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FORMATION SUR LE THEME:

PLANIFICATION ET SUIVI DE PROJET


AVEC MS PROJECT 2010
Contenu de la formation (1)

… Vue d’ensemble sur la gestion de projet avec MS Project :


† Définitions relatives aux projets
p j
† Phases du management de projet
† Domaines de connaissances du management de projet
† Rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de projet
… Création et paramétrage d’un projet
… Planification de projet avec MS Project
† Saisie et hiérarchisation des tâches
† Ordonnancement des tâches
† Insertion / suppression de tâches
† A è aux iinformations
Accès f i sur lles parties
i « Table
T bl » et « Ecran
E »

4
Contenu de la formation (2)

† Entrée des ressources


† Affectation des ressources
† Planification des coûts
† Définition de dates spécifiques pour le projet
† Chemin critique du projet et marges des tâches
† Analyse de l’utilisation des ressources
† M difi i d
Modification des affectations
ff i
† Définition de la planification initiale

Contenu de la formation (3)

… Suivi de projet avec MS Project


† Différentes méthodes de mise à jour
j
† Entrer la date d’état du projet
† Mettre à jour les tâches selon la planification
† Mettre à jour les tâches qui n’avancent pas selon la planification
† Mettre à jour le travail réel sur les tâches
† Entrer le travail réel d'une ressource par période de temps
† Re-planifier le travail non commencé à la date d’état (périodes
d arrêt)
d’arrêt)
† Mesure et analyse des écarts par rapport au planning initial

6
Contenu de la formation (4)

… Impression et communication d’informations sur le projet


† Mise en forme et impression
p d’informations sur le p
projet
j
„ Utiliser l'Assistant Diagramme de Gantt pour personnaliser la mise en forme
„ Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt
„ M tt en fforme lle style
Mettre t l ddu ttexte
t
„ Mettre en forme une impression
„ Imprimer
p un affichage
g
„ Copier une image du plan du projet
† Rapports de base, et rapports visuels
„ Les six catégories de rapports de base disponibles
„ Imprimer un rapport de base
„ Afficher un rapport visuel (sur Excel)
† Utiliser des filtres, groupes, et tris

Vue d’ensemble
d ensemble sur la gestion de
projet
p j avec MS Project
j
Vue d’ensemble sur la gestion de projet
avec MS Project

… Définitions relatives aux projets


… Phases du management de projet
… Domaines de connaissances du management de projet
… Rôle de MS Project en tant qu’outil
qu outil d
d’aide
aide à la gestion de
projet

Définition d
d’un
un projet

Définition selon le PMI (Project Management Institute):


Un p
projet
j est une entreprise
p temporaire
p mise en œuvre en vue de créer
un produit, un service, ou un résultat unique.

Autre définition:
Un projet est une séquence d’activités uniques, et reliées entre elles:
… Dont le but est d’atteindre un objectif déterminé.
é é
… À réaliser à l’intérieur d’un cadre temporel (délai),
… D
Dans la
l limite
li it d’
d’un budget
b d t
… En respectant des spécifications précises (périmètre, qualité).

10
Programme et Portefeuille de projets

Programme (Définition du PMI):


Un programme est un groupe de projets connexes dont le management est
coordonné
d é afin
fi d'en
d' tirer
ti d bénéfices
des bé éfi ett une maîtrise
ît i quii ne seraient
i t pas
possibles en les traitant isolément.

Les projets d’un même programme ont un certain lien entre eux; par exemple:
† Objectifs complémentaires
† Échéance commune

Portefeuille (Définition du PMI):


… Un portefeuille est un ensemble de projets ou de programmes (ainsi
que d'autres travaux) qui sont regroupés pour faciliter leur
management dans la poursuite d'objectifs stratégiques de l'entreprise.
… Les projets ou programmes du portefeuille ne sont pas nécessairement
interdépendants ni en relation directe

11

Définition du management de projet

Définition selon le PMI (Project Management Institute):


Le management de projet:
… Est l’application de connaissances, compétences, outils et méthodes
aux activités d’un projet, afin d’en respecter les exigences

… Les processus de management de projet sont groupés en : initiation,


planification, exécution, surveillance et maîtrise, et clôture.

Autre définition
Le management
g de projet:
p j
… Consiste à planifier, organiser, suivre et contrôler tous les aspects d'un
projet,
… Pour
P atteindre
tt i d lles objectifs
bj tif en respectant
t t lles coûts,
ût les
l délais
dél i ett les
l
spécifications prédéfinies (paramètres du projet)

12
Principales étapes de la planification d
d’un
un projet

Définition du contenu du projet


(Énoncé du contenu)

Structure de découpage du projet (SDP)

Estimations des Ordonnancement Estimation des


durées des tâches ressources

Estimation des coûts

Optimisation du planning

Validation du planning

Diffusion du planning et enregistrement d’une


d une référence
13

Ordonnancement des tâches:


Définition

Ordonnancement (séquencement, jalonnement):

… Description des dépendances logiques entre les tâches


… Seules les dépendances obligatoires sont prises en compte
… Les choix personnels ou les contraintes particulières (Ex: non disponibilité
d ressources)) ne sontt pas pris
des i en considération
idé ti

14
Les 4 types de liens entre les tâches

Fin à
Début

Début à
Début

Fin à Fin

Début
éb à
Fin

… Les li
L liens peuventt aussii comporter
t d des « Retards
R t d » ou des
d
« Avances »

15

Ordonnancement des tâches


PERT / MPM
Méthodes:
La plus utilisée: méthode des antécédents (activités sur
nœuds)

A D

Début C Fin

B E

Résultat:
Réseau
éseau log
logique
que du p
projet:
ojet:
… PERT (Program Evaluation and Review Technique)
… MPM (Méthode des Potentiels et antécédents Métra)

16
Ordonnancement des tâches
Utilisations

Parmi les utilisations:

1. Vue générale sur les interdépendances des activités du projet


2
2. Calcul de la durée et de la date de fin du projet
3. Calcul des dates de début et de fin de chaque tâche (utile pour
les affectations de ressources))
4. Calcul des marges des tâches
5. Détermination du chemin et des tâches critiques
q

17

Dates de début et de fin des tâches

Les dates sont déterminées à partir de 3 éléments:


… La date de début du projet,
… Les durées des tâches
… L’ordonnancement des tâches

Dates au plus tôt / au plus tard:


… Date de début au plus tôt:
Première date de début possible
… Date de fin au plus tôt:
Première date de fin possible
… Date de début au plus tard:
D
Date lla plus
l tardive
di à llaquelle
ll une tâche
â h peut commencer sans retarder
d lla
fin du projet
… Date de fin au plus tard:
Date la plus tardive à laquelle une tâche peut se terminer sans retarder la
fin du projet

18
Marges des tâches

Marge d’une tâche (ou marge totale):


… Retard maximum qu’on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans
retarder la fin du projet
… Marge= fin au plus tard – fin au plus tôt
… É
Évolue avec les mises à jour du projet

M
Marge libre
lib d’une
d’ tâ
tâche:
h
… Retard maximum qu’on peut tolérer sur sa date de fin au plus tôt sans
retarder la date de début au plus tôt de l’un
l un de ses successeurs
… Marge libre = début au plus tôt (successeurs) – fin au plus tôt (tâche)
… Évolue avec les mises à jjour du projet
p j

19

Chemin critique du projet

Chemin critique (Critical Path):


… Chemin le plus long du projet
… Série d’activités qui détermine la durée du projet
… Série d’activités
d activités dont la marge est nulle
… Série d’activités dont le « début au plus tôt » et le « début au
plus tard » sont les mêmes
p

Tâches critiques:
q
… Tâches du chemin critique
… Exigent une attention particulière, car tout retard sur ll’une
une
d’elles repousse la date de fin de projet

20
Importance d’une démarche proactive
( l ifi i
(planification, suivi,
i i maîtrise)
î i )

Plus la date d’identification du risque est tardive:


•Plus
Plus les possibilités d’agir
d agir sont faibles
•Plus les actions correctives sont coûteuses

Possibilité d’agir Coût des actions


correctives
(efficacité des actions)

Date d’identification
du risque

21

Démarche de surveillance & maîtrise


Le processus de ré-estimation
Planning de référence
Tâche
T01
T02
T03
T04
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

réalisations
T05
T06
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13
T14

estimations reste à faire


T15
T16
T17
T18
T19
T20

Mesure des écarts

N
Nouvelles
ll prévisions
é i i
Tâche 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44

