6 - Sistema de Cajas

Curso Cajero Bancario
Cajero Administrativo Bancario
Generalidad
El Cajero Administrativo Bancario debe atender las operaciones de una caja y de la unidad de cajas en sí, para esto, debe
efectuar actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques y otros documentos valorados, esto,
con el fin de realizar la recaudación de ingresos a la institución y la cancelación de los pagos que correspondan a través de
caja.
Funciones, Deberes y Obligaciones:
Las funciones, deberes y obligaciones que debe tener presente un Cajero Administrativo Bancario son:
↘ Recepción de dinero en efectivo por pagos y depósitos.
↘ Recepción y pago de Cheques y otros documentos para su cobro o depósitos.
↘ Llevar el control y registro de cheques a pagar, recibos y comprobantes de pago y otros documentos.
↘ Registrar directamente los movimientos de entrada y salida de dinero.
↘ Elaborar periódicamente relación de ingresos y egresos por caja.
↘ Realizar arqueos de caja.
↘ Suministrar a su superior los recaudos diarios del movimiento de caja.
↘ Chequear que los montos de los recibos de ingreso por caja y depósitos bancarios coincidan.
↘ Realizar conteos diarios de depósitos bancarios, dinero en efectivo, etc.
↘ Atender a las personas que solicitan información.
↘ Llevar el registro y control de los movimientos de caja.
↘ Transcribir e ingresar información operando un sistema de cajas.
↘ Tomar conocimiento y cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad, establecidos por la
institución bancaria y las normas vigentes que regulan al rubro.
↘ Tener en cuenta los Límites de Saldo de Caja que implementa cada institución bancaria, el resguardo de valores es
importante y fundamental.
↘ Recordar, en todo momento, que el Timbre de Caja es de uso personal y no puede ser prestado o dejado así
resguardo de otro funcionario mientras se esté en cajas.
↘ Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía, muy importante es que todo cajón que
se mantenga con llave este en perfecto funcionamiento para su uso, especialmente aquellos que son destinados
para el reguardo de valores.
Eme Capacitación Limitada

Casa Matriz, Manuel Montt 515, Providencia, Santiago de Chile - Fonos (56-2) 2264 21 21 – (56-2) 2264 10 25 – (56-2) 2235 67 35 - email: Info@emelimitada.cl
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↘ Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas o que le sean solicitados.
↘ Son de su responsabilidad el manejo constante de equipos y materiales de fácil uso y medianamente complejos.
↘ Es responsable directo del dinero en efectivo, los cheques y otros documentos de valor que le han sido entregados
para su manejo, es decir, deberá hacerse responsable por su pérdida y/o extravío en forma integral, teniendo
presente la importancia que guarda ser custodio de valores.
↘ Debe manejar un grado de confidencialidad irrestricto, teniendo presente la normativa vigente y las atenciones que
indica claramente “El Secreto Bancario”.
↘ Las decisiones que debe tomar se basan en los procedimientos establecidos por las instituciones bancarias y las
normas vigentes, para esto debe mantener una constante atención a los cambios de estas a fin de evitar cualquier
error en sus funciones y desarrollar de la mejor forma la ejecución normal del trabajo, a nivel operativo.
↘ El cargo recibe supervisión, de manera directa, constante y a su vez no ejerce supervisión a otros cargos, salvo a
expresa solicitud de la institución bancaria.
↘ En lo interno, mantiene relaciones continuas con el personal de la Unidad de Cajas y con los distintos cargos de la
institución a la cual ha sido asignado, esto indica que deberá mantener en forma constante una actitud de
cooperación, respeto y buena disposición.
↘ En lo externo, deberá mantener relaciones continuas con público en general, no obstante a esto, se podría dar el
caso que mantenga atención solo con clientes (Cuenta Correntistas), de los distintos segmentos que mantiene la
institución bancaria lo que exige una actitud, una prestancia y buena disposición total, en todo minuto y en
cualquier lugar.
↘ Por lo general, el cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene contacto con agentes
contaminantes como ruidos molestos y problemas que se generen fuera del espacio en el cual desarrolla su
actividad.
↘ El cargo exige un esfuerzo físico de estar sentado o de pie constantemente y requiere de un grado de precisión
manual y visual, alto.
↘ Los conocimientos que debe mantener, y reforzar permanentemente, son Contabilidad General, contabilidad
bancaria, técnicas para el manejo de máquinas sumadoras, calculadoras, procedimientos de cajas, programas de
computación aplicables en caja.
↘ Las habilidades a manejar son el tratar en forma cortés y amable al público en general, realizar cálculos
matemáticos y/o aritméticos, realizar arqueos diarios de movimiento de caja.
↘ Debe tener destrezas en el conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez, el manejo de computador, maquina
sumadora y calculadora.
↘ Contribuir a que la institución bancaria mantenga los estándares de calidad de servicio.

