Académique Documents
Professionnel Documents
Culture Documents
Ingeniería Industrial
Autor:
Tutor:
Profesor colaborador
Universidad de Sevilla
Sevilla, 2017
Proyecto Fin de Carrera: Diseño de un Sistema de Gestión de Documentos en una empresa
constructora
El tribunal nombrado para juzgar el Proyecto arriba indicado, compuesto por los siguientes
miembros:
Presidente:
Vocales:
Secretario:
Sevilla, 2017
El Secretario de Tribunal
RESUMEN
El presente documento contiene la memoria descriptiva del Proyecto Final de Carrera para
el diseño de un Sistema de Gestión de Documentos o Sistema de Gestión Documental, en
adelante SGD, en una empresa constructora del municipio de Tarifa. Por motivos de
confidencialidad se ha denominado a la organización como TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
Por último, el proyecto incluye el diseño del SGD, que comprende un manual de
procedimientos a implementar en la organización.
.
ABSTRACT
The present document contains the Final Degree Project's descriptive memory for the
design of a Document Management System (SGD), in a construction company located in the
community of Tarifa, Cádiz. For reasons of confidentiality, the company has been called as
TARIFA CONSTRUCCIÓN SL.
For the design of the system, the project is based on the procedures and strategies defined
by UNE-ISO 15489: : "Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
The project starts as an analysis of the organization from a functional and informative
viewpoint, delving into the implanted documental procedures. As a result of this study, critical
needs for the organization were detected, which, in turn, defined the project's scope.
Based on this research, the projects proceeds to an intensive analysis of the SGD originally
implemented in the company. This research was developed through the identification of
requirements, both internal and external, that must comply the documental system of the
organization, as well as the compliances of these by the current system. The conclusions
obtained form the basis of the design of the SGD to be implemented.
Lastly, the project includes the design of the SGD, which includes a manual of procedures
to be implemented in the organization.
ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO
El séptimo capítulo desarrolla las estrategias a adoptar para el diseño del sistema.
CAPITULO 1. INTRODUCCIÓN 1
1.2. CONTEXTO 6
4.2.1. INTRODUCCIÓN 43
5.4.2. SOFTWARE. 86
ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) 186
ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA 204
FIGURA 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 161
FIGURA 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). 186
En el marco actual, se habla de la gestión del conocimiento como un factor clave para
garantizar la perdurabilidad y competitividad de las empresas.
La gestión del conocimiento aporta calidad a los datos, en tanto que les añade valor a través
de organizarlos, evaluarlos, filtrarlos, interpretarlos, resumirlos, sintetizarlos, compararlos, etc.,
de forma que se convierten en información de calidad, veraz, significativa, oportuna y útil,
siendo accesible y localizable en el momento oportuno y por las personas adecuadas [1].
Por SGD, entendemos el conjunto de elementos y de relaciones entre ellos diseñados con el
objetivo de normalizar, controlar y coordinar todos los procesos y actividades que inciden en la
producción, recepción, circulación, almacenamiento, organización, conservación, disposición
final y accesibilidad de los documentos generados en el transcurso de la actividad de una
organización [3].
Las herramientas que se conocen hoy día sobre la gestión de documentos en las
organizaciones y sus sistemas de archivos, se desarrollaron a partir de la concepción
norteamericana denominada como records management.
1
de la información y la generación de contenidos, donde se ha erigido como una función clave
del éxito empresarial, estableciéndose como una herramienta básica de soporte para otros
procesos gerenciales como la gestión de la calidad, la gestión de riesgos, el control interno y
hasta la lucha contra la corrupción.
Los diferentes modelos de calidad existentes (Normas ISO, círculos de calidad, AENOR,
etc.) pretenden establecer formas de actuación que están reconocidas como las más adecuadas
para conseguir determinados fines [4].
En el caso que nos ocupa, el presente proyecto se apoya en la norma "UNE-ISO 15489:
Información y documentación. Gestión de documentos de archivos".
2
1.1. OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO
Para conseguir este objetivo general será necesario determinar otros más específicos, así
como sus procesos asociados:
2.Definir un Plan de Trabajo, que nos permita una planificación y un seguimiento adecuado
del desarrollo del proyecto, programando las actividades a realizar y estableciendo hitos para el
control de su progreso.
3
6.Analizar el SGD y otros sistemas de información relacionados, con el fin de valorar el
grado de cumplimiento de estos sistemas con respecto a los requisitos funcionales establecidos
en la etapa anterior.
4
- La ampliación de las políticas y procedimientos documentales de forma que
comprendan la gestión en paralelo del circuito de los documentos en papel y de los
documentos electrónicos.
- La implementación del sistema.
5
1.2. CONTEXTO
6
CAPÍTULO 2. ESTADO DEL ARTE: LOS SGD
El presente capítulo pretende realizar una breve revisión bibliográfica sobre los conceptos
básicos del entorno tecnológico del proyecto. El capítulo ha sido estructurado en los siguientes
puntos:
7
2.1. LA NORMA UNE-ISO 15489. INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN
DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO
La norma ISO 15489, fue lanzada en su primera edición en septiembre de 2001 por el
subcomité técnico TC 46/SC 11 Archives/records management de la International Organization
for Standardization (ISO), tratándose de la primera norma internacional en el campo de la
gestión de documentos. La traducción castellana de esta norma fue publicada en el año 2006 por
la Asociación Española de Normalización y Certificación (AENOR).
La norma ISO 15489 tiene como objeto regular la gestión de documentos, con fines
internos o externos, en cualquier formato o soporte, creados o recibidos por cualquier
organización pública o privada durante el transcurso de sus actividades. Su propósito es
garantizar que una organización sea capaz de crear, conservar y utilizar sus documentos de
formar que le permita llevar a cabo, de forma eficaz, sus procesos de negocio y actividades,
cumplir con el marco legal y reglamentario y rendir cuentas de sus actividades cuando las partes
interesadas lo requieran [5].
8
principales y los procesos que hay que definir, desde la incorporación del documento hasta su
disposición final.
9
2.2. EL CONCEPTO DE DOCUMENTO DE ARCHIVO
Los SGD toman como materia prima los documentos de archivo. Es necesario delimitar los
diferentes conceptos de documento, y llegar al concepto específico de documento de archivo, ya
que el concepto de documento varía substancialmente según el punto de mira de la disciplina
que lo tiene por objeto.
Para los historiadores, un documento es cualquier soporte que lleva fijado una información
referida a un pasado humano. Es considerado una fuente narrativa, artística, informativa y
científica, producto de la imaginación, creación y la investigación.
En el documento de archivo es esencial su relación con la entidad productora, así como las
demás circunstancias que condicionan sus caracteres externos e internos, su finalidad y el medio
por el cual ha llegado al archivo. Por esto, tan sólo ligado a los demás documentos que forman
el conjunto documental es como tiene sentido archivístico.
10
2.2.1. CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
A) Autenticidad.
Un documento auténtico es aquel que es lo que afirma ser; que ha sido creado o enviado
por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado; y que ha sido creado o enviado en el
momento que se afirma.
B) Fiabilidad.
Un documento fiable es aquel cuyo contenido puede ser considerado una representación
completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da testimonio y al
que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades [8].
Los documentos de archivo deben ser creados en el momento en el que tiene lugar el
proceso de negocio, por medio de los usuarios adecuados y mediante los procedimientos
implementados.
C) Integridad.
D) Disponibilidad.
Debe ser posible identificar un documento en el contexto amplio de las actividades y las
funciones de la organización. Se deben mantener vínculos existentes entre los documentos de
archivo que reflejan una secuencia de actividades [8].
11
2.2.2. VALORES DOCUMENTALES Y CICLO DE VIDA
Este proceso es conocido como valoración documental, en el cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de identificar sus periodos de
almacenamiento en las diferentes fases de archivo.
El valor primario de los documentos refiere a la actividad y al fin por el que fueron creados
y deriva de su capacidad de testimoniarla [9]. Son los valores que tienen los documentos cuando
se encuentran en la dependencia originadora, unido a la finalidad inmediata por la cual el
documento se ha producido por la organización. Puede ser: valor administrativo, fiscal, o valor
jurídico-legal.
Los valores se relacionan con el ciclo de vida de los documentos como se verá a
continuación.
El ciclo de vida de un documento está referido a la vida útil del mismo desde su creación
hasta su transferencia al archivo para ser conservado o eliminado. Los documentos son el
resultado de la ejecución de los trámites y tareas de los procedimientos administrativos, por lo
que el ciclo de vida debe estar integrado en la producción administrativa.
Pueden definirse tres etapas que a su vez permiten diferenciar tres tipos de archivo según la
fase en que se encuentren los documentos:
La etapa activa o corriente comprende el periodo desde la creación del documento hasta
que este cumple el objetivo por el que fue creado, en tanto es reflejo de las actividades orgánicas
12
de la institución. La etapa activa comprende al archivo de gestión, aquel que custodia la
documentación en trámite o de uso muy frecuente. Comprende los documentos que se
encuentran en la etapa pre archivística o activa del ciclo de vida, mientras dura el proceso de
tramitación o su nivel de utilización por parte de las personas que los gestionan es elevado.
B) La etapa semiactiva.
La etapa semiactiva está referida a aquellos documentos que han cumplido el objeto por el
que fueron creados y están en desuso, pero que aún conservan valores legales. Los archivos en
etapa semiactiva se ubican en el archivo central. La ubicación física de este tipo de archivos
depende mucho de las dimensiones de la institución u organismo al que pertenezca y de la
disponibilidad de espacio o recursos tecnológicos con los que se cuente. No es recomendable
alejar demasiado la documentación en edad semiactiva puesto que, aunque su consulta es o
puede ser esporádica, se trata de una documentación que puede ser útil y necesaria en cualquier
momento y que se ha de poder localizar con rapidez [7].
C) La etapa inactiva.
La etapa inactiva comprende aquellos documentos que carecen de valor desde el punto de
vista administrativo, pero tiene valor histórico, informativo o testimonial acerca de la
organización que lo generó. Los archivos en etapa inactiva se ubican en el archivo histórico.
Tabla 1. Edades, valores y ubicación de los documentos de archivo. Fuente: elaboración propia
13
2.3. EL CONCEPTO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
A grandes rasgos, un programa de gestión documental permite tener una visión exacta y
completa de las políticas, funciones, programas y servicios de una entidad, lo cual se ve
reflejado en un sistema institucional de archivos plenamente organizado y definido que
garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y oportuna.
Los SGD constituyen eficaces herramientas que permiten la obtención de una mejor
organización y utilización del fondo documental acumulado en la entidad, proporcionando un
tratamiento más ágil de los documentos, limitando a los usuarios cuales son los documentos que
deben gestionar y cómo hacerlo, facilitando el uso colectivo de la información, evitando
14
duplicidades, y asegurando la conservación de la memoria de la organización más allá de los
individuos que en ella trabajan, permitiendo aprovechar el valor de los contenidos.
Al igual que los documentos de archivo deben reunir ciertas características para que sean
fidedignos, los SGD, también deben reunir un conjunto de particularidades expuestas en la
norma UNE-ISO 15489, y que pasaremos a desarrollar a continuación:
A) Fiabilidad.
Hace referencia a la capacidad del sistema para funcionar de modo regular y continuado
mediante procedimientos fiables.
Un SGD debe ser capaz de incorporar de forma sistemática los documentos ligados a las
actividades, organizarlos y protegerlos frente a manipulaciones no autorizadas, y proporcionar
un acceso inmediato a todos los documentos pertinentes.