T01
T02
T03
T04
T05
T06

Plan
T07
T08
T09
T10
T11
T12
T13

d’actions
T14
T15
T16
T17
T18
T19
T20

g mis à jour
Planning j
22
Domaines de connaissance du management de
projet (selon PMI)

Intégration (approche intégrée, management général, coordination)

Base Accompagnement

Contenu (périmètre) Qualité

Coûts Ressources humaines

Délais Risques

Communications

Approvisionnements

23

Importance d’une approche intégrée


(systémique)

L’ignorance des effets et feed-backs à long terme, peut conduire à des conséquences
inattendues

24
Acteurs d
d’un
un projet

Comité de Pilotage (yc Client ou Sponsor)

Bureau de projet Direction de Projet


j
(Project Office)

Chef de Projet

Participants externes
Participants internes (Sous-traitant, partenaire)

Équipe de projet

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Exigences du management de projet

Dirigeants/ • Priorisation du portefeuille de projets


Managers • Suivi de l’avancement et de la pperformance

• Satisfaction des exigences de qualité, de coûts, et de délais


Chefs de projets • Coordination entre les différents acteurs du projet
• Amélioration du management et de la performance des projets

• Réalisation et suivi des tâches affectées


Participants • Collaboration avec les autres acteurs du projet

La complexité croissante des projets, et les exigences de leur


gestion nécessitent ll’utilisation
utilisation d
d’outils
outils d
d’aide
aide appropriés
26
Rôle de MS Project en tant qu’outil
d’aide à la gestion de projet

Outil de gestion
… Aide à la gestion des délais

… Aide à la gestion des coûts

… Aide à la gestion des ressources

… Aide à la gestion des achats

Outil d’analyse et d’aide à la prise de décision


… Aide à l’analyse de la performance

… Aide à l’analyse
y de scénarios

Outil de communication
… Aide à la gestion de la communication

27

Gestion des délais


à l’aide de MS Project
… Calculer automatiquement les dates de début et de fin des tâches et du projet
† Quelles sont les dates de fin du projet et de chacune de ses tâches?

† Quelle est la date limite de démarrage du projet (pour respecter


l’échéance)?
… Identifier rapidement le chemin critique
† Quelles
Q ll sont les l tâches
â h critiques
ii qu’il
’il ffaut surveiller
ill é étroitement?
i ?
… Calculer les marges des tâches
† QQuelles sont les tâches qui
q peuvent
p être retardées (et
( de combien)) sans
repousser l’échéance du projet?
… Vérifier si le projet se déroule dans respect des délais
† Le projet estest-t-il
t il en avance ou en retard par rapport au planning?
… Avertir en cas de risque de dépassement des échéances
† Quelles sont les tâches ou les phases qui risquent de dépasser leur échéance?

… Mesurer et analyser les écarts de durées: planification / réalisation


† Quelle est le niveau de l’avance ou du retard par rapport au planning, et
quelle en est la conséquence sur la suite du projet?

28
Gestion des coûts
à l’aide de MS Project

… Calculer le coût des tâches et de l’ensemble du projet


† Quel est le coût estimé (budget) du projet?

… Tracer automatiquement la courbe des coûts cumulés (courbe en S)


† Quelle
Q ll estt lla répartition,
é titi d
dans lle ttemps, d
des coûts
ût ddu projet?
j t?

… Vérifier si le projet se déroule dans respect du budget


† Quelles sont les tâches dont le coût réel dépasse le budget?

… Mesurer les coûts de réalisation et les comparer à ceux planifiés


† Quel est le pourcentage du budget dépensé à ce jour?

† Quell est le
l niveau de
d dépassement
dé ou d’é
d’économie par rapport au coût
û
planifié?

29

Gestion des ressources


à l’aide de MS Project

… Calculer le niveau de disponibilité et d’utilisation des ressources


† Quelle est la disponibilité des ressources au cours des 6 ou 12 prochains mois, en tenant
compte de leurs engagements dans ll’ensemble
ensemble des projets de ll’entreprise?
entreprise?
† Quel est le taux d’utilisation des ressources?
… Vérifier si les ressources disponibles sont suffisantes pour réaliser le projet
† Les ressources disponibles peuvent-elles
peuvent elles réaliser le projet dans le respect des contraintes?
† Quel ressource (ou type de ressource) est indisponible, et quand l’est-elle?
… Identifier les sur-utilisations des ressources
† Les ressources affectées au projet sont-elles sur-utilisées; quand le sont-elles, et à quel
degré?
… Re-planifier automatiquement le projet pour résoudre les sur-utilsations

… Suivre le travail des ressources par tâches et par période de temps (feuille de
temps)
† Quel est le volume de travail, par jour (semaine, mois), passé par chaque ressource sur
chacune des tâches?

30
Gestion de la communication
à l’aide de MS Project

… Imprimer et utiliser des graphiques pour communiquer des vues


d’ensemble du projet

… Imprimer et communiquer des rapports et des tableaux sur le projet

… Concevoir des affichages personnalisés pour répondre à des besoins


spécifiques de communications

… Diffuser efficacement l’information


l information aux acteurs du projet (en
particulier, à l’aide de la solution EPM: Project Server et PWA)

31

Gestion des achats


à l’aide de MS Project

… Établir des prévisions d’acquisition de biens et services

† Quand aura-t-on besoin d’acquérir des biens ou services, en quelles


quantités, et quel en sera le coût?

† Quand aura-t-on besoin de la location de matériel ou outillage, et


combien cela coûtera-t-il?

32
Simulation et analyse de scénarios
à l’aide
l’ id dde MS P
Project
j

… Comparer plusieurs scénarios de réalisation du projet pour en choisir


le plus approprié:

† Quels sont les coûts et les délais correspondant aux différents


scénarios envisagés?
† Q l estt le
Quel l scénario
é i quii minimise
i i i lla d
durée
é ddu projet?
j t? (Ch
(Choix
i sii lle
délai de livraison est prioritaire)
† Quel est le scénario qui minimise le coût du projet? (Choix si le
coût de réalisation est prioritaire)
† Quelles actions effectuer pour éviter le risque de retard? (Ex.
ajouter des ressources, renégocier les délais)
† Q ll actions
Quelles i effectuer
ff pour éviter
é i un dé
dépassement d du b
budget?
d ?
(Ex. remplacer des ressources chères par d’autres moins
coûteuses)

33

Analyse de la performance du projet


à l’aide
l’ id dde MS P
Project
j t

… Calculer des indicateurs de performance du projet:


† Le projet est-t-il en avance ou en retard par rapport au planning, et
de combien l’est-il?
l est il?
† Le projet est-t-il en dépassement par rapport au coût budgété, et de
combien l’est-il?

… Effectuer des projections de coût (à l’achèvement du projet) en tenant


compte de la performance constatée
† Si la suite du projet se déroule selon la performance passée
passée, quelle
serait le coût à l’achèvement du projet?

… Représenter graphiquement les écarts de coûts et de délais au cours de


la réalisation du projet
† En quelles périodes le projet était-il le plus en écart par rapport au
planning?
l i ?

