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Section 01 Méthodologie de l’audit interne et opérationnel de la direction des

approvisionnements

1.1. Généralités sur la fonction achat :

La fonction achats n’est pas seulement une fonction intervenant en amont, mais une
1.2. Les services intervenants dans le processus d’achats :

◘ Services « Initiateurs »: émettent des « demandes d’achat » dans des limites


strictement définies (en nature et en montant), mais ils ne peuvent les envoyer
directement aux fournisseurs.
◘ Service «Achats»: il établit les bons de commande sur la base des demandes
d’achats soit des besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les
fournisseurs et surveille les délais de livraison.
◘ Service «Réception»: s’assure de la conformité de la livraison avec la
commande (quantité et qualité).
◘ Service « Stocks»: il reçoit la marchandise du service « Réception » et procède
aux enregistrements permettant un suivi quantitatif.
◘ Service « Comptable»: enregistre les factures après leur approbation.
◘ Service « Trésorerie »: règle les factures en s’assurant de leur approbation par
les personnes compétentes.

1.3. L’organisation typique de la direction d’approvisionnement:

1.3.1 Déclenchement de la commande :

Le contrôle interne sur les opérations relatives aux achats et aux charges doit donner
l’assurance que les commandes de marchandises ou des biens et services sont faites en
fonction des besoins de l’entreprise, pour des quantités optimales et par des personnes
autorisées à le faire.
En ce qui concerne les achats de matières et de marchandises ces objectifs sont indissociables
des problèmes de gestion des stocks.
Les procédures mises en place doivent donc permettre de répondre de manière satisfaisante
aux questions suivantes :

• Qui peut déclencher la commande?


• Quand passer la commande?
• Quelle quantité faut-il commander?
• A quel fournisseur doit-on s’adresser?

a. Expression du besoin :

1
A l’origine de tout achat, il y a la naissance d’un besoin provenant d’une entité
quelconque de l’organisation. En fonction de la nature du bien commandé, plusieurs
procédures peuvent coexister :
procédure particulière doit être envisagée afin de procéder à la relance des marchandises non
livrées à la date prévue.

b. Autorisation d’achats :

Les fonctions ayant trait aux commandes doivent être distinctes de celles de réception,
de stockage, d’expédition, de tenue de l’inventaire permanent, de l’enregistrement comptable
et du règlement des factures ; de ce fait, la demande d’achat doit être signée par le service
achats soit par le Directeur Général, et ce avant de passer la commande.

c. Sélection et négociation des conditions d’achats :


A ce stade de traitement de la commande, la collecte du maximum d’informations
internes et externes à l’entreprise est un gage de la qualité de la procédure de sélection des
fournisseurs. Le choix du fournisseur doit permettre d’obtenir, par comparaison des
possibilités offertes, le meilleur prix eu égard à la qualité exigée.
Généralement, il existe une liste de fournisseurs agrées pour les différents produits ou services
achats comprenant les prix obtenus et leur délais de livraison, cette liste fait l’objet d’une
remise en cause et d’une mise à jour périodique. Il doit y avoir une procédure d’appels
d’offres dûment documentée et une justification, au cas où le fournisseur le moins disant n’a
pas été retenu. Aussi, la recherche de l’information se fait sur la base des études de marché-
achat et des négociations directes avec les fournisseurs, notamment dans le cas de
fournisseurs en nombre réduit ou d’un fournisseur en situation de monopole.

1.3.2Passation de la commande :
La commande est considérée, sur le plan juridique, comme le contrat liant l’entreprise
et le fournisseur. Le bon de commande, document qui matérialise la commande, exprime
clairement les intentions des deux parties. Pour remplir cette obligation, il faut que ce dernier,
comporte un certain nombre d’informations telles que le nom et l’adresse de l’entreprise, le
numéro et la date de la commande, le nom et l’adresse du fournisseur, la description et la
quantité des articles commandés…

Le bon de commande est généralement établi en 5 exemplaires :


 L’original destiné au fournisseur ;
 Un exemplaire au service initiateur de la demande ;
 Un exemplaire au service chargé de la réception ;
 Un exemplaire au service de la comptabilité ;
 Un exemplaire demeure au service « achats » pour l’inclure dans le dossier d’achat.

