UNIVERSIDAD MANUELA BELTRAN

Especialización Servicios Telemáticos e Interconexión De Redes

PROYECTO DE INVESTIGACION I

ANTEPROYECTO DE INVESTIGACIÓN

Presentado por: Liliana Elizabeth Arciniegas Coral

Franco Antonio Reina Argoty

San Juan de Pasto, Octubre 2012

 Introducción.

Las Tecnologías de la Información y Comunicación; al igual los Sistemas de

Información ejercen una influencia creciente en la cadena de valor de las

organizaciones; la necesidad de satisfacción de clientes, productos y servicios

exige mayor productividad en la industria, el comercio, la educación que se debe

suplir siendo recurrente, ingenioso y hábil para brindar a las empresas la

oportunidad de productividad y satisfacción de las necesidades a través de la

incorporación de estas herramientas, informáticas y de telecomunicaciones.

La Cooperativa de Empleados SENA regional Nariño es una asociación

autónoma de personas vinculadas a SENA, que se han unido en forma voluntaria,

para hacer frente a sus necesidades orientada por principios y valores solidarios y

de calidad persona jurídica de derecho privado vinculado al sector cooperativo.

Las cooperativas en Colombia presentan un amplio campo por explorar en su

área informática, por lo que existe la necesidad de crear estas herramientas, que

contribuyan al desarrollo y competitividad en los servicios ofrecidos, organización,

agilidad en los procesos, así como compartir recursos y colaboración en todos los

niveles de la organización brindando mayor control, planificación y ejecución de

objetivos en las directrices empresariales utilizando una herramienta que soporte

en forma virtual las consultas en línea se facilita la toma de decisiones del estado

actual de sus afiliados en pago de créditos, aportes, estados de cuenta, solicitud

de nuevos créditos, afiliación de nuevas personas, además se presta información

acerca de los servicios cooperativos, productos financieros, informe de gestión

pública, clip noticioso, agilizando las labores administrativas de la entidad.

 .1. Titulo

Sistema de Información Integrado para el Manejo de Operaciones

Comerciales y Administrativas en la Cooperativa de Empleados de SENA Regional

Nariño.

.2. Contexto

La Cooperativa de Empleados SENA Regional Nariño se encuentra ubicada

en la ciudad de Pasto, en la Calle 21 No. 21B – 78 Sector de la Panadería, su

número de telefónico es 7203608 y su correo electrónico coopsena@gmail.com.

Es una asociación autónoma de personas, vinculadas con el SENA o con

COOPSENA, que se han unido voluntariamente, para hacer frente a sus

necesidades y aspiraciones económicas, sociales y culturales comunes, por medio

de una empresa de propiedad conjunta, gestionada democráticamente y orientada

por principios y valores solidarios y de calidad Persona jurídica de derecho privado

vinculada al sector cooperativo, cooperativa multiactiva, reconocida mediante

Resolución No.0508 de junio 15 de 1.977, del Departamento Administrativo

Nacional de Cooperativas e inscrita en la Cámara de Comercio de Pasto.

Misión

COOPSENA es una empresa sin ánimo de lucro, comprometida con el

desarrollo integral de nuestros asociados y la comunidad nariñense, que dirige sus

esfuerzos hacia la prestación de servicios, fomento y desarrollo de proyectos

productivos, con calidad, dentro del marco de los principios solidarios.

Visión

COOPSENA hacia el 2015 será una organización de economía solidaria

con infraestructura propia, que lidere, fomente y ejecute proyectos productivos y

sociales a través de servicios de educación para el trabajo, capacitación, asesoría,

asistencia técnica, financieros y de recreación que eleven la calidad de vida del

asociado, aprovechando el talento humano calificado, y contribuyan al desarrollo

sostenible de la región.

.3. Planteamiento del problema

.3.1. Formulación del problema

En Colombia estamos inmersos en un proceso de expansión económica,

social, cultural y tecnológica; por tanto nuestro deber es aportar en el sector

económico empresarial, proyectando su campo laboral y social.