34
Famille Project

… Outil de pilotage de projet autonome (monoposte):


Microsoft Office Project Standard
(Ou Microsoft Office Project Professionnel)

… Solution EPM: Entreprise Project Management


† Microsoft Office Project Professionnel
† Mi
Microsoft
ft Offi
Office Project
P j t Server
S
† Microsoft Office PWA

35

36

MS Project 2010
Présentation générale
Affichage par défaut :
Diagramme de Gantt avec chronologie
Diagramme de Gantt L’affichage :
Le ruban (table, et écran) chronologie

Raccourcis et curseur de Zoom

37

Affichage « Diagramme de Gantt »

Zone Groupe, tri, et filtre Pour ajouter une Zone


« Table » automatique colonne « Ecran »

Zoom

38
Affichage “Chronologie”
Chronologie

1
2

39

Le ruban

Barre d’outils d’accès Onglets


rapide

Groupes
Boutons

40
Le ruban : « Tache »
Forme selon les paramètres d’affichage

Paramètres d’affichage:
1280 Par 1024 pixels

Paramètres d’affichage:
1024 Par 768 pixels

41

Le ruban : « Affichage »
Forme selon les paramètres d’affichage

Paramètres d’affichage:
1280 Par 1024 pixels

Paramètres d’affichage:
1024 Par 768 pixels

42
Accès à l’arrière plan:
onglet “Fichier”

43

Liste des affichages à partir des l’onglets


“Tâche” ou “Ressource”

44
45

Création et paramétrage
d’un projet
p j

Créer un nouveau projet

… Si un fichier MS Project est ouvert: cliquer sur « Fichier »,


« Nouveau », puis faire le choix approprié
… Sinon: « Démarrer »

« L’affichage Diagramme de Gantt » apparaît par défaut

46
Créer un nouveau projet:
Illustration

47

Définir les options

… Objectif: paramétrer le projet


… Procédure: « Fichier » / « Options »

… Les différentes options sont groupées par catégorie


… Les options n’ont généralement pas d’effet rétroactifs. Il faut
faire le bon choix dès le début du projet
p j
… Il est possible de définir des options « par défaut »
… Parmi les options
p importantes:
p
† Options de planification
† Options d’affichage

48
Options de planification par défaut

T
Type de
d tâche
â h

49

Modification des options de calendrier

50
Définir le temps de travail du projet

… Objectifs: Définir le temps de travail du projet

… Procédure :
† « Projet
j »,, p
puis « Modifier le temps
p de travail »
† « Semaines de travail » / « Détails », puis sélectionner les jours dont
on veut modifier l’horaire de travail
† « Exceptions »: pour définir les exceptions (jours chômés, ou autre)
† « Options »: pour définir les options du calendrier

… Paramétrage très important, à définir au début du projet

51

Définir le temps de travail du projet:


Illustration
1

52
Affectation des calendriers

Les calendriers définis peuvent être affectés:

… Au projet: « Informations sur le projet »


… À une tâche:« Informations sur la tâche »
… À une ressource:« Informations sur la ressource »

53

Affectation d’un calendrier au projet:


Illustration
1

54
Entrer la date de début du projet

… Objectifs : Définir la date à laquelle on prévoit de démarrer le


projet

… Procédure :
† « Projet
j » / « Informations sur le pprojet
j »
† Dans la zone « Date de début » : saisir ou sélectionner la date de
début du projet

… Pour établir un rétro planning, on définit la date de fin et MS


j
Project calcule la date de début
… On ne peut pas entrer les deux dates: début et fin du projet

55

Entrer la date de début du projet:


Illustration
1

56
57

Planification des tâches avec


MS Project 2010

Planification des tâches


avec MS Project 2010

† Saisie et hiérarchisation des tâches


† Ordonnancement des tâches
† Insertion / suppression de tâches
† Accès aux informations sur les parties « Table » et « Ecran »
† Définition de dates spécifiques pour le projet
† Chemin critique du projet et marges des tâches

58
Saisie et hiérarchisation des tâches

† Entrée des tâches


† Hiérarchisation des tâches
† Mode de planification
† Boîte de dialogue « Informations sur la tâche »

59

Entrer les tâches et définir leur mode


(Planification automatique ou manuelle)

Définir le mode de tâche

Entrer la liste de tâches

60
Créer une structure de découpage du projet en
hiérarchisant les tâches

61

Réduire ou développer la SDP:


A l’aide du mode plan (Afficher la structure)

62
Affichage de la SDP
avec des numéros hiérarchique
Numéros
1 hiérarchique

Tâche
p
récapitulative

63

Planification automatique ou manuelle:


exemples

Automatique

Manuelle

64
Définir le “mode de tâche”
pour les nouvelles tâches

1
2

65

Entrée des durées des tâches

Planification
automatique

Planification
manuelle

66
Boîte de dialogue « Informations sur la tâche »

2
3

67

Ordonnancement des tâches

… Ordonnancer les tâches


… Les 4 types de liens entre les tâches
… Définir un lien avec retard ou avance
… Réseau des tâches (PERT)

68
Ordonnancer les tâches

… Objectifs: Établir les liens logiques entre les tâches pour obtenir
un échéancier du projet indiquant:
† les dates de début et de fin des tâches
† la durée totale du projet

… Procédure :
† Utiliser l’affichage par défaut: « Diagramme de Gantt » / « Table
Entrée »
† L’entrée
L entrée des liens entre les tâches peut se faire de différentes façons:
„ Dans la zone « Prédécesseurs », entrer le numéro du prédécesseur
„ Sélectionner le prédécesseur puis le successeur, et cliquer sur le bouton
« Lier les tâches »
„ Utiliser le bouton « Informations sur la tâche » / Onglet « Prédécesseur »

69

Les 4 types de liens entre les tâches

Fin à
Début

Début à
Début

Fin à Fin

Début
éb à
Fin

… Les li
L liens peuventt aussii comporter
t d des « Retards
R t d » ou des
d
« Avances »

70
Lier les tâches à l’aide de la colonne
prédécesseurs

Entrer le N° du prédécesseur
dans la colonne “Prédécesseurs”

71

Créer des liens à l’aide de l’outil


“Lier les tâches”

72
Créer des liens à l’aide de la boîte de dialogue
“Informations sur la tâche”

73

Créer des liens graphiquement

Cliquer sur le prédécesseur et faire glisser


jusqu’au successeur

74
Définir un lien avec retard ou avance

… Objectif: prendre en compte les retards ou avances dans les liens


logiques entre les tâches

… Plusieurs méthodes :
† À l’aide d’affichage combinés
† En cliquant sur « Informations sur la tâche »
(Dans la zone « Retard », saisir le retard, ou avance, en jours ou en % de la
durée du prédécesseur)

75

Définir un lien avec retard


A l’aide d’affichage combiné

76
Insertion de tâches ou de colonnes

… Insérer une tâche récapitulative


… Afficher la tâche récapitulative du projet
… Fractionner une tâche
… Désactiver une tâche
… Insérer une colonne

77

Insérer une tâche récapitulative


automatiquement

78
Afficher la tâche récapitulative du projet

… Objectif: obtenir des informations globales sur l’ensemble du


projet

… Procédure: 2 manières possibles


1. Affichage automatique de la tâche récapitulative du projet:
† Onglet « Format » / Groupe « Afficher / Masquer »
† Puis,
Puis cocher la case « Tâche récapitulative du projet »

2. Saisie manuelle de la tâche récapitulative du projet:


† Insérer une ligne en début de projet
† Saisir le de la tâche récapitulative (généralement: nom du projet)
† Abaisser toutes les autres tâches du projet

79

Afficher la tâche récapitulative du projet:


Illustration
Tâche récapitulative
du projet: N° 0 cocher la case « Tâche
récapitulative du projet »

80
Fractionner une tâche

… Objectif: prévoir la réalisation d’une tâche en plusieurs étapes

… Procédure :
† Cliquer
q sur le bouton « Fractionner la tâche »
† Déplacer le pointeur sur la barre de la tâche à fractionner, et cliquer
sur la date à laquelle le fractionnement doit intervenir. Ceci crée une
i t
interruption
ti d’
d’un jjour d
dans l’
l’exécution
é ti d de lla tâ
tâche.
h
† Pour créer un fractionnement plus long (> 1 jour) : éloigner la partie
droite de la barre de la tâche jjusqu’à
q la date de reprise
p souhaitée.
† Pour supprimer le fractionnement : faire glisser une partie de la tâche
fractionnée pour la mettre en contact avec l’autre

81

Fractionner une tâche:


Illustration
1

Cliquer et faire glisser pour


fractionner

82
Désactiver une tâche

La tâche désactivée n’est plus


prise en compte dans les calculs,
mais elle peut être réactivée

83

Insérer une colonne:


Exemple: Colonne « WBS »

1 Ajouter la colonne WBS

3
84
Entrer des estimations de travail
(Après insertion de la colonne “Travail”)

85

Définition d’informations spécifiques pour les


tâches

… Priorités
… Contraintes sur les tâches
… Conflit de prévisions dû aux contraintes
… Échéance
… Alerte en cas de dépassement d’une
d une échéance
… Affecter un calendrier à une tâche
… Déplacer le projet

86
Définir les priorités des tâches

4
5

6
87

Contraintes sur les tâches

… En mode de planification automatique, les dates de début et de


fin des tâches sont calculées par MS Project en fonction de leur
durée et ordonnancement.
ordonnancement

… Mais, il est possible de définir une date de début ou de fin


Mais
spécifique pour une tâche.

