09/06/2017

CIERRE DE PROYECTOS

INTRODUCCIÓN Y ANÁLISIS INICIAL

ACEPTACIÓN

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO DEL

PROYECTO

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INTRODUCCIÓN

Una vez finalizado el proyecto es necesario analizar resultados y recapitular

el curso de los hechos, para hacerse una idea de los objetivos cumplidos, los
que no se han alcanzado y de la utilidad futura en otros proyectos. El cierre
del proyecto tiene como objeto principal:
Analizar desde una perspectiva económica el resultado del
proyecto (hacer balance de los recursos consumidos y los
beneficios alcanzados)
Diagnosticar el funcionamiento de la empresa, identificando
las desviaciones y la razón de las mismas
Corregir para futuros proyectos las actuaciones inadecuadas

Cierre del proyecto

INTRODUCCIÓN

Y como objetivos secundarios:

Consolidar los resultados técnicos del proyecto
(conocimientos adquiridos, tecnología utilizada, etc.)
Identificar las nuevas oportunidades comerciales
nacidas de la ejecución del proyecto y organizar las
actividades comerciales precisas para dar
continuidad, mediante nuevos contratos al proyecto
anterior.

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Cierre del proyecto

ACEPTACIÓN
La aceptación del Cliente es condición imprescindible para
dar por concluido el trabajo.
En los proyectos mal especificados puede existir una
ambigüedad en la especificación del resultado de un
proyecto, al final resulta difícil determinar si la insatisfacción
de un Cliente se debe o no a una falta de adecuación del
producto a lo contractualmente establecido.
Si todos los requisitos del proyecto quedaron, en su momento,
definidos y redactados en una especificación de requisitos del
trabajo. Aún así el cliente tiene que revisar el resultado y
aceptarlo formalmente, como paso previo a dar por terminado
el proyecto y poder emitir las facturas correspondientes.

Cierre del proyecto

ACEPTACIÓN

En caso que el cliente rechace el producto resultado del proyecto, se le deberá

pedir que formalice por escrito sus objeciones, con el fin de ser utilizado para las
actuaciones correctivas necesarias.

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Cierre del
proyecto
ACEPTACIÓN

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

El objetivo es evaluar el resultado de los trabajos y resumir

todo lo sucedido que pueda ser de cierta relevancia para
actividades futuras de la empresa. Contiene la información
para saber si el proyecto obtuvo los resultados previstos y
en caso contrario las razones. Además sirve para:
Detectar errores sistemáticos en los presupuestos de los
proyectos y ofertas.
Analizar la tendencia histórica de los proyectos gestionados
por cada responsable.
Analizar la tendencia histórica de los proyectos contratados
con cada cliente.
Establecer nuevas estrategias para abordar mercados.

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Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

El documento de cierre se hace tomando como

referencia las previsiones que se realizaron durante la
preparación de la oferta.
Un proyecto bien gestionado es aquel en el que las
desviaciones con respecto a las previsiones iniciales son
mínimas, incluso cuando dichas desviaciones sean
favorables a la empresa.

En este caso habría que analizar los siguientes aspectos:

Se han exigido sobre esfuerzos al personal (no retribuidas)
Se ha ahorrado en materiales y equipos o en la calidad.

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Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

La documentación de cierre se compondrá de:

El balance de ingresos y gastos.
Los informes de situación finales.
Tratamiento de la documentación generada.

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

1. Balance de ingresos y gastos

Es muy similar al formato de avance económico,
donde se rellenan los datos de cierre del proyecto, y
se calcula las desviaciones con respecto a la
estimación del presupuesto del proyecto.

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Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

El signo de cada celda se interpreta como:

Valores negativos indican incremento del beneficio.
Valores positivos indican gastos superiores a los
previstos (reducción del beneficio).

Hay que asegurarse de tener en cuenta todos los

ingresos y los gastos, incluso cuando aún no hayan sido
contablemente imputados (facturas libradas al cliente y
aún no cobradas y aquellos gastos que se hayan
incurrido y no nos hayan sido facturados o cobrados).

INFORME DE CIERRE DEL PROYECTO

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2. Resumen de cierre del proyecto

El resumen contable del balance de ingresos y gastos
suele recibir el nombre de informe económico.
mientras que la explicación del mismo, junto con los
factores que han motivado el desenlace del proyecto se
le conoce como informe de situación.

2.1. Informe Económico

Resume los datos contables más
significativos del proyecto, y permite que
una persona ajena al mismo pueda
hacerse una idea general del mismo.