Un bon de commande est systématiquement établi, si possible sur des exemplaires standard et
prénumérotés, à partir des demandes d’achats par le service « Achats »;
Les personnes autorisées à émettre des bons de commande sont désignées par écrit et un
montant maximum autorisé est défini ;

Le non respect de telles procédures peut conduire :

2
• Soit à des achats excessifs par rapport aux besoins normaux, pouvant se traduire par des
frais financiers ou des coûts de stockage trop élevés, ainsi que par des pertes dues au
vieillissement ou à la détérioration des produits.
La signature des personnes autorisées doit apparaître clairement sur le bon de commande ; ce
qui suppose que cette signature soit connue de la personne chargée de vérifier le bon de
commande avant son envoi. Dans les sociétés importantes, il est recommandé qu’un cahier de
signatures reproduise un fac-similé des signatures autorisées,
• Soit à des achats insuffisants ou à contre-temps, pouvant se traduire par des retards de
production, des pertes de vente, des frais excessifs de réapprovisionnement et des
conditions moins avantageuses quant aux prix.

1.3.3. Acceptation et traitement des livraisons (ou services reçus) :

Il faut en ce domaine garantir que :


- Les délais de livraison prévus sont respectés,
- Les livraisons, (ou les services reçus) ne peuvent être acceptés que s’ils
correspondent à une demande,
- Les livraisons sont faites selon les spécifications de la commande.

Organisation correspondante :
Les éléments suivants constituent, en général, les bases d’une organisation
satisfaisante :
- Elle assurée généralement par le service chargé de la réception et dans certains cas
par le service de la gestion des stocks. Ce service a pour tâches :
o De recevoir les arrivages des transporteurs ou des fournisseurs ;
o De signer les décharges présentées par ceux- ci ;
o D’identifier et d’enregistrer les marchandises qui entrent ;
o De mettre plus rapidement possible les marchandises à disposition.

 Un bon d’entrée (ou de réception) est établi pour chaque réception. Il est
particulièrement utile que ces bons soient pré-numérotés. Il doit contenir : l’identité du
fournisseur, le de commande et le bon de réception,
 Contrôle de qualité de la marchandise reçue : il ne peut être fait que par une personne
compétente (en général un technicien) qui procèdera soit de manière exhaustive, soit par
sondages.
Les vérifications de qualité et de quantité doivent être matérialisées sur le bon de réception.

1.3.5. Enregistrement des dettes :

Après avoir effectué les contrôles de réception, le service achats reçoit la facture
correspondante et l’enregistre.
Le contrôle interne doit garantir que :
 Les dettes sont constatées au fur et à mesure de la réception des fournitures et des
services,
 La comptabilité est correctement organisée pour traiter ces opérations.

La comptabilité doit être en mesure de détecter les marchandises reçues pour


lesquelles aucune facture n’est encore parvenue. A cet égard, une bonne procédure (parmi
d’autres possibles) consiste à transmettre systématiquement à la comptabilité les doubles des
bons de commande et des bons de réception. Ceci permet à cette dernière, d’une part,
d’effectuer le regroupement en liasse du bon de commande, du bon de réception et de la

3
facture ; d’autre part de pouvoir connaître à tous moments l’ensemble des réceptions
effectuées pour lesquelles la facture n’a pas encore été reçue.

A cet égard, on peut mentionner les procédures suivantes :

- Dès leur réception, les factures sont numérotées, afin de permettre leur identification et
datées afin de mémoriser leur date d’arrivée,
- Les doubles doivent être oblitérés d’un tampon « Duplicata – ne pas enregistrer »,
- Avant d’être vérifiées, elles doivent être classées en attente (il convient de noter que
l’ensemble des factures classées en attente devra être examiné avec soin en fin d’exercice,
au moment de l’établissement du Bilan),
- Un certain nombre d’opérations est effectuée avant l’enregistrement de la facture :

◘ Un rapprochement de la facture, du bon de réception ou du bon de commande en vue


de s’assurer que la facture correspond à une réception effective, acceptée et légitime,
◘ Approbation de la facture par une personne responsable,

- Une fois enregistrée, la facture doit être classée dans un échéancier jusqu’à ce qu’elle soit
payée.
Certains cas particuliers sont susceptibles de se produire et la comptabilité doit être en mesure
de les suivre, par exemple :
- En cas de retour des marchandises, après un premier usage qui n’a pas donné satisfaction,
il convient d’obtenir du fournisseur un avis de réception et il faut demander au fournisseur
d’établir un avoir. Ce genre de situation se traduit, en général, par diverses négociations
qui se prolongent dans le temps. Dans tous les cas, il est indispensable que l’ensemble des
réclamations soit suivi par un responsable.
- En cas de livraison incomplète, des précautions doivent être prises quant aux modalités de
règlement ;
- Si des avances sont versées au fournisseur, une procédure doit être mise en place pour
qu’elles viennent en déduction du règlement définitif ;

1.3.6. Paiement des factures :

Outre les objectifs relatifs aux trois phases précédentes, les objectifs spécifiques à la
mise en paiement sont les suivants :
o Les factures sont contrôlées avant mise en paiement ;
o La mise en paiement est dûment autorisée ;
o Les factures ne sont pas payées plusieurs fois.

