TÉCNICAS

SECRETARIAIS II

Prof.: Tainara Alves

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REUNIÕES
 Alguns Tipos de Reuniões:

• Reuniões de acompanhamento de funcionários:

quando são contratados novos trabalhadores numa
empresa é costume realizarem-se pontualmente
reuniões de acompanhamento para orientar os novos
trabalhadores no desempenho dos seus trabalhos;
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• Reuniões de avaliação: as reuniões de avaliação

servem para classificar o trabalho de um colaborador,
fazendo o ponto de situação e estabelecendo novos
objetivos;

• Reuniões informativas: as reuniões informativas são

meios de passar informação aos trabalhadores e de
receber informações por parte destes. O objetivo é
coordenar esforços e colocar todos os intervenientes ao
mesmo nível, para se melhorar a eficácia e os resultados
do trabalho;
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• Reuniões de tomada de decisão: nestas importantes

reuniões são discutidos e levantados todos os dados
relativos a um problema, de forma a encontrar um certo
número de soluções e de analisar cada uma delas, até se
chegar a uma decisão;

• Reuniões para definir diretrizes: são convocadas para

solucionar problemas específicos, não através de ações
operacionais, mas através do estabelecimento de novas
diretrizes.
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• Reuniões periódicas de preparação de tarefas ou
esforço grupal: deve ser levada a efeito somente quando
sua validade possa ser comprovada no decorrer do tempo.
Trata-se de reuniões semanais entre supervisores e
executivos, para introduzir novas ideias ou aprimorar
práticas;

• Reunião geral: o propósito de uma reunião geral é

levantar assuntos e com sorte solucioná-los. Problemas
comuns de uma reunião geral incluem o tema de
participação. Mesmo com uma pauta bem organizada,
reuniões gerais tendem a ser um dos tipos de reuniões
menos eficientes.
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 Reunião de Mesa

• A comunicação em reunião de mesa, geralmente,

envolve uma participação maior do público frente à
exposição ou direção de um coordenador. Portanto, não
somente este deve se preparar para sua apresentação,
como todos os participantes da reunião.

• Evite ficar balançando, batendo ou tremendo as

pernas embaixo da mesa.
Esse comportamento tira a atenção dos ouvintes e dá a
impressão de que se está ansioso ou com pressa para
que a reunião acabe logo
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 Reunião de Mesa

• Se for se sentar em uma cadeira giratória, não fique

balançando de um lado para o outro.
Colabore com a concentração de todos durante a reunião
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REUNIÕES
 Cuidados Importantes:

• Reunião sem foco: É quando a todo o momento o

grupo acaba fugindo do tema principal e começa a
discutir assuntos que nada tem a ver com o tema
central. Um exemplo é reunir o departamento financeiro
para falar dos custos mensais da empresa e, do nada,
alguém começar a reclamar de problemas
administrativos, como a demora em trocar uma lâmpada
queimada. É preciso ter bom senso para levantar apenas
os assuntos pertinentes;
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REUNIÕES
• Com as pessoas erradas: não fazer a seleção dos
profissionais que serão convidados para a reunião é um
dos motivos que provoca a perda de foco.
Para que o encontro seja proveitoso é importante ser
inteligente e estratégico e chamar apenas as pessoas
chave, ou seja, aqueles colaboradores que realmente
estão em sintonia e dominam o assunto a ser tratado.
Se for tratar da nova campanha de marketing, chame os
profissionais da equipe de marketing e não os do RH, por
exemplo.
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• Sem fim : São aquelas reuniões com hora
para começar, mas que só Deus sabe quando
irão acabar.
Este tipo de reunião é àquela onde todos
falam sobre tudo, apontam problemas e
soluções, mas em que nunca se chega a
nenhuma conclusão em definitivo, ou seja, a
uma tomada de decisão efetiva.
Além de muito cansativa, este modelo é um
dos mais improdutivos, pois tira o colaborador
de seu posto de trabalho por horas e ainda
não resulta em nada.
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REUNIÕES
 Delimitações:

• Devemos conhecer o assunto a ser tratado;

• Enriquecer o tema com exemplos pertinentes;
• Ter autoconfiança.
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REUNIÕES
 Para quem vamos falar?

• Adequação da linguagem;
• Atender as expectativas;
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REUNIÕES
 Métodos: CIRCUITO ABERTO
Vantagens:
• Ampla participação;
• Integração;
• Conhecimento do grupo pelo dirigente.

Desvantagens:
• Dispersão;
• Indisciplina;
• Perda de autoridade do dirigente.
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REUNIÕES
 Métodos: CIRCUITO FECHADO
Vantagens:
• Manter-se nos objetivos pré fixados;
• Manutenção da ordem;
• “Fechar” debates.

Desvantagens:
• Falta de participação;
• Monotonia;
• Desinteresse.