La vertiente creciente en la innovación de servicios y productos trae

inmerso las nuevas posibilidades de desarrollo y con ello a mirar que los métodos

empleados para llevar a cabo determinadas tareas se están volviendo obsoletas,

inoperantes, poco competitivas frente a los competidores, generan además

mayores recursos de tiempo y desplazamiento.

La Cooperativa de Empleados SENA regional Nariño, actualmente presta

los servicios de crédito y ahorro a sus afiliados, afiliación de nuevos usuarios,

previsión exequial, seguro de vida, Educación solidaria en Cooperativismo,

Convenios comerciales con Almacenes e Instituciones. Actualmente se

encuentran 215 afiliados distribuidos en las ciudades de Pasto, Ipiales y Tumaco.

El servicio de mayor demanda al interior de la Cooperativa es el de crédito y

ahorro que implica en la mayoría de veces trasladarse hasta la ciudad capital para

la solicitud de formatos de crédito o afiliación, pagos de aportes, afiliación de

nuevos usuarios, servicios pre exequiales.

El afiliado presenta inconvenientes en el desarrollo de los pagos mensuales

en sus cuotas de afiliación y pago de créditos, el proceso de pago se lleva a cabo

a través de una entidad bancaria Banco de Bogotá o Bancoomeva; el recibo de

consignación se debe llevar en forma personal hasta las instalaciones de la

cooperativa donde se emite un recibo manual de pago de cuota de crédito,

también se puede escanear recibo de pago de entidad bancaria para ser enviado

por correo electrónico hasta la cooperativa donde finalmente se hace el descargo

de pago en el sistema contable SADMIN, programa contable que permite llevar

Contabilidad, Cartera, Créditos y Tesorería en este proceso se presentan

inconvenientes como perdida de recibos; ilegibilidad de los recibos, cambios de

destinatario, en ocasiones aparecen consignaciones que no tienen un responsable

por falta de firma o documento de identificación, falta de consulta en los valores a

cancelar en línea de créditos y ahorros, numero de cuota(s), canceladas, que

generan un menor o mayor pago en el valor de cancelación de crédito y en

aportes, la situación se torna cada vez más compleja conduciendo a que los

servicios prestados sean de mala calidad, indicando poco interés en la solución de

inconvenientes como consecuencia la pérdida o retiro de afiliados.

 Cuando se hace la solicitud de revisión de estados de cuenta en créditos o

en pago de cuotas de afiliación, servicios exequiales, el afiliado debe esperar entre

5 y 7 días en otras ocasiones no se tiene una contestación oportuna, por lo que

debe realizar la diligencia trasladándose hasta la ciudad de Pasto y solicitar en las

oficinas de la cooperativa su necesidad requerida.

El sistema de envío de información en cuanto a Asambleas programadas,

nueva normatividad, actividades de integración, programas de capacitación,

afiliación de nuevos usuarios, actualización de datos personales y profesionales,

solicitud de información y opinión a través de encuestas, solicitud de quejas y

reclamos es deficiente a pesar de contar con una página en Internet la cual no se

usa en forma efectiva y eficiente ya que no se ha actualizado desde el momento

de su creación.

Se podrá construir un sistema de Información Integrado para el Manejo de

Operaciones Comerciales y Administrativas en la Cooperativa de Empleados de

SENA Regional Nariño.

.3.2. Delimitación o alcance del problema

Estas actividades motivan al desarrollo de un Sistema de Información que

concentre varios procesos para ayudar a mejorar la calidad de los servicios

prestados por la Cooperativa, a través de software diseñado y desarrollado a la

medida, permite organización y agilidad en los procesos, brindando mayor control,

planificación y ejecución de objetivos en las directrices empresariales utilizando

una herramienta que soporte en forma virtual las consultas en línea se facilita la

toma de decisiones (cuotas atrasadas), del estado actual de sus afiliados en pago
de créditos, aportes, estados de cuenta, solicitud de nuevos créditos, afiliación de

nuevas personas, además se presta información acerca de los servicios

cooperativos, productos financieros, informe de gestión pública, clip de actualidad,

agilizando las labores administrativas de la entidad.

