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La Gestión de Costos asegura que las tareas se lleven a cabo dentro de los rangos
económicos impuestos (presupuesto del proyecto o recursos asignados para la actividad
correspondiente).
La Gestión de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en estimar,
presupuestar y controlar los costos de modo que se complete el proyecto dentro del
presupuesto aprobado.
El siguiente Gráfico brinda una descripción general de los procesos de la gestión de los
costos del proyecto, a saber:
1. Estimar los
Costos
3. Controlar 2.Determinar
los Costos el Presupuesto
:
Estimación de Costos
Estos procesos interactúan entre sí y con procesos de las otras áreas de conocimiento.
Dependiendo de las necesidades del proyecto, cada proceso puede implicar el esfuerzo
de una persona o grupo de personas. Cada proceso se ejecuta por lo menos una vez en
cada proyecto y en una o más fases del proyecto, en caso de que el mismo esté dividido
en fases.
Entradas
1. Factores Ambientales de la Empresa:
Condiciones del mercado: productos, servicios, y resultados disponibles.
Bases de datos comerciales
5. Diccionario de la EDT
Identificación de productos entregables
Descripción del trabajo en cada componente de la EDT
Herramientas y Técnicas
1. Estimación por Analogía
Implica usar el coste real de proyectos anteriores similares, como base para
estimar el coste del proyecto actual.
Se utiliza cuando la cantidad de información detallada es limitada.
Utiliza el juicio de expertos.
Es menos costosa que otras técnicas pero también menos exacta.
Es fiable cuando los proyectos anteriores son similares de hecho y no de
apariencia, y cuando las personas que preparan las estimaciones tienen la
experiencia necesaria.
3. Estimación Ascendente
Estimar el costo de paquetes de trabajo individuales o actividades del cronograma
individuales con el nivel más bajo de detalle.
Estimación del costo de actividades individuales o paquetes de trabajo y su
acumulación para obtener el costo total del proyecto.
El costo y precisión depende del tamaño y complejidad de la actividad individual o
paquete de trabajo: serán mayores en la medida que estas actividades o paquetes
sean más pequeños. Debe balancearse precisión adicional con costo adicional.
4. Estimación Paramétrica
Técnica que utiliza relación estadística entre datos históricos y otras variables,
para calcular una estimación de costes.
Puede producir niveles superiores de exactitud dependiendo de la complejidad y la
información de costes y recursos.
7. Análisis de Reserva
Las reservas para contingencias son costos estimados que se utilizarán a
discreción del director del proyecto para gestionar eventos previstos, pero no
ciertos. Estos eventos son “incógnitas conocidas”, y forman parte del alcance del
proyecto y de las líneas base de costo.
8. Costo de la Calidad
Puede utilizarse para preparar la estimación de costos de las actividades del
cronograma.
Salidas
1. Estimaciones de Costos de las Actividades
Evaluaciones cuantitativas de costes probables de los recursos.
Presentación resumen o detallada.
Se estiman costes para todos los recursos, y categorías especiales como
asignación por inflación o reserva de contingencia.
2. Información de Respaldo de la Estimación de Costos de las Actividades
Cantidad y tipo depende del área de aplicación.
Debe proporcionar imagen clara, profesional, y completa de cómo se obtuvo la
estimación.
Debe incluir:
o Descripción de alcance de trabajo.
o Fundamentos de la estimación.
o Asunciones y restricciones.
o Rango de estimaciones.
3. Cambios Solicitados
Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes o
Requisitos de Recursos u otros componentes del Plan de Gestión del Proyecto.
Se procesan a través del Control Integrado de Cambios
Presupuestos de Costos
El presupuesto de costes implica sumar los costos estimados de las actividades del
cronograma o paquetes de trabajo individuales para establecer una línea base de costo
total, a fin de medir el rendimiento del proyecto.
Entradas
1. Enunciado del Alcance del Proyecto
Las limitaciones formales periódicas en cuanto a los gastos de fondos del
proyecto pueden ser impuestas por la organización, por contrato o por otras
entidades, tales como las agencias gubernamentales.