… Ces conditions de dates spécifiques sont appelées « contraintes »

… Ces contraintes ne doivent être utilisées que si la tâche doit


impérativement commencer ou se terminer à une date donnée

… L’utilisation des contraintes rend le planning moins dynamique

88
Types de contraintes

3 types de contraintes qui diffèrent par leur flexibilité :


… Les plus flexibles :
† Dès que possible
† Le plus tard possible
… Les moins flexibles :
† Doit commencer le
† Doit finir le
… Moyennement flexibles :
† Début au plus tard le
† Fin au plus tard le
† Début au plus tôt le
† Fin au plus tôt le

89

Définir une contrainte pour une tâche

… Procédure :
† Sélectionner la tâche pour laquelle on souhaite définir une contrainte
† Cliquer sur « Informations sur la tâche ».
† Cliquer sur l'onglet « Avancées ».
† Dans la zone « Type de contrainte »,» sélectionner un type de contrainte
contrainte.
† Dans la zone « Date de la contrainte », sélectionner une date

… NB :
† Si on saisit une date de début pour une tâche dans le champ « Début » du
Diagramme de Gantt ou si vous faites glisser une barre du Gantt pour
modifier la date de début, MS Project définit une contrainte « Début Au
Plus Tôt Le ».
† Si on saisit une date de fin pour une tâche
tâche, MS Project affecte
automatiquement une contrainte « Fin Au Plus Tôt Le ».

90
Définir une contrainte pour une tâche:
Illustration
2

1
91

Message de conflit de prévision


(Apparaît dans les contraintes peu flexibles)

92
Indicateur de contrainte

93

Supprimer une contrainte

94
Échéance

… MS Project permet de définir une échéance pour la fin d’une


tâche.

… L’échéance n’a pas le même effet sur le planning qu’une


contrainte.

… Elle n'affecte pas la façon dont les tâches sont prévues.

… L’échéance permet à MS Project d’afficher une alerte (indicateur)


si une tâche risque de se terminer après son échéance.

95

Affecter une échéance

… Objectif: Définir une échéance pour la date de fin d’une tâche

… Procédure :
† Sélectionner la tâche p
pour laquelle
q on souhaite définir une échéance.
† Cliquer sur « Informations sur la tâche »
† Cliquer sur l'onglet « Avancées ».
† Sous « Contrainte sur la tâche », sélectionner la date d'échéance dans
la zone « Échéance »

96
Affecter une échéance:
Illustration

3
4

6
1

97

Alerte en cas de risque de dépassement


d’une échéance

98
Affecter un calendrier à une tâche

99

Boîte de dialogue
g « Déplacer
p le p
projet
j »
(Pour modifier la date de début du projet, avec ou sans des échéances)

100
Chemin critique du projet

… Objectif: Identifier les tâches critiques du projet, tâches dont le


moindre retard se traduit par un décalage de la date de fin du
projet.

… Procédure :
† Sélectionner l’affichage « Suivi Gantt ».
† Les tâches du chemin critique sont, par défaut, représentées par des
barres en rouge.

On peut aussi afficher les tâches critiques sur l’affichage


« Diagramme de Gantt »,, en changeant leur format

101

Sur l’affichage « Suivi Gantt »:


les tâches critique sont affichées en rouge

N° Mode  Nom de la tâche Durée 06 Fév 12 20 Fév 12 05 Mar 12 19 Mar 12 02 Avr 12 16 Avr 12 30 Avr 12 14 Mai 12 28 Ma
Tâche S M D J L V M S M D J L V M S M D J L V M S M D J L V M S M
0 Développement de logiciel 68 jours 0%
1 Début du projet 0 jour 13/02
2 Analyse & conception 14 jours 0%
3 Analyse des besoins 5 jours 0%
4 Elaboration des SF 5 jours 0%
5 Conception achevée
Conception achevée 0 jour
0 jour 24/02
6 Conception validée 0 jour 01/03
7 Développement  35 jours 0%
8 Développement du module 1 20 jours 0%
9 Développement du module 2 10 jours 0%
10 Développement du module 3 15 jours 0%
11 Développement achevé
Développement achevé 0 jour
0 jour 19/04
12 Test 44 jours 0%
13 Elaboration des plans de test 2 jours 0%
14 Test du module 1 4 jours 0%
15 Test du module 2 4 jours 0%
16 Test du module 3 4 jours 0%
17 Test du module intégré
Test du module intégré 5 jours
5 jours 0%
18 Test achevé 0 jour 03/05
19 Formation  10 jours 0%
20 Fin 0 jour 17/05

102
103

Planification des ressources et


des coûts avec MS Project
j 2010

Planification des ressources et des coûts


avec MS Project 2010

† Entrée des ressources


† Affectation des ressources
† Planification des coûts
† Analyse
y de l’utilisation des ressources
† Modification des affectations

104
Entrée des ressources

… Créer une liste de ressources


… Principales caractéristiques des ressources:
† Définir les types des ressources
† Entrer les coûts des ressources
† Choisir la méthode d'allocation des coûts
… Définir le temps de travail d'une ressource
… Modifier le temps de travail d'une ressource
… Possibilité d’entrer p
plusieurs coûts p
pour une même ressource

105

Créer une liste de ressources

… Objectif: créer l’équipe du projet qui sera ensuite affectée aux


tâches

… Procédure:
† Utiliser l’affichage « Tableau des ressources »/ « Table Entrée »
† Dans le champ « Nom de la ressource », entrer un nom de ressource.
† Définir ensuite les caractéristiques de la ressource

106
Appliquer l’affichage
l affichage “Tableau
Tableau des ressources
ressources”

Affichage “Tableau des


1 ressources”

107

Définition de ressources génériques

3
1

108
Ajouter des ressources du carnet d’adresses, ou
d’Active Directory
1

2
109

Principales caractéristiques des ressources

… Type (Travail, Matériel, ou Coût)


… Étiquette Matériel (unité de mesure pour les ressources
« Matérielles)
… Initiales
… Groupe (pour des regroupements des ressources)
… Capacité
p max ((disponibilité)
p )
… Tx. Standard
… Tx. Hrs. Sup.
p
… Coût / Utilisation
… Allocation
… Calendrier de base

110
Définir les types des ressources

Dans la version 2010, il y a trois types de ressources :

… Ressources de type « Travail » : personnes ou équipements

… Ressources de type « Matériel » : dans la version française de MS


j , le terme matériel est utilisé p
Project, pour désigner
g des matériaux
ou fournitures consommables

… Ressources de type « Coût » : type introduit depuis la version


2007, pour une meilleure gestion des coûts

111

Entrer les coûts des ressources

… Les coûts des ressources peuvent être affectés sous forme de:
† Taux ((horaires,, jjournaliers,, ..):
) composante
p variable
† Coûts d'utilisation: composante fixe

… Procédure (sur l’Affichage, « Tableau des ressources » / « Table


Entrée »):
† Pour une ressource de type travail, dans le champ « Tx. Standard »,
« Tx. Hrs. sup. » ou « Coût/Utilisation », entrer les taux applicables à
la ressource.
† Pour une ressource matérielle, entrer un taux dans le champ « Tx.
Standard » ou « Coût/Utilisation ».

112
Entrer les ressources et leurs caractéristiques sur
l’affichage “tableau des ressources”
Entrer les noms des Il est possible d’utiliser Choisir le
ressources des groupes de ressources calendrier de base

Entrer les coûts des


ressources
Défi i lle type
Définir t

113

Définition des profiles de disponibilité des


ressources

114
Modifier le temps de travail d
d'une
une ressource

… Objectifs: prendre en considération un temps de travail différent


de celui du projet (par exemple, intégrant les congés)

… Procédure (sur l’Affichage, « Tableau des ressources » / « Table


Entrée »):
† Sélectionner la ressource pour laquelle on souhaite modifier le temps
de travail.
travail
† Cliquer sur « Informations sur la ressource », sur l'onglet « Général »,
puis sur le bouton « Modifier le temps
p p de travail ».
† Dans le calendrier, sélectionner les jours qu’on souhaite modifier, puis
utiliser la même procédure que celle pour la modification du
calendrier du projet

115

Modifier le temps de travail d'une ressource:


Illustration
2
Base calendar

116
Possibilité d’entrer plusieurs coûts pour une
même ressource

… Il est possible d’entrer jusqu’à 5 différents taux pour une même


ressource.
… Chacun des taux peut varier dans le temps
… Par exemple, une ressource peut avoir un taux différent en
fonction de la tâche à laquelle elle est affectée

… Procédure (sur l’Affichage, « Tableau des ressources » / « Table


Entrée »):
† Sélectionner
él une ressource, puis cliquer
l sur « Informations
f sur la
l
ressource ».
† Cliquer sur ll'onglet
onglet « Coûts » et entrer les informations dans la « Table
des taux de coûts ».