.4. Justificación

La Cooperativa de Empleados SENA Regional Nariño, debe optar por

medidas correctivas prioritarias en el desarrollo de sus procesos actuales que le

permitan a través de un sistema de información llevar sus procesos en forma,

organizada, segura, ágil exacta y confiable ganando credibilidad ante sus afiliados

y público.

Actualmente no existe un control adecuado sobre los recibos generados por

las entidades bancarias, existen depositados pagos que hasta el momento no se

determina su destinatario u origen, duplicados de información o por el contrario

ausencia de esta, tampoco existe una estadística del estado de crecimiento o

decrecimiento en la línea de pago de créditos y ahorros.

El análisis, diseño y desarrollo de un Sistema de Información en la

Cooperativa de Empleados SENA regional Nariño, permitirá consultar el estado de

cuenta, descargar recibos de pago, informarse acerca de los servicios presentes

en la cooperativa, obteniendo información oportuna, eficiente tanto para la

empresa como para el cliente, actualización de datos, su normatividad,

asambleas y eventos accesibles en el manejo y carga de la información desde el

área administrativa hasta el área gerencial, mejorando el servicio se convierte en

otra herramienta contable y de información para sus clientes y el público en

general.

.5. Objetivos

.5.1. Objetivo General

Diseñar y Desarrollar un Sistema de Información Integrado para el Manejo

de Operaciones Comerciales y Administrativas en la cooperativa de empleados de

SENA Regional Nariño. Para mejorar los servicios de crédito y ahorro prestados a

sus afiliados.

.5.2. Objetivos específicos

 Determinar los requerimientos de información necesarios a partir de los

usuarios particularmente involucrados.

 Realizar el análisis de las necesidades del sistema de información que se

pretende implementar en la Cooperativa de SENA Regional Nariño.

 Diseñar el sistema de información utilizando las técnicas y herramientas

de acuerdo a la arquitectura del sistema de información.

 Implementar el sistema de información en línea que permita cumplir con

los requerimientos de acuerdo al diseño realizado, utilizando paradigmas

de programación.

 Implantar el sistema de información dentro del servidor web con que

cuenta la cooperativa.
 6. Hipótesis

La falta de un sistema de información en línea en la Cooperativa de

Empleados SENA Regional Nariño COOPSENA, que permita realizar funciones

administrativas ágiles como controles en los pagos que realizan sus afiliados,

consultas del estado de cuenta, descarga de archivos, información oportuna y

eficiente de los servicios tanto para el cliente como para la empresa, hace que

muy posiblemente se cometa un sinnúmero de errores que pueden producir

factores de riesgo hacia quienes se dirige éste servicio como a la sostenibilidad de

la organización.

La gran mayoría de casos se presentan por la inexistencia de un control en la

información de pagos mensuales, debido a que en el momento es necesario que

el cliente los presente físicamente; además los servicios prestados se deben

realizar personalmente, siendo un gran inconveniente para los afiliados que se

encuentran en sedes diferentes por costo y tiempo, al tener que desplazarse a la

ciudad donde se encuentra la oficina de la Cooperativa.

7. Marco Teórico

7.1 Estado del Arte

7.1.1 Migración De Cableado Existente A Cableado Estructurado Categoría 6 En

La Empresa Arrocera Sahagun S.A.

Institución

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia – Unad Cead Corozal

Autores
 Reinaldo Castellaños Peña Fiel

Lely Liliana Díaz Izquierdo

Tatiana Isabel Herazo Usta

FECHA DE REALIZACION 2007

RESUMEN DEL PROYECTO

La Investigación trata de determinar la inversión y los

requerimientos necesarios para emigrar el cableado existente a cableado

estructurado categoría 6 en la Empresa Arrocera Sahagún S.A. se busca

mejorar el sistema de comunicación e interconexión entre dependencias

aprovechando un cableado estructurado nivel 6 que le permita expandir a

avanzar en nuevas tecnologías, con adaptación de equipos de mayor

potencia, dando como resultado una excelente comunicación entre las

diferentes secciones de la empresa.

7.1.2 Sistema De Páginas En Internet De Los Productos Que Ofrece La Empresa

Colacteos Nariño Ltda.

