Área de trabajo de un contralor.

Funciones y actividades
Jesús Leandro Bravo Sánchez

 Contabilidad
 13.01.2011
 14 minutos de lectura

auditoríacontrol interno

1. Planteamiento general

El presente trabajo se realiza con la finalidad de sintetizar de manera

sencilla las funciones y actividades que debe llevar a cabo el Contralor
de una empresa, de acuerdo al orden secuencial que su servicio sigue
desde el momento en que éste ingresa a una organización, pasando por
el ámbito laboral específico en el que se va a desenvolver y hasta los
resultados obtenidos por el desarrollo de su labor y el análisis de la
proyección a futuro que refleje la entidad.

Como antecedentes y para poder ubicar de una manera útil y práctica el

campo de acción de la Contraloría, es muy importante mencionar que
ésta es parte integrante del Proceso Administrativo de una organización,
el cual consta de cuatro pasos y es comúnmente aceptado en el
siguiente orden de conceptos:

Planeación – Organización – Dirección – Control.

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Adicional a lo anterior, es conveniente comentar que la Contraloría surge

de la necesidad de contar, dentro de una organización, con
procedimientos regulados mediante políticas (previamente analizadas)
aplicadas estrictamente a todas las áreas de la entidad con la finalidad
de que se cumplan los objetivos institucionales establecidos, y como un
criterio personal, buscando en todo momento un beneficio conjunto para
todos los integrantes directos e indirectos que trabajan con y para la
organización.

2. Definición de control interno

El concepto que nos ocupa tiene distintas acepciones y campos de
acción para su aplicación, esto debido a la gran variedad de giros y
objetivos para los cuales se quiera implementar un control en la
operación y administración de cada entidad, siendo estos últimos los mas
comunes, aquellos que tienen que ver de manera general con la
salvaguarda y la optimización de los diversos recursos con los que
cuenta una organización.

De acuerdo a lo anterior y para poder entender de una manera sencilla lo

que es el Control Interno, tomaremos la definición de las Normas y
Procedimientos de Auditoria del Instituto Mexicano de Contadores
Públicos, la cual a la letra señala que:

Control Interno consiste en las políticas y procedimientos establecidos

para proporcionar seguridad razonable de poder lograr los objetivos
específicos de la entidad.

(Boletín 3050, párrafo 6 de las Normas y Procedimientos de Auditoria del

IMCP, 27ª Edición, 2007).

3. Perfil académico y laboral del contralor

El Perfil académico que es requerido para llevar a cabo las funciones de

Contraloría dentro de una empresa, es comúnmente, aquel que tienen
aquellos profesionistas que están titulados bajo las siguientes
licenciaturas:

• Administración.
• Contaduría.

Lo anterior debido al manejo mas apegado que dichas profesiones tienen

con respecto al Proceso Administrativo de una empresa, proceso del cual
el Control forma parte integrante, tal como se mencionó anteriormente en
el párrafo 2 del punto 1 de este documento.

El Perfil laboral comúnmente requerido para un Contralor, tiene que ver

(además de contar con el perfil académico ya mencionado) con la
experiencia y el enfoque en las funciones contables, financieras, legales
y administrativas, cuya implementación y aplicación deberá
fundamentarlas y documentarlas con la normatividad y/o legislación que
a cada función le aplique. La actitud del Contralor tiene que ser tendiente
en todo momento a la aplicación ordenada del Proceso Administrativo
para el logro de objetivos, para lo cual requerirá de injerencia e
involucramiento constante en todos los procesos de las diferentes áreas
y departamentos con que cuente la organización.

Cabe mencionar que el liderazgo y la empatía jugarán un importante

papel en el desempeño de sus funciones.

4. Objetivos específicos de la contraloría en cada empresa

En cada organización, y dependiendo del giro y ámbito en el que se

desarrollen sus operaciones, se van a establecer sus objetivos
generales. Partiendo de lo anterior, se tendrán que establecer los
objetivos específicos en cada área, y para tal efecto será conveniente
considerar los siguientes aspectos básicos: Efectividad y eficiencia de las
operaciones; confiabilidad de los reportes financieros y cumplimiento
de leyes, normas y regulaciones, que enmarcan la actuación
administrativa.