117

Définition des profiles des taux des coûts des


ressources

118
Affectation des ressources

… Affecter les ressources aux tâches


… Affecter les ressources aux tâches (1) Dans la zone « Noms
Ressources »
… Affecter les ressources aux tâches (2) Utilisant le bouton
« Affecter les Ressources »
… Affecter les ressources aux tâches (3) Utilisant le bouton
« Informations
I f i sur lla tâche
â h »
… Affecter les ressources aux tâches (4) à l’aide du « Planificateur
d’équipe »
… Affecter les ressources aux tâches (5) à l’aide d’affichages
combinés

119

Affecter les ressources aux tâches

Objectifs: Affecter à chaque tâche la (ou les) ressource(s) chargée (s)


de l’exécuter

Procédure :
… Utiliser l’affichage : « Diagramme de Gantt » / « Table Entrée »
… Affecter les ressources aux tâches. Plusieurs méthodes sont
possibles :
† Sélection des ressources directement dans la zone « Noms Ressources »
† Utilisation du bouton « Affecter les Ressources »
† Utilisation du bouton « Informations sur la tâche »

120
Affecter les ressources aux tâches dans la zone
« Noms Ressources »
Affecter les
resources

121

Utilisation de la fonction: « Affecter les


ressources »
1

3
3
4

122
Affecter des ressources à l’aide de la boîte de
dialogue “Informations sur la tâche”
1

2
4

123

Affecter des ressources à l’aide du


« Planificateur d’équipe »
1

2 3

124
Affecter des ressources à l’aide d’affichages
combinés

125

Analyse de l’utilisation
l utilisation des ressources

… Identifier les ressources sur


sur-utilisées
utilisées
… Afficher des histogrammes des ressources
… Afficher des informations détaillées sur le travail des ressources
… Afficher les sur-utilisations
… Effectuer un « Audit des ressources »
… Annuler l’audit
… Utiliser ll’inspecteur
inspecteur de tâche pour résoudre les sur-utilisations

126
Identifier les ressources sur-utilisées sur
l’affichage “tableau des ressources”

 N°  Resource Name  Type É  tiquette   I nitiales  Groupe  Max. Units  Std. Rate  O vt. Rate  Cost/Use  Allocation   alendrier de 
C  Code
Matériel base
 
1 Analyste1 Travail A Internal 100% 1 000,00 MAD/hr 0,00 MAD/hr 0,00 MAD Proportion Standard
2 Analyste2 Travail A Internal 100% 1 500,00 MAD/hr 0,00 MAD/hr 0,00 MAD Proportion Standard
3 Développeur1 Travail D Internal 100% 1 000,00 MAD/hr 0,00 MAD/hr 0,00 MAD Proportion Standard
4 Développeur2 Travail D Internal 100% 1 500,00 MAD/hr 0,00 MAD/hr 0,00 MAD Proportion Standard
5 Logiciel Matériel L External 20 000,00 MAD 0,00 MAD Fin
6 Prestataire Coût P External Fin

Ressources sur-
utilisée indiquée
en rouge

127

Afficher des histogrammes des ressources

L’affichage « Graphe des ressources » permet d’afficher plusieurs


histogrammes des ressources:

† Unité de pointe
† Travail
† Travail cumulé
† Sur-utilisation
† Taux de répartition
† Disponibilité restante
† Coût
† Coût cumulé
† Travail disponible
† Unité disponible

128
L’affichage
L affichage « Graphe des ressources »

2
3

129

Afficher des informations détaillées sur le travail


des ressources

… Objectif: identifier les causes des sur-utilisations, pour tenter de


les résoudre

… L’affichage « Utilisation des ressources» permet d’avoir ces


informations détaillées:
† Cet affichage permet de répondre à la question « qui fait quoi,
quand ».
† Sur la partie table (à gauche), les tâches sont regroupées selon les
ressources qqui leur ont été affectées.
† La partie chronologique (à droite) indique les périodes de réalisation
des tâches par chaque ressource, ainsi que le volume de travail prévu
pour la réalisation de chaque tâche.
tâche
† Le volume de travail est réparti par unité de temps.

130
Affichage « Utilisation des ressources »

1 Possibilité d’ajouter des détails à


l’aide du bouton droit de la souris

131

Affichage “Utilisation
Utilisation des tâches
tâches”

132
Effectuer un « Audit des ressources »

… Objectif: Résoudre les sur-utilisations des ressources en retardant


certaines tâches du projet

… Procédure :
† Utiliser l’affichage « Audit du Gantt »
† Effectuer l’audit en utilisant l’Onglet « Ressources » / Groupe
« Audit
A di »
† Si l’audit cause un retard inacceptable pour la date de fin du projet,
on peut l’annuler
l annuler : « Supprimer ll’audit
audit »

133

Définition des « Options d’audit


d audit »

134
Fonction “Auditer
Auditer tout
tout”

135

Constater l’effet de l’audit sur l’affichage “Audit


du Gantt”
1

3 4

136
Audit de ressource individuelle sur l’affichage
“Graphe des ressources”

137

Utilisation de l’ « Inspecteur de tâche » pour avoir des


suggestions pour la résolution des sur-utilisations

1 Inspecteur de
tâche

138
À l’aide de l’inspecteur de tâche:
Replanifier à la prochaine date disponible

139

Planification des coûts

… Affecter des coûts fixes aux tâches


… Enter les coûts des ressources de type « Coût »
… Consulter le coût de ll'ensemble
ensemble du projet

140
Affecter des coûts fixes aux tâches

… Objectif: prendre en compte les coûts fixes de certaines tâches


(cas des coûts forfaitaires)

… Procédure :
† Utiliser le « Diagramme de Gantt » / Table « Coût » (ou insérer la
colonne « Coût fixe»)
† D
Dans lle champ
h « Coût
C û fi
fixe » de
d la
l tâche,
â h taper lle coût.
û
† Dans le champ « Allocation des coûts fixes », sélectionner une
méthode dd'allocation.
allocation.

141

Insérer la colonne “Coût


Coût fixe
fixe” et entrer ces coûts

2
3

142
Enter les coûts des ressources de type “Coût”
Coût

Entrer le coût après affectation


d lla ressource de
de d type “Coût”
“C û ”

143

Consulter le coût total sur les


« Statistiques sur le projet »
1

3
144
Modification des affectations

… Relation: Durée / Travail


… Types de tâches
… Définir le type d’une tâche
… Utilisation de la « balise active » lors des modifications des
affectations

145

Relation : Durée / Travail

… Relation fondamentale:
Travail = Durée * Nombre d
d’unités
unités de ressources

… Unités de mesure:
† Durée: J (Jour ouvré)
† Travail: JH ou HJ ((Jour Homme))

146
Types de tâches

… Il y a 3 types de tâches dans MS Project :


† Travail fixe (q
(quand le volume de travail nécessaire p
pour réaliser une
tâche est fixe)
† Durée fixe (quand la durée nécessaire pour réaliser une tâche est fixe)
† Capacité
é fixe (quand le nombre d’unités
é de ressources nécessaires
é
pour réaliser une tâche est fixe)

… Pilotage par l’effort:


† Dans le cas des deux types « Durée fixe » et « Capacité fixe »,, la tâche
peut ou non être pilotée par l’effort
† Quand on ajoute des ressources à une tâche pilotée par l’effort, sa
d é di
durée diminue
i ((par déf
défaut))

147

Définir le type d’une


d une tâche

… Procédure:
† Sélectionner la tâche dont on souhaite définir le type.
† Cliquer sur « Informations sur la tâche » , puis sur l'onglet « Avancées »
† Dans la zone « Type de tâche », sélectionner de type approprié
† Activer ou désactiver la case à cocher « Pilotée par l'effort »

148
Utilisation de la « balise active » lors des
modifications des affectations

149

150

Définition
de la planification initiale
Définition de la planification initiale

… Planification de base
… Définir la planification initiale
… Affichage de la planification initiale sur « Gantt Suivi »
… Panifications initiales multiples
… Effacer la planification initiale
… Définir la planification temporaire

151

Planification de base

… La planification de base :
† Doit être définie q
quand les informations sur les tâches,, les ressources
et les coûts du projet sont entrées, ajustées et acceptées
† Permet de fixer une référence à laquelle les réalisations seront
comparées

… Il y a deux types de planification de base :


† Planification initiale
† Planification temporaire.
temporaire

152
La planification initiale et
planification temporaire

… La planification initiale:
† Enregistre
g toutes les informations sur le projet
p j (coûts,
( , durées,, dates,,
travail).
† Permet de calculer et analyser les écarts relatifs à ces informations
enregistrées

… La planification temporaire:
† N’enregistre que les dates de début et de fin des tâches
† Ne permet donc qu’un
qu un suivi partiel.
partiel

153

Définir la planification initiale

… Objectif: Disposer d’une référence pour la comparaison avec


l’avancement réel du projet.