Institución

Institución Universitaria – Cesmag

Autores

José Luis Cifuentes Guerrero

Dalila Elizabeth Tovar Palacios

FECHA DE REALIZACION 2005

RESUMEN DEL PROYECTO

 Con el ánimo de modernizar sus estrategias de mercadeo

publicitario la cooperativa de Productos Lácteos de Nariño Colacteos,

busca innovaciones de acuerdo a las nuevas tecnologías de la

información y la comunicación que le permiten agilizar los servicios y la

consulta oportuna de los mismos para mantener actualizados sus

productos y la información a sus usuarios.

La cooperativa busca integrar las estrategias de mercadeo junto

con las estrategias comerciales que ofrece internet con mayor amplitud

y facilidad de integración de servicios. Posibilita ampliar la información

de sus productos y servicios a otro público potencial.

7.1.3 Análisis, Diseño Y Desarrollo De Un Software Aplicativo Con El Objeto De

Administrar Los Procesos Contables En La Empresa Bonny De Planeta

Rica – Córdoba

Institución

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia – Unad Cead Corozal

Autor

Wilson De Jesús Olmos Álvarez

FECHA DE REALIZACION 2007

RESUMEN DEL PROYECTO

Con la investigación planteada se pretende diseñar un software que

permita facilitar y agilizar el servicio de venta de computadores, partes y

suministros(facturación), proveedores, asesorías, reparaciones,

 mantenimientos y prestar el servicio de informática y sistemas,

atendiendo así el problema de la creciente demanda de usuarios de la

empresa, a través de un software que satisfaga plenamente las

necesidades de los consumidores, que permita en forma rápida y eficaz

llevar los procesos administrativos –empresariales.

7.1.4 Proyecto De Investigación Para La Implementación De Un Sistema De

Información De Gestión Documental Para El Area De Archivos De Registros

Públicos De La Cámara De Comercio De Palmira

Institución

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia – Unad

Autores

Mayerline Jaramillo Jiménez

Piedad Vélez Flórez

FECHA DE REALIZACION 2008

RESUMEN DEL PROYECTO

El proyecto de investigación busca presentar un modelo de

implementación que permita la digitalización de la documentación sujeta

a registro en la Cámara de Comercio de Palmira, garantizando de

manera integral la efectividad en el manejo de la información,

asegurando la seguridad en el manejo de la información para su

conservación y posteriores consultas, que se adapte a la empresa,

también se busca optimizar la utilización de espacios, y se evita la

 manipulación de documentos imprimiendo seguridad en su

manipulación.

7.1.5 Diseño y Elaboración De Una Página Web Para Dar A Conocer El

Programa De Regencia De Farmacia De La Unad En Cuanto A

Medicamentos Y Dispositivos Médicos en el Área Hospitalaria

Institución

Universidad Nacional Abierta Y A Distancia - Unad

Autor

Nancy Esperanza Leon Cely

FECHA DE REALIZACION

2012

RESUMEN DEL PROYECTO

Con este estudio se pretende elaborar y diseñar una página web

donde muestre algunos de los medicamentos y dispositivos médicos en

un documento escrito donde muestre los distintos procesos que se

manejan en la parte hospitalaria. Para que sirva como semillero de

investigación, con el fin que la universidad la pueda utilizar para

afianzar el conocimiento de los futuros regentes en farmacia.

Las investigaciones expuestas anteriormente trazan una guía de

ruta en la investigación a realizar ya que tratan desde las bases

técnicas, teóricas y conceptuales aspectos significativos que serán

orientadores para alcanzar el logro de los objetivos propuestos, en el

 margen del área de investigación en el área de ingeniería de software;

en la línea de investigación software organizacional.

7.2 Fundamentos Teóricos

Calidad del Software (Concepto, Características, elaboración)

Hardware (Concepto, características, arquitectura, servidores)

Redes (Concepto, comunicación, protocolos)

Lógica (fundamentos, métodos, lenguajes de programación .NET, AJAX, JAVA,

JSP, PHP, Sistemas Operativos para Cliente, para Servidor)

Gestión de Procesos (Tipos Características, metodologías)

Diseño orientado a objetos (Conceptos, Fundamentos, Análisis, metodología,

RUP, UML, XML, Técnicas de programación).