Un SGD debe de ser sensible a los cambios operados en las necesidades de la organización,
y contener procedimientos relativos al funcionamiento del sistema debidamente documentados,
de forma que se asegure la satisfacción de las necesidades mencionadas.
B) Integridad.
Un SGD debe contemplar medidas para controlar el acceso, la identificación del usuario, la
destrucción autorizada y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la destrucción, la
modificación o la eliminación no autorizados[14].
C) Conformidad.
D) Exhaustividad.
E) Carácter sistemático.
15
Un SGD debe contemplar directrices para que los documentos de archivo se creen,
conserven y gestionen de manera sistemática.
La norma ISO 15489 identifica seis principios o estrategias que deben guiar la gestión de
los documentos en una organización:
Las organizaciones deben definir una política con respecto a la gestión de documentos que
proporcione al personal un marco de actuación. Una política constituye un conjunto de
directrices que indican al personal de la organización el tratamiento de un determinado aspecto
de la gestión.
Los documentos que formalizan los procedimientos como el manual de gestión documental
deben ser concisos y entendibles. La adecuada comunicación de los procedimientos es esencial
para su cumplimiento. Además, la formalización de procedimientos permite evaluar su práctica
y mejorarlos.
16
D) La prestación de una serie de servicios relacionados con su gestión y uso.
La gestión de documentos debe satisfacer las necesidades de las personas que manejan
documentos, en todos los niveles de la organización. El diseño de los procedimientos y
directrices deben realizarse con objeto de colmar las expectativas de los usuarios internos. Es
importante evaluar la satisfacción de los usuarios sobre los servicios que ofrece el sistema de
archivo.
17
2.3.3. PROCESOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Es probable que los requisitos varíen en función del tipo de organización y del contexto
social y legal en el que actúa [16].
D) Registro.
18
E) Clasificación.
F) Almacenamiento.
Los sistemas electrónicos deberían diseñarse de forma que los documentos permanezcan
accesibles, auténticos, fiables y utilizables durante todo su periodo de conservación, con
independencia de cualquier cambio operado en el sistema, y engloben planes y estrategias
complementarias para prevenir posibles pérdidas.
G) Acceso.
Los derechos de acceso de los usuarios del SGD quedarán definidos por los requisitos
legales y las necesidades propias de la organización. Un control de acceso apropiado se
garantiza mediante la asignación de un nivel de acceso tanto a los documentos de archivo como
a los individuos.
19
H) Trazabilidad.
El proceso de trazabilidad tiene por objeto el control del movimiento y el uso de los
documentos de archivo dentro del sistema, de manera que se asegure que únicamente los
usuarios con los permisos adecuados llevan a cabo actividades que les han sido asignadas,
permita la localización y recuperación de documentos, y prevenga de posibles pérdidas.
I) Disposición.
No se debería llevar a cabo ninguna acción de disposición sin autorización y sin haber
comprobado previamente que el documento ya no tiene valor para la organización, que no
queda ninguna tarea pendiente y que no existe ningún pleito o investigación en curso que
implique la utilización del documento como prueba.
El sistema de archivo debe ser el centro activo de la documentación, de forma que permita
el desarrollo eficaz del trabajo y la integridad de los documentos significativos de la
organización.
20
A) Un cuadro de clasificación basado en las actividades de la organización.
La estructura del Plan de clasificación es jerárquica y suele reflejarse del siguiente modo:
La norma ISO 15489 propone una serie de requisitos a tener en cuenta al elaborar este plan
de clasificación:
21
- Son concebidos en colaboración con los creadores de documentos.
- Se actualizan para reflejar las modificaciones que se hayan producido en las funciones y
necesidades de la organización.
Un SGD constituye una fuente de información sobre las actividades de la organización, que
puede servir de apoyo a posteriores actividades, toma de decisiones, gestión del conocimiento,
etc.
22
Sin embargo, la gestión documental todavía no se percibe con suficiente claridad como un
proceso que repercute significativamente en los resultados de la organización. Por lo general, se
tiene una visión bastante limitada del provecho que se obtiene con una práctica adecuada,
siendo más notables los efectos negativos que derivan de una gestión documental deficiente.
23
- La cultura corporativa, permitiendo mantener la memoria colectiva, fomentar la
creación de redes de trabajo y el uso compartido de información y asentar las bases para
definir una política de gestión del conocimiento.
Esta situación se agrava porque hay una falta de integración de los documentos en papel y
los documentos electrónicos. Hay dos circuitos paralelos, sin una interrelación definida: por un
lado, se maneja la documentación que se genera y se recibe en papel y, por otro lado, se
procesan los ficheros informáticos generados por los programas de gestión y las aplicaciones
ofimáticas. Esto provoca la existencia de dos compartimentos estancos para almacenar la
información: el depósito de archivo y el servidor de la red local [17].
24
Por un lado, se deben reformular las bases teóricas de la gestión documental, de forma que
se amplíen y adapten los conceptos a la realidad actual.
Por otro lado, necesitamos estrategias prácticas que resuelvan los problemas cotidianos que
supone la gestión de documentos electrónicos y la implantación de Sistemas Electrónicos de
Gestión Documental, en adelante SEGD.
Según los criterios anteriormente abordados, es preciso señalar que en la mayor parte de los
casos, los productos de la gestión electrónica de documentos, son una evolución lógica de los
tradicionales SGD a los que se le añade funcionalidades, y se integran con otras tecnologías
informáticas ya existentes en el mundo empresarial para dar una respuesta global a las
necesidades informativas y documentales de dichas organizaciones.
Es habitual que el término SGD sea utilizado para referirse a determinadas aplicaciones
informáticas orientadas al tratamiento electrónico de documentos. Estas tecnologías suelen
25
integrar diversas funcionalidades como la gestión de contenidos, gestión de flujos de trabajo,
espacios de trabajo en grupo, digitalización de documentos, reconocimiento óptico de
caracteres, etc.
Sin embargo, las aplicaciones informáticas solamente son uno de los elementos que
componen un SGD. La tendencia a considerar la gestión documental únicamente en términos
informáticos hace que, en muchos casos, no se preste atención a la estructura organizativa y
conceptual necesaria para conseguir una eficaz gestión de los documentos [15].
No se debe olvidar que un SGD suele articularse en torno a tres aspectos básicos: una
arquitectura documental que debe satisfacer los requisitos de los documentos y mejorar la
eficacia en su tratamiento; el establecimiento de procedimientos documentales que definan las
responsabilidades y las actividades de las personas implicadas en el uso de los documentos; la
implementación de tecnologías que permitan mejorar la eficacia y eficiencia de los procesos
documentales.
Por ello, las herramientas informáticas no deben constituir una finalidad en sí misma, ni
sustituir a unas políticas y unos procedimientos documentales. Actualmente, se tiende a aceptar
simplificaciones peligrosas, creyendo que el campo de la gestión documental se reduce a la
implementación de tecnologías o a la digitalización de documentos, sin plantearse que la gestión
documental requiere principalmente soluciones documentales.
Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el
tratamiento de la información, difícilmente podrá obtenerse un rendimiento adecuado de la
misma si su implementación no viene acompañada de un estudio previo de las necesidades de la
organización y es debidamente adaptada a sus requisitos y procedimientos de trabajo.
26
2.4. METODOLOGÍA DE TRABAJO
La Norma ISO 15489 propone como marco de trabajo la metodología DIRKS (Design and
Implementation of a Record Keeping System), basada a su vez en la metodología propuesta por
la norma australiana de gestión de documentos AS 4390. La metodología DIRKS define un
proceso de ocho pasos adaptable en función de las necesidades de la organización, los requisitos
formales de conformidad y los cambios operados en el entorno de la organización y de la
gestión de documentos de archivo.
El objeto es determinar los requisitos que se tienen que cumplir para crear y mantener
documentos que evidencien las actividades de la organización. Estos requisitos se identifican
mediante un análisis sistemático de las necesidades de la organización, las obligaciones legales
y normativas y la rendición de cuentas, tanto con respecto a partes interesadas internas como
externas.
27
E) Etapa E. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos.
El objetivo de la etapa H consiste en medir la eficacia del SGD para evaluar el proceso de
desarrollo del mismo con el fin de corregir las deficiencias detectadas.
Figura 1. Diseño e implementación de sistemas de documentos (DIRKS). Fuente: UNE- ISO 15489. 2
28
En el caso de la presente investigación, el objeto del proyecto es el diseño de un SGD,
excluyendo su alcance las etapas de implementación y revisión posterior.
29
CAPÍTULO 3. PLAN DE TRABAJO
El objeto del presente capítulo es la definición de la línea estratégica y operativa que guie
el desarrollo del proyecto.
El plan de trabajo pretende ser una hoja de ruta, proporcionada para las personas que
gestionan proyectos, de manera que aísle las tareas de trabajo, las responsabilidades, los
productos de trabajo producidos, los hitos de control, etc. La mayoría de los proyectos son
desarrollados por el esfuerzo coordinado de más de una persona, por lo que para cualquier
esfuerzo de equipo, el control coordinado es mejor alternativa que la anarquía.
Una definición adecuada del plan de trabajo trae consigo las siguientes ventajas:
30
3.1. DEFINICIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO
Para una mayor comprensión, se procede a realizar una breve descripción de los roles
implicados en el desarrollo del proyecto:
A) Director de proyecto.
C) Usuario de Negocio.
Trabaja en operaciones con el proceso siendo parte integrante de la cadena que crea valor
para el cliente. En nuestro caso, este grupo lo compone, tanto el alumno, como el propio
personal de oficina.
31
3.2. DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO
PTx (Paquete de trabajo con numeración x). Un nombre conciso que indique su objeto.
- Tx.1 (Tarea número 1 a realizar dentro del paquete de trabajo x): Se adjunta una breve
descripción.
- Tx.2 (Tarea número 2 a realizar dentro del paquete de trabajo x): Se adjunta una breve
descripción.
- Tx.3 (Tarea número 3 a realizar dentro del paquete de trabajo x): Se adjunta una breve
descripción.
- ...
32
3.2.1. DESGLOSE DE LOS PAQUETES DE TRABAJO
PT1.Estudio previo.
Ingeniero Junior
T2.1 15 Director de proyecto
Director de proyecto
33
conocimiento suficiente del dominio del problema que permita, tanto evaluar la
documentación corporativa, en caso de que exista, como permitir al alumno la
definición del contexto empresarial.
- T2.3.Desarrollo de entrevistas. El alumno procederá a entrevistarse con el personal de
Oficina con el objetivo de definir el contexto empresarial.
- T2.4.Documentación de la investigación. El alumno elaborará el entregable
4.1.CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA, donde se recogerán las
conclusiones de la investigación.
Ingeniero Junior
T2.3 3 Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
T2.4 10 Director de proyecto
Director de proyecto
34
COD. TAREA DURACIÓN PARTICIPANTES RESPONSABLE
Ingeniero Junior
T3.1 1 Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
T3.3 5 Director de proyecto
Director de proyecto
35
COD. TAREA DURACIÓN PARTICIPANTES RESPONSABLE
Ingeniero Junior
T4.3 15 Ingeniero Junior
Usuario de negocio
Ingeniero Junior
T4.4 10 Director de proyecto
Director de proyecto
Ingeniero Junior
T5.2 10 Director de proyecto
Director de proyecto
36
CUMPLIMIENTOS POR EL SISTEMA ACTUAL, donde se recogerán las conclusiones de la
investigación.
Tabla 9. PT7. Identificación de las estrategias para cumplir los requisitos del sistema.
