PROCESO ESTRATEGICO

Laura Milena Sedano Mendez

Leidy Sofia Torres

Santiago Silva Duque

Jisel Avila Díaz

POLITECNICO GRANCOLOMBIANO

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

BOGOTÁ D.C

2017
 CONTENIDO

1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................................................3
2. OBJETIVOS ...............................................................................................................................4
2.1 OBJETIVO GENERAL......................................................................................................4
2.2 Objetivos Específicos .......................................................................................................4
3. RESEÑA HISTÓRICA ..............................................................................................................5
4. PORTAFOLIO DE SERVICIOS ..............................................................................................6
5. GREMIOS ................................................................................................................................ 10
6. ANÁLISIS PEST ..................................................................................................................... 11
7. ANÁLISIS SECTORIAL ......................................................................................................... 12
8. OPORTUNIDADES ................................................................................................................ 16
9. AMENAZAS............................................................................................................................. 16
10. FORTALEZAS .................................................................................................................... 17
11. DEBILIDADES .................................................................................................................... 18
12. ÁREAS FUNCIONALES.................................................................................................... 19
13. CADENA DE VALOR......................................................................................................... 27
14. MATRIZ MEFE ................................................................................................................... 28
15. MATRIZ MEFI ..................................................................................................................... 29
16. BIBLIOGRAFÍA ................................................................................................................... 34
 1. INTRODUCCIÓN

En un país donde industrialmente es tan difícil crecer hay un ejemplo a seguir que
es el señor Henry Cubides, precursor de los servicios de transporte en Colombia.

A continuación se realizará un diagnostico con el fin de evaluar la situación actual

de la empresa envía ubicada en el sector transporte, haciendo uso de las
herramientas administrativas como las matrices, que permitan identificar la situación
actual de la empresa y a partir de estas generar propuestas estratégicas para la
mejora continua y planes de acción para una empresa ya posicionada en el
mercado.
 2. OBJETIVOS

2.1 OBJETIVO GENERAL

Basados en el resultado del análisis del contexto real realizado en la empresa, se

van a proponer estrategias organizacionales que pueden llegar a mejorar el
posicionamiento de la empresa en el mercado.

2.2 Objetivos Específicos

 Recopilar información sobre la empresa de fuentes verídicas y confiables.

 Definir las variables de diagnóstico de la empresa.
 Analizar las variables de diagnóstico de la empresa por medio de las matrices
utilizadas.

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3. RESEÑA HISTÓRICA

Fuente: http://www.enviacolvanes.com.co/

5
 4. PORTAFOLIO DE SERVICIOS

Servicio que integra en el domicilio de

Clientes Corporativos el manejo
especializado de la correspondencia, para
satisfacer las necesidades de radicación,
alistamiento, administración, transporte,
distribución interna y externa de todos los
envíos generados y recibidos, también
incluye la realización de todo tipo de diligencias. (ENVÍA)

Con este servicio usted tiene la

posibilidad de enviar documentos y
paquetes a más de 200 países y
territorios alrededor del mundo.

Envía le ofrece dos servicios para

sus despachos internacionales que
se adaptan a sus necesidades según prioridad o economía.

Servicio Standard: es un servicio económico de Mensajería internacional para

enviar sobres o paquetes de 0.5 a 70 kg. por unidad de empaque.

Servicio Express: es un servicio rápido de carácter urgente de Mensajería

internacional para enviar sobres o paquetes de 0.5 a 70 kg. por unidad de empaque.
(ENVÍA)

Servicio especializado en logística para

campañas promocionales, dirigido a
empresas con actividades BTL,
activaciones de marca y/o
promociones, que requieren cobertura
a nivel nacional, para recepción de
sobres, distribución de premios y/o

respuesta pagada. (ENVÍA)

6
Servicio especializado para la
distribución y logística de grandes
volúmenes de extractos bancarios,
correos directos y otros envíos
similares de hasta 50 gramos de
peso por unidad. (ENVÍA)

Servicio ofrecido para unidades que no sean

documentos. Se recomienda que el empaque y
embalaje de las unidades, corresponda a los
requisitos necesarios para su transporte. (ENVÍA)

Servicio por el cual se transportan cajas o paquetes de

6 a 200 kilogramos por unidad de empaque, con una
longitud máxima de 4 mt. x 2 mt. x 2 mt. Se ofrece
cobertura directa a 407 destinos en rutas Nacionales, Regionales, Urbanas y 940
destinos por Reexpedición. El flete se liquida por tarifa kilogramo, de acuerdo con
las ciudades origen y destino. Para la liquidación del servicio, se tomar el kilaje
correspondiente al peso real o al peso volumen de la mercancía, a razón de 400
kilogramos/metro cúbico (el mayor de los dos). El peso mínimo a liquidar es de 30
kilogramos por unidad de empaque (caja o paquete). (ENVÍA)

7
 Cajas o paquetes de 6 a 50 kilogramos por unidad de
empaque (en peso o volumen). Para aquellas
poblaciones a las cuales se presta este servicio, se
liquida con la siguiente tarifa:

