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COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
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CONSULTA
Fecha 23/05/2017
ÍNDICE
1. OBJETIVO ........................................................................................................ 2
2. ALCANCE ......................................................................................................... 2
3. DEFINICIONES ................................................................................................ 2
4. RESPONSABILIDADES ................................................................................... 2
5. REFERENCIAS NORMATIVAS ........................................................................ 3
6. ACTIVIDADES DEL PROCESO ....................................................................... 3
7. CONTROLES DELPROCESO .......................................................................... 6
8. REGISTROS..................................................................................................... 6
9. CAMBIOS A LA VERSIÓN DEL DOCUMENTO ............................................... 6
10. ANEXOS ....................................................................................................... 7
1. OBJETIVO
El objetivo de este procedimiento es establecer una manera de regular la
comunicación entre los distintos niveles de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L, la
comunicación con los contratistas, visitantes del lugar y con las partes interesadas
externas en materia de Salud y Seguridad Ocupacional.
2. ALCANCE
Abarca en todos los niveles de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L además
incluye a los contratistas, visitantes del lugar y con las partes interesadas externas
en materia de Salud y Seguridad Ocupacional.
3. DEFINICIONES
Parte interesada: Persona o grupo de personas, dentro o fuera del lugar de trabajo,
involucradas con o afectada por el desempeño de SSO de una organización.
Comunicación: Proceso de transferencia de información interactiva a través de
diferentes canales.
Consulta: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.
Participación: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea,
decisión, organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.
Comunicación Interna: Aquella que se establezca cuando tanto emisor como
receptor pertenezcan a los departamentos, áreas o servicios de la empresa.
Comunicación Externa: Por exclusión, aquella que no sea interna. Estas
comunicaciones incluyen las quejas, reclamaciones, denuncias, etc., con carácter
organizacional.
SSO: Salud y Seguridad Ocupacional.
SGSSO: Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional.
4. RESPONSABILIDADES
Gerente General: Es el responsable de proporcionar los distintos medios de
comunicación de la empresa, entregando los recursos necesarios para que se lleven
a cabo estos canales. En el caso del correo electrónico deberá asegurarse de
proporcionar un correo corporativo. Además, deberá designar responsabilidades y
definir los circuitos de comunicación.
Encargado del SGSST: Es su responsabilidad todas las comunicaciones
pertinentes a los distintos niveles de la organización, contratistas y visitantes en
“El presente documento impreso es de propiedad de “Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L”
y se considera copia oficial “CONTROLADA” si posee timbre de control color rojo, en caso
contrario, tiene validez por 1 día desde su impresión”.
PE-CVA-03
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
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CONSULTA
Fecha 23/05/2017
5. REFERENCIAS NORMATIVAS
▪ Apartado 4.4.2 de la Norma OHSAS 18001:2007 “Competencia, formación
y toma de conciencia”.
▪ Apartado 4.4.3 de la Norma OHSAS 18001:2007 “Consulta y
Comunicación”.
COMUNICACIÓN INTERNA
Para todos los niveles de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L es muy importante
que exista una buena comunicación interna puesto que garantizar la comprensión
del Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional, además de conocer los
riesgos para la salud y seguridad de ellos asociados al proceso de enfierradura así
mismo los objetivos del Sistema y puedan contribuir a cumplir la Política de la SSO,
y a la mejora continua. Por otro lado, sirve como medio de recepción de sugerencias
e información para la revisión de los procedimientos y programas.
Todo tema que involucre al Sistema de Gestión de Salud y Seguridad Ocupacional,
la comunicación interna entre los distintos puestos de la organización es
responsabilidad de la Jefatura de Seguridad y Salud Ocupacional, a través del
respectivo órgano regular difundirán entre el personal la información, resoluciones
y novedades relacionadas con el Sistema de Gestión mediante los siguientes
medios:
Entrega de documentación/información de SGSSO: Cualquier tema que
involucre al SGSS la comunicación se realizara en forma presencial por el
encargado del sistema, quedando registrado en el Registro de Entrega de
Documentación/Información del SGSSO (PE-CVA-03-REG-02)
Correo electrónico: La información se podrá adjuntar vía email siempre y cuando
se defina el grado de importancia de la comunicación teniendo en consideración las
implicancias en la salud y seguridad de todos los trabajadores de la empresa. Este
deberá ser revisado a lo menos tres veces por semana por todos los trabajadores.
Además, se deberán informar las reuniones que tengan relación con la salud y
seguridad de los trabajadores.
Paneles informativos: Estratégicamente se colocarán paneles informativos en las
instalaciones de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L, donde se mantendrá
actualizado con información relevante sobre la salud y seguridad ocupacional
además se colocarán comunicados de interés general.
Circulares informativas: Estos servirán de apoyo de los paneles informativos, será
un documento informativo con la misma información relevante a la SSO que aparece
en los paneles informativos.
Charlas 5 minutos: Para todos los trabajadores las charlas de 5 minutos es el
vínculo con la SSO, ya que se informará sobre alguna decisión tomada respecto a
la salud y seguridad ocupacional además se entrega toda información relacionada
al proceso de enfierradura que trabajaran durante el día.
Reunión: Todo ámbito sobre la salud y seguridad de las personas tiene que
discutirse en reuniones impartidas por el encargado del SGSSO, Comité paritario
y/o el Asesor en Prevención de Riesgos. Las reuniones deben quedar inscritas en
el Registro de Acta de Reunión (PE-CVA-03-REG-03).