… Procédure :
† Onglet
O l t « Projet
P j t », puis
i cliquer
li sur « Définir
Défi i lla planification
l ifi ti iinitiale
iti l ».
† Cliquer sur « Ensemble du projet » pour définir une planification
initiale du projet.
p j
† Cliquer sur « Tâches sélectionnées » pour ajouter des tâches à une
planification initiale existante.

… NB: Il est possible de définir jusqu'à 11 planifications initiales pour


un p
projet.
j Cette possibilité
p peut
p s’avérer très utile lorsqu’on
q
souhaite comparer les données réelles avec plusieurs types de
référence.

154
Définir la planification initiale:
Illustration
1

2
3

155

Affichage “Suivi Gantt”


Après la définition de la planification initiale
1

156
Modification du format du “Diagramme de Gantt”
pour afficher la planification initiale

2
3

157

Effacer la planification initiale

2
3

158
Définir la planification initiale pour des tâches
selectionnées
1

3
4

6
159

Ajouter des tâches au planning après définition


de la planification initiale

160
Redéfinir (remplacer) le planification initiale

161

Afficher plusieurs planifications initiales du


projet :“Gantt à planifié multiple”

1
2

3
4

162
Définir la planification temporaire

… Objectif: Disposer d’une référence pour les dates de début et de fin


des tâches du projet.

… Procédure :
† Onglet « Projet », puis cliquer sur « Définir la planification initiale ».
† Cliquer sur « Définir la planification temporaire ».
† Dans la zone « Copier », cliquer sur le nom de la planification temporaire
actuelle.
† Dans la zone « Dans », cliquer sur un nom pour la prochaine planification
temporaire
† Cliquer
q sur « Ensemble du p projet
j »p pour définir une p
planification
temporaire du projet.
† Cliquer sur « Tâches sélectionnées « pour définir une partie des prévisions.

… NB: Il est possible de définir jusqu'à 10 planifications temporaires


pour un projet (en plus des 11 planifications initiales possibles).

163

Définir la planification temporaire:


Illustration

1
2
3

164
165

Suivi des projets


avec MS Project 2010

Suivi de projet avec MS Project

… Après avoir défini une planification initiale du projet, et


commencé la réalisation des tâches, il faut mettre à jour le projet
selon les réalisations :
† dates de début et de fin réelles,
† pourcentage d'achèvement
d' hè d
des tâches
â h
† travail réel des ressources sur les tâches
† révision du travail restant

… Le suivi du réel permet


permet, de calculer les écarts par rapport au
planning de référence, et d’anticiper les événements qui risquent
d’affecter le projet.
p j

166
Mettre à jour le projet

… Différentes méthodes de mise à jour


… Entrer la date d’état du projet
p j
… Mettre à jour les tâches selon la planification
… Mettre
Mett e à jou
jour les tâc
tâches
es qu
qui n’avancent
ava ce t pas selo
selon la pla
planification
cat o
… Entrer le travail réel d'une ressource par période de temps
… Re-planifier
Re planifier le travail non commencé à la date d
d’état
état
… Remplacement d’une ressource par autre après entrée de valeurs
pour le travail réel
p

167

Différentes méthodes de mise à jour

… La mise à jour du projet peut être effectuée de plusieurs manières


qui diffèrent par le niveau de détail des informations entrées :
† Mise à jour
Mi j les
l tâtâches
h conformément
f é t à lla planification
l ifi ti ((méthode
éth d lla plus
l
rapide)
† Entrée des dates réelles de début et de fin des tâches
† Mise à jour de l'avancement sous forme de pourcentage
† Entrée des durées réelles et restantes des tâches
† Mise à jour du travail réel par période de temps (méthode la plus
détaillée)

… Le choix du niveau de détail des informations sur l’avancement du


projet dépend:
† Des besoins en information sur le projet (reporting,
(reporting analyse)
† Des préférences et priorités des parties impliquées dans le projet.

168
Entrer la date d
d’état
état du projet

… Objectif: Indiquer la date correspondant à la mise à jour du projet


(Date d’état)

… Procédure :
† Onglet « Projet », cliquer sur « Informations sur le projet »
† Dans la zone « Date d’état », entrer la date à laquelle se rapporte la
mise
i à jjour d
du projet.
j

169

Entrer la date d’état du projet:


Illustration

170
Entrée du % achevé

171

Utilisation des boutons du % achevé sur le ruban

172
Mettre à jour le projet selon la planification
(mise à jour automatique)

173

Mettre à jour une tâche selon la planification


(mise à jour automatique)

174
Mettre à jour les tâches qui n’avancent pas
selon la planification

… Objectif: suivre la réalisation des tâches qui n’avancent pas selon


la planification initiale, en entrant leurs dates, leurs durées, ou
leur % de réalisation.
réalisation

… Procédure 1: « Table » / « Suivi »

… Procédure 2 : Boîte de dialogue « « Mettre à jour les tâches ».


»

… NB :
† L’entrée des dates réelles permet à MS Project de re-planifier la suite
du projet.
† Si on entre une d
date d
de fi
fin, MS P
Project
j suppose que lla tâche
â h est
achevée à 100 %.

175

Utilisation de la table « Suivi »

176
Utilisation de la boîte de dialogue
“Mettre à jour les tâches”
1
3
4

177

Mettre à jour le travail réel sur les tâches


(Affichage « Utilisation des tâches »)

… Objectif: suivre le travail réel effectué sur les tâches


(globalement ou par période en utilisant les champs
chronologiques de MS Project)

… Procédure :
† Utiliser l’affichage « Utilisation des tâches » / Tables « Travail »
† À l’aide du bouton droit de la souris,, ajouter
j le « Travail réel » ((sur la
partie chronologique)
† Entrer le travail réel effectué sur la tâche:
„ Soit globalement dans le champ « Réel » (Travail réel) de la table « Travail »
(le travail réel et le travail restant sont alors répartis entre les ressources
en fonction des prévisions)
„ Soit d
d’une
une manière détaillée dans la partie chronologique de ll'affichage
affichage, en
entrant le travail réel effectué sur la tâche, par ressource, et par période
de temps (un jour, une semaine, …)

178
Entrer le travail réel par période (jour)

179

Re-planifier le travail non commencé à la date


d’état

… Objectif: re-planifier le travail non réalisé à partir de la date


d’état du projet

… Procédure:
† Entrer la date d’état du projet ( « Information sur le projet »)
† Sélectionner la (ou les) tâche(s) à re-planifier
† Cliquer sur l’onglet « Tâche » / Groupe « Tâche » / Bouton
« Déplacer »/ puis « Composants inachevés à la date d’état »
† Le travail non réalisé est alors re-planifié
re planifié à partir de la date d
d’état
état du
projet

180
Re-planifier le travail non commencé à la date
d’état: Illustration

181

Remplacement d’une ressource par autre


(après entrée de valeurs pour le travail réel)

182
Remplacement d’une ressource par autre
(résultat du remplacement)

183

Comparaison des réalisations avec le planning


initial

Parmi les comparaisons les plus utiles:


… Statistiques sur le projet: comparaison de dates, durée, travail et
coût relatifs au projet
… Affichage « Suivi Gantt »: comparaison « graphique » des plannings
initial et courant
… Table « Variation »: comparaison des dates de début et de fin des
tâches
â h
… Table « Coût »: comparaison des coûts des tâches et des
ressources
… Table « Travail »: comparaison de travail des tâches et des
ressources