(CHARRY Rodríguez, Alirio. El control interno y los principios de

evaluación de gestión en las entidades del Estado 1ª Edición).
Por lo tanto, y tomando como base los aspectos básicos anteriormente
mencionados, será importante establecer conjuntamente con la alta
dirección de la empresa los objetivos específicos, revisando a la vez los
medios a través de los cuales se piensan lograr.

5. Ubicación del contralor en el organigrama de la empresa

De acuerdo a las funciones y las actividades del Contralor, y a su

relación e injerencia en las demás áreas de una organización, un servidor
considera que la ubicación del puesto en comento, debe ser la siguiente:

6. Alcance, relación e injerencia

en las demás áreas de la empresa
Para poder delimitar el campo de acción específico de una empresa en
donde se llevarán a cabo las funciones del Contralor, es indispensable
determinar (preferentemente por escrito mediante un memorando interno,
por ejemplo) el alcance que tendrán los trabajos, las condiciones y los
medios para la aplicación de los sistemas y procedimientos con motivo
de las actividades de la Contraloría. Lo anterior es recomendable que se
informe y se dé a conocer con el mayor detalle posible a los encargados
de área, con la finalidad de que la colaboración conjunta de todos los
departamentos permita lograr los objetivos de Control
Internoestablecidos y se consigan de la manera mas eficiente y
oportuna, así como en concordia por parte de todos los integrantes de la
empresa, quienes deberán tener presente que su participación y
disposición al cambio serán los motores que permitan avanzar en las
mejoras planteadas con bases fundamentadas por parte del Contralor.

Debido a lo anterior, la relación que guardará el Contralor con todos las

demás áreas dependerá de los objetivos específicos que se tengan
planteados para cada una de ellas, y de manera general para la
organización en su conjunto.

La injerencia y el grado de involucramiento, al igual que lo ya

mencionado en el párrafo anterior, se llevará de acuerdo a los objetivos y
a las características específicas de cada área.

Los departamentos con los que comúnmente trabaja el Contralor, y en

los cuales deberá tener el debido Alcance, relación e injerencia para el
logro de sus objetivos, son los siguientes:

• Consejo Administrativo.
• Dirección General.
• Administración.
• Contabilidad.
• Ventas.
• Almacén.
• Recursos Humanos.
• Auditoria Externa (En su caso).
• Servicios Profesionales Legales, Fiscales, de Seguridad Social, etc. (En
su caso).
• Producción (En su caso).
• Mantenimiento (En su caso).
• Servicios Generales (En su caso).
7. Funciones y actividades generales del contralor

Con la finalidad de definir en el orden de trabajo, las funciones y

actividades propias del Contralor, a continuación se detalla una breve
explicación del proceso de la Contraloría en una empresa:

a. De Inducción y ubicación de las áreas con problema y de mejora.

En una primera instancia, y pensando en que aquí comienza la labor del

Contralor, es muy importante la inducción mediante el conocimiento de la
historia de la empresa, los procesos actuales, las políticas vigentes, las
técnicas, los métodos y los sistemas utilizados en todas y cada una de
las áreas de la empresa y los objetivos específicos que se persiguen;
Asimismo y con igual importancia, es indispensable conocer a todas las
personas encargadas de cada una de las funciones y actividades en la
organización. Para una mejor coordinación del trabajo, será necesario
que todo lo anterior sea entregado al Contralor por escrito para su
posterior consulta.

Una vez teniendo la información referente a los diferentes movimientos y

operaciones de la empresa, así como de quienes los llevan a cabo, se
tendrá que trabajar en el análisis de la situación financiera de la empresa
y los resultados recientes de su operación, en colaboración con el
departamento contable. Lo anterior con la finalidad de detectar de
manera general las probables inconsistencias, áreas de problema y
oportunidad en las que se tengan que establecer controles para su
mejora y/o corrección, definiendo prioridades y la mecánica de trabajo
para la elaboración de propuestas, su análisis y la aprobación de éstas
para su aplicación.

b. De Salvaguarda y Legalidad.