Envíos de 1 a 50 kilogramos, que el Cliente debe

entregar en neveras con refrigeración interna. Servicio
ideal para transportar productos biológicos, vacunas o similares enviados por los
laboratorios farmacéuticos. No aplica para productos perecederos como carnes
frías o emulsionadas, embutidos, derivados lácteos, productos de mar o alimentos
en general. El cubrimiento solo incluye destinos que pueden ser cubiertos en 24
horas y está definido en la presente Tabla de Tarifas. Para la liquidación del servicio
se tomar el kilaje correspondiente al peso real o al peso volumen de la unidad, a
razón de 222 kilogramos/metro cúbico (el mayor de los dos). Cada unidad no debe
exceder 50 kg. En peso o volumen. El Costo de Manejo es del 1% sobre el Valor
Declarado de la mercancía. Si el Valor Declarado es igual o inferior a $10.000 no se
cobra este rubro. (ENVÍA)

8
 En los dos gráficos inferiores se describe ampliamente
las características del servicio. Por estos servicios no se
deben despachar documentos como: notificaciones
judiciales, licitaciones, bonos, documentos jurídicos o
cualquier título valor. Si algún Remitente lo hace, será
bajo su propia responsabilidad. (ENVÍA)

Servicio especializado para envío de sobres,

documentos o paquetes de 1 a 5 kilogramos por unidad
de empaque. Para la liquidación del servicio se tomar el
kilaje correspondiente al peso real o al peso volumen de la unidad, a razón de 222
kilogramos/metro cúbico (el mayor de los dos). Si el valor escogido es mayor de 5
kilogramos se debe liquidar por MVT ó MVA. (ENVÍA)

Facturas que requieren devolver copia firmada o

sellada por el destinatario, con peso inferior a 1
kilogramo. Cada guía permite radicar máximo 10
documentos al mismo destinatario, cobrando los valores de la primera fila por el
primer documento y los valores de la segunda fila, para cada documento adicional.
Estos envíos no tendrán Costo de Manejo y en caso de pérdida, deterioro o avería,
envía responderá hasta por el valor de reposición. (ENVÍA)

9
5. GREMIOS

Agremiaciones que reúnen a las empresas que restan el servicio de envíos

aclaramos que la Empresa ENVÍA no pertenece a estas.

 CONSEJO SUPERIOR DEL TRANSPORTE: Entidad supra gremial sin

ánimo de lucro, regida por el derecho privado, que reúne a las distintas
organizaciones y asociaciones del sector transporte en todas sus
modalidades a nivel nacional. (CONSEJO SUPERIOR DEL TRANSPORTE)

 ASECARGA: (Asociación nacional de empresas transportadoras de carga

por carretera) Es una entidad gremial sin ánimo de lucro, dedicada a la
defensa de la industria del transporte de carga por carretera con experiencia
comprobada y de gran trayectoria que cuenta con respaldo nacional e
internacional. (ASECARGA)

 FEDETRANSCOL:(Federación de empresas transportadoras de

Colombia)Entidad de carácter gremial cuyo objeto es la representación del
transporte de carga y que se ha constituido como un centro de estudios y
soluciones a los diferentes problemas y retos que plantea este eslabón dentro
de la cadena de la distribución física de mercancías. (FEDETRANSCOL)

10
6. ANÁLISIS PEST
DIMENSIÓN POLÍTICO-LEGAL
 Altos costos en trasporte debido a la
geografía, la infraestructura y localización
de las grandes ciudades al interior del país.
 Ley 1369 (ley postal) Los servicios
postales están bajo la titularidad del
Estado colombiano.
 Resolución 3095 (Regulación de pruebas
de entregas)
 Su prestación estará sometida a la
regulación, vigilancia y control del Estado.
(Vega)
 El servicio de mensajería, es un servicio
que se encuentra excluido del Iva, según
el artículo 476 del estatuto tributario.
 DECRETO NÚMERO 867 DE 2010 (marzo
17) por el cual se reglamenta las
condiciones de habilitación para ser
operador postal y el Registro de
Operadores Postales.Fuente
especificada no válida.
DIMENSIÓN ECONÓMICA
 Política fiscal: decisiones de impuestos,
como el incremento del IVA.
 Inflación en el país ( precio de la gasolina
y el sector automotor)
 Desaceleración de la economía, producto
de la baja en el precio del dólar
 Alza en las tasa de interés para acceder a
créditos con los bancos.
 El crecimiento del PIB será superior este
año en comparación al 2016
 La inflación estará entre el 2 y el 4% de
esto dependerá si se pueden mantener o
no los precios.
 Si la crisis de crédito en los mercados
internacionales llega a ser intenso y
prolongado la actividad de la prestación
de servicios se vería afectada.
11
DIMENSIÓN TECNOLÓGICA
 Fácil acceso a nuestros servicios a través
de una red de más de 800 puntos de
recibo en todo el país.
 Se ofrece información en línea para el
seguimiento de sus envíos.
 Solución a requerimientos en tiempo real
a través de la página Web y las líneas de
servicio a nivel nacional.
 Tecnología bajo el concepto de Web
Service para clientes corporativos,
llamado envía online.
 Las empresas administran y gerencia su
logística desde su oficina con los recursos
virtuales y tecnológicos de envía.
 Tecnología satelital (GPS y WAP), genera
seguridad a sus envíos e información a
tiempo real.
 Sistemas georreferenciación y monitorio
de las rutas para una mayor
productividad.
DIMENSIÓN SOCIOCULTURAL
 La edad de los usuarios es superior a 18
años.
 Pese a la tendencia del correo
electrónico los servicios de envió siguen
siendo utilizados ya que no se manejan
solo envíos de cartas si no paquetes.
 Ubicación en puntos estratégicos de
distribución y operación para llegar a toda
la población.
 El servicio que presta envía no se
encuentra dirigido a un solo sector sino a
muchos rincones en donde no hay
acceso a la tecnología.
 El tiempo y la calidad de entrega de
paquetes juegan un papel clave para
fidelizar los clientes.
 Envía cuenta con una instructivo de
PQR`S que facilita la recepción y buen
manejo de respuesta para las peticiones
de los clientes.
 7. ANÁLISIS SECTORIAL