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Protocolos de Atención
El protocolo establece la formalidad que se debe seguir por cortesía, diplomacia y practicidad, en los asuntos
públicos o privados, la cortesía es a la vida privada lo que el protocolo es a la vida empresarial.
Calidad en el Servicio
La Calidad en el Servicio es el trato que todo cliente desea recibir de una empresa con la que mantiene relación
comercial o de negocios.
Es el valor agregado que una empresa da a sus clientes y que estos agradecen con lealtad en los negocios.
La importancia en la Calidad en el Servicio es:
 Se logra fidelización y aceptación de parte del cliente.

 Se logra una diferenciación con el resto de las empresas.
 Es el valor agregado que se le da al producto.
 Es una imagen que se proyecta.
La mayoría de la veces la única diferencia entre una empresa u otra es el Servicio.
Servicio al Cliente
El Servicio al Cliente no está en la técnica, sino en el interés genuino de servir a otros, cuando esto se hace de
seguro te sentirás bien.
Es importante indicar, que cada institución Bancaria y/o Financiera cuentan con sus propios protocolos de
atención al cliente, lo más seguro, es que esta documentación le sea proporcionadas a fin de cumplir a su
totalidad los estándares que la empresa se ha propuesto.
No obstante a lo anterior, le entregamos algunos tips que le servirán para su vida laboral:
 Siempre debe tener una actitud positiva.

 Debe tener una buena expresión, tanto verbal como gestual.
 Siempre debe tener una postura adecuada para así dar una buena imagen ante los clientes
 Hacer contacto visual con el cliente desde el momento en que se les acerque. Mire a los ojos.
 Saludar al cliente de inmediato, de forma amable y sin esperar que sean ellos (as) que saluden primero.
 Utilizar los primeros segundos para sorprender al cliente, con un trato cordial, espontáneo y sincero.
 Dar al cliente una atención completa y exclusiva durante el tiempo que dure la transacción.
 Escuchar activamente, demostrar que se presta atención y entendiendo sus instrucciones o solicitudes.
 Conocer el lugar donde trabaja, esto en caso de que algún cliente no conozca el lugar usted pueda orientar.
 Evitar la terminología y el lenguaje técnico, no todos trabajan en un banco.
 Utilice mensajes cortos y simples.
 Recordar que el exceso de información dificulta la comunicación.
 No divagar ni dar rodeos: "Ir al grano".
 No mezclar temas.
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 Al responder al cliente alguna consulta, preguntar si nos ha entendido.
 Despedirse en forma amable y cordial, siempre mirando a los ojos.
 Cuidar la discreción, por ejemplo no comentar la vida personal con otros.
Regla de Oro:
- Demuestre entusiasmo.
- De amabilidad y cortesía.
- Sonría.
- Sepa escuchar.
- Sea ágil y rápido.
- Tenga sentido común.
Uso de Elementos en Terminal de Caja
Cuidados y resguardos
Por tratarse de una herramienta de alto costo y técnicamente compleja, su uso está restringido a los funcionarios
a quienes les es asignada una estación de trabajo, para efectuar las labores propias de su función, en este caso,
la de Cajero.
Por otra parte la cantidad de información y transacciones que se manejan a través del terminal de caja, exige un
resguardo absoluto de su uso, debiendo permanecer bloqueado cada vez que el cajero se ausenta del recinto,
para evitar así que alguien pueda usarlo en forma indebida. De ser así, el responsable de todas las transacciones
efectuadas, de cualquier índole que éstas sean, serán de responsabilidad del usuario a quien le sido asignada la
estación.
Muebles, Gavetas, Temporizadores