Durante el proceso de elaboración de propuestas para el establecimiento

de procedimientos, reglas, políticas, etc., será de vital importancia
considerar en todo momento la salvaguarda de todos los recursos con
que cuenta la empresa, mediante la valoración en cuanto a la
adquisición de seguros, por ejemplo, ó mediante la asignación de
responsables internos y externos de la custodia de los bienes, así como
del buen uso y aprovechamiento de dichos recursos, la confidencialidad
de la información importante de la empresa, y todos aquellos aspectos
que por su delicadeza requieran una especial atención.
Para lo anterior, y en general para la aplicación de todos los movimientos
que de las actividades de la Contraloría resulten, se tendrá que
fundamentar de manera razonable el criterio utilizado para establecer los
controles necesarios en la empresa, considerando siempre el plasmar los
motivos, los procedimientos y los beneficios de lo que se pretende lograr.
Además de lo anterior, deberá estar debidamente documentado en un
marco de legalidad que permita dar seguridad a los directivos, socios o
accionistas principalmente, de saber que se esta actuando dentro de los
estatutos de la normatividad y la legislación aplicable vigente.

c. De Operación.

Los propios procedimientos y técnicas aplicadas por el Contralor para

desarrollar su trabajo, serán sus funciones de operación. Para tal efecto,
el desempeño del Contralor deberá basarse principal y estrictamente en
Códigos de Ética, ya que el perfil de su puesto exige de primera mano el
dirigirse con imparcialidad, respeto y apego a la razón en cada una de
sus actividades, toda vez que los reglamentos, las políticas y los
procedimientos que se establezcan, dependerán en gran medida del área
de Contraloría y en específico de su encargado. Las funciones de
operación del Contralor exigen además un orden y una organización en
todos los sentidos, además de una adecuada secuencia y seguimiento
para el logro de los objetivos planteados, que se darán de acuerdo a las
prioridades mas urgentes y/o indispensables para la empresa.

Para una adecuada operación en sus funciones, el Contralor deberá

también estar constantemente actualizado (a diario) y capacitado
(eventualmente) en materia contable, fiscal y financiera. Lo anterior le
permitirá visualizar de manera mas objetiva probables dificultades y/o
oportunidades para crear estrategias, elaborar presupuestos con varios
escenarios y con ello coadyuvar a una mejor toma de decisiones por
parte de la alta dirección.

En las operaciones relativas al giro de la empresa, la función del

Contralor en una primera instancia, debe estar encaminada hacia lograr
la efectividad y productividad en dichas operaciones, así como de que
éstas se lleven a cabo de la manera mas eficiente y oportuna; en
conclusión lo que se buscará será realizar (de acuerdo a los
procedimientos establecidos para tal efecto) las operaciones (que
pueden ser también funciones y actividades) para lograr un producto y/o
servicio de calidad, mediante la optimización de los tiempos y el correcto
aprovechamiento de los recursos destinados para tal fin.
d. De Información.

En lo que se refiere a la información, se plantea lo referente a la que el

propio Contralor genera y debe utilizar, así como aquella que en general
es desarrollada en toda la organización.

La información generada y utilizada por el Contralor, por lo general será

estrictamente confidencial, ya que tiene que ver en la mayoría de las
veces con datos internos que servirán de base para la elaboración
de reportes, de presupuestos, de estrategias y de proyectos que se
elaborarán con la finalidad de colaborar en una mejor toma de decisiones
para las situaciones y momentos mas importantes de una empresa. Por
lo tanto el responsable de la Contraloría, deberá guardar con ética, el
conocimiento que tiene de toda la información de la entidad para la cual
labora.

Por otra parte, la información desarrollada y generada en toda la

organización, deberá estar al alcance del Contralor, en la medida en que
se haya determinado dicho alcance por parte de los altos directivos de la
organización. Por lo anterior, y en general por el uso de información
interna por parte de todos los integrantes de la empresa, es
recomendable celebrar con cada empleado convenios de
confidencialidad, y con ello procurar el buen uso de la información.