Inducción personal nuevo: Toda persona nueva que entra a la empresa deberá
someterse a una inducción y al entrenamiento de adoctrinamiento, donde se le
enseñará todo lo relacionado con la empresa, debiendo ser obligación de la
empresa que esto ocurra.
Capacitación: Todos los trabajadores de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L,
tendrán capacitaciones a lo menos una vez al mes, de diferentes ámbitos para
contribuir a la mejora continua de la empresa.
Buzón de SSO: Cualquier persona perteneciente a la Constructora Víctor Álvarez
E.I.R.L podrá realizar las sugerencias o inquietud que estime conveniente,
comunicándoselas mediante el Registro de Comunicación de sugerencias y/o
inquietud(PE-CVA-03-REG-04), depositándolo en el buzón de SSO, el supervisor
es responsable de dar una respuesta a la misma, consultando si es preciso al
encargado del SGSSO, o bien elevando la sugerencia como punto a tratar en una
reunión.
COMUNICACIONES EXTERNAS
La comunicación externa para la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L es toda aquella
información que se desarrolle con personas que no pertenecen a ningún nivel de la
empresa pueden ser realizadas por clientes, accionistas, contratistas, proveedores,
los organismos públicos, visitantes entre otros. En estas comunicaciones se tratarán
temas de Seguridad y Salud en el Trabajo donde se tratarán, entre otros, los
siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos de capacitación en Seguridad y
Salud ocupacional, inducciones, auditorias de Riesgos del Trabajo, evaluación de
riesgos, solicitudes de información de carácter de Seguridad y Salud ocupacional o
sobre el Sistema de Gestión. Toda comunicación debe ser registrada en el Registro
de Entrega de Documentación/Información del SGSSO (PE-CVA-03-REG-02)
Para los trabajadores de empresas contratistas que estén constantemente en la
empresa deberán someterse a charlas de 5 minutos diariamente, al igual que los
trabajadores de la empresa ya que se les informara todo lo relacionado a la Salud y
Seguridad del trabajo, además se les informara por los mismos canales
comunicativos de los trabajadores de la Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L., si
alguno de los trabajadores contratistas sufriera un incidente deberán informar
inmediatamente lo ocurrido al supervisor que se encuentre presente en el área de
trabajo. Cualquier asunto que requiera mayor importancia o sea relevante para la
“El presente documento impreso es de propiedad de “Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L”
y se considera copia oficial “CONTROLADA” si posee timbre de control color rojo, en caso
contrario, tiene validez por 1 día desde su impresión”.
PE-CVA-03
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
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CONSULTA
Fecha 23/05/2017
7. CONTROLES DELPROCESO
Por medio de Acta de Reunión (PE-CVA-03-REG-03) .
8. REGISTROS
▪ Registro Comunicación Interna y Externa (PE-CVA-03-REG-01)
▪ Registro Entrega de Documentación/Información del SGSSO (PE- CVA-03-
REG-02)
▪ Registro Acta de Reunión (PE-CVA-03-REG-03)
▪ Registro Comunicación de Sugerencias y/o Inquietud (PE-CVA-03-REG-04)
▪ Registro Consulta a Contratista y Visitantes (PE-CVA-03-REG-05).
Tipo de
Revisión Fecha Observación Página(s)
Documento
10. ANEXOS
PE-CVA-03-REG-01
COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Número 0
Fecha 22/05/2017
REGISTRO Página 1 de 1
FECHA LA COMUNICACIÓN
TIPO: MEDIO DE
DESCRIPCIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y
FECHA: SOLICITUD:
COMUNICACIÓN RESPONSABLE FUE EFICAZ Y/O ADECUADO
FIRMA: INICIO FIN
“El presente documento impreso es de propiedad de “Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L” y se considera copia oficial “CONTROLADA” si posee
timbre de control color rojo, en caso contrario, tiene validez por 1 día desde su impresión”.
PE-CVA-03
COMUNICACIÓN, PARTICIPACIÓN Y
Revisión 0
CONSULTA
Fecha 23/05/2017
PE-CVA-03-REG-02
ENTREGA DE
DOCUMENTACIÓN/INFORMACIÓN Número 0
DEL SGSSO
Fecha 22/05/2017
REGISTRO Página 1 de 1
………………………….. …………………………..
FIRMA EMPRESA FIRMA TRABAJADOR Y/O
CONTRATISTA
PE-CVA-03-REG-03
ACTA DE REUNIÓN Número 0
Fecha 22/05/2017
REGISTRO Página 1 de 1
LUGAR:
ASISTENTES
PE-CVA-03-REG-04
COMUNICACIÓN DE SUGERENCIAS
Número 0
Y/O INQUIETUD
Fecha 22/05/2017
REGISTRO Página 1 de 1
Esta sugerencia y/o inquietud debe ser respondida con un plazo máximo de
…………………… por medio de una reunión y/o vía correo electrónico.
………………………….. …………………………..
FIRMA EMPRESA FIRMA TRABAJADOR Y/O
CONTRATISTA
PE-CVA-03-REG-05
CONSULTA A CONTRATISTA Y VISITANTES Número 0
Fecha 22/05/2017
REGISTRO Página 1 de 1
“El presente documento impreso es de propiedad de “Constructora Víctor Álvarez E.I.R.L” y se considera copia oficial “CONTROLADA” si posee
timbre de control color rojo, en caso contrario, tiene validez por 1 día desde su impresión”.