El objetivo del análisis sectorial es identificar a partir del modelo de las cinco fuerzas
competitivas el nivel de impacto (alto, medio, bajo) de las mismas sobre las
empresas que integran el sector.

Este modelo permite identificar las características, oportunidades y amenazas del

sector.

El modelo considera cinco fuerzas competitivas que determinan las condiciones de

competencia en el sector. El éxito de una empresa depende de saber aprovechar
mejor que los competidores los factores externos favorables (oportunidades) y de
tener la capacidad de combatir los factores desfavorables (amenazas).Estas
fuerzas afectan la competitividad de la empresa dentro de un sector y determinan
las posiciones dominantes

MODELO DE LAS 5 FUERZAS

AMENAZA DE PRODUCTOS/ SERVICIOS SUSTITUTOS

 Microempresas
 Empresas con su propio sistema de mensajería

PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES DE LA PODER DE NEGOCIACIÓN DE

PROVEEDORES INDUSTRIA LOS CLIENTES

 Automóviles  Empresas Globalizadas  Se basa en el precio,

 Combustible  Empresas locales calidad y servicio.
 Aviones
 Papelería para los empaques

ENTRADA DE NUEVOS COMPETIDORES

Microempresas

Creación propia

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(F1) Poder de negociación de los Compradores o Clientes
El mercado de clientes de esta empresa mensajería tiene gran poder de
negociación, debido a la diversidad de oferta ellos no se ven limitados a
escoger, creando un medio de presión para tener que competir con precio;
aunque la calidad también interviene ya que ellos también deciden de
acuerdo a la rapidez de las entregas.

(F2) Poder de negociación de los Proveedores o Vendedores

Automóviles: Envía debe contar con una red de transporte, donde

encontramos los vehículos que distribuyen que las entregas por tierra, por
tanto es necesario que Envía adquiera vehículos en grandes cantidades que
le permitan dar cobertura a nivel nacional, además de poder transportar
grandes cantidades de paquetes, en el mercado se encuentran buenas
opciones como Nissan, Toyota, Mitsubishi, Renault, entre otras que ofrecen
alternativas rentables de capacidad, vida útil, menos consumo de
combustibles y se ajusta a las necesidades de la empresa.

Combustible: materia prima muy importante, ya que con esta se garantiza el

funcionamiento de los vehículos ya mencionados, para abastecerse Envía
Puede disponer de cualquiera de los proveedores que encuentra en el
mercado, como Texaco o Terpel; también puede tener la opción de convertir
sus vehículos a gas y conseguir mayor economía.

Aviones: Son indispensables para el traslado de paquetes al extranjero, si la

empresa no puede tener su propia flota de aviones, puede crear alianzas con
grandes empresas de mensajería como Fedex o Dhl para poder ofrecer este
servicio a sus clientes.

Papelería para los empaques y embalajes: Para esta categoría se encuentra

muchos proveedores, acá el poder de negociación de los proveedores es
bajo ya que al haber mucha oferta Envía puede fácilmente a cualquier otro
que le brinde un mejor precio o mejor calidad.

Publicidad: Depende de qué tipo de publicidad dese la empresa, ya que pude

ser por televisión, radio o medios impresos, acá envía dependerá de las
tarifas que imponga cada tipo de medio de comunicación. También está el
merchandising que es el todo el conjunto de productos publicitarios para

13
promocionar una empresa, como esferos, volantes, imanes; es decir
pequeños objetos que aseguren la fidelidad del cliente; estos si se pueden
negociar, ya que el igual que con la papelería hay muchos oferentes.

(F3) Amenaza de nuevos competidores entrantes

La amenaza de nuevos competidores es baja, ya que lo que la gente busca
con este tipo de servicios es rapidez en la entrega, por tanto buscara
empresas que generen confianza gracias su experiencia; es decir las que ya
están asentadas en el mercado; ya que confiar en una nueva implicaría
asumir el posible riesgo de que se pierda su encomienda o demoras en el
servicio ya que no se conoce la experiencia de estas nuevas empresas.