Es muy importante que se considere que para una mejor interpretación

de la información, ésta deberá ser clara y contar con el mayor detalle
posible, sobre todo en las cuestiones contables y financieras, ya que lo
anterior permitirá identificar de manera mas rápida y eficiente aquellos
conceptos específicos en donde se este mermando la productividad de la
empresa, así como detectar las probables áreas de oportunidad y
mejora, para incrementar la rentabilidad de la organización.

Existen sistemas integrales que permiten llevar a detalle el registro de

toda la información generada por una organización, y en la actualidad
es una ventaja competitiva el contar con sistemas unificados en los que
el cruce de información sea más práctico y eficiente por su
automatización, ya que el contar con varios sistemas en los que se tenga
que migrar ó dar interfaz a los datos, afectará los tiempos y la seguridad
en el manejo de la información. Por lo tanto, en caso de no contar con
un sistema integral confiable y reconocido, será conveniente valorar
la implementación planeada de uno.
Por último en este punto, es importante tomar en cuenta que
independientemente del tamaño de la organización, el área de
informática jugará un papel muy importante para lograr la correcta
implementación, manejo y aprovechamiento de los sistemas utilizados
para la generación y uso de la información en general de la empresa, por
lo que se debe de considerar el hecho de tener en dicha área a personal
profesional discreto y actualizado en la materia.

e. De Implementación.

Tal como ya se ha mencionado anteriormente, la implementación de las

técnicas, procedimientos, normas y políticas para llevar a cabo las
operaciones y funciones por parte de todos los integrantes en los
procesos de trabajo de una organización, dependerá de varias
situaciones. Entre las más importantes, se encuentra el giro de la
empresa, el alcance del Contralor y los objetivos específicos que se
pretenden lograr.

De ahí, que una vez analizadas las diferentes áreas de la empresa, así
como sus procesos y la efectividad obtenida mediante los procedimientos
y lineamientos actuales, será necesario identificar aquellos puntos donde
el trabajo del Contralor se enfocará para la detección y corrección de
malos usos y manejos, para la mejora y/o renovación de procedimientos
y reglas que permitan aprovechar eficientemente los recursos y obtener
los mejores resultados. En el trabajo del Contralor se debe considerar
para poder llevar a cabo lo anterior, todos los aspectos internos y
externos que afecten el concepto analizado para estar en posición de
tomar en cuenta todos los beneficios y consecuencias de lo que se
pretende implementar.

Es recomendable que cualquier implementación que se haga, sea

establecida por escrito e informada a todos los involucrados, y cuente
con una clara fundamentación documentada que permita el
entendimiento de los motivos por los cuales se esta llevando a cabo,
además de que deberá especificarse claramente los procedimientos a
seguir y las reglas y políticas aplicables, los beneficios y el objetivo de
dicha implementación. Como lo anterior tiene que estar previamente
analizado y acordado por parte de los directivos que aplican la toma de
decisiones, es necesario que la autorización de la implementación de un
procedimiento y/o política, se haga por escrito mediante firma autógrafa
de los responsables, y se acuse de recibo por parte de todos los
involucrados informados.
f. De Evaluación.

Una de las partes integrantes del trabajo del Contralor, es la que

permitirá conocer los resultados de los procedimientos, procesos,
políticas y reglas establecidas. Por sentido común podemos conocer
fácilmente si los objetivos se cumplieron ó no, pero es indispensable
poder identificar no solo si se logro una meta, sino tener claro en que
medida ó proporción se alcanzó lo que se pretendía, así como los
factores que intervinieron para haber llegado a los resultados obtenidos.
Por lo tanto, será necesario que se cuente con técnicas de evaluación
que en pocas palabras, nos digan el porque de dichos resultados, y nos
den pauta para corregir las posibles deficiencias ó para mejorar aún mas
lo ya implementado.

g. De Proyectos.