El mobiliario en general con el que está equipado un recinto de caja, está técnicamente diseñado para permitir un
desempeño cómodo, considerando el tipo de función, que en este caso el cajero debe desempeñar. De la misma
manera los cajones, gavetas, monederos, mueble clasificador de documentos, están ubicados estratégicamente
de tal modo que le permita al cajero un desenvolvimiento adecuado, acorde con las necesidades que el cargo
plantea.
No está permitido usar este mobiliario para guardar o mantener en su superficie, objetos personales, alimentos,
bebidas u otros que no sean los elementos propios y necesarios para el desempeño de la función.
Timbre de Caja – resguardos

El Timbre de Caja es el elemento que permite identificar al cajero o la caja donde se efectúa alguna transacción.
De esta forma, la responsabilidad que le compete al cajero a cargo de un Timbre es total, en términos de que
todo lo refrendado por esa herramienta, debe estar debidamente registrado o ingresado en los sistemas del
banco.
La forma de identificación que tiene un Timbre de Caja es a través de un número. Éste queda registrado
conjuntamente con la firma del cajero en el momento en que es asignado por el Banco y a partir de ese hecho,
toda la responsabilidad por las refrendaciones que con él se hagan, son de exclusiva responsabilidad del cajero.
Todo esto implica que el resguardo de este elemento de trabajo debe ser extremadamente cuidadoso.

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Cofre del cajero o maleta

Este elemento, que es el mueble donde se debe mantener el dinero durante la jornada de trabajo, posee la
estructura adecuada para un normal desenvolvimiento en la función de pagar y recibir dinero. De vital importancia
que se mantengan en buen estado, en especial su chapa, candado y llaves.
Máquinas contadoras de billetes.

Estas máquinas “contadoras de billetes por fricción” no detectan billetes falsos, por lo tanto su uso se recomienda
sólo para el conteo de cantidades importantes de billetes y se sugiere hacerlo dos veces cada vez, por cuanto
existe la posibilidad de que dos billetes pegados sean contados como uno. De la misma manera existe la
posibilidad de que en medio de los billetes se encuentre un papel similar en tamaño al billete que,
indudablemente, la máquina contará.
Es recomendable que una vez que se concluya el conteo en la máquina, los billetes sean examinados abajo la
Luz Ultravioleta para verificar la existencia de billetes falsos.
Estante Clasificador de Documentos (Pajarera).

Para efectos de separar los distintos formularios y documentos que es necesario administrar en la función cajas,
existe un estante que permite la clasificación u ordenamiento por separado de estos (Pajarera).
Cuidados Terminal de Caja.

Por tratarse de una herramienta de alto costo, los resguardos que se deben mantener son controlados por los
niveles de supervisión, su uso es personal y siempre que no se esté en la terminal mantener con la clave de
seguridad respectiva.
Al igual como en el caso del control del timbre, también queda un registro de la asignación de terminal y de ese
modo identificar a la persona que en un momento realizó alguna transacción que se necesite investigar.
Uso de claves – resguardos.

Para ingresar al sistema, una vez asignado un terminal, el cajero deberá crear su clave secreta o Password, la
que deberá mantener en absoluto secreto.
El uso de esta clave está restringido para abrir diariamente, desbloquear y cerrar su terminal.
Muebles con temporizador.

Este tipo de muebles posee un sistema especial de resguardo del dinero, que consiste, al igual que los demás
muebles, posee un primer cajón donde se clasifican las distintas denominaciones de billetes.
En la parte de atrás del segundo cajón, posee un mecanismo que permite que al cerrar el cajón los billetes que se
encuentran al fondo del mismo, caigan a otro compartimiento que se encuentra abajo del cajón principal o primer
cajón. Este compartimiento o mueble adicional está equipado con una cerradura con clave, la que al ser
accionada para abrir, tiene un retardo de algunos minutos (3) antes de poder abrir efectivamente la puerta.
Este sistema tiene las siguientes ventajas:
- Evita que el cajero posea montos altos de dinero en su primer cajón o gaveta.
- Evita que dentro de la jornada el Cajero deba hacer entregas de dinero a la Tesorería.
- Minimiza los riesgos ante un eventual robo y/u Asalto.
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Taller Simulación Terminal de Cajas.
Pago de Cheques
 Identificar al tenedor del cheque con cédula nacional de identidad vigente.
 Revisar que el monto en números coincida con el monto en letras, que esté vigente y que no presente
enmendaduras.
 Verificar el que el tenedor sea dueño del dominio del cheque.
 Ingresar en el sistema verificando la firma del girador.
 Verificar mensaje de operación aprobada o exitosa, los actuales sistemas informan si no existe saldo
disponible o que el documento a cobro este con ONP.
 Anotar en el reverso del cheque el nombre y número de cédula de identidad del tenedor.
 Pedir la firma de cancelación.
 Pagar anotando en el reverso del cheque el detalle.
 Timbrar el Cheque por el anverso en un sector donde menos se obstruya información.
Depósito con Efectivo

