12 Criterios para Seleccionar

el Mejor Reemplazo de su
Sistema ERP

Informe Técnico de Epicor

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Sinopsis
Un sistema ERP es la espina dorsal de su información y llega a todas las
áreas de su negocio y de la cadena de valor. Reemplazarlo puede
abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de negocios. La clave
de este esfuerzo es encontrar los socios y especialistas correctos. Sus
estrategias de negocios a largo plazo serán el criterio básico para
seleccionar un sistema ERP de reemplazo. Su proveedor de ERP debe
ser parte de su visión. Los proveedores de software tienen la
obligación de ayudarlo a asegurarse de que su próximo reemplazo de
sistema ERP sea el último. En este informe técnico se explicarán los 12
criterios que le permitirán identificar y seleccionar la solución que
cumplirá con estas expectativas.

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Tabla de Contenido
Reemplazar un Sistema Comienza con una Visión 1
Criterio N° 1: Una decisión a Prueba de Futuro 2
Criterio N° 2: Soluciones Sólidas 3
Criterio N° 3: Conocimiento sobre Reemplazos 4
Criterio N° 4: Eliminación de las Suposiciones en
la Implementación 6
Criterio N° 5: Solución a la Medida 7
Guía de Implementación 7
Configuración del Sistema 8
Herramientas para Personalizar su Sistema 8
Herramientas Avanzadas 9
Portales 10
Criterio N° 6: Experiencia en la Industria 10
Criterio N°7: Bases Financieras Sólidas 11
Criterio N° 8: Aumento de las Probabilidades Tecnológicas
a Su Favor 13
Arquitectura Orientada a Servicios 15
Beneficios de SOA para las Compañías 15
Criterio N° 9: Una Prueba de Escalabilidad 16
Criterio N° 10: Comunidad Colaborativa: Maximizar los
Momentos de la Verdad con el Cliente 17
Consultoría Remota 18
Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos 18
Soporte para Usuarios por Conferencias Web 18
Seminarios de Capacitación y Solución por Internet 18
Criterio N° 11: Integridad y Dedicación 18
Criterio N° 12: Lograr un Retorno de la Inversión 20
La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno
de la Inversión 22
La Destreza en el Reemplazo Logra el Verdadero Retorno
de la Inversión 23
Acerca de Epicor 23

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Reemplazar un Sistema Comienza

con una Visión
Reemplazar su Sistema de Planeación de Recursos Empresariales
(ERP, por sus siglas en inglés) no es algo trivial. Por definición, el
sistema ERP es la espina dorsal de su información y llega a todas las
áreas de su negocio y de la cadena de valor. Reemplazarlo podría
parecer un proceso difícil y doloroso, pero si se hace de la manera
correcta, puede abrir una cantidad ilimitada de oportunidades de
negocios para usted. La clave de este esfuerzo es encontrar al
socio correcto que le muestre cómo simplificar esta compleja
transición; un socio que se mantenga a su lado hasta que usted
alcance sus objetivos.
Los empresarios deciden reemplazar sus sistemas ERP por diversas
razones. Lo esencial es saber si su sistema actual apoya o limita su
habilidad para ejecutar las estrategias de negocios que llevarían al
éxito a su compañía, posicionándola como líder en la industria.
Algunas organizaciones siguen utilizando anticuadas aplicaciones
heredadas. Dado que estos sistemas automatizan una sola función
de negocios y no un completo proceso de negocios multifuncional,
requieren exigentes procesos manuales, como volver a digitar
datos en sistemas separados. Además, los sistemas heredados
suelen ser inflexibles. Por lo general, no permiten que las compañías
modifiquen sus procesos para adaptarse a los cambiantes requisitos
del mundo de los negocios y tampoco ofrecen visibilidad a través
de la organización; y mucho menos a través de la cadena de
suministro.
Su proveedor de ERP debe ser parte de su visión. Debe haber
enfrentado estos desafíos muchas veces en su historia y aprendido
cómo ayudar a los fabricantes a adoptar nuevas tecnologías. El
futuro de su negocio depende de que su proveedor de ERP haya
dado o no el salto de una tecnología a otra de manera exitosa y
de que continúe innovando y proporcionando tecnologías que
ayuden a compañías como la suya a convertirse en líderes de la
industria.
En esta etapa en la evolución del software empresarial, los
proveedores de software tienen la obligación de ayudarlo a
asegurarse de que su próximo reemplazo de sistema ERP sea el
último. A continuación presentamos los 12 criterios que le ayudarán
a identificar y seleccionar la solución que cumplirá con sus
expectativas:
1. Una decisión a Prueba de Futuro
2. Soluciones Sólidas
3. Conocimiento sobre Reemplazos
4. Eliminación de las Suposiciones en la Implementación
5. Solución a la Medida
6. Experiencia en la Industria
7. Bases Financieras Sólidas
8. Aumento de las Probabilidades Tecnológicas a Su Favor

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9. Una Prueba de Escalabilidad

10. Comunidad Colaborativa: Maximizar los Momentos de la
Verdad con el Cliente
11. Integridad y Dedicación
12. Lograr un Retorno de la Inversión
¿Cuál de estos puntos es el más importante y relevante para usted
en la selección de un sistema ERP nuevo? Es muy probable que
más de uno. Necesita tener estas respuestas antes de elegir una
solución. El resto de este documento le ofrece una explicación más
detallada de los 12 criterios que debe tomar en cuenta para
seleccionar la mejor solución y su importancia en el reemplazo del
ERP.

Criterio N° 1: Una decisión a

Prueba de Futuro
Para entender lo que los próximos diez años traerán a su compañía,
y el impacto que tales cambios tendrán,
considere por lo menos los diez últimos años y
ERP a Prueba de Futuro duplique ese ritmo de cambio. La tecnología
brindará información a los usuarios en cualquier
momento y mediante cualquier mecanismo. La
Por ejemplo, con un fabricante de suministros información será personalizada y se anticipará
médicos, el ERP desempeña una función a las necesidades y a las actividades de cada
esencial en su estrategia de adquisiciones. El función de la organización. Los ERP se
sistema ERP facilita la visibilidad en toda la enfocarán en el suministro de datos para tomar
empresa y permite tomar decisiones basadas en decisiones frente a excepciones y en la
la información. Al mismo tiempo, la automatización de los procesos diarios. Y su ERP
funcionalidad integrada multicompañía de los se tendrá que adaptar a las nuevas estrategias
paquetes de software brinda la flexibilidad que de negocios y tecnología que pocos de
permite realizar fácilmente los ajustes para nosotros podemos predecir hoy con precisión.
adaptarse a los requerimientos de negocios, Es importante, tanto hoy como a futuro, tener
reglas y prácticas particulares de las compañías un claro compromiso con la entrega de
adquiridas. La escalabilidad del software ERP aplicaciones estratégicas de diversificación
hace posible que cada unidad de negocios empresarial y de misión crítica, para respaldar
adquirida mantenga sus propias reglas de los modelos y dimensiones de su compañía.
negocios mientras se consolidan bajo un Con este fin, debe buscar un proveedor de ERP
conjunto corporativo de libros. de renombre, con la habilidad de adaptarse
rápidamente a las necesidades del nuevo
mercado. La historia es la mejor predicción del
futuro. Es importante encontrar proveedores que tengan
experiencia en la entrega de nuevas tecnologías y soluciones, por
ejemplo, Arquitectura Orientada a Servicios (SOA, por sus siglas en
inglés), estrategias ágiles, Flujo de Trabajo y E-Business que
simplifican y automatizan las operaciones y procesos de negocios.
En términos muy simples, al utilizar aplicaciones empresariales
basadas en una SOA, podrá agregar fácilmente nuevas
funcionalidades de un modo altamente personal, según sea
necesario, y además podrá reconfigurar sin problema algunos flujos

