecha: ____/___/_____
Para que la Tesorería, proceda a realizar la emisión y pago de los cheques
correspondientes, remito los acuerdos de pago aprobados por este Junta.
Nombre Código
Interesado Detalle Valor Cheque Presupuestario
________________ ________________
Firma del presidente Firma del secretario
Los bienes y servicios adquiridos, deben de coincidir con el detalle, establecido en esta
boleta.
La fórmula anterior, será utilizada por cada Junta de Educación o Administrativa, para
ordenar a la Tesorería le emisión de pagos por medio de cheques, de los gastos en que ha
incurrido o incurrirá la institución, en ella se observará lo siguiente:
1) Nombre claro de la Junta de Educación o Administrativa (Nombre de la Institución).
2) Fecha de Sesión en la que se acordó ejecutar los gastos correspondientes.
3) Nombre del interesado. En esta se debe indicar el nombre de la casa comercial o
persona que presta el servicio.
4) Detalle: se debe indicar claramente el bien o servicio que se adquirió o se adquirirá.
5) Valor: en esta columna se indica claramente el monto del cheque que se emite, en caso
de que se desconozca el valor del bien o servicio a adquirir, la Junta indicará al pie de esta
boleta que el Tesorero debe proceder a tramitar la respectiva orden de compra y
posteriormente proceda a emitir el cheque respectivo.
6) Las columnas Cheque y Código Presupuestario, deben ser llenadas por el Tesorero
respectivo, en la primera indicando el N° del cheque y en la segunda el código
presupuestario donde se debe cargar el gasto.
7) Una vez realizados dichos gastos, los Tesoreros adjuntarán, a cada boleta, los originales
de las facturas y las mantendrá en su custodia, para efectos de fiscalización por parte de los
funcionarios del Ministerio de Educación Pública. Si faltan facturas o algunas presentan
alteración, se solicita el reembolso inmediato del monto de los cheques.
8) Todo gasto ordenado mediante la presente boleta, debe constar en el libro de Actas.
9) Estas fórmulas, deben mantenerse en perfecto estado de conservación, con sus
respectivas facturas originales adjuntas, canceladas y archivadas en estricto orden
cronológico, las cuales deben ser presentadas a los funcionarios, del Ministerio de
Educación Pública, en eventuales visitas a la localidad.
10) De esta fórmula, debe enviarse copia a la Dirección Regional, para sustentar el informe
mensual posterior, el funcionario de la Dirección Regional debe mantenerlo archivado en
orden cronológico.
11) Los Tesoreros, para efectos de presentar los informes mensuales a las Direcciones
Regionales, anotarán los gastos en las boletas ordenadas durante el mes, los que coincidirán
con el informe en mención.
12) El original de la presente boleta, quedará bajo custodia del Tesorero de la Institución.
PRESENTACION DE INFORMES MENSUALES

La presente fórmula, debe ser elaborada, por los respectivos Tesoreros de cada
institución, para efectos de presentar ante la Dirección Regional de Educación correspondiente,
en ella debe observarse los siguientes detalles:
1) Nombre claro de la Junta de Educación o Administrativa (indicar nombre de la
institución).
2) Indicar, claramente el mes y el año.
3) Especificar a que código o rubro debe cargarse dicho movimiento (código
presupuestario).
4) Número claro del Depósito o Cheque.
5) Monto exacto de lo recibido o pagado.
6) Indicar claramente el nombre del Beneficiario (persona, casa comercial o institución
que se le gire o recibe.
7) Concepto o detalle: en esta parte, especificar únicamente lo adquirido o recibido por
parte de la Institución.
8) Observar claramente, que la fórmula deba venir firmada por el señor Tesorero (a).
9) La Dirección Regional, anotará la fórmula debidamente elaborada, por el señor
Tesorero, en su tarjetero de control de presupuesto a fin de establecer que no haya giro sin
contenido presupuestario.
10) Cada fórmula será sumada, por el encargado de Juntas de Educación y administrativas,
y anotadas en control bancario, para establecer la disponibilidad bancaria de la Institución.
11) El encargado de Juntas, indicará a cada Tesorero, que se debe elaborar una fórmula de
Ingresos y otra de Egresos.
12) Con esta fórmula, debe presentarse el Informe Mensual, y conservarse archivada en
estricto orden cronológico. No debe presentar ni borrones ni tachones.
13) El original de la misma, se enviará a la Dirección Regional de Educación, con copia a
la Institución, Junta y otra para su respectivo archivo.
Se adjunta formulario de muestra.
MOVIMIENTO PRESUPUESTARIO
JUNTA: MES: AÑO:
Cód. 39resup.. Dép. N° Monto Beneficiario Concepto o
Detalle
El suscrito Tesorero de la Junta____________ Firma:__________

Hace constar que la información aquí anotada Original: Dir. Reg.
es verdadera y se encuentra debidamente CC: Institución, Junta y
registrada en los libros de esta Tesorería. Archivo.

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Artículo 13º. La liquidación de los vales debe

Artículo 14º. El tesorero-contador de la

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