184
Statistiques sur le projet:
Comparaison de dates, durée, travail, coût

185

Affichage « Suivi Gantt »: comparaison


« graphique » des plannings initial et courant

N° Nom de la tâche Début réel an 12 06 Fév 12 20 Fév 12 05 Mar 12 19 Mar 12 02 Avr 12 16 Avr 12 30 Avr 12 14 Mai 12 28 Mai 12 11 Jui 1
V M S M D J L V M S M D J L V M S M D J L V M S M D J L V M S M D J L V
0 Développement de logiciel un 13/02/12 12%
1 Début du projet
Déb td j t L 13/02/12
Lun 13/02/12 13/02
2 Analyse & conception Lun 13/02/12 100%
3 Analyse des besoins Lun 13/02/12 100%
4 Elaboration des SF Lun 20/02/12 100%
5 Conception achevée Ven 24/02/12 24/02
6 Conception validée Jeu 01/03/12 01/03
7 Développement  NC 0%
8 Développement du module 1 NC
9 Développement du module 2 NC 0%
10 Développement du module 3 NC
11 Développement achevé NC 24/04
12 Test NC 0%
13 Elaboration des plans de test  NC 0%
14 Test du module 1 NC 0%
15 Test du module 2 NC 0%
16 Test du module 3 NC
17 Test du module intégré NC
18 Test achevé
Test achevé NC 08/05
/
19 Formation  NC
20 Fin  NC 22/05

186
Table « Variation »: comparaison des dates de
début et de fin des tâches

187

Table “Travail”
(sur un affichage combiné)
1

2 4

188
Table “Coût”
(sur un affichage combiné)
1

2 4
3

189

190

Impression et communication
d’informations sur le projet
p j
Mise en forme et impression d’informations
sur le projet

… Mettre en forme le style du texte


… Mettre en forme une catégorie de barres du Gantt
… Modifier le « quadrillage »
… Copier des éléments spécifiques vers d’autres
d autres applications
… « Copier une image » du plan du projet

191

Modifier le format du texte pour des éléments


spécifiques
2

3
1

192
Mettre en forme le style du texte:
Pour modifier le format sur l’ensemble de l’affichage

193

Accéder au “Style des barres” pour mettre en


forme les barres d’un affichage

194
Utiliser “Style des barre”:
Pour mettre en forme la barre d’une tâche
2
3
4

195

Utiliser “Style des barre”:


Pour mettre en forme les barres des affichages
1
2

196
Ajouter du texte aux barres

197

Modifier le “quadrillage”
quadrillage

4
3

198
Selectionner des éléments à copier

199

Résultat d’une copie pour envoie par email


(copier / coller)

200
Utiliser « Copier l’image »
Pour copier des affichages vers d’autres applications

2
3

201

Utilisation de « Copier l’image »:


Résultat d’une copie vers PowerPoint

202
Rapports de base

… Rapports de base prédéfinis


… Imprimer un rapport de base
… Les six catégories de rapports de base disponibles :
† Vue d'ensemble,,
† Activités en cours,
† Coûts,
† Affectations,
† Charge de travail,
† Personnalisés

203

Rapports de base prédéfinis

… Les rapports de base prédéfinis permettent de présenter des


informations de différentes natures sur le projet.

… Il est aussi possible de créer d’autres rapports pour répondre aux


besoins particuliers des utilisateurs

… Les six catégories de rapports de base disponibles :


† Vue d'ensemble,
† Activités en cours,
† Coûts,
† Affectations,
† Ch
Charge de
d travail,
t il
† Personnalisés

204
Imprimer un rapport de base

… Procédure:
† Onglet
g « Projet
j » / Groupe
p « Rapports
pp »: cliquer
q sur « Rapports
pp ».
† Cliquer sur la catégorie de rapport de votre choix, puis sur
Sélectionner.
† Cliquer sur le rapport à imprimer, puis sur « Sélectionner
é ».
† Pour modifier l'apparence des pages de votre rapport, cliquer sur
« Mise en page »,
» effectuer les corrections nécessaires
nécessaires, puis cliquer sur
« Aperçu avant impression » pour voir les modifications.
† Cliquer sur « Imprimer ».

… NB: pour imprimer un rapport de la catégorie Personnalisé,


† Le sélectionner dans la zone « Rapports »
† Cliquer sur « Imprimer ».

205

Les six catégories de rapports de base

206
Rapports de la catégorie
« Vue d'ensemble »

Récapitulatif du projet: Synthèse du


projet récapitulant le coût, les
dates de début et de fin, la quantité
totale de travail,
travail et le nombre de
tâches et de ressources.
Tâches de niveau supérieur: Tâches de
niveau supérieur,
p , affichant les dates
de début et de fin prévues, la
durée, le % achevé, le coût et le
travail.
Tâches critiques: Tâches critiques,
critiques
affichant les dates de début et de
fin prévues et les prédécesseurs et
successeurs de chaque tâche.
Jalons: Jalons triés en fonction de la
date de début.
Jours ouvrés: Heures de travail pour
chaque
h jjour d'
d'une semaine
i d du
calendrier de base.

207

Rapports de la catégorie
« Activités en cours »

Tâches non commencées: Tâches non


commencées (trié en fonction de la date
de début), leur durée, leurs
prédécesseurs,
édé lles d
dates
t ded déb
débutt ett d
de
fin, les ressources et les affectations,
Tâches sur le point de commencer (ou finir):
Tâches devant commencer (ou finir) dans
un délai
dél i à spécifier.
é ifi
Tâches en cours de réalisation: Tâches en
cours, affichant les mois durant lesquels
ces tâches sont réalisées.
Tâches achevées: Tâches terminées,
affichant les mois durant lesquels ces
tâches ont été réalisées.
Les tâches auraient dû commencer: Tâches
qui auraient dû commencer (et qui n’ont
pas encore démarré) à une date à
spécifier.
Tâches en glissement: Tâches (non finie)
dont l'achèvement a été reprogrammé à
des dates ultérieures aux dates de fin
planifiées.

208
Rapports de la catégorie
« Coûts »

Cash-flow: Tableau affichant les


coûts hebdomadaires par tâche.
Budget: Liste des tâches, affichant le
coût planifié de chaque tâche et
la variation entre ce coût et celui
mis à jour
Tâches dépassant le budget: Liste
des tâches dont le coût dépasse la
planification.
R
Ressources dépassant
dé t le
l b budget:
dg t
Liste des ressources dont le coût
dépasse la planification.
Audit des coûts: Liste des tâches
avec les valeurs planifiées, les
valeurs acquises, les coûts réels et
les variations entre ces valeurs.
C rapport,
Ce t b
basé
é sur lla méthode
éth d
de la valeur acquise, donne une
idée sur la performance du projet

209

Rapports de la catégorie
« Affectations »

Qui fait quoi: affiche, pour


chaque ressource, les tâches
affectées,, le travail p
planifié,,
les dates de début et de fin.
Qui fait quoi quand: affiche,
pour chaque ressource, les
tâches affectées et le travail
quotidien planifié pour chaque
tâche.
Liste de tâches: Liste
hebdomadaire des tâches
affectées à une ressource
spécifiée.
Ressources surutilisées: Liste
des ressources surutilisées et
des tâches auxquelles elles
sont affectées.

210
Rapports de la catégorie
« Charge de travail »

Utilisation des tâches: Liste


des tâches et des ressources
qui leur sont affectées et la
quantité
tité de
d ttravail
il prévu
é
hebdomadairement.

Utilisation des ressources:


Liste des ressources et des
tâches affectées et la
quantité de travail prévu
h bd
hebdomadairement
d i

211

Rapports de la catégorie
« Personnalisés »

… Cette catégorie
g comprend
p les
rapports des 5 autres
catégories

… Cette catégorie permet de


créer
é d des rapports d
de b
base
personnalisés

212
Imprimer des rapports prédéfinis

2
4
3

6
5

213

Créer un rapport visuel

… Objectif: Afficher les données d'un projet sous forme de tableaux


croisés dynamiques dans Excel et de diagrammes croisés
dynamiques dans Visio.

… Procédure:
† Onglet « Projet » / Groupe « Rapports »: cliquer sur « Rapports
visuels ».
† Sous l'onglet « Tout », cliquer sur le rapport à créer.
† Sélectionner le niveau des données dd'utilisation
utilisation à inclure dans le
rapport: Années, Trimestres, Mois, Semaines ou Jours
† Cliquer sur Afficher pour générer le rapport et l'ouvrir dans Excel ou
dans Visio.

