Sistema de Trámite

Documentario
J.B. NEGOCIOS Y SOLUCIONES EMPRESARIALES nace en el año
2005 de la experiencia de prestigiosos profesionales en TI,
expertos en desarrollo de software y arquitecturas tecnológicas
en las principales empresas del Perú. Por ello, su principal activo
es el recurso humano que lo conforma. Entre sus clientes
destacan: la ONG IFFO (Reino Unido), Unibanca, Depósitos EFE
(Grupo Ferreyros), Tiendas Wong (Grupo Wong), Promoinvest,
Técnicas Metálicas Ingenieros, San Silvestre School, SEISA
(Grupo Romero), CONCYTEC, entre otros.

Estrategia Empresarial

Para entregar valor a sus clientes, NEGOCIOS EMPRESARIALES

tiene como foco estratégico la "Intimidad con el Cliente".
Proveemos una solución completa con los mejores productos y
servicios hechos "a la medida" del cliente.

Unidades de Negocio

NEGOCIOS EMPRESARIALES se divide en dos unidades de

negocios para atender a sus clientes:

NSE Software, y NSE Soporte.

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Trámite
Documentario

El Sistema de Trámite Documentario permite al cliente llevar un control efectivo del

flujo de documentos en la empresa. Usted podrá conocer donde se encuentran los
documentos, y qué áreas usuarias generan cuellos de botella. En resumen,
analizará el desempeño de trámite de las áreas usuarias y tomará mejores
decisiones.
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Documentario
El Sistema de Trámite
Documentario está desarrollado
en un ambiente web/intranet.
Esta estructurado en cuatro
opciones de menu: 1) Home
para ir a la página principal; 2)
Bandeja, donde se recibe los
documentos a tramitar que
vienen de otra área usuaria; 3)
Mantenimiento; para la carga
de datos base del sistema de
trámite; y 4) Consultas; en

donde se explota la información registrada en el Sistema de Trámite Documentario.

Actualmente cuenta con cuatro consultas tipo que pueden personalizarse o generar
nuevas consultas de análisis.
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Documentario
La primera etapa para la implementación del Sistema de Trámite
Documentario es la carga de datos base o parametrización del sistema.
El administrador del sistema debe inscribir a todos los usuarios que
utilizarán el sistema

También se identificarán las áreas

usuarias que tramitan documentos para
registrarlas en el sistema.
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Es necesario identificar los tipos de
documentos para trámite. Y también los
flujos de trámite con los respectivos pasos
(áreas usuarias) de trámite hasta el destino
final del documento.
En la figura de abajo; vemos el Flujo de
“Facturas de Compras”, que consta de 7
pasos.

Inicia el flujo de trámite con

el área de Logística y
termina en el área de
Tesorería. Nótese que
puede regresar un
documento a un área
usuaria para el respectivo
trámite del expediente.
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Esta opción corresponde al Registro del
Documento que equivale a la apertura de
una ficha o expediente. Los documentos de
servicio o atención a clientes pueden
ingresar por Mesa de Partes; y en esta área
se apertura el expediente.
Sin embargo las empresas necesitan
controlar documentos que no se generán
en una mesa de partes sino que quizás
provienen de otras áreas internas.

En estos casos se deben identificar los procesos que provienen de otros sistemas y
generar, de ser necesario, las interfases que se requieran para incorporar un
expediente al flujo de trámite sin que generen una mayor carga de trabajo para el
usuario.

Al grabar esta ficha, inmediatamente el documento ingresa al flujo de trámite pre

definido para el respectivo seguimiento y control.
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Todo usuario que deba tramitar un documento tendrá una bandeja donde le
aparecerá todos los documentos por evaluar. En esta lista el usuario podrá
identificar el expediente por nº de documento, fecha, tipo de documento o proveedor
para su selección. Deberá hacer click sobre la imagen del libro del registro que
requiera; en la imagen se muestra dentro de un círculo rojo.
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Este es el formulario en
donde el usuario aprueba,
rechaza o cancela un
documento en trámite.
Con la Aprobación el
documento sigue el flujo
de trámite.
Con el Rechazo del
documento se deja en
stand by el trámite hasta
que el mismo usuario lo
libere.
Con la Cancelación se
interrumpe el trámite y
termina el proceso.
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Podemos conocer el estado de los documentos. En qué área se encuentran y cuánto

tiempo lleva en trámite. Asimismo, saber cuánto demoró el trámite en un área
usuaria. Se pueden incluir indicadores de gestión para conocer el desempeño de las
áreas usuarias con respecto al trámite de documentos.
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También podemos
obtener la distribución en
cantidad y porcentajes
de la documentación por
áreas usuarias y tipos de
documentos, de modo
que conozcamos la
carga de trabajo
delegada.
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Esta consulta es un resumen donde se muestran solo los documentos pendientes

de trámite y el tiempo que se encuentran en el área usuaria de actual trámite.
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También tenemos una consulta general para conocer todos los documentos
pendientes con sus datos principales; como tipo de documento, proveedor, importes,
y nº de documento.
 El e-workflow de NEGOCIOS Y SOLUCIONES EMPRESARIALES permite la
integración con sus programas de gestión administrativa y permite a los distintos
usuarios acreditados visualizar la documentación (facturas, pedidos, solicitudes y
otros que pueden ser digitalizados) con la firma de aceptado.

Comuníquese con nosotros, que gustosos lo atenderemos.

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jbolivar@negociosempresariales.com