37
3.3. HITOS PARA EL CONTROL DEL PROYECTO
Se desea reflejar los puntos de control del proyecto, indicando la fecha prevista para su
cumplimiento. Se definen los entregables a generar durante el desarrollo.
- Hito 1 (H1): comienzo del proyecto. Reunión del grupo de proyecto y definición de
objetivos.
- Hito 2 (H2): revisión del desarrollo del proyecto (día 45). Presentación de los
entregables:
CAPÍTULO 2. ESTUDIO DEL ARTE: LOS SGD.
- Hito 3 (H3): revisión del desarrollo del proyecto (día 79). Presentación de los
entregables:
CAPÍTULO 4. INVESTIGACIÓN PRELIMINAR.
- Hito 4 (H4): revisión del desarrollo del proyecto (día 109). Presentación de los
entregables:
CAPÍTULO 5. ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
- Hito 5 (H5): revisión del desarrollo del proyecto (día 134). Presentación de los
entregables:
CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y
EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES.
CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA
CUMPLIR LOS REQUISITOS.
- Hito 6 (H6): revisión del desarrollo del proyecto (día 164). Presentación de los
entregables:
CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD.
38
3.4. DIAGRAMA DE GANTT
39
CAPÍTULO 4. ETAPA A: INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
40
4.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
C) Desarrollo de entrevistas.
D) Documentación de la investigación.
41
- La organización y su contexto administrativo.
- El contexto comercial.
- El marco legal que repercute sobre las operaciones que realiza la organización.
A) Desarrollo de entrevistas.
C) Documentación de la investigación.
- Una evaluación inicial del estado actual de los procedimientos y políticas documentales.
- El alcance del proyecto.
42
4.2. CARACTERIZACIÓN DEL CONTEXTO DE LA EMPRESA
4.2.1. INTRODUCCIÓN
Su objetivo empresarial es poder abordar de forma rigurosa y desde una perspectiva abierta
todo tipo de proyectos, estudios y trabajos directamente relacionados con su actividad. Con el
fin de ofrecer soluciones complejas, eficaces y rápidas para los clientes, garantizando la calidad
de los trabajos, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL ha buscado mantener un alto nivel de
actualización de sus medios técnicos.
Los principios en los que la organización fundamenta los servicios que ofrece se resumen
en: profesionalidad, cumplimiento de plazos de ejecución, calidad y garantía de sus trabajos.
43
Todo personal debe respetar la autoridad y la responsabilidad de la que dependa en cada
momento y usar los canales de comunicación que se describan para efectuar si es preciso su
queja. Así mismo el compañerismo es un valor muy estimable para TARIFA
CONSTRUCCION SL.
Además, TARIFA CONSTRUCCIÓN SL oferta todo tipo de trabajos dentro del campo de
la topografía (cálculo de trazados viales, asistencia técnica en edificación, medición,..) e
ingeniería civil (naves industriales, infraestructuras agropecuarias, carriles forestales…)
44
El personal de gestión lo componen el Departamento Técnico (que cuenta con ingeniero
industrial y un arquitecto técnico), el Departamento de Secretaría General/Administración (que
cuenta con una técnica administrativa) y la Gerencia.
- Procesos relacionados con el área de Secretaria General, como pueden ser la atención
al teléfono, atención al cliente, la recepción, apertura y distribución de correo, la
gestión administrativa de contratos, etc.
- Tareas relacionadas con la Administración, como pueden ser la gestión de tesorería,
supervisión y control de pagos a proveedores, registro y control de pago de facturas de
clientes, etc.
- Asesorada por empresa externa controla y gestiona cuestiones de tipo laboral, fiscal y
contable relacionadas con la actividad de la empresa.
45
constructivos, planificación de los trabajos, coordinación y seguimiento de la ejecución,
análisis de los costes, certificaciones, liquidación final de obras, realizar las operaciones
preparatorias para el inicio de las obras, ordenación de los trabajos, dando órdenes
oportunas al personal a cargo, dirección de los trabajos de replanteo, revisión de la
aplicación correcta de materiales, control de los tajos, mano de obra empleada,
materiales utilizados y calidad de ejecución, control de los subcontratistas y control del
proceso de Seguridad y Salud en la obra.
5.Encargado de obra: constituye el enlace jerárquico entre los obreros y personal directivo
y es el responsable de la dirección y control del personal, de preparar el trabajo en cada tajo y
desarrollar la planificación, del control y rendimiento de todo el personal obrero, de preparar los
planes de obra a corto plazo y colaborar en el plan general, de atender al suministro de los
materiales, de hacer los pedidos y vigilar la entrada de los mismos, de designar a cada uno de
los tajos donde se va a aplicar la mano de obra y la maquinaría para realizar los trabajos que
ordene el Jefe de Obra, controlando y procurando que se obtenga el mayor rendimiento, de
controlar que sus capataces dirijan correctamente a su personal, de proponer la contratación y
despido del personal, de mantener en orden la obra, de controlar las herramientas y puntualidad
en los tajos, de complementar pequeños trabajos de replanteo y de sustituir al jefe de obra en su
ausencia.
46
Figura 2. Organigrama TARIFA CONTRUCCION SL. Fuente: elaboración propia.
2.Seguridad y Salud.
A) De carácter general:
47
- REAL DECRETO LEGISLATIVO 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el
Texto Refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.
- REAL DECRETO 171/2004, de 30 de enero, por el que se desarrolla el artículo 24 de la
Ley 31/1995, de 8 de noviembre, de Prevención de Riesgos Laborales, en materia de
coordinación de actividades empresariales.
- LEY 25/2009, de 22 de diciembre, de modificación de diversas leyes para su adaptación
a la Ley sobre el libre acceso a las actividades de servicios y su ejercicio.
- ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril, sobre los requisitos y datos que deben reunir
las comunicaciones de apertura o de reanudación de actividades en los centros de
trabajo.
B) De carácter específico:
48
4. Gestión de residuos
6. Contabilidad
49
4.3. CARACTERIZACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL
El objeto del presente apartado es documentar los resultados de las entrevistas realizadas. A
continuación se presentan las principales conclusiones:
1.Los usuarios reconocen el valor de la información como factor determinante para la toma
de decisiones en la empresa.
2.Los usuarios consideran insuficientes para el desempeño de sus actividades los recursos
documentales de los que dispone la organización.
5.Los usuarios carecen de un conocimiento adecuado de las normativas que regulan las
actividades desarrolladas por la organización, y, por tanto, de los requerimientos documentales
impuestos por éstas.
11.Los usuarios reconocen los coste actuales asociados a las malas prácticas documentales:
tiempo del personal dedicado a la búsqueda de documentos, gastos en consumibles y material de
50
oficina, espacio destinado al almacenamiento de documentos obsoletos, repetición de tareas ya
efectuadas, etc.
El objeto del presente apartado es documentar los resultados del análisis inicial de los
procedimientos documentales implementados en la organización. Este análisis se ha centrado en
los siguientes aspectos:
El sistema de transferencia de documentos define las actividades que realiza la entidad para
cumplir con sus funciones y objetivos, los documentos generados durante el desarrollo de estas
actividades y las responsabilidades de los integrantes del sistema con respecto a los documentos
generados y recibidos.
51
En el caso que nos ocupa, la organización carece de procedimientos documentados que
definan el sistema de transferencia de documentos. Esta situación provoca:
52
Por otra parte, existe un compromiso y una predisposición adecuada de los usuarios con el
proyecto, reconociendo las debilidades del sistema actual, así como las consecuencias negativas
para la organización que supone las prácticas documentales desarrolladas.
Inicialmente, el motivo que impulsó el desarrollo del presente proyecto fue el deseo por
parte de los empleados de la organización de adquirir una solución informática que permitiera el
acceso remoto a los documentos, facilitara la creación de grupos de trabajo y la localización y
gestión de los documentos electrónicos. La actuación sobre el componente informático
constituía, desde la percepción de los usuarios, una prioridad.
El alcance del proyecto, en el aspecto tecnológico, tal como ha sido definido en el epígrafe
1.1.OBJETO Y ALCANCE DEL PROYECTO, tan solo abraca la evaluación del entorno tecnológico
y la identificación de los requisitos de la herramienta informática.
Una vez completados con éxito los objetivos del proyecto, se planteará la opción de
adquirir una herramienta informática para el tratamiento electrónico de los documentos, que
deberá adaptarse a los procedimientos documentales previamente establecidos. Del mismo
modo, será necesario definir procedimientos para integrar los circuitos de los documentos en
papel y de los documentos electrónicos.
53
Los motivos que justificaron esta decisión fueron los siguientes:
Si bien es cierto que las aplicaciones informáticas proporcionan una mejora notable en el
tratamiento de la información, éstas deben venir precedidas del establecimiento de una
estructura organizativa que satisfaga los requisitos documentales.
Es importante, a la hora priorizar una estrategia de desarrollo, valorar los riesgos a los que
se encuentra sometido la organización.
En el caso que nos ocupa, a las problemáticas administrativas derivadas de la falta de una
arquitectura documental y unos procedimientos documentales (tiempo excesivo dedicado a la
búsqueda de documentos, demora en la tramitación de expedientes de los clientes,
documentación excesiva, repetición de tareas ya efectuadas, etc.) hay que sumar el posible
riesgo de incurrir en una sanción jurídica por falta de evidencias o pruebas documentales.
Esta situación puede darse bien por perdida de la documentación, bien por
desconocimiento de los procedimientos documentales de los que es responsable la organización.
Recordemos que la evaluación realizada ha puesto de manifiesto que los usuarios del
sistema desconocen los requisitos documentales, impuesto por la normativa vigente, que deben
cumplir a la hora de crear, conservar y eliminar documentos. Es decir, el sistema actual no
puede garantizar el cumplimiento de los requisitos legales en cuanto al tiempo de conservación
de los documentos, los documentos de archivo obligatorio en obra, procedimientos de trabajo de
obligada documentación, etc.
54
CAPÍTULO 5. ETAPA B: ANÁLISIS DE LAS ACTIVIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
La definición del modelo documental permite obtener una visión en profundidad de los
aspectos básicos que componen el SGD: la arquitectura documental, las políticas y
procedimientos documentales definidos y las tecnologías implementadas en la organización.
55
trabajo), para poder proceder a evaluar el cumplimiento de los requisitos documentales
asociados a estas prácticas.
56
5.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito
a continuación:
D) Documentación de la investigación.
57
5.2. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE NEGOCIO
Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han
sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la
metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
58
Figura 3. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia.
59
La necesidad de elaborar una oferta o presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes:
cliente público o cliente privado.
A) Cliente público
- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el
precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.
- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios
establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base
para la adjudicación.
60
documentos exigido por el Órgano de Contratación correspondiente, que denominaremos
A.4.LICITACIÓN, entregando copia a éste para su evaluación.
Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento
Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.
B) Cliente privado.
La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de
Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de
Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al
proyecto.
61
En caso adjudicación de la obra, se procede a la firma del documento A.5.CONTRATO entre
la Gerencia y el cliente, archivándose el original con el resto de documentación oficial de la
obra en Oficina.
Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento
Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.
Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al
análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:
62
- Estimación de costes directos de las unidades de obra.
- Estimación de los costes indirectos de las unidades de obra.
- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen
los costes directos e indirectos.
- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los
Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor
Añadido (I.V.A).
G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de
Contratación.
B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de
contratación.
I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.
63
- Compra de equipos generales: maquinaria de obra, herramientas de trabajo y equipos
auxiliares.
- Compra de materias primas, mercancías y suministros.