(F4) Amenaza de productos sustitutos

Existen empresas que hacen entrega de sus productos, haciendo obsoleto el

servicio de mensajería que ofrece Envía, ya que ellos mismos tienen contacto

(F5) Rivalidad entre los competidores

Encontramos competidores globalizados y competidores locales o

nacionales

Globalizados

14
Nacionales

Hay bastantes empresas que se dedican al envío de paquetes fuera y dentro

del territorio nacional, como se aprecia en las imágenes hay bastante oferta
en el mercado de la mensajería, además de muchas más que son un poco
más pequeñas y otras internacionales, por lo que se puede decir que la
competencia es fuerte en el sector.

Sin embargo se puede cabe resaltar que a pesar de que Envía no es la

empresa líder a nivel nacional, a logrado ser una de las empresas más
reconocidos, y se puede decir que todos la conocemos; siendo un factor
positivo para impulsar su crecimiento. Aunque se debe tener encuentra que
la empresa evaluar los plus de aquellas empresas que la superan para
generar estrategias que le permitan superarse.

15
8. OPORTUNIDADES

O1. Aliados estratégicos (coltanques, metrobus)

O2. Puntos estratégicos que permitan ejercer mejores tiempos de entrega
O3. Tecnología Satelital a nivel nacional e internacional
O4. Constante Innovación tecnológica
O5. Clientes insatisfechos de la competencia.
O6. Abrir sucursales en ciudad y/o países que no existe actualmente
O7. Realizar publicidad de los envíos utilizados según el sector
O8. Desarrollar planes estratégicos en la fidelización de clientes
O9. Planes de transporte multimodal
O10. Cubrimiento internacional en más de 200 países
O11. Desarrollo tecnológico e innovación en los envíos
O12. Apertura a nuevos mercados (internacionalización)
O13. Nuevos medios de transporte
O14. Mejoras en la red vial en Colombia
O15 Controles más estrictos
O16 Ubicación estratégica en subregiones
O17 Credibilidad en el uso del sistema de mensajería
O18 Uso de tecnología avanzada
O19 Grado de satisfacción del cliente
O20. Información inmediata de la ruta de los envíos

9. AMENAZAS

A1. Cambios en las tendencias de envío

A2. Cambios climáticos que afecten la entrega inmediata de los envíos
(fenómeno del niño)
A3. Competidores con una alta posición en el mercado
A4. Incremento en el precio de la gasolina
A5. Aumento en impuestos tributarios que suban el precio de los insumos.
A6. Nuevos competidores
A7. Precios de la competencia
A8. Implementación de nuevos peajes
A9. Clientes inescrupulosos (Mercancía prohibida por la ley)
A10. Herramientas tecnológicas más avanzadas

16
A11. Falta de control en los descuentos o promociones manejados para los
clientes importantes
A12. Aumento en los niveles de inflación
A13. Deterioro de las vías en el territorio nacional
A14. Restricción bancaria
A15. Avance del transporte privado
A16. Inestabilidad del sistema tributario
A17. Ingreso de nuevos competidores
A18. La saturación del mercado
A19. Cambios de políticas o decisiones puntuales en el gobierno, respecto a las
empresas de mensajería.
A20. Caída en la economía.

10. FORTALEZAS

F1.Amplio portafolio de servicios

F2.Información inmediata de la ruta de los envíos
F3.Fácil acceso a las plataformas de servicios
F4.Entregas a tiempo y con responsabilidad
F5.Buena reputación en el mercado
F6.Sistema satelital en todas los vehículos en los que se transporta mercancía
F7. Filtro de reclutamiento y selección para contar con el Talento Humano
competente.
F8. Cobertura Nacional total
F9. Tecnología satelital
F10.Reconocimiento de la marca
F11.Experiencia en el sector logístico
F12.Personal capacitado
F13.Control de rutas y seguridad de mercancías
F14.Parque automotor propio
F15.Trabajo en equipo
F16.Bajos costos con respecto a su competencia
F17.Control de inventarios
F18.Buen clima organizacional
F19.Calidad en el servicio de envíos que se le brinda al cliente
F20.Innovación y mejoramiento continúo

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11. DEBILIDADES

D1.No hay un proceso efectivo para la devolución de un envío

D2.No cuenta con oficinas de horario extendido
D3.La plataforma es muy limitada
D4.Cualquier usuario no puede ingresar a la plataforma dado que solo funciona
para clientes empresariales
D5.No cuentan con un chat virtual que resuelva dudas de forma inmediata
D6.No pertenece a ninguno de los gremios de transportadores
D7. Ausencia de publicidad
D8.El call center no es muy eficiente.
D9.Disminución de envíos de documentos por la llegada del correo electrónico
D10.Dependencia de vuelos nacionales e internacionales por parte de terceros
para envío de mercancías
D11.El gran tamaño de la empresa puede dificultar que se adapte a escenarios
cambiantes nacionales e internacionales
D12.No cuenta con una aplicación de smartphone para sus clientes
D13.No cuenta con sucursales suficientes
D14.Carece de herramientas tecnológicas
D15.No todo su personal tiene correo electrónico
D16.Falta un slogan más representativo o conocedor para el cliente
D17.No responden las quejas y reclamos de los clientes en un tiempo pertinente
D18.Falta de capacitación.
D19. Alta rotación personal subcontratado
D20.