09/06/2017 Henry Gómez U. 16

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Cierre del proyecto

INFORME ECONOMICO

Cierre del proyecto

INFORME DE CIERRE DE PROYECTO

2.2. Informe de Situación final

Es una descripción general, en lenguaje no técnico y para todo tipo
de lectores, del ciclo de vida del proyecto, desde la adjudicación del
mismo hasta su cierre contable.
Este informe debe contener:
Los datos básicos del proyecto (nombre, responsable,
duración...)
Una descripción general de los hechos más significativos del
mismo (modificaciones del alcance, dificultades encontradas,
medidas adoptadas, relaciones con terceras partes, posibles
acciones futuras y cualquier otra información de interés)

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Cierre del proyecto

CONSIDERACIONES QUE DEBES TENER

AL CERRAR UN PROYECTO

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Es necesario conservar y custodiar, con carácter indefinido:

La documentación interna del proyecto (minutas,
informes de reunión, previsiones económicas, etc.).
La documentación generada dentro del ámbito del
proyecto.
La documentación obtenida de terceros.
La descripción detallada de los productos generados
(diseños, planos, manuales de usuario, etc.)

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Al analizar los resultados de un proyecto, la multitud de aspectos

(alcance técnico, relaciones con terceros, problemas …) pueden
oscurecer los resultados finales. Por eso conviene definir un
conjunto de parámetros objetivos que sirvan para evaluar el
proyecto y compararlos con otros realizados por la empresa.
Indicadores Objetivos:

Indicadores económicos de primer orden

Indicadores financieros
Indicadores de ocupación laboral
Indicadores de gestión

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Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

1. Indicadores económicos de primer orden

Son los valores numéricos más significativos que
resultan al realizar el cierre contable del proyecto, donde
se incluyen:
Facturación del proyecto. Es un indicador del volumen
del proyecto, cuya utilidad es servir de referencia a la
hora de evaluar otros parámetros como el esfuerzo, los
costos y gastos, el margen, etc.
Margen del proyecto. Es la diferencia entre los ingresos
y los costes, tanto en valor absoluto como en porcentaje
referido al precio de venta del proyecto.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Beneficio del proyecto. Es el margen obtenido una vez restados los

costos de oportunidad del capital humano y material utilizado para
llevar a cabo los trabajos. Como costo de oportunidad suele utilizarse
como referencia el valor del IPC (El Índice del Precio al Consumidor), acceso a
nuevos proyectos, o posibles clientes derivados de este trabajo.
Costo por hora trabajada. Se calcula como la distribución de los
costos del proyecto entre las horas de esfuerzo dedicadas al mismo,
una vez detraídas las cantidades al trabajo ajeno (subcontratas) y a
gastos de materiales y equipos (suministros), así como las
contingencias de ambos. El valor resultante da una idea del coste
global que supone cada hora de trabajo dedicada al proyecto.

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Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Ejemplo:
Según los datos previstos al comienzo del proyecto
Costo hora = (31.452 - 7.500 - 7.500) / 226 =
72,80Soles/hora
Referido a los resultados reales del proyecto
Coste hora = (30.054 - 7.800 - 6.870) / 241 =
63,83Soles/hora

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Componentes del costo del proyecto.

Muestran la importancia de cada partida de
costos dentro del proyecto, y dan una idea
acerca del tipo de proyecto y sus riesgos
inherentes.
Se utilizan con frecuencia los siguientes
indicadores:

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Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

2. Indicadores financieros
Hacen referencia al origen de los fondos utilizados para lograr los fines del
proyecto, así como la proyección en el tiempo de los mismos. Algunos
indicadores más comunes son:
Porcentaje de endeudamiento externo. Si la empresa no percibe ningún
ingreso hasta terminar el proyecto. Tendrá que financiar, con fondos propios,
la mano de obra, equipos y subcontrataciones.

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Ej.: Valor estimado

End_externo = (7.500 + 7.500 + 900 + 4.500) / 31.452 =
64,9%
Valor real
End_externo = (7.800 + 6.870 + 486 + 4.163) / 30.054 =
64,3%

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Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Porcentaje de endeudamiento interno, tiene en cuenta el

porcentaje de los gastos que, en caso de impago, la empresa
habría de satisfacer a sí misma, y se calcula como el valor
complementario del porcentaje de financiación externo.
Ejemplo:
Valor estimado
End_interno = 35,1%
Valor real
End_interno = 35,7%

Cierre del proyecto

INDICADORES OBJETIVOS DEL RESULTADO

Valor actual neto del proyecto, toma los flujos monetarios referidos al
instante en el que se producen, y calcula el valor actualizado, al momento
del cierre del proyecto (según inflación).
Tasa de rendimiento interno del proyecto, tiene en cuenta el tiempo y el
dinero que ha sido necesario invertir para obtener el margen comercial del
proyecto.
Este valor es útil para comparar el margen del proyecto con el costo de
oportunidad del capital invertido en el mismo. Un proyecto, en general,
será más rentable cuanto mayor sea el valor de la tasa de rendimiento del
mismo y en particular cuanto mayor sea con respecto al costo de
oportunidad más accesible (un proyecto alternativo, una inversión, el tipo
de interés).

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