Datos (Diccionario de Datos, Estructura, Base de Datos, Tecnologías SQL)

Diseño Gráfico, Diseño Web, Planes de Trabajo)

8. Metodología

El proyecto se desarrollará con el método analítico, que se fundamenta en el

análisis, la observación de un proceso en sus características, separando sus

componentes e identificando su dinámica particular y las relaciones de

correspondencia que guardan entre sí. Y con el tipo de investigación descriptiva

que hace referencia a aquellas investigaciones o estudios, que pretenden obtener

información respecto al estado de situación actual de un problema o fenómeno, a

partir del método descriptivo. Básicamente es describir lo que existe en una

determinada situación e identificar metas y objetivos, como también señalar los

caminos por los que pueden ser alcanzados.

 8.1.1 Población.

La población que interviene en la investigación consta de veinte (20)

personas, distribuidas así 5 funcionarios y 15 afiliados o asociados. Con los

funcionarios se realizaran reuniones y entrevistas con el fin de buscar ideas y

aportes para la construcción del proyecto y con los afiliados se aplicara una

encuesta que permita medir la satisfacción con el servicio e identificar otras

necesidades que se abarque en el proyecto, este muestreo se realizará

proporcional al número de afiliados en cada sede.

8.1.2 Materiales

Para la recolección de información se utilizará papelería como hojas block

tamaño carta y lapiceros.

8.1.3 Técnica

Revisión de documentos: permite a los analistas conocer dónde está la

organización y para dónde va. Se pueden revisar documentos cualitativos y

cuantitativos. Entre los documentos cualitativos se encuentran los reportes,

estados financieros, registros y formularios de captura de datos.

Los documentos cuantitativos pueden ser memorandos, consultas y

manuales de procedimiento y políticas.

Entrevista: Son diálogos de preguntas y respuestas. Las preguntas pueden

ser abiertas o cerradas.

 Los pasos para realizar una entrevista son:

 Leer previamente el material

 Establecer objetivos

 Seleccionar el entrevistado

 Preparar el entrevistado

 Decidir tipo de entrevista. Donde las estructuras pueden ser: PIRAMIDE:

Comienza la entrevista con preguntas cerradas y termina con preguntas

abiertas. EMBUDO: Comienza la entrevista con preguntas abiertas y

termina con preguntas cerradas. O DIAMANTE: Comienza la entrevista

con preguntas cerradas, luego continúa con un conjunto de preguntas

abiertas y luego termina con preguntas cerradas.

Encuestas: Los cuestionarios se deben realizar cuando se presenta

dispersión de personal, se requieren respuestas anónimas y cuando el personal a

ser entrevistado es bastante numeroso.

Las preguntas de un cuestionario pueden poseer diferentes escalas:

 Nominal. Su objetivo es lograr una clasificación con base en las

respuestas.

 Ordinal. La clasificación se logra con base en un rango.

 Intervalo. Las respuestas dan un rango de intervalos pero todos tienen

la misma longitud.

 De relación. Es una escala de intervalo pero comienza siempre en cero.

Diagrama de flujo de datos: permite graficar la información que fluye por el

sistema, definiendo procesos, entradas y salidas, del sistema actual como del

sistema a proyectar.

8.1.4 Procedimientos

Se utilizaran instrumentos para la recolección de la información necesaria

como son la revisión de documentos, entrevistas y la encuesta aplicada a los

funcionarios y afiliados de la Cooperativa COOPSENA, con la aplicación de estos

instrumentos se procederá a realizar la tabulación de datos, realizar el análisis,

tomar decisiones y formular propuestas para ser presentadas a la administración

para su aprobación y continuidad del desarrollo del proyecto.

Revisión de documentos: como reportes, registros, formularios, manuales

de procedimiento y políticas, que nos permita conocer la estructura y organización

de COOPSENA, los procesos que actualmente manejan y los servicios que ésta

ofrece.