18
12. ÁREAS FUNCIONALES

12.1 Análisis de áreas funcionales

12.2 Presidencia

 Ejercer la representación legal de la empresa.

 Presidir las sesiones de la Asamblea y de la Junta Directiva, suscribiendo las
respectivas actas.
 Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Asamblea y la Junta
Directiva.
 Apoyar las actividades de la Empresa.
 Firmar cheques en forma conjunta con cualquiera de los dignatarios
 Ejercer la representación legal de la empresa.

19
12.3 Revisor Fiscal

 Cerciorarse de que las operaciones que se celebren o cumplan por cuenta

de la sociedad se ajustan a las prescripciones de los estatutos, a las
decisiones de la asamblea general y de la junta directiva.
 Dar oportuna cuenta, por escrito, a la asamblea o junta de socios, a la junta
directiva o al gerente, según los casos, de las irregularidades que ocurran en
el funcionamiento de la sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
 Colaborar con las entidades gubernamentales que ejerzan la inspección y
vigilancia de las compañías y rendirles los informes a que haya lugar o le
sean solicitados.
 Velar por que se lleven regularmente la contabilidad de la sociedad y las
actas de las reuniones de la asamblea, de la junta de socios y de la junta
directiva, y porque se conserven debidamente la correspondencia de la
sociedad y los comprobantes de las cuentas, impartiendo las instrucciones
necesarias para tales fines.
 Inspeccionar asiduamente los bienes de la sociedad y procurar que se tomen
oportunamente las medidas de conservación o seguridad de los mismos y de
los que ella tenga en custodia a cualquier otro título.
 Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes
que sean necesarios para establecer un control permanente sobre los
valores sociales

12.4 Gerencia General

 Asignar las tareas de sus subordinados.

 Registrar permanentemente la concreción efectiva de esas tareas.
 Atender a las contingencias que pueden surgir.
 Evaluar el desempeño de sus subordinados, así como la conjunción de las
tareas que ellos realizan a los fines de los objetivos generales de la empresa.
 Si se trata de un gerente general, reunir a los subgerentes y comunicar
objetivos comunes.
 Si se trata de un gerente general, supervisar a los gerentes de área.

20
12.5 Secretaria

 Ser puntual en todas sus actividades de funciones.

 Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio
al cliente.
 Hacer una evaluación periódica de los proveedores para verificar el
cumplimiento y servicios de éstos.
 Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento
correspondiente, para que todos estemos informados y desarrollar bien el
trabajo asignado.
 Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
 Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o
departamentos dentro de la empresa.

12.6 Auditor Interno

 Planear, dirigir y organizar la verificación y evaluación del sistema de control

Interno;
 Verificar que el Sistema de Control Interno esté formalmente establecido
dentro de la organización y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de
las funciones de todos los cargos y, en particular, de aquellos que tengan
responsabilidad de mando;
 Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la
organización, se cumplan por los responsables de su ejecución y en especial,
que las áreas o empleados encargados de la aplicación del régimen
disciplinario ejerzan adecuadamente esta función;
 Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades
de la organización estén adecuadamente definidos, sean apropiados y se
mejoren permanentemente, de acuerdo con la evolución de la entidad;
 Velar por el cumplimiento de las leyes, normas, políticas, procedimientos,
planes, programas, proyectos y metas de la organización y recomendar los
ajustes necesarios;
 Servir de apoyo a los directivos en el proceso de toma de decisiones, a fin
que se obtengan los resultados esperados.

21
12.7 Asistente Jurídica

 Asesora en la constitución, gestión y disolución de cualquier tipo de sociedad

mercantil o civil.
 Defiende los intereses de nuestra empresa en todo tipo de procedimientos
judiciales.
 Estudia y resuelve los problemas legales relacionados con la empresa, sus
contratos, convenios y normas legales.
 Emite informes jurídicos sobre las distintas áreas de la empresa.
 Negocia y redacta contratos.
 Asesora a nuestra empresa en materia fiscal, preparando todo tipo de
declaraciones y obligaciones fiscales y tributarias.

12.8 Director Administrativo y Financiero

 Formula y propone a la Gerencia General Normas, políticas y procedimientos

para el mejor funcionamiento de las actividades relacionadas con la
administración y contabilidad de la organización.
 Supervisa la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto anual, de
conformidad con las disposiciones legales aplicables.
 Elaboración y control de presupuestos.
 Revisar los cheques emitidos por diferentes conceptos, tales como: pagos a
proveedores, pagos de servicios, aportes, asignaciones, avances a justificar,
incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de
funcionamiento, alquileres, y otras asignaciones especiales.
 Aprobar y firmar el reporte de honorarios profesionales bajo la modalidad de
horas-hombre y suma Global.
 Aprobar y firmar la emisión de cheques, notas de débito, entre otras, para la
adquisición de bienes y servicios.