 Contar y revisar el efectivo de corte mayor a menor ticando el detalle y el total en la papeleta de depósito.
 En caso que el depósito se ingrese como efectivo pero sin recibir billetes físicos se debe anotar en el
espacio del detalle su origen: giro de ahorro, avance de tarjeta de crédito, cheque EME pagado, etc.
Depósito con Documentos

 Revisar y ticar “Cantidad de Documentos”.
 Revisar el endoso en comisión de cobranza.
 Verificar que el dueño de la cuenta de depósito sea dueño del dominio del cheque.
Pagos (Cuentas de servicios, letras en cobranza, cuotas de crédito, etc.)

 Verificar que la copia banco y la copia cliente tengan el mismo monto a pagar.
 Anotar en el anverso de la copia banco la forma de pago: “Efectivo” o “Cheque”.
 Si la forma de pago es efectivo y se recibieron billetes anotar en el reverso el detalle.
 Si la forma de pago es efectivo y no se recibieron billetes anotar en el reverso el origen del pago: giro de
ahorro, avance de tarjeta de crédito, cheque EME pagado, etc.
Salidas o entradas de dinero efectivo: Siempre que entre o salga dinero efectivo de la caja debe existir un detalle
del movimiento.

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Diferencias de Caja
Dentro de todo el movimiento de transacciones que se realizan en Caja, existe la posibilidad que se produzca
alguna diferencia, generalmente estas corresponden a faltante de dinero.
Lo más complicado de una diferencia de caja, es que si o si, la diferencia deberá ser reintegrada por lo que
buscar, detectar y corregir una diferencia es muy importante.
Cuando existen diferencias, sobrantes o faltantes de caja se utilizan algunos términos técnicos:
OP HABER: Operación Pendiente Haber es cuando existe sobrantes de caja por lo que se debe proceder a
contabilizar al haber, este no es dinero del cajero, generalmente se produce cuando no hemos entregado un
vuelto en forma correcta.
OP DEBE: Operación Pendiente Debe es cuando existe faltante de caja por lo que debe ser contabilizado al
debe, esto indica que el cajero ha realizado alguna transacción en forma errónea, esto podría generarse porque
entrego más dinero del que correspondía, no digitó o se equivocó en la digitación de alguna transacción, etc.
Si bien, no existe ninguna fórmula o esquema de que ayude a la solución inmediata, te recomendamos las
siguientes indicaciones que te ayudaran a buscar dicha diferencia y entregar tu caja cuadrada.
 No ponerse nervioso, esto te ayudara a mantener la calma y proceder de mejor manera.

 Recontar el dinero que se mantiene en caja.
 Revisar todos los documentos y comprobantes recibidos, luego realizar cuadratura ítem por ítem y
verificar con la información del sistema.
 Verificar los montos de cada operación, suele suceder que por rapidez no se digita en forma correcta.
 Verificar la forma de pago de las operaciones realizadas v/s el journal de cajero (efectivo, cheque, etc.).
 Verificar que todas las transacciones estén registradas en el journal de cajero.
 Realizar nuevamente la cuadratura de las transacciones realizadas.
 Revisar y verificar la huincha de tu sumadora.
 Revisar si realizaste la Apertura de Caja en forma correcta.
 Si la diferencia no puede ser encontrada, solicite ayuda a un Superior.
Si estás trabajando para EME E.S.T. no dudes en contactarnos, te podremos orientar en forma telefónica y de ser
muy necesario te apoyaremos en forma presencial.

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 Se logra fidelización y aceptación de parte del cliente.

La mayoría de la veces la única diferencia entre una empresa u otra es el Servicio.

 Siempre debe tener una actitud positiva.

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Depósito con Efectivo

Depósito con Documentos

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