- Subcontratación de servicios de obra.
- Oferta económica.
- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.
- Solvencia económica y de calidad.
- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.
Las ofertas seleccionadas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia
puede proponer otros proveedores o bien puede ratificar las ofertas seleccionadas.
A) Cliente público:
A.1.OFERTA PUBLICA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR
A.5.CONTRATO
A.3.2.PRESUPUESTO
DOCUMENTACIÓN GENERADA
A.4.LICITACIÓN
64
B) Cliente privado:
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR
A.5.CONTRATO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
A.3.2.PRESUPUESTO
DOCUMENTACIÓN GENERADA
A.5.CONTRATO
5.1.1.4. ANEXOS
según proceda.
65
- Las instalaciones y suministros generales disponibles y necesarios para la ejecución de
la obra.
- Localización de la oficina en obra, vestuarios y sanitarios.
El documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA es entregado por el Jefe de Obra a la Gerencia
para su revisión. En caso de ser correcto procede a su firma y es archivado en Oficina.
En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del
suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:
66
- Una vez realizado el enganche, el Departamento Secretaría General/Administración
procede a contratar el servicio de suministro. Para ello, rellena el formulario
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO, adjuntando:
Copia del documento B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT, firmado por el
instalador autorizado responsable de la instalación de obra, archivando el
original en Oficina.
Copia del documento Licencia de obra, a suministrar por el promotor.
Datos bancarios: CIF de la empresa, datos de domiciliación bancaria,
dirección de correspondencia, etc.
- La compañía suministradora envía el contrato, que denominaremos, B.2.1.4.CONTRATO
LUZ OBRA, a firmar por el Departamento de Secretaria General/Administración,
procediendo a su archivo en Oficina.
67
Nº de domiciliación bancaria.
68
B.2.1.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO
ELÉCTRICO
B.2.1.3.CERTIFICADO ELÉCTRICO BT
B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA SUMINISTRO
AGUA Y SANEAMIENTO
B.2.2.3.CONTRATO AGUA Y SANEAMIENTO
OBRA
B.3.2.PERMISO
A.1.OFERTA PUBLICA/A.2.PROYECTO DE
EJECUCIÓN
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO
A.5.CONTRATO
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
B.2.1.2.ALTA SUMINISTRO ELÉCTRICO
DOCUMENTACIÓN GENERADA
B.2.2.2.ALTA SUMINISTRO AGUA Y
SANEAMIENTO
B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO
5.2.2.4. ANEXOS
La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas
preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos
participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente
público o privado).
69
Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y
Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus
procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante
la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O
ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.
El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el
documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador
de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección
Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.
Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria
General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.
70
C.1.ESS/EBSS
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
C.4.ACTA APROBACIÓN PSST
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
C.2.PSST
DOCUMENTACIÓN GENERADA
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE
APERTURA CENTRO DE TRABAJO
5.2.3.2. ANEXOS
Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).
El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez
firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
71
5.2.4.1. TABLAS ENTRADA/SALIDA DE DOCUMENTACIÓN
D.1.EGRCD
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD
5.2.4.2. ANEXOS
El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección
Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el
promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de
las obras.
72
obra habrá de someter a la administración o al promotor a una estimación razonada del importe
de dichas modificaciones.
Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del
documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en Oficina y procede a la apertura del archivo en obra,
según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.
De carácter general:
73
E.1.ACTA DE REPLANTEO
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
E:2.2 LIBRO DE VISITAS
A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
B.3.2. PERMISOS
DOCUMENTACIÓN GENERADA ---------
5.2.5.3. ANEXOS
74
- Las atribuciones en materia de organización y distribución del personal y tajos en obra
recaen sobre el Encargado de Obra
- Las tareas de supervisión y control de la productividad, la eficiencia y la calidad en el
trabajo de los operarios recae sobre el Encargado de Obra, el cual reportará cualquier
incidencia al Jefe de Obra. En el caso de que la incidencia corresponda a trabajos
subcontratados, el Jefe de Obra los gestionará directamente con el proveedor, tomando
las acciones necesarias, reflejadas en el contrato de servicios que se mantiene con el
proveedor.
- El Encargado de Obra es el responsable de la elaboración diaria del documento
F.1.1.PARTE DE TRABAJO. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO contiene una
descripción de las tareas realizadas, así como el tiempo empleado y los recursos
necesarios para llevarlas a cabo. El documento F.1.1.PARTE DE TRABAJO es archivado
diariamente en Obra y se entrega semanalmente en Oficina. El Jefe de Obra es el
responsable de la revisión de los partes, y su validación mediante firma. Una vez
validados, el Jefe de Obra procede a su archivo en Oficina.
- Aquellas modificaciones sobre la planificación inicial de los trabajos, deben ser
comunicados por el Jefe de Obra al cliente y Dirección Facultativa. En el supuesto de
aparición de trabajos o incidencias no incluidas en el presupuesto, o aparición de
desviaciones sobre las mediciones iníciales incluidas en el presupuesto, se procederá
según procedimiento A.ELABORACIÓN DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS.
75
En el caso de ser correcto, el Encargado de Obra procederá a la firma del documento
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA como prueba de conformidad, archivándolo en Obra.
Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento
realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones
intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.
76
El objeto del presente procedimiento es describir la sistemática establecida por TARIFA
CONSTRUCCION SL para las actividades involucradas en la gestión de residuos durante la
ejecución de la obra.
Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN
RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado en Obra.
77
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO
F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN
5.2.6.7. ANEXOS
78
Las compras no incluidas en la descripción anterior son realizadas directamente por el
Encargado de Obra, previa aceptación por el Jefe de Obra y quedan excluidas del presente
procedimiento.
79
Formalizada la aceptación de la compra, el Jefe de obra procede a la elaboración del
documento G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS. El documento G.1.1.CONTRATO
DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS debe ser aceptado, previo envió, mediante firma por la
Gerencia. En el contrato debe quedar definido:
80
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA G.2.FACTURA OFERTA PROVEEDOR
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
A.3.1.1.OFERTA PROVEEDOR
5.2.7.4. ANEXOS
81
introducidas durante el transcurso de la obra (imprevistos surgidos, cambio en las calidades de
los materiales, incorporación o supresión de partidas, diferencias entre la medición real y la del
proyecto, etc.)
Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.
5.2.8.2. ANEXOS
82
Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra solicita a la Dirección Facultativa realizar
una revisión de la entrega. En aquellos casos en los que existan defectos de obra, el Jefe de
Obra registra en el documento I.1.REGISTRO DE INCIDENCIAS los defectos encontrados, y
procede a subsanarlos.
- Para el promotor:
Conjunto de documentos F.3.2.CERTIFICADO DE INSTALACION relativos a la
obra: certificado de instalación de baja tensión, certificado de instalación de
suministro de agua, certificado instalación individual de gas, certificado de
instalación térmica en edificios, etc. según proceda.
Conjunto de documentos F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS relativos a la obra:
garantías y documentación de equipos y aparatos electrodomésticos
suministrados.
Conjunto de documentos F.4.2. CERTIFICADO GESTIÓN RESIDUOS relativos a la
obra.
- Para la Dirección Facultativa:
Conjuntos de documentos F.5.1 DOCUMENTOS CALIDAD relativos a la obra.
Posteriormente, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual se produce
la entrega formal de la obra al Promotor.
5.2.9.2. ANEXOS
83
5.3. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
84
E.2.2 Libro de Visitas
F GESTION DE OBRA
F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
F.1.1 Parte de trabajo
F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
F.2.1 Albarán de entrega
F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
F.3.1 Albarán de servicio
F.3.2 Certificado instalación
F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA
F.4.1 Albarán residuos
F.4.2 Certificado de gestión de residuos
F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA
F.5.1 Documentos calidad
F.5.2 Documentación equipos
G GESTIÓN DE PROVEEDORES
G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
G.1.1 Contrato de prestación de servicios
G.2 Factura oferta proveedor
H GESTIÓN DE CLIENTES
H.1 Certificación
H.2 Factura cliente
I GESTIÓN DE CLIENTES
I.1 Registro incidencias
85
5.4. CARACTERIZACIÓN DEL ENTORNO TECNOLÓGICO DEL CLIENTE.
2.Una Impresora en red multifunción Konica Minolta modelo Bizhub C224 que permite el
servicio de impresión, escáner y fax a todos los usuarios conectados a la red.
3.Un servidor Dell Server PE-SC1420 con dos procesadores XEON 3.00 GHz y 1 GB de
RAM. Se encuentra operativo, pero no cumple con las necesidades básicas actuales. La
arquitectura de uso del servidor está obsoleta. Si actúa como servidor de archivo, no se
encuentra configurado para permitir la conexión con todos los usuarios, solo permite conexión
con las estaciones de trabajo de Secretaria/ Administración y Gerencia. Si bien el servidor tiene
un dominio, ningún usuario se conecta a él, no existe ningún control de acceso de usuarios, ni
recursos compartidos.
5.4.2. SOFTWARE.
1.Como gestor de correo electrónico se utiliza Microsoft Outlook, siendo cada usuario
responsable de su correo. No se realizan copias de seguridad, ni se dispone de un sistema de
almacenamiento central de los correos de los usuarios.
3.Programas técnicos:
86
4.Para el resto de necesidades que requiere la empresa se utilizan herramientas Microsoft
Office, principalmente Excel y Word.
87
CAPÍTULO 6. ETAPA C Y D: IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS Y
EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS EXISTENTES
De forma general, podemos afirmar que existen dos tipos de requerimientos funcionales:
Será la propia naturaleza de la organización y el contexto donde opera los que dicten los
procedimientos que han de realizarse, el tipo de evidencia que es necesario crear, qué forma ha
de tomar esta evidencia, cuánto tiempo y dónde debería ser retenida y el acceso que debería ser
proporcionado a ésta a través del tiempo [17].
Una vez definidos los requerimientos del sistema, pasaremos a valorar el rendimiento del
sistema actual. Para ello desarrollaremos un análisis del SGD para evaluar en qué medida dicho
sistema cumplen con los requisitos definidos.
Las conclusiones obtenidas en la presente etapa nos permitirán desarrollar estrategias para
el diseño de un sistema que satisfaga las necesidades detectadas en materia de gestión de
documentos, cuyo desarrollo, será tratado en el CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS
ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR LOS REQUISITOS.
88
6.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El alumno procedió a determinar los requerimientos legales a los que debe hacer frente el
SGD de la organización. Para ello, se realizó una revisión de la legislación, la normativa y otros
instrumentos de autoridad que afectan a las funciones y actividades de la organización, cuya
identificación fue desarrollada en el epígrafe 4.2.5. IDENTIFICACIÓN DE LA NORMATIVA
REGULADORA DEL SECTOR DE LA CONSTRUCCIÓN.
B) Documentación de la investigación.
A) Desarrollo de reuniones.
En primer lugar, se desarrolló una exposición sobre las conclusiones obtenidas en cuanto a
las deficiencias encontradas en materia de gestión de documentos en las prácticas desarrolladas
por cada integrante del sistema. Se expusieron los requisitos que, definidos por el alumno,
debería incluir el sistema a implementar y de qué manera su cumplimiento solucionarían las
incidencias detectadas.
89
En segundo lugar, el alumno procedió a exponer los requisitos que debe cumplir la
herramienta software a implementar y de qué manera solucionaría los problemas técnicos
detectados.
B) Documentación de la investigación.