12.9 Jefe de Contabilidad

 Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto

de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la
contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de
los soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las

22
 distintas partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a
los balances y demás reportes financieros.
 Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan
correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las
formalidades requeridas.
 Registrar las facturas recibidas de los proveedores, a través del sistema
computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por
pagar.
 Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del
personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no
cumplir con las disposiciones.
 Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el
registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de
IVA.
 Elaborar los comprobantes de diario, mediante el registro oportuno de la
información siguiendo con los Principios Contables generalmente Aceptado,
a objeto de obtener los estados financieros.

12.10 Director de Calidad y Servicios

 Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto

de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la
contabilización de cada una de las operaciones, así como la actualización de
los soportes adecuados para cada caso, a fin de llevar el control sobre las
distintas partidas que constituyen el movimiento contable y que dan lugar a
los balances y demás reportes financieros.
 Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan
correctamente los datos fiscales de la empresa que cumplan con las
formalidades requeridas.

12.11 Dirección comercial

23
  Analizar y desarrollar la metodología de trabajo incluida en el «manual de
ventas».
 Determinar el potencial de compra de las diferentes categorías de clientes.
 Elaborar las previsiones de venta de común acuerdo con el departamento de
marketing.
 Planificar los objetivos y estrategias de su equipo.
 Desarrollar una estructura organizativa de venta capaz de alcanzar los
objetivos.
 Colaborar con marketing para lograr el mejor posicionamiento comercial de
la web y redes sociales.
 Reclutar y seleccionar al personal de ventas, o contribuir a ello.
 Formar a estos equipos comerciales con arreglo a los conocimientos y otras
técnicas necesarias para el desarrollo de sus funciones.
 Motivarlos y dinamizarlos para que desempeñen su trabajo lo mejor posible.

12.12 Dirección de puntos de venta

 Las Delegaciones desempeñan funciones de recepción, almacenamiento y

distribución de la mercancía remitido por los clientes
 La formación del personal de los puntos de venta.
 La comunicación y seguimiento de las promociones y campañas comerciales
que establezca la Oficina Central
 Elaboran los escritos e informes que les son requeridos por las Oficinas
Centrales relacionados con sus competencias.
 Tramite de solicitudes de los usuarios

12.13 Dirección tecnológica

 Evaluar y aprobar la adopción de nuevas tecnologías, marcos de referencia

y mejores prácticas relacionadas con la implementación, operación y soporte
de los servicios de tecnología informática y de comunicaciones.
 Crear estrategias tecnológicas para mejorar los procesos de envíos
realizados. (tiempos de entrega, guía).
 Diseñar y proponer las políticas respecto del uso de los sistemas de
información y sus soportes tecnológicos.

24
 Administrar y actualizar los sistemas de información y los soportes
tecnológicos, especialmente lo relacionado con informática y telemática.

12.14 Dirección proyectos especiales

 Desarrollar el plan del proyecto.

 Establecer prioridades.
 Coordinar.
 Actuar como interlocutor ante promotores, accionistas, cliente y también
ante los equipos de trabajo y participantes en el proyecto.
 Gestionar las compras y los proveedores.
 Gestionar el riesgo.
 Confeccionar, actualizar y monitorear el plan de proyecto.

12.15 Dirección de Recursos Humanos

 Coordina las relaciones laborales en representación de la empresa.

 Supervisa la administración de personal.
 Colabora en la definición de la cultura empresarial, controlando las
comunicaciones a nivel interno y facilitando la creación de valores
apropiados en cada momento.
 Colabora con la empresa en la obtención de beneficios
 Identifica las áreas que tengan ciertas debilidades en cuanto al
conocimiento para desempeñar una buena función en la ejecución de sus
tareas

12.16 Jefe de Selección

 Diseñar, implementar y ejecutar los procesos de Recursos Humanos

asociados a Selección de personal e Inducción, gestionando las
distintas etapas determinadas.
 Realizar evaluaciones e informes psicolaborales para postulantes a
cargos ofertados por la institución.

25
  Brindar servicio de atención y apoyo a los funcionarios y Jefaturas de la
Institución en temáticas vinculadas a Selección de Personal e Inducción.
 Asesorar a la jefatura directa en la detección de mejoras para los
procesos asignados, fortaleciendo el desarrollo del Capital Humano.
 Seguimiento y control de cada una de sus metas y responsabilidades
(cumplimiento de plazos, presupuesto, actividades, entre otros), las
cuales deben ser reportadas a la jefatura directa.
 Realizar labores administrativas asociadas a sus funciones.

12.17 Jefe de relaciones laborales

 El manejo de las relaciones laborales en primera instancia; a nivel de

una concreción de resultados en instancias Paritarias.
 Negociar y Solucionar los conflictos que surjan por parte de sus
empleados con sus Sindicatos.
 Concretar Convenciones Colectivas de trabajo que favorezcan a los
empleados.
 Notificar los despidos del personal.
 Cumple función de Staff asesorando al gerente de RRHH

26
 13. CADENA DE VALOR
(Fuente: Envía)

INFRAESTRUCTURA
 Parque automotor propio de aproximadamente 500 vehículos, 800 puntos distribuidos en el país, aliados estratégicos (COLTANQUES, METROBUS)
ACTIVIDADES DE APOYO

INFRAESRIN
ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS
 Envía cuenta con un Departamento de Seguridad y Control de tráfico que apoya al Área de Gestión Humana para aplicar estrictos, Empleados con un alto
sentido de pertenencia, la red comercial y de operación de envía consta de nodos en 15 de las principales ciudades del país., cuentan con Talento
humano competente y en permanente entrenamiento.