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de trabajo con un costo de integración e impacto mínimos en sus

operaciones de negocios.
También puede utilizar servicios Web para mejorar la comunicación
y la eficiencia de los flujos de trabajo relacionados con clientes y
proveedores por Internet. Con una SOA, es posible hacer que áreas
funcionales de su aplicación empresarial queden a disposición de
otros sistemas autorizados a través de Internet. Por ejemplo, sus
sistemas internos podrían quedar directamente a disposición de los
sistemas de compras de sus clientes, lo que permitiría que ambos
sistemas funcionen como uno solo mediante la SOA. El resultado: los
servicios Web pueden convertir las relaciones entre socios de
negocios en una relación en tiempo real.
De acuerdo con ejecutivos de la industria, un sistema ERP necesita
crecer con su compañía y con sus planes de negocios. Una de las
mayores pruebas de esta afirmación viene de clientes que han
crecido gracias a sus adquisiciones. No es posible predecir las
dinámicas de futuras adquisiciones de compañías; sin embargo, un
sistema a prueba de futuro, crece y alberga múltiples instalaciones
y compañías con diferentes procesos.
La historia de evolución de la solución de un proveedor de software
para cambiar de acuerdo con las tendencias del negocio y la
tecnología no es accidental. Desde el principio, esta agilidad debe
diseñarse dentro del sistema para respaldar su visión de negocios,
hoy y en el futuro.

Criterio N° 2: Soluciones Sólidas

En algún punto entre el concepto y la entrega, muchas buenas
ideas de software perdieron su enfoque en el principio más
importante, que es el de proveer valor tal y como lo percibe un
cliente. Un enfoque sólido es entregar soluciones tecnológicas que
provean ventajas demostradas y sostenibles para los clientes.
Los líderes en la industria del ERP ponen énfasis en el suministro de
funcionalidades críticas, que sus clientes necesitan, asociadas con
un intenso Retorno de la Inversión (ROI, por sus siglas en inglés) en su
inversión en tecnología y un bajo Costo Total de Propiedad (TCO,
por sus siglas en inglés). Sus productos no son simples mercancías,
que ofrecen casi la misma funcionalidad que cualquier otro sistema
en el mercado. Los mejores sistemas incluyen capacidades que le
dan a su organización nuevas formas de ser más competitiva. En
este nuevo paradigma, la Arquitectura Orientada a Servicios (SOA)
es clave. Una SOA ayuda a las compañías a conectarse con sus
clientes, socios y empleados. Asimismo, les da la capacidad de
ampliar los servicios existentes a clientes nuevos, aumenta la
eficiencia de los procesos de negocios para ayudar a las
compañías a trabajar de forma más eficaz con socios y
proveedores, y desbloquea información para que fluya a cualquier
usuario que la necesite, ya sean personas o sistemas.
El origen de un sistema es una característica importante. Por
ejemplo, para los fabricantes el sistema ideal se basaría en una
sólida manufactura e ingeniería de procesos; una organización de

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servicios necesita una solución que incorpore potentes

capacidades de administración de recursos y proyectos; un
distribuidor requiere capacidades consistentes de administración
de inventario y ejecución de órdenes; y en el actual clima de
negocios, todas las compañías, cualquiera sea la industria,
requieren un sistema con capacidades financieras de primera
clase.
Otro aspecto de una solución sólida es la capacidad de ampliar el
sistema mediante contenido autocreado y, al mismo tiempo, tener
un alto nivel de integración en todo el sistema. Esto agiliza la
implementación de las técnicas más modernas, ya que hace
mucho más fácil el mantenimiento y actualización del sistema con
funciones adicionales.
Actualmente, los sistemas deben además soportar un amplio
espectro de capacidades, entre las que se incluye la
administración de la cadena de suministro, la administración de
relaciones con los proveedores, la administración de relaciones con
los clientes, producción, finanzas y recursos humanos.
Las soluciones sólidas generan resultados sólidos. Las compañías
que utilizan soluciones ERP funcionalmente superiores informan de
mejoras cuantificables de mayor magnitud de lo que esperaban,
tanto desde el punto de vista operacional como financiero.
Entre los beneficios tangibles e intangibles que los clientes observan
en el desempeño operacional y financiero podemos mencionar:
• Reducción de los plazos de entrega y de los tiempos de
los ciclos
• Mayor exactitud de los costos
• Protección de los márgenes de utilidades
• Aumento en la participación de mercado
• Disminución de los inventarios
• Reducción de los ciclos de vida de los productos
• Mejoramiento de la lealtad de los clientes al responder con
mayor rapidez y eficacia
• Mayor eficiencia en las comunicaciones
En resumen, seleccione una solución que ha sido probada, que
funciona y agrega valor, al mismo tiempo que respalda el
crecimiento del negocio, los nuevos métodos de operación, la
expansión del mercado y las estrategias para el futuro. Con eso
como su reemplazo de ERP, tendrá una solución que lo ayudará a
conseguir el éxito de clase mundial y el liderazgo de la industria.

Criterio N° 3: Conocimiento sobre

Reemplazos
Seleccionar un reemplazo para su ERP es una de las decisiones más
importantes que usted tomará para su compañía y querrá un
proveedor que ya haya recorrido este camino varias veces. La
mejor opción es aquel proveedor especializado en soluciones ERP,
en contraposición a otros que tienen intereses divididos no
enfocados y unidades de negocios compitiendo por recursos. En

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los últimos cinco años, se ha informado que más del 80% de los
reemplazos de sistemas corresponden a implementaciones de ERP.
Cuando el 80% a 90% del negocio de un proveedor consiste en el
reemplazo de sistemas, significa que sabe lo que se necesita para
que una transición sea sencilla e impecable. También se han
convertido en expertos en la revisión y reemplazo de los procesos
ineficaces.
Sus datos son un activo, por eso es importante encontrar un
proveedor que sea capaz de migrar la información que
actualmente mantiene acerca de sus proveedores, clientes,
recursos de producción y empleados. El objetivo es ayudarlo a
través de este proceso minimizando los costos y la interrupción de
la conversión, al tiempo que maximiza su conocimiento sobre el
nuevo sistema. Las herramientas del sistema deben ayudar a
trasladar la información desde los sistemas “heredados” a la nueva
base de datos. La solución debe ser fácil de usar, debe reducir el
grado de conocimiento de la base de datos y las técnicas de
programación que se necesiten, además debe proveer auditorías
de los datos convertidos para garantizar su integridad antes de que
empiece a operar el nuevo sistema.
El conocimiento sobre reemplazos significa tener experiencia en el
reemplazo de prácticamente cada sistema de primer y segundo
nivel, así como también de los sistemas locales. Busque al
proveedor que haya reemplazado todo tipo de sistemas, desde
sistemas para las compañías más grandes del Fortune 500, hasta
para medianos y pequeños fabricantes, además de compañías
con paquetes únicos y múltiples. Si su actual sistema ya no satisface
las necesidades de su compañía o si su crecimiento supera las
capacidades de los paquetes de contabilidad, aplicaciones de
hojas de cálculo o de bases de datos para las empresas pequeñas,
su potencial proveedor de ERP debe ofrecerle una metodología
probada, a fin de que la conversión y transición de datos a un
nuevo sistema se ejecute de manera impecable. Para que el
cambio tenga éxito, no basta con un nuevo proceso, tecnología o
política interna. También se requiere el compromiso y participación
de aquellos que sentirán los principales efectos de la modificación
en los procesos y procedimientos. Un proceso de administración de
cambio se convertirá en el marco para administrar a las personas
relacionadas con su transición.
Su proveedor de ERP debe tener la experiencia de haber
enfrentado y resuelto prácticamente cualquier problema, inquietud
y pregunta de una transición. Cada reemplazo presenta sus propios
inconvenientes, como son la coordinación de múltiples bases de
datos, el cambio de los modelos organizacionales, la conversión de
procesos y datos manuales, y las conversiones de bases de datos,
tanto grandes como pequeñas, por mencionar algunos. En su
análisis final, necesitará escuchar testimonios de los usuarios.