90
6.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS EXTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL
RE.1. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a Edificación y Obra civil. [LEY 38/1999, de 5 de noviembre, de
Ordenación de la Edificación.; REAL DECRETO 314/2006, de 17 de marzo, por el que se
aprueba el Código Técnico de la Edificación.; REAL DECRETO 1000/2010, de 5 de agosto,
sobre visado colegial obligatorio. Edificación y Obra civil.]
Estado: no cumple.
Observaciones:
RE.2. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a Seguridad y Salud en el Trabajo. [LEY 31/1995, de 8 de noviembre,
de Prevención de Riesgos Laborales.; REAL DECRETO 39/1997, de 17 de enero, por el que se
aprueba el Reglamento de los Servicios de Prevención.; ORDEN TIN/1071/2010, de 27 de abril,
sobre los requisitos y datos que deben reunir las comunicaciones de apertura o de reanudación
de actividades en los centros de trabajo.; REAL DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre, por el
que se establecen las disposiciones mínimas de seguridad y salud en las obras de construcción.;
; Guía Técnica para la Evaluación y Prevención de riesgos relativos a las obras de Construcción]
Estado: no cumple.
Observaciones:
91
El Real Decreto 1627/1997, de 24 de octubre, por el que se establecen disposiciones
mínimas de seguridad y salud en obras de construcción, establece la obligatoriedad de disponer
permanentemente de una copia del PSST a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad
Social, de los técnicos de los órganos especializados en materia de seguridad y salud en las
Administraciones públicas competentes y de la Dirección Facultativa designada por el
promotor.
RE.3. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. [ RESOLUCIÓN de
11 de abril de 2006, de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, sobre el Libro de Visitas de
la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.]
Estado: cumple.
Observaciones: ninguna.
RE.4. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a la subcontratación en el sector de la construcción. [ LEY 32/2006,
de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.; Real
Decreto 1109/2007, de 24 de agosto, por el que se desarrolla la Ley 32/2006, de 18 de octubre,
reguladora de la subcontratación en el Sector de la Construcción.]
Estado: no cumple.
Observaciones:
92
La LEY 32/2006, de 18 de octubre, reguladora de la subcontratación en el Sector de la
Construcción y el Real Decreto 1109/2007 establecen la obligación por parte de las contratas de
adquirir de las subcontratas la siguiente documentación, previa a la entrada de obra:
RE.5. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por
el que se regula la producción y gestión de los residuos de construcción y demolición.]
Estado: cumple.
Observaciones:
1. Por motivos operativos, se archivará copia del plan de gestión de residuos en Obra.
93
RE.6. Cumplimiento por parte del sistema de los requisitos impuestos por las
regulaciones relativas a la gestión de residuos. [Real Decreto 209/2014, de 28 de octubre, por
el que se regula el control de calidad en la construcción.]
Estado: cumple.
Observaciones: ninguna.
94
6.3. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS INTERNOS Y EVALUACIÓN DE SU
CUMPLIMIENTO POR EL SISTEMA ACTUAL
Estado: no cumple.
Observaciones:
Estado: no cumple.
Observaciones:
Estado: no cumple.
Observaciones:
95
1. Los documentos son almacenados de forma permanente en el archivo histórico. No se
tiene conocimientos sobre los plazos de conservación regulados por la normativa vigente.
RI.4. El sistema debe incluir procedimientos que aseguren una gestión eficiente de los
documentos.
Estado: no cumple.
Observaciones:
3. La solicitud de petición de oferta debe padronizarse, asegurando que cumpla con las
condiciones especificadas por la Gerencia. Los resultados del análisis de las ofertas de los
distintos proveedores de productos y/o servicios, debe presentarse en un documento único a
aprobar por la Gerencia.
96
6.3.2. IDENTIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS DE LA HERRAMIENTA
INFORMÁTICA
97
CAPÍTULO 7. ETAPA E: IDENTIFICACIÓN DE LAS ESTRATEGIAS PARA
CUMPLIR LOS REQUISITOS
El objeto del presente capítulo es definir las estrategias a adoptar para asegurar la creación
y el mantenimiento de los documentos que reflejan la actividad de la organización.
Las estrategias de la gestión documental deben basarse, por una parte, en el desarrollo y la
adopción de políticas, procedimientos y prácticas y, por otra, en el diseño y la implementación
de sistemas de archivo que satisfagan las necesidades operativas de la organización y que estén
de acuerdo con el entorno normativo y legal [13].
Estas estrategias deberían determinar qué documentos hacen falta y cuándo, cómo y dónde
han de entrar a formar parte del sistema documental, permitiendo el cumplimiento de los
requisitos documentales identificados y que no son satisfechos por el sistema actual.
98
CAPÍTULO 8. ETAPA F: DISEÑO DE UN SGD
El presente proyecto aborda el diseño del SGD a partir de la definición de los siguientes
elementos:
B) Un modelo documental.
El alcance del presente proyecto abarca hasta la etapa de diseño del SGD para el circuito de
los documentos en papel. El marco metodológico utilizado como base para el desarrollo del
99
sistema comprende dos etapas más, referidas a la implementación del sistema y a la posterior
valoración de su rendimiento en la organización. Como futuro desarrollo, de acuerdo con el
objetivo de la organización, pero fuera del alcance de la presente investigación, será necesario:
100
8.1. DEFINICIÓN DEL PROCEDIMIENTO
El procedimiento seguido por el alumno para el desarrollo del presente capítulo es descrito
a continuación:
A) Desarrollo de reuniones.
El alumno procedió a reunirse con el personal de Oficina, con los siguientes objetivos:
1.Definir una política de gestión documental, que recoja los roles y las responsabilidades
en materia de gestión de documentos del personal de la organización.
B) Documentación de la investigación.
101
8.2. DEFINICIÓN DE LA POLITICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
8.2.1. ACTORES
A) La alta dirección.
8.2.2. RESPONSABILIDADES
A) Alta dirección:
102
B) Responsable directo de los procesos de gestión documental:
103
8.3. DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA ORGANIZACIÓN
Los procedimientos y los tipos documentales generados y recibidos por la organización han
sido codificados siguiendo la nomenclatura asociada al cuadro de actividades de acuerdo con la
metodología propuesta por la norma UNE-ISO 15489, cuyo desarrollo es tratado en el epígrafe
8.5.CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN.
104
Figura 4. Diagrama general de procedimientos. Fuente: elaboración propia
105
8.3.1. PROCEDIMENTO A.ELABORACION DE PRESUPUESTOS Y CONTRATOS
La necesidad de elaborar un presupuesto puede surgir para dos tipos de clientes: cliente
público o cliente privado.
A) Cliente público
- Subasta: el contrato se adjudica al licitador que ofrece el precio más bajo, salvo que el
precio ofrecido sea tan bajo que haga presumir que el contrato no podrá ejecutarse.
- Concurso: el contrato se adjudica a la oferta más ventajosa, en función de los criterios
establecidos en el pliego de cláusulas administrativas particulares, que sirve de base
para la adjudicación.
106
En la carpeta C.OFICINA se especifica el nombre del proyecto, la fecha de adquisición de la
documentación y la fecha de límite para la entrega de la documentación.
Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento
Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.
B) Cliente privado.
La captación del cliente privado es realizada por la Gerencia, la cual recibe la petición de
Estudio de Obra, y en aquellos casos que considera conveniente, solicita al Departamento de
Secretaria General/Administración la adquisición del cliente de la documentación relativa al
proyecto, procediendo ésta a la apertura de la carpeta C.OFICINA en el archivo de gestión del
centro Oficina.
107
El Departamento Secretaria General/Administración procede a adquirir la documentación
del cliente, que denominaremos A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN y que comprende la
documentación técnica del proyecto.
Tras la firma del contrato, la gerencia designa al Jefe de Obra, miembro del Departamento
Técnico, responsable directo de la planificación y el desarrollo de la obra.
108
- Posibles unidades de obra no bien definidas, abiertas a un posterior estudio.
- Posibles contradicciones entre los documentos integrantes del proyecto.
Definidas todas las variables que afectan a la obra, el Departamento Técnico procede al
análisis de costes del proyecto. El procedimiento es descrito a continuación:
- Presupuesto de Ejecución Material (PEM): los precios de las unidades de obra incluyen
los costes directos e indirectos.
- Presupuesto de Ejecución por Contrato (PEC): se obtiene al incrementar el PEM con los
Gastos Generales (G.G), el Beneficio Industrial (B.I) y el Impuesto sobre Valor
Añadido (I.V.A).
G.G: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de
Contratación.
B.I: En obra privada, el porcentaje será definido por la Gerencia. En obra
pública, el porcentaje de gastos generales viene indicado por el Órgano de
contratación.
I.V.A: según proceda, a definir por la Gerencia.
Una vez elaborado el documento A.3.2.PRESUPUESTO, se procede a convocar una reunión
con la Gerencia, donde se revisa la oferta económica. La Gerencia realiza las modificaciones
que considera oportunas, define el riesgo tanto técnico como económico del proyecto, y
establece la oferta definitiva.
109
El Departamento Técnico procede a incorporar las observaciones introducidas por la
Gerencia y solicita la aprobación del documento A.3.2.PRESUPUESTO. La Gerencia procede a
revisarlo de nuevo, y en caso de ser correcto, procede a su firma.
- La redacción de la unidad de obra debe ser lo más clara posible, quedando los trabajos
totalmente definidos y comprendidos por el proveedor.
- Las unidades de obra a ejecutar y su criterio de medición deben estar explícitamente
definidas.
- Las especificaciones técnicas de los materiales deben quedar definidas y estar acordes
con las exigidas en el proyecto.
- Se debe indicar la posibilidad de que el subcontratista oferte una alternativa no
contemplada en el proyecto que reduzca el coste o mejore las prestaciones.
- Se debe indicar la fecha límite de recepción de las ofertas.
- Se debe indicar la fecha de la petición y su autor.
110
El Departamento Técnico, procede al archivo del documento de oferta de los distintos
proveedores de productos y/o servicios, que denominaremos A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR, junto
con su formulario, A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA asociado, en la carpeta C.OFICINA
/PRESUPUESTOS Y CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTION DE OFERTAS por orden de fecha
de recepción.
Cumplido el plazo fijado como fecha límite para la recepción de ofertas, el Departamento
Técnico elabora el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS, que utilizará como
base para evaluar las ofertas y elegir aquella que considera más ventajosa en base a los
siguientes criterios:
- Oferta económica.
- Experiencia en obras similares a la que se pretende subcontratar.
- Solvencia económica y de calidad.
- Seriedad en el cumplimiento de los plazos.
Las ofertas son sometidas a aprobación por parte de la Gerencia. La Gerencia puede
proponer otros proveedores o bien puede ratificar el formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO
DE OFERTAS.
A) Cliente público:
111
A.1.OFERTA PUBLICA
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
A.5.CONTRATO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
A.3.2.PRESUPUESTO
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA
DOCUMENTACIÓN GENERADA
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
A.4.LICITACIÓN
B) Cliente privado:
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
A.5.CONTRATO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
A.3.2.PRESUPUESTO
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA
DOCUMENTACIÓN GENERADA
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
A.5.CONTRATO
8.3.1.4. ANEXOS
112
El Jefe de Obra procede a revisar la documentación relativa al proyecto : A.1.OFERTA
PÚBLICA/A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN, A.4.LICITACIÓN/A.3.2.PRESUPUESTO, A.5.CONTRATO,
según proceda.
113
En el caso de que la obra carezca de suministro eléctrico, se procede a solicitar el alta del
suministro eléctrico de un provisional de obras. El proceso es el que sigue:
114
- El Departamento Secretaría General/Administración procede a la firma del documento
B.2.2.1.PREPUESTO ALTA SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, su archivo en la carpeta
C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO y envía
copia de aceptación a la compañía suministradora.