Entrevista: realizar diálogos de preguntas y respuestas con el personal

administrativo, buscando identificar el estado actual del sistema, las metas de la

organización y de los procedimientos y sus opiniones personales, con el fin de

obtener ideas y aportes para la construcción del proyecto y facilitar la toma de

decisiones.

Encuestas: se utiliza esta técnica por la dispersión del personal en las

diferentes sedes, los cuestionarios tendrán preguntas cerradas que permitan

cuantificar datos y abiertas para conocer sus opiniones y validar el nuevo sistema

que nos lleve a realizar ajustes del mismo.

 Diagramas de Flujo de Datos: caracteriza gráficamente el flujo de datos de

datos de la Cooperativa, teniendo una visión amplia de las entradas, procesos y

salidas necesarias para catalogar los procesos, el almacenamiento, la estructura y

el flujo de información a través del sistema. Perimiendo además dar a conocer una

representación visional del sistema al personal involucrado, dando nuevos

aportes para incorporar cambios que permitan obtener con precisión la perspectiva

del sistema deseado.

8.2 Fases del Estudio

La primera fase es la determinación de los requerimientos de información

necesarios, que se realiza utilizando la técnicas para la recolección de información

y realizando el análisis de las misma, logrando consolidar y clarificar los

requerimientos necesarios para continuar con la siguiente fase.

La segunda fase consiste en realizar el análisis de las necesidades del

sistema de información que se pretende implementar en la Cooperativa de SENA

Regional Nariño, de acuerdo a los requerimientos se determina claramente los

procesos, entradas, salidas y estructura de la información para el sistema a

diseñar.

En la tercera fase se diseña el sistema de información utilizando las técnicas

y herramientas de acuerdo a la arquitectura del sistema de información, esto

incluye el diseño de entradas, de procedimientos, de salidas y de los archivos y

bases de datos necesarios para la implementación del sistema.

 La cuarta fase consiste en Implementar el sistema de información en línea

que permita cumplir con los requerimientos de acuerdo al diseño realizado,

utilizando paradigmas de programación, en esta fase se documentara con un

manual de procedimientos y se realizarán las pruebas necesarias para su correcto

funcionamiento.

La quinta y última fase es Implantar el sistema de información dentro del

servidor web con que cuenta la cooperativa, además se realizará capacitaciones al

personal de la cooperativa que utilizará el aplicativo.

8.3 Cronograma

8.4 Recursos Humanos y materiales

8.4.1 Recurso humano

 Equipo Investigador, integrado por 2 personas

 Asesores, es el personal que trabaja en la cooperativa integrado por 5

personas.
  Encuestadores que son los afiliados a la cooperativa y se seleccionaran

por muestreo.

Todas las fases del desarrollo del proyecto, se llevaran a cabo en las

instalaciones de la Cooperativa COOPSENA y en los domicilios de los

investigadores.

8.4.2 Recurso técnico

 Computador

 Lenguaje de programación

 Sistema Operativo Windows xp o superior

 Herramientas Ofimáticas

 Quemador de Cd´s

 Navegadores

 Internet

 Impresora

 Memoria Usb

8.4.3 Recurso Materiales

 Textos

 Papelería: Resma de Papel, lapiceros

 Fotocopias

 Cd´s

 Formatos de encuestas
 8.5 Estudio Económico

Los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto tanto en personal

humano como materiales son financiados por los investigadores

Servicios Cantidad Vl/unit Total

Asesorías 20 $ 20.000 $ 400.000
Capacitaciones 30 $ 18.000 $ 540.000
consultas Internet 80 $ 1.200 $ 96.000
Transcripciones 300 $ 500 $ 150.000
Correcciones 300 $ 400 $ 120.000
Suministros Cantidad Vl/unit Total
Resmas de Papel 4 $ 10.500 $ 42.000
Lapiceros 6 $ 800 $ 4.800
Tóner 2 $ 70.000 $ 140.000
Fotocopias 200 $ 50 $ 10.000
Cd´s 10 $ 1.000 $ 10.000
Imprevistos $ 150.000
Total $ 1.662.800
 Bibliografía - Webgrafía

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