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Criterio N° 4: Eliminación de las

Suposiciones en la
Implementación
El éxito de su sistema nuevo depende de dos aspectos: el tiempo
que demore su implementación y los cambios en el negocio y valor
entregado. La ventaja rápida ocurre cuando la implementación es
ágil y genera un alto valor estratégico. La capacidad de ofrecer
este tipo de implementación es la mayor fortaleza que usted debe
buscar en un proveedor de software. Una metodología de
implementación probada elimina la incertidumbre y aborda sus
expectativas de un proceso de reemplazo de sistema efectivo y sin
preocupaciones. Esa metodología empieza desde su primera cita
con el representante de ventas y lo lleva hasta la medición de sus
resultados y el retorno de la inversión.
Generalmente, los mejores sistemas se pueden implementar en seis
meses y muchos incluso en un periodo de cuatro meses. Para
implementar oportunamente una solución que le brinde un retorno
de la inversión de manera anticipada, se requiere una metodología
completa. En un alto nivel se necesitan los siete elementos que se
describen a continuación:
• Compromiso: usted necesita el respaldo de la alta
administración. Asegúrese de que en su compañía consideren
la implementación del software como la prioridad número uno.
Debe comunicar este mensaje en forma coherente a todos los
empleados con cierta regularidad. Sin un compromiso de alto
nivel en su organización, los proyectos de ERP pueden perder
enfoque y empezar a trastabillar o en última instancia fracasar.
• Investigación: antes de seleccionar a un proveedor, pídale al
proveedor de ERP cuentas de referencia y visite y entreviste a la
mayor cantidad posible de encargados de estas cuentas.
Haga preguntas difíciles y obtendrá respuestas honestas. Si no
hubiesen tenido éxito con la implementación estas cuentas de
referencia no habrían sido elegidas, así que haga todas las
preguntas que desee. Trate de asistir a reuniones de grupos de
usuarios regionales como un posible comprador del software y
entrevístese con todos los clientes que pueda.
• Descubrimiento: basado en la información recopilada en una
sesión de descubrimiento, se desarrolla un proyecto preliminar y
un planteamiento de trabajo (definiendo el alcance, la
programación y los recursos).
• Estrategia: un administrador de proyectos lo ayuda a
determinar el impacto del cambio en varias áreas de su
organización y a elaborar una estrategia para la administración
del cambio.
• Análisis del Negocio: en esta fase, se definen los roles y las
responsabilidades, se revisan las metas y los objetivos y se
termina el plan de proyecto.

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• Educación: se lleva a cabo una capacitación minuciosa con

métodos basados en su cultura, dimensión y objetivos.
• Configuración de la Aplicación: en esta fase se revisa la
estrategia de utilización, el desarrollo de las especificaciones
funcionales y la preparación de las instrucciones que se usan en
las pruebas de conversión. Los menús, las pantallas, los campos
definidos por el usuario y los flujos de trabajo se pueden
adaptar a sus especificaciones y probarlos.
• Evaluación Final: en este punto se finalizan los requisitos, los
procedimientos y el proceso de conversión de datos. Se
efectúa una prueba final del sistema integrado y se evalúa al
usuario final y la disponibilidad en general.
• Utilización: se finaliza la conversión de datos y el sistema se
extiende a toda la compañía bajo la estricta supervisión de los
consultores del proveedor y el equipo de implementación.
Un buen enfoque de la implementación descarta la incertidumbre,
asegura una transición más efectiva, proporciona una curva de
aprendizaje más rápida y un retorno de la inversión en un tiempo
menor. Es la evidencia del conocimiento del proveedor sobre
reemplazos de sistemas ERP.

Criterio N° 5: Solución a la Medida

Un enfoque masivo es lo menos adecuado para configurar su
sistema, puesto que no existen dos negocios idénticos. Hay cinco
elementos clave en el diseño de su solución para que sea
personalizada, sin importar si actualmente cuenta con procesos
efectivos o si está reestructurando y mejorando procesos ineficaces
para respaldar las nuevas estrategias. Estos cinco elementos son la
ejecución de la guía de implementación, la configuración del
sistema, las herramientas para personalizar su sistema, las
tecnologías avanzadas y los portales.

Guía de Implementación

La guía de implementación es el plan basado en el conocimiento

que establece el curso del reemplazo de su sistema. Es un mapa
cuidadosamente construido y probado, desarrollado en conjunto
por su compañía y su proveedor de software ERP, enfocado en
alcanzar las metas definidas de su compañía durante el ciclo de
compra. Este mapa detallado lo guía a través del proceso de:
• Realizar una encuesta minuciosa a los usuarios finales para
definir claramente las necesidades y las expectativas
• Desarrollar un perfil del alcance del proyecto, metas, programa
de implementación, planeación de la conversión de datos y la
seguridad
• Identificar el liderazgo de los directores generales que pueden
actuar como visionarios
• Reunir una fuerza de trabajo con empleados clave que sirvan
como guía y motivadores

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• Definir el alcance del proyecto

• Adaptar y ejecutar un plan con etapas y tareas detalladas
• Evaluar el progreso continuamente
La ejecución efectiva de todo el proceso garantizará el éxito del
reemplazo de su sistema ERP.

Configuración del Sistema

La retroalimentación documentada del cliente testifica la

flexibilidad y funcionalidad de la solución que se necesita para
satisfacer los requerimientos de negocios y tecnología de cada
implementación. Los parámetros y las configuraciones
predeterminadas del sistema son lo que permiten personalizar
fácilmente un sistema.
Los valores predeterminados son las configuraciones del sistema
que le permiten definir el modo en que el sistema apoya las
políticas y procedimientos propios de su compañía. Cada
aplicación tiene un conjunto de parámetros que se configuran
antes de que se lleve a cabo cualquier proceso. Algunas
configuraciones establecidas en un módulo también pueden
afectar a procesos en otros módulos. Estas combinaciones proveen
un rango casi ilimitado de formas para establecer cómo operará el
sistema. Para obtener el máximo beneficio de estas potentes
configuraciones, seleccione un proveedor experto que lo guíe en la
planeación adecuada de las configuraciones para moldear sus
métodos de operación.