3. Diccionario de la EDT
El diccionario de la EDT y los enunciados detallados del trabajo relacionados
proporcionan una identificación de los entregables y una descripción del trabajo en
cada componente de la EDT necesario para producir cada entregable.
7. Calendarios de Recursos
Los calendarios de recursos proporcionan información sobre qué recursos se han
asignado al proyecto y para qué periodo.
8. Contrato
La información pertinente al contrato y los costos asociados a los productos,
servicios o resultados que se han comprado, se incluyen en la elaboración del
presupuesto.
Herramientas y Técnicas
1. Suma de Costes
Las estimaciones de costes de actividades se suman hasta el nivel paquete de
trabajo.
Las estimaciones de paquetes de trabajo se suman hasta el nivel Cuenta de
Control (CAP).
Las estimaciones de CAP’s se suman hasta el proyecto.
2. Análisis de Reserva:
Establece las reservas para contingencias, que son asignaciones para cambios no
planificados, pero potencialmente necesarios.
Reservas para contingencias de gestión son presupuestos reservados para
cambios no planificados o incógnitas desconocidas.
El Gerente de Proyecto debe obtener aprobación antes de comprometer o gastar
esta reserva.
No forman parte de la línea base del coste pero están incluídas en el presupuesto
del proyecto.
3. Estimación Paramétrica:
Usa características (parámetros) del proyecto dentro de un modelo matemático
para predecir los costes totales
Son más fiables cuando:
o La información histórica de base, es exacta.
o Los parámetros son fácilmente cuantificables.
o El modelo es escalable.
Salidas
1. Línea Base de Costo
Es un presupuesto distribuido en el tiempo que se usa como base respecto a la
cual se puede medir, supervisar y controlar el rendimiento general del coste en el
proyecto.
4. Cambios Solicitados
Se pueden generar cambios que afecten al plan de Gestión de Costes u otros
componentes del Plan de Gestión del Proyecto.
Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.
Control de Costos
El control de costes del proyecto busca las causas de las variaciones positivas
y negativas, y forma parte del Control Integrado de Cambios
Controlar los Costos es el proceso por el que se monitorea la situación del proyecto para
actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.
La actualización del presupuesto implica registrar los costos reales en los que se ha
incurrido a la fecha. Cualquier incremento con respecto al presupuesto autorizado sólo
puede aprobarse mediante el proceso Realizar el Control Integrado de Cambios.
El monitoreo del gasto de fondos sin tomar en cuenta el valor del trabajo que se está
realizando y que corresponde a ese gasto tiene poco valor para el proyecto, más allá de
permitir que el equipo del proyecto se mantenga dentro del financiamiento autorizado.
Entradas
1. Línea Base de Coste
2. Requisitos para la Financiación del Proyecto
3. Informes de Rendimiento
Información sobre rendimiento del coste y recursos.
Herramientas y Técnicas
1. Sistema de Control de Cambios del Coste :
Documentado en el plan de gestión de costes, define los procedimientos por los
cuales la línea base de coste puede ser modificada. Incluye los formularios, la
documentación, los sistemas de seguimiento y los niveles de aprobación
necesarios para autorizar los cambios.
3. Proyecciones
ETC o estimación para concluir trabajo restante
Basada en una nueva estimación: ETC=nueva estimac.
Basada en variaciones atípicas: ETC=BAC-EV.
Basada en variaciones típicas: ETC=(BAC-EV)/CPI.
6. Gestión de Variación
Plan de gestión de coste describe como gestionar las variaciones.
Salidas
1. Estimaciones de Costes (Actualizaciones)
Son modificaciones a la información de costos usada para gestionar el proyecto.
Debe notificarse a los stakeholders apropiados.
Puede o no implicar ajustes a otros aspectos del plan del proyecto.
4. Conclusión Proyectada
Se documenta un valor de EAC y ETC, calculado o proporcionado por la
organización ejecutante.
Se comunica a los interesados.
5. Cambios Solicitados
Se pueden generar cambios que afecten algún aspecto del proyecto o del
presupuesto en particular.
Se procesan a través del Control Integrado de Cambios.