- La compañía suministradora procede a ejecutar los trabajos, y notifica la finalización de
los mismos.
- Una vez realizado el enganche, el Departamento Secretaría General/Administración
procede a contratar el servicio de suministro. Para ello, rellena el formulario
B.2.2.2.ALTA DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO, adjuntando:
115
Para ello el Jefe de Obra se dirige a la Oficina Técnica de la Administración Local
correspondiente, y rellena el formulario correspondiente, adjuntando la documentación exigida,
y archivando ,por fecha de entrega, una copia del paquete de documentos , que denominaremos
B.3.1.SOLICITUD DE PERMISO, en la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD
DE PERMISOS.
8.3.2.4. ANEXOS
116
8.3.3. PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
(INICIO DE OBRA) (C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA))
La comunicación de los riesgos específicos del centro de trabajo, así como las medidas
preventivas necesarias para su control por parte de las empresas y trabajadores autónomos
participantes en la ejecución de los trabajos de obra, es responsabilidad del promotor (cliente
público o privado).
Para ello, el promotor debe remitir el documento Estudio o Estudio Básico de Seguridad y
Salud, según proceda, al contratista, con el fin de que éste último pueda adaptar sus
procedimientos de trabajo a las peculiaridades de la obra. Esta adaptación se realizará mediante
la redacción del Plan de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Tras la firma del contrato, el promotor entrega al Jefe de Obra el documento C.1.ESTUDIO O
ESTUDIO BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD (C.1.ESS/EBSS), según proceda.
El documento C.2.PSST debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Firmado el
documento C.2.PSST, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/SST.
Una vez definido el documento C.2.PSST, se hará entrega de copia de éste al Coordinador
de Seguridad y Salud durante la ejecución de la obra (CSSEO) o miembro de la Dirección
Facultativa (DF) designado por el promotor, según proceda, para su aprobación.
117
La aprobación del documento C.2.PSST debe quedar documentada mediante firma de la
Gerencia y del CSSEO/DF del documento C.4.ACTA DE APROBACIÓN PSST, a elaborar por el
CSSEO/DF.
Una vez aprobado el Plan de SST, el Jefe de Obra solicita al Departamento de Secretaria
General/Administración el inicio del procedimiento de apertura de centro de trabajo.
C.1.ESS/EBSS
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
C.4.ACTA APROBACIÓN PSST
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
C.2.PSST
C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE RECURSO
DOCUMENTACIÓN GENERADA PREVENTIVO EN OBRA
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA
CENTRO DE TRABAJO
8.3.3.2. ANEXOS
118
El procedimiento es descrito a continuación.
Tras la firma del contrato, el promotor debe hacer entrega del D.1.ESTUDIO DE GESTIÓN DE
RESIDUOS DE CONSTRUCCIÓN Y DEMOLICIÓN (D.1.EGRCD).
El documento D.2.PGRCD debe ser aprobado mediante firma por la Gerencia. Una vez
firmado, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.
Firmada por todas las partes, el Jefe de Obra procede a su archivo en la carpeta
C.OFICINA/GESTION DE RESIDUOS.
D.1.EGRCD
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA
D.3.ACTA DE APROBACIÓN PGRCD
DOCUMENTACIÓN DE APOYO ---------
DOCUMENTACIÓN GENERADA D.2.PGRCD
8.3.4.2. ANEXOS
119
El replanteo constituye el acto por el cual se produce la entrega formal de la obra al
contratista, y sirve como referencia, por medio de la fecha de emisión del acta, para computar
los plazos de ejecución o para empezar a aplicar, en su caso, penalizaciones.
El acto de replanteo debe ser documentado mediante acta firmada por la Dirección
Facultativa, el Coordinador de Seguridad y Salud y el constructor. Finalmente, firma el
promotor, dándose por enterado de su contenido y mostrando su conformidad para el inicio de
las obras.
Una vez documentado el proceso de replanteo, el Jefe de Obra procede al archivo del
documento E.1.ACTA DE REPLANTEO en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y procede a la
apertura del archivo en obra, según el procedimiento E.2.APERTURA CARPETA DE OBRA.
- De carácter general:
Copia del paquete de documentos A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA actualizada, según proceda, a archivar por el Jefe de Obra en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.
120
Copia del documento B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA a archivar por el Jefe de
Obra en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL.
Copia de la carpeta C.OFICINA/PLANIFICACIÓN TÉCNICA/SOLICITUD DE
PERMISOS/LICENCIAS actualizada, a archivar por el Jefe de Obra como C.OBRA
/REPLANTEO/DOCUMENTACIÓN GENERAL/LICENCIAS.
121
CONTRATA, a archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA
/REPLANTEO.
Formulario justificativo de la calificación favorable de los exámenes de Salud
de los trabajadores presentes en obra del Servicio de Prevención Ajeno, que
denominaremos E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA a completar y
archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y
una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa
contratista, que denominaremos E.2.5.PPRL CONTRATA, a archivar por el Jefe de
Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.
Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual a
los trabajadores, que denominaremos E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA a
completar por los trabajadores presentes en obra, y a archivar por el Jefe de
Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores presentes
en obra en materia de prevención de riesgos laborales, que denominaremos
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA, a completar y archivar por el Jefe de Obra,
un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en C.OBRA
/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
Copia del paquete de documentos relativo a la maquinaria en obra a emplear
por la contrata (autorizaciones de uso, documentación en instrucciones de
manejo y certificaciones técnicas de las mismas), que denominaremos
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA CONTRATA a archivar por el Jefe de
Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y una copia en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
De forma mensual, formulario justificativo del personal presente en obra, que
denominaremos E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA, a completar y
archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO y
una copia en la carpeta C.OBRA/REPLANTEO/SUBCONTRATACIÓN Y SST.
De forma mensual, copia del paquete de documentos que certifique a la contrata
de hallarse al corriente de sus Obligaciones con la Seguridad Social y Hacienda,
que denominaremos E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA CONTRATA, a archivar
por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/REPLANTEO.
- Referidas a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social:
Documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS: el Jefe de Obra, debe habilitar el
documento E.2.11.LIBRO DE VISITAS, a disposición de los funcionarios de la
122
Inspección de Trabajo y Seguridad Social y de los funcionarios técnicos
habilitados para el ejercicio de actuaciones comprobatorias en materia de
prevención de riesgos laborales.
El documento E.2.2.LIBRO DE VISITAS es archivado por el Jefe de Obra en la
carpeta C.OBRA/REPLANTEO//LIBRO DE VISITAS, siendo obligatorio su
disposición en obra hasta completa terminación del encargo recibido por el
promotor.
123
E.1.ACTA DE REPLANTEO
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA E.2.1.LIBRO DE SUBCONTRATACIÓN
E.2.11.LIBRO DE VISITAS
A.1.PROYECTO DE EJECUCIÓN/A.2.OFERTA
PÚBLICA
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
B.3.2.PERMISO
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
D.2.PGRCD
C.2.PSST
C.5.MODELO COMUNICACIÓN DE APERTURA
CENTRO DE TRABAJO
E.2.2. CERTIFICADO REA CONTRATA
E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL CONTRATA
E.2.4.SALUD TRABAJADORES CONTRATA
E.2.5.PPRL CONTRATA
E.2.6. ENTREGA EPIS CONTRATA
DOCUMENTACIÓN GENERADA
E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
E.2.8.DOCUMENTACIÓN MAQUINARIA
CONTRATA
E.2.9.LISTADO PERSONAL OBRA CONTRATA
8.3.5.3. ANEXOS
124
DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA, F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE
EJECUCIÓN DE LA OBRA.
125
8.3.6.2. PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
126
Este control dependerá en cada caso de las características de las obras, del seguimiento
realizado durante la ejecución, de los resultados de los controles realizados por mediciones
intermedias o inspecciones, de las experiencias anteriores con los subcontratistas, etc.
Las entregas a los gestores deben ser documentadas mediante el documento F.4.1.ALBARÁN
RESIDUOS, firmado por el Encargado de Obra, y archivado, por fecha de recepción, en la carpeta
C.OBRA/GESTIÓN/RESIDUOS.
127
Paralelamente, el gestor de residuos debe hacer entrega del documento F.4.2.CERTIFICADO
DE GESTIÓN DE RESIDUOS, al Jefe de Obra. Una vez recibido, éste procederá a su revisión y
archivo, por fecha de recepción, en la carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS.
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA
F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO
F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN
128
8.3.6.7. ANEXOS
129
las condiciones de entrega pactadas, y adjunta firmado el documento A.3.1.2.OFERTA
PROVEEDOR asociado al pedido o servicio.
130
responsabilidad en la limpieza de los trabajos, etc. En resumen, conviene incluir todos
los trabajos que no sean producción pura.
- Medición de unidades de obra aproximada, precio unitario y criterio de medición.
- Plazos parciales y totales de ejecución y penalizaciones exigibles en caso de
incumplimiento si procede.
- Formas de pago y facturación, señalando las retenciones oportunas por garantía en los
trabajos en caso de que procedan.
- Calidad de los trabajos: ensayos, muestras etc. en caso de que la Dirección Facultativa
lo requiera.
131
- Copia del documento Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la empresa
subcontratista, que denominaremos G.1.5.PPRL SUBCONTRATA, a archivar por el Jefe de
Obra en C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATA/CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la entrega de los equipos de protección individual por parte
de la empresa subcontratista a sus trabajadores, que denominaremos G.1.6. ENTREGA
EPIS SUBCONTRATA, a completar por la empresa subcontratista, y a archivar por el Jefe
de Obra, un original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
PROVEEDOR y una copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/
CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la formación impartida a los trabajadores de la empresa
subcontratista ,presentes en obra, en materia de prevención de riesgos laborales, que
denominaremos G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA, a completar por la empresa
subcontratista y a archivar por el Jefe de Obra, un original en la carpeta
C.OFICINA/COMPRAS//SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR y una copia en
C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA PROVEEDOR.
132
PROVEEDOR y otra copia en la carpeta C.OBRA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/
CARPETA PROVEEDOR.
- Formulario justificativo de la información y formación recibida en materia de
prevención de riesgos laborales, que denominaremos G.12.FORMACIÓN PRL
AUTONOMO, a completar por el trabajador autónomo y a archivar por el Jefe de Obra, el
original en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/CARPETA
133
archivar por el Jefe de Obra en la carpeta C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN
/CARPETA PROVEEDOR.
- Registrar en el libro de subcontratación la fecha de entrega del Plan de SST a cada una
de las empresas subcontratistas y trabajadores autónomos que participen en la obra, en
la parte que les corresponda.
DOCUMENTACIÓN GENERADA
G.1.1.CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS
8.3.7.3. ANEXOS
134
- ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA.
- ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL SUBCONTRATA.
- ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA
SUBCONTRATA.
- ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR AUTÓNOMO.
- ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO.
- ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR
AUTÓNOMO.
Una vez elaborada, se remite una copia a la Dirección Facultativa para su aprobación.
135
En caso de rechazo, se solicita motivo para corrección y se modifica el documento.
En caso de aceptación, el Jefe de Obra procede al archivo, por fecha de elaboración, del
documento H.1.CERTIFICACIÓN en la carpeta C.OFICINA/CLIENTES, y solicita al Departamento
de Secretaria General/Administración la emisión de la factura.