Herramientas para Personalizar su Sistema

El sistema debe incluir un conjunto único de herramientas para

maximizar su inversión. Una variedad de utilidades en el sistema
base le permite personalizar su sistema. Pantallas personalizadas,
menús y mensajes se pueden configurar para reflejar la forma en
que opera su organización. Formularios en línea estándar (por
ejemplo, las facturas) pueden extraer datos de su sistema al
momento de imprimirlas. Asegúrese de tener un completo juego de
formularios estándar y multipropósito, y una herramienta fácil de
usar para modificar o crear los nuevos formularios que se requieran.
Sin duda deberá elaborar informes personalizados, además de la
amplia variedad de informes estándar incluidos en el sistema. Para
complementar todo lo incluido con el sistema base, se debe
agregar una herramienta para acceder a la base de datos y
generar informes con gran flexibilidad y sin la necesidad de
conocimientos en programación o una orientación técnica. Dicha
herramienta le otorgará acceso a su información y su uso sólo se
verá limitado por su creatividad y no por su habilidad con las
computadoras. Con las funciones para crear informes y tablas, se
pueden producir informes personalizados usando los datos de
múltiples archivos. Una función de conectividad le permite
descargar datos en un archivo de su PC para analizar y graficar,
generar pronósticos y llevar a cabo análisis para la toma de

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decisiones sin temor a corromper la integridad de los datos “en

vivo”. Finalmente, las herramientas de hiperbúsqueda le permitirán
desarrollar rápidamente consultas y aplicaciones completas
disponibles para la Web con hipervínculos hacia detalles o
aplicaciones adicionales.

Herramientas Avanzadas

Verifique la disponibilidad de herramientas de tecnología

avanzada para explotar la vasta cantidad de información
almacenada en su sistema, obtener valor de esa información y
usarla para mejorar la productividad. La tecnología de software
basada en objetos expande su escritorio. Con objetos usted puede
trabajar con ventanas interactivas, datos y vistas de gráficas al
mismo tiempo. Pueden proporcionarle vistas múltiples y simultáneas
de la base de datos. Mediante una biblioteca de objetos de
software integrada, usted puede resaltar la información en el
preciso momento en que la necesita. La información del cliente, las
funciones del sistema y las aplicaciones de Microsoft® son sólo
algunos ejemplos de los muchos subprogramas o “applets” (mini
aplicaciones) auto contenidos que deberá llamar desde cualquier
lugar en su sistema ERP para mejorar la eficiencia de ciertas áreas
de su compañía.
Las tecnologías de flujo de trabajo colocan los datos en manos de
quienes la necesitan, en el momento en que la necesitan, con
mensajes automatizados, recordatorios, supervisión y sistemas de
comunicación interactivos en toda la compañía. Los componentes
clave requeridos para el flujo de trabajo son: 1) un sistema basado
en eventos para administrar y coordinar los procesos de negocios y
la información asociada, 2) comunicación en línea y avisos para
acciones requeridas y 3) actividades de rastreo y supervisión. Cada
componente del flujo de trabajo proporciona herramientas
potentes para mejorar las comunicaciones y la eficiencia en la
compañía. Juntos, pueden ser cruciales para alcanzar las metas
corporativas y de reemplazo del sistema. Se pueden utilizar para
mejorar la calidad, reducir el reproceso y los costos, mediante la
administración automatizada de cambios en las órdenes de
ingeniería, reducción de los plazos de entrega a través de una
mejor colaboración y visibilidad de la cadena de suministro, y el
incremento en la satisfacción de los clientes por medio de una
comunicación mejor y más rápida con ellos.
Estas tecnologías avanzadas capitalizan la inversión en el ERP de la
organización, al transformar los datos en información que los
usuarios pueden poner en acción. Es como cambiar a un modelo
de negocios que acelera los procesos además de reducir los
errores y los retrasos. Mejoran la colaboración y la comunicación,
superando tanto las barreras organizacionales como las del tiempo.
De este modo, se cumple la promesa de que las soluciones ERP
tienen la capacidad para integrar el espectro completo de los
procesos y funciones empresariales.

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Portales

El último avance tecnológico que se ha incorporado a muchos

sistemas son los Portales de Conocimiento Empresarial (EKP, por sus
siglas en inglés). Parecidos a los portales Web estándar, tales como
msn.com o cnn.com, los EKP agrupan información y proporcionan
vínculos hacia funciones y capacidades relacionadas por medio
de su intranet. Organizan los vínculos de información según las
necesidades de conocimiento específico del usuario. Las
tecnologías de vanguardia como esta permiten que su compañía
tenga acceso a la información crítica de los negocios mediante
vías de acceso unificadas. Por esa razón, los sistemas con esta
capacidad seguirán siendo la mejor opción para reemplazar su
sistema ERP.

Criterio N° 6: Experiencia en la
Industria
Con amplia experiencia y conocimiento en la industria, un
proveedor estará preparado para ofrecerle los tipos de servicios de
soporte y las herramientas que le permitan resolver exitosamente
sus retos de negocios más exigentes, utilizar aplicaciones
rápidamente y maximizar el retorno de su inversión. El aspecto más
débil observado en implementaciones de tecnología de
información es la experiencia de consultoría, así que le
recomendamos asegurarse de que el personal de su proveedor,
como diseñadores profesionales, analistas de sistemas, técnicos,
consultores y expertos financieros, conozca al revés y al derecho su
industria. Además, deben saber cómo proporcionarle las soluciones
de software más rentables.
Verifique detenidamente si el proveedor de software mantiene una
fuerza de trabajo altamente especializada, y administradores
expertos en la industria que le aseguren a largo plazo la capacidad
para servir a su compañía en el futuro. En la primera línea de
trabajo, el equipo debe estar formado por un líder de proyecto de
consultoría, un experto en finanzas y un especialista en la industria.
El líder de proyecto de consultoría es el responsable de coordinar
todo el proceso de transición. El especialista en finanzas debe
saber cómo hacer que las funciones financieras trabajen en favor
de sus objetivos de inversión. Y el especialista en la industria debe
asegurarse de que los sistemas cumplan con los requerimientos de
los entornos de su compañía. Consultores altamente calificados y
experimentados deben ser asignados a cada fase de su proyecto.
Busque consultores que tengan experiencia en el mundo real,
además de consultores certificados por las asociaciones de la
industria.
¿Todo el personal de su proveedor, desde programadores hasta
ejecutivos, entiende de qué se trata la industria? ¿Tiene usted
acceso total al equipo de servicio técnico, Línea de Ayuda

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Nacional, Servicios de Consultoría del Software y al Grupo de

Instalación y Soporte de Actualizaciones? Con todo esto, usted
puede tener la confianza de que el sistema cubrirá sus necesidades
tanto ahora como en el futuro y que ellos sabrán cómo ayudarlo
para pasar de un sistema y procesos antiguos a una infraestructura
de software empresarial extendida.

Criterio N°7: Bases Financieras

Sólidas
En última instancia, los negocios tienen éxito o fracasan debido a su
capacidad para operar de manera rentable. En su intento por
mejorar la situación financiera de la organización, la administración
de distintas hojas de cálculo y otros “silos” de información
departamental puede convertirse en una pesadilla de
procedimiento para todos, desde el Director Financiero o el
Contralor corporativo hasta el personal de Contabilidad. La
combinación de un entorno de negocios global competitivo,
asociado con el cumplimiento obligatorio de las normativas que
muchas empresas enfrentan en la actualidad, hace que la
administración exitosa de sus finanzas sea uno de los desafíos más
grandes que su compañía puede tener.
Desde los aspectos básicos del asiento de una operación en el libro
mayor hasta el suministro de sofisticadas herramientas de informe,
supervisión y administración de desempeño empresarial, el
proveedor de ERP adecuado le ayudará a que su compañía tenga
una administración financiera segura.