DESARROLLO TECNOLOGICO

 Rastreo de envíos, pagina web en tiempo real, Envía on line para clientes corporativos, tecnología satelital GPS y WAP, cotización de servicios en línea.

ABASTECIMIENTO

LOGÍSTICA INTERNA OPERACIONES LOGISTICA EXTERNA MERCADOTECNÍA Y VENTAS SERVICIO

 Manejo de inventarios  Recibo del documento o  Amplia cobertura nacional  Implementación de  Prestación de servicios
ACTIVIDADES PRIMARIAS

 Programa de mercancía que se desea  cubrimiento internacional nuevas TIC logísticos

Mantenimiento enviar  Fácil acceso a nuestros  Capacitación frecuente  Envía Empresarial
de los colaboradores  Envía Documentos
Preventivo de vehículos  Seguimiento en tiempo servicios
 Envía Masivos
 Para la entrega de real  Envía Mercancías
documentos contamos  Envía Promociones
con una red de  Envía Internacional
mensajeros
motorizados

27
 14. MATRIZ MEFE

MATRIZ MEFE
FACTORES EXTERNOS CLAVES VALOR
OPORTUNIDADES VALOR CALIFICACIÓN PONDERADO
F1 Aliados estratégicos (coltanques, metrobus) 0.08 4 0.32

F2 Puntos estratégicos para la recepción de documentos 0.06 4 0.24

F3 Tecnología satelital a nivel nacional e internacional 0.05 3 0.15

F4 Clientes insatisfechos con la competencia 0.03 3 0.09

F5 Planes de transporte multimodal 0.04 3 0.12
F6 Nuevas vías, y reparación de las ya existentes 0.03 3 0.09
F7 Información inmediata de la ruta de envíos 0.05 4 0.20
F8 Mejoras en la red vial en Colombia 0.06 3 0.18
Nuevos medios de transporte que faciliten la entrega
F9 inmediata de los envíos. 0.04 3 0.12

F10 Apertura de nuevos mercados 0.06 3 0.1

AMENAZAS
F1 Cambios en las tendencias de envío 0.06 1 0.6

F2 Incremento en el precio de la gasolina y demás insumos 0.08 2 0.16

F3 Nuevos competidores 0.1 2 0.2

F4 Precios de la competencia 0.05 2 0.1
Implementación de nuevos peajes e incremento en los
F5 impuestos 0.05 1 0.05
Cambios climáticos, o vías deterioradas que afecten el
F6 tiempo de entrega. 0.05 1 0.05
F7 Clientes inescrupulosos (Mercancía prohibida por la ley) 0.03 2 0.06
F8 Restricción bancaria 0.02 1 0.02

F9 Caída de la economía 0.04 2 0.0.8

. Falta de control en los descuentos o promociones
F10 manejados para los clientes importantes 0.02 2 0.04
TOTAL
1 2.97

28
 15. BENCHMARKING

¿Cómo poner en práctica el benchmarking?

Se debe identificar:
¿Qué empresas están en su mismo negocio y generan algo extraordinario?
Una de las mayores competencias de ENVIA COLVANES S.A.S. es SERVIENTREGA
SA empresa que se dedica a la logística en recolección, transporte,
almacenamiento, empaque y embalaje, logística promocional, y distribución de
documentos y mercancías.

Es su principal competencia ya que Servientrega es una empresa que ofrece

muchos de los servicios que ofrece Envía.

En este caso sin hacer un análisis a fondo identificamos que una de las ventajas
de Servientrega es el de ofrecer servicios innovadores, brindando mejor atención
y mejores ofertas, haciendo uso de la formula A (autogestión, autoevaluación,
autoconfianza, autocontrol entre otras), logrando un equilibrio en el Ser, el saber,
el hacer y tener. Así mismo su éxito obedece a la sinergia de sus equipos de
trabajo y sus fortalezas, las cuales permiten el cumplimiento de objetivos
organizacionales.

Entre otras empresas que generan competencia se encuentran:

- Servientrega
- Coordinadora
- Tcc

16. MATRIZ MEFI

MATRIZ MEFI
FACTORES INTERNOS CLAVES VALOR
FORTALEZAS VALOR CALIFICACIÓN PONDERADO
F1 Amplio portafolio de servicios 0.08 4 0.32
F2 Información inmediata de la ruta de los envíos 0.05 4 0.20

29
 F3 Fácil acceso a las plataformas de servicios 0.02 3 0.06
F4 Entregas a tiempo y con responsabilidad 0.08 4 0.32
Sistema satelital en todos los vehículos en los que se
F5 transporta mercancía 0.03 4 0.12
Certificaciones del ICONTEC ISO 9001, 14001 y 18001 en
F6 el año 2009 0.04 4 0.16
Filtro de reclutamiento y selección para contar con el
F7 Talento Humano competente. 0.03 4 0.12
F8 Cobertura Nacional total 0.05 3 0.15
Buena reputación y reconocimiento como empresa, es decir
que tiene un gran posicionamiento en el mercado
F9 colombiano 0.08 4 0.32