Por último, y una vez evaluados los resultados obtenidos en el

proceso de trabajo del Contralor, ya sea en la revisión de un solo
objetivo ó de varios en conjunto, se podrá estar en posición de
determinar los proyectos a futuro para el sostenimiento de la empresa en
el mercado, proyectando los distintos escenarios en los que puede
encajar la organización y definiendo de acuerdo a las estimaciones
económicas y financieras el mejor de los destinos. Para tal efecto, el
Contralor se tendrá que apoyar de un adecuado análisis financiero que
permita a los altos directivos y a los miembros del consejo de
administración tomar la mejor decisión, para permanecer de manera
sólida en el mercado y buscar siempre ser una organización líder en su
ramo.

Los proyectos constituyen siempre, el deseo de mejorar y en algunos de

los casos, también el propósito de expandirse y crecer, ya sea en el
aspecto de ventas por apertura de más sucursales ó establecimientos, ó
en la variedad de productos y servicios ofrecidos a los clientes.

8. La contraloría basada en el sentido humano

Con regularidad podemos ver que en algunas organizaciones el enfoque

que se le da a la Contraloría tiene que ver con el cambio de esquemas y
sistemas de trabajo tradicionales mediante la implementación de
controles que en muchos de los casos, quienes tienen que llevarlos a
cabo no están dispuestos a realizarlos porque les representa eso: Un
Cambio. Y en este sentido, los directivos con tal de lograr los objetivos
que son exigidos por parte de los dueños de las empresas, los socios y
los accionistas, realizan “lo que sea necesario” para obtenerlos,
incluyendo malos tratos, sobreexplotación, injustas remuneraciones e
incluso el despido.

Si bien es cierto que la Contraloría para que sea efectiva debe ser
estricta y se debe realizar con disciplina considerando la apertura al
cambio, también es cierto que dentro de las mismas técnicas de control,
se deben implementar aquellas que tienen que ver con un digno trato y
empatía con los responsables (ejecutivos, empleados y trabajadores) de
la ejecución de los procedimientos aprobados, previendo que en todo
momento se proteja principalmente la integridad del recurso humano y se
promueva su desarrollo tanto en lo profesional, como en lo personal; y
teniendo en cuenta que las personas representan en cualquier lugar y
situación, el recurso mas importante de una organización.

Por lo tanto y en base a lo anterior, si los objetivos específicos más

importantes contemplan beneficios para este importante recurso,
mediante un adecuado apego a principios y valores humanos que
engrandezcan su labor en la empresa, se estará asegurando en gran
medida el correcto proceso productivo de una organización.

9. Conclusiones

Como se puede observar en el desarrollo de este trabajo, el desempeño

de un Contralor dentro de una organización es de gran importancia, y el
buen funcionamiento de la empresa va a depender en mucho de las
implementaciones que se realicen por motivo del trabajo del Contralor,
mismas que a su vez dependerán del alcance que el encargado de la
Contraloría tenga, así como de los objetivos específicos para cada área ó
situación que se presente dentro de la entidad, los cuales deberán en
todo momento establecerse con la finalidad de mejorar y hacer mas
eficiente y rentable la operación de la organización, y con ello cumplir las
expectativas de los socios y accionistas, al tiempo que se provee de un
digno trabajo a todos los que en la empresa laboran y se otorgan
productos y servicios de calidad que permitan no solo la permanencia de
la empresa dentro del mercado, sino el reconocimiento como una
organización de principios y valores líder en su ramo.

Notas complementarias:
El presente trabajo se realizó con la finalidad de plasmar de una manera
práctica y sintetizada el criterio que un servidor tiene con respecto a las
funciones de un Contralor dentro de una empresa, y esta basado en la
lectura de varios artículos relativos al tema de Control Interno, así como
de la experiencia adquirida durante la carrera profesional y laboral.

Referencias bibliográficas:

• Articulo: “El Contralor, responsabilidad y funciones”

Dr. Alfonso García Martínez
Facultad de Ciencias Económicas y Administrativas
www.ur.mx

• Artículo: Control Interno

Anónimo
www.monografías.com

• Artículo: El Inventario
Rebeca Martínez (rebecam@ve.ibm.com)
www.monografías.com