Mejoramiento de la Responsabilidad, la Transparencia y los

Informes Financieros
Tras las noticias de escándalos contables corporativos y la
aprobación de la Ley Sarbanes-Oxley, todas las organizaciones
deben ofrecer visibilidad financiera, independientemente de sus
dimensiones. Todos los organismos reguladores y las firmas de
auditoría recomiendan mejorar la administración y visibilidad
financieras. En la actualidad, muchas compañías deben manejar
numerosas fuentes de información, desde programas de software
heredados, que se crearon con el fin de ayudar al funcionamiento
de departamentos específicos, hasta paquetes de aplicaciones
que posiblemente fueron adquiridos e implementados en toda la
empresa con el correr del tiempo. Combinar estas distintas fuentes
de datos de manera interna y conciliarlas entre los diferentes
departamentos es una tarea mayúscula. Si bien las hojas de
cálculo y los sistemas de datos heredados pueden ofrecer hoy una
solución adecuada para la administración financiera, a medida
que aumente la necesidad de centralizar los datos financieros y de
visibilidad financiera, estas hojas de cálculo dejarán de ser una
opción viable para cualquier empresa.

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 11

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Su software ERP debe proporcionar aplicaciones consolidadas de

administración financiera y herramientas de informe. Estas deben
abarcar los módulos Cuentas por Cobrar, Libro Mayor, Cuentas por
Pagar y Activos Fijos, donde residen los datos de las transacciones,
además de las herramientas de informe financiero, los portales y
otras aplicaciones similares. Gracias a estas aplicaciones de
administración financiera, el personal clave cuenta con la
visibilidad y el acceso a la información financiera que requieren.

Aplicaciones de Administración Financiera y de Varias Compañías

Sus aplicaciones de administración financiera deben automatizar y
hacer más eficientes los procesos financieros de su compañía,
mediante la supervisión de las condiciones financieras para tomar
decisiones en forma oportuna. Al contar con un repositorio único
de datos se logra una perspectiva exacta de todos sus datos
financieros, incluido un análisis exhaustivo de su cliente; desde
información de crédito específica del cliente hasta el historial
consolidado de pedidos, facturas y pagos.
Con el tiempo, las compañías que tienen éxito crecen, e
independientemente de si este crecimiento se produce a través de
adquisiciones o en forma orgánica, cada vez son más las
compañías que luchan contra las complejidades de administrar
múltiples entidades de negocios. Su proveedor de ERP debe
comprender que la administración de unidades de negocios
distintas representa desafíos y oportunidades particulares en
cuanto a la consolidación, para lograr un control más estricto,
reducir los costos operacionales, visibilidad en toda la empresa,
administración de la cadena de suministros entre compañías y la
consolidación financiera. Otros atributos igualmente importantes
del sistema son una sólida función para múltiples compañías,
múltiples plantas completas y múltiples almacenes.
Las capacidades de administración para múltiples compañías
pueden ayudarle a su empresa en la consolidación de
operaciones, tales como las adquisiciones y las cuentas por pagar.
Las herramientas mejoradas pueden aportar a la optimización de la
visibilidad operacional a través de las compañías. La
automatización de las transacciones de suministro y demanda
entre compañías, así como también el reconocimiento financiero,
aumenta el desempeño empresarial para reducir los plazos de
entrega. Desde una perspectiva financiera, las organizaciones de
múltiples compañías pueden optar no sólo por informar como
entidades individuales, sino que también pueden consolidar varias
divisas e informar a través de entidades de negocios a una sola
compañía de consolidación.

¿Mi software soporta IFRS?

Antes de seleccionar un nuevo software ERP, se recomienda
averiguar si el software se puede implementar para que soporte
IFRS financiero. Las personas más idóneas para solicitar asesoría en
cuanto al impacto específico de la transacción son los auditores
financieros, y ningún software puede garantizar el soporte de todas
las posibles variantes de IFRS, debido a que cada norma plantea

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 12

 IN F O R M E T É C N I C O

numerosas opciones, algunas de las cuales son mutuamente

exclusivas y otras están fuera del alcance del software ERP.
Todo aquel que haya pasado por una auditoría sabrá que como
parte del proceso hay ciertas transacciones que serán identificadas
como que se deben reclasificar, reanalizar, ingresar en los libros
mayores por primera vez o eliminar de los mismos. IFRS comprobó
que las soluciones ERP simplifican este proceso al proporcionar
períodos de cierre de contabilidad (conocidas en algunas partes
del mundo como las trece transacciones del período). La
capacidad de controlar fácilmente estas transacciones de
contabilidad mientras ejecuta sus operaciones de negocios de
rutina es un factor importante para poder evitar los costos excesivos
durante el traslado a IFRS, por lo que debe asegurarse de que
cualquier software que seleccione tiene que soportar esta
capacidad.
Entre las funciones de todo administrador podemos mencionar el
obtener acceso a los datos de las transacciones, analizar
tendencias e investigar a fondo desde los balances generales
hasta la actividad detallada. Muchas de las soluciones ERP, pero
no todas, ofrecen informes y herramientas para ayudarle con esta
actividad. Sin embargo, durante la transición a IFRS, se identificarán
nuevos requerimientos de análisis e investigación y posiblemente se
deban modificar numerosos informes estándar para seguir los
principios de IFRS. Al revisar las capacidades de su ERP, asegúrese
de que cuenta con las herramientas de Supervisión de Desempeño
Empresarial (EPM, por sus siglas en inglés) y de Inteligencia de
Negocios (BI, por sus siglas en inglés) que su personal y contadores
necesitarán para acceder a la información sin incurrir en costos
excesivos.

Criterio N° 8: Aumento de las

Probabilidades Tecnológicas a Su
Favor
Como empresario, necesita tecnologías que crezcan junto con
usted y que le ayuden en sus operaciones a competir exitosa y
efectivamente ahora y en el futuro. Por ende, las tecnologías de
información se deben evaluar y emplear en base a su relevancia y
capacidad para proporcionar ventajas empresariales sostenibles.
Luego, tecnologías confiables y probadas se integran de manera
impecable en un completo conjunto para garantizar el máximo
rendimiento.
Históricamente, ha sido necesario que la arquitectura de los
sistemas diseñados específicamente para construir sistemas pudiera
evolucionar rápidamente a través de las generaciones de la
tecnología de información, lo cual se mantiene en la actualidad.
Usted necesita saber de qué forma el sistema adopta los principios
de la administración del conocimiento y elabora procesos y