Organisation correspondant à ces objectifs :


o Les procédures suivantes sont généralement considérées comme satisfaisantes au
regard du contrôle interne :
o Le service comptable compare les éléments figurant sur la facture (prix, qualité,
quantités
o Les factures comptabilisées portent la référence de l’enregistrement afin d’éviter les
doubles comptabilisations ; les factures payées sont annulées par la mention « payé »
pour éviter un double usage et portent la référence du paiement.

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Section 02 Cas pratique

2.1 Description narrative

Dans le cadre de ce travail nous allons tenté d'auditer la fonction Approvisionnement de la


société GESCOM afin d'apprécier ses procédures d'achat et d'en recenser leurs forces et leurs
faiblesses.

1. La société GESCOM est une entreprise familiale qui connaît ces derniers temps
quelques problèmes commerciaux. Elle commercialise un matériel électrique
destiné à l'installation des

Toute commande doit passer par le service achat. Les bons de commande sont prés numérotés
et sont établis en quatre exemplaires:

o L'exemplaire blanc pour le fournisseur


o L'exemplaire bleu pour le service achat
o L'exemplaire rose pour le service magasinier
o L'exemplaire vert pour la comptabilité fournisseur
Seule les commandes d'un montant supérieur à 30000 DA doivent être signées par le directeur
technique avant envoi aux fournisseurs.
L'exemplaire bleu, conservé par le service achat, permet d'indiquer sur les fiches cartonnées
de suivi des achats par référence d'article les quantités commandées avec la date de
commande, la semaine de livraison prévue demandée, puis dans l'ordre alphabétique des
fournisseurs afin de faciliter les relances.

2. La réception des articles commandés


Le service des réception est situé à l'entrée de l'usine, Lorsque les camions livrent la
marchandise, le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un
exemplaire et en remet un deuxième au livreur. Le réceptionnaire crée alors un bon de
réception, bon interne à la société qui est établi en quatre exemplaires:

o Le premier est envoyé au service achat qui mettre à jour le bon de commande
correspondant compte tenu des quantités reçues
o Le second accompagne la marchandise reçue pour son stockage dans le magasin
concerné (matières premières, matières consommables…)
o Le troisième est conservé par le réceptionnaire sans classement particulier
o Le quatrième est adressé au service comptabilité fournisseurs

3. Les entrées en stock

 Les pièces reçues sont directement entrées en stock, laissées sur des palettes en bois
(pour les grandes pièces) ou rangées dans les casiers (pour des petites pièces).
 Les pièces défectueuses ne sont repérées que lors de l'entrée en atelier
d'usinage ou d'assemblage.
 Les entrées en stocks se font chaque après midi sauf dans le cas ou il y'aurait
rupture de stock et la nécessité de transférer directement les pièces de l'aire de

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réception à l'atelier de production: aucune procédure de mise à jour des stocks n'est
prévue dans ce cas.
 Le magasinier qui s'occupe des entrées physiques en stock met à jour l'inventaire
permanent à la fin de chaque journée.

4. L'enregistrement des factures fournisseurs

Les factures provenant des fournisseurs sont transmises par le service courrier au service
comptabilité fournisseurs. Ce dernier classe les factures par ordre d'arrivée et par
fournisseur, puis recherche le bon de réception et le bon de commande correspondants.
Il effectue alors la vérification de la facture (quantités, prix unitaires, conditions de règlement,
calculs arithmétiques) et appose un cachet avec les imputations comptables (comptes de
charges et code fournisseur), la date de vérification, et sa signature sur la ligne "Bon à Payer".
En ce qui concerne les fournitures de services (honoraires, loyers…) figure également sur la
facture la signature du chef de service concerné par la prestation. Dès lors, les factures sont
enregistrées en comptabilité par date d'échéance en attente de règlement qui sera effectué par
chèque ou par virement bancaire.
Les bons de réception et de commande qui restent en attente d'une facture sont revus deux fois
par an ou lors des réclamations des fournisseurs.