214
Créer un rapport visuel

2
3

215

Un exemple de rapport visuel:


« Rapport des flux de trésorerie »

216
217

Filtres groupes,
Filtres, groupes et tris

Utilisation des « filtres »

… Filtres de tâches disponibles


… Filtres de ressources disponibles
… Appliquer un filtre automatique
… Appliquer un filtre
… Appliquer une mise en surbrillance

218
Parmi les filtres de tâches disponibles:

‰Coût supérieur à… ‰Coût dépassant le budget ‰Jalons


‰Utilisant la ressource… ‰Devait commencer le… ‰Champs liés
‰Tâches non commencées ‰Tâches à durée estimée ‰Créé après…
‰Tâches récapitulatives ‰Groupe de ressources… ‰Toutes les tâches
‰Travail dépassant le budget ‰Tâches en glissement ‰Tâches critiques
‰Tâches en cours de réalisation ‰Tâches avec dates figées ‰Tâches achevées
‰Tâches/affectation avec heures ‰Tâches avec pièces ‰Intervalle de
supplémentaires jointes temps…
‰Tâches en retard/ dépass.
dépass De budget ‰Tâches de niveau ‰Avancement en
affecté à… supérieur glissement/en retard
‰Utilisant la ressource dans ‰Devant commencer/finir ‰Tâches inachevées
l’i
l’intervalle
ll dde temps… avant le…
l
‰Tâches avec calendrier de tâches ‰Tâches avec échéance ‰Plage de tâches…
affecté

219

Parmi les filtres de ressources disponibles:

‰Toutes les ressources ‰Ressources surutilisées ‰Champs liés


‰Travail dépassant le budget ‰Affectations en cours ‰Créé après…
‰Affectations en glissement ‰Intervalle de temps… ‰Travail achevé
‰Affectations non commencées ‰Plage de ressources… ‰Travail inachevé
‰Avancement en glissement/en retard ‰Ressources – Coût ‰Groupe…
‰Devant commencer/finir avant le… ‰Ressources – Matériel
‰Coût dépassant le budget ‰Ressources – Travail
‰Ressources/affectations avec temps ‰Ressources avec pièces
supplémentaires
lé t i j i t
jointes
‰Ressources ne concernant pas le ‰Ressources concernant le
budget budget
‰Devant commencer avant le… Coût supérieur à…

220
Appliquer un filtre automatique

AutoFilter Applied will


appear in the Status Bar

221

Appliquer un filtre

… Objectif: Afficher des tâches ou des ressources qui répondent à


des critères spécifiques
… Procédure :
† Pour filtrer les informations relatives aux tâches, utiliser un affichage
de tâches.
â Pour filtrer les informations liées
é aux ressources, utiliser un
affichage de ressources.
† Utiliser ll’onglet
onglet « Affichage »,
» Groupe « Données »,
» puis cliquer sur le
filtre à appliquer.
† Pour appliquer un filtre ne figurant pas la liste, cliquer sur « Autres
filtres ».
† Pour les filtres interactifs, entrer les valeurs requises.
† Pour désactiver un filtre,
filtre cliquer sur « Aucun filtre »

222
Appliquer un filtre :
Illustration
1

223

Exemple du filtre: “Tâches


Tâches achevées
achevées”

4
5

224
Exemple d’un
d un filtre interactif

225

Boîte de dialogue: « Autres filtres »

226
Appliquer une mise en surbrillance

1
2

227

Modifier le style de texte des tâches en


surbrillance
1

228
Utilisation des « groupes »

… Groupes de tâches disponibles


… Groupes de ressources disponibles
… Appliquer un groupe

229

Groupes de tâches disponibles(1)

… Durée
Le groupe « Durée » classe et affiche les tâches du projet en fonction du nombre de jours
que requiert leur accomplissement.
… Durée puis priorité
L groupe « Durée
Le D é puis i priorité
i ité » classe
l lles tâ
tâches
h d du projet,
j t d'
d'abord
b d en ffonction
ti d de lla
durée, puis par priorité (par intervalles de 100) au sein de chaque groupe de durée..
… Jalons
Le groupe « Jalons » sépare les jalons des autres tâches.
… Priorité
Le groupe « Priorité » classe et affiche les tâches du projet en fonction de leur priorité (par
intervalles de 100).
… Priorité Conserver la structure hiérarchique
Le groupe « Priorité Conserver la structure hiérarchique » classe et affiche les tâches du
projet d'abord par leurs numéros hiérarchiques, puis par leur priorité dans le plan.

230
Groupes de tâches disponibles (2)

… Tâches achevées et Inachevées


Le groupe « Tâches achevées et inachevées » classe les tâches du projet dans ces trois
groupes % Travail achevé : 0, 1-99 et 100.
… Tâches critiques
L groupe « Critique
Le C iti » sépare
é lles tâ
tâches
h critiques
iti d
de celles
ll non critiques.
iti
… Type de contrainte
Le groupe « Type de contrainte » classe et affiche les tâches de votre projet en fonction des
contraintes appliquées (Le Plus Tard Possible, Dès que Possible, Fin Au Plus Tôt Le, Fin
Au Plus Tard Le, Doit Finir Le, Doit Commencer Le, Début Au Plus Tôt Le et Début Au Plus
)
Tard Le).

231

Groupes de ressources disponibles (1)

… Groupe de ressources
Le groupe « Groupe de ressources » classe et affiche les ressources en fonction du contenu
de leur champ « Groupe de ressources ».
… Ressources achevées et inachevées
L groupe « Ressources
Le R achevées
h é ett iinachevées
h é » classe
l ett affiche
ffi h lles ressources d
dans ces
trois groupes % Travail achevé : 0, 1-99 et 100.
… Ressources de travail vs. Matérielles
Le groupe « Ressources de travail vs. Matérielles » classe les ressources selon s'il s'agit de
ressources matérielles ou de ressources de travail.
… St t
Structure hié
hiérarchique
hi conservantt lles affectations
ff t ti
Le groupe « Structure hiérarchique conservant les affectations » classe et affiche les
affectations des ressources selon la hiérarchie du plan du projet.

232
Groupes de ressources disponibles (2)

… Taux standard
Le groupe « Taux standard » classe et affiche les ressources en fonction de leur taux
standard.
… Type de ressources
… Le groupe « Type
L T de
d ressource » classe
l ett affiche
ffi h lles ressources en ffonction
ti d de leur
l ttype
(travail, matériel ou coût).

233

Appliquer un groupe

… Objectif: regrouper des informations liées à des tâches ou à des


ressources afin de comparer et analyser des données groupées
(ayant certaines caractéristiques communes).

… Procédure :
† Utiliser l’onglet « Affichage », Groupe « Données », puis cliquer sur le
groupe à appliquer.
appliquer
† Pour désactiver un filtre, cliquer sur « Aucun groupe »

234
Exemple de groupe de tâches :
Tâches critiques
1

235

Exemple de groupe de tâches:


Durée
1

2
3

236
Exemple de groupe de ressources:
Type
1

2
3

237

Trier des informations dans un affichage

… Objectif: afficher des tâches ou des ressources dans un ordre particulier. Le


tri peut être effectué en fonction de divers critères : coût, durée, date de
début ou de fin dd’une
une tâche, …
… Procédure :
† Pour trier les informations relatives aux tâches, cliquer sur un affichage des tâches,
† Pour trier les informations liées
é aux ressources, cliquer un affichage des ressources,
† Utiliser l’onglet « Affichage », Groupe « Données », cliquer sur « Trier », puis
sélectionner le critère de tri, ou bien cliquer sur « trier par »
† Pour trier selon un deuxième
è critère,
è cliquer dans la zone « Puis par » sur un autre
champ, cliquer sur « Croissant » ou « Décroissant », puis cliquer sur « Trier ».
† Pour restaurer l'ordre de tri par défaut, cliquer sur « Rétablir ».
† Cette restauration concerne simplement les valeurs par défaut des options de tri
† Si les tâches ou les ressources ont été renumérotées de façon permanente (après
avoir coché la case Renumérotation permanente des tâches ou Renumérotation
permanente des ressources),
ressources) cet ordre de numérotation n'est
n est pas redéfini lorsqu’on
clique sur « Rétablir »

238
Appliquer un tri

2
3

239

Créer un tri personnalisé

1
2

5
4

240

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