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 13

 IN F O R M E T É C N I C O

sistemas para crear, manejar, usar y re-usar el conocimiento

organizacional y personal. Construir y desarrollar un sistema basado
en una sólida plataforma para soportar cambios rápidos requiere
una cuidadosa selección de tecnologías en la industria para la
base de datos, interfaz del usuario, herramientas de desarrollo y
plataformas de hardware que sobrevivirán a varios ciclos de
cambios tecnológicos. El mayor logro del proveedor correcto es
que su producto ERP se conserve vigente y en constante
movimiento. Exija una plataforma que haga que su compañía
trascienda a través de las curvas de la tecnología.
Hoy en día, los sistemas ERP soportan una amplia gama de
aplicaciones colaborativas para mejorar el flujo de información a
través de la cadena de suministro. Estas tecnologías soportan:
• Comercio Electrónico
• Tiendas en la Web
• Intercambio Electrónico de Datos (EDI, por sus siglas en inglés)
basado en XML
• Comunicaciones electrónicas interactivas y rápidas
• Visualizadores basados en exploradores
• Publicaciones Web
• Menús y documentación de ayuda dinámicos basados en XML
• Acceso seguro a Internet
• Flujo de trabajo automatizado
• Portales de Conocimiento Empresarial basados en funciones
A la larga, la tecnología de información (TI) no lo mantendrá en el
negocio. Esto convierte al factor tecnología en una estrategia más
que una decisión estricta del departamento de TI. Aunque la
tecnología influye claramente en cualquier proceso de selección
de ERP, la historia nos muestra constantemente que algunos de los
mejores resultados de ERP ocurren cuando las especificaciones de
tecnología están determinadas por los requerimientos para
soportar las necesidades críticas del negocio. Ésta es la esencia de
un enfoque flexible hacia la tecnología.
Aunque una solución empresarial debe ofrecer una completa
gama de funciones, los requerimientos de un cliente pueden ser
una presa escurridiza. Para mantener su nivel de competitividad, las
compañías necesitan que sus sistemas de negocios sean flexibles
para responder rápidamente a los cambios en el mercado y las
demandas de los clientes. Además, quienes trabajan en las
compañías ya no se encuentran atados a una oficina y tampoco
desean que los ate una aplicación. La información empresarial
debe estar disponible en cualquier momento, desde cualquier
lugar y mediante cualquier mecanismo. Según Forrester Research®,
existe la necesidad de “una nueva generación de software
empresarial que se adapte al negocio y su trabajo y que
evolucione junto con él”2.
Solamente un sistema creado desde cero para soportar una
Arquitectura Orientada a Servicios (SOA) puede ofrecer esto.

1 John R. Rymer y Connie Moore, “The Dynamic Business Applications Imperative”, 24 de septiembre de 2007
2 John R. Rymer y Connie Moore, “The Dynamic Business Applications Imperative”, 24 de septiembre de 2007

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 14

 IN F O R M E T É C N I C O

Arquitectura Orientada a Servicios

El enfoque SOA está dedicado al desarrollo de aplicaciones de

software empresarial de tal manera que los procesos de software se
desglosen en “servicios” personales, que luego quedan disponibles
y detectables en una red. Cada servicio brinda una funcionalidad
que se pueda adaptar a las necesidades de la empresa mientras
oculta los detalles de la implementación subyacente. La SOA
aborda la complejidad, la inflexibilidad y la estrecha asociación del
cliente con el servidor de los enfoques existentes hacia el diseño de
procesos de negocios, flujo de trabajo e integración al
proporcionar un entorno de desarrollo creado para permitir que las
aplicaciones de negocios cambien independientemente una de
otra sin restricciones.
Al exponer los procesos de negocios, la SOA brinda la capacidad
de hacerlos más eficientes, lo que a su vez fomenta una
administración de cambios ágil. Debido a que los procesos de
negocios se desglosan en funciones más pequeñas que se pueden
acceder y manipular, resulta mucho más sencillo asociar sus reglas
de negocios con los procesos de su sistema de negocios.

Beneficios de SOA para las Compañías

Los beneficios de SOA son muchos. Hoy en día, las compañías

necesitan anticiparse a los cambios y adaptarse rápidamente a fin
de seguir siendo competitivas. SOA respalda esa necesidad de
agilidad en los negocios. Actualmente, las compañías no están
limitadas a una sola localidad, sino que tienden a diseminarse por
el planeta. SOA respalda estas operaciones y redes globales,
haciendo de la geografía un tema intrascendente. Gracias a que
SOA desglosa los procesos de negocios complejos en varios
procesos de menor tamaño que se pueden evitar o acceder en
cualquier orden y desde cualquier lugar, que se pueden poner en
pausa para una intervención humana o modificación, las
compañías se pueden adelantar a los cambiantes mercados y a
las demandas de la cadena de suministro y ajustar rápidamente los
flujos de trabajo operacionales para conservar su ventaja
competitiva. La arquitectura ERP debe permitir una organización
adaptable de los flujos de trabajo, una integración simple,
conectividad con socios de negocios en tiempo real, y un
excelente uso compartido de la información colaborativa para
tomar decisiones con rapidez y exactitud.
Con SOA es posible adaptar su software de negocios para que
cumpla sus procesos y políticas particulares. Puede presentar
información del modo que estime conveniente, crear sus propios
flujos de trabajo y administrar estas reglas de negocios a nivel
empresarial.
Por último, se espera que las SOA le ahorren dinero a las
compañías. Según Gartner®, los servicios Web harán que la
eficiencia de los proyectos de desarrollo de TI aumente en un 30%.
De acuerdo con Forrester Research, los servicios Web “pulverizan”
el costo de las interacciones de negocios al reemplazar las

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 15

 IN F O R M E T É C N I C O

comunicaciones manuales para ahorrar tiempo y dinero, lo que

reduce el costo de conectarse con los socios, deja los servicios
internos disponibles a través de los departamentos y la geografía y
facilita nuevos tipos de colaboración de negocios.

Ejemplo del Mundo Real: Standex

Criterio N° 9: Una
Con ingresos por más de US$500 millones, Prueba de
Standex tiene más de 90 plantas en 17
compañías que fabrican más de 48.000
productos que van desde cilindros hidráulicos
Escalabilidad
personalizados y puntas de misiles, hasta
porcelana fina y literatura religiosa. Standex Si esta va a ser la última vez que reemplace
deseaba un único centro para software y su sistema ERP, la protección de su inversión
servicios que pudiera brindar el soporte debe ser la clave de la estrategia de
necesario para todas las compañías del mundo. desarrollo de productos de su proveedor de
El criterio principal era la flexibilidad, debido a software. ¿Ha mantenido este último un
la amplia gama de situaciones y necesidades de crecimiento continuo mientras provee
métodos de actualización a sus clientes?
manufactura que las numerosas compañías de
Adopte categóricamente esta filosofía y
Standex cubren. Otro criterio clave era el costo
asegúrese de que su proveedor se
general y la posibilidad de apoyar las
comprometa a continuar con ella en el
operaciones globales de Standex con las futuro.
capacidades multinacionales necesarias. Epicor Como prueba de la capacidad de un
cumplió de manera impecable con todos los proveedor de mantenerse a la par de las
requerimientos, y actualmente Standex está necesidades de sus clientes, el porcentaje de
estandarizando todas las plantas y su oficina clientes con versiones actuales de su
central corporativa según la solución de Epicor. software, debe ser alto. Los mejores
proveedores tienen un alto porcentaje de
clientes con mantenimiento y versiones
actuales. Además, en una industria en donde el promedio de vida
de un ERP es de 5 a 7 años, infórmese de cuántos sistemas de los
clientes se han usado más de 5 a 7 años y cuántos de ellos han
tenido sus sistemas 10 a 20 años o más. Un proveedor con la
mayoría de sus clientes por sobre la marca de los 7 años está
haciendo las cosas bien. Estos son números sin precedente en
nuestra industria y son prueba de la facilidad de actualización, de
la poca necesidad de programaciones personalizadas y de la
importancia de las capacidades entregadas en cada versión
nueva. Esto significa que usted puede seguir expandiendo la
funcionalidad del sistema de acuerdo con las necesidades que
vayan surgiendo o según la disponibilidad de nuevas opciones.
Un elemento fundamental que permite el crecimiento del sistema
conjuntamente con la escala de nuestros clientes es el enfoque de
su diseño. Para aumentar la flexibilidad en cuanto al uso del
paquete, se debe diseñar de tal forma que requiera pocas
personalizaciones, si no es que ninguna. Esto significa que usted
puede actualizarlo fácilmente a futuras versiones del producto, sin
tener que preocuparse del impacto de la programación
personalizada. Y cuando la programación personalizada sea una
opción inevitable, un sistema que incorpora conjuntamente en el

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 16

 IN F O R M E T É C N I C O

producto estándar funciones desarrolladas para clientes e industrias

específicos hace más fácil la siguiente actualización.
Verifique que no haya limitantes en la capacidad del software
para alojar pequeñas y medianas compañías en crecimiento o
grandes corporaciones (Fortune 500) con múltiples divisiones.