Ser una de las empresas más grandes de mensajería del

F10 país 0.06 3 0.18
DEBILIDADES
F1 No hay un proceso efectivo para la devolución de un envío 0.07 2 0.14
F2 No cuenta con oficinas de horario extendido 0.07 1 0.07

F3 Plataforma es muy limitada 0.05 1 0.05

No cuentan con un chat virtual que resuelva dudas de forma
F4 inmediata 0.03 2 0.06
No cuanta con una aplicación de smartphone para sus
F5 clientes 0.06 2 0.12
F6 No cuenta con sucursales suficientes 0.07 2 0.14
F7 No pertenece a ninguno de los gremios de transportadores 0.03 1 0.03
F8 No cuentan con un organigrama definido 0.04 2 0.08
Disminución de envíos de documentos por la llegada del
F9 correo electrónico 0.04 2 0.08
Dependencia de vuelos nacionales e internacionales para
F10 envío de mercancías 0.02 1 0.02
TOTAL
1 2.74

La empresa ENVÍA es fuerte internamente según el instrumento de diagnóstico

utilizado, ya que el resultado final es de 2,74 por encima de 2,5 lo cual indica que
aprovecha las fortalezas para disminuir sus debilidades.

Dentro de los aspectos positivos que se analizaron de la empresa, destacamos la

calidad del servicio que esta presta, por medio de tal fortaleza, ayuda a disminuir la
devolución de envíos. Beneficia mucho a la empresa, ya que al contar con la

30
información inmediata de la ruta de envíos los procesos pueden ser más eficientes
y un buen servicio genera calidad para el cliente y disminuye la importancia del
costo, porque el cliente sabe que pago por un servicio de buena calidad y esto
genera mayores ingresos teniendo en cuenta que se crea la fidelización de los
clientes.

Dentro de las mayores debilidades internas de envía se calcula que es la falta de

oficinas con horario extendido, ya que se considera importante tener trabajadores
extras de diferentes turnos de horario para continuar con una mayor agilidad en el
proceso y generar más servicios para aumentar los ingresos.

31
 17. MATRIZ DE PERFIL COMPETITIVO (MPC)

FACTORES DE EXITO VALOR ENVÍA SERVIENTREGA CORDINADORA TCC

CALIFIC. PUNTAJE CALIFIC. PUNTAJE CALIFIC. PUNTAJE CALIFIC. PUNTAJE

F1. Reconocimiento en el mercado 0,1 2 0,2 4 0,4 4 0,4 2 0,2

F2. Competitividad de precios 0,09 4 0,36 3 0,27 3 0,27 3 0,27
F3. Calidad del servicio 0,15 4 0,6 4 0,6 3 0,45 2 0,3
F4. Lealtad del cliente 0,09 3 0,27 3 0,27 2 0,18 2 0,18
F5. Tecnología e innovación 0,09 2 0,18 4 0,36 4 0,36 3 0,27
F6. Efectividad publicitaria 0,05 2 0,1 4 0,2 4 0,2 2 0,1
F7. Marca 0,04 3 0,12 3 0,12 3 0,12 3 0,12
F8. Tiempos de entrega
0,12 4 0,48 4 0,48 2 0,24 3 0,36

F9. Posición financiera

0,12 3 0,36 3 0,36 3 0,36 2 0,24

F10. Portafolio de servicios

0,15 4 0,6 3 0,45 4 0,6 3 0,45

TOTAL: 1 3.27 3.51 3.18 2.49

32
CONCLUSIÓN

33
 18. BIBLIOGRAFÍA

ENVÍA - mensajería y mercancias . (2011). Obtenido de

http://www.enviacolvanes.com.co/Contenido.aspx?idContenido=25

DIAN. (20 de Marzo de 2014). Recuperado el 25 de Abril de 2015, de

http://www.dian.gov.co/contenidos/servicios/rut_preguntasfrecuentes.html

ASECARGA. (s.f.). Recuperado el 08 de 2017, de

http://www.asecarga.org/index.php?seccion=quienes

CONSEJO SUPERIOR DEL TRANSPORTE. (s.f.). Recuperado el 30 de 08 de 2017, de

http://consejosuperiordeltransporte.org/

DINERO. (s.f.). Recuperado el 25 de 08 de 2017, de Henry Cubides el camionero mayor:

http://www.dinero.com/edicion-impresa/negocios/articulo/henry-cubides-camionero-
mayor/41912

EL TIEMPO. (s.f.). Recuperado el 08 de 2017, de COLVANES COMPITE EN MENSAJERÍA:

http://www.eltiempo.com/archivo/documento/MAM-943927

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http://www.enviacolvanes.com.co/Contenido.aspx?idContenido=25

Vega, D. M. (s.f.). Normatividad postal. Obtenido de

http://www.mcsa.com.co/site/assets/media/NPC-Resolucion-3095-de-2011-pruebas-de-
entregas.pdf

Emaze https://www.emaze.com/@AICQLFQR

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