8.3.8.2. ANEXOS
Una vez finalizados los trabajos, el Jefe de Obra procede a liberar la documentación
relativa al final de obra:
- Para el promotor:
136
Documentos originales F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN de la carpeta
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
/CERTIFICADOS, guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.
Documentos originales F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS de la carpeta
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE CALIDAD /DOCUMENTACIÓN EQUIPOS,
guardando copia de los mismos en la ubicación descrita.
Documentos originales F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS de la
carpeta C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/CERTIFICADOS, guardando copia de los
mismos en la ubicación descrita.
Solucionadas las incidencias, el Jefe de Obra procede a recepcionar la obra, acto por el cual
se produce la entrega formal de la obra al Promotor, y sirve como referencia, por medio de la
fecha de emisión del acta, para computar los plazos de responsabilidad y garantía establecidos
por ley.
La entrega de obra debe ser registrada mediante firma del Promotor, la Gerencia y la
Dirección Facultativa del documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, a archivar por el Jefe
de Obra en carpeta C.OFICINA/ENTREGA DE OBRA.
El promotor podrá rechazar la recepción de la obra por considerar que la misma no está
terminada o que no se adecua a las condiciones contractuales. En todo caso, el rechazo deberá
137
ser motivado por escrito en el documento I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA, en la que se fijará
el nuevo plazo para efectuar la recepción.
En caso de que la recepción de obra sea aceptada sin disconformidades se procede al final
de la obra.
En el caso de que la recepción de obra sea con disconformidad, éstas deberán ser recogidas
en el anexo correspondiente, encargándose el Jefe de Obra de subsanar aquellas incidencias
detectadas en el plazo marcado en el acta.
Una vez subsanados los mismos, se hará constar la realización de los trabajos en un acta
aparte, I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA, suscrita por los firmantes de la recepción.
138
DOCUMENTACIÓN RECIBIDA ---------
F.3.2.CERTIFICADO INSTALACIÓN
F.5.3.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS
DOCUMENTACIÓN DE APOYO
F.4.2.CERTIFICADO DE GESTIÓN DE RESIDUOS
F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD
I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE
OBRA PROMOTOR
I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN RECEPCIÓN DE
OBRA DF
DOCUMENTACIÓN GENERADA
I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA
I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA
8.3.9.2. ANEXOS
139
8.4. CUADRO DE CLASIFICACIÓN DE ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIÓN
140
E.2 APERTURA CARPETA DE OBRA
E.2.1 Libro de Subcontratación
E.2.2 Certificado REA contrata
E.2.3 Responsabilidad civil contrata
E.2.4 Salud trabajadores contrata
E.2.5 PPRL contrata
E.2.6 Entrega EPIS contrata
E.2.7 Formación PRL contrata
E.2.8 Documentación maquinaria contrata
E.2.9 Listado personal obra contrata
E.2.10 Certificado SS/HACIENDA contrata
E.2.11 Libro de Visitas
F GESTION DE OBRA
F.1 CONTROL DE LA EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
F.1.1 Parte de trabajo
F.2 CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES
F.2.1 Albarán de entrega
F.3 CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS
F.3.1 Albarán de servicio
F.3.2 Certificado instalación
F.4 GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA
F.4.1 Albarán residuos
F.4.2 Certificado de gestión de residuos
F.5 CONTROL DE CALIDAD DURANTE EJECUCIÓN DE LA OBRA
F.5.1 Documentos calidad
F.5.2 Documentación equipos
G GESTIÓN DE PROVEEDORES
G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
G.1.1 Contrato de prestación de servicios
G.1.2 Certificado REA subcontrata
G.1.3 Responsabilidad civil subcontrata
G.1.4 Salud trabajadores subcontrata
G.1.5 PPRL subcontrata
G.1.6 Entrega EPIS subcontrata
G.1.7 Formación PRL subcontrata
G.1.8 Documentación maquinaria subcontrata
G.1.9 Listado personal obra subcontrata
G.1.10 Certificado SS/HACIENDA subcontrata
G.1.11 Salud trabajador autónomo
G.1.12 Formación PRL autónomo
141
G.1.13 Posesión EPIS trabajador autónomo
G.1.14 Cuota autónomo
G.1.15 Certificado SS/HACIENDA autónomo
G.1.16 Adhesión PSST subcontratación
G.1.17 Nombramiento responsable seguridad en obra
G.2 Factura oferta proveedor
H GESTIÓN DE CLIENTES
H.1 Certificación
H.2 Factura cliente
I ENTREGA DE OBRA
I.1 Entrega documentación recepción de obra promotor
I.2 Entrega documentación recepción de obra DF
I.3 Registro de incidencias
I.4 Acta de recepción de obra
I.5 Revisión entrega de obra
142
8.5. CUADRO DE CONSERVACIÓN Y EXPURGO DE DOCUMENTOS.
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
A.2.PROYECTO DE EJECUCIÓN CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA 3 AÑOS
OFERTA
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
EN FUNCIÓN DEL PERIODO
A.4.LICITACIÓN CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA
DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
OFERTA
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
EN FUNCIÓN DEL PERIODO
A.5.CONTRATO CONTRATOS/DOCUMENTACIÓN DE LA
DE GARANTÍA : 3-10 AÑOS
OFERTA
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
C.OFICINA/PRESUPUESTO Y
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE
CONTRATOS/ESTUDIO DE OBRA/GESTIÓN DE -----
OFERTAS
OFERTAS
C.OFICINA/PLANIFICACIÓN
B.2.1.4.CONTRATO LUZ OBRA 3 AÑOS
TÉCNICA/SUMINISTRO ELÉCTRICO
B.2.2.1.PRESUPUESTO ALTA
C.OFICINA/SUMINITRO AGUA Y
SUMINISTRO AGUA Y 3 AÑOS
SANEAMIENTO
SANEAMIENTO
C.OFICINA/SOLICITUD DE
B.3.2.PERMISO 3 AÑOS
PERMISOS/LICENCIAS
143
Código del documento Ubicación Plazo de conservación
C.3.ACTA NOMBRAMIENTO
C.OFICINA/SST 3 AÑOS
RECURSO PREVENTIVO OBRA
C.5.MODELO DE COMUNICACIÓN
DE APERTURA DE CENTRO DE C.OFICINA/SST 3 AÑOS
TRABAJO
E.2.1.LIBRO DE
C.OFICINA/REPLANTEO 5 AÑOS
SUBCONTRATACIÓN
E.2.3.RESPONSABILIDAD CIVIL
C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
CONTRATA
E.2.4.SALUD TRABAJADORES
C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
CONTRATA
E.2.8.DOCUMENTACIÓN
C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
MAQUINARIA CONTRATA
144
Código del documento Ubicación Plazo de conservación
E.2.10.CERTIFICADO SS/HACIENDA
C.OFICINA/REPLANTEO 3 AÑOS
CONTRATA
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE
F.1.1.PARTE DE TRABAJO -----
EJECUCIÓN
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE
F.2.1.ALBARÁN DE ENTREGA 6 AÑOS
RECEPCIÓN DE MATERIALES
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE SERVICIOS
F.3.1.ALBARÁN DE SERVICIO 6 AÑOS
SUBCONTRATADOS
C.OFICINA/GESTIÓN/CONTROL DE
F.5.1.DOCUMENTOS CALIDAD 3 AÑOS
CALIDAD/CERTIFICADOS
C.OFICINA/GESTIÓN/RESIDUOS/DOCUMENTA
F.5.2.DOCUMENTACIÓN EQUIPOS 3 AÑOS
CIÓN EQUIPOS
G.2.FACTURA OFERTA
C.OFICINA/COMPRAS/FACTURAS 6 AÑOS
PROVEEDOR
145
Código del documento Ubicación Plazo de conservación
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
G.1.5.PPRL SUBCONTRATA 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
G.1.8.DOCUMENTACIÓN C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
3 AÑOS
MAQUINARIA SUBCONTRATA ARPETA PROVEEDOR
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
G.12.FORMACIÖN PRL AUTONOMO 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
G.14.CUOTA AUTONOMO 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
G.1.17.NOMBRAMIENTO
C.OFICINA/COMPRAS/SUBCONTRATACIÓN/C
RESPONSABLE SEGURIDAD EN 3 AÑOS
ARPETA PROVEEDOR
OBRA
146
Código del documento Ubicación Plazo de conservación
147
CAPÍTULO 9. CONCLUSIONES
- Una política de gestión documental, que define las responsabilidades y los roles en
materia de gestión de documentos de los integrantes de la organización.
- Un manual de procedimientos de trabajo, que incluye los procedimientos operativos y
los procedimientos documentales desarrollados por la organización.
- Un calendario de conservación y expurgo de los documentos.
En primer lugar, se realizó una investigación preliminar que nos permitió obtener una
primera valoración del estado de la gestión documental en la organización. Esta caracterización
nos proporcionó una base para definir el alcance del proyecto y realizar una propuesta de
desarrollo.
En tercer lugar, se procedió a identificar los requisitos documentales que debe cumplir el
SGD de la organización. Para ello se desarrolló un estudio de la normativa que regula los
procedimientos desempeñados por la organización y de las necesidades operativas internas.
En cuarto lugar, se realizó una valoración del rendimiento del sistema implementado
originalmente en la organización, identificando aquellas funcionalidades a incluir en el diseño
del SGD a implementar.
En quinto lugar, se realizó el diseño del SGD, y se procedió a documentar las herramientas
proporcionadas a la organización.
148
- La revisión de los procedimientos de negocio desarrollados por la organización: el
análisis realizado ha permitido incorporar procedimientos que permitan cumplir la
legislación vigente.
- La obtención de procedimientos de trabajo documentados, que servirá de base para la
documentación de los procedimientos de trabajo en un futuro proyecto para la
implementación de un sistema de gestión de la calidad basado en la norma ISO 9001.
149
CAPITULO 10. ANEXOS
150
ANEXO 1. DIAGRAMA DE GANTT.
P. TRABAJO ACTIVIDADES
T1.1. Revisión bibliográfica
PT1
T1.2. Documentar la investigación
T2.1. Revisión de fuentes documentales internas
T2.2. Revisión de fuentes documentales externas
PT2
T2.3. Desarrollo de entrevistas
T2.4. Documentación de la investigación
T3.1. Desarrollo de entrevistas
PT3 T3.2. Observación in situ de los procedimientos de trabajo
T3.3. Documentación de la investigación
T4.1. Revisión de fuentes documentales internas
T4.2. Revisión de fuentes documentales externas
PT4
T4.3. Desarrollo de entrevistas y observación in situ
T4.4. Documentación de la investigación
T5.1. Revisión de fuentes documentales relevantes
PT5
T5.2. Documentación de la investigación
T6.1. Desarrollo de reuniones
PT6
T6.2. Documentación de la investigación
PT7 T7.1. Documentación de la investigación
T8.1. Desarrollo de reuniones
PT8
T8.2. Documentación de la investigación
151
ANEXO 2. ENTREVISTA INICIAL A LOS USUARIOS
Nombre:
Puesto de trabajo :
Categoría ocupacional:
5.Conocimiento por parte de los usuarios de la normativa que regula las actividades
desarrollas por su área funcional.
152
ANEXO 3. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO.
Figura 6. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.
153
ANEXO 4. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
Figura 7. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.
154
ANEXO 5. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
155
ANEXO 6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
156
ANEXO 7. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS
Figura 10. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
157
ANEXO 8. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO
Figura 11. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.
158
ANEXO 9. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
Figura 12. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.
159
ANEXO 10. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS.
Figura 13. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
160
ANEXO 11. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA) .
Figura 14. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
161
ANEXO 12. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
Figura 15. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
162
ANEXO 13. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E:REPLANTEO DE LA OBRA.
163
ANEXO 14. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA
Figura 17. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
164
ANEXO 15. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
Figura 18. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.
165
ANEXO 16. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
Figura 19. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.
166
ANEXO 17. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.
Figura 20. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.
167
ANEXO 18. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCION DE LA OBRA.
Figura 21. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
168
ANEXO 19. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA
Figura 22. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
169
ANEXO 20. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G. GESTIÓN DE PROVEEDORES
Figura 23. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.
170
ANEXO 21. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1. DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
Figura 24. Diagrama del procedimiento G.1 DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.
171
ANEXO 22. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES
Figura 25. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.
172
ANEXO 23. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE OBRA.
Figura 26. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
173
ANEXO 24. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OFICINA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL
PRESUPUESTOS Y A.5.CONTRATO
CONTRATOS A.3.2.PRESUPUESTO
A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA
ESTUDIO DE OBRA
GESTIÓN DE OFERTAS A.3.1.2.OFERTA PROVEEDOR
A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
B.1.PLANIFICACIÓN TÉCNICA
Figura 27. Estructura jerárquica del archivo de Oficina TARIFA CONSTRUCCIÓN SL . Fuente: elaboración propia.
174
ANEXO 25. ESTRUCTURA JERÁRQUICA DEL ARCHIVO DE OBRA TARIFA CONSTRUCCIÓN SL
Figura 28. Estructura jerárquica del archivo de Obra TARIFA CONSTRUCCIÓN SL . Fuente: elaboración propia.
175
ANEXO 26. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO
Figura 29. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PÚBLICO. Fuente: elaboración propia.
176
ANEXO 27. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO.
Figura 30. Diagrama del procedimiento A.ELABORACIÓN DE OFERTAS, PRESUPUESTOS Y CONTRATOS: CLIENTE PRIVADO. Fuente: elaboración propia.
177
ANEXO 28. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.ESTUDIO DE OBRA.
Figura 31. Diagrama del procedimiento A.3.ESTUDIO DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
178
ANEXO 29. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS.
Figura 32. Diagrama del procedimiento A.3.1.GESTIÓN DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.
179
ANEXO 30. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.1.SOLICITUD DE OFERTA.
180
ANEXO 31. MODELO DE FORMULARIO A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS
Figura 34. Modelo formulario A.3.1.3.CUADRO COMPARATIVO DE OFERTAS. Fuente: elaboración propia.
181
ANEXO 32. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO B.PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS
Figura 35. Diagrama de procedimiento B PLANIFICACIÓN TÉCNICA Y SOLICITUD DE SUMINISTROS GENERALES Y PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
182
ANEXO 33. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO
Figura 36. Diagrama del procedimiento B.2.1.SOLICITUD DE SUMINISTRO ELÉCTRICO. Fuente: elaboración propia.
183
ANEXO 34. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO
Figura 37. Diagrama del procedimiento B.2.2.SOLICITUD DE SUMINISTRO AGUA Y SANEAMIENTO. Fuente: elaboración propia.
184
ANEXO 35. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO B.3.SOLICITUD DE PERMISOS
Figura 38. Diagrama del procedimiento B.3.SOLICITUD DE PERMISOS. Fuente: elaboración propia.
185
ANEXO 36. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO C.GESTIÓN DE SST (INICIO DE OBRA)
Figura 39. Diagrama del procedimiento C.GESTIÓN SST (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia.
186
ANEXO 37. MODELO DE FORMULARIO C.3.ACTA DE NOMBRAMIENTO DE
RECURSO PREVENTIVO EN OBRA.
187
ANEXO 38. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO D.GESTIÓN DE RESIDUOS (INICIO DE OBRA)
Figura 41. Diagrama del procedimiento D.GESTIÓN RESIDUOS (INICIO DE OBRA). Fuente: elaboración propia
188
ANEXO 39. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO E.REPLANTEO DE LA OBRA
189
ANEXO 40. MODELO DE FORMULARIO E.2.4.SALUD TRABAJADORES
CONTRATA
190
ANEXO 41. MODELO DE FORMULARIO E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA
Figura 44. Modelo formulario E.2.6.ENTREGA EPIS CONTRATA. Fuente: elaboración propia.
191
ANEXO 42. MODELO DE FORMULARIO E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA
Figura 45. Modelo formulario E.2.7.FORMACIÓN PRL CONTRATA. Fuente: elaboración propia.
192
ANEXO 43. MODELO DE FORMULARIO E.2.9.LISTADO PERSONAL PRESENTE
EN OBRA CONTRATA
Figura 46. Modelo formulario E.2.9 LISTADO PERSONAL PRESENTE EN OBRA CONTRATA.
Fuente: elaboración propia.
193
ANEXO 44. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.GESTIÓN DE OBRA
Figura 47. Diagrama del procedimiento F.GESTIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
194
ANEXO 45. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.1.CONTROL EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS
Figura 48. Diagrama del procedimiento F.1.CONTROL DE EJECUCIÓN DE LOS TRABAJOS. Fuente: elaboración propia.
195
ANEXO 46. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES.
Figura 49. Diagrama de procedimiento F.2.CONTROL DE RECEPCIÓN DE MATERIALES. Fuente: elaboración propia.
196
ANEXO 47. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS.
Figura 50. Diagrama de procedimiento F.3.CONTROL DE SERVICIOS SUBCONTRATADOS. Fuente: elaboración propia.
197
ANEXO 48. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.4.GESTION DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.
Figura 51. Diagrama del procedimiento F.4.GESTIÓN DE RESIDUOS DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
198
ANEXO 49. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA.
Figura 52. Diagrama de procedimiento F.5.CONTROL DE CALIDAD DURANTE LA EJECUCIÓN DE LA OBRA. Fuente: elaboración propia.
199
ANEXO 50. MODELO DEL FORMULARIO F.1.1.PARTE DE TRABAJO.
200
ANEXO 51. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.GESTIÓN DE PROVEEDORES
Figura 54. Diagrama del procedimiento G.GESTIÓN DE PROVEEDORES. Fuente: elaboración propia.
201
ANEXO 52. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN
Figura 55. Diagrama del procedimiento G.1.DOCUMENTACIÓN SUBCONTRATACIÓN. Fuente: elaboración propia.
202
ANEXO 53. MODELO DEL FORMULARIO G.1.4.SALUD TRABAJADORES
SUBCONTRATA
203
ANEXO 54. MODELO DEL FORMULARIO G.1.6. ENTREGA EPIS SUBCONTRATA
Figura 57. Modelo formulario G.1.6.ENTREGA EPIS SUBCONTRATA . Fuente: elaboración propia.
204
ANEXO 55. MODELO DEL FORMULARIO G.1.7.FORMACIÓN PRL
SUBCONTRATA
205
ANEXO 56. MODELO DEL FORMULARIO G.1.9.LISTADO PERSONAL OBRA
SUBCONTRATA
206
ANEXO 57. MODELO DEL FORMULARIO G.1.11.SALUD TRABAJADOR
AUTÓNOMO
207
ANEXO 58. MODELO DEL FORMULARIO G.12.FORMACIÓN PRL AUTÓNOMO
208
ANEXO 59. MODELO DEL FORMULARIO G.13.POSESIÓN EPIS TRABAJADOR
AUTÓNOMO
209
ANEXO 60. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO H.GESTIÓN DE CLIENTES
Figura 63. Diagrama del procedimiento H.GESTIÓN DE CLIENTES. Fuente: elaboración propia.
210
ANEXO 61. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO I.ENTREGA DE LA OBRA
Figura 64. Diagrama del procedimiento I.ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
211
ANEXO 62. MODELO DEL FORMULARIO I.1.ENTREGA DOCUMENTACIÓN
RECEPCIÓN DE OBRA PROMOTOR
212
ANEXO 63. MODELO DEL FORMULARIO I.2.ENTREGA DOCUMENTACIÓN
RECEPCIÓN DE OBRA DF
213
ANEXO 64. MODELO DEL FORMULARIO I.3.REGISTRO DE INCIDENCIAS
214
ANEXO 65. MODELO DEL FORMULARIO I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA
Figura 68. Modelo formulario (página 1) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
215
Figura 69. Modelo formulario (página 2) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
216
Figura 70 Modelo formulario (página 3) I.4.ACTA DE RECEPCIÓN DE OBRA. Fuente: elaboración
propia.
217
ANEXO 66. MODELO DEL FORMULARIO I.5.REVISIÓN ENTREGA DE OBRA.
Figura 71. Modelo formulario I.5.REVISÓN ENTREGA DE OBRA. Fuente: elaboración propia.
218
219
REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS
220
[Consulta 20/05/2015] Disponible en:
http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/ingenieria/Tesis185.pdf
[9] CASAS DE BARRAN, Alicia; COOK, Michael; MILLAR, Laura; ROPER, Michael.
GESTIÓN DE DOCUMENTOS DEL SECTOR PÚBLICO DESDE UNA PERSPECTIVA
ARCHIVÍSTICA [en línea]. Universidad de la República, Archivo General Consejo
Internacional de Archivos International Records Management Trust. ISBN: 9974-0-0205-
2.[Consulta 21/05/2015]. Disponible en: ISBN:
http://irmt.org/documents/educ_training/spanish/IRTM_libro_alicia_casas.pdf
[13] GAUCHI RISSO, Verónica. Aproximación teórica a la relación entre los términos
gestión documental, gestión de información y gestión del conocimiento [en linea]. Revista
Española de Documentación Científica, 35, 4, octubre-diciembre, 531-554, 2012 ISSN: 0210-
0614.[ Consulta 10/05/2015]. Disponible en:
http://redc.revistas.csic.es/index.php/redc/article/view/762/844
221
[15] Jordi Amado & Consultores Asociados. Guía de gestión documental. Trafalgar, 70, 1ª
planta 08010 Barcelona. Disponible en:
http://www.guiagestiondocumental.com/documental/modulo5/cap5-1.html
222
OTRA BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
OBJECT MANAGEMENT GROUP. BPMN 2.0 by Example. Version 1.0. Junio 2010 [en
línea]. Disponible en: http://www.omg.org/spec/BPMN/2.0/examples/PDF
BIZAGI CORPORATION. BPMN 2.0. Bizagi Suite. 2014. [en línea]. Disponible en:
http://resources.bizagi.com/docs/BPMNbyExampleSPA.pdf
CAMUNDA SERVICES GMBH. BPMN Modeling references [en línea]. 2016. Disponible
en: https://camunda.org/bpmn/reference/
TIRADO LEIVA, Manuel. Diseño de un sistema de gestión de calidad bajo la norma UNE-
EN-ISO 9001:2000 en una empresa constructora [en línea] . Proyecto Fin de Carrera Univ.
Sevilla, ESI, 2008. Disponible en:
http://0-bibing.us.es.fama.us.es/proyectos/use/abreproy.php?proyecto=2895
223
Real Decreto 105/2008, de 1 de Febrero, por el que se regula la producción y gestión de los
residuos de construcción y demolición [en línea]. Disponible en:
https://www.boe.es/buscar/pdf/2008/BOE-A-2008-2486-consolidado.pdf
Guía Técnica para la prevención de los riesgos relativos a las obras de construcción. REAL
DECRETO 1627/1997, de 24 de octubre BOE nº 256, de 25 de octubre [en línea]. Disponible
en: http://www.insht.es/InshtWeb/Contenidos/Normativa/GuiasTecnicas/Ficheros/g_obras.pdf
224