Criterio N° 10: Comunidad

Colaborativa: Maximizar los
Momentos de la Verdad con el
Cliente
Para utilizar el término acuñado en el libro homónimo de Jan
Carlzon, presidente de Scandinavian Airlines, cada encuentro entre
nuestros clientes y nuestra gente en la primera línea es el “momento
de la verdad”, que marca el concepto de toda la compañía en la
mente de los clientes. A menudo, las compañías no tienen la
oportunidad de conocer a la gente y la cultura de su proveedor de
ERP antes de hacer su selección, a pesar de que esta es
frecuentemente una razón importante para tomar la decisión de
reemplazo. Usted debe conocer el nivel de orientación al cliente
de su proveedor y cuánta información le da a su personal de
primera línea. Según Carlzon, “Una persona sin información no
puede asumir una responsabilidad”. Cuando el personal de soporte
a clientes del proveedor que eligió tiene acceso inmediato a toda
la información que necesita, la opción lógica será asumir la
responsabilidad.
El objetivo primordial de la misión de cualquier proveedor es el
compromiso con el éxito a largo plazo de sus clientes. Este
compromiso los motiva para ofrecer servicios de soporte técnico de
gran calidad. Para abordar una amplia variedad de necesidades
de soporte técnico y niveles de habilidades del sistema, busque un
programa de soporte completo. Este paquete integral de soporte
está diseñado para proveerle los conocimientos detallados del
producto y las habilidades que necesita aprender para usar el
sistema de manera efectiva dentro de su ambiente de negocios
particular. Lo más importante, el programa de soporte incluye
acceso a recursos, servicios e información valiosos, que le
permitirán aprovechar al máximo cada encuentro con su
proveedor.
Además de los servicios estándar tales como Consulta en Campo,
Línea de Ayuda Nacional, Soporte de Instalación y Actualización,
Servicios de Consultoría de Software (es decir, programación
personalizada) y Capacitación, los proveedores que respaldan su
compromiso con sus clientes ofrecen servicios exclusivos que tienen
un fuerte impacto en la implementación exitosa de su ERP. Estos
servicios incluyen:

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 17

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Consultoría Remota

Método de acceso rentable que se utiliza para consultar a un

experto, por lo general algo de corta duración, disponible vía
telefónica o por Internet.

Servidor de Listado de Clientes y Acceso a Datos

Acceso permanente a un sistema de tablero de anuncios en línea

para clientes, en donde podrá hacer preguntas y obtener
respuestas de usuarios experimentados, y acceder vía Internet a
información sobre el estado de los proyectos o casos de su
organización.

Soporte para Usuarios por Conferencias Web

Cuando una conversación telefónica no basta para entender y

resolver sus dudas, existen sesiones de conferencia en línea en
donde el sistema puede ser visto por usted y su personal de soporte.

Seminarios de Capacitación y Solución por Internet

Capacitación en línea desde su escritorio o una sala de reuniones

con otros asistentes. Los cursos en línea son una opción más fácil y
accesible impartida por instructores experimentados y con un
amplio currículum. Los seminarios de capacitación por Internet
consisten en una presentación de cada tema así como
demostraciones del software. Los seminarios de solución por
Internet para clientes proporcionan información invaluable y
detallada sobre soluciones de la aplicación mejoradas para
administrar las operaciones centrales de su negocio, así como de la
cadena empresarial y de valor extendida.

Criterio N° 11: Integridad y

Dedicación
Determine la longevidad de su proveedor. No muchos pueden
afirmar que han sido líderes como proveedores de soluciones de
software por más de dos décadas. En ese tiempo, los pocos que lo
eran, sabían que nada decía más de su nivel de integridad que su
promesa de no recomendar una solución hasta no haber
entendido lo suficiente sobre su negocio, para saber que sí es
conveniente. Ellos se asegurarán de que funcionará en su
ambiente. Elegir su sistema es sólo una parte de un proceso

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 18

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continuo dirigido a lograr un rápido retorno de la inversión. La

honestidad es la clave de los líderes en la industria de ERP.
Muchos proveedores de software ERP han llegado y luego han
desaparecido, y sus clientes han sufrido las consecuencias. Para no
estar en esa posición, busque un crecimiento constante, una sólida
estabilidad financiera y el cumplimiento de las prácticas de
administración fiscal. Entienda los objetivos de su negocio. Estas son
las fortalezas que le permitirán al socio adecuado ser la fuerza
dominante de la industria durante los próximos años. El crecimiento
y rentabilidad constantes mantienen y mejoran la capacidad de
brindar un soporte excepcional y avances tecnológicos al compás
de sus necesidades de desarrollo y las necesidades del mercado.
Además de la longevidad de su proveedor, también desea
conocer cuál es su nivel de dedicación hacia sus clientes. El
desempeño habla por sí mismo. En cuanto a los tiempos de
respuesta, factor fundamental, las estadísticas se deben medir en
minutos y exhibir un mejoramiento anual continuo y significativo.
Busque evidencia de que el personal de soporte se esfuerza por
lograr esta meta, y al mismo tiempo mantiene los más altos niveles
de profesionalismo. Ya sea que trate con un maestro de clases, un
recepcionista, un especialista en programación personalizada o
con su CEO, debe saber de antemano que todos los empleados
están dedicados a proveer productos de alta calidad y el mejor
servicio y soporte en la industria. El trabajo solo termina cuando
usted queda satisfecho con cada encuentro con su proveedor.
La sociedad con su proveedor marca una gran diferencia.
¿Colabora con sus clientes? ¿Se involucra e interesa de manera
profesional y personal? Satisfacer al cliente es necesario, pero no
suficiente. Busque un proveedor de software que se enfoque en
crear sociedades de negocios placenteras, no sólo en satisfacer a
los clientes. Puede que llegue a escuchar comentarios de los
clientes tales como:
• “No me imagino trabajando en nuevas iniciativas sin tener
[este] sistema implementado.”
• “Me siento a gusto al saber que trabajo con una compañía que
realmente conoce nuestro negocio.”
• “En cada etapa de nuestro crecimiento, [nuestro proveedor de
ERP] ha tenido un mecanismo de soporte local establecido
para facilitarnos el siguiente paso.”
• “Hemos tenido una relación a largo plazo con [nuestro
proveedor de ERP]. Tenemos planeado continuar con esa
alianza en el futuro.”
• “Escogimos a [nuestro proveedor de ERP] porque sentimos que
podíamos trabajar con ellos.”
• “Así como ningún hombre es una isla, tampoco lo es ningún
negocio que esté usando nuestro sistema. La ayuda y
experiencia son más que suficientes. No dude en pedirlas.”