5. Le règlement des fournisseurs

Le service comptabilité fournisseur, quelques jours avant l'échéance, transmet au trésorier les
pièces pour les quelles il faut préparer un chèque ou un ordre de virement bancaire.
Le trésorier transmet le tout au directeur financier pour signature. Les documents signés
reviennent au trésorier pour comptabilisation des paiements, puis au service comptabilité
fournisseur pour classement par ordre alphabétique des fournisseurs. Aucune mention
particulière n'est établie à cette occasion.

6. L'analyse des comptes


Une balance auxiliaire "fournisseurs" est établie à la fin de chaque mois. Les destinataires
sont le service "comptabilité fournisseur" et le chef comptable. Cette balance n'est pas
analysée d'une façon régulière par le service "comptabilité fournisseurs".

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GESCOM Mercredi le../../200n
2.2 Phase de préparation

1. La lettre de collaboration

Cabinet audit

Vu que l'organisation interne de l'entreprise est devenu un atout majeur face à la concurrence et
constitue actuellement un facteur de compétitivité indiscutable, notre entreprise désire améliorer son
système de contrôle interne, précisément de la direction approvisionnement, et le rendre d'une
grande pertinence et ce par votre assistance et votre accompagnement.

Dans l'attente d'une réponse favorable, agréez messieurs, nos meilleures salutations.

Signature
Le Directeur Général

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2. Le questionnaire de prise de connaissance (QPC)

• Le questionnaire de prise de connaissance est un outil utilisé lors de la phase de


préparation de l’audit interne, c’est un ensemble de questions qui permettent de
définir le champ d’application de la mission, il permet aussi une meilleure
organisation de la réflexion et des
• Evolution du secteur dans les cinq dernières années
• Taux de marge sectoriel
• Les facteurs clés de succès du secteur
• Les principaux concurrents
• La part du marché de l'entreprise

Données quantitatives

• Nombre de fournisseurs par catégories


• Montant des achats par période et par catégories de fournisseurs
• Nombre de bon de commandes par période
• Nombre de bon de réception par période
• Nombre de bon de livraison par période
• Nombre de factures reçues par période
• Stock minimum gardé par l'entreprise
• Montant des achats par rapport au chiffre d'affaires
• Nombre de références d'articles

Données qualitatives

• Délai de paiement des fournisseurs


• Mode de règlement
• Nombre de retours des marchandises par période
• Nombre d'avoirs reçues par période
• Nombre de litiges par période
• Existence d'un contrôle qualité
• Délai d'approvisionnement
• Répartition des commandes sur les fournisseurs
• Formation du personnel

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Données organisationnelles

• Organigramme de la société
• Nombre de services composant la direction approvisionnement
• Position de la direction approvisionnement
• Existence d’un manuel de procédures (non)
• Le nombre de procédures existantes:
Enchaînement des procédures (procédure de génération de la commande, procédure de
passation de
On peut concevoir une grille pour chaque fonction ou chaque processus élémentaire : chaque
grille va comporter le découpage unitaire de toutes les opérations relatives à la fonction ou au
processus concerné. (Voir annexe 1)

Commentaire de la GAT :
Le service comptabilité fournisseurs et le service réception cumulent les tâches d’autorisation,
de contrôle et d’enregistrement ce qui constitue une infraction de l'un des principes du
contrôle interne.

5. Diagramme de circulation : (voir annexe 2)

La légende adoptée pour le diagramme de circulation se présente comme suit:

Alternative Conservation

6. Questionnaire contrôle interne (1ère version)

1)
-

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Voir la grille d'analyse des
taches

Principe d'intégration
Questions Oui / Non Observations
1) Est-ce que tout le personnel est satisfait ou
insatisfait des procédures qui organisent
l'entreprise?
-

Observations
1) Est-ce que la procédure de passation de la
commande est toujours respectée?
2) Est-ce que le réceptionniste applique les
formalités de la procédure de réception de
manière régulière?
3) Les magasins sont ils toujours rangés selon
la taille des produits ?
4) Les procédures d'enregistrement et de
règlement de la commande sont elles
toujours respectées par le service
comptabilité fournisseurs et le service
trésorerie?

Principe d'universalité

Questions Oui / Non Observations

Questions Oui / Non Observations


1) Les procédures mises en place permettent t-
elles d’atteindre les objectifs de la direction
approvisionnement indépendamment de ses
moyens?

Principe d'information

Questions Oui / Non Observations


1) Est-ce que les fiches de stock sont tenues Oui Le magasinier se charge du
régulièrement? contrôle et de
2) Si oui, sont elles vérifiées par une autre l'enregistrement
Non
personne ?
2) Aucune mise à jour n'est
prévue dans le cas d'une
commande urgente qui fait

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l'objet d'une rentrée directe
aux ateliers

3) Est-ce que les bons de commandes préparés Non Le service achat n'envoie pas
par le service achat sont envoyés à un exemplaire du BC au
l'ensemble des services concernés? service réception
4) Est-ce que les bons de réception établis par Le réceptionniste envoie un
le réceptionniste sont envoyés aux services Oui exemplaire au service achat,
concernés? à la comptabilité, au magasin.
5)

6)

Principe d'harmonie

Questions Oui / Non Observations


1) Les moyens existants sont- ils suffisants pour
atteindre les objectifs préalablement définis ?
2) Le système contrôle interne mis en place
dans le service achat assure-t-il un niveau
suffisant de sécurité ?

2. TFfA :
Le tableau de forces et faiblesses apparentes conclut la phase d'analyse de risques sur la base
des objectifs définis dans le plan d'approches;
Il présente de manière synthétique et argumentée les présomptions ou l'avis de l'auditeur sur
chacun des thèmes analysés. Il constitue l'état des lieux des forces et faiblesses réelles ou
potentielles, et permet de hiérarchiser les risques dans le but de préparer le rapport
d'orientation.
Achats  Inexistence f Achats de Les commandes passées par
correspondants à de procédure quantité non le service achat et seules
des besoins réels d’autorisation économiques celles d’un montant supérieur
de l’entreprise d’achat à 30000 doivent être par le
 Les quantités  Inexistence f directeur technique.
commandées de procédure
sont optimales de vérification
des stocks
existants au
magasin

 Respect des
délais de
livraison
 Les livraisons
ne peuvent être
acceptées que
s’ils
correspondent à
une commande

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 La vérification
de qualité et de
quantité doit
être
mentionnées
sur le BE

  Il y a un risque d’erreur non


détecté et/ou risque de fraude

Le trésorier transmet le tout


au directeur financier pour
signature
 Les factures  Aucune f Double Transmission du trésorier au
payées sont mention n’est paiement compta FRS sans avis ou visa
annulées par la établie
mention  Absence de
« payer » suivi régulier f Retard de
de la balance paiement
« FRS » Relation
conflictuelle
avec le
fournisseur

3. Le rapport d’orientation :

La rapport d’orientation définit et formalise les axes d’investigations de la mission et ses


limites ; il les exprime en objectifs en objectifs à atteindre par l’audit pour le demandeur .pour
être pertinent, il reprendra les conclusions retenues du tableau des forces et faiblesses
Objectifs spécifiques :
♦ Eviter l’accomplissement des tâches d’exécution, d’enregistrement et de contrôle par
la même personne au niveau des services magasin et réception et comptabilité
fournisseur et si nécessaire prévoir des recrutements (cas de sur charge de travail)
♦ Formaliser les taches
♦ Elaborer une procédure de traitement de non-conformité et retours aux fournisseurs

Champ d’action :
♦ Service magasin
♦ service réception
♦ Service achats
♦ Service comptabilité fournisseur
♦ Service trésorerie

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les étapes suivantes à savoir :
a. Réunion d’ouverture : premier contact avec l’audité
b. Programme d’audit : document interne et contractuel entre le chef de mission et
l’ensemble des auditeurs. Il garantie une meilleure répartition des tâches entre ces derniers
(voir annexe).
c. QCI 2ème 2. toutes les *
marchandises retournées et les
réclamations effectuées sont
enregistrées sur des documents
standards ?
3. le service comptable vérifie- *
t-il la séquence numérique des
documents de support
comptable ?
4. Le service comptable tient – *
il un registre des réceptions et
des retours ou réclamations
pour lesquels les factures et
avoir n’ont pas été reçus?
5. Ce registre fait-il l’objet *
d’une revue régulière pour
identifier les causes des
retards?
6. le journal des achats est –il *
rapproché de la liste des
réceptions retours ou
réclamations pour s’assurer
que toutes les factures et tous
les avoirs sont comptabilisés ?
A. évalués.

Oui Non Commentaires


1. les factures e tavoirs reçus
sont-ils vérifiés quant aux :
• Quantités
• Prix unitaires *

• TVA ou autres *

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déductions ou charges ? *

Réf. Oui Non Commentaires Référence


Diag. programme de
vérification des
procédures
• 1. en fin de période de
la comptabilisation
utilise t-elle : *
• la liste des bons de
livraison non facturés?
• . la liste des bons de
retour et de réclamation
sans avoir ?? *
2. la comptabilité est-elle *
informée des derniers numéros
de séquence des documents ci-
dessus pour pouvoir vérifier la
cohérence des dates d’arrêtés ?

Objectif de contrôle interne

B. S’assurer que touts les achats ainsi que les charges et les produits
connexes sont correctement imputés, totalisés et centralisés.

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2. ces documents sont-ils *
régulièrement mis à jour?
3.les relevés reçus des *
fournisseurs sont-ils
régulièrement rapprochés des
comptes individuels ?
• Si oui, les écarts
identifiés sont-ils :
• Analysés ?
• Corrigés ?
• les comptes
fournisseurs, sont-
ils régulièrement *

lettrés et analysés
pour identifier les
erreurs d’imputation
éventuelles?

d. FRAP :
La FRAP, est le papier de travail synthétique par lequel l’auditeur documente chaque
dysfonctionnement, conclut chaque section du travail terrain et communique avec l’audité
concerné. L’ensemble des FRAP, après classement et tirage, peut constituer le corps du
rapport.
Tout dysfonctionnement digne d’être signalé sera formulé sous forme de FRAP
1. Le « problème » qui le résume
2. les « faits » qui le prouvent
3. les « causes » qui l’expliquent
4. les « conséquences » que cela entraîne
5. les « recommandations » qui le résolvent
La FRAP doit être approuvée par le chef de mission puis validée avec les audités concernées
au fur et à mesure des sections travail terrain.

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FRAP N°001/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème :

Aucune formalisation des procédures

Constat :

La société ne dispose pas d’un manuel de procédures

Recommandations :

L'élaboration d’un manuel de procédures permettrait de conserver une trace écrite de la


représentation des tâches et responsabilité et permet d’éviter des pertes de temps lors du
changement de personnel.

Etablit par : validé par : Approuvé par

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FRAP N°002/ Direction approvisionnement/ Service achats GESCOM

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème : défaillance du système d'approvisionnement

Constat :

Absence d'une demande formalisée d'achat fourni par les services concernés
Causes :

Procédure défaillante de formulation du besoin et de traitement de la commande

Conséquences :

Risque de fraude du fait de l'absence d'une demande justifiant le besoin


Confusion entre les bons de commande des fournisseurs
Mal organisation du service achat

Recommandations :

L'expression du besoin doit être formalisée par une demande d'achat


Associer pour chaque bon de commande la fiche cartonnée correspondante et archivage de ces
deux documents une fois la commande est reçue et validée

Etablit par : validé par : Approuvé par :

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FRAP N°003/ Direction approvisionnement/ Service réception GESCOM

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème : défaillance de la procédure de réception de la commande

Constat :

Le réceptionnaire signe directement le bon de livraison du fournisseur à la réception de la


marchandise
Etablissement d'un bon de réception interne conservé par le réceptionnaire sans un classement
particulier

Causes :

Mauvaise procédure de réception de la commande


Absence d'une personne responsable du contrôle de la commande
Le service achat n'envoie pas au service réception un exemplaire du bon de commande
Arrêts éventuels de la production et par la suite des retards de productions

Conséquences :

Non-conformité de la commande aux besoins de l'entreprise


Rupture de stock des matières en question

Recommandations :

Contrôle de la commande reçue en quantité et en qualité:


Le service achat doit envoyer au réceptionniste un exemplaire du bon de commande
permettant le contrôle de la marchandise ou de la matière première grâce à un rapprochement
entre le bon de commande et le bon de livraison pour établir un bon de réception.
Le bon de réception doit être classé par le service par ordre chronologique
Recruter une personne se chargeant du contrôle de la commande pour échapper au cumul des
taches du réceptionnaire

Etablit par : validé par Approuvé par :

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FRAP N°004/ Direction approvisionnement/ Service magasin GESCOM

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème :

Non respect du principe de séparation des taches et défaillance de la procédure de


stockage

Etablit par : validé par Approuvé par :

FRAP N°005/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOM


Fournisseurs

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème :

Non respect du principe d'organisation

Constat :

Conséquences :

Cumul des taches au niveau du service comptabilité fournisseurs


Possibilité de payer le fournisseur plusieurs fois en l'absence d'une mention figurant sur
les factures payés avant de les classer
Surcharge de travail qui augmente les possibilités d'erreurs

Recommandations :

Les factures doivent être reçues par le service achat qui, après vérification avec le bon
de commande, le bon de réception et le bon de livraison, enverrai une copie de la facture
au service comptabilité fournisseur.
Le service comptable se chargera de l'enregistrement comptable
Affecter la tache d'appréciation de règlement des factures au service trésorerie en lui
fixant un seuil d'autorisation, au-delà de ce seuil le directeur financier ou le directeur
général le fera
Porter une mention "payée" sur les factures fournisseurs réglées avant de les classer

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Les lettres de relance doivent relever de la compétence du service achat, (périodicité
1fois/mois)

Etablit par : validé par Approuvé par :

FRAP N°006/ Direction approvisionnement/ Service compta. GESCOM


Fournisseurs

Cabinet d’audit
Superviseur: X

Problème :

Mauvais suivi des comptes fournisseurs

Constat :

La balance auxiliaire fournisseur établie par le service comptable n'est pas analysée
d'une

e. Cahier des recommandations :

La formalisation écrite des besoins de l'ensemble des services quel que soit le
montant du besoin.

Recommandation3:

Le recrutement d'une ou deux personnes au niveau du service réception pour


éviter toute tentative de fraude ainsi que la perte d'argent

Recommandation4:

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Instauration d'une procédure exhaustive de stockage et désignation d'une
personne responsable de l'enregistrement des écarts constatés au niveau de la
comptabilité fournisseur autre que le magasinier.

Recommandation5:

L'instauration du manuel de procédures comptables allégera le travail du service


comptabilité fournisseur qui souffre d'une surcharge de travail, il est fort
recommandé de procéder à une répartition de certaines taches confiées à ce
service entre le service achat et le service trésorerie, étant donnée que ces taches
ne
L’introduction est en général assez brève. Elle doit obligatoirement comporter des
informations sur le champ d’action et des objectifs de la mission, ainsi qu’un très bref
descriptif de l’organisation de l’unité ou de la fonction audité.

En effet, le contenu du rapport est structuré comme suit : la 1ère partie du rapport doit
rappeler le contexte, le secteur de l'organisme et des informations générales, ensuite le
programme d'audit, les feuilles de révélation et d'analyse des problèmes doivent être présenté.
Le cahier de recommandation qui figure ci dessous, présente des conseils à l'entité pour
éliminer les risques décelés.

Enfin, en résumé vient la synthèse : « la lettre de président ».


a. La lettre de président

que nous avons considérées nécessaires en la circonstance.

Sur la base de cette évaluation on a pu dégager les dysfonctionnements du


système de contrôle mis en place. Des tests détaillés ont été effectués pour tous les
services concernés à savoir:
Le service achat
Le service réception
Le service magasin
Le service comptabilité fournisseurs
Le service trésorerie

Des anomalies ont été décelée tant au niveau du service achat qu’au niveau des autres
services cités ci-dessus.
Les principaux risques peuvent se résumer dans l'absence d'un manuel de procédure
comptable et organisationnel qui entraîne un cumul des taches dont souffre le service
comptabilité fournisseur particulièrement, ainsi qu'une défaillance des procédures au
niveau des autres services à savoir: le service comptabilité fournisseur, le service
magasin,le service réception et le service achat.

Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, la direction, et d’autres


structures internes à l’entreprise.

Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous assister, si
vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions proposées.
(Signature)

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L’efficacité globale de la fonction achats doit s’estimer en tenant compte de l’importance
que l’entreprise accorde au coût, à la sécurité et à la flexibilité de ses approvisionnements.

Le contrôle interne, comme défini auparavant, est l’ensemble des sécurités contribuant à
la maîtrise de l’entreprise. Il se manifeste par l’organisation, les méthodes et procédures de
chacune des activités de l’entreprise pour maintenir la pérennité de celle-ci.

Bibliographie

 Edition d’organisation;
 Jean Charles BECOUR- Henry BOUQUIN, « L’audit opérationnel » Edition
Economica;

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