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 19

 IN F O R M E T É C N I C O

Estos clientes confían en su sociedad porque creen que el éxito

futuro de su proveedor de ERP se basa en la solidez de la relación
con sus clientes actuales. Los proveedores de ERP ponen en
práctica ese concepto de diferentes maneras:
• Patrocinan reuniones de Grupos de Usuarios Regionales
regularmente para interconectar, compartir experiencias,
intercambiar ideas y buscar maneras innovadoras para manejar
el cambio utilizando su sistema.
• Realizan reuniones anuales de Grupos de Usuarios
Internacionales, para informarles a los clientes acerca de las
últimas tendencias en la industria, las capacidades del sistema y
contribuir al futuro desarrollo del producto. Es un intercambio de
información en donde los usuarios obtienen y comparten ideas.
Entregar un soporte de alto nivel y mantener la orientación del
negocio hacia el cliente permite a los proveedores de ERP
conservar una base de clientes con un alto grado de entusiasmo.
Asegúrese de que su proveedor de ERP esté dispuesto a trabajar
tan duro como sea necesario para responder sus preguntas y a
ayudarlo cuando lo requiera.

Criterio N° 12: Lograr un Retorno

de la Inversión
Por más de dos décadas, las organizaciones han visto que el más
alto Retorno de la Inversión (ROI, por sus siglas en inglés) proviene
de su ERP. Esto gracias a soluciones estratégicas de ERP que hacen
más eficiente, integran, automatizan y mejoran las operaciones en
compañías de todo el mundo. Incluso en el turbulento clima de
negocios actual, las organizaciones aún pueden ver el valor de las
inversiones en ERP. Una encuesta de 2009 sobre los CIO realizada
por Gartner Executive Programs (EXP)4 reveló que las inversiones en
ERP seguirían siendo esenciales. El informe indica que “se espera
que los CIO inviertan en aplicaciones de inteligencia de negocios y
consolidación de la información, a fin de mejorar la visibilidad y
transparencia empresarial, especialmente en torno a las ventas y al
desempeño operacional. La inversión en tecnologías ERP, un
elemento que refleja la posición central de ERP en las operaciones
empresariales, se mantendrá.”
Una solución ERP extendida justifica estas inversiones mediante la
administración de procesos a través de su cadena de valor.
Algunos resultados de este esfuerzo coordinado que le ayudan a
lograr el máximo retorno de inversión en el periodo más corto de
retribución, incluyen: mejores márgenes de utilidades,
comunicaciones más eficientes, fortalecimiento de la lealtad de los
clientes y mayor visibilidad.
En lo que corresponde a la inversión, la capacidad para ofrecer el
costo más bajo de una solución es el resultado de tres factores.

3 Ibídem
4 Ibídem

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 20

 IN F O R M E T É C N I C O

Primero, ¿es el sistema tan funcional como las soluciones de primer

nivel dirigidas para compañías del Fortune 500, pero con una
inversión inicial que es solo una pequeña fracción del costo total?
Un enfoque intensivo en el desarrollo de la programación para las
necesidades de compañías medianas, así como también la
eficiencia en la implementación, logra proporcionar el mismo de
nivel de funcionalidad a un bajo costo. Segundo, el menor costo
del mantenimiento, basado en el costo de software más bajo,
puede minimizar considerablemente, si no pagar por completo, el
costo de reemplazar un sistema existente. Tercero, la arquitectura
del sistema y las tecnologías subyacentes, como la base de datos
integrada, requieren soporte, personal y recursos mínimos para su
mantenimiento, muy por debajo de la mayoría de los otros sistemas
de primer nivel e incluso más comparables con sistemas del
segundo nivel. En el cuadro que aparece a continuación se
describen en forma general algunos de los beneficios
operacionales y financieros.

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 21

 IN F O R M E T É C N I C O

Beneficios Operacionales Beneficios Financieros

90% de reducción en el tiempo de Mejoramiento del cierre del libro

entrega desde la orden mayor auxiliar de fin de mes de 10
días hábiles a 3.

86% de reducción en el proceso de Los pagos a tiempo con

ingreso de órdenes transferencia de fondos electrónica
(EFT) maximizan los descuentos a
proveedores durante la
administración del efectivo.

Incremento en la rotación de Medir y optimizar el flujo de caja

inventario de 7-8 a 30
corporativo al administrar
eficazmente los Días de Cobro
Pendientes (DSO) y los Días de
Pago Pendientes (DPO). DSO divido
desde 45 días a 30, DPO de 25 a 45.

40% a 50% de reducción en los

tiempos de demora

Reducción en el tiempo, de horas a Proporcionar un repositorio

minutos, para “configurar” las centralizado de la información
órdenes para las herramientas de Tarjeta de
Proveedores, para administrar los
indicadores pertinentes del
desempeño de los proveedores.

Reducciones en el tamaño del lote

de 50 a 10

99% de entrega de partes de

servicio al siguiente día

US$120.000 de reducción en
inventario de productos terminados
en cuatro meses

99% de cumplimiento de entregas

a tiempo

50% de reducción en costos de

mano de obra e indirectos

33% de reducción en los plazos

de entrega de manufactura para
productos complejos del diseño
al pedido

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 22

 IN F O R M E T É C N I C O

La Destreza en el Reemplazo
Logra el Verdadero Retorno de la
Inversión
Para reemplazar su sistema ERP, debe buscar un proveedor que le
ofrezca algo de innovación. La innovación crea líderes de
mercado, y los líderes de mercado son los primeros en lograr un
retorno de la inversión, por lo general un retorno significativo.
Busque a un socio de ERP que le apasione inspirar esa innovación
en sus clientes y que sepa cómo manejar el riesgo asociado. Usted
deberá estar convencido de que la solución lo ayudará a lograr los
objetivos más importantes de su negocio, conservar la agilidad y
competitividad de su planta. Pida pruebas de experiencia en la
obtención de resultados.
El tener un excelente registro en la retención de clientes es
testimonio de que se han satisfecho las necesidades particulares de
un grupo diverso de compañías. Para implementar el sistema de
manera rápida y exitosa, se deben aplicar habilidades y una
metodología. Recursos, solidez financiera, infraestructura
tecnológica avanzada, experiencia, una fuerza de trabajo
experimentada y estable, y una administración participativa,
garantizan la capacidad de largo plazo para servir a su compañía
en el futuro.

Acerca de Epicor
Epicor Software es un líder mundial en la entrega de soluciones de
software de negocios a las industrias de manufactura, distribución,
venta al detalle, hospitalidad y servicios. Con 20.000 clientes en más
de 150 países, Epicor ofrece soluciones integradas de software ERP,
CRM, SCM y de venta al detalle empresarial, que les permite a las
compañías aumentar la eficiencia y mejorar la rentabilidad.
Fundada en 1984, Epicor celebra 25 años de innovación
tecnológica en la entrega de soluciones de negocios que
proporcionan la escalabilidad y la flexibilidad que las compañías
necesitan para construir una ventaja competitiva. Epicor cuenta
con una completa gama de servicios con un solo punto de
responsabilidad que promueve un rápido retorno de la inversión y
un bajo costo total de propiedad, ya sea que maneje su compañía
a escala local, regional o mundial. La oficina central de la
compañía se encuentra en Irvine, California, con sucursales y filiales
en todo el mundo. Para obtener más información, visite
www.epicor.com.

12 Criterios para Seleccionar el Mejor Reemplazo de su Sistema ERP 23

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garantías implícitas de idoneidad para un objetivo en particular y
comerciabilidad